WARSZTATY INSTRUMENT DLA MŚP FAZA II

Transkrypt

1 WARSZTATY INSTRUMENT DLA MŚP FAZA II Warszawa, Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE w Instytucie Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk W niniejszej prezentacji wykorzystano materiały udostępnione m.in. przez KE i/lub Ministerstwa oraz Agendy RP 1

2 INSTRUMENT MŚP FAZA II CZAS TRWANIA miesięcy Poziom dofinansowania 0,5 2,5 mln euro 2

3 KTO MOŻE BRAĆ UDZIAŁ Pojedyńcze MŚP (for profit) lub Konsorcjum MŚP (for profit) Z krajów członkowskich lub stowarzyszonych Dodatkowo podwykonawcy (mogą być także z innych krajów) 3

4 Podmiot prawny, którego celem z racji formy prawnej nie jest osiąganie zysku lub który ma prawne lub statutowe zobowiązanie do niedystrybuowania zysków między udziałowców lub indywidualnych członków 4

5 Instrument MŚP Faza 1 RYCZAŁT EUR Faza 2 Wyjątkowo w 100%, ale jeśli będzie to zaznaczone w ogłoszeniu o konkursie. 5

6 WYJAŚNIENIA, INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE HORYZONT 2020 FINANCIAL GUIDE ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT General MGA + SME Instrument MGA Faza II str

7 ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW 7

8 KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW Faktycznie poniesione Poniesione w okresie trwania projektu WYJĄTKI Sprawozdania składane w ostatnim okresie sprawozdawczym Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych Końcowy przegląd (Final review) Wskazane w Aneksie 2 do Umowy Grantowej (szacunkowy budżet) Niezbędne do realizacji projektu, racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami 8

9 KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW Zaksięgowane w księgach rachunkowych (w przypadku kosztów pośrednich, które są wykazywane przy pomocy stawki ryczałtowej, nie będzie weryfikowana ewidencja księgowa) Możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz praktykami beneficjenta Zgodne z krajowym prawem pracy, prawem podatkowym oraz dot. ubezpieczeń społecznych 9

10 PRZYKŁADY NON ELIGIBLE 10

11 KATEGORIE KOSZTÓW KOSZTY PROJEKTU KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE (zawierają między innymi także koszty obsługi administracyjnoksięgowej) 11

12 OMÓWIENIE POSZCZEGÓLNYCH KATEGORII KOSZTÓW BEZPOŚREDNICH Koszty osobowe Podwykonawstwo Inne koszty (podróże i diety, sprzęt trwały, zakup towarów i usług) 12

13 KOSZTY OSOBOWE (Umowa Grantowa art. 6.2 A) 13

14 KOSZTY OSOBOWE KOSZTY JEDNOSTKOWE RZECZYWISTE KOSZY OSOBOWE Ustalone przez KE Koszty właścicieli MŚP oraz osób fizycznych nie pobierających wynagrodzenia,

15 KOSZTY OSOBOWE RZECZYWISTE Koszty personelu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę (lub równoważnego aktu zatrudnienia) Wynikają z listy płac Wynagrodzenie brutto + składki na ubezpieczenia społeczne + podatki + inne narzuty na wynagrodzenia (jeśli wynikają z prawa krajowego lub umowy o pracę lub równoważnego aktu zatrudnienia) Wyliczane indywidualnie dla każdego pracownika 15

16 KOSZTY OSOBOWE RZECZYWISTE WYNAGRODZENIE PODSTAWOWE WYNAGRODZENIE ZASADNICZE DODATKI DO WYNAGRODZEŃ OBOWIĄZKOWE: wynikające z przepisów krajowych, zbiorowego układu pracy lub umowy o pracę: Na przykład 13-a pensja, dodatek za pracę w niebezpiecznych warunkach, za pracę na nocnej zmianie itd. ZMIENNE: zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi, zbiorowym układem pracy lub umową o pracę, wypłacane na bazie wewnętrznych regulacji instytucji, określone na podstawie obiektywnych warunków i jasno zdefiniowanych kryteriów, np. - dodatki funkcyjne - związane z oceną pracownika Stawka godzinowa

17 KOSZTY OSOBOWE RZECZYWISTE Rzeczywiste koszty personelu= Liczba godzin przepracowanych w projekcie x Stawka godzinowa Stawka godzinowa = Roczne wynagrodzenie Roczne godziny produktywne 17

18 KOSZTY JEDNOSTKOWE (UNIT COSTS) Kalkulacja: pomnożenie ilości jednostek zużytych do wykonania pracy przez wartość jednostki Przykład Koszt właścicieli MŚP oraz osób fizycznych nie pobierających wynagrodzenia, Decyzja C(2013) 8197 Ustalony przez KE sposób wyliczenia stawki godzinowej: 4 650/143*country specific correction coefficient Country specific correction coefficient sprawdzamy w Main Work Programme - MSCA (aktualny w momencie ogłoszenia konkursu). 18

