PRZEKSZTAŁCENIE DZIAŁALNOŚCI LUB SPÓŁKI poradnik Kancelarii Brevells 2015
Niniejsza broszura została opracowana przez zespół prawników kancelarii Brevells. Jej celem jest przekazanie w przystępny sposób podstawowych informacji odnośnie procesu przekształcenia spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej. Mogą się Państwo z niej dowiedzieć: - dlaczego warto rozważyć zmianę formy prawnej, - na czym polega przekształcenie, - jakie formy działalności mogą podlegać przekształceniu, - jak ten proces przebiega, - jaki jest jego koszt i ile trwa. Jeżeli potrzebują Państwo bardziej szczegółowych informacji, czy też zależałoby Państwu na odniesieniu się do konkretnego stanu faktycznego, uprzejmie prosimy o kontakt z radcą prawnym Andrzejem Sałamachą, tel. +48 22 253 73 24, e-mail: Andrzej.Salamacha@brevells.pl, który jest partnerem odpowiedzialnym za sferę przekształceń podmiotowych i restrukturyzacji w Brevells. Brevells Cekiera Grzywacka Oleksiewicz Sp. k. ul. CzerwonegoKrzyża 4/3 00-377 Warszawa Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP: 7010422255 KRS: 0000507185 2
DLACZEGO WARTO ROZWAŻYĆ ZMIANĘ FORMY PRAWNEJ (1) Przekształcenie odbywa się na zasadzie dobrowolności. Istnieją co prawda wyjątkowe sytuacje jak np. prawo żądania przekształcenia w spółkę komandytową przez spadkobiercę zmarłego wspólnika spółki jawnej i przyznania mu statusu komandytariusza, jednakże mają one charakter wyjątkowy. Brak jest w szczególności obowiązku przekształcenia spółki/działalności w przypadku przekroczenia określonej wartości obrotów (tego typu obowiązek przekształcenia spółki cywilnej w jawną został zniesiony na początku 2009 roku). Skoro przekształcenie jest fakultatywne to z jakich względów warto rozważać zmianę formy prawnej? Zasadność takiej decyzji powinna oczywiście być oceniana w konkretnym stanie faktycznym, jednakże każdorazowo należy brać pod uwagę poniższe kwestie: Zasady opodatkowania Z punktu widzenia osoby fizycznej, korzystne zasady opodatkowania oferują spółki osobowe (jawna, komandytowa, partnerska ale nie komandytowo-akcyjna), które, w przeciwieństwie do spółek kapitałowych, są transparentne podatkowo. Oznacza to, że generowany przez nie dochód jest opodatkowany jedynie na poziomie jej wspólników, co w przypadku osób fizycznych daje możliwość zastosowania skali podatkowej albo liniowej formy opodatkowania w wysokości 19% stawki. Takiej możliwości brak w przypadku spółek kapitałowych, które są objęte obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Jednakże, spółki osobowe, jak się powszechnie przyjmuje, mają istotną wadę gdyż nie zapewniają one wspólnikom ochrony przed zobowiązaniami spółki w takim stopniu jak spółki kapitałowe. Czy jednak na pewno? O tym poniżej. 3
DLACZEGO WARTO ROZWAŻYĆ ZMIANĘ FORMY PRAWNEJ (2) Ograniczenie odpowiedzialności za długi prowadzonego przedsiębiorstwa Przekształcenie może umożliwić ustalenie takich zasad prowadzonej działalności, które w praktyce ograniczą odpowiedzialność właścicieli biznesu. Przykładowo, przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki jawnej czy cywilnej (za zobowiązania tych podmiotów wspólnicy odpowiadają solidarnie i bez ograniczeń), w spółkę kapitałową (tj. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjną) pozwala wyłączyć odpowiedzialność wspólników. Warto przy tym dodać, że określenie ograniczona odpowiedzialność w nazwie wspomnianego typu spółki (sp. z o.o.) jest mylące, gdyż w istocie odpowiedzialność jej wspólników za zobowiązania spółki jest wyłączona, a nie ograniczona. Jednakże, spółki kapitałowe są objęte CIT co znacznie zmniejsza ich atrakcyjność. Dlatego w praktyce rynkowej coraz częściej wykorzystywana jest spółka komandytowa, która jest bardzo elastyczną formą prowadzenia biznesu. Pozwala ona z jednej strony ograniczyć odpowiedzialność wspólników do wysokości sumy komandytowej (która może wynosić np. 1.000 zł). Z drugiej zaś pozwala powierzyć status wspólnika, który odpowiada za jej zobowiązania bez ograniczeń (tj. komplementariusza) spółce z o.o. z minimalnym kapitałem zakładowym wynoszącym 5.000 zł, co skutkuje zabezpieczeniem majątku osobistego wspólników będących osobami fizycznymi przy zachowaniu korzystnych zasad opodatkowania. Udziały w spółce z o.o. pozostają własnością właścicieli biznesu, co zapewnia im pełną kontrolę takiej struktury (jak już wspomniano powyżej wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za jej zobowiązania). Taka struktura pozwala niejako pogodzić wodę z ogniem czyli z jednej strony zachować korzystne zasady opodatkowania (unikając CIT), a z drugiej strony ograniczyć (a wręcz wyłączyć) odpowiedzialność za zobowiązania spółki przez właścicieli biznesu. 4
DLACZEGO WARTO ROZWAŻYĆ ZMIANĘ FORMY PRAWNEJ (3) Klarowne zasady prowadzenia biznesu i jego sukcesji Prowadzenie działalności w formie spółki pozwala, dzięki odpowiedniemu skonstruowaniu umów, na ustanowienie przejrzystych zasad funkcjonowania biznesu, jak również przygotowanie odpowiednich zasad dotyczących jego sukcesji przez inne osoby (np. dzieci, wnuki). Zasadniczo brak jest takich narzędzi w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Oddzielenie majątku prywatnego od majątku prowadzonej firmy Wniesienie majątku firmy do spółki umożliwia skuteczne oddzielenie bazy majątkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej od majątku prywatnego, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo tego ostatniego. Jest to główną zaletą prowadzenia działalności gospodarczej w ramach spółki. Przy czym (jak zostało wskazane powyżej) istotny jest jednak dobór odpowiedniego rodzaju spółki. 5
NA CZYM POLEGA PRZEKSZTAŁCENIE Przekształcenie wiąże się ze zmianą formy prawnej spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej Spółka przekształcana staje się z dniem przekształcenia spółką przekształconą i w sensie prawnym jest tym samym bytem co spółka przekształcana (zasada kontynuacji) Spółce przekształconej przysługują te same numery identyfikacyjne NIP i REGON, które zostały nadane spółce przekształconej (ze względów technicznych numer KRS ulega zmianie) Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej, w szczególności pozostaje ona podmiotem zezwoleń, koncesji i ulg chyba, że z decyzji czy przepisów regulujących jej wydanie wynika co innego Dzień przekształcenia to dzień wpisu spółki przekształconej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego Sąd rejestrowy z urzędu wykreśla spółkę przekształcaną z rejestru (bez przeprowadzenia jej likwidacji) Wspólnicy spółki przekształcanej uczestniczący w przekształceniu stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej Powyższe zasady stosują się również do przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który na skutek przekształcenia staje się z dniem przekształcenia spółką przekształconą, przy czym brak jest w tym przypadku sukcesji numerów identyfikacyjnych 6
JAKIE FORMY DZIAŁALNOŚCI MOGĄ PODLEGAĆ PRZEKSZTAŁCENIU - KONFIGURACJE PRZEKSZTAŁCEŃ Jednoosobowa działalność gospodarcza Spółka cywilna przekształcenie w: spółkę z o.o. spółkę akcyjną przekształcenie zwykłe, z udziałem biegłego rewidenta spółkę jawną przekształcenie uproszczone, bez udziału biegłego rewidenta przekształcenie w: inną spółkę handlową - przekształcenie jak w przypadku spółki jawnej Spółka jawna Spółka partnerska przekształcenie w: spółkę komandytową spółkę partnerską/jawną spółkę komandytowo-akcyjną spółkę kapitałową przekształcenie uproszczone, bez udziału biegłego rewidenta uproszczone* ale z udziałem biegłego Spółka komandytowa Spółka komandytowoakcyjna Spółka z o.o. Spółka akcyjna przekształcenie w: każdą spółkę handlową - przekształcenie zwykłe, z udziałem biegłego rewidenta *uproszczenie nie dotyczy spółki partnerskiej 7
PRZEBIEG PROCESU PRZEKSZTAŁCENIA (1) Proces przekształcenia spółki możemy podzielić na 3 zasadnicze fazy: (1) przygotowawczą, (2) decyzyjną oraz (3) rejestracyjną. Podział ten nie do końca dotyczy uproszczonych rodzajów przekształceń, gdyż w tych przypadkach możemy mówić jedynie o dwóch fazach tj. znacznie uproszczonej fazie przygotowawczo-decyzyjnej oraz rejestracyjnej. W tych przypadkach możliwe jest uniknięcie konieczności przygotowania planu przekształcenia, dokonania zawiadomień wspólników czy badania planu przekształcenia przez biegłego rewidenta, co znacznie upraszcza, skraca oraz obniża koszty takich procesów (patrz również poniższe uwagi). W ramach fazy przygotowawczej (zwanej też menadżerską) zarząd/wspólnicy prowadzący sprawy spółki powinni: a) opracować plan przekształcenia, który zawiera m.in.: ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej, określenie bilansowej wartości udziałów każdego ze wspólników, których to wycen dokonuje się na podstawie sprawozdania finansowego dołączanego do planu (o czym piszemy poniżej), oraz załączniki tj.: (i) projekt uchwały o przekształceniu (która jest podejmowana w fazie decyzyjnej), (ii) projekt umowy spółki przekształconej, (iii) bilansową wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej, (iv) sprawozdanie finansowe, sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia co oznacza, że przykładowo, jeżeli podpisanie i przedłożenie planu miałoby nastąpić 30 września, sprawozdanie finansowe powinno pochodzić z nie wcześniej niż 1 sierpnia. 8
PRZEBIEG PROCESU PRZEKSZTAŁCENIA (2) przekształcenie spółki; faza przygotowawcza b) poddać plan przekształcenia badaniu przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy (w praktyce sądy wyznaczają biegłych których zaproponuje im wnioskodawca, więc w celu przyśpieszenia całego procesu warto wnieść o wyznaczenia umówionego zawczasu biegłego). Biegły, w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące (w praktyce jest to od 2 do 4 tygodni), przedkłada sądowi i spółce swoją opinię z badania planu przekształcenia. c) po wydaniu opinii przez biegłego, dwukrotnie zawiadomić wszystkich wspólników o planowanym przekształceniu zawiadomienia dokonywane są nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu. Możliwość uproszczenia: W przypadku przekształcania spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej możliwe jest daleko idące uproszczenie procesu przekształcenia (o tym kiedy uproszczenie ma zastosowanie jest mowa na slajdzie nr 7). W tych przypadkach nie ma obowiązku przygotowywania dokumentów finansowych, badania planu przekształcenia przez biegłego rewidenta czy dokonywania zawiadomień wspólników. 9
PRZEBIEG PROCESU PRZEKSZTAŁCENIA (3) przekształcenie spółki; faza decyzyjna i rejestrowa Z kolei faza decyzyjna (zwana też właścicielską) wiąże się z: d) możliwością przeglądania dokumentów przekształceniowych (w tym planu przekształcenia z załącznikami oraz opinii biegłego), które powinny zostać wspólnikom udostępnione na okres nie krótszy niż dwa tygodnie przed planowanym dniem powzięcia uchwały przekształceniowej. e) podjęciem przed notariuszem uchwały o przekształceniu i złożeniem oświadczeń o uczestnictwie w spółce przekształconej. Faza rejestrowa obejmuje: f) zgłoszenie i rejestrację przekształcenia w sądzie rejestrowym przekształcenie następuje z dniem rejestracji nowej spółki (spółki przekształconej). Sąd z urzędu wykreśla z rejestru spółkę przekształcaną. Z mocy prawa wspólnicy spółki przekształcanej stają się wspólnikami spółki przekształconej. g) dokonanie niezbędnych zawiadomień kontrahentów/organów i ogłoszenie o przekształceniu. 10
PRZEBIEG PROCESU PRZEKSZTAŁCENIA (4) - przekształcenie JDG Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową wygląda podobnie jak przekształcenie spółki. Do przekształcenia JDG niezbędne jest: a) sporządzenie w formie aktu notarialnego planu przekształcenia zawierającego co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia oraz załączniki tj.: (i) projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy (które jest składane po wydaniu przez biegłego opinii odnośnie planu przekształcenia), (ii) projekt aktu założycielskiego/statutu spółki przekształconej, (iii) wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy, (iv) sprawozdanie finansowe, sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Jeżeli przedsiębiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości sprawozdanie, o którym mowa powyżej sporządza się w oparciu o podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę dla celów podatkowych, spis z natury, a także inne dokumenty pozwalające na sporządzenie tego sprawozdania. b) zbadanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta w zakresie jego poprawności i rzetelności. c) złożenie przez przedsiębiorcę w formie aktu notarialnego oświadczenia o przekształceniu. d) podpisanie aktu założycielskiego/statutu. e) wpis spółki przekształconej do rejestru przedsiębiorców KRS (o czym sąd zawiadamia ewidencję CEIDG w celu wykreślenia przedsiębiorcy). 11
KOSZTY PROCESU PRZEKSZTAŁCENIA Koszty przekształcenia spółki/działalności zasadniczo zależą od wielu czynników m.in. konfiguracji przekształcenia tj. jaki rodzaj spółki przekształcamy i którą formę wybraliśmy, czy następuje zwiększenie wysokości wkładów wspólników oraz czy mamy do czynienia z procedurą uproszczoną. Koszty mogą zostać podzielone na 3 zasadnicze grupy: a) koszty notarialne w tym opłata za objęcie protokołem notarialnym uchwały/oświadczenia o przekształceniu oraz umowy spółki przekształconej. Jej wysokość zależy od wysokości kapitału zakładowego/wartości wkładów. Przykładowo, w przypadku minimalnego kapitału zakładowego spółki z o.o., który wynosi 5.000 zł, maksymalna taksa notarialna nie powinna przekroczyć 160 zł. Z drugiej strony, w przypadku spółki, której kapitał przekracza 2.000.000 zł, maksymalna taksa notarialna nie powinna przekroczyć 6.770 plus 0,25% kwoty przekraczającej 2 miliony, ale nie więcej niż 10.000 zł; b) podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), który wynosi 0,5%, a podstawę opodatkowania stanowi wartość majątku wniesionego do spółki albo wartość kapitału zakładowego, zaś od podstawy opodatkowania przy umowie spółki odlicza się wartość wkładów do spółki albo wartość kapitału zakładowego wynikającą z umowy spółki lub jej zmiany, związanej z przekształceniem, która była opodatkowana podatkiem od czynności cywilnoprawnych przed dokonaniem tych czynności; c) opłaty sądowe i inne, zwykle nie przekraczające 800 zł. Do tego należałoby doliczyć koszty sporządzenia przez biegłego rewidenta jego opinii, który zazwyczaj wynosi około 4.000 zł (ten koszt odpada oczywiście przy uproszczonym procesie przekształcenia, w którym brak jest opinii biegłego). W praktyce koszty przeprowadzenia uproszczonego procesu przekształcenia wynoszą około 1.500 zł, zaś koszty pełnego procesu przekształcenia zazwyczaj wynoszą nie mniej niż 6.000 zł. 12
DŁUGOŚĆ PROCESU PRZEKSZTAŁCENIA Sprawne przeprowadzenie przekształcenia zazwyczaj zajmuje od 2 do 5 miesięcy, przy czym na możliwość szybkiego przeprowadzenia tego procesu (np. w ciągu kilku tygodni) możemy liczyć jedynie wtedy, gdy mamy możliwość zastosowania uproszczonego trybu przekształcenia - bez udziału biegłego rewidenta. Przebieg zwykłej procedury przekształcenia implikuje konieczność uwzględnienia czasu na: (i) wyznaczenie biegłego przez sąd (od jednego do kilku tygodniu), (ii) wydanie przez biegłego opinii (biegły ma do dwóch miesięcy) jednakże, w przy dobrej współpracy biegłego, który zna nasze przedsiębiorstwo i posiada wszystkie niezbędne dane, można ten czas skrócić nawet do jednego lub kilku tygodni, (iii) zawiadomienie wspólników i udostepnienie im dokumentów przekształceniowych (w tym, opinii biegłego), (iv) procedurę rejestracyjną, która zazwyczaj zajmuje 3-5 tygodni. Ponadto, do tego należałoby doliczyć inne formalności, które muszą zostać dopełnione po przekształceniu (jak ogłoszenie, zawiadomienie kontrahentów czy organów administracji publicznej). Istotne w tym kontekście jest to, że w rezultacie przekształcenia co prawda następuje wpis do rejestru przedsiębiorców KRS nowego podmiotu (zostaje mu nadany nowy KRS), jednakże podmiot ten jest w sensie prawnym tym samym bytem. W praktyce dużym ułatwieniem jest to, że spółka przekształcona ma już NIP i REGON, gdyż przechodzą one na nią z podmiotu przekształcanego. Oznacza to, że od dnia przekształcenia jest ona w pełni operacyjna, co stanowi ważny aspekt przekształcenia. 13
O KANCELARII BREVELLS Brevells jest dynamiczną polską kancelarią prawną, której partnerzy od lat zdobywali doświadczenie świadcząc usługi prawne dla międzynarodowych firm i polskich przedsiębiorców. Za obsługę prawna w zakresie przekształceń podmiotowych odpowiada zespół prawa korporacyjnego, którym zarządza: ANDRZEJ SAŁAMACHA partner, radca prawny Więcej informacji o naszej kancelarii znajduje się pod adresem: www.brevells.pl Nasi partnerzy mają szerokie doświadczenie w obsłudze prawnej przedsiębiorców, w tym w procesach przekształceń, połączeń czy podziałów spółek oraz zapewnianiu wsparcia w uzyskiwaniu bezpieczeństwa prawnego biznesu m.in. poprzez dobór odpowiedniej formy prawnej, zabezpieczenie sukcesji firmy rodzinnej czy ochronę przed wierzycielami. Andrzej zdobywał doświadczenie przy wielu projektach z udziałem inwestorów zagranicznych oraz dużych polskich spółek, z zakresu fuzji i przejęć, sprzedaży i nabycia przedsiębiorstw oraz w procesach reorganizacji spółek, w tym w drodze ich łączenia, podziału, przekształcenia, bądź likwidacji, a także w zakresie bieżącej obsługi prawnej. W zakresie przekształceń podmiotowych może pochwalić się świadczeniem usług dla dużych firm takich jak: EDF, Stock, Hines, PKP Cargo, Ardagh Glass; ArcelorMittal, CEDC, PROFI, oraz dla wielu polskich przedsiębiorców. Dane kontaktowe: tel. +48 22 253 73 24 e-mail: Andrzej.Salamacha@brevells.pl 14