Elektroniczny obieg faktur pod Skanowanie Rozpoznawanie opisanie - księgowanie Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o. e.schoenemann@elo-digital.pl
O nas (Liczby, dane fakty) 280 pracowników, 130 w Niemczech, 400 Partnerów na świecie ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia (Singapur), Australia Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu Ca. 6000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise ciągły wzrost coroczny powyższej 20% 2012 wzrost obrotów też o 19,8% Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników) 19
O nas Partnerzy technologiczne 20
Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Wydział, Oddział Supervisor Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!! Szef wydziału Drugi podpis 1.2 21
Jak może wyglądać praca pod ELO? Szef działu Skanowanie Indeksowanie Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 22
Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Szef działu Skanowanie Indeksowanie Specjalista Poczta wyjście Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 23
Zarządzanie dokumentami zelo E-Mail Archiwizowanie plików, Fileserver Papier faks Aplikacje ERP, CRM, CAD Pracownik Pracownik Pracownik 24
ELO Linie Produktowe Różnice Client-/Server /Server- Architektura Out of the Box -Produkt MS SQL / Oracle / IBM DB2 DB Access (Jet ( Engine) Maks 2.000.000.000 dok. Fileserver Architecture Maks ks.. 1000 Użytkowników Maks ks.10 miejsc prac w sieci Nielimitowana ilość archiwów maks ks.. 200.000 dokument umenty / Architektura modularna Archiwum All-in in-one 1-Server 1 Server-Solution Solution 4 Archiwa Java-Technology (J2EE) Fulltext-Engine zawarte Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte Analiza OCR synchroniczny VB i Java Scripting na Klienta Rozpoznanie Barcode Automation Server zawarte VB Script interfejs programist. Strategia multiklient Tylko do Windows Serwer tylko pod Windows migracja możliwa Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanagery Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Standard Maks ks.. 10.000 users MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy 29
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Windows Klient 35
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Java Klient Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 36
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 37
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 38
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 39
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 40
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 41
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 42
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu SmartPhone, Tablet, iphone, ipad ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 43
46
68
ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ECM DMS 94
ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ECM DMS 95
Wrewolucja w e-fakturowaniu Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010 Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność. Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi. Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w 2013 roku wprowadzone Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity) Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania 128
ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanówzapisanych na serwerze..) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r. FFF.Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób: kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki, oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę, skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu, wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą kolokowania serwera, po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego. Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnioneff.. Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. 129
Modularność Mobil Replikacja Email Integracja Government Multi CAD Fulltext / OCR Barcode-/ RozpoznanieF formularze Workflow DMS-Client Serwer Archiwum Podpis elektroniczny Web Access COLD-XML Import ERP Archivlink Backup Serwer Click & View Dostęp do archiwum 156
ELO Digital Office sp. z o.o. Faktury kosztowe
Faktury kosztowe Rozwiązanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML COLD EDI BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom,f ERP 203
ELO Digital Office sp. z o.o. Obiegi oparte na formularzach
Obieg oparte na formularzach Wniosek urlopowy 215
BANF Złożenie wniosku o realizowaniu zamówienia 223
ELO Digital Office sp. z o.o. Kancelaria
Kancelaria Rozwiązanie Dokumenty papierowe ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych XML COLD EDI BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom,f ERP/CRM 228
ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie aktami
Zarządzanie Teczkami /Segregatorami Rozwiązanie Archiwum (Papier) Archiwum (ELO) 234
ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie umowami
Zarządzanie umowami Rozwiązanie (Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia) Archiv Dane indeksowe #Ponowne przeł. = 01.10.2014 #Termin zakończ. = 30.11.2014 #Przedmiot umowy =. 242
ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie e-mailami
E-Mail Management Rozwiązanie Możliwe szenariusze: Po stronie klienta (Mailbox) Po stronie serwera (Mailbox) Dziennik Mailboks Gateway Mailboksy Archiwum Mailserwer 248
Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość Podanie o prace Potw. dostawy Zamówienia Zarobki Faktury Potw. dostawy Zamówienia Faktury 253
Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, F.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy FF PLN/rok 10% z tego są FFFPLN!!! 254
Porównanie objętości archiwów Archiwum papierowe 1 segregator = 500 arkuszy 1 metr półki = 12 segregatorów = 6.000 arkuszy 6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału 1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy Archiwum elektroniczne ELO 1 dokument = ca. 60 KB 1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów 1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów 1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów = 66,67 metry półek = 11,1 m Regału 255
Wybrane nowe Referencje 2012 258
Z listy klientów w Polsce PKP Cargo PGE Rzeszów NFZ Szczecin Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim Eurobank Bank Spółdzielczy w Skierniewicach PIU Warszawa Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. Wirtualna Polska S.A. Muzeum historyczne m.st. Warszawy Zarząd portu Gdańsk Bertelsmann Arvato Weltbild Polska Workservice Centrum Nauki Kopernik w Warszawie Home.pl Marvipol S.A. 262
Zarządzanie Dokumentami z ELO Live Demo 266
Co należy robić? Bezpośredni kontakt do ELO E-Mail gorzow@elo-digital.pl Strona webowa www.elo.com Tel. +48 (95) 783 66 90 Kontakt z jednym z naszych Partnerów Biznesowych Odwiedzić ELO na różnych konferencjach w Polsce Test ELO poprzez wersję Demo Możliwość ustalenia terminu prezentacji u Państwa e.schoenemann@elo-digital.pl 296
Pytania& Odpowiedzi Dziękujemy za uwagęff 297
ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp. ELO Digital Offi ce, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH 2013. Wszelkie prawa zastrzeżone 355