Katowice, 17.05.2012 Przygotowanie budżetu projektu Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk
Źródła informacji Model Grant Agreement Annex I Description of the action (from part B) Annex II Estimted budget of the action (from part C) Financial Guidelines Application Pack http://ec.europa.eu/environment/eco-innovation/managingprojects/contract-finance/index_en.htm http://ec.europa.eu/environment/eco-innovation/gettingfunds/application-packs/index_en.htm
KOSZTY PROJEKTU (podawane w Euro, bez części dziesiętnych)
Jakie koszty powinniśmy uwzględnić w budżecie projektu? (estimated budgeted costs) Jakie koszty powinniśmy wykazać w sprawozdaniu finansowym? (actually incurred) Jakie koszty będą przez KE dofinansowane?
KOSZTY KWALIFIKOWALNE (1) Rzeczywiście poniesione przez beneficjenta Zaksięgowane w księgach rachunkowych beneficjenta nie później niż data zakończenia projektu Poniesione w okresie trwania projektu WYJĄTKI sprawozdania końcowe certyfikaty audytora do 2 miesięcy od zakończenia projektu Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz praktykami beneficjenta
KOSZTY KWALIFIKOWALNE (2) Konieczne do realizacji projektu Poniesione z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności Zgodne z prawem podatkowym i przepisami o ubezpieczeniach społecznych Wskazane w Estimated Budget of Project Annex II Ewidencjonowane w sposób umożliwiający ich identyfikację i kontrolę (nie dotyczy ryczałtu na koszty pośrednie) VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym, chyba że beneficjent wykaże, że nie jest w stanie go odzyskać. W takim wypadku beneficjent musi dostarczyć EACI potwierdzenie krajowych władz podatkowych.
KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE ryczałt 7% od kosztów bezpośrednich
KOSZTY BEZPOŚREDNIE Koszty personelu (Staff costs) Podwykonawstwo (Subcontracting) Koszty podróży i diet (Travel and subsistence allowances for staff) Zakup sprzętu trwałego (Purchase costs for equipment and infrastructure) Inne koszty (Other specific costs)
KOSZTY PERSONELU (staff costs) Wynikają z listy płac Wynagrodzenie brutto powiększone o obciążenia socjalne (składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne, dodatek wakacyjny itp.) i inne składniki regulaminowe Wyliczane indywidualnie dla każdego pracownika lub jako średnia dla danej kategorii pracowników (średnia musi odzwierciedlać stan rzeczywisty). Jedynie koszty personelu wykonującego bezpośrednio zadania projektu. Koszty administracyjnego personelu wspierającego zalicza się do kosztów pośrednich
GODZINY PRODUKTYWNE Godziny produktywne powinny być kalkulowane: Za pomocą standardowej liczby godzin produktywnych Za pomocą rzeczywistej liczby godzin produktywnych wyliczanej dla każdego pracownika indywidualnie PRZYKŁAD KALKULACJI GODZIN PRODUKTYWNYCH Wszystkie dni w roku 365 Weekendy 104 Urlopy 22 Święta 15 Zwolnienia chorobowe/inne 5 Szkolenia 4 Produktywne dni w roku 215 Z tego wynika, że jeśli w danej jednostce obowiązuje 8-godzinny dzień pracy, roczna ilość godzin produktywnych będzie wynosiła 1720, co daje143,33 godzin produktywnych miesięcznie.
