BPSP-322-4/12, BPSP-322-1/13 Warszawa, dnia 07 lutego 2013 r. Do wszystkich Wykonawców: Nr sprawy: BPSP-322-4/12, BPSP-322-1/13 Dotyczy: postępowania organizowanego przez Kancelarię Senatu, w trybie przetargu nieograniczonego, na ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie służbowych podróży zagranicznych senatorów, pracowników Kancelarii Senatu oraz osób delegowanych przez Kancelarię Senatu oraz ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków zespołu konwojującego wartości pieniężne. ODPOWIEDZI NA PYTANIA dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w postępowaniu przeprowadzanym w trybie przetargu nieograniczonego, na ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie służbowych podróży zagranicznych senatorów, pracowników Kancelarii Senatu oraz osób delegowanych przez Kancelarię Senatu oraz ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków zespołu konwojującego wartości pieniężne. (Podstawa prawna: art. 38 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W związku z nadesłanymi dniu 05.02.2013 r. pytaniami dotyczącymi treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z załącznikami z dnia 31 stycznia 2013 r., na ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie służbowych podróży zagranicznych senatorów, pracowników Kancelarii Senatu oraz osób delegowanych przez Kancelarię Senatu oraz ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków zespołu konwojującego wartości pieniężne, Kancelaria Senatu udziela następujących odpowiedzi: 3.2.1 Część zamówienia ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie służbowych podróży zagranicznych senatorów, pracowników Kancelarii Senatu oraz osób delegowanych przez Kancelarię Senatu. Pytanie 1: Doprecyzowanie zapisu dotyczącego odpowiedzialności Ubezpieczyciela w ramach wysokości sumy ubezpieczenia przy świadczeniu pkt 4/ - leczenie chorób przewlekłych w treści nie mniej niż". Prosimy o potwierdzenie, że górną granicą odpowiedzialności będzie suma 36 000 EURO. Odpowiedź 1: Zgodnie z SIWZ suma 35 000 EURO stanowi dolną granicę odpowiedzialności nie mniej niż 35.000 EURO (tj. 70% sumy ubezpieczenia). Górnej granicy odpowiedzialności Zamawiający nie określił. 1
Pytanie 2: Doprecyzowanie zapisu dotyczącego realizacji usługi pkt 7/ - koszty ratownictwa i poszukiwań oraz odpowiedzialności Ubezpieczyciela w ramach wysokości sumy ubezpieczenia. Prosimy o doprecyzowanie w jakich sytuacjach Ubezpieczyciel zobowiązany będzie do organizacji oraz pokrycia kosztów ratownictwa i poszukiwań. Prosimy o potwierdzenie, że górną granicą odpowiedzialności Ubezpieczyciela będzie suma 10 000 EURO. Odpowiedź 2: Koszty ratownictwa definiowane są jako niezbędne i udokumentowane koszty poniesione na akcję poszukiwawczą lub ratowniczą wykonywaną przez wyspecjalizowane służby ratownicze, prowadzoną w celu ratowania życia lub zdrowia Ubezpieczonego, który uległ nieszczęśliwemu wypadkowi bądź nagłemu zachorowaniu podczas służbowych podróży zagranicznych. Suma 10 000 EURO stanowi dolną granicę odpowiedzialności (wg. SIWZ min. 10 000 EURO). Górnej granicy odpowiedzialności Zamawiający nie określił. Pytanie 3: Prosimy o doprecyzowanie czy określona suma ubezpieczenia dla kosztów leczenia usług assistance, następstw nieszczęśliwych wypadków oraz bagażu podróżnego dotyczy każdego zdarzenia czy też jednego i wszystkich zdarzeń dla każdego ubezpieczonego, czy też każde wypłacone odszkodowanie powoduje pomniejszenie sumy ubezpieczenia. Odpowiedź 3: Suma ubezpieczenia dla kosztów leczenia usług assistance, następstw nieszczęśliwych wypadków oraz bagażu podróżnego stanowi górny limit odpowiedzialności za wszystkie szkody objęte ochroną ubezpieczeniową w odniesieniu do każdego ubezpieczonego wynikłe z jednego zdarzenia bez względu na łączną liczbę zdarzeń w okresie ubezpieczenia. Pytanie 4: Prosimy o doprecyzowanie jakie dane zostają uwzględnione w ramach przesyłanych zestawień osób, które będą podstawą do rozliczenia składki za miesiąc miniony. Odpowiedź 4: W ramach przesyłanych zestawień osób Zamawiający będzie podawał następujące dane: l.p. Imię i Nazwisko Miejscowość zamieszkania Kraj wyjazdu Wyjazd od Wyjazd do Ilość osobodni 2
