Strona1 Zapytanie ofertowe Kurs/szkolenie - Auditor wewnętrzny Zintegrowanego Systemu Zarządzania Bydgoszcz, dnia 13 listopada 2013 roku
Strona2 UŻYTE W ZAPYTANIU OFERTOWYM TERMINY Zamawiający - CIECH S.A., ul. Puławska 182, 02-670 Warszawa Przeprowadzający procedurę Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz Zarządzający projektem Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz PTE Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz Wykonawca osoba lub podmiot, który ubiega się o wykonanie zamówienia, złoży ofertę na wykonanie zamówienia albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania zamówienia I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO CIECH S.A. ul. Puławska 182, 02-670 Warszawa W imieniu Zamawiającego procedurę przeprowadza: Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie kursu oraz indywidualnego doradztwa związanego ze szkoleniem na Auditora wewnętrznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnego z normami ISO 9001, ISO 14001 oraz OHSAS/PN-N 18001 dla 1 uczestnika projektu 1 Dalszy krok program aktywizacji zawodowej pracowników firmy ZACHEM S.A. realizowanego przez CIECH S.A. w ramach Priorytetu VIII. Regionalne kadry gospodarki, Działania 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałania 8.1.2 Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie kujawsko-pomorskim Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Numer umowy o dofinansowanie projektu: UM_SP.433.1.006.2013. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamówienie dotyczy przeprowadzenia kursu/szkolenia na Auditora wewnętrznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem i higieną pracy zgodnego z normami ISO 9001, ISO 14001 oraz OHSAS/PN-N 18001 obejmującego nie mniej niż 21 godzin dydaktycznych (3 dni szkoleniowe). Jeśli uczestnik szkolenia będzie potrzebował doradztwa zawodowego związanego z tematem szkolenia to dodatkowo zapewnione zostanie mu indywidualne doradztwo w wymiarze nie większym niż 2,5 godziny zegarowej na uczestnika. Przeprowadzenie doradztwa będzie wymagało zgody Zamawiającego lub działającego w jego imieniu PTE. Zamówienie dotyczy: Usługi szkoleniowe (CPV 80511000-9) Szczegółowy opis zamówienia Zamówienie obejmuje następujące zadania: 1. Przygotowanie i przekazanie do akceptacji Zarządzającemu projektem programu kursu/szkolenia oraz treści materiałów szkoleniowych. Ostateczna wersja programu oraz materiałów szkoleniowych musi być przekazana PTE najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem zajęć. 2. Oznaczenie miejsca prowadzenia zajęć, materiałów szkoleniowych, prezentacji treści szkoleniowych odpowiednimi logotypami oraz informacją o realizowaniu kursu/szkolenia w ramach projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej (zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego lub Zarządzającego projektem wzorami). 1 Liczba uczestników kursu/szkolenia może ulec zmianie.
Strona3 3. Skierowanie wszystkich uczestników kursu/szkolenia na badania lekarskie i sfinansowanie ich, w przypadku gdy udział w kursie/szkoleniu będzie takowych wymagał. 4. Przeprowadzenie kursu/szkolenia obejmującego nie mniej niż 21 godzin dydaktycznych (3 dni szkoleniowe) oraz przeprowadzenie doradztwa zawodowego, jeśli uczestnik kursu/szkolenia będzie takiego potrzebował, w wymiarze nie większym niż 2,5 godziny zegarowe na uczestnika. 5. Przeprowadzenie pre-testu przed rozpoczęciem pierwszych zajęć i post-testu po zakończeniu ostatnich zajęć, a także egzaminu po zakończeniu kursu/szkolenia. 6. Bieżące prowadzenie: dziennika zajęć, list obecności a w przypadku udzielania indywidualnego doradztwa również kart usługi doradczej, według wzorów przekazanych przez Zamawiającego lub Zarządzającego projektem. 7. Przekazanie Zarządzającemu projektem oryginałów następujących dokumentów: listy obecności, dziennika zajęć, pre i post testów oraz kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem zaświadczeń/certyfikatów oraz innych dokumentów potwierdzających ukończenie kursu/szkolenia oraz zdania egzaminu przez wszystkich Uczestników. Dodatkowo przekazanie protokołu potwierdzającego wykonania zadania (protokołu odbioru). W przypadku udzielenia indywidualnego doradztwa przekazanie wypełnionych kart usługi doradczej. Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia zajęć, w tym warunki lokalowe, sprzętowe (narzędzia, maszyny, itp.), niezbędne pomoce dydaktyczne, materiały szkoleniowe, a także catering (w przypadku szkoleń trwających od 4 do 7 godzin dydaktycznych dziennie wymagana jest przerwa kawowa, w trakcie szkoleń trwających 8 godzin powinna być zapewniona przerwa kawowa i obiad). Trenerzy, szkoleniowcy i wykładowcy wskazani przez Wykonawcę jako realizatorzy zajęć otrzymają materiał na temat wdrażania idei równości płci w czasie szkoleń i będą zobowiązani do jego przestrzegania. Realizatorzy zajęć zobowiązani są do przedstawienia metod, które będą przez nich wykorzystywane w czasie kursu/szkolenia. Wybrany Wykonawca musi dysponować prawami autorskimi do programów i materiałów wykorzystywanych na zajęciach. IV. CZĘŚCI ZAMÓWIENIA Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. V. PROCEDURA ODWOŁAWCZA Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. VI. OFERTY WARIANTOWE Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. VII. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający rozpocznie kurs/szkolenie nie później niż w dniu 31.12.2013 r. a zakończy go do dnia 12.02.2014 r. 2. Termin rozpoczęcia/zakończenia kursu/szkolenia w uzasadnionych przypadkach może zostać przesunięty, pod warunkiem, że Zarządzający projektem wyrazi na to zgodę. 3. Ostateczny termin zakończenia kursu/szkolenia zostanie ustalony z Wykonawcą po wyborze oferty jednakże nie może być późniejszy niż 31.08.2014 r. VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OFERTOWYM ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który spełnia następujące warunki: 1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Do oferty należy dołączyć oświadczenie lub zaświadczenie wskazujące na posiadanie przez Wykonawcę powyższych uprawnień. 2. Zapewni trenerów posiadających co najmniej 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń obejmujących tematykę wskazaną w treści zapytania ofertowego. Trenerzy powinni przeprowadzić co najmniej 10 szkoleń z zakresu tematyki, której dotyczy składana oferta. Do oferty należy dołączyć CV trenerów potwierdzające wymagane doświadczenie.
Strona4 3. Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań. 4. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, rozliczających się na podstawie faktury VAT, zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rozwoju Regionalnego określoną w piśmie nr DZF-IV- 82252-54-IK/12 z 31 stycznia 2012 r. (do wglądu w siedzibie Zamawiającego, istnieje również możliwość przesłania Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej), wszystkie szkolenia w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powinny być zwolnione z podatku od towarów i usług, o ile są finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Możliwość naliczenia VATu istnieje tylko wówczas, gdy Wykonawca posiada interpretację podatkową, wydaną w jego indywidualnej sprawie przez organ podatkowy. a. w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (rozliczających się na podstawie umów cywilno-prawnych) do oferty składa się Załącznik