Jak dobrze napisać projekt w konkursie grantowym dla organizacji pacjentów

Opis konkursu i poradnik dla organizacji Jak dobrze napisać projekt w konkursie grantowym dla organizacji pacjentów Spis treści: WSTĘP... 2 1. ZASADY PROJEKTU 3 1.1 CELE... 3 1.2 DZIAŁANIA (ETAPY) W PROJEKCIE... 3 1.3 ROLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU... 4 1.4 ETAPY NA DRODZE PO DOTACJĘ... 4 2. DZIAŁANIA (KOMPONENTY) PROJEKTU - JAKIE PROJEKTY MOśNA A REALIZOWAĆ... 5 2.1 WZMOCNIENIE KOMPETENCJI... 5 2.2 WZMOCNIENIE ZAPLECZA TECHNICZNEGO... 5 2.3 PROMOCJA... 5 3. PROJEKT JAKO METODA PRACY...... 7 3.1 PODSTAWOWA STRUKTURA PROJEKTU... 7 3.2 CHARAKTERYSTYKA PROBLEMU... 7 3.3 CEL PROJEKTU... 7 3.4 DZIAŁANIA /METODY REALIZACJI PROJEKTU... 8 3.5 EFEKTY/ REZULTATY... 8 3.6 PRZYKŁADOWY HARMONOGRAM... 8 3.7 BUDśET PROJEKTU... 9 3.7 OPIS ORGANIZACJI WIARYGODNOŚĆ...10 3.8 KILKA PORAD...11 4. REGULAMIN KONKURSU U GRANTOWEGO 12 4.1 INFORMACJE PODSTAWOWE...12 4.2 ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI...12 1

Wstęp Szanowni Państwo Przedstawiamy Państwo zasady konkursu grantowego dla organizacji pozarządowych pacjentów. Celem konkursu jest wzmocnienie bezpośrednio Państwa organizacji. Konkurs organizowany jest przez Fundację Instytut Praw Pacjenta i Edukacji Zdrowotnej w ramach projektu Akademia Pacjenta. Prowadząc warsztaty w Akademii Pacjenta zwróciliśmy uwagę, Ŝe często najpotrzebniejsze wsparcie dla organizacji to nie pieniądze na działania dla ich odbiorców, ale środki umoŝliwiające rozwój samych organizacji. Jednocześnie, problemem przed którym organizacje stają jest konieczność znalezienia wkładu własnego umoŝliwiającego realizację większych działań. Na te dwa podstawowe problemy staramy się odpowiedzieć niniejszym konkursem. W naszym konkursie będzie Państwo zatem mogli zarówno wzmocnić swoje organizacje inwestując w kompetencje swoich pracowników i członków, w konieczny do sprawnego działania organizacji sprzęt lub w działania promocyjne. Kolejnym etapem konkursu będzie dotacja pokrywająca nawet 50 procentowy wkład własny do dowolnego projektu na którego realizację pozyskacie Państwo środki. Na kolejnych stronach wyjaśniamy szczegółowo zasady projektu - jakie są jego cele, działania i czego oczekujemy od poszczególnych uczestników. Pokazujemy równieŝ krok po kroku co trzeba zrobić aby otrzymać dotację. Następnie omawiamy szczegółowo obszary, w które moŝe się wpisywać Państwa projekt, podajemy takŝe przykłady działań, które moŝna zrealizować. Kolejną częścią poradnika jest krótki kurs pisania projektu. Przygotowaliśmy samą esencję najwaŝniejszych wiadomości o tym jak pisać projekt. Pomogą one Państwu prawidłowo opisać pomysł i zawrzeć go w naszej ankiecie. Zespół IPP 2

