GZ/GZO/ZOP/LG/ 20 /2013 Od: Lidia Gasi - Biuro Zakupów PKN ORLEN S.A. Zapytanie Ofertowe : wykonanie Koncepcji Programowo-Przestrzennej (KPP) wraz ze Zbiorczym Zestawieniem Kosztów (ZZK): Modernizacja układu chłodzenia frakcji gazowej C2+ na Instalacji Odzysku Wodoru. Szanowni Państwo, W imieniu PKN ORLEN S.A.(zwanym dalej równieŝ Spółką) zapraszam do złoŝenia oferty dotyczącej wykonania prac zgodnie z poniŝszym: I. Temat: wykonanie Koncepcji Programowo-Przestrzennej (KPP) wraz ze Zbiorczym Zestawieniem Kosztów (ZZK): Modernizacja układu chłodzenia frakcji gazowej C2+ na Instalacji Odzysku Wodoru. II. Zakres przedmiotowej pracy: Wykonanie Koncepcji Programowo-Przestrzennej (KPP) w poniŝszych wariantach wraz ze Zbiorczym Zestawieniem Kosztów (ZZK). W ramach KPP naleŝy przeprowadzić analizę obecnego układu chłodzenia frakcji C2+, po przeprowadzeniu analizy zaproponować optymalny przyszły układ (wymiana, rozbudowa, modernizacja, przebudowa itp.). RozwaŜane warianty: 1. Dla częściowego zatrzymania instalacji. Zatrzymujemy na chwilę węzeł "zimny", przywracamy stan techniczny E-302 i uruchamiamy węzeł. 2. Naprawa na ruchu: zaproponowanie rozwiązań, które pozwolą na naprawę układu bez zatrzymywania instalacji, lub całkowicie wyeliminuje problem. osadzania się kamienia na powierzchni wymiany ciepła E-302. Zakresy mogą być radykalnie róŝne - tj koszt inwestycji od kilkudziesięciu tyś do 1 mln., Z drugiej strony najtańsze rozwiązanie moŝe być niekorzystne produkcyjnie (sytuacja technologiczna na zakładzie) w momencie wykorzystania rozwiązania. Dodatkowo, rozwiązanie naleŝy przeanalizować pod kątem planowanej w przyszłości intensyfikacji instalacji Odzysku Wodoru. (dwa warianty) Kolejne etapy prac mają być konsultowane z PR 5. Strona 1 z 5
W koncepcji przygotowane warianty naleŝy ocenić pod kątem ekonomicznym przedsięwzięcia z uwzględnieniem kosztów inwestycji, późniejszej eksploatacji, kosztów naprawy węzła w obu wariantach, postoju instalacji. Wskazać najkorzystniejsze rozwiązanie w obecnych i perspektywicznych uwarunkowaniach. obowiązkowa wizja lokalna na obiekcie W wariantach ZZK naleŝy opracować rozbicie budŝetu na prace projektowe, materiały/zakupy i roboty. Zakres przedmiotowy prac winien być wykonany kompletnie we wszystkich wymaganych branŝach i zawierać niezbędne opinie, pozwolenia zatwierdzenie w tym słuŝb PKN. Cel projektu: wydłuŝenie okresu międzyremontowego z powodu awarii chłodnicy E-302 poprzez wyeliminowanie procesu osadzania się kamienia. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania prac projektowych nie zawęŝając rozwiązań projektowych do jednego dostawcy: maszyn, urządzeń, aparatów, uŝywanych materiałów, wykonawstwa robót.itp. Rozwiązania projektowe mają umoŝliwić Zamawiającemu przeprowadzenie postępowań zakupowych w ramach procedur PKN ORLEN S.A. W przypadku rozwiązań projektowych (wysoce specjalistycznych lub na specjalne parametry pracy) gdy moŝe je spełnić tylko jeden dostawca/wykonawca powinno to być szczegółowo w projekcie opisane (uzasadnione) i potwierdzone przez przedstawiciela Zamawiającego na etapie odbioru prac w protokole zdawczo odbiorczym w uwagach. Dokumentacja winna być zgodna z aktami wewnętrznymi PKN ORLEN S.A. w tym m. In. uwzględniać będzie Standardy i Warunki techniczne Wykonania i Odbioru Robót (dokument dostępny w Archiwum PKN ORLEN S.A., Budynek inwestycji nr 03 oraz obowiązującymi przepisami prawa. Dokumentacja będzie wykonana w języku polskim. III. Termin realizacji prac: 8 tygodni od rozpoczęcia prac. Rozpoczęcie pracy nastąpi od daty dostarczenia do wykonawcy podpisanego przez PKN S.A. Zamówienia na OWZ marzec 2012. Przed złoŝeniem oferty końcowej, Zamawiający przewiduje wizję lokalną w celu omówienia i wyjaśnienia zakresu merytorycznego oraz terminu wykonania przedmiotowej pracy. W sprawach wizji informacji udzieli Pan Grabarczyk Ireneusz tel. +4824 256 88 80 IV. Wymogi formalne: 1. Przesłana przez Państwa oferta powinna zawierać w szczególności: Strona 2 z 5
Pismo przewodnie zawierające informację o przystąpieniu do akcji ofertowej wraz z potwierdzeniem gotowości do wykonania usługi na aktualnych OWZ marzec 2012 Podstawowe informacje o Oferencie (dokładna nazwa, adres, numer telefonu i faksu, NIP, KRS, REGON, osoba kontaktowa numer telefonu stacjonarnego i/lub komórkowego, bezpośredni adres mailowy) Zobowiązanie Oferenta do wykonania zamówienia w wyŝej wymienionym terminie i/lub proponowany harmonogram świadczonych usług. 1. Deklarację wykonania pełnego zakresu prac zawartego w zaproszeniu do złoŝenia oferty oraz potwierdzenie wymaganego terminu wykonania pracy.. 2. Okres gwarancji na wykonane prace (preferowane 36 m-cy) liczony od dnia odbioru końcowego pracy. 3. Ogólne informacje/dane na temat realizacji podobnych projektów w okresie ostatnich 5 lat. w tym projekty o podobnym zakresie w branŝy technologicznoprocesowej 4. Deklarację, Ŝe opracowanie będące przedmiotem przetargu będzie: - skoordynowane technicznie z punktu widzenia celu, któremu ma słuŝyć, - zostanie opracowane kompletnie pod względem obowiązujących przepisów, potrzeb i procedur w Polskim Koncernie Naftowym ORLEN S.A., - zawierać będzie wymagane opinie, pozwolenia, zatwierdzenia i uzgodnienia w zakresie wynikającym z przepisów i procedur w Polskim Koncernie Naftowym ORLEN S.A., - uwzględniać będzie Standardy i Warunki techniczne Wykonania i Odbioru Robót 5. Oświadczenie Oferenta biorącego udział w akcji ofertowej (Załącznik Nr 1 do zaproszenia). 6. Termin waŝności oferty min. 4 miesiące 7. Informacje o wdroŝonych systemach jakości w tym : certyfikatu wg normy PN- N-18001:2004, dotyczącego Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy 8. Deklarację, Ŝe oferent w momencie rozpoczęcia prac będzie miał waŝne i opłacone ubezpieczenie OC projektanta. Suma ubezpieczenia min 1 000 000 PLN. (prosimy o przysłanie skanu aktualnej polisy). 2. Sposób złoŝenia oferty Dokumenty składane przez oferenta powinny zostać dostarczone pocztą elektroniczną na adres: lidia.gasi@orlen.pl Spółka zastrzega sobie prawo do odrzucenia bez rozpatrywania ofert złoŝonych po tym terminie. Objętość całkowita jednej wiadomości nie moŝe przekroczyć 10 MB, w innym przypadku naleŝy ofertę skompresować WinZip lub WinRar Dopuszczalny format plików:.doc,.xls,.pdf,, ppt jak równieŝ.zip, rar Dokumentacja w formie elektronicznej, zawierająca pliki w formatach podanych powyŝej, musi być zgodna z MS Office wersja 98 lub późniejszą. Ostateczną datą składania ofert jest 13.05.2013 godz. 15:00 W trakcie przygotowania ofert, oferent ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego postępowania ofertowego. Strona 3 z 5
Pytania muszą być kierowane w formie pisemnej za pomocą poczty elektronicznej na adres lidia.gasi@orlen.pl. Odpowiedzi zostaną przesłane do oferenta w miarę moŝliwości niezwłocznie, z zastrzeŝeniem jak poniŝej. Spółka zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. Prosimy o pisemną deklarację woli złoŝenia przez Państwa oferty na w/w zakres prac- w ciągu 1 tygodnia od daty otrzymania zapytania. Deklarację prosimy o przysłanie na e-maila lidia.gasi@orlen.pl. 3. Ceny: 3.1.Cenę ryczałtową netto (bez naleŝnego podatku ) za w/w zakres prac Prosimy o podanie ceny, która będzie obejmowała wszelkie koszty związane z realizacja przedmiotu umowy w tym: wymagane uzgodnienia, opinie, pozwolenia, zatwierdzenia ( mapy dostarcza Zamawiający). 3.2. Szczegółową wycenę dla poszczególnych prac wraz podaniem stawki za 1 roboczogodzinę. 3.3. Deklarację niezmienności ceny do końca realizacji przedmiotu przetargu. 3.4. Jeden Etap fakturowania z uwzględnieniem 90 - dniowego terminu płatności. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół zdawczo odbiorczy podpisany przez obie strony - ze strony Zamawiającego przez Realizatora projektu. 3.5. Sprzedawca zobowiązuje się do samodzielnej realizacji prac zleconych przez PKN ORLEN S.A., lub w przypadku konieczności zlecenia prac dla podwykonawcy, uzyskania akceptacji Biura Zakupów PKN ORLEN S.A. 3.6. Zapłata naliczonych kar (lub innych roszczeń w kwocie netto lub brutto) umownych, nastąpi na podstawie wystawionych przez Zamawiającego not obciąŝeniowych z 7-dniowym terminem płatności liczonym od daty wystawienia noty. Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z wierzytelności Wykonawcy z tytułu wystawionej przez niego faktury. 3.7. W przypadku dokonania potrącenia, o którym mowa w pkt. 1, Zamawiający wystawi Oświadczenie o potrąceniu, które wraz z notą, przekaŝe Wykonawcy w ciągu 7 dni od daty dokonania potrącenia. Oferent powinien określić kwotę ryczałtową. Kwota ryczałtowa podana w ofercie powinna być określona w kwocie netto (bez naleŝnego podatku ). W kwoty przedstawione w ofercie prosimy wkalkulować wszelkie koszty dodatkowe (np. ewentualne koszty dojazdów, uzgodnień, opinii wymaganych, słuŝb etc.). Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złoŝeniem oferty ponosi Oferent. NiezaleŜnie od wyników akcji, PKN ORLEN S.A. nie będzie odpowiedzialny, ani dłuŝny w jakikolwiek sposób, kosztów lub strat poniesionych przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złoŝeniem oferty. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo wyboru Oferenta według własnego uznania lub uniewaŝnienia akcji w całości lub w części, bez podawania przyczyn. Strona 4 z 5
Wynagrodzenie za usługi wykonane na rzecz Spółki będzie płatne od dnia dostarczenia do PKN ORLEN S.A. faktury i podpisania przez obie strony Protokołu Odbioru Usług. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złoŝonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niŝ jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy moŝe obejmować całość lub część zakresu złoŝonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Ŝadne roszczenia wobec Zapraszającego. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c. 4. Informacje chronione Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego Zapytania Ofertowego jako chronione. Informacje dotyczące faktu zaproszenia Oferenta do udziału w niniejszym postępowaniu ofertowym, faktu złoŝenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez oferenta jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Spółki na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji. 5. Osoba kontaktowa Osobą kontaktową jest: Lidia Gasi PKN ORLEN S.A. ul. Chemików 7 09-411 Płock, Polska tel.: 024 256 78 41 E-mail: lidia.gasi@orlen.pl Z powaŝaniem, Lidia Gasi Zespół Zakupów Usług Profesjonalnych. W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości pozostajemy do Państwa dyspozycji. Strona 5 z 5