REJESTRACJA CZASU PRACY Rozliczane koszty godzin rzeczywiście przepracowanych (timesheets!) Rejestracja czasu pracy wersja papierowa lub w systemie komputerowym Zatwierdzana przez kierownika projektu lub innego przełożonego co najmniej raz w miesiącu http://ec.europa.eu/environment/eco-innovation/managing-projects/contractfinance/index_en.htm#reporting Financial Guidelines str. 5-9
PODWYKONAWSTWO (Subcontracting) Może dotyczyć jedynie ograniczonej części projektu - zlecenie pewnych zadań, ekspertyz na zewnątrz (do 35% całkowitego budżetu) Konieczność skorzystania z podwykonawstwa musi zostać uzasadniona i opisana w Annex I (Description of the Action) z podaniem nazwy podwykonawcy lub TBD (to be determined) Podwykonawstwo, które wynikło w trakcie realizacji projektu i nie zostało przewidziane w Annex I - musi zostać uzgodnione i zaaprobowane w formie pisemnej przez EACI
PODWYKONAWSTWO (Subcontracting) Procedura wyboru Podmioty publiczne mają obowiązek zastosowania procedur wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych Podmioty prywatne muszą przeprowadzić konkurs ofert, w którym wymagane jest rozpatrzenie min. 3 ofert Partnerzy nie mogą zlecać podwykonawstwa sobie nawzajem
Koszty podróży i diet (Travel and subsistence allowances for staff) Powinny być stosowne normalne zasady i praktyki beneficjenta Ryczałty ustalone przez Komisję Europejską (Financial Guidelines str. 19) mogą być stosowane jedynie wtedy, gdy instytucja takich zasad nie posiada Koszty podróży podwykonawcy powinny być wykazane w kategorii subcontracting Każdy z beneficjentów powinien zgodnie z wewnętrznymi regulacjami swojej instytucji zaraportować jeśli np. lunch był płacony przez organizatora - w celu pomniejszenia diety
Zakup sprzętu trwałego (Purchase costs for equipment and infrastructure) Konieczny do wykonania zadań konkretnego projektu (należy dokładnie opisać charakter i planowane użycie sprzętu trwałego przy opisie odpowiedniego WP). Zakupiony w czasie trwania projektu (używanie istniejącego sprzętu trwałego koszt pośredni) Wykazuje się amortyzację w czasie trwania projektu Amortyzacja wykazywana w zakresie, w jakim sprzęt był wykorzystywany w projekcie Wynajęcie sprzętu (other specific costs) oraz leasing (other specific costs lub equipment costs) są możliwe.
INNE KOSZTY (Other specific costs) EXAMPLES Certyfikat audytora (jeśli wymagany) Koszty gwarancji bankowych (jeśli wymagane) W przypadku koordynatora opłaty bankowe związane z otwarciem specjalnego konta do projektu oraz kosztami transferu środków do partnerów Opłaty za udział w targach, konferencjach itp. Organizacja konferencji, warsztatów (jeśli nie zostało to podzlecone) Koszty podróży i diet osób nie zaliczających się do personelu beneficjenta ani podwykonawcy Materiały Wypożyczenie sprzętu Opłaty związane z patentowaniem, licencjami Druk, tłumaczenia
DOFINANSOWANIE Do 50% całkowitych kosztów kwalifikowalnych w ramach projektu Może być różne w odniesieniu do poszczególnych partnerów (decyzja konsorcjum)
CERTYFIKAT AUDYTORA Wymagany od podmiotów prywatnych, dla których dofinansowanie KE przekracza 150 000 EUR (na zakończenie projektu) Wykonywany przez audytora zewnętrznego Nie został określony przez EACI format certyfikatu Fakturę za wystawienie certyfikatu należy uwzględnić w Other specific costs
WPŁYWY DO PROJEKTU Dofinansowanie ze źródeł zewnętrznych (np. współfinansowanie regionalne) Przychód wygenerowany w ramach projektu ( np. sprzedaż produktu, który jest wynikiem projektu eco-innovative product ) - musi być sprawozdany do EACI najpóźniej w końcowym raporcie finansowym Dofinansowanie będzie limitowane do wysokości, która równoważy uzyskane środki finansowe i koszty w ramach projektu
Przykład 1 Całkowite koszty projektu 100 000 Maksymalna wysokość dofinansowania KE (50%) 50 000 Przychód ze sprzedaży produktu w ramach projektu 30 000 Współfinansowanie regionalne 20 000 Jaka będzie wysokość dofinansowania KE? Odp. 50 000
Przykład 2 Całkowite koszty projektu 100 000 Maksymalna wysokość dofinansowania KE (50%) 50 000 Przychód ze sprzedaży produktu w ramach projektu 40 000 Współfinansowanie regionalne 20 000 Jaka będzie wysokość dofinansowania KE? Odp. 40 000
AUDYT Oryginały dokumentów księgowych dotyczących projektu należy przechowywać przez 5 lat po otrzymaniu końcowej płatności z KE (możliwość audytu)
Dziękuję za uwagę POWODZENIA! Osoby do kontaktu: Barbara Trammer barbara.trammer@kpk.gov.pl Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Krzywickiego 34 02-078 Warszawa tel: 0 22 828 74 83 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl