ZARZĄD INFRASTRUKTURY KOMUNALNEJ I TRANSPORTU W KRAKOWIE ul. Centralna 53, 31-586 Kraków, centrala tel. +48 12 61 67 000, fax: +48 12 61 67 417,email: sekretariat@zikit.krakow.pl NZ.271.9.2015 Kraków, dnia 17.02.2015 Wg rozdzielnika Dotyczy przetargu nieograniczonego p.n.: Świadczenie usługi kontrolowania dokumentów przewozu osób korzystających z przewozów organizowanych w ramach systemu KMK, prowadzenie windykacji i egzekucji należności powstałych z tytułu wystawienia wezwań do zapłaty opłat dodatkowych i należności przewozowych. Znak sprawy 15/XII/2014. 1) Zgodnie z 2 ust. 1 pkt. 4 Umowy zadaniem Wykonawcy jest m.in. informowanie Zarządu na piśmie o wszelkich stwierdzonych przypadkach fałszowania biletów, a także innych przypadkach naruszenia prawa przez pasażerów. Czy oznacza to, że w razie np. zauważenia przez kontrolera, iż pasażer dewastuje pojazd komunikacji miejskiej, Wykonawca zobowiązany będzie do pisemnego informowania Zamawiającego o tym fakcie? Odpowiedź 1: Chodzi o naruszenia prawa w zakresie związanym z prowadzonymi kontrolami np. powtarzające się przypadki okazywania przez pasażerów biletów, kart lub dokumentów, co do których istnieją podejrzenia, że mogą stanowić dowód popełnienia przestępstwa; zdarzenia agresywnego zachowania pasażera/ów wobec kontrolera/ów, w wyniku których np. kontroler doznał uszczerbku na zdrowiu i w związku z czym niezbędna była interwencja Policji itp. przypadki. Wykonawca zobowiązany jest też do niezwłocznego zgłaszania Zamawiającemu uwag i spostrzeżeń dotyczących złej jakości nadruków na biletach, uszkodzeń kasowników oraz przypadków nieposiadania biletów do sprzedaży przez kierowców i motorniczych, w celu wyeliminowania tych zdarzeń. 2) W myśl 3 ust. 6 zdanie drugie Umowy: W okresie wakacyjnym (lipiec i sierpień) z uwagi na zmniejszony zakres świadczonych usług przewozowych, liczba przeprowadzonych kontroli nie może być mniejsza niż 10 500. Postanowienie jest jednoznaczne, prosimy jednak o potwierdzenie, że liczba 10 500 odnosi się do całego okresu wakacyjnego, a nie do poszczególnych miesięcy z tego okresu. Odpowiedź 2: Podane liczby wymaganych kontroli dotyczą jednego miesiąca: w miesiącach I-VI i IX XII należy wykonać co najmniej 15 tys. kontroli miesięcznie a w miesiącach VII-VIII co najmniej 10,5 tysiąca kontroli miesięcznie. 3) W jaki sposób ustalana będzie ilość przeprowadzonych kontroli? Jaka dokumentacja będzie dla Zamawiającego wystarczająca, by stwierdzić, że kontrola została faktycznie przeprowadzona? Odpowiedź 3:
Przeprowadzone kontrole będą dokumentowane odpowiednim wpisem w raporcie kontroli biletów (cedule), sporządzanym przez kontrolera na każdej zmianie