Pakiet zmian w systemie AOW związany z wejściem w życie 1 stycznia 2012 nowej ustawy refundacyjnej

Pakiet zmian w systemie AOW związany z wejściem w życie 1 stycznia 2012 nowej ustawy refundacyjnej Stan na dzień 27.12.2012 godz. 11:00 I. Wstęp. Najnowszej wersji tej instrukcji szukaj pod adresem: http://www.kamsoft.pl/prod/aow/ustawa_2012.htm Uchwalenie 12 maja 2011 roku nowej ustawy refundacyjnej oraz jej opublikowanie w Dzienniku Ustaw 2011.122.696 z 13 czerwca 2011, z zapisanym terminem jej wejścia w życie w dniu 1 stycznia 2012, w istotny sposób wpłynęło na podmioty funkcjonujące na całym rynku farmaceutycznomedycznym. W przypadku aptek zmiany są bardzo poważne i wpłynęły na konieczność przygotowania odpowiednich modyfikacji w systemie informatycznym, tak aby możliwa była poprawna praca od 1 stycznia 2012. Poza podstawowym aktem prawnym, jakim jest nowa ustawa refundacyjna, zmiany w systemie AOW uwzględniają planowane rozporządzenia wykonawcze do ustawy: - podpisane przez Ministra Zdrowia w dniu 8.12.2011 rozporządzenie w sprawie umów Apteka NFZ (Dz.U. nr 271.1606 z 16.12.2011), - rozporządzenie Ministra Zdrowia z 23.12.2011 w sprawie recept lekarskich, - obwieszczenia refundacyjne z 23.12.2011, - rozporządzenie Ministra Zdrowia z 23.12.2011 w sprawie informacji gromadzonych przez apteki oraz informacji przekazywanych NFZ, Wszystkie modyfikacje ulegają ciągłym zmianom, prosimy na bieżąco śledzić niniejszą instrukcję. Przygotowany pakiet zmian nie zawiera części rozliczeniowej z NFZ, która ulegnie zmianie już od pierwszego sprawozdania, za pierwszą połowę stycznia 2012 (rozliczenie za drugą połowę grudnia wykonywane w pierwszych dniach stycznia 2012 będzie realizowane według dotychczasowych zasad i reguł). Pakiet zmian w tym zakresie pojawi się już po nowym roku. Przygotowywane zmiany są bardzo duże. Zmianie ulegnie w dużej części filozofia wzajemnej wymiany danych apteka - NFZ. Również w tym przypadku planujemy szczegółową instrukcję. Dotychczasowe funkcje związane z rozliczeniami z NFZ nie będą już wykorzystywane do raportów dotyczących sprzedaży od 1 stycznia. Przygotowywana jest całkowicie nowa funkcjonalność w systemie AOW w tym zakresie. 1

II. Kluczowe zmiany w systemie AOW związane z nową ustawą refundacyjną. Nowa ustawa refundacyjna, wraz z rozporządzeniami wykonawczymi, wpłynęła na konieczność wprowadzenia zmian we wszystkich modułach systemu AOW. Do kluczowych modyfikacji w zakresie poszczególnych części systemu należą: 1. Sprzedaż: A. Zmiany w procesie rejestracji pozycji recepty pozwalające na łatwiejsze wprowadzanie odpłatności związanej z daną pozycją, wynikające z faktu modyfikacji wzoru recepty i określania odpłatności za lek przez osobę wystawiającą receptę. B. Zmiany związane z modyfikacją zakresu wprowadzanych informacji z recepty do których należą likwidacja uprawnienia związanego z chorobami przewlekłymi ( P ), zmiana długości numeru recepty z 20 do 22 cyfr, zmienione algorytmy obliczania sum kontrolnych dla kodów kreskowych zawartych na receptach. C. Modyfikacja wydruku wyceny recepty. D. Wprowadzenie możliwości rejestrowania zamienników/odpowiedników (wymóg określony w nowym zestawie danych przekazywanych z apteki do NFZ). E. Wspomaganie procesu udzielania informacji o tańszym odpowiedniku zgodnie z regułami określonymi w art. 44 ust.1 ustawy refundacyjnej. F. Kontrola włączenia opcji stosowania systemu bonifikat dla leków refundowanych, zabronionych przez zapisy nowej ustawy refundacyjnej. G. Kontrola stosowania sztywnej ceny urzędowej (nie niższej i nie wyższej) w przypadku leków posiadających cenę urzędową. H. Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla uprawnienia IB wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla uprawnienia IB. I. Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla leków z importu docelowego wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla leków z importu docelowego. J. Wprowadzenie możliwości (zależnej od ustawienia odpowiedniej opcji) pozwalającej na pobieranie wysokości zapłaty pacjenta wprost z informacji umieszczonej w karcie leku. K. Kontrola obecności kodu EAN (lub równoważnego) w momencie wydawania leku refundowanego. L. Dostosowanie wystawiania faktur do zmiany ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, identyfikatorem osoby fizycznej jest PESEL (zamiast numeru NIP). 2

2. Zakupy A. Kontrola i wymuszenie stosowania ceny urzędowej dla pozycji posiadających taką cenę (wprowadzenie nowych typów ostrzeżeń). B. Kontrola i wymuszenie związane z ustalaniem ceny detalicznej dla pozycji związanych z importem docelowym. 3. Magazyn A. Modyfikacje związane z nowym, rozszerzonym zakresem danych przenoszonych z bazy BLOZ do kartotek lokalnych (mnożnik DDD, opis DDD, typ towaru lek, środek żywieniowy specjalnego przeznaczenia, materiał medyczny, kwoty zapłat pacjentów). B. Wymuszanie stosowania ceny urzędowej w przypadku przecen leków z takimi cenami, w miejsce dotychczasowych możliwych algorytmów przecen dopuszczających obniżenie ceny poniżej ceny urzędowej. 4. Zestawienia A. Nowy mechanizm wymiany danych apteka-nfz (zmienione struktury pliku xml, nowe pliki xml uczestniczące w wymianie informacji pomiędzy apteką i NFZ). B. Nowy wzór zbiorczego zestawienia refundacyjnego. 5. Kartoteki A. Zmodyfikowana kartoteka BLOZ (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku). B. Zmodyfikowana kartoteka leku (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku). C. Zmodyfikowane uprawnienia pracowników apteki. D. Zmodyfikowana kartoteka refundatora (informacja o umowie z NFZ i numerze umowy). E. Zmodyfikowana kartoteka personelu o informację związaną z identyfikatorem osoby/pracownika przekazywanym do NFZ. F. Dodano wykaz najtańszych odpowiedników. 6. Parametry ustawień A. Praca systemu według zasad ustawy o refundacji leków Dz.U. 122/2011 (Wspólne.2.19). B. Tabela marż urzędowych (Wspólne.9). C. Proponuj odpowiedniki dla leków refundowanych podczas wyboru towaru (APW11.2.85). D. Maksymalna kwota marży dla pacjentów z uprawnieniami IB (APW11.4.16). 3

E. Maksymalna kwota marży dla leków z importu docelowego (APW11.4.17). F. Sposób określenia zapłaty pacjenta dla leków odpłatności 30%, 50% i BZ (APW11.4.18). G. Urzędowa marża hurtowa (APW13.2.49). H. Wymagaj kodu EAN na karcie leku (APW23.1.20). 4

III. Jak przełączyć pracę systemu po zakończeniu sprzedaży 31.12.2011 i przed rozpoczęciem pracy 01.01.2012 Ogólny schemat postępowania związany z przygotowaniem do pracy w nowym 2012 roku: 1. Aktualizacja oprogramowania AOW do wersji zawierającej pakiet zmian związany z wejściem w życie ustawy refundacyjnej 2. Wprowadzenie bazy BLOZ zawierającej informacje z obwieszczenia MZ na 1 stycznia 2012 3. Przygotowanie bufora zmian w module APW14 (w pajączku ) zgodnie ze szczegółową instrukcją (Ważne! Algorytm wykonania przeceny opcja 14.1.14 powinien być ustawiony na Sposób 1 ) 4. Przełączenie systemu na pracę od 1 stycznia w module APW42-Serwis funkcją USTAWA 2012 5. Zatwierdzenie bufora zmian w module APW14 5

Opis sposobu przełączenia systemu na pracę od 1 stycznia. Przełączenia systemu AOW na pracę od 1 stycznia 2012 należy dokonać po zakończeniu pracy w roku 2011 i przed rozpoczęciem pracy w roku 2012. Aby przełączyć system na pracę od 1 stycznia należy w module APW42-Serwis skorzystać z funkcji Zmiana opcji programu na rok 2012, dostępnej w menu Ustawa 2012 (rys. 1). Operację tę można wykonać najwcześniej 31 grudnia 2011 roku. Opcja dostępna jest po włączeniu uprawnienia w module APW41 Admin -> Firma -> Uprawnienia - uprawnienie 42 0044 Zmiana opcji systemu na rok 2012. Rys.1. Automatyczna zmiana opcji programu na rok 2012. Po wybraniu przycisku [F2] Wykonaj funkcja automatycznie ustawi parametry: APW11.4.10 - Zezwolenie na stosowanie systemu bonifikat opcja zostanie wyłączona, APW11.4.16 Maksymalna kwota marży dla pacjentów z uprawnieniami IB opcja zostanie ustawiona na wartość 20 zł, APW11.4.17 Maksymalna kwota marży dla leków z importu docelowego opcja zostanie ustawiona na wartość 20 zł, APW11.4.18 Sposób określania zapłaty pacjenta dla odpłatności 30%, 50% i BZ opcja zostanie ustawiona na: Z karty towaru, APW23.1.20 Wymagaj kodu EAN na karcie leku opcja zostanie włączona, 6

Wspólne.2.19 Praca systemu według zasad ustawy o refundacji leków DZ.U. 122/2011 opcja zostanie włączona, APW13.2.49 Urzędowa marża hurtowa opcja zostanie ustawiona na wartość 7%. Oprócz zmiany wymienionych parametrów, funkcja automatycznie zmieni zawartość pola Upust na leki z ceną urzędową na kartach dostawców na wartość 0,00% (rys. 2) oraz ustawi na karcie leku, w zakładce [Ctrl+6] Rabaty w polu Typ bonifikaty : Blokada obniżania ryczałtu (rys. 3). Rys.2. Karta dostawcy Upust na leki z ceną urzędową Rys.3. Karta towaru zakładka [Ctrl+6] Rabaty Szczegółowy opis parametrów związanych z nową ustawą 6. Parametry ustawień. 7

Przełączenie systemu na pracę zgodną z nową ustawą spowoduje również automatyczną zmianę w sposobie wyliczania odpłatności pacjenta dla odpłatności ryczałtowej. Zmiana ta spowoduje obliczanie zapłaty pacjenta zgodnie z nowym brzmieniem paragrafu 18 rozporządzenia w sprawie recept lekarskich, mówiącym o proporcjonalnym do wydawanej ilości, sposobie wyznaczania takiej opłaty. Uwaga! Przełączenie systemu na pracę zgodną z zasadami obowiązującymi od 1.01.2012 nie blokuje możliwości wykonywania zestawień związanych z operacjami przeprowadzanymi w roku 2011, w tym przeprowadzenia procesu związanego z wygenerowaniem i stworzeniem rozliczeń refundacyjnych (które pomimo, że mogą być przeprowadzone już w pierwszych dniach nowego roku, zostaną przeprowadzone na dotychczas obowiązujących zasadach). W głównym oknie Apmana -> O systemie -> Zmiany na rok 2012 udostępniono instrukcje nt.: - Opis zmian w systemie KS-AOW związany z wejściem w życie 1 stycznia 2012 nowej ustawy refundacyjnej, - SZOI proces zawierania umów na realizację recept. - Portal Świadczeniodawcy proces zawierania umów na realizację recept. Rys. 4. Instrukcje dotyczące zmian na rok 2012 8

IV. Szczegółowy opis modyfikacji 1. Sprzedaż A) Zmiany w procesie rejestracji pozycji recepty pozwalające na łatwiejsze wprowadzanie odpłatności związanej z daną pozycją, wynikające z faktu modyfikacji wzoru recepty i określania odpłatności za lek przez osobę wystawiającą receptę. W programie aptecznym wprowadzono modyfikacje dotyczące obsługi odpłatności dla danej pozycji z recepty. W związku z usunięciem znacznika P program podczas sprawdzania możliwości sprzedania leku na daną odpłatność sumuje zaznaczone odpłatności z recept zwykłych oraz P przewlekłych. Podczas podstawowej sprzedaży farmaceuta wskazuje właściwą odpłatność, na jaką ma zostać sprzedany dany lek. Przykładowo dla sprzedaży leku Zafiron prosz.do inh.w kaps. 0,012 mg, dla którego na karcie leku zaznaczone są odpłatności przedstawione na poniższym rysunku. Rys. 5. Zakładka Odpłatności na karcie leku W momencie sprzedaży po uzupełnieniu wymaganych danych z recepty oraz wskazaniu towaru do sprzedaży program wyświetli okno z możliwością Wyboru odpłatności. W wyświetlonym oknie podane są odpłatności dostępne dla danego towaru (nie ma w nim odpłatności związanych z dodatkowymi uprawnieniami pacjentów tj. ZK,IB itd.). 9

Rys.6. Wybór odpłatności domyślnej W przypadku sprzedaży leków pełnopłatnych okno z wyborem odpłatności po wybraniu towaru nie wyświetli się. B) Zmiany związane z modyfikacją zakresu wprowadzanych informacji z recepty, do których należą, likwidacja uprawnienia związanego z chorobami przewlekłymi ( P ), zmiana długości numeru recepty z 20 do 22 cyfr, zmienione algorytmy obliczania sum kontrolnych dla kodów kreskowych zawartych na receptach. W związku z likwidacją uprawnienia związanego z chorobami przewlekłymi ( P ) od nowego roku znikają recepty przewlekłe. W okresie przejściowym w programie aptecznym recepty wystawione w 2011 roku farmaceuta będzie miał możliwość zrealizowania na zasadach obowiązujących przed zmianami. 10

Rys. 7. Możliwość wprowadzenia 22 znakowego numeru recepty Obecnie ze względu na zmianę formatu numeru recepty pole Nr recepty w oknie Wprowadzanie kodów z recept zostało rozszerzone z 20 do 22 znaków. W przypadku wprowadzenia niepoprawnych kodów na recepcie (niewłaściwej ilości znaków) program kontroluje sumę kontrolną poprzez wyświetlenie stosownego komunikatu przedstawionego na powyższym rysunku. Program kontroluje również sumę kontrolną recept wystawionych wg starych zasad. C) Modyfikacja wydruku wyceny recepty. W systemie aptecznym wprowadzono modyfikacje dotyczące wydruku wyceny recept uwzględniając wymagane informacje: - data i godzina (czas) realizacji recepty, - nazwa i adres apteki (informacja do tej pory umieszczana na wydruku), - numer recepty nadany w aptece (informacja do tej pory umieszczana na wydruku). Ze względu na fakt, iż żadna z produkowanych obecnie drukarek fiskalnych nie ma przewidzianego pola na umieszczenie godziny realizacji recepty, a tylko niektóre mają pole z datą, to informacje o dacie i godzinie realizacji są umieszczone w innych polach oraz na każdej z drukarek w nieco odmienny sposób, stosownie do ich możliwości technicznych. Przykładowo na poniższych zrzutach przedstawiono wycenę leku oraz wycenę leku robionego wykonanej na drukarce fiskalnej Elzab Mera F. 11

Rys. 8. Wycena wielopozycyjna Rys. 9. Wycena leku Rys.10.Wycena leku robionego D) Wprowadzenie możliwości rejestrowania zamienników/odpowiedników (wymóg określony w nowym zestawie danych przekazywanych z apteki do NFZ). Od 1 stycznia 2012 roku Zamienniki zostały zastąpione Odpowiednikami, apteka chcąc wydać odpowiednik musi zaznaczyć, że wydała odpowiednik i określić, co było oryginalnie przepisane pacjentowi na recepcie (kod EAN). Działanie funkcji rejestrowania odpowiednika uzależnione jest od opcji AP11.2.85. W przypadku, gdy ustawiono Nie proponuj odpowiednik należy określić ręcznie - podczas wybierania towaru przycisk [F7] Zamiana odpowiednik wybierany jest z bazy towarów, natomiast za pomocą skrótu klawiszowego [Alt+F7] BLOZ odpowiednik wybierany jest z bazy KS- BLOZ. 12

Rys. 11. APW11 Sprzedaż Wybór odpowiednika Informacja, że wydano odpowiednik widoczna jest w oknie Aktualizacja sprzedaży (klawisz A) w poprawie sprzedaży. Rys.12. Okno aktualizacji sprzedaży Sprzedaż odpowiednika można również określić po dokonaniu sprzedaży zaznaczając w oknie Poprawy sprzedaży Wybór odpowiednika (A Aktualizacja sprzedaży) (Rys. 12) oraz wskazując lek, za który został wydany przyciskiem [F4] lub [F11]. Informacja o dokonaniu zamiany widoczna jest w oknie przeglądania sprzedaży (klawisz S w poprawie sprzedaży): Rys.13. Poprawa sprzedaży klawisz S W przedstawionym powyżej oknie Poprawa sprzedaży klawisz Sprzedaż w przypadku sprzedaży odpowiednika w kolumnie Wydano odpowiednik wyświetlona jest stosowna informacja TAK lub Nie w przypadku jego niewydania. W kolumnie Kod EAN pierwotnej ordynacji program wyświetla informację o kodzie EAN leku, który pierwotnie zaordynował lekarz pacjentowi. Wybór synonimu nie ulega zmianie, wybierany jest podczas wyboru leku w sprzedaży za pomocą klawisza F10 Synonimy. 13

E) Wspomaganie procesu udzielania informacji o tańszym odpowiedniku zgodnie z regułami określonymi w art. 44 ust.1 ustawy refundacyjnej. W zależności od ustawienia opcji APW11.2.85, program wyświetli automatycznie listę odpowiedników dla towaru wybranego do sprzedaży klawiszem [Enter]. Rys.14. Opcje modułów opcja APW11.2.85 Rys.15. Okno umożliwiające wybór odpowiednika W oknie wyświetlonym na rysunku 16 mamy możliwość zamiany leku przyciskiem [F9] Zamiana lub rezygnacji z zamiany wybierając [Esc] Anuluj. 14

Po wybraniu odpowiednika należy jeszcze wskazać lek, za który wydawany jest odpowiednik przyciskiem [F7] Zamiana lub skrótem [Alt+F7]. F) Kontrola włączenia opcji stosowania systemu bonifikat dla leków refundowanych, zabronionych przez zapisy nowej ustawy refundacyjnej. W związku z brakiem możliwości stosowania systemu bonifikat dla leków refundowanych program apteczny został odpowiednio zmodyfikowany. W przypadku włączonej opcji APW11.4.10 Zezwolenie na stosowanie systemu bonifikat podczas uruchomienia modułu APW11 Sprzedaż wyświetla się komunikat przedstawiony na rys. 16. Rys. 16. Komunikat o włączonej opcji G) Kontrola stosowania sztywnej ceny urzędowej (nie niższej i nie wyższej) w przypadku leków posiadających cenę urzędową Dla sprzedaży z odpłatnością inną niż 100% oraz inną niż z uprawnieniem IB i importu docelowego, program kontroluje stosowanie sztywnej ceny detalicznej. Jeżeli farmaceuta dokona próby sprzedaży w cenie różnej od ceny urzędowej, nastąpi blokada operacji sprzedaży oraz zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Rys.17. Komunikat o blokadzie sprzedaży w cenie różnej od ceny urzędowej H) Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla uprawnienia IB wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla uprawnienia IB 15

Chcąc poprawnie wykonać sprzedaż refundowaną dla pacjenta z uprawnieniem IB należy w module APW41 Administrator Opcje modułów określić kwotową maksymalną marżę detaliczną dla leków wydawanych dla uprawnienia IB - opcja APW11.4.16. Marża dla leków nieposiadających ceny urzędowej jest wyliczana na podstawie tabeli marżowej (ustawienia dla Wspólne.9 Tabela marż urzędowych). Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19). Rys. 18. Opcje modułów opcja APW11.4.16 I) Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla leków z importu docelowego wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla leków z importu docelowego Dla sprzedaży na import docelowy program wymusza stosowanie nowej tabeli marż urzędowych (opcja Wspólne.9) z uwzględnieniem parametru maksymalnej kwoty marży dla importu docelowego (opcja APW11.4.17). Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19). 16

Rys. 19. Opcje modułów opcja APW11.4.17 J) Wprowadzenie możliwości (zależnej od ustawienia odpowiedniej opcji) pozwalającej na pobieranie wysokości zapłaty pacjenta wprost z informacji umieszczonej w karcie leku W programie aptecznym wprowadzono możliwość pobierania wysokości zapłaty pacjenta dla odpłatności 30%, 50% oraz bezpłatnej z dopłatą z informacji umieszczonej na karcie towaru lub zapłata pacjenta może być wyliczana przez program (opcja APW11.4.18). Ustawienia opcji APW11.4.18: a. Zapłata wyliczana w programie. W przypadku ustawienia Wyliczane w programie opcji APW11.4.18, program będzie wyliczał zapłatę według dotychczasowych zasad. b. Zapłata z karty leku. W przypadku ustawienia Z karty towaru opcji APW11.4.18, kwota zapłaty pacjenta będzie pobierana z karty leku: Pole Zapłata 30% dla odpłatności 30%, Pole Zapłata BZ dla odpłatności BZ, Pole Zapłata 50% dla odpłatności 50%. W przypadku wydania części opakowania zapłata obliczana jest proporcjonalnie. 17

K) Kontrola obecności kodu EAN (lub równoważnego) w momencie wydawania leku refundowanego Podczas sprzedaży refundowanej program kontroluje czy lek posiada kod EAN lub równoważny (kontrola zależna jest od przełącznika APW23.1.20) W przypadku próby sprzedaży towaru bez uzupełnionego kodu EAN program wyświetli stosowny komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys. 20. Komunikat o nieuzupełnionym kodzie EAN L) Dostosowanie wystawiania faktur do zmiany ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, identyfikatorem osoby fizycznej jest PESEL (zamiast numeru NIP) Dostosowano program apteczny do wymogów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw, gdzie identyfikatorem podatkowym jest nr PESEL (w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług). W przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu identyfikatorem jest nr NIP. Aby w programie aptecznym na wystawianej fakturze VAT sprzedaży drukował się nr PESEL identyfikujący osobę fizyczną należy na karcie Pacjenta/Odbiorcy uzupełnić nr PESEL. Poniżej przykładowy wydruk faktury VAT. Rys. 21. Karta pacjenta/odbiorca 18

Rys. 22. Faktura VAT z nr PESEL identyfikującym osobę fizyczną 2. Zakupy A) Kontrola i wymuszenie stosowania ceny urzędowej dla pozycji posiadających taką cenę (wprowadzenie nowych typów ostrzeżeń) Przyjęcie dokumentu zakupu od dostawcy zostało rozbudowane o dodatkową kontrolę dla towarów posiadających sztywne ceny urzędowe. W przypadku wprowadzenia towaru z ceną różną od ceny urzędowej program apteczny wyświetli w oknie Faktura VAT zakupu wprowadzanie w kolumnie Cena zakupu ostrzeżenie w postaci znaku, dodatkowo cenę zakupu podświetli na czerwono. 19

Rys. 23. Wprowadzenie faktury VAT Zakupu Uwaga! Dla leków refundowanych wartość mnożnika nie może być różna od 1. Przy próbie zmiany mnożnika na Karcie zakupu podczas wprowadza leków refundowanych wyświetli się komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys. 24. Komunikat o braku możliwości wprowadzenia mnożnika dla leków refundowanych W sytuacji, gdy użytkownik, pomimo wyświetlonego ostrzeżenia (ikona ) za pomocą klawisza Alt F7 Przyjmij spróbuje przyjąć dokument Faktura Vat zakupu program wyświetli dodatkowe ostrzeżenie przedstawione na poniższym rysunku. 20

Rys. 25. Komunikat o różnicy ceny zakupu z ceną urzędową B) Kontrola i wymuszenie związane z ustalaniem ceny detalicznej dla pozycji związanych z importem docelowym W przypadku przyjęcia towaru na import docelowy program podczas wyliczenia ceny detalicznej bierze pod uwagę tabelę marż urzędowych (opcja Wspólne.9). Rys.26. Karta zakupu 3. Magazyn Baza KS-BLOZ została rozbudowana o nowe pola oraz informacje dotyczące (mnożnika DDD, opisu DDD, Typu towaru lek, środek żywieniowy specjalnego przeznaczenia, materiał medyczny oraz kwoty zapłat pacjentów). Aby zaktualizować bazę KS-BLOZ, a tym samym apteczną bazę towarów należy uruchomić moduł APW44 Komunikacja, następnie: - jeśli apteka posiada połączenie z Internetem, ściągnąć nową wersję bazy BLOZ z serwera FTP firmy KAMSOFT za pomocą funkcji Cała baza KS-BLOZ (pozycja FTP Kamsoftu w menu Internet ) i odpowiedzieć twierdząco na pytanie programu czy ma zaktualizować bazę BLOZ, 21

- jeśli baza BLOZ dostarczona została na nośniku danych, za pomocą funkcji Aktualizacja bazy BLOZ w menu Narzędzia dokonać aktualizacji bazy. Po zaktualizowaniu bazy BLOZ należy uruchomić moduł APW14 Magazyn następnie wybrać funkcję Poprawa bazy leków i zakupów z menu Operacje. W tzw. Pajączku nacisnąć klawisz F5, aby zaznaczyć pola do aktualizacji. Zaznaczamy punkty jak na rysunku poniżej, po czym zatwierdzamy wprowadzone zmiany za pomocą przycisku [F2] Zatwierdź. Rys.27. Poprawa bazy leków i zakupów Podczas tworzenia bufora przeceny program będzie stosował aktualizację wszystkich cen detalicznych do wysokości ceny urzędowej (wymuszenie stosowania algorytmu 1 przeceny). Po utworzeniu bufora leków i bufora zakupów należy sprawdzić poprawność dokonanych zmian wybierając odpowiednio klawisz F4 Ręczna poprawa oraz F3 Podgląd przeceny. Po sprawdzeniu i wyjściu do pajączka zatwierdzamy bufor klawiszem F9 Korekta łączna. A) Modyfikacje związane z nowym, rozszerzonym zakresem danych przenoszonych z bazy BLOZ do kartotek lokalnych (mnożnik DDD, opis DDD, typ towaru lek, środek żywieniowy specjalnego przeznaczenia, materiał medyczny, kwoty zapłat pacjentów) Moduł APW14 Magazyn został odpowiednio dostosowany do zmian wynikających z ustawy o refundacji. W oknie Buforowana poprawa listy leków zostały uwzględnione nowe pola przedstawione na poniższym rysunku: 22

Rys.28. Buforowana poprawa listy leków Wybierając funkcję F9 Filtruj wg Wyświetlanie tylko zmienionych pozycji w oknie Buforowana poprawa listy leków użytkownik ma możliwość przefiltrowania zmienionych pozycji o dodatkowe pola (Mnożnik DDD, Wartość DDD, Kwota zapłaty pacjenta, Data obowiązywania). Rys.29. Filtr wyświetlanych pozycji w oknie Buforowana poprawa listy leków B) Wymuszanie stosowania ceny urzędowej w przypadku przecen leków z takimi cenami, w miejsce dotychczasowych możliwych algorytmów przecen dopuszczających obniżenie ceny poniżej ceny urzędowej 23

W module APW14 Magazyn wprowadzono zmiany związane z wymuszeniem stosowania ceny urzędowej w przypadku leków z takimi cenami. Podczas tworzenia bufora przeceny program będzie stosował aktualizację wszystkich cen detalicznych do wysokości ceny urzędowej w oparciu o algorytm numer 1 przeceny (program zaktualizuje wszystkie ceny). Rys.30. Tworzenie bufora z aktualizacją Podczas próby zmiany ceny detalicznej na różną od ceny urzędowej wyświetlone zostanie stosowne ostrzeżenie o niezgodności z ceną urzędową przedstawione na rysunku poniżej. 24

Rys.31. Bufor przeceny - Zmiana ceny detalicznej W przypadku próby zatwierdzenia przyciskiem [ENT] OK niewłaściwej ceny program wyświetli dodatkowy komunikat informujący, że wprowadzana cena jest różna od ceny urzędowej. Rys.32. Ostrzeżenie o wprowadzeniu ceny innej niż cena urzędowa 4. Zestawienia A) Nowy mechanizm wymiany danych apteka NFZ (zmienione struktury plików xml, nowe pliki xml uczestniczące w wymianie informacji pomiędzy apteką i NFZ) W celu poprawnego wygenerowania zestawienia refundacyjnego (z właściwymi informacjami, które mają być zawarte w pliku xml) należy w programie aptecznym w module APW22 Kartoteki -> Kartoteki -> Refundatorzy, na karcie refundatora w zakładce [Ctrl+1] Ogólne uzupełnić nr umowy oraz zaznaczyć opcję Umowa z NFZ na realizację recept. 25

Proces wymiany danych pomiędzy apteką a Funduszem obecnie obejmuje następujące fazy: Faza 1 Apteka generuje zestawienie refundacyjne w formie komunikatu elektronicznego (plik XML). Przed przesłaniem zestawienia należy sprawdzić jego kompletność oraz poprawność oraz jego terminowe przekazanie do NFZ (do 5 dni roboczych po zakończeniu okresu refundacyjnego). Faza 2 Fundusz dokonuje walidacji i weryfikacji otrzymanego od apteki komunikatu elektronicznego pod kątem poprawności zawartych w nim danych. Następnie Fundusz przygotowuje i udostępnia aptekom wynik walidacji i weryfikacji w postaci komunikatu zwrotnego zawierającego wyniki wstępnej analizy poprawności danych. Faza 3 Apteka pobiera z portalu Funduszu komunikat zwrotny zawierający wyniki wstępnej analizy poprawności danych oraz projekt zestawienia zbiorczego (szablon). Faza 4 1.Apteka przekazuje do Funduszu żądanie rozliczenia (Faktura) na podstawie wczytanego projektu zestawienia zbiorczego (szablonu) 2.Apteka przekazuje do Funduszu korektę (poprawienie lub usunięcie) w postaci komunikatu elektronicznego (XML) na podstawie wykazanych nieprawidłowości w komunikacie zwrotnym. Faza 5 Apteka zatwierdzając projekt zestawienia zbiorczego zamyka dany okres rozliczeniowy. Po zamknięciu okresu rozliczeniowego apteka nie ma możliwości składania korekt. B) Nowy wzór zbiorczego zestawienia refundacyjnego Funkcja w trakcie przygotowania. 26

5. Kartoteki A) Zmodyfikowana kartoteka BLOZ (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku) - Mnożnik DDD oraz Wartości DDD, gdzie DDD - Definied Daily Dose określa przypuszczalną dawkę dobową leku stosowaną w celu leczenia głównego wskazania ATC. Na karcie BLOZ dodano nowe pola w zakładce Ctrl+3 Inne: -> DDD produktu, -> Mnożnik DDD opak. Rys. 33. Karta BLOZ zakładka Ctrl+3 Inne - Typ produktu zmodyfikowano kartę BLOZ poprzez dodanie informacji związanej z typem produktu a wymaganym do zestawienia XML dla NFZ (Lek, Środek spożywczy specjalnego przeznaczenia, Materiał medyczny). Na karcie BLOZ dodano nowe pole w zakładce Ctrl+3 Inne -> Typ produktu (rec.) Rys. 34. Karta BLOZ zakładka Ctrl+3 Inne - Zapłata pacjenta na karcie BLOZ dodano pola związane z kwotami zapłat pacjentów dla odpłatności (Zapłata rycz., Zapłata BZ, Zapłata 30%, Zapłata 50%). 27

Na karcie BLOZ dodano nowe pola w zakładce Ctrl+2 Ceny: -> Zapłata rycz., -> Zapłata BZ, ->Zapłata 30%, -> Zapłata 50%. Rys. 35. Karta BLOZ zakładka Ctrl+2 Ceny B) Zmodyfikowana kartoteka leku (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku) W systemie aptecznym na karcie leku zostały dodane dodatkowe pola dotyczące Mnożnika oraz Wartości DDD. Na karcie towaru dodano pole Mnożnik oraz Wartość DDD w zakładce Ctrl+4 Inne Rys.36. Karta leku zakładka Ctrl+4 Inne 28

Na karcie towaru dodano informację związaną z Typ towaru (recepty) w zakładce Ctrl+3 Typy: - Lek (wartość domyślna), - Środek żywieniowy specjalnego przeznaczenia, - Materiał medyczny. Rys.37. Karta leku zakładka Ctrl+3 Typy Na karcie towaru dodano pola związane z kwotami zapłat pacjentów dla odpowiednich odpłatności w zakładce Ctrl+1 Odpłatności: - Zapłata rycz., - Zapłata BZ, - Zapłata 30%, - Zapłata 50%. Rys. 38. Karta leku zakładka Ctrl+1 Odpłatności C) Zmodyfikowane uprawnienia pracowników apteki Do systemu aptecznego wprowadzono dodatkowe uprawnienia dla pracowników pozwalających zablokować edycję karty towaru (APW41 Admin -> Firma -> Uprawnienia -> Wspólne) oraz włączyć opcję przełączenia systemu na pracę od 1 stycznia 2012r. (APW41 Admin -> Firma -> Uprawnienia -> APW42 Serwis): - 00 0031 Zmiana kwot zapłat 30%, 50%, Rycz i BZ na karcie towaru. - 00 0032 Zmiana odpłatności na karcie towaru. - 42 0044 - Zmiana opcji systemu na rok 2012. 29

Rys. 39. Uprawnienia pracowników apteki D) Zmodyfikowana kartoteka refundatora (informacja o umowie z NFZ i numerze umowy) W celu realizacji świadczeń, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 14,17,18 ustawy o świadczeniach, podmiot prowadzący aptekę zawiera umowę na realizację recept z Narodowym Funduszem Zdrowia na wydawanie refundowanego leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego na receptę. Właściciel dwóch lub więcej aptek umowę na realizację recept podpisuje osobno dla każdej apteki na czas nieokreślony. Umowa podpisywana jest również przez kierownika apteki. Umowa zawiera m.in.: imię i nazwisko kierownika apteki, adres apteki, zobowiązanie do stosowania limitów, cen oraz odpłatności i dopłat pacjenta w wysokości określonej w obwieszczeniu, kary umowne oraz warunki wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania. W programie aptecznym odpowiednio dostosowano kartę refundatora o dodatkowe pola określające, czy apteka ma podpisana umowę na refundację oraz pole umożliwiające wpisanie numeru umowy. Aby ręcznie uzupełnić dane należy w oknie Zmiana danych refundatora dostępnym w module APW22 Kartoteki menu Kartoteki następnie Refundator po podświetleniu refundatora wybieramy klawisz F4 Zmień uzupełniamy ręcznie Nr umowy na recepty oraz zaznaczamy opcję Umowa z NFZ na realizację recept. 30

Rys. 40. Edycja karty refundatora W przypadku zaznaczenia tylko opcji Umowa z NFZ na realizację recept i po wybraniu przycisku [F2] Zapisz program wyświetli komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys.41. Okno komunikatu Należy jednak pamiętać, że nr umowy na recepty powinien być uzupełniony, ponieważ nr ten wymagany jest do otrzymania refundacji. E) Zmodyfikowana kartoteka personelu o informację związaną z identyfikatorem osoby/pracownika przekazywanym do NFZ Do karty pracownika zostało dodane pole określające identyfikator nadany pracownikowi przez NFZ. Aby uzupełnić identyfikator należy w module APW41 Administrator z menu wybrać Firma a następnie Pracownicy. 31

Rys.42. Zmiana danych pracownika F) Dodano wykaz najtańszych odpowiedników Dodatkowo w module APW23 Kontrola dodano Listę najtańszych odpowiedników funkcja pozwala wyszukiwać m.in. po nazwie międzynarodowej, dawce, ilości w opakowaniu najtańsze odpowiedniki w bazie KS - BLOZ oraz bazie aptecznej. Aby wyświetlić listę należy wybrać z menu Kontrola leków następnie Lista najtańszych odpowiedników. Rys. 43. Lista najtańszych odpowiedników 32

W górnej części tabeli przedstawiony jest wykaz najtańszych odpowiedników w bazie KS BLOZ oraz aptecznej bazie towarów (posortowane po nazwie międzynarodowej). W dolnej części tabeli przedstawione są wszystkie odpowiedniki (posortowane po cenie urzędowej). Dodatkowo w oknie można skorzystać z filtra (opcja F7 Filtr), gdzie użytkownik może przefiltrować listę odpowiedników wg: - Cena minimalna nie istnieje w aptece, - Cena minimalna istnieje w aptece, - Cena minimalna nie wykracza poza wartość limitu, - Kompletne zestawienie produktów. 6. Parametry ustawień W programie KS-Apteka Ogólna Windows 2012 dodano nowe parametry pozwalające na pracę programu zgodnie z regułami wynikającymi z zapisów nowej ustawy refundacyjnej. Wszystkie parametry zostały zgrupowane w module APW41 Administrator Opcje modułów. A. Praca systemu według zasad ustawy o refundacji leków Dz.U. 122/2011 (Wspólne.2.19). Głównym parametrem odpowiedzialnym za pracę systemu aptecznego zgodnie z ustawą refundacyjną jest opcja znajdująca się w ustawieniach Wspólne.1.19 Praca systemu według zasad ustawy o refundacji leków Dz.U. 122/2011 aktualnie przełączanego w sposób ręczny, w momencie pewności wejścia w życie ustawy przełączanego w sposób automatyczny. Rys.44. Opcje modułów Wspólne.2.19 33

Podczas uruchamiania modułu APW11 Sprzedaż, program sprawdza ustawienie powyższej opcji. Jeśli opcja jest włączona przed 1 stycznia 2012 roku zostanie wyświetlony komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys.45. Ostrzeżenie opcja włączona przed 1 stycznia 2012 Jeśli opcja będzie wyłączona począwszy od 1 stycznia 2012 roku zostanie wyświetlony komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys.46. Ostrzeżenie opcja wyłączona od 1 stycznia 2012 B. Tabela marż urzędowych (Wspólne.9). Nowa definiowalna tabela marż urzędowych, pozwalająca na definiowanie reguł stosowania marż detalicznych naliczanych od ceny hurtowej leku (stosowana dla leków z IB oraz importu docelowego). Rys. 47. Opcje modułów opcja Wspólne.9 34

C. Proponuj odpowiedniki dla leków refundowanych podczas wyboru towaru (APW11.2.85). Opcja jest odpowiedzialna za wyświetlanie informacji o odpowiednikach danego leku podczas wyboru leku do sprzedaży. Możliwe ustawienia: Nie proponuj - program nie sprawdza czy są odpowiedniki dla wybieranego leku Gdy wymagane przepisami - zgodnie z art.44 ust.1 ustawy o refundacji leków osoba wydająca leki ma obowiązek poinformować pacjenta o możliwości nabycia leku objętego refundacją, innego niż lek przepisany na recepcie, o tej samej nazwie międzynarodowej, dawce, postaci farmaceutycznej, która nie powoduje powstania różnic terapeutycznych, i o tym samym wskazaniu terapeutycznym, którego cena detaliczna nie przekracza limitu finansowania ze środków publicznych oraz ceny detalicznej leku przepisanego na recepcie. Gdy wymagane przepisami (tylko tańsze) - j.w. ale pomijane są leki o tej samej cenie urzędowej. Zawsze gdy korzystne dla pacjenta - program wyświetla odpowiedniki zawsze gdy istnieją leki o cenie urzędowej niższej niż cena wydawanego leku (cena urzędowa leku nie musi się mieścić w limicie). Rys.48. Opcje modułów opcja APW11.2.85 D. Maksymalna kwota marży dla pacjentów z uprawnieniami IB (APW11.4.16). Opcja określa maksymalną kwotę marży dla pacjentów z uprawnieniem IB w przypadku wydawania leku, który nie posiada ceny urzędowej. Marża dla leków nieposiadających ceny urzędowej jest wyliczana na podstawie tabeli marżowej (ustawienia Wspólne.9 Tabela marż urzędowych). Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19). 35

Rys.49. Opcje modułów opcja APW11.4.16 E. Maksymalna kwota marży dla leków z importu docelowego (APW11.4.17). Opcja określa maksymalną kwotę marży dla leków z importu docelowego. Marża dla leków z importu docelowego jest wyliczana na podstawie tabeli marżowej (ustawienia Wspólne.9 Tabela marż urzędowych). Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19). Rys.50. Opcje modułów opcja APW11.4.17 F. Sposób określenia zapłaty pacjenta dla odpłatności 30%, 50% i BZ (APW11.4.18). Opcja odpowiedzialna jest za sposób określania zapłaty pacjenta dla odpłatności 30%, 50% oraz bezpłatnej z dopłatą: 36

Z karty towaru - kwota zapłaty jest pobierana z karty towaru. W zależności od odpłatności są to pola: "Zapłata rycz.", "Zapłata 30%", "Zapłata 50%" lub "Zapłata BZ" Wyliczane w programie - kwota zapłaty jest wyliczana przez program. Rys.51. Opcje modułów opcja APW11.4.18 Opcja działa tylko wtedy, gdy włączona jest opcja "Praca systemu według zasad ustawy o refundacji leków Dz.U. 122/2011" (Wspólne.2.19). G. Urzędowa marża hurtowa (APW13.2.49). Opcja określa urzędową marżę hurtową. Zgodnie z zapisami ustawy marża hurtowa ma wynosić: 7% w roku 2012 6% w roku 2013 5% w roku 2014 Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19). 37

Rys.52. Opcje modułów opcja APW13.2.49 H. Wymagaj kodu EAN na karcie leku (APW23.1.20). Opcja kontrolująca podczas sprzedaży obecność kodu EAN lub równoważnego, w przypadku sprzedaży refundowanej. Rys.53. Opcje modułów opcja APW23.1.20 38