Mrągowo, dn. 21.01.2014 r Szanowni Państwo! Firma AdamS H. Pędzich z siedzibą w Mrągowie ul. Giżycka 5, producent okien i drzwi, na potrzeby realizacji projektu Wdrożenie systemu do zarządzania produkcją wyrobów nieseryjnych i na wymiar, integrującego Firmę AdamS z jej dostawcami i odbiorcami w ramach działania 8.2 wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8 osi priorytetowej społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka uprzejmie prosi o: 1. Złożenie oferty na dostawę, instalację i wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania produkcją wyrobów nieseryjnych i na wymiar, integrującego Firmę AdamS z jej dostawcami i odbiorcami z nieograniczoną liczbą użytkowników, wsparciem technicznym i gwarancją producenta. 2. Wymagania dla sposobu realizacji zamówienia. Oferent zapewnia pełną koordynację i realizację prac wdrożeniowych przedstawionych w pkt 3 zgodnie z planem zamieszczonym w pkt 4. Instruktaż służb informatycznych zamawiającego w zakresie instalacji aktualizacji oprogramowania na stacjach roboczych. Udzielenie zamawiającemu bezterminowych licencji na system informatyczny dla nieograniczonej liczby użytkowników i nieograniczonej liczby stanowisk. Trening użytkowników systemu pod nadzorem oferenta Świadczenie opieki autorskiej rok po zakończeniu wdrożenia, obejmującej usuwanie wad w oprogramowaniu stwierdzonych w trakcie użytkowania, udostępnienie aktualizacji oprogramowania. 3. Zakres prac wdrożeniowych. W ramach prac wdrożeniowych systemu oferent jest zobowiązany do wykonania następujących prac: Dostarczenie, instalacja i konfiguracja systemu do zarządzania procesami realizowania zamówień nieseryjnych i na wymiar, z nieograniczoną liczbą użytkowników, wsparciem technicznym i gwarancją producenta, bez opłat licencyjnych w kolejnych latach. System ma wspomagać zarządzanie produkcją pod zamówienie integrując cały proces sprzedaży, produkcji, zakupu surowców, gospodarki magazynowej, generowania dokumentacji finansowoksięgowej. System ma zapewnić realizację produkcji tylko według złożonych
zamówień. System ma zapewnić zarządzanie wielopoziomowymi indeksami produktów i indeksami ich wariantów i cech. Przygotowanie bazy surowców produkcyjnych obejmujące skatalogowanie ok 6000 pozycji. Migracja rejestru kontrahentów. Zamodelowanie produktów końcowych połączonych z bazą surowców. Zaprojektowanie gniazd produkcyjnych pozwalających na rejestrowanie postępów prac i nadzór nad przebiegiem procesu produkcyjnego. Integracja ze skanerem kodów kreskowych i kolektorem danych w celu odznaczania wykonania czynności na danym gnieździe produkcyjnym. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania produkcją. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania gospodarką magazynową. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania dokumentami handlowymi i finansowymi. Opracowanie struktury rabatowania. Opracowanie wzorców dokumentów sprzedaży. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania zamówieniami od odbiorców. Funkcje modułu będą umożliwiały: a) dynamiczne projektowanie przez odbiorcę nieseryjnych wyrobów według wymiarów ostatecznego klienta b) automatyczną kontrolę wybieranych wariantów i przesyłanie projektu w formie pliku bezpośrednio do bazy danych systemu producenta oraz proces kontroli projektu prowadzony w formie elektronicznej. c) automatyczną wycenę projektu na podstawie projektu według cen zakupu surowców i zaprogramowanych technologii. d) integrację z systemem odbiorcy w zakresie dokumentów oferty, WZ i faktury sprzedaży Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania zamówieniami do dostawców. Funkcje modułu będą umożliwiały: a) automatyczne tworzenie dokumentu zamówienia do dostawcy wraz z integracją z systemem dostawcy b) integrację z systemem dostawcy w zakresie obsługi dokumentów PZ i faktura zakupu 4. Harmonogram wdrożenia. Prace wdrożeniowe powinny zostać zakończone w poniższych terminach.
Etap I zakończenie 30 kwiecień 2014 Instalacja i konfiguracja systemu. Przygotowanie bazy surowców Etap II zakończenie 31 października 2014 Modelowanie produktów Zaprojektowanie i wdrożenie obsługi gniazd produkcyjnych. Integracja ze skanerem kodów kreskowych Migracja rejestru kontrahentów. Etap III zakończenie 30 kwietnia 2015 Wdrożenie i uruchomienie zarządzania produkcją. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania gospodarką magazynową. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania dokumentami handlowymi i finansowymi. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania zamówieniami od odbiorców. Wdrożenie i uruchomienie modułu zarządzania zamówieniami do dostawców. Opracowanie i wdrożenie mechanizmów eksportu danych do systemu F-K. 5. Prace powinny zostać zrealizowane nie później niż do dnia 30 kwietnia 2015 roku przy czym poszczególne etapy projektu powinny być realizowane zgodnie z harmonogramem opisanym w pkt 4 6. Złożenie oferty jest jednoznaczne z oświadczeniem oferenta, że spełnia następujące warunki: posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie planowanej inwestycji dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej wykonanie zamówienia. deklaruje przygotowanie i przekazanie niezbędnych dokumentów do rozliczenia inwestycji. 7. Oferta powinna zostać przygotowana wyłącznie w języku polskim, podpisana przez uprawnioną osobę. Przesłana do dnia 07.02.2014 r. w formie pisemnej, przesyłką pocztową na adres : Firma AdamS H. Pędzich ul. Giżycka 5 11-700 Mrągowo. Wewnątrz przesyłki powinna znajdować się zamknięta koperta z ofertą zatytułowana: Oferta na dostawę, instalację i wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania produkcją wyrobów nieseryjnych i na wymiar. Nie otwierać przed 08.02.2014 rokiem.
8. Zamawiający nie dopuszcza skłądania ofert częściowych oraz wariantowych (jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę). Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany warunków udzielania zamówienia oraz unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. 9. Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku gdy: jej treść nie odpowiada treści warunków zapytania, a w szczególności nie spełnia wszystkich wymogów przedmiotu zamówienia, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zawiera błędy w obliczeniu ceny. 10.Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania oferenta do złożenia dodatkowych wyjaśnień, oświadczeń i innych dokumentów gwarantujących należyte wykonanie zamówienia. 11. Podana w ofercie cena musi być ceną netto wyrażoną w PLN, bez naliczonego podatku VAT. Oferta ma zawierać jedynie cenę końcową wraz z informacją ogólną na temat oferenta, specyfikacją, opisem technologii wykonania i funkcjonalności systemu informatycznego. Cena końcowa musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszystkie koszty niezbędne do zrealizowania przedmiotu zamówienia. 12.Okres gwarancji obowiązuje od daty podpisanego przez zamawiającego protokołu akceptacji końcowej, zakończonego wynikiem pozytywnym. Okres gwarancji na pełny zakres zamówienia powinien być wyrażony w miesiącach. 13.Ważność oferty nie może być krótsza niż do 28.03.2014 roku. 14.Oferta musi zawierać termin realizacji zamówienia, liczony od dnia wpłacenia zaliczki lub podpisania umowy. 15.Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty pokrywa oferent. 16.Osobą upoważnioną do kontaktów z oferentami jest Robert Żukowski robert.zukowski@adams.com.pl 17.Z przyczyn formalnych związanych ze współfinansowaniem projektu Wdrożenie systemu do zarządzania produkcją wyrobów nieseryjnych i na wymiar, integrującego firmę AdamS z jej dostawcami i odbiorcami przez Unię Europejską w ramach działania 8.2 wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8 osi priorytetowej społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, ocena oraz wybór
dostawcy przebiegać będzie zgodnie z odpowiednio ustalonymi regułami. Oferty wykonawców zostaną ocenione z uwzględnieniem następujących kryteriów: a) Kryterium cena oferty - zostanie obliczone wg następującego wzoru: Cena min W cena = ------------- *waga*100 pkt Cena badana gdzie: W cena oznacza liczbę punktów uzyskanych w kategorii Cena min oznacza minimalną kwotę zaoferowaną wśród ofert podlegających ocenie Cena badana oznacza kwotę zaoferowaną podlegającą ocenie Waga oznacza wagę kryterium wyrażoną w procentach Maksymalnie dla niniejszego kryterium zamawiający może przyznać 40 pkt. b) Kryterium wartość funkcjonalna oferty zostanie obliczone wg następującego wzoru: W fun badana W fun = ------------- *waga*100 pkt W fun.max gdzie: W fun oznacza ilość punktów uzyskanych za ocenę funkcjonalności w kategorii W fun. max oznacza maksymalną ilość punktów przyznaną za ocenę funkcjonalności wśród ofert podlegających ocenie W fun. badana oznacza ilość punktów przyznaną za ocenę techniczną ofercie podlegającej ocenie Waga oznacza wagę kryterium wyrażoną w procentach Maksymalnie dla niniejszego kryterium zamawiający może przyznać 60 punktów c) Kryterium okres gwarancji zostanie obliczone wg następującego wzoru W gwarancja badana W gwarancji = ------------------- *waga*100 pkt W gwarancja max gdzie: W gwarancji - oznacza ilość punktów uzyskanych w kategorii
W gwarancja max oznacza maksymalny okres gwarancji zaoferowany wśród ofert podlegających ocenie W gwarancja badana oznacza okres gwarancji zaoferowany w ofercie podlegającej ocenie Waga oznacza wagę kryterium wyrażoną w procentach Maksymalnie dla niniejszego kryterium zamawiający może przyznać 10 punktów d) Maksymalna ilość punktów do otrzymania: 100 punktów e) Oferty zostaną ocenione wg następującej formuły: W = W cena + W funkcjonalności + W gwarancji Współczynnik ważności L.p. Warunek Współczynnik ważności Warunki przyznawania punktacji Max. ilość punktów 1 Cena 30% Wg pkt. 10a 30 2 Funkcjonalność 60% Wg pkt. 10b 60 3 Gwarancja 10% Wg pkt. 10c 10 f) Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta ostateczna zostanie uznana za najkorzystniejszą.