nr 3, b. w przypadku Wykonawców, którzy w ramach przedmiotowych usług będą rozliczali rachunki do oferty składa Załącznik nr 3, c. w przypadku Wykonawców, którzy w ramach przedmiotowych usług będą rozliczali faktury VAT zwolnione z podatku od towarów i usług do oferty należy dołączyć Załącznik nr 3, d. w przypadku Wykonawców, którzy w ramach przedmiotowych usług będą rozliczali faktury VAT naliczając podatek od towarów i usług do oferty należy dołączyć kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem interpretacji podatkowej wydanej w jego indywidualnej sprawie przez organ podatkowy oraz Załącznik nr 3. IX. ZAPYTANIA, WYJAŚNIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Wykonawca może zwrócić się do Przeprowadzającego procedurę z pisemną prośbą wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Przeprowadzający procedurę odpowie Wykonawcy niezwłocznie, nie później jednak niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert, na wskazany przesyłając odpowiedź na wskazany przez niego adres mailowy oraz umieści taką informację na stronie internetowej (www.dalszykrok.pte.bydgoszcz.pl) pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynął do Przeprowadzającego procedurę nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 2. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszego zapytania ofertowego, a treścią udzielonych odpowiedzi, jako obowiązującą uznaje się treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Przeprowadzającego procedurę. 3. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmiany treści Zapytania ofertowego. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany, informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej projektu www.dalszykrok.pte.bydgoszcz.pl oraz przekazana wszystkim Wykonawcom, którym przekazano Zapytanie ofertowe i będzie dla nich wiążąca. X. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO / PRZEPROWADZAJĄCEGO PROCEDURĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Procedurę w imieniu CIECH S.A. przeprowadza Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz.
Strona5 2. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest p. Marta Kowalewska pracownik biura projektu (kontakt wyłącznie w dni robocze, w godz. 8.00-16.00, e mail: kowalewska@pte.bydgoszcz.pl). 3. Przeprowadzający procedurę porozumiewa się z Wykonawcami w formie pisemnej (poczta tradycyjna lub mail). 4. Przeprowadzający procedurę dopuszcza przekazanie korespondencji w tym: oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje także za pomocą faksu. 5. Korespondencję związaną z niniejszym zapytaniem ofertowym należy kierować na adres siedziby Przeprowadzającego zamówienie: Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz, nr faksu: 52 / 322 67 81, e-mail: kowalewska@pte.bydgoszcz.pl. XI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez 21 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. XIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Oferta musi mieć formę pisemną i powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym (dokumenty obcojęzyczne powinny zostać przetłumaczone na język polski). 2. Koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 3. Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu wyłącznie jedną ofertę. 4. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia i załączniki, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym. 5. Do Oferty powinien być dołączony dokument wskazujący jakie osoby są uprawnione do reprezentowania Wykonawcy (KRS, pełnomocnictwo, umowa spółki). XIV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz, w terminie do dnia 29.11.2013 roku, do godz. 15:00. 2. Ofertę należy dostarczyć za pomocą jednego z poniżej wskazanych sposobów: a. za pomocą e-maila na adres kowalewska@pte.bydgoszcz.pl (w tytule maila należy wskazać: Zapytanie ofertowe Kurs/szkolenie na Auditora wewnętrznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania ), b. za pomocą faksu numer fax-u: 52 322 67 81, c. osobiście, pocztą lub kurierem do siedziby Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego oddział w Bydgoszczy, ul. Długa 34, 85-034 Bydgoszcz, pokój nr 200, w zamkniętej kopercie opisanej zgodnie z poniższym wzorem: Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy Ul. Długa 34 85-034 Bydgoszcz Dotyczy zapytania ofertowego Kurs/szkolenie na Auditora wewnętrznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane oraz nie będą odsyłane do Wykonawców.
Strona6 XV. 5. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert pod warunkiem, że PTE otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, jednakże z dopiskiem ZMIANA. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cenę oferty należy podać w formie ceny brutto za przeprowadzenie kursu/szkolenia, którego dotyczy Oferta w przeliczeniu na 1 uczestnika. 2. Wykonawca powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia, w szczególności: wynagrodzenie dla osób/osoby prowadzącej zajęcia, materiały szkoleniowe, catering (w przypadku szkoleń trwających od 4 do 7 godzin dydaktycznych dziennie wymagana jest przerwa kawowa, w trakcie szkoleń trwających 8 godzin powinna być zapewniona przerwa kawowa i obiad) oraz badania lekarskie (jeśli są wymagane). 3. Wykonawca w Ofercie powinien dodatkowo wskazać stawkę za 1 godzinę zegarową indywidualnego doradztwa zawodowego związanego z tematem kursu/szkolenia, z którego uczestnicy kursu/szkolenia będą mogli (za zgodą PTE) skorzystać. 4. Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich (PLN), w złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 5. Wykonawca odpowiedzialny jest za podniesienie kwalifikacji wszystkich Uczestników szkolenia/kursu. Zapłata wynagrodzenia uzależniona będzie od osiągniętego efektu szkolenia/kursu potwierdzonego uzyskaniem przez wszystkich Uczestników zaświadczenia/certyfikatu ukończenia kursu/szkolenia oraz uzyskaniem pozytywnego wyniku egzaminu. Wypłata wynagrodzenia następuje za każdego uczestnika, który ukończy kurs/szkolenie oraz uzyska wynik pozytywny z egzaminu. XVI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej zastosowane zostaną następujące kryteria: a) cena brutto oferty 70% b) doświadczenie 30% Cena (70%): Ocenie podlegać będzie cena brutto obejmująca łącznie przygotowanie i przeprowadzenie kursu/szkolenia w przeliczeniu na jednego uczestnika kursu/szkolenia oraz cena brutto przeprowadzenia 1 godziny zegarowej indywidualnego doradztwa. Cb = Csz + Cd gdzie: Cb cena brutto badanej oferty Csz cena brutto szkolenia w przeliczeniu na uczestnika Cd cena brutto 1 godziny zegarowej doradztwa indywidualnego Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty dla danej wersji zamówienia przez cenę oferty badanej oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, którą ustalono na 70 pkt. wg wzoru: C = (Cmin / Cb) x 70 punktów gdzie: C liczba punktów oferty wynikających z kryterium cena Cmin cena najtańszej oferty Cb cena badanej oferty
Strona7 Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena - 70 pkt. Przez cenę oferty rozumie się cenę brutto Doświadczenie (30%): W ramach tego kryterium przydzielone zostanie od 0 do 30 punktów. Ocena zostanie ona dokonana w oparciu o informacje zawarte w formularzu ofertowym, w pkt. 4 (po sprawdzeniu ich zgodności z załącznikiem nr 4). Ocenie podlegać będzie doświadczenie Wykonawcy w prowadzonych szkoleniach/kursach z zakresu którego oferta dotyczy. Ilość punktów będzie uzależniona od ilości szkoleń przeprowadzonych w okresie ostatnich 5 lat. a) za przeprowadzenie od 1 do 5 szkoleń/kursów określonych w zamówieniu 5 punktów b) za przeprowadzenie od 6 do 10 szkoleń/kursów określonych w zamówieniu 15 punktów c) za przeprowadzenie powyżej 10 szkoleń/kursów określonych w zamówieniu 30 punktów D = Dz gdzie D liczba punktów oferty wynikająca z kryterium doświadczenie Dz liczba punktów przyznana za przeprowadzenie szkoleń przez badanego Wykonawcę Sposób obliczenia ogólnej oceny oferty: O = C + D gdzie: O liczba punktów oferty wynikających z kryterium cena C cena D liczba punktów oferty wynikająca z kryterium doświadczenie Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający lub przeprowadzający w jego imieniu postępowanie może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności. XVII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA Umowa zostanie zawarta w terminie 21 dni od zakończenia postępowania tj. wyboru najkorzystniejszej oferty. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. XVIII. ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym 3. Oświadczenie o sposobie rozliczania usługi (Rachunek / Faktura VAT) 4. Wykaz szkoleń/kursów zrealizowanych przez Zamawiającego w ramach tematyki, której zamówienie dotyczy data i podpis osoby/osób uprawnionych do podejmowania decyzji w imieniu Wykonawcy)