Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu PYTANIA ZGŁASZANE PODCZAS SPOTKANIA INFORMACYJNEGO W RAMACH DOKUMENTACJI KONKURSOWEJ Z PODDZIAŁANIA 9.6.2 PO KL Pytanie nr 1: Co oznacza racjonalne wynagrodzenie w kosztach zarządzania? Zarządzanie musi mieć zastosowanie do całości projektu, do jego specyfiki. Szczególnie będą brane pod uwagę wielkość i charakterystyka projektu oraz grupy docelowej. Ponadto, zgodnie z Komunikatem z dnia 25.01.2013 r., projekty w ramach Poddziałania 9.6.2 są projektami prostymi do wdrażania a wprowadzenie stawek jednostkowych istotnie ułatwia sposób ich rozliczania, koszty zarządzania w tych projektach powinny być ograniczone do niezbędnego minimum, w stosunku do standardowych projektów finansowanych z EFS, rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków. Dodatkowo, koszty kwalifikowalne związane z zarządzaniem projektem powinny być adekwatne do wymiaru zadań związanych z rozliczaniem i monitorowaniem projektu wynikających ze specyfiki wdrażania projektów EFS. Szczególnej weryfikacji powinien podlegać m.in. łączny czas pracy związany z rozliczaniem i monitorowaniem danego projektu, np. w kontekście liczby uczestników projektu obejmowanych wsparciem. Jednocześnie, w zakresie działań informacyjno-promocyjnych należy podkreślić, iż spełnienie podstawowych wymogów dotyczących działań informacyjno-promocyjnych nie jest zbyt kosztochłonne, natomiast rozbudowana informacja i promocja jest całkowicie niezasadna (np. koszt spotkań promujących projekt, konferencji, publikacji o projekcie, ogłoszeń prasowych informujących o projekcie). Zasadne może wydawać się wyłącznie finansowanie wydatków związanych z niezbędnym oznakowaniem projektu zgodnie z wymogami określonymi w Systemie realizacji PO KL (np. oznakowanie sal szkoleniowych oraz materiałów szkoleniowych). Ponadto, należy podkreślić, iż wysokość kosztów zarządzania będzie każdorazowo oceniana w powiązaniu z kosztami pośrednimi, które stanowią określone koszty administracyjne
związane z funkcjonowaniem beneficjenta, o czym również mowa poniżej w części dotyczącej kosztów pośrednich. Pytanie nr 2: Czy szkolenia równoważne do ECDL Start i Core wliczają się do stawek jednostkowych? Tak. Pytanie nr 3: Zgodnie z zapisami Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Zaleca się, aby ponoszenie wydatków rozliczanych za pomocą stawek jednostkowych następowało z własnego rachunku beneficjenta. W tym celu: Instytucja Pośrednicząca przekazuje beneficjentowi środki zgodnie z harmonogramem płatności na rachunek projektu wskazany w umowie, następnie beneficjent powinien, zgodnie z zapotrzebowaniem, z rachunku projektu przelać kwotę stanowiącą odpowiednią wielokrotność stawek jednostkowych na rachunek własny (wraz ze stosownym opisem np. rozliczenie 15 stawek jednostkowych ), następnie beneficjent powinien ponosić wydatki objęte daną stawką jednostkową z rachunku własnego, na który przelana została przez niego odpowiednia część dofinansowania. Jeśli w ramach realizowanego projektu zostanie wynajęta sala oraz zatrudnieni trenerzy do prowadzenia zajęć, czy należy przeprowadzić zasadę konkurencyjności lub porównanie cen? Nie, projekt jest rozliczany na podstawie stawki jednostkowej i w takiej sytuacji nie ma potrzeby przeprowadzania zasady konkurencyjności lub porównania cen. Pytanie nr 4: Zgodnie z interpretacją z dnia 25.01.2013 r. koszty zarządzania w projekcie powinny znajdować się na minimalnym poziomie. Czy zatem możliwe jest zatrudnienie na 0,5 etatu koordynatora oraz na 0,5 etatu osobę ds. rekrutacji, co razem daje jeden etat? Tak, jest to możliwe. Pytanie nr 5: Promocja w ramach projektu powinna ograniczyć się tylko do oznaczenia sal i materiałów szkoleniowych. W jaki sposób jednak prowadzić rekrutację do projektu, jak dotrzeć do potencjalnych uczestników bez ogłoszeń prasowych?
Z założenia szkolenia możliwe do realizacji w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL są bardzo atrakcyjne dla potencjalnych uczestników projektów PO KL. Beneficjent może, a wręcz jest zobowiązany do wykorzystania potencjału nośnika informacji, jakim jest baza www.inwestycjawkadry.info.pl. Pytanie nr 6: Czy koszty pośrednie mogą być uwzględniane w ramach projektów obejmujących stawki jednostkowe? Tak. Należy jednak pamiętać, że koszty księgowe są niższe, niż w projektach nierozliczanych na podstawie stawek jednostkowych. Ponadto, koszty związane z obsługą biura projektowego są jak najbardziej dopuszczalne w projekcie. Pytanie nr 7: W odniesieniu do pytania: Czy istnieje możliwość skonstruowania budżetu projektu bez używania stawek jednostkowych, całkowicie na podstawie poniesionych wydatków? Jeśli tak to na jakich warunkach/ zasadach? Czy podmioty będące jednostkami samorządu terytorialnego muszą stosować stawki jednostkowe? Zgodnie z Rozdziałem 1.1. Przedmiot konkursu Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Rozliczenie za pomocą stawek jednostkowych może nie mieć zastosowania w przypadku projektów realizowanych przez beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych, są więc one zwolnione z obowiązku stosowania stawek. Jednocześnie z możliwości stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków, wyłączone są PJB, które takiej możliwości nie posiadają. W związku z powyższym, JST nie są zobligowane do stosowania stawek jednostkowych w ich przypadku istnieje dowolność. Jednak rozliczając projekt w oparciu o rzeczywiście poniesione wydatki, należy odnieść się do kwot zawartych w stawkach jednostkowych. Pytanie nr 8: W jaki sposób należy rozliczać stawki jednostkowe?
Zgodnie z Rozdziałem 2.3. Forma finansowania Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Zaleca się, aby ponoszenie wydatków rozliczanych za pomocą stawek jednostkowych następowało z własnego rachunku beneficjenta. W tym celu: Instytucja Pośrednicząca przekazuje beneficjentowi środki zgodnie z harmonogramem płatności na rachunek projektu wskazany w umowie, następnie beneficjent powinien, zgodnie z zapotrzebowaniem, z rachunku projektu przelać kwotę stanowiącą odpowiednią wielokrotność stawek jednostkowych na rachunek własny (wraz ze stosownym opisem np.. rozliczenie 15 stawek jednostkowych ), następnie beneficjent powinien ponosić wydatki objęte daną stawką jednostkową z rachunku własnego, na który przelana została przez niego odpowiednia część dofinansowania. Wypłata zaliczki odbywa się standardowo. W przypadku objęcia wsparciem 15 osób wpisujemy we wniosku o płatność 15 stawek jednostkowych. Koszty zarządzania wpisujemy w załączniku nr 1 do wniosku o płatność po zrealizowaniu stawek dołączamy rozliczenie za te zadania. Pytanie nr 9: W załączniku nr 2 i 3 do Wytycznych opisano stawki jednostkowe dla szkoleń językowych i kursów komputerowych. W przypadku szkoleń językowych jest określona liczba godzin. Nie ma takiego określenia w przypadku szkoleń komputerowych. W przypadku szkoleń ECDL Start i Core należy uwzględnić taką liczbę godzin, jaka jest niezbędna do zrealizowania programu. Pytanie nr 10: Czy szkolenie językowe może trwać 80 godzin? Nie. Minimalna liczba godzin to 60, a następnie jej wielokrotność 120, 180, etc. Pytanie nr 11: W szkoleniach komputerowych są inne szkolenia ECDL, nie tylko Start i Core. Czy jest możliwość ich realizacji w ramach projektu Poddziałania 9.6.2 PO KL? Tak.
Pytanie nr 12: Zgodnie z Rozdziałem 4.2. Szczegółowe kryteria dostępu Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: W przypadku realizacji szkoleń i kursów językowych Beneficjent jest zobowiązany, żeby zajęcia kończyły się uzyskaniem przez uczestników projektu, w okresie jego realizacji certyfikatu potwierdzającego zdobycie określonego poziomu biegłości językowej (zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego). Jednocześnie, w wyniku realizacji projektu co najmniej 70% osób objętych wsparciem osiągnie pełen poziom kompetencji językowych, zgodny z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego (tj. A, B, C). W przypadku realizacji projektu w obszarach umiejętności ICT zakres wsparcia powinien obejmować kursy i/lub szkolenia kończące się certyfikatem potwierdzającym zdobycie przez uczestników projektu kompetencji określonych dla różnych poziomów European Computer Driving Licence (ECDL). W przypadku szkoleń komputerowych nie określono stopnia zdawalności egzaminu. Jakie wskaźniki należy zawrzeć we wniosku w przypadku tego typu kursów? Stawka jednostkowa dotyczy ukończenia kursu, stawka jest kwalifikowalna (i tym samym może być rozliczona) w momencie ukończenia kursu przez uczestnika. Natomiast poziom wskaźnika liczbę osób, które zdadzą egzamin ustala projektodawca. W sytuacji niespełnienia wskaźników, Beneficjenta obowiązuje reguła proporcjonalności. Pytanie nr 13: Stawki jednostkowe dotyczą m. in. wynajmu sali, zatrudnienie lektora. Czy dostosowanie sali dla potrzeb osób niepełnosprawnych jest możliwe w ramach projektu? Nie. Przedmiotowy wydatek w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL jest niekwalifikowalny. Należy znaleźć salę, która spełnia wymogi dostosowania do potrzeb osób niepełnosprawnych. Stawki jednostkowe do poszczególnych szkoleń zostały zróżnicowane ze względu na osoby pełnosprawne i niepełnosprawne. Pytanie nr 14: Zgodnie z Rozdziałem 4.5. Szczegółowe kryteria strategiczne Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Grupę docelową w projekcie stanowią wyłącznie osoby należące do jednej i/lub więcej z poniższych grup: osoby, które ukończyły 50 rok życia; osoby powracające oraz wchodzące na rynek pracy po przerwie związanej z urodzeniem i wychowywaniem dzieci; osoby z wykształceniem co najwyżej średnim; osoby niepełnosprawne; osoby pozostające bez
zatrudnienia przez okres ostatnich 6 m-cy przed przystąpieniem do projektu. Wsparcie udzielane w ramach projektu powinno być dostosowane do specyficznych potrzeb jednej z ww. grup. Czy zwrot i/lub oznacza, ze możemy do projektu przyjąć kilka grup spełniających przedmiotowe kryteria, przykładowo część osób bezrobotnych i część osób z wykształceniem co najwyżej średnim? Ponadto, czy w takiej sytuacji możemy przewidzieć we wniosku o dofinansowanie zwrotu kosztów dojazdu dla osób bezrobotnych? Tak, istnieje możliwość objęcia wsparciem kilku grup z wymienionych powyżej. Jednakże, celem spełnienia kryterium strategicznego i tym samym, otrzymaniem dodatkowych punktów, należy objąć wyłącznie osoby reprezentujące jedną lub kilka z przedmiotowych grup. Ponadto, zgodnie z zapisami Rozdziału 4.3. Ogólne kryteria horyzontalne Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Pozostałe koszty powinny być uzasadnione, w szczególności potrzebami grupy docelowej i nie powinny powodować podniesienia jakości usługi szkoleniowej ponad standard powszechnie oferowany komercyjnie na rynku szkoleń. Oznacza to m.in., że: a. koszt dojazdów dopuszczalny jest tylko i wyłącznie w związku z uzasadnionymi potrzebami grupy docelowej będącej w szczególnie trudnym położeniu (np. koszty dojazdów dla osób niepełnosprawnych). W związku z powyższym, istnieje możliwość zapewnienia zwrotu kosztów dojazdu dla osób bezrobotnych. Pytanie nr 15: Czy istnieje możliwość podzlecania zadań w ramach projektu w sytuacji rozliczania kosztów bezpośrednich w oparciu o stawki jednostkowe? Zgodnie z Rozdziałem 4.3. Ogólne kryteria horyzontalne Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Ponadto koszty bezpośrednie rozliczane za pomocą stawek jednostkowych nie mogą dotyczyć zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. W związku z powyższym beneficjenci, którzy maja zamiar realizować projekty za pomocą metody uproszczonej stawek jednostkowych, powinni przedstawić we wniosku o dofinansowanie projektu potencjał niezbędny do realizacji szkoleń językowych lub komputerowych (np. kadra szkoleniowa, sala wykładowa).
Ponadto, zgodnie z Rozdziałem 4.12 Podrozdział 12 Zlecanie zadań merytorycznych Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL: Zlecenie zadania merytorycznego oznacza zlecenie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części wykonawcom. Z kolei, zgodnie z Rozdziałem 2.1.1.4. Zlecanie zadań merytorycznych Zasad finansowania PO KL: Jednoznaczne określenie, w jakim przypadku będziemy mówić o zleceniu zadania merytorycznego jest możliwe tylko i wyłącznie w odniesieniu do indywidualnego przypadku i konkretnych rozstrzygnięć przyjętych w ramach danego projektu. Niemniej jednak, co do zasady, ze zleceniem zadania merytorycznego będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy beneficjent przekazuje wykonanie zadania, w tym przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności w ramach zadania, innemu podmiotowi, tzn. niejako wyprowadza to zadanie na zewnątrz, poza swoją instytucję. W takiej sytuacji beneficjent wyłącza swoje własne bezpośrednie zaangażowanie w to zadanie i finansowanie kosztów administracyjnych związanych z realizacją zleconego zadania merytorycznego. Koszty te przerzucone są na wykonawcę zleconego zadania. Zatem w celu stwierdzenia, czy dane zadanie jest zadaniem merytorycznym zleconym czy nie, należy wziąć pod uwagę to, kto ponosi koszty administracyjne związane z wykonaniem tego zadania. Jeśli te koszty ponosi zewnętrzny wykonawca zadania, co do zasady będziemy mieć do czynienia ze zleceniem zadania merytorycznego. Ocena czy w danym przypadku dochodzi do zlecenia zadania merytorycznego powinna być dokonywana indywidualnie z uwzględnieniem poszczególnych wydatków ujętych w zadaniu określonym we wniosku o dofinansowanie projektu, w tym charakteru tych wydatków (techniczne, merytoryczne) i zaplanowanych na nie kwot. Przykład 1: Beneficjent zleca przygotowanie całego szkolenia zewnętrznemu wykonawcy, a sam odpowiada jedynie za zwrot kosztów dojazdu na szkolenie dla uczestników szkolenia. W takim przypadku mamy do czynienia ze zleceniem istotnej części zadania merytorycznego, gdyż zewnętrzny wykonawca ma za zadanie pozyskać wykładowców, wynająć salę szkoleniową, zapewnić wyżywienie dla uczestników i przygotować materiały szkoleniowe, czyli bezpośrednio odpowiada za kompleksowe zorganizowanie szkolenia. Beneficjent w takim wypadku tylko nadzoruje realizację zadania a sam nie angażuje się osobiście i bezpośrednio w realizację zadania merytorycznego. Przykład 2: Beneficjent dysponuje salą szkoleniową wraz ze sprzętem i sam przygotowuje (tzn. powieli potrzebną ilość egzemplarzy) materiały dla uczestników szkolenia, a z zewnątrz pozyska trenera i zapewni wyżywienie. W takim przypadku usługa trenerska i cateringowa nie jest traktowana jako zlecenie zadania merytorycznego.
Pytanie nr 16: Organizacja pozarządowa wynajmuje salę i wykładowcę. Czy w takiej sytuacji możemy mówić o zadaniu zleconym? Czy należy stosować stawki jednostkowe? Przedmiotowy przykład nie stanowi zadania zleconego, jednakże należy zwrócić uwagę na zasadność realizacji tego typu projektów przez podmioty nie będące instytucją szkoleniową i nieposiadające wystarczającego potencjału. Pytanie nr 17: We wniosku należy odnieść się do konkretnego poziomu ECDL. A co ze szkoleniami typu ECDL Cad? Czy odnieść się do zagranicznego sylabusa ECDL Cad? Istnieje możliwość przeprowadzenia egzaminu w kraju funkcjonuje jednostka, która certyfikuje na tym poziomie. Jeśli istnieje możliwość przeprowadzenia egzaminów i są zgodne z sylabusami jest to wykonalne. Pytanie nr 18: Czy można przeprowadzić projekt ukierunkowany tylko na naukę języków obcych lub tylko na szkolenia komputerowe? Tak. Pytanie nr 19: W stawkach jednostkowych jest ujęte wynagrodzenie wykładowcy, wynajem sali. Czy egzamin może stanowić osobną pozycję? Zgodnie z zapisami Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Oprócz wskazania w budżecie projektu stawek jednostkowych na usługę szkoleniową, w ramach ww. zadania możliwe i zasadne jest kwalifikowanie kosztu egzaminów oraz w przypadku szkoleń językowych zakupu podręczników niezbędnych do nauczania. Ponadto: Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL, wysokość stawki jednostkowej nie obejmuje kosztów egzaminu zewnętrznego. A zatem uzyskanie certyfikatu
nie stanowi podstawy do rozliczenia stawki. Taką podstawę stanowi przykładowo certyfikat lub zaświadczenie ukończenia kursu (a nie zdania egzaminu). Pytanie nr 20: Czy egzaminy poprawkowe stanowią koszt kwalifikowalny? Tak, jeśli zostaną ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu. Należy jednak pamiętać o racjonalnym zarządzaniu kosztami w projekcie. Pytanie nr 21: Czy możliwe do realizacji są tylko szkolenia z języka angielskiego, niemieckiego i francuskiego? Czy kursy z innych języków też są możliwe? Tak, szkolenia z pozostałych języków są możliwe, ale stawki jednostkowe odnoszą się tylko do szkoleń z języka angielskiego, niemieckiego i francuskiego. Pytanie nr 22: Czy koszt podręczników należy ująć w osobnej pozycji? Tak jeśli dotyczy szkoleń językowych, bo stawka nie obejmuje podręczników, Nie przy szkoleniach komputerowych, ponieważ stawka obejmuje podręczniki. Pytanie nr 23: Czy koszty dodatkowych szkoleń językowych wspierających naukę języka są kwalifikowalne? Nie. Pytanie nr 24: Firma ma roczny obrót za zamknięty rok obrotowy na poziomie 300 tys. zł. Czy może zrealizować projekt za kwotę 500 tys. zł? Tak, jeśli projekt ma być realizowany co najmniej przez dwa lata. Rok z najwyższymi wydatkami w ramach projektu porównujemy z obrotami. Obroty powinny być wyższe lub równe od rocznych wydatków przewidzianych w ramach projektu.
Pytanie nr 25: Czy niwelowanie barier, np. zwrot kosztów podróży dla osób z terenów wiejskich, jest kwalifikowalny? Koszt dojazdów jest kwalifikowalny dla osób z terenów wiejskich. Jednakże, celem spełnienia kryterium strategicznego i tym samym, otrzymaniem dodatkowych punktów, należy objąć wyłącznie osoby reprezentujące jedną lub kilka z przedmiotowych grup. Ponadto, zgodnie z zapisami Rozdziału 4.3. Ogólne kryteria horyzontalne Dokumentacji konkursowej dla konkursu zamkniętego w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL: Pozostałe koszty powinny być uzasadnione, w szczególności potrzebami grupy docelowej i nie powinny powodować podniesienia jakości usługi szkoleniowej ponad standard powszechnie oferowany komercyjnie na rynku szkoleń. Oznacza to m.in., że: a. koszt dojazdów dopuszczalny jest tylko i wyłącznie w związku z uzasadnionymi potrzebami grupy docelowej będącej w szczególnie trudnym położeniu (np. koszty dojazdów dla osób niepełnosprawnych). Pytanie nr 26: Gdy liderem jest firma prywatna, a partnerem JST, musimy stosować stawki jednostkowe? Tak, ponieważ lider jest zobowiązany do stosowania stawek jednostkowych.