19 Czy rejestracja czasu pracy jest konieczna? TAK, ale w przypadku osób zatrudnionych wyłącznie do projektu nie ma takiego obowiązku DEKLARACJA!!! 19

20 PODWYKONAWSTWO (subcontracting) 20

21 PODWYKONAWSTWO Na zasadach rynkowych Nie ma ograniczenia co do rozmiaru podwykonawstwa Niemożliwe między partnerami konsorcjum PRZYKŁAD: Budowa prototypu albo instalacja pilotażowa, jeśli opisane jako działanie w Aneksie 1 21

22 WNIOSEK PROJEKTOWY - PODWYKONAWSTWO Zapewnienie jak najlepszej relacji jakości do ceny zostanie ocenione na etapie ewaluacji, co oznacza zwiększenie pewności beneficjentów, że w przypadku przyszłego audytu nie będzie to podważane (chyba że beneficjent nie dotrzyma opisanych przez siebie procedur wyboru podwykonawcy). We wniosku projektowym należy więc zawrzeć szczegółowe informacje dot. podwykonawstwa. 22

23 WNIOSEK PROJEKTOWY - PODWYKONAWSTWO W przypadku już zawartego podwykonawstwa należy opisać zadania, które są podzlecone, informacje o zastosowanej procedurze wyboru, cenie, uzasadnienie, dlaczego podwykonawstwo jest potrzebne oraz że wybrany podwykonawca i cena są właściwe. W przypadku podwykonawstwa, które ma być zawarte, należy opisać zadania, które będą podzlecone, uzasadnienie, dlaczego podwykonawstwo jest potrzebne, przewidywany budżet, procedurę wyboru zapewniającą najlepszą relację jakości do ceny. W Aneksie 2 muszą być wskazane koszty podwykonawstwa. 23

24 INNE KOSZTY BEZPOŚREDNIE Podróże i diety Sprzęt trwały AMORTYZACJA Koszty odpowiadające użyciu na potrzeby projektu Zakup towarów i usług 24

25 Czy koszt biletu w klasie biznes jest kosztem kwalifikowalnym projektu? TAK NIE TO zależy 25

26 Czy można uznać za kwalifikowalne koszty sprzętu trwałego używanego do realizacji projektu, jeśli został on zakupiony przez rozpoczęciem projektu? Tak, ale tylko jeśli sprzęt taki nie został jeszcze w pełni zamortyzowany zgodnie z zasadami księgowymi danej instytucji. W takiej sytuacji pozostałe koszty amortyzacji można zaliczyć do kosztów projektu (w proporcji do użycia sprzętu w projekcie). 26

27 Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych Tłumaczenie dokumentów Publikacja broszur Tworzenie strony internetowej ( that enables an action s beneficiaries to work together ) Wsparcie logistyczne (sale, katering) ( if this is not an action tasks described as such in Annex I) Zakup odczynników, publikacji naukowych potrzebnych do realizacji projektu Wynajęcie konsultantów ds. IPR Koszty ochrony praw własności intelektualnej Koszty zapewnienia otwartego dostępu do publikacji 27

28 KOSZTY POŚREDNIE 28

29 Jaka jest wartość kosztów pośrednich? Koszty personelu: Koszty całkowite: Koszty podróży: Koszty pośrednie: 25% Koszty towarów i usług: Podwykonawstwo:

30 AUDYTY Aneks 5 Dofinansowanie EUR (koszty rzeczywiste, bez stawki zryczałtowanej na koszty pośrednie, bez kosztów jednostkowych w przypadku właściciela MŚP, który nie pobiera wynagrodzenia) 30

31 KALKULACJA KOSZTÓW i WYPEŁNIANIE TABELI BUDŻETOWEJ WE WNIOSKU PROJEKTOWYM 31

32 KALKULACJA BUDŻETU KOSZTY PERSONELU - przykład: PM AMOUNT PM RATE PERSONNEL BUDGET 7 PM

33 KALKULACJA BUDŻETU KOSZTY PODRÓŻY I DIET - przykład Zazwyczaj stosuje się wartości uśrednione Ilość podróży Średni koszt podróży Budżet na podróże

34 WNIOSEK PROJEKTOWY 3.4 Resources to be committed Table 3.4a showing number of person/months required Number of person/months over the whole duration of the planned work, for each work package, for each participant. Identify the work-package leader for each WP by showing the relevant person month figure in bold. WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/Months per Participant Participant Number/Short Name Participant Number/Short Name Total Person/Months 34

35 WNIOSEK PROJEKTOWY 3.4 Resources to be committed Table 3.4 b: Other direct cost items (travel, equipment, infrastructure, goods and services) Please complete the table below for each participant if the sum of the costs for travel, equipment and goods and services exceeds 15% of the personnel costs for that participant (according to the budget table in section 3 of the proposal administrative forms). Participant Number/Short Name Travel Equipment Other goods and services Total Cost ( ) Justification 35

