Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie przedsięwzięć w ramach Instrumentu Finansowego LIFE+

Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie przedsięwzięć w ramach Instrumentu Finansowego LIFE+ Departament Weryfikacji Rozliczeń Jacek FRĄTCZAK Warszawa, 13.11. 2012

2 Przekazanie dokumentów w rozliczeniowych BENEFICJENT BENEFICJENT DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA KANCELARIA KANCELARIA NFOSIGW NFOSIGW PRZYJĘCIE I REJESTRACJA (DATA!)

3 Obszary weryfikacji dokumentów rozliczeniowych DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA NFOSIGW NFOSIGW WERYFIKACJA MERYTORYCZNA, w tym POPRAWNOŚĆ KWALIFIKACJI KOSZTÓW WERYFIKACJA FORMALNA WERYFIKACJA RACHUNKOWA

WYBRANE WARUNKI UMOWY 4 warunki ogólne i szczególne, pierwszeństwo warunków szczególnych (w przypadku niezgodności pomiędzy postanowieniami np. zmiana w HRF o 1 000 zł, 4, 5, 6 umowy), sposób przekazania środków finansowych: - dokumenty rozliczeniowe - zaliczka warunki szczególne Przedsięwzięcia, - koszt realizacji, - dokumenty rozliczeniowe, potwierdzające osiągnięcie efektu, - terminy wypłat, przekazania dokumentów, efekt rzeczowy i ekologiczny itp.

Kontrola merytoryczna 5 1. Polega na stwierdzeniu: a) jego autentyczności, ci, b) czy wszystkie elementy dokumentu sąs zgodne z rzeczywistości cią, c) czy operacje gospodarcze sąs celowe z punktu widzenia racjonalnej gospodarki jednostki, d) czy sąs zgodne z obowiązuj zującymi przepisami prawa. Pod uwagę bierze się,, czy dane w dokumencie sąs zgodne z rzeczywistości cią co do czasu, miejsca, prawidłowy jej pomiar ilościowy i jakościowy. Kontrolę merytoryczną przeprowadzają pracownicy komórki organizacyjnej właściwej w treści operacji gospodarczej.

Kontrola formalna 6 1. Ma na celu stwierdzenie: a) czy dokument odpowiada wymogom formalnym, b) czy jest kompletny, c) czy posiada niezbędne załą łączniki, d) czy został wystawiony na właściwym w formularzu. e) Sprawdza się więc c takie elementy jak: - nazwa i numer dowodu, - wystawca dowodu, - daty, - podpisy, - pieczątki

Kontrola rachunkowa 7 1. Polega na sprawdzeniu: a) czy zawarte na dowodach dane liczbowe sąs wyliczone prawidłowo, b) czy nie zawierają błędów w arytmetycznych (czy sąs poprawnie zaokrąglone, czy zsumowane 1 gr). Kontrolę formalno-rachunkow rachunkową przeprowadza główny g księgowy lub wyznaczony pracownik. Fakt dokonanej kontroli powinien zostać stwierdzony poprzez złożenie podpisu i umieszczeniu daty.

Przekazanie środków 8 1. Dokumenty rozliczeniowe przekazane do NFOŚiGW igw: a) rozliczenie częś ęściowe (zestawienie)- podział kosztów b) sprawozdanie c) oświadczenie VAT d) inne dokumenty wymienione w umowie złożone przed pierwszą wypłatą (np. podpisane egz. umowy), powołanie jednostki, nie zaleganie z opłatami ZUS e) przekazanie do NFOSiGW materiałów w promocyjnych lub edukacyjnych wytworzonych w trakcie realizacji i zadania.

9 2. Opis dokumentów: Przekazanie środków a) informacje merytoryczne (czego dotyczy dokument), b) zostały sprawdzone, zatwierdzone do wypłaty (realizacji) i zaakceptowane, c) zawierają informacje wynikające z zapisów umowy lub innych uregulowań (dofinansowano, podział środków), d) adnotacje wynikające z obiegu dokumentów u beneficjenta, e) wszystkie dokumenty rozliczeniowe przedkładane w NFOŚiGW w formie kserokopii muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansowa Beneficjenta, jeżeli w umowie nie określono tego inaczej (potwierdzenie musi być dokonane na każdej stronie dokumentu i zawierać podpis oraz stempel imienny osoby potwierdzającej i datę, f) jeśli powierzchnia dokumentu księgowego jest zbyt mała lub rodzaj papieru nie pozwala na ich umieszczenie, wówczas wymagane elementy opisu umieszcza się na oddzielnej kartce na trwale połączonej z fakturą/rachunkiem czy równoważnym dowodzie księgowym z podaniem nr i daty dokumentu, którego dotyczy.

Opis wydatku - przykłady 10 NOCLEG Nocleg opłacony został dla 20 uczestników w szkolenia Natura 2000 przeprowadzonego w dniach 20 i 21 maja 2011 w DębemD TRANSPORT Faktura/rachunek dotyczy kosztów w transportu 20 uczestników szkolenia przeprowadzonego w dniach 20 i 21 maja byli przewożeni eni na trasie Warszawa - Dębe - Warszawa WYNAJEM POMIESZCZEŃ Sala została a wynajęta dla przeprowadzenia szkolenia w dniach 20 i 21 maja 2011 w m. DębeD bem.. W szkoleniu udział wzięł ęły y 22 osoby w tym 20 uczestników w szkolenia i 2 trenerów

Opis wydatku co jeszcze może e być 11 a) sprawdzono pod względem legalności, celowości i gospodarności, b) zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych art.., c) numer ewidencji w księgach rachunkowych, d) potwierdzenie dokonanie zakupu towarów ujętych w dokumencie, e) przedstawiony wydatek nie został sfinansowany podwójnie z innych krajowych środków publicznych lub funduszu, f) ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją:, g) koszt poniesiony zgodnie z umową o dofinansowanie nr.

Opis wydatku c.d. zakładowy adowy plan kont 12 Wn 405-2-2 450 zł. Ma 230-5-1 409 zł Ma 220-2-1 41 zł

Rozliczenie częś ęściowe dofinansowania - Zestawienie 13 a) zawiera dokumenty księgowe ( nr, data, kwota, HRF itp. zgodnie z załączonym do umowy wzorem), b) data sporządzenia, c) nazwa jednostki, d) podpisy zgodnie z reprezentacją beneficjenta.

ROZLICZENIE CZĘŚCIOWE

Wykaz dokumentów w księgowych 15 faktura VAT, faktura VAT zaliczkowa, rachunek, umowa kupna-sprzedaży nieruchomości, lista plac, polecenie wyjazdu służbowego, rachunek do umowy zlecenia/dzieło, faktura korygująca, nota korygująca, duplikat faktury/rachunku, nota księgowa, nota obciążeniowa, polecenie księgowania, dokument wewnętrzny ( np. faktura), potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy, zbiorcze zestawienie dokumentów księgowych, bilet za przejazd, rozliczenie częściowe (końcowe) dofinansowania w formie dotacji/pożyczki, kosztorys powykonawczy, akt notarialny, inne

FAKTURA VAT 16 Powinna zawierać: a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, b) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, c) numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub "FAKTURA VAT- MP, RR, d) dzień, miesiąc i rok wystawienia, e) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, f) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, g) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), h) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

FAKTURA VAT 17 Powinna zawierać,, c.d.: i) stawki podatku, j) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki, k) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, l) odpowiednio wyraz ORYGINAŁ albo KOPIA ; m) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem n) faktury wystawione przez podwykonawców powinny zawierać wyraźne odniesienie do projektu LIFE+ (tj. numer i tytuł lub skrócony tytuł) oraz do zamówienia/podzlecenia wydanego przez beneficjenta koordynującego/współbeneficjenta. Wszystkie faktury powinny także być dostatecznie szczegółowe, aby umożliwić identyfikacje pojedynczych pozycji objętych świadczoną usługa (tj. wyraźny opis i koszt każdej pozycji).

Rachunek 20 Powinien zawierać: a) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, b) datę wystawienia i numer kolejny rachunku, c) odpowiednio wyraz ORYGINAŁ lub KOPIA, d) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, e) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, f) czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje. g) Umowa na wykonanie usługi, program, lista uczestników, opis zakresu usługi, h) UWAGA i) W umowie z wykonawcą usługi musi być zawarty zapis o Przeniesieniu praw autorskich

21 Lista płac Lista płac powinna zawierać: a) nazwę pracodawcy, b) numery stron, c) oznaczenie lub nazwę listy płac, d) miesiąc, którego dotyczy, e) datę sporządzenia, f) czytelny podpis osoby sporządzającej i akceptującej, g) oznaczenie kwot przyjętych do rozliczenia (poza opisem), h) karta czasu pracy.

Polecenie wyjazdu służbowegos 22

Polecenie wyjazdu służbowegos 23 Polecenie wyjazdu powinno zawierać: a) numer dokumentu, b) data wystawienia, c) dane delegowanego, d) cel podroży, e) miejsce i czas podróży, f) środek lokomocji.

24 Polecenie wyjazdu służbowego s - rachunek kosztów w podróży y i pobytu Składany jest z poleceniem wyjazdu służbowego i zawiera następujące informacje: a) diety (ilość dni pobytu x obowiązująca stawka), b) zwrot kosztów z wyszczególnieniem: przejazdów środkami transportu,- w przypadku braku biletu można złożyć pisemne oświadczenie, które określa poniesione wydatki za przejazd i przyczyny niemożliwości jego udokumentowania, noclegów (mogą być limity wewnętrzne kwot do zł), dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków zawiązanych z celem wyjazdu (przejazdy taksówką, przejazd autostradą, bilet wstępu, za parking itp.) w przypadku podróży prywatnym samochodem należy dołączyć kopię umowy o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych.

25 Rachunek do um. zlecenia/ um. o dzieło Rachunek potwierdzający wykonanie umowy zawiera, co najmniej: 1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy stron umowy, 2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku, 3) określenie rodzaju wykonanych prac z podaniem ilości i ceny jednostkowej, 4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, 5) niezbędne wyliczenie obciążenia podatkowego, obciążenia ZUS itp. zarówno ze strony pracownika jak i pracodawcy, 6) czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje, 7) protokół odbioru - jeżeli to wynika z zapisów umowy.

26 Powinny zawierać wyraz KOREKTA albo wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA /NOTA KORYGUJĄCA. Dokumenty korygujące zawierają wszystkie istotne dane z faktury korygowanej oraz dane dotyczące przedmiotu korekty (udzielonych rabatów; zwrotu nabywcy kwot nienależnych, zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.; nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny; kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej, etc.), NOTA KORYGUJĄCA jest akceptowana czytelnym podpisem osoby wystawiającej i odbierającej, Dokumenty korygujące W przypadku, gdy oryginał faktury /rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, wystawia się dokument zwany DUPLIKATEM.

SPRAWDZAMY DOWÓD KSIĘGOWY wystawca/sprzedawca data, dane wystawcy/sprzedawcy i odbiorcy/nabywcy -nazwa - adres -NIP - REGON wyliczona i opisana należność kwoty (pisane ręcznie) oznaczenie księgowe dokumentu np.. F/10/1242 dekrety zakładowy plan kont księga główna, wyciąg z konta analitycznego (informacja o wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych dowodów księgowych), zestawienie dekretów zaksięgowanych, Instrukcja obiegu i archiwizacji dokumentów, sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zatwierdzono do wypłaty/zapłaty, opis wynikający z zapisów umowy m.in. 4 ust. 4 umowy, dowód księgowy wystawiony i poświadczony przed wykonaniem usługi, kserokopia dowodu księgowego musi być wykonana z oryginału po dokonaniu wszelkich opisów, wskazane aby przygotowane dokumenty rozliczeniowe zostały zweryfikowane (przejrzane) przez inną osobę.

Dokumentacja potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe przedsięwzi wzięcia 28 a) sprawozdanie z realizacji, b) zestawienia zrealizowanych prac, obiektów/urządzeń, opracowań itp. z podaniem podstawowej charakterystyki zgodnej z charakterystyką wynikającą z HRF( parametry techniczne, tj.: sztuki, km, kg, itd.), c) zestawienie kosztów poniesionych na realizację przedsięwzięcia, d) dokumenty potwierdzające przyjęcie w stan posiadania zakupionego sprzętu/urządzeń (OT), e) protokół odbioru i przekazania, (PT) f) ostateczne pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych lub dokumenty zawiadamiające właściwe organy o zakończeniu budowy (wynikające z przepisów Prawo budowlane ).

Warto zapamięta tać 29 należy czytać umowę ( w trakcie negocjacji i realizacji), realnie planować terminy wypłat, zadbać o potwierdzenie daty złożenia dokumentów w kancelarii NFOSiGW/ lub nadania, przed opracowaniem wniosku o płatność warto zapoznać się ze szczegółowymi wytycznymi w zakresie zasad rozliczania dotacji/pożyczek w NFOSiGW http://www.nfosigw.gov.pl/srodki-krajowe/rozliczanie-dofinansowan-nfosigw, należy przedstawiać dokumenty z okresu trwania umowy lub terminów określonych w umowie, w umowach z wykonawcami przenieść prawa autorskie, załączyć kopie dokumentów źródłowych (umowy, porozumienia, itd.) będących podstawą wystawionych dokumentów księgowych, aby umieścić NIP, nazwę kontrahenta i jego adres, ujmować wydatki zgodnie z harmonogramem rzeczowo- finansowym (HRF), oznaczać nazwę dokumentów oraz wskazać jednostki i miary, aby weryfikować dokumenty przed ich złożeniem, w szczególności te, które nie są wystawione elektronicznie (ręcznie pisane), dokumenty powinny być każdorazowo podpisane przez osoby je przygotowujące jak i weryfikujące składaną dokumentację rozliczeniową,

Warto zapamięta tać c.d. 30 adnotacje na dokumentach powinny odzwierciedlać wewnętrzny obieg dokumentów u beneficjenta (np. przyjęcie w stan posiadania -OT, zatwierdzenie do wypłaty, itd.), potwierdzamy dokumenty za zgodność z oryginałem (data, podpis). kwoty wykazywane w dokumentach księgowych zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza, o wszelkich zmianach w realizacji przedsięwzięcia informować dotowanego/pożyczkobiorcę, dowody księgowe powinny być czytelne i nie budzić wątpliwości, błędy przy opisie merytorycznym dowodu księgowego korygujemy poprzez skreślenie błędnego wyrazu/wartości, wpisanie prawidłowej, postawienie parafy oraz daty, kiedy dokonano korekty, przestrzegać zasad obiegu dokumentów przyjętych u beneficjenta, podać nr rejestracyjny, pojemność silnika REFUNDACJA zwrot podmiotowi gospodarczemu wydatkowanych środków przez inny podmiot. NOŚiGW w uzasadnionych przypadkach (jeżeli warunki umowy nie stanowią inaczej), refunduje wydatki dokonane przez kontrahenta, poniesione jednak nie wcześniej niż po dniu określonym w umowie.

Akty prawne Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz. 694.j.t.) określająca zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów (dowód księgowy art.. 21, Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.06.164,1163 j.t.) określająca zasady i tryb udzielania zamówień publicznych, środki ochrony prawnej, kontrolę udzielania zamówień publicznych oraz organy właściwe w sprawach uregulowanych w ustawie, Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.04.54,535) reguluje opodatkowanie podatkiem od towarów i usług.( np. Dział XI Dokumentacjafaktury), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 lipca w sprawie wykazu środków publicznych nie zaliczanych do środków, o których mowa w art.. 5 ust. 3 pkt. 6 ustawy o finansach publicznych, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U.05.133.1119), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U.02.236.1990), 31

Akty prawne c.d. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.02.236.1991), w trakcie nowelizacji (połączenie podróży krajowych i zagranicznych w jedno rozporządzenie) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U.02.27.271), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( 5 faktura) (Dz.U.08.212.1337), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwlokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach 14 ust.1. (opis rachunku) Dz.U.05.165.1373, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - 13 (dowody księgowe) Dz.U.03.152.1475, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 r. w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - 2 i 4 (wartość 3 500 zł) Dz.U.97.6.35. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych Dz.U. 2010.38,207 32

33 Dziękujemy za uwagę!