Pytanie 5: Czy w ramach każdorazowego zgłoszenia pracownika delegowanego w podróż służbową zagraniczną Zamawiający dopuszcza uwzględnienie takich danych jak: imię i nazwisko, nr PESEL, adres zamieszkania, okres pobytu w podróży zagranicznej oraz kraj docelowy wyjazdu. Odpowiedź 5: NIE, Zamawiający dopuszcza jedynie uwzględnienie danych jak wyżej/poniżej: l.p. Imię i Nazwisko Miejscowość zamieszkania Kraj wyjazdu Wyjazd od Wyjazd do Ilość osobodni Pytanie 6: Czy w trakcie trwania ochrony Zamawiający przewiduje każdorazowe zgłaszanie do Ubezpieczyciela osób objętych ochroną ubezpieczeniową najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem podróży zagranicznej. Odpowiedź 6: NIE, Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości. Zgodnie z zapisami SIWZ ma zastosowanie klauzula automatycznego objęcia ochroną ubezpieczeniową osób delegowanych. Pytanie 7: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość potwierdzenia w procesie likwidacji szkody, że ubezpieczony podczas zaistnienia zdarzenia był objęty ochroną ubezpieczeniową w czasie wykonywania pracy tj. nie przebywał w tym terminie np. na zwolnieniu lekarskim/urlopie. Odpowiedź 7: Zamawiający nie widzi uzasadnienia dla potrzeby potwierdzania faktu odbywania przez ubezpieczonego służbowej podróży zagranicznej, gdyż zgłoszenie do ubezpieczenia dokonywane jest przez Zamawiającego jedynie w sytuacji, gdy ten ma pewność, iż osoba delegowana wykonuje czynności służbowe. Pytanie 8: Czy w przypadku rozszerzenia ochrony ubezpieczeniowej o ryzyko zawału i krwotoku śródmózgowego Ubezpieczyciel ponosi odpowiedzialność za zdarzenie zaistniałe w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy też ochrona ubezpieczeniowa powinna również obejmować zdarzenia zaistniałe w związku ze stanem chorobowym Ubezpieczonego. Odpowiedź 8: Ochrona ubezpieczeniowa powinna również obejmować zdarzenia zaistniałe w związku ze stanem chorobowym Ubezpieczonego. 3
Pytanie 9: Prosimy o określenie czy odpowiedzialność Ubezpieczyciela dotyczy wyłącznie odpowiedzialności za pokryciem kosztów związanych z leczeniem chorób tropikalnych czy też powinno obejmować ryzyko następstw nieszczęśliwych wypadków. Odpowiedź 9: Odpowiedzialność Ubezpieczyciela jest opisana w SIWZ w przedmiocie ubezpieczenia. Pytanie 10: Doprecyzowanie zapisów dotyczących realizacji usług assistance w treści łącznie do sumy ubezpieczenia KL (50 000 EURO). Prosimy o określenie czy w przypadku realizacji usług assistance wysokość limitu określona została odrębnie dla każdego realizowanego świadczenia, czy stanowi łączny limit dla wszystkich świadczeń. Odpowiedź 10: W przypadku realizacji usług assistance wysokość limitu stanowi łączny limit dla wszystkich wymienionych świadczeń- łącznie do sumy ubezpieczenia KL. Pytanie 11: Prosimy o potwierdzenie czy Zamawiający dopuszcza możliwość wystawienia polis ubezpieczeniowych z rocznymi okresami odpowiedzialności. Odpowiedź 11: Zamawiający dopuszcza możliwość wystawiania polis rocznych, lecz umowa generalna będzie zawarta na okres dłuższy. Pytanie 12: Prosimy o doprecyzowanie czy zapisy w umowie generalnej - Załącznik nr 5 do SIWZ określone w 10. - WYŁĄCZENIA stanowią listę zamkniętą czy też Zamawiający dopuszcza rozszerzenie zgodnie z zapisami uwzględnionymi w OWU Ubezpieczyciela. Odpowiedź 12: Zamawiający dopuszcza rozszerzenie listy wyłączeń zgodnie z zapisami uwzględnionymi w OWU Ubezpieczyciela, z zastrzeżeniem, że w przypadku różnic w warunkach ubezpieczenia stosowane będą postanowienia korzystniejsze dla ubezpieczonego. Zgodnie z zapisem, że integralną część Umowy stanowić będą Ogólne Warunki Ubezpieczenia oraz Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia i Formularz Oferty Wykonawcy zastrzeżeniem, iż w przypadku różnic w warunkach ubezpieczenia określonych w tych dokumentach, stosowane będą postanowienia korzystniejsze dla ubezpieczonego. 4
