UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI INSTYTUT INFORMATYKI I ELEKTROTECHNIKI ZAKŁAD INŻYNIERII KOMPUTEROWEJ Przygotowali: mgr inż. Arkadiusz Bukowiec mgr inż. Remigiusz Wiśniewski LABORATORIUM 8,9: BAZA DANYCH MS-ACCESS Aplikacja MS Access służy do tworzenia relacyjnych baz danych. Jedną z zalet aplikacji jest możliwość stworzenie formularzy wspomagających wprowadzanie danych oraz wzorów raportów. Tworzenie bazy danych Aby stworzyć bazę danych należy z menu Plik -> Nowy... wybrać opcje Baza Danych. Spowoduje to utworzenie nowej, pustej bazy danych (rys. 1). Rys. 1. Widok bazy danych Tworzenie tabeli Aby utworzyć tabelę należy zaznaczyć obiekt Tabele i wybrać opcję Utwórz tabelę w widoku projektu. Spowoduje to pojawienie się okna pustej tabeli. Aby wprowadzić do tabeli pola należy wpisać jego nazwę i wybrać typ danych jaki ma być przechowywany przez to pole (rys. 2). Aby w tabeli ustawić klucz podstawowy należy kliknąć prawym klawiszem myszki na wybrane pole i wybrać opcję klucz podstawowy. Po lewej stronie nazwy pola powinien pojawić się symbol klucza. Dla klucza podstawowego wskazane jest wybranie typu pola jako autonumerowanie spowoduje to, że baza danych będzie automatycznie wstawić wartość dla tego pola po utworzeniu nowego rekordu. W celu ustawienia w tabeli klucza obcego (odnośnika do rekordu z innej tabeli) należy w polu Typ danych wybrać opcję kreator odnośników... Spowoduje to uruchomienia kreatora odnośników, w którym można wybrać pola za pomocą których będziemy wiązać tabele oraz pola, z których mają być wyświetlane dane zamiast mało znaczących dla użytkownika liczb z pola będącego kluczem głównym.
Rys. 2. Widok kreatora tabeli Po zakończeniu działania kreatora automatycznie zostanie wypełniona zakładka Odnośnik dla danego pola (rys. 3). Rys. 3. Widok zakładki Odnośnik Na zakładce tej ustawiony jest Typ formatu jako Pole kombi, co umożliwi wybieranie danych z rozwijanej listy. Jako źródło danych wprowadzone jest zapytanie w języku SQL: SELECT [Pracownicy].[ID_pracownika], [Pracownicy].[Imie], [Pracownicy].[Nazwisko] FROM Pracownicy; Pola wybrane przez to zapytanie będą wyświetlane w liście. Aby ułatwić poruszanie się po liście można zmodyfikować to zapytanie np. poprzez połączenie imienia i nazwiska w jedno pole oraz posortowanie danych: SELECT [Pracownicy].[ID_pracownika], [Pracownicy].[Imie]&" "&[Pracownicy].[Nazwisko] FROM Pracownicy ORDER BY [Pracownicy].[Nazwisko]; W polu Kolumna związana wskazywana jest pozycja kolumny, za pomocą której będzie wiązany klucz obcy z kluczem głównym. Po zapisaniu i zamknięciu tabeli aby powrócić do jej edycji z menu podręcznego danej tabeli należy wybrać opcję Widok projektu.
Relacje pomiędzy tabelami Relacje pomiędzy tabelami czyli ustalanie kluczy głównych i obcych mogą być zdefiniowane na poziomie tworzenia tabel. Mogą być też ustalone lub edytowane później, z wykorzystaniem graficznej reprezentacji bazy danych. W tym celu należy wybrać z menu Narzędzia opcję Relacje. Aby utworzyć relację pomiędzy polami tabel należy przeciągnąć lewym przyciskiem myszki pole z jednej tabeli na pole innej tabeli, które ma być z nim powiązane. Rys. 4. Widok okna relacji bazy danych Wprowadzanie danych Najprostszym sposobem wprowadzania danych jest otworzenie danej tabeli i wpisanie danych w pola tabeli (rys. 4.) Kwerendy Rys. 5. Widok tabeli Kwerendy umożliwiają wyświetlanie żądanych informacji z bazy danych. Kwerenda to odpowiednik zapytania SQL. Aby utworzyć kwerendę należy przejść do zakładki Kwerendy, a następnie wybrać opcję Utwórz kwerendę w widoku projektu lub Utwórz kwerendę za pomocą kreatora. Wybór pierwszej opcji pozwala użytkownikowi zdefiniować kwerendę samodzielnie, zaś wybór drugiej opcji spowoduje uruchomienie kreatora kwerend, w którym w prosty sposób można zdefiniować zapytanie. W oknie edycji kwerendy istnieje możliwość podglądu i edycji danej kwerendy za pomocą języka SQL. W tym celu należy wybrać z menu Widok opcję Widok SQL. Rys. 6. Widok edytora kwerend
Formularze Formularze umożliwiają przeglądanie i wprowadzanie danych do tabel. Najprostszym sposobem utworzenia formularza jest wybranie opcji Utwórz formularz za pomocą kreatora. W zależności od wybranego typu formularza wyświetlany będzie tylko jeden rekord (rys. 5) z danej tabeli lub wszystkie. W formularzu można wyświetlać dane z kilku tabel. W sytuacji takiej należy wybrać tabelę poprzez którą będą wyświetlane dane. Rys. 7. Widok przykładowego formularza Aby przejść do ręcznej edycji utworzonego formularza z menu podręcznego należy wybrać opcję Widok projektu. Raporty Raporty umożliwiają generowanie zastawień danych przechowywanych w tabelach. Najprostszym sposobem utworzenia raportu jest wybranie opcji Utwórz raport za pomocą kreatora. W raporcie można wyświetlać dane z kilku tabel. W sytuacji takiej należy wybrać tabelę poprzez którą będą wyświetlane dane. Można również wskazać pole, poprzez które mają być grupowane dane (rys. 6). Aby przejść do ręcznej edycji utworzonego raportu z menu podręcznego należy wybrać opcję Widok projektu. Rys. 8. Widok przykładowego raportu
Import danych z arkusza kalkulacyjnego MS-Excel Istnieje możliwość importu danych z innych programów (przykładowo arkusza kalkulacyjnego MS-Excel). Aby pobrać dane zewnętrzne należy wybrać z menu Plik -> Pobierz dane zewnętrzne opcję Importuj. Następnie, z wykorzystaniem kreatora, użytkownik w prosty sposób może wprowadzić dane zewnętrzne do tworzonej bazy danych. Istnieje możliwość importu danych do nowej lub do istniejącej tabeli. Przy wyborze drugiej opcji należy pamiętać o zgodności wszystkich pól w obu tabelach, zarówno źródłowej jak i docelowej. Rys. 9. Widok kreatora importu danych ZADANIA DO WYKONANIA NA LABOLATORIUM Wykorzystując przedstawione powyżej możliwości, zaprojektuj bazę danych dla punktu sprzedaży. W trakcie realizacji zadania należy posłużyć się relacyjnym modelem bazy danych przedstawionym na wkładzie nr 4. Należy utworzyć formularze umożliwiające wprowadzanie i modyfikowanie: Klientów; Pracowników; Produktów; Transakcji. Należy utworzyć kwerendy wypisujące informacje zadane przez prowadzącego zajęcia. Przykładowo: Dane wszystkich klientów składających zamówienia oraz pracowników je realizujących, posortowane wg nazwiska klienta, Nazwy wszystkich towarów, jakie zostały zakupione przez poszczególnych klientów, Dane pracowników obsługujących danego klienta podczas wszystkich jego transakcji, Baza danych powinna posiadać możliwość generowania zestawień (raportów) transakcji dla: Poszczególnych pracowników; Poszczególnych klientów. Z zrealizowanych zadań należy przygotować sprawozdanie, które powinno zawierać: stronę tytułową (imię, nazwisko, temat ćwiczenia, datę oddania sprawozdania), opis realizacji zadań (ze szczególnym uwzględnieniem kwerend), rysunki prezentujące stworzone tabele, powiązania pomiędzy nimi, raporty, podsumowanie i wnioski z przeprowadzonego ćwiczenia.