ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 2/11/2013 POKL FREIS

Łódź, dn. 18.11.2013r 1. Nazwa i adres zamawiającego. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 2/11/2013 POKL FREIS Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Piramowicza 11/13, 90-254 Łódź NIP: 725-225-98-87, REGON: 101401904, KRS: 0000419659 Tel: 535-510-100 Email: krzysztof.kazmierczak@freis.pl Adres do korespondencji: Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Tuwima 22/26 90-002 Łódź Siedziba ŁARR S.A. VII p. pok. 701 2. Tytuł projektu. "PWP Oni grają, my uczymy - Program aktywizacji zawodowej poprzez kurs na instruktora / trenera II klasy przy współudziale Fundacji Realu Madryt" 3. Nazwa osi priorytetowej i działania. Oś priorytetowa VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. 4. Tryb udzielenia zamówienia. Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej 14.000 EURO netto i jest udzielane w trybie Zasady Konkurencyjności, zgodnie z Zasadami finansowania Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Zapytanie ofertowe jest kierowane, do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców. 5. Opis przedmiotu zamówienia. Wspólny słownik zamówień (kod CPV): Kod CPV 60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą Kod CPV 60400000-2 Usługi transportu lotniczego 5.1 Przedmiotem zamówienia jest: Zapewnienie transportu uczestników szkoleń na instruktora sportu/trenera piłki nożnej/koszykówki na trasie Łódź-Madryt(Hiszpania)-Łódź oraz zapewnienie transportu w Madrycie w Hiszpanii, podczas pięciodniowych

wizyt studyjnych, w ramach projektu "PWP Oni grają, my uczymy - Program aktywizacji zawodowej poprzez kurs na instruktora / trenera II klasy przy współudziale Fundacji Realu Madryt" 5.2 Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 5.2.1 transport uczestników szkoleń wraz z opiekunem na 5 wizyt do Madrytu w Hiszpanii a) jako wizytę rozumie się czas od momentu rozpoczęcia podróży z Łodzi do Madrytu do momentu zakończenia podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi. b) każda wizyta to transport na trasie Łódź Madryt Łódź, dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun), c) miejsce rozpoczęcia podróży oraz jej zakończenia znajduje się w Łodzi, ul. Tuwima 22/26, kod 90-002 (budynek Prometeon), d) miejsce docelowe podróży znajduje się w Madrycie w Hiszpanii, w jednym z hoteli zlokalizowanych w granicach administracyjnych miasta (dokładny adres zostanie podany najpóźniej na 3 dni przed planowanym rozpoczęciem podróży) e) transport może się odbywać drogą lądową (transport busem lub autobusem) lub drogą lądowopowietrzną (przelot samolotem wraz z dowozem busem lub autobusem); 5.2.2 transport w mieście Madryt w Hiszpanii w czasie 5 wizyt studyjnych a) każda z wizyt to zapewnienie transportu dla 21 osób (20 uczestników + 1 opiekun) w obszarze miasta Madryt w ciągu 5 dni pobytu dojazdy z hotelu na szkolenia i wizytacje organizowane w ramach projektu oraz powrót do hotelu, b) przewidywana liczba kilometrów do przebycia w Madrycie, w czasie każdej z pięciu wizyt: do 750 km 6. Terminy i sposób realizacji zamówienia. 6.1 Terminy transportu na trasie Łódź-Madryt-Łódź: a) I wizyta: rozpoczęcie podróży z Łodzi do Madrytu nie wcześniej niż 06 grudnia 2013r., godz. 22:00, dotarcie do Madrytu najpóźniej dnia 08 grudnia 2013r. do godz. 22:00. Rozpoczęcie podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi 13 grudnia 2013r. o godz. 18:00, dotarcie do Łodzi najpóźniej do 15 grudnia 2013r. do godz. 22:00 b) II wizyta: rozpoczęcie podróży z Łodzi do Madrytu nie wcześniej niż 07 lutego 2014r., godz. 22:00, dotarcie do Madrytu najpóźniej dnia 09 lutego 2014r. do godz. 22:00. Rozpoczęcie podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi 14 lutego 2014r. o godz. 18:00, dotarcie do Łodzi najpóźniej do 16 lutego 2014r. do godz. 22:00 c) III wizyta: rozpoczęcie podróży z Łodzi do Madrytu nie wcześniej niż 23 maja 2014r., godz. 22:00, dotarcie do Madrytu najpóźniej dnia 25 maja 2014r. do godz. 22:00. Rozpoczęcie podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi 30 maja 2014r. o godz. 18:00, dotarcie do Łodzi najpóźniej do 1 czerwca 2014r. do godz. 22:00 d) IV wizyta: rozpoczęcie podróży z Łodzi do Madrytu nie wcześniej niż 07 listopada 2014r., godz. 22:00, dotarcie do Madrytu najpóźniej dnia 09 listopada 2014r. do godz. 22:00. Rozpoczęcie podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi 14 listopada 2014r. o godz. 18:00, dotarcie do Łodzi najpóźniej do 16 listopada 2014r. do godz. 22:00 e) V wizyta: rozpoczęcie podróży z Łodzi do Madrytu nie wcześniej niż 30 stycznia 2015r., godz. 22:00, dotarcie do Madrytu najpóźniej dnia 01 lutego 2015r. do godz. 22:00. Rozpoczęcie podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi 06 lutego 2015r. o godz. 18:00, dotarcie do Łodzi najpóźniej do 08 lutego 2015r. do godz. 22:00

6.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do korekty terminów wizyt w zakresie +/- 14 dni. Zmiana taka nie będzie stanowiła podstawy do zmiany czy rozwiązania umowy. 6.3 W przypadku oferty obejmującej transport kombinowany (drogowo-lotniczy), w którym czas podróży w jedną stronę nie przekracza łącznie 10 godzin, Zamawiający dopuszcza możliwość dotarcia do Madrytu w następujących dniach i godzinach: a) dla I wizyty: do godziny 9:00 dnia 9 grudnia 2013r. b) dla II wizyty: do godziny 9:00 dnia 10 lutego 2014r. c) dla III wizyty: do godziny 9:00 dnia 26 maja 2014r. d) dla IV wizyty: do godziny 9:00 dnia 10 listopada 2014r. e) dla V wizyty: do godziny 9:00 dnia 02 lutego 2015r. 6.4 Zamawiający akceptuje wykonanie usługi następującymi środkami transportu: a) bus do 25 miejsc siedzących wraz z przyczepą na bagaż, b) autobus powyżej 25 miejsc siedzących wraz z wydzielonym miejscem na bagaż, c) samolot powyżej 25 miejsc siedzących z wydzielonym miejscem na bagaż. 6.5 Zamawiający nie dopuszcza dzielenia żadnej z pięciu grup uczestników na mniejsze podgrupy, transportowane oddzielnymi środkami transportu. 6.6 Transport w Madrycie obejmuje przejazdy na trasie hotel miejsca szkoleń uczestników - hotel. Każda z wizyt obejmuje 5 dni szkoleniowych, w trakcie których Zamawiający przewiduje przejechanie do 750 km. 7. Sposób i terminy płatności. 1. Za świadczone usługi Zamawiający będzie płacił Wykonawcy wynagrodzenia częściowe po zakończeniu każdej z pięciu wizyt wskazanych w punkcie 6. Jako wizytę rozumie się czas od momentu rozpoczęcia podróży z Łodzi do Madrytu do momentu zakończenia podróży powrotnej z Madrytu do Łodzi. 2. Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki - dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. 3. Dopuszczalne jest płacenie za usługi przez Zamawiającego przedpłaty rezerwacyjnej do wysokości 30% wynagrodzenia częściowego za każdą wizytę. W takim przypadku pozostałe wynagrodzenie za daną wizytę Zamawiający zapłaci po jej zakończeniu (po przetransportowaniu uczestników do umówionego miejsca w Łodzi). 4. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie jedynym świadczeniem należnym Wykonawcy za świadczone usługi; w szczególności wynagrodzenie to obejmuje wszelkie wydatki Wykonawcy poniesione w celu należytego świadczenia usług. 6. Wynagrodzenie płatne będzie w częściach wskazanych w ust. 1; część należna za daną wizytę będzie płatna w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę faktury VAT/rachunku za tę wizytę na rachunek wskazany na fakturze/rachunku. 7. Wynagrodzenie w formie przedpłaty płatne będzie nie wcześniej niż 30 dni przed planowanym rozpoczęciem podróży do Madrytu, w ramach danej wizyty, na podstawie oficjalnego dokumentu potwierdzającego rezerwację, na rachunek wskazany na tym dokumencie. 8. Termin płatności danej części wynagrodzenia ulega przesunięciu, w przypadku nie przekazania przez Instytucję Wdrażającą (Pośredniczącą II stopnia) w terminie środków pochodzących z dofinansowania, zaplanowanych na sfinansowanie zamówienia, do czasu otrzymania tych środków przez Zamawiającego.

8. Oferty częściowe. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 9. Miejsce i termin składania ofert. Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczyć osobiście na adres Biura Projektu: Fundacja Rozwoju Edukacji i Sportu ul. Tuwima 22/26 90-002 Łódź Siedziba ŁARR S.A. - VII piętro, pokój 701 lub przesłać pocztą elektroniczną na adres email: krzysztof.kazmierczak@freis.pl. Oferty można składać do 03 grudnia 2013r. do godz. 12.00. Oferty przesłane lub doręczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty uznaje się za całkowite, jeżeli zawierają uzupełnione i wypełnione załączniki od 1 do 6. 10. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy: 1. Są uprawnieni do wykonywania działalności lub czynności polegających na świadczeniu usług w zakresie przedmiotu zamówienia, potwierdzone odpowiednim dokumentem rejestrowym (załącznik nr 2). 2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia. 3. Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, ważne co najmniej w dniu składania ofert (załącznik nr 3) oraz zobowiązują się do posiadania i okazania Zamawiającemu potwierdzenia zawarcia takiego ubezpieczenia co najmniej 3 dni robocze przed realizacją usługi. 4. Posiadają ubezpieczenie NW w zakresie prowadzonej działalności, ważne co najmniej w dniu składania ofert (załącznik nr 4) oraz zobowiązują się do posiadania i okazania Zamawiającemu potwierdzenia zawarcia takiego ubezpieczenia co najmniej 3 dni robocze przed realizacją usługi. 5. Nie otwarto ich likwidacji, ani nie ogłoszono ich upadłości. 6. Nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie. 7. Złożą całkowitą i ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. 11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty. 11.1 Oferta na każdą z pięciu wizyt jest rozpatrywana oddzielnie w ramach ofert częściowych. 11.2 Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest: a) Cena brutto za transport za daną wizytę 90%. b) Łączna długość czasu podróży w czasie danej wizyty 10% Oferta na daną wizytę może uzyskać maksymalnie 100 punktów obliczanych wg wzoru:

Ad a) Cena brutto za transport za daną wizytę Oferta proponująca najniższą cenę za daną wizytę otrzyma maksymalnie 90 punktów. Oferty proponujące wyższą cenę otrzymają odpowiednio mniej punktów, obliczonych następująco: A C 100 0,90 Co gdzie: A liczba otrzymanych punktów za kryterium cena przez danego Wykonawcę na daną wizytę C najniższa zaproponowana oferta cenowa na daną wizytę Co oferta cenowa danego Wykonawcy na daną wizytę Ad b) Łączna długość czasu podróży w czasie danej wizyty Oferta częściowa, w której łączna długość czasu podróży z Łodzi do Madrytu i z Madrytu do Łodzi w ramach jednej wizyty będzie najkrótsza, otrzyma 10 punktów. Oferty zakładające dłuższy czas podróży otrzymają odpowiednio mniej punktów, obliczonych następująco: Łączna długość czasu podróży dla danej wizyty będzie obliczona na podstawie sumy: 1. Czasu podróży do Madrytu: poczynając od momentu rozpoczęcia podróży (godzina wyjazdu busem/autobusem z ul. Tuwima 22/26 w Łodzi lub godzina wylotu z lotniska w Łodzi), do momentu wjechania w granice miasta Madryt (transport drogowy) lub do momentu lądowania na lotnisku w Madrycie (transport drogowo-lotniczy). 2. Czasu podróży z Madrytu: poczynając od momentu wyjechania poza granicę miasta Madryt (transport drogowy) lub od momentu wylotu samolotu z lotniska w Madrycie (transport drogowo-lotniczy) do momentu przyjazdu na miejsce w Łodzi na ul. Tuwima 22/26 (lub momentu wylądowania samolotu na lotnisku w Łodzi). Wartość punktowa tego kryterium będzie obliczana według wzoru: B L 100 0,10 Lo gdzie: B liczba otrzymanych punktów za kryterium długość czasu podróży przez danego Wykonawcę na daną wizytę L najniższa zaproponowana długość czasu podróży na daną wizytę (w godzinach) Lo zakładana długość czasu podróży dla danego Wykonawcy na daną wizytę (w godzinach) 11.3 Za najkorzystniejszą Zamawiający uzna tę ofertę, która będzie spełniała wymogi formalne, nie będzie podlegać odrzuceniu i uzyska najwyższą ilość punktów P = A + B. 11.4 W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do dodatkowych negocjacji. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. 11.5 W przypadku ofert przekraczających budżet projektu, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji ceny z Oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Jeśli Oferent ten nie dokona

zmiany ceny na mieszczącą się w budżecie, Zamawiający podejmie negocjacje z Oferentem, który uzyskał następny w kolejności wynik. 11.6 Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej http://freis.pl/projekty/szkolenia do dnia 04 grudnia 2013 roku oraz zamieszczona w siedzibie firmy i biurze projektu w miejscu publicznie dostępnym. Dodatkowo każdy z Wykonawców, który złoży ofertę, będzie poinformowany o wyniku postępowania. 11.7 Po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający zawrze niezwłocznie umowy w sprawie udzielenia zamówienia. 11.8 W przypadku, gdy jeden z Wykonawców złoży najkorzystniejszą ofertę na kilka części zamówienia, dla tego Wykonawcy zostanie sporządzona jedna umowa na te właśnie części. 12. Opis sposobu przygotowania ofert instrukcja dla Oferentów. 1. Cena każdej z ofert częściowych musi być podana w polskich złotych w rozbiciu na cenę netto i brutto. 2. Cena oferty musi być podana z wyszczególnieniem środka (środków) transportu (wraz z opisem jego wyposażenia, standardu, wygody itp.), długości podróży oferowanym środkiem (środkami) transportu dla każdej z 5 wizyt w Madrycie. 3. Cena każdej oferty brutto jest ceną ostateczną i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia całego lub częściowego, w tym również koszty dojazdów do Biura Projektu prowadzonego przez Zamawiającego, przy ul. Tuwima 22/26 w Łodzi, celem odbycia spotkań roboczych i przeprowadzenia uzgodnień. 4. Oferta winna być sporządzona w języku polskim lub języku angielskim, na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. 5. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę. 6. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę, wraz z pieczątką. 7. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. 13. Warunki wykluczenia z udziału w postępowaniu. Wykluczeni z udziału w postępowaniu zostaną oferenci, którzy: 1. Nie akceptują treści zapytania. Złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania bez zastrzeżeń. 2. Nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia. 4. Nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Nie posiadają aktualnego ubezpieczenia OC i NW w zakresie prowadzonej działalności. 6. Posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności

związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu, funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7. Nie złożą wypełnionych oświadczeń (załącznik nr 5 i 6). 14. Modyfikacja treści zapytania ofertowego. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie przekazane niezwłocznie tym Wykonawcom, którym przekazano pierwotne zapytanie oraz podane do publicznej wiadomości. Jeżeli w wyniku zmiany zapytania ofertowego niezbędny będzie dodatkowy czas na przygotowanie nowej oferty lub wprowadzenie zmian w ofercie pierwotnej, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. 15. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia: 1. Jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta, 2. Jeżeli zmienią się potrzeby Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia, 3. Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 4. Jeżeli zamawiający stwierdzi zaistnienie innych okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej, a których zaistnienie spowoduje niemożność zawarcia prawidłowej umowy, 5. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, który ubiegał się o udzielenie zamówienia, zawiadomi o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego przedmiotu zamówienia. Załączniki do zapytania: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Dokument rejestrowy potwierdzający możliwość wykonywania usług objętych zapytaniem Załącznik nr 3 - Potwierdzenie posiadania aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności. Załącznik nr 4 - Potwierdzenie posiadania aktualnego ubezpieczenie NW w zakresie prowadzonej działalności. Załącznik nr 5 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych. Załącznik nr 6 - Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.