Pytanie 13: Prosimy o doprecyzowanie czy zapis w umowie generalnej - Załącznik nr 5 do SIWZ 10. -WYŁĄCZENIA pkt c) w umowie generalnej - Załącznik nr 5 do SIWZ 10. - WYŁĄCZENIA pkt c) dotyczy ograniczenia odpowiedzialności Ubezpieczyciela po spożyciu alkoholu wyłącznie w odniesieniu do kosztów leczenia nagłego zachorowania. Odpowiedź 13: Zamawiający uznaje ograniczenie odpowiedzialności Ubezpieczyciela w odniesieniu do kosztów leczenia nagłego zachorowania będącego następstwem spożycia alkoholu. Pytanie 14: Wnioskujemy o zmianę zapisu w umowie generalnej - Załącznik nr 5 do SIWZ 10. -WYŁĄCZENIA pkt c) w umowie generalnej - Załącznik nr 5 do SIWZ 10. - WYŁĄCZENIA pkt c) w treści zdarzeń w związku ze spożyciem alkoholu, zażyciem narkotyków lub innych środków odurzających". Odpowiedź 14 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów. Pytanie 15: Prosimy o określenie planowanej ilości osobodni w rozbiciu na okresy roczne. Odpowiedź 15: Planowana liczba osobodni w okresie 2 lat na zagraniczne podróże służbowe na terenie całego świata, z włączeniem USA i Kanady wynosi ok. 3 500 osobodni. Zamawiający nie może jednoznacznie określić liczby osobodni w okresie rocznym, jednakże szacuje iż będzie to w przedziale około 1600-1750 rocznie. Pytanie 16: Prosimy o doprecyzowanie czy w ubezpieczeniu bagażu jako sprzętu elektronicznego ochrona ubezpieczeniowa dotyczy sprzętu służącego do użytku służbowego. Odpowiedź 16: W ramach bagażu podróżnego przyjmuje się, iż znajdują się w nim rzeczy osobiste osób delegowanych, w tym m.in. sprzęt elektroniczny w szczególności kamery, tablety itd. oraz sprzęt służbowy. 3.7. II Część zamówienia - Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków zespołu konwojującego wartości pieniężne: Pytanie 17: Czy w konwojowaniu uczestniczą te same osoby, czy każdorazowo ulega zmianie ich stan osobowy. 5
Odpowiedź 17: W konwojowaniu każdorazowo ulega zmianie stan osobowy, jednakże w ramach obowiązującej stałej listy 11 osób. Pytanie 18: Jaka jest częstotliwość konwojów w skali miesięcznej/rocznej. Odpowiedź 18: Przeważnie 1-2 razy w miesiącu, co daje około 15 konwojów w roku. Pytanie 19: Jaka jest łączna ilość osób uprawnionych do konwojowania. Odpowiedź 19: Łączna liczba osób uprawnionych to - 11, z tego w konwoju jednocześnie może uczestniczyć nie więcej niż 5 osób. Pytanie 20: Czy wśród osób uczestniczących w konwoju są osoby, które ukończyły 65 rok życia (prosimy o określenie ilości osób). Odpowiedź 20: Nie. Pytanie 21: Prosimy o potwierdzenie czy Zamawiający dopuszcza możliwość wystawienia polis ubezpieczeniowych z rocznymi okresami odpowiedzialności. Odpowiedź 21: Zamawiający dopuszcza możliwość wystawienia polis rocznych, lecz umowa generalna będzie zawarta na okres dłuższy. Pytanie 22: Prosimy o doprecyzowanie czy zapisy w umowie generalnej - Załącznik nr 5a do SIWZ określone w 9 - WYŁĄCZENIA stanowią listę zamkniętą czy też Zamawiający dopuszcza rozszerzenie zgodnie z zapisami uwzględnionymi w OWU Ubezpieczyciela. Odpowiedź 22: Zamawiający dopuszcza rozszerzenie zgodnie z zapisami uwzględnionymi w OWU Ubezpieczyciela, z zastrzeżeniem, że w przypadku różnic w warunkach ubezpieczenia, stosowane będą postanowienia korzystniejsze dla ubezpieczonego. 6
Zgodnie z zapisem, że integralną część Umowy stanowić będą Ogólne Warunki Ubezpieczenia oraz Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia i Formularz Oferty Wykonawcy zastrzeżeniem, iż w przypadku różnic w warunkach ubezpieczenia określonych w tych dokumentach stosowane będą postanowienia korzystniejsze dla ubezpieczonego. Pragnę również wyjaśnić - w nawiązaniu do pytania z dnia 01.02.2013 r. (zamieszczone na stronie internetowej Kancelarii Senatu) - że dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, np. zaświadczenie urzędu skarbowego o niezaleganiu z opłacaniem podatków i inne określone w SIWZ jeżeli oferta składana jest przez oddział przedsiębiorcy zagranicznego, powinny dotyczyć przedsiębiorcy zagranicznego, w tym przypadku zagranicznego zakładu ubezpieczeń, a nie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce. Oddział przedsiębiorcy zagranicznego nie może bowiem występować w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w roli Wykonawcy, a jedynie jako reprezentant przedsiębiorcy zagranicznego. Jednocześnie Zamawiający informuje, że w związku z udzielonymi odpowiedziami nie ulega przesunięciu termin składania ofert, a udzielone wyjaśnienia stanowią integralną część SIWZ z załącznikami i są wiążące dla Wykonawców. Z poważaniem w zastępstwie Dyrektora Biura Prawnego i Spraw Pracowniczych (-) Małgorzata Dąbała-Niemiec 7