36 ĆWICZENIE Tabela budżetowa 36

37 ROZWIĄZANIE (A) Direct personnel costs/ (B) Other direct costs/ (C) Direct costs of subcontracting / (D) Direct costs of providing financial support to third parties/ (E) Costs of inkind contribution s not used on the beneficiary s premises/ (F) Indirect costs/ (=0,25(A+B -E)) (G) Special unit costs covering direct and indirect costs (H) Total estimated eligible costs/ (A+B+C+D+ F+G) (I) Reimbur sement rate (J) Max.grant/ (=H*I) (K) Requested grant/ % %

38 REJESTRACJA Rejestracja w systemie Participant Portal jest niezbędna, żeby złożyć wniosek projektowy. Aby założyć konto podmiotu, najpierw należy założyć konto indywidualne w systemie ECAS. Po założeniu indywidualnego konta, w zakładce my organisation(s) możemy przystąpić do rejestracji jednostki. Dane teleadresowe Numer regon Numer VAT Wybór profilu jednostki (MŚP). 38

39 POTWIERDZENIE STATUSU MŚP Szczegółowa definicja MŚP W przypadku beneficjentów chcących brać udział w SME Instrument, system wymaga wypełnienia deklaracji w narzędziu SME Self-Assessment Wizard, który przeprowadza osobę rejestrującą przez proces deklaracji organizacji jako MŚP. Informacje (SME Self-Assessment Wizard Guidance): wizard_guidance.pdf W PRAKTYCE aby przejść do SME Self Assessment Wizzard: Po pierwszym etapie rejestracji będzie możliwość -to choose a specific pregramme 39 Research and Innovation Programme

40 POTWIERDZENIE STATUSU MŚP Czy MŚP jest zaangażowane w działalność gospodarczą? Liczba zatrudnionych pracowników. Roczny obrót. Całkowity bilans roczny. Jeżeli nie mamy powiązań kapitałowych lub osobowych z innymi podmiotami (jesteśmy przedsiębiorstwem niezależnym), te informacje wystarczą Komisji, żeby zweryfikować, czy spełniamy normy określone w rekomendacji Komisji Europejskiej z 6 maja 2003r. 2003/361/EC. 40

41 POTWIERDZENIE STATUSU MŚP W przypadku gdy istnieją powiązania z innymi podmiotami, należy wprowadzić: Udziałowców (shareholders) W tej kategorii wskazujemy udziałowców, którzy albo są podmiotami publicznymi, albo prywatnymi podmiotami, które posiadają ponad 25% udziałów/praw do głosowania, bądź osobami fizycznymi posiadającymi ponad 50% udziałów/praw do głosowania w naszym MŚP. Udziały jakie MŚP posiada w innym podmiocie (participations) Wykazujemy tylko takie podmioty, w których nasze MŚP posiada więcej niż 25% udziałów/praw do głosowania. Inne powiązania (other relationships) Wykazujemy powiązania podmiotów wskazanych w wyżej wymienionych grupach, a więc takich, które nie są bezpośrednio powiązane z naszym MŚP, a jedynie przez udziałowców, bądź podmioty kontrolowane przez MŚP. Po wskazaniu podmiotów, które są powiązane z naszym MŚP, będziemy proszeni o wprowadzenie danych tych podmiotów (analogicznie do tych, które wprowadzaliśmy dla naszego MŚP). Po wprowadzeniu i zaakceptowaniu wszystkich danych, dostaniemy od razu informację z KE, czy kwalifikujemy się jako MŚP. 41

42 WALIDACJA FINANSOWA Podmioty aplikujące indywidualnie nie podlegają obowiązkowo sprawdzaniu wiarygodności finansowej. Komisja Europejska sprawdza wiarygodność finansową koordynatora, jeżeli wnioskowane dofinansowanie projektu jest równe lub wyższe niż 500,000 euro. W systemie Participant Portal udostępniona jest również możliwość samodzielnego sprawdzenia wiarygodności finansowej przez daną jednostkę za pośrednictwem: Financial viability elf-check tool 42

43 WALIDACJA FINANSOWA W trakcie walidacji finansowej Komisja Europejska sprawdzi, czy dana jednostka: Posiada wystarczającą płynność finansową jest w stanie pokryć zobowiązania krótkoterminowe. Jest finansowo niezależna. Jest wypłacalna jest w stanie pokryć zobowiązania średnio i długoterminowe. Jest opłacalna generuje zyski, lub co najmniej finansuje bez problemów swoją działalność (ten punkt nie odnosi się do osób prywatnych). Walidacja finansowa jest ważna przez 18 miesięcy 43

44 Jeżeli wiarygodność finansowa podmiotu musi być sprawdzona: Jednostka zostanie poinformowana wcześniej o szczegółach procesu i osobach do kontaktu po stronie Komisji Europejskiej. Jednostka będzie musiała przedstawić dokumentacje finansową oraz istotne dodatkowe dokumenty dotyczące ostatniego zamkniętego roku obrotowego. Komisja Europejska na podstawie dokumentów z ostatniego roku obrotowego przeprowadzi analizę finansową. 44

45 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Barbara Trammer Bartosz Majewski Iwona Kucharczyk Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Krzywickiego Warszawa tel: fax: