Możliwość przyznania kredytu kupieckiego Każda z firm rozpoczynających współpracę handlową z idata może starać się o przyznanie limitu kredytu kupieckiego i odroczonego terminu płatności. Dla nowo zarejestrowanych firm, dotychczas nie dokonujących zakupów w idata, proponujemy okres pierwszych trzech miesięcy współpracy na zasadzie przedpłat. W przypadku gdy firma zamierzająca dokonywać zakupów w idata ma ugruntowaną pozycję na rynku komputerowym może się starać o przyznanie limitu z pominięciem tego okresu - warunkiem jest jednak dostarczenie rzetelnej i kompletnej dokumentacji firmy w celu oceny jej kondycji finansowej i analizy ryzyka kredytowego. W celu uzyskania możliwości dokonywania zakupów w idata w kredycie kupieckim należy wystąpić o przyznanie limitu i terminu płatności na wniosku kredytowym (wzór dostępny na stronie internetowej www.idata.com.pl/wspolpraca). Wypełniony wniosek wraz z dodatkowymi dokumentami rejestrowymi, finansowymi oraz zabezpieczającymi prosimy przekazać do swojego opiekuna handlowego w idata. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest również dostarczenie oświadczenia o zdolności do reprezentacji spółki przez Zarząd w świetle Art. 230 KSH. Informacje na temat zabezpieczeń oraz dokumentów finansowych znajdziecie Państwo w dalszej części niniejszego opisu. Zasady przyznawania i utrzymania kredytu kupieckiego w idata Wysokość limitu ustalana jest indywidualnie na podstawie analizy ryzyka kredytowego klienta oraz potrzeb wynikających z potencjalnych rozmiarów współpracy handlowej. Istnieje możliwość podnoszenia limitu kredytu w miarę rozwoju współpracy z idata. Zastrzegamy sobie możliwość przyznania lub ustalenia wysokości limitu w zależności od opinii zewnętrznych firm specjalizujących się w ocenie ryzyka kredytowego i ubezpieczających kredyty kupieckie klientów idata - co może oznaczać dla Państwa nieco dłuższy okres oczekiwania na decyzję kredytową. Ze względu na ograniczenie ryzyka kredytowego zastrzegamy sobie możliwość zmniejszenia limitu kredytu kupieckiego wobec klientów, którzy przez okres ostatnich 6 miesięcy dokonywali zakupów pozostających w znacznej dysproporcji z przyznanym limitem. Powrót do poprzedniego limitu jest możliwy bez składania odrębnego wniosku po przesłaniu i pozytywnej analizie aktualnych dokumentów finansowych firmy. Limit kredytu kupieckiego może być także zmniejszony lub cofnięty w odniesieniu do klientów, którzy nie płacą swoich zobowiązań w terminie przyznanym przez idata. W przypadku gdy do pomocy w windykacji długu klienta zostanie zaangażowana przez idata zewnętrzna firma windykacyjna - należy liczyć się z tym, że limit może zostać zabrany na stałe i nie będzie możliwości jego przywrócenia. Jeżeli klient posiada przeterminowane płatności wobec idata - wstrzymywane jest przyjmowanie zamówień od klienta oraz bieżąca sprzedaż do momentu uregulowania zaległości. Ponieważ za datę uregulowania zaległości uważa się datę wpływu środków na konto bankowe lub do kasy idata, prosimy o odpowiednio wcześniejsze składanie dyspozycji przelewów w bankach. Za nieterminowe płatności idata nalicza odsetki w wysokości ustawowej. Odsetki te uważane są za rekompensatę za dodatkowe, nie objęte umową koszty finansowania klienta i z tej racji są traktowane na równi z należnościami za towary i usługi. Dlatego w przypadku nie uregulowania not odsetkowych w terminie sprzedaż do klienta może zostać wstrzymana. Jeżeli limit przyznany przez idata w oparciu o analizę dokumentów dostarczonych przez klienta okaże się niewystarczający do przeprowadzenia transakcji mających charakter jednorazowych kontraktów z użytkownikiem końcowym (np. wygrane przetargi) - możliwe jest przeprowadzenie takiej transakcji po wniesieniu dodatkowych zabezpieczeń - przykładowo po zawarciu umowy cesji na należności od końcowego użytkownika. Więcej szczegółów na ten temat znajdziecie Państwo w dalszej części niniejszego opisu w sekcji dotyczącej sposobu zabezpieczania kredytów kupieckich.
Dokumenty potrzebne do rozpatrzenia wniosku o przyznanie lub podniesienie limitu kredytu kupieckiego Do rozpatrzenia wniosku o przyznanie limitu kredytu kupieckiego w idata potrzebne jest dostarczenie lub aktualizacja (w przypadku gdy klient jest już zarejestrowanym dealerem idata) następujących dokumentów: 1) wniosek kredytowy na aktualnym formularzu idata, 2) dokumenty rejestrowe - aktualny wyciąg z RHB lub KRS nie starszy niż 3 miesiące lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (w zależności od formy prawnej firmy), 3) upoważnienie do wystawiania faktur VAT bez podpisu w przypadku odbiorów innych niż osobiste (aktualizacja w przypadku gdy poprzednie upoważnienie straciło ważność), 4) w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością - oświadczenie Zarządu (na dostępnym w idata formularzu) o wysokości uprawnień mu przysługujących do reprezentowania spółki w świetle Art. 230 Kodeksu Spółek Handlowych i umowy spółki, 5) weksel in-blanco, deklaracja wekslowa opcjonalnie załącznik do deklaracji wekslowej - prosimy o dokładne zapoznanie się z opisem sposobu wypełniania zabezpieczeń wekslowych w dalszej części niniejszego dokumentu, tak aby dostarczone zabezpieczenia spełniały wymogi stawiane przez idata, 6) roczne sprawozdania finansowe za ostatni zakończony rok obrachunkowy oraz skrócone sprawozdania finansowe za ostatni kwartał roku bieżącego - prosimy o zapoznanie się z informacją dotyczącą wymaganej formy sprawozdań finansowych w zależności od formy prawnej i typu prowadzonej przez firmę księgowości, 7) zaświadczenie z ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu ze składkami i podatkami (ważne 3 miesiące), 8) opinia z banku prowadzącego rachunek bieżący zawierająca datę otworzenia rachunku i obroty za ostatnie 6 miesięcy wyrażone liczbą cyfr, W przypadku zamiaru powiększenia limitu kredytu kupieckiego prosimy o kontakt z handlowcem prowadzącym oraz aktualizację dokumentów finansowych i rejestrowych firmy zgodnie z powyższym zestawieniem. Prosimy o dostarczenie kompletu wymaganych dokumentów bezpośrednio do handlowca prowadzącego Państwa firmę w idata - ułatwi to i przyspieszy procedurę przyznawania kredytu. Sposoby zabezpieczenia kredytu kupieckiego Weksel in-blanco i deklaracja wekslowa Jako standardowe zabezpieczenie kredytu kupieckiego w idata stosujemy weksel in blanco z towarzyszącą mu deklaracją wekslową. Weksel powinien być złożony w postaci blankietu druku urzędowego z opłatą skarbową o wysokości nie niższej niż 20 zł, dostępnego w wybranych bankach (obowiązek wniesienia opłaty skarbowej ciąży na podmiotach wystawiających dokumenty - Art. 4 Ustawy o opłacie skarbowej - a opłata skarbowa od weksla in-blanco, jeżeli kwoty zobowiązania nie da się określić, wynosi obecnie 15 zł). Weksel (jak i deklaracja), muszą być czytelnie podpisane przez wpisanie imienia i nazwiska, numeru i serii dowodu osobistego (w przypadku osobistego poręczenia lub gdy wystawcą jest osoba fizyczna) i pod spodem podpisu w formie używanej do podpisu dokumentów bankowych. Poręczyciele podpisują się na odwrocie weksla po słowie "poręczam" lub "gwarantuję" stosując się co do formy do wcześniej wspomnianych elementów podpisu. Aktualny wzór deklaracji wekslowej znajduje się na stronie WWW idata. Prosimy zwrócić szczególną uwagę, żeby na deklaracji wekslowej jak i wekslu podpisać się dokładnie w ten sam sposób. Podpisy powinny być złożone osobiście przez wystawcę i poręczyciela weksla w obecności pracownika idata lub notariusza. W innym przypadku należy
przedstawić dokument uwierzytelniający wzory podpisów, taki jak: notarialne uwierzytelnienie podpisu, bankowa karta wzorów podpisów, w przypadku osób występujących jako osoby fizyczne - kserokopia dowodu osobistego ze stroną z podpisem. Prosimy o nie wypełnianie pozostałych elementów weksla in blanco przez jego wystawcę - jest to niedopuszczalne z racji istoty weksla in blanco. Umożliwi to także wykorzystanie blankietu niezależnie od zmian w limicie kredytu kupieckiego Państwa firmy. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje i przykłady wypełnienia dokumentów wekslowych w zależności od formy prawnej firm (w przykładach wypełnienia weksla użyto formularza idata). Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i Spółki Akcyjne W przypadku Sp. z o.o. i S.A. zabezpieczenia wekslowe wypełniane są w ten sam sposób. Weksel i deklarację wekslową muszą podpisać osoby zdolne do reprezentacji firmy, zgodnie z aktualnymi dokumentami rejestrowymi - prosimy o dostarczenie razem ze składanymi zabezpieczeniami aktualnego odpisu z Rejestru Handlowego (Rejestru Przedsiębiorców). Podpis na wekslu i deklaracji wekslowej powinien zostać złożony w formie pieczęci firmowej, pod którą powinny podpisać się osoby reprezentujące firmę. Jeżeli umowa spółki stanowi o innej formie podpisywania dokumentów wekslowych - prosimy o zaakceptowanie weksla w formie wymaganej umową spółki oraz przedstawienie w idata zapisu umowy mówiącego o sposobie podpisywania weksli. Deklaracja wekslowa powinna zostać wypełniona zgodnie z podpisem na wekslu, tzn. (używając terminologii deklaracji) wystawcą jest firma (prosimy o wpisanie danych lub postawienie pieczątki), osoby reprezentujące - osoby podpisujące się na wekslu pod pieczęcią firmową (zgodnie z RHB), dłużnikiem jest firma (prosimy o wpisanie danych lub postawienie pieczątki). Ważne jest aby sposób podpisania weksla i deklaracji wekslowej został dokonany w tej samej formie. Jeżeli wartość kapitału spółki i jej majątku jest wg idata niewspółmierna do wysokości wnioskowanego limitu wnioskodawca będzie poproszony o osobiste poręczenie weksla przez członków zarządu lub właścicieli. Dokonuje się tego poprzez wpisanie danych osoby poręczającej w deklaracji wekslowej (sekcja poręczycieli), podpis osoby poręczającej na dole deklaracji wekslowej pod słowem "poręczyciele" oraz podpis poręczyciela na odwrocie weksla po słowie "poręczam". Od poręczycieli wymagamy dostarczenia załącznika do deklaracji wekslowej będącego: zgodą współmałżonka na poręczenie zobowiązania wekslowego lub oświadczeniem poręczyciela o niepozostawaniu w związku małżeńskim w zależności od stanu cywilnego poręczyciela. Spółki Jawne W przypadku spółki jawnej wymagamy wystawienia weksla przez spółkę reprezentowaną przez wszystkich wspólników oraz poręczenia weksla przez wszystkich wspólników. Weksel i deklarację podpisują wspólnicy pod pieczęcią firmy (chyba, że umowa spółki stanowi inaczej) jako "wystawca". Poręczyciele (wspólnicy) podpisują się jako osoby fizyczne (bez pieczęci firmowej) na deklaracji pod słowem "poręczyciele" a na wekslu - na jego odwrocie - po słowie poręczam. Każdy ze wspólników - jako poręczyciel - musi dostarczyć załącznik do deklaracji wekslowej będący: zgodą współmałżonka na poręczenie zobowiązania wekslowego lub oświadczeniem poręczyciela o niepozostawaniu w związku małżeńskim w zależności od stanu cywilnego wspólnika (poręczyciela).
Deklaracja wekslowa powinna zostać wypełniona zgodnie ze sposobem podpisania weksla, tzn. (używając terminologii deklaracji) wystawcą jest firma (prosimy o wpisanie danych lub postawienie pieczątki), osoby reprezentujące - wszyscy wspólnicy, dłużnikiem jest firma (prosimy o wpisanie danych lub postawienie pieczątki), poręczyciele - wszyscy wspólnicy. Każdy ze wspólników dostarcza załącznik do deklaracji wekslowej. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, weksel wystawia właściciel - jako osoba fizyczna - gwarantując zobowiązania swojej firmy. Zgodnie z tym podpis na wekslu i deklaracji wekslowej nie może być opatrzony pieczątką firmową lub imienną - potrzebny jest jedynie czytelny podpis właściciela (imię i nazwisko, numer i seria dowodu osobistego i pod spodem podpis bankowy). Wymagamy również poręczenia współmałżonka właściciela poprzez czytelne podpisanie się na odwrocie weksla po słowie "poręczam" (imię i nazwisko, numer i seria dowodu osobistego i pod spodem podpis bankowy). Deklaracja wekslowa powinna zostać wypełniona zgodnie z wekslem, tzn. (używając terminologii deklaracji) wystawcą jest właściciel jako osoba fizyczna, dłużnikiem jest firma (prosimy o wpisanie danych lub postawienie pieczątki), poręczyciele - wpisuje się współmałżonek wspólnika. W przypadku, gdy właściciel nie pozostaje w związku małżeńskim - prosimy o dostarczenie stosownego oświadczenia na załączniku do deklaracji wekslowej. Spółki cywilne W przypadku spółek cywilnych, każdy ze wspólników składa oddzielny weksel jako osoba fizyczna - gwarantując zobowiązania spółki. Zgodnie z tym podpis na wekslu i deklaracji wekslowej nie może być opatrzony pieczątką firmową lub imienną - potrzebny jest jedynie czytelny podpis wspólnika (imię i nazwisko, numer i seria dowodu osobistego i pod spodem podpis bankowy). Wymagamy również poręczenia współmałżonka wspólnika poprzez czytelne podpisanie się na odwrocie weksla po słowie "poręczam" (imię i nazwisko, numer i seria dowodu osobistego i pod spodem podpis bankowy). Deklaracja wekslowa powinna zostać wypełniona zgodnie z wekslem, tzn. (używając terminologii deklaracji) wystawcą jest wspólnik jako osoba fizyczna, dłużnikiem jest spółka (prosimy o wpisanie danych lub postawienie pieczątki), poręczyciele - wpisuje się współmałżonek wspólnika. W przypadku, gdy właściciel nie pozostaje w związku małżeńskim - prosimy o dostarczenie stosownego oświadczenia na załączniku do deklaracji wekslowej. Jeżeli wspólnicy są małżeństwem - mogą oni złożyć razem jeden weksel. W takim przypadku obydwoje występują jako wystawca weksla, czyli - obydwoje podpisują weksel oraz wpisują się jako wystawca weksla i podpisują jako wystawca weksla deklarację wekslową - bez konieczności poręczania dokumentów. UWAGA - prosimy zawsze o dostarczenie kserokopii 1, 2, 3-ciej strony dowodu osobistego osób
Inne formy zabezpieczeń W przypadku potencjalnej sprzedaży pod zakupy kontraktowe, których wartość przewyższa wolny limit kredytu kupieckiego klienta, możliwe jest przeprowadzenie takiej transakcji pod warunkiem dodatkowego jej zabezpieczenia. Standardowymi sposobami dodatkowego zabezpieczenia może być gwarancja bankowa lub umowa zabezpieczająca płatność przez zabezpieczenie na wierzytelności od użytkownika końcowego (cesja należności). Warunkiem przyjęcia zabezpieczenia w formie cesji należności jest pozytywna ocena kondycji finansowej odbiorcy końcowego. Prosimy o każdorazowe uzgadnianie takich transakcji ze swoim opiekunem handlowym idata. Z uwagi na konieczność przygotowania i podpisania dodatkowej umowy (umowy cesji) prosimy o zgłaszanie tego typu transakcji z odpowiednim wyprzedzeniem. Formy sprawozdań finansowych wymaganych przez idata W przypadku składania wniosku kredytowego o nowy limit lub w przypadku zmiany limitu wymagane jest dostarczenie aktualnych dokumentów finansowych firmy ubiegającej się o przyznanie lub zmianę limitu kredytowego. Oznacza to potrzebę dostarczenia (lub uzupełnienia) do idata dokumentów finansowych za ostatni rok obrachunkowy oraz skróconej informacji finansowej za ostatni kwartał (przyjmuje się, że w drugim miesiącu po zakończeniu poprzedniego kwartału powinny być dostępne dane finansowe za poprzedni kwartał). W przypadku gdy rok obrachunkowy klienta nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym - należy przesunąć odpowiednio okresy dokumentów finansowych. Forma dokumentów finansowych różni się w zależności od formy prawnej klienta i jego obowiązków sprawozdawczych. Formy sprawozdań rocznych: w stosunku do firm prowadzących pełną księgowość: bilans i rachunek wyników w stosunku do firm nie prowadzących pełnej księgowości: finalne roczne zestawienie z Książki Przychodów i Rozchodów (potwierdzone podpisami osób upoważnionych do reprezentowania firmy) oraz roczna deklaracja podatkowa na podatek dochodowy, czyli: deklaracja CIT-8 w przypadku Sp. z o.o. i S.A. deklaracje podatkowe właścicieli PIT-3x w przypadku S.C. i działalności gospodarczej Formy sprawozdań kwartalnych / okresowych: jeżeli jednostka jest zobligowana do sporządzania sprawozdania F-01: sprawozdanie kwartalne statystyczne F-01, jeżeli jednostka nie jest zobligowana do sporządzania sprawozdania F-01: deklaracja podatkowa na podatek dochodowy za ostatni miesiąc czyli: formularz CIT-2 w przypadku osoby prawnej (Sp. z o.o. i S.A.) formularz PIT-5 w przypadku osób fizycznych (każdy wspólnik spółki cywilnej powinien dostarczyć osobną deklarację) Oczywiście, jeżeli dostępne są okresowe dane w postaci bilansu i rachunku wyników - są one preferowane w stosunku do innych form sprawozdań finansowych. Prosimy również zwrócić szczególną uwagę, aby dostarczone dokumenty finansowe były czytelnie oznaczone co do firmy i okresu, którego dotyczą oraz podstemplowane i podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy zgodnie z jej dokumentami rejestrowymi. W razie jakichkolwiek pytań czy wątpliwości - prosimy o kontakt pod numerami: (52) 373-52-96.