1. Zasady projektu 1.1 Cele Celem konkursu jest wzmocnienie organizacji pacjentów. Jest to uzupełnienie szkoleń i warsztatów prowadzonych w ramach Akademii Pacjenta. Chcemy wesprzeć organizacje w moŝliwie najszerszym stopniu i w sposób, który rzeczywiście przełoŝy się na ich efektywniejsze działanie. Będziemy więc wspierać najpierw rozwój wewnętrzny, instytucjonalny organizacji a następnie jej działania na zewnątrz, skierowane do odbiorców i pacjentów. Szczegółowe cele: Podniesienie potencjału zarządzania organizacji pacjentów Wzmocnienie kompetencji i zasobów technicznych organizacji pacjentów Wsparcie realizacji projektu adresowanych do pacjentów i innych odbiorców Aby cele te zostały zrealizowane wyznaczyliśmy pulę 100 tysięcy złotych z której przyznamy 10 grantów dla organizacji do 10 tysięcy kaŝdy. KaŜdy grant będzie podzielony na dwie równe części na wsparcie samej organizacji oraz na wkład własny. Warunkiem otrzymania dotacji będzie wzięcie udziału w konkursie wypełnienie wniosku a następnie realizacja innego projektu finansowanego z dowolnego źródła. 1.2 Działania (etapy ( etapy) ) w projekcie Konkurs składa się z dwóch etapów: Wsparcie instytucjonalne Wkład własny Pula środków grantowych 100.000 złotych Grant dla organizacji 1 Grant dla organizacji 2 Grant dla organizacji 10 10.000 złotych 10.000 złotych 10.000 złotych Wsparcie instytucjonalne 5.000 złotych lub więcej (do 10.000) ETAP I Wsparcie instytucjonalne 5.000 złotych Wzmocnienie kompetencji i umiejętności Wzmocnienie zaplecza technicznego Promocja Wkład własny (opcjonalny) Do 5.000 złotych ETAP II Wkład własny do 5.000 złotych Warunkiem otrzymania jest pozyskanie innej dotacji Do pozyskanej dotacji IPP dokłada taką samą kwotę, ale nie więcej niż 5.000 złotych Wypłata następuje po otrzymaniu decyzji o finansowaniu z innego źródła 3

1.3 Rola uczestników projektu Fundacja Instytut Praw Pacjenta i Edukacji Zdrowotnej Instytut zarządza konkursem grantowym. Ze środków EFPIA została sfinansowana pula grantów. Instytut przygotował dokumentację konkursu, jego regulamin oraz powoła komisję oceniającą wnioski i będzie zarządzał wypłatami dotacji. Organizacje Organizacje występują o granty tak jak w kaŝdym konkursie. Korzystają z prostego wniosku o dotację i przygotowują projekt na wzmocnienie swojej organizacji. Po otrzymaniu dotacji (10 organizacji) będą realizować projekty wewnątrz swoich stowarzyszeń. Następnie zadaniem organizacji jest zdobyć kolejną dotację, tym razem przeznaczoną na projekt adresowany do pacjentów i społeczności lokalnej. Dotacja ta musi pochodzić z innego niŝ IPP źródła. Do kaŝdej pozyskanej kwoty IPP dokłada (po przedstawieniu dowodu uzyskania dotacji) taką samą sumę, nie więcej jednak niŝ 5.000 złotych. 1.4 Etapy na drodze po dotację Krok 1. Ogłoszenie konkursu etap wzmocnienie instytucjonalne Od 5 sierpnia trwa konkurs grantowy. Na stronie Instytutu Praw Pacjenta dostępne są dokumenty wniosek o dotację, instrukcja jego wypełniania, regulamin konkursu wraz z niniejszym poradnikiem, karta oceny wniosku i regulamin oceny a takŝe inne dokumenty związane z prawidłowością oceny wniosków. Dokumenty te naleŝy pobrać ze strony i wykorzystać do przygotowania projektu Krok 2. Koncepcje projektów i szkolenie W czasie wakacji organizacje otrzymają zadanie przygotowania koncepcji projektu do konkursu grantowego. Projekty te dotyczyć mają wzmocnienia instytucjonalnego w trzech (jednym lub wszystkich) obszarach. Zadanie to będzie przygotowaniem się do szkolenia z pisania projektów w październiku 2008. Na szkoleniu w ramach Akademii Pacjenta organizacje będą mogły skonsultować swoje wnioski i popracować nad ich ostatecznym kształtem. Krok 3. ZłoŜenie wniosków i ocena Wypełnione wnioski naleŝy składać do dnia 10 listopada. Prosimy o przesyłanie ich pocztą elektroniczną na adres: kontakt@prawapacjenta.eu Instytut powoła bezstronną komisję (której posiedzenia i ustalenia będą w 100% jawne), która w ciągu 7 dni dokona oceny i ogłosi listę dofinansowanych projektów. Planujemy teŝ, Ŝe uroczyste wręczenie grantów na grudniowym podsumowaniu Akademii Pacjenta Krok 4. Realizacja projektu Organizacje będą realizować projekty do końca maja 2009. Jeśli chcą skorzystać z opcji wkładu własnego, w tym czasie powinny postarać się o kolejną dotację z innego źródła. Dotacja ta powinna być przeznaczona na projekt adresowany do Społeczności i pacjentów. Działania powinny być zgodne z profilem organizacji. Po otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu Instytut wypłaci organizacjom (10 organizacjom, które zdobyły dotacje w I etapie) taką samą kwotę co suma dotacji, nie większą jednak niŝ 5.000 złotych. Będzie to kwota przeznaczona na wkład własny projektu. 4

2. Działania (komponenty) projektu - jakie projekty moŝna realizować ETAP I wzmocnienie instytucjonalne Projekt obejmuje trzy obszary: 2.1 Wzmocnienie kompetencji 2.2 Wzmocnienie zaplecza technicznego 2.3 Promocja KaŜdy projekt w I Etapie konkursu powinien wpisywać się w przynajmniej jeden obszar. Organizacje mogą realizować działania ze wszystkich trzech obszarów jednak naleŝy pamiętać o efektywności tych działań i celu konkursu organizacja powinna się wewnętrznie wzmocnić. Przygotowując projekt trzeba więc zwrócić uwagę na rzeczywiste i najpilniejsze potrzeby organizacji. Ad. 2.1 Wzmocnienie kompetencji Szczegółowe omówienie obszarów projektu, przykłady działań: Organizacje często są inicjatywą chętnych i zapalonych do pracy społeczników. Jednocześnie działanie organizacji wymaga stosowania całego zestawu procedur i przepisów. Organizacja musi radzić sobie z zarządzaniem finansami, odpowiedzialnością zarządu, zawieraniem umów, zatrudnianiem pracowników. Musi równieŝ troszczyć się o zespół i jego motywację i umiejętności. Typy działań moŝliwych do podjęcia: Szkolenia dla członków organizacji z zakresu zarządzania finansami, księgowości w stowarzyszeniach, doradztwo w tym zakresie, pomoc biura rachunkowego i podatkowego Doradztwo i szkolenia w zakresie prawnych aspektów funkcjonowania organizacji, pomoc prawna i ekspertyzy prawne Wzmocnienie kompetencji zespołu, pracy grupowej i integracji zespołu organizacji, treningi zespołowe i pomoc w zarządzaniu ludźmi Zakup materiałów edukacyjnych, ksiąŝek, ekspertyz, abonamentów w serwisach branŝowych i prenumerat. Ad. 2.2 Wzmocnienie zaplecza technicznego Celem tego obszaru jest pomoc organizacjom w funkcjonowaniu w nowoczesnej wymianie gospodarczej i korzystaniu z nowych technologii. Organizacje często rezygnują z niektórych działań, inne zaś wymagają od nich znacznie więcej pracy poniewaŝ nie mają moŝliwości korzystania z nowych technologii i wymiany informacji. Zakup sprzętu i usług powinien jednak być odpowiednio umotywowany. Np. zakup komputera jest uzasadniony tylko wraz z przyłączeniem go do Internetu i tworzeniem strony internetowej stowarzyszenia lub elektronicznej bazy danych o członkach, sympatykach i współpracownikach. Typy działań moŝliwych do podjęcia: Zakup sprzętu biurowego drobnego (faks, urządzenia biurowe, drukarka, telefon) i duŝego (ksero, komputer) Zakup usług telekomunikacyjnych Internet, abonament telefoniczny tylko nowe usługi lub podniesienie ich jakości (nie moŝna finansować płatności wykupionych juŝ abonamentów) Budowa strony internetowej i elektronicznych baz danych Zakup oprogramowania specjalistycznego i biurowego 5

Ad. 2.3 Promocja Organizacja moŝe z dotacji finansować równieŝ promocję swojej marki i działalności. WaŜne, aby działania dotyczyły samej organizacji a nie koniecznie jednorazowego wydarzenia. Celem promocji powinno być podniesienie świadomości społeczności lokalnej o organizacji, zaangaŝowanie jej w wolontariat a takŝe pokazanie działań organizacji lokalnym władzom samorządowym. Typy działań moŝliwych do podjęcia: Przygotowanie i druk materiałów promocyjnych i informacyjnych o organizacji (plakaty, ulotki itp.) Realizacja małych kampanii promocyjnych z udziałem mieszkańców, władz samorządowych itp. Podniesienie obecności organizacji w mediach (poprzez działania promocyjne i nośne medialnie) ETAP II (opcjonalnie) wkład własny do projektu Wkład własny moŝe wesprzeć realizację kaŝdego projektu skierowanego do odbiorców organizacji. Warunkiem jest jednak, Ŝe wysokość wkładu własnego jest równa pozyskanej dotacji, nie więcej jednak niŝ 5.000 złotych. Wkład zostanie przekazany w postać gotówki po przedstawieniu decyzji o wypłacie innego grantu. 6

3. Projekt jako metoda pracy Przedstawiamy Państwu pakiet podstawowych informacji dotyczących pisania projektu. Liczymy, iŝ będzie on pomocny w tworzeniu projektów i rozwiązywaniu problemów, które występują w Państwa środowisku. 3.1 Podstawowa struktura projektu Charakterystyka problemu (dokładne, rzeczywiste opisanie sytuacji) Grupa docelowa (precyzyjne określenie odbiorców działań) Cel projektu (powinien odpowiadać na pytanie: co, kiedy, dla kogo, gdzie zostanie zmienione podczas realizacji projektu) Metody działań (odpowiednie dobranie działań do danego problemu) Efekty, rezultaty (produkty wynikające z działań) Harmonogram (umiejscowienie działań w czasie i przestrzeni) BudŜet (szczegółowe określenie wszystkich kosztów wynikających z działań) 3.2 Charakterystyka problemu Opis Kogo dotyczy problem? Jakie są rozmiary problemu? Skąd wiemy, Ŝe jest to problem? Analiza Dlaczego jest to problem? Jakie są objawy, przyczyny i skutki problemu? Co by było gdyby nikt nie zajął się problemem? Kto działa w obszarze problemu i z jakim skutkiem? Diagnoza Jakimi metodami chcesz zmniejszyć rozmiar problemu lub go wyeliminować? 3.3 Cel projektu Powinien odpowiadać na pytanie: co, gdzie, kiedy, dla kogo, zostanie zmienione podczas realizacji projektu. Cele projektu powinny być mierzalne i realne. Pomocne mogą być nam pytania: Co chcemy zmienić? Dla jakiej grupy osób jest przeznaczony projekt? Dla ilu osób? 7

Z jakiego terenu są te osoby? W jakim czasie chcemy zrealizować projekt? 3.4 Działania /metody realizacji projektu Działania czyli co musisz zrobić Ŝeby rozwiązać opisany wcześniej problem. JeŜeli problem określiliśmy jako niewystarczające kompetencje pracowników z zakresu pisania projektów to powinniśmy dobrać takie działania, które umoŝliwiają jego rozwiązanie, np.: Szkolenie z zakresu pisania projektu organizowane dla grupy 15 pracowników, dwudniowe szkolenie prowadzone metodami aktywnymi. Wyjazd studyjny dla pracowników w miejsce wdraŝania projektu. inne WaŜne jest to aby działania zostały dobrane w sposób odpowiedni, przemyślany, zapewniający rozwiązanie problemu w sposób efektywny, moŝliwie trwały. Odwołując się do powyŝszego przykładu - Gdybyśmy chcieli podnieść kompetencje pracowników z zakresu pisania projektów organizacją 2 godzinnej konferencji dla 150 osób to musimy sobie zadać pytanie w jakim stopniu konferencja zapewni wzrost wiedzy pracowników? Zapewni? Działania staramy się opisać moŝliwie dokładnie określając: grupę odbiorców, znane nam jednostki miar i ilości. Np. dwa dni szkoleń x 5 godzin. Szkolenie prowadzone przez jednego trenera. Dobrze rozpisane działania pomogą nam w stworzeniu spójnego harmonogramu oraz budŝetu. 3.5 Efekty/ rezultaty Przewidywane przez nas rezultaty projektu to efekty naszych działań określające stopień naszych działań. Rezultaty powinny potwierdzać osiągnięcie celu projektu. Z tego rozdziału sponsor powinien się dowiedzieć: Czy warto finansować projekt, czy warto w nim uczestniczyć? W tym punkcie naleŝy opisać oczekiwany wpływ projektu na grupy docelowe: W jaki sposób projekt poprawi sytuację grup, do których projekt jest adresowany W jaki sposób projekt rozwinie potencjał grup docelowych W jaki sposób projekt rozwinie potencjał merytoryczny i menedŝerski organizacji wnioskującej Efekty moŝemy podzielić na mierzalne czyli te które potrafimy określić liczbowo podniesienie kompetencji z zakresu pisania projektów przez 15 pracowników i niemierzalne, te które zakładamy np. poprawa komunikacji w zespole pracowników. 3.6 Przykładowy harmonogram Działania 1 2 3 4 5 6 7 Organizacja wdraŝająca działanie Działanie nr 1 Poddziałanie nr1 8

Poddziałanie nr2 Poddziałanie nr3 Działanie nr 2 Poddziałanie nr 1 Poddziałanie nr 2 3.7 BudŜet projektu W oparciu o działania naleŝy spisać wszystkie wydatki NaleŜy określić moŝliwie dokładnie koszt kaŝdego z nich NaleŜy określić potencjalne źródła finansowania BudŜet powinien być: Spójny, dobrze przemyślany Ukazujący pełny koszt przedsięwzięcia (z naszym wkładem i innych źródeł) Szczegółowy, realny Zgodny z częścią opisową projektu Zawierający uzasadnione koszty Spełniający wymogi sponsora 9

Przykładowy układ budŝetu Lp Wydatek Jednostka Liczba Koszt jednostkowkowity Koszt cał- Źródła finansowania jednostek Fundacja Wkład własny Inni sponsorzy Koszty osobowe 1. Koordynator m-c 3 1500 4500 4500 2. Manager m-c 2 500 1000 500 500 3. Asystent m-c 2 500 1000 1000 4. Księgowa m-c 3 700 2100 2100 Koszty rzeczowe 5. Koszty podróŝy km 1000 0, 7846 784,60 784,60 6. Materiały biurowe m-c 3 150 450 450 7. WypoŜyczenie sprzętu szt. 8 420 3360 3360 8. Promocja projektu Ulotki Plakaty Strona internetowa szt. szt. szt. 1000 500 1 1,1 3,2 800 1100 1600 800 1100 1600 800 9. Tłumaczenie filmów szt. 8 200 1600 1600 10. Koszty administracyjne m-c 3 300 900 Razem 3.7 Opis organizacji wiarygodność KIM JESTEŚMY? Informacje adresowe (kontakt, osoba do kontaktu, etc.) PO CO ISTNIEJEMY? Geneza powstania (misja, komu pomagamy, ile osób pracuje w organizacji) JAK DZIAŁAMY? Osiągnięcia:(sukcesy organizacji, współpracownicy, partnerzy, dotychczasowi sponsorzy, wysokość budŝetu, nagrody, artykuły prasowe, publikacje, inne) 10

3.8 Kilka K porad... 1. Nie pisz projektu za 5 dwunasta. Na pisanie projektu potrzebny jest czas na przemyślenie i ewentualne poprawki 2. Myśl pozytywnie afirmuj projekt. 3. Nie uŝywaj terminologii fachowej, nie uŝywaj skrótów myślowych. Sponsor moŝe nie posiadać takiej wiedzy a co za tym idzie nie zrozumieć Twoich intencji. 4. Pisząc pamiętaj o czytelniku pisz krótkie zdania, pisz prostym, czytelnym językiem. 5. Zadbaj by wniosek był przejrzysty, czysty, napisany bezbłędnie. 6. Unikaj zwrotów (być moŝe, myślimy Ŝe,...) zastąp je takimi utworzymy, zrobimy 7. Opisuj potrzeby ludzi a nie swojej organizacji 8. Bądź uczciwy przed sponsorem 9. Nie traktuj z góry sponsora, ani odbiorców projektu 10. Napisany projekt daj do przeczytania innym osobom niech sprawdzą czy wszystko jest zrozumiałe 11

4. Regulamin konkursu grantowego 4.1 Informacje podstawowe 4.1.1 Ogłaszający konkurs Konkurs ogłasza i prowadzi Fundacja Instytut Praw Pacjenta i Edukacji Zdrowotnej. 4.1.2 Adresaci konkursu Konkurs skierowany jest do organizacji pozarządowych biorących udział w Akademii Pacjenta w roku 2008. 4.1.3 Czas trwania konkursu Konkurs trwa: Od 5 sierpnia 2008 roku do 10 listopada I Etap Od 10 listopada do 31 maja 2009 II Etap (opcjonalny, dla organizacji chcących skorzystać z wkładu własnego) 4.1.4 Suma dotacji Pula środków przeznaczonych na dotacje wynosi 100.000,00 złotych (sto tysięcy złotych). Organizujący konkurs zamierza przyznać 10 dotacji po 10.000 złotych kaŝda. Dla chętnych organizacji, chcących skorzystać z wkładu własnego dotacja będzie podzielona na dwie części po jednej dla kaŝdego etapu konkursu, zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu. 4.2 Zasady przyznawania dotacji 4.2.1 Etapy konkursu Konkurs składa się z dwóch etapów: Etap I wzmocnienie instytucjonalne (dotacja do 5.000 w przypadku gdy organizacja chce skorzystać z II Etapu wkład własny lub do 10.000 w przypadku gdy organizacja nie chce skorzystać z II Etapu) Etap II dotacja na wkład własny (opcjonalnie) Etap I 1. Uprawnione organizacje startują w ogłoszonym konkursie, składając wnioski na przygotowanych formularzach 2. Konkurs trwa od 5 sierpnia do 10 listopada 3. Organizacje przygotowują wnioski o dotację na działania wzmacniające potencjał wewnętrzny w trzech obszarach: a. Kompetencji b. Zaplecza technicznego c. Promocji 12

Etap II 4. Spośród zgłoszonych wniosków, stosownie do postanowień niniejszego regulaminu i zgodnie z regulaminem oceny wniosków, zostaje wybrana grupa 10 projektów przeznaczona do dofinansowania. Lista wybranych projektów zostanie opublikowana w 7 dni po zamknięciu konkursu 5. Organizacje wdraŝają projekty z zakresu wzmocnienia instytucjonalnego nie dłuŝej niŝ do 31 maja 2009 (data do której moŝna rozliczać wydatki) 1. Organizacje, które otrzymały dotację w Etapie I i decydują się na korzystanie z wkładu własnego, starają się pozyskać dotację z innego niŝ IPP źródła na finansowanie działań skierowanych do odbiorców, pacjentów i społeczności lokalnej 2. Termin na uzyskanie decyzji o dofinansowaniu upływa 31 maja 2009 3. Po przedstawieniu decyzji o dofinansowaniu, organizacja otrzyma równowartość pozyskanej kwoty jako dofinansowanie wkładu własnego, nie więcej jednak niŝ 5.000 złotych 4.2.2 Na co mogą być przeznaczone środki PoniŜsze listy pokazują tylko przykładowe moŝliwości wydatków. KaŜdorazowo wydatki zaplanowane w projekcie będą sprawdzane pod kątem zgodności z celami konkursu i rozwoju organizacji. Etap I zakup sprzętu i wyposaŝenia niezbędnego dla prawidłowego rozwoju i funkcjonowania organizacji (uwaga, zakup taki naleŝy odpowiednio umotywować i przedstawić kontekst w którym sprzęt będzie uŝywany) zakup szkoleń, treningów, opłacenie udziału w sympozjach i konferencjach zakup materiałów dydaktycznych, prenumerat i abonamentów w serwisach i prasie branŝowej zakup usług telekomunikacyjnych zakup usług promocyjnych i związanych z informowaniem i informatyzacją Etap II kaŝdy rodzaj kosztów wynikający ze specyfiki działania w przewidzianym projekcie, na którego realizację organizacja otrzymała grant z innego niŝ IPP źródła warunkiem finansowania jest aby projekt był adresowany do odbiorców działań organizacji pacjentów, społeczności lokalnej itp. 4.2.3 Składanie wniosków Etap I 1. Wnioski naleŝy składać na przygotowanym formularzu wniosku i budŝetu, drogą elektroniczną na adres kontakt@prawapacjenta.eu do dnia 10 listopada 2008 2. Poza budŝetem (wg formularza) do wniosków nie trzeba załączać Ŝadnych dokumentów 3. Wniosek powinien być wypełniony kompletnie i czytelnie, powinien zawierać uzasadnienie prowadzonych działań i odnosić się do instrukcji wypełniania wniosku Etap II 1. Do 31 maja 2009 (decyduje data stempla pocztowego)organizacja, która otrzymała decyzję o finansowaniu z innego źródła przedstawi wniosek o wypłatę drugiej części dotacji (wkładu własnego) 2. Do wniosku załączy kopię decyzji o dofinansowaniu z innego źródła wraz ze wskazaniem sumy dotacji 13

4.2.4 Ocena wniosków Etap I 1. Ocena prowadzona będzie przez bezstronną komisję z udziałem przedstawicieli IPP i ekspertów 2. Komisja będzie pracować w oparciu o regulamin oceny oraz za pomocą formularzy oceny 3. Prace komisji są jawne zaś wszelkie ustalenia dostępne dla organizacji 4. Komisja oceni wnioski do dnia 17 listopada 5. Dofinansowanie otrzyma 10 organizacji, których wnioski zdobyły kolejno największą liczbę punktów 6. Decyzja komisji jest ostateczna Etap II 1. Podjęcie decyzji o wypłacie 2 części dotacji nastąpi na podstawie dokumentów przesłanych przez organizacje 2. Decyzja podejmowana jest na zasadzie spełnia-nie spełnia i opierać się będzie jedynie na formalnych przesłankach (to znaczy udokumentowanie otrzymania dotacji z innego źródła oraz wysokości tej dotacji) 4.2.5 Dokumentowanie działań Etap I 1. Działania powinny być dokumentowane na podstawie zaplanowanych we wniosku przedsięwzięć i kosztów zaplanowanych w budŝecie 2. Dokumentacja merytoryczna powinna obejmować dowody przeprowadzonych działań oraz krótkie sprawozdanie z realizacji (według wzoru) 3. Dokumentacja finansowa powinna być zgodna z zasadami rachunkowości stosowanymi w organizacji 4. Dodatkowo koszty realizacji naleŝy projektu naleŝy ujmować w specjalnym zestawieniu (według wzoru) zawierającym koszt planowany i poniesiony, identyfikację dokumentu księgowego oraz datę i krótki opis kosztu Etap II 1. Dokumentacja kosztów w Etapie II prowadzona jest wedle zasad ustalonych przez instytucję, która przyznała inny grant 2. IPP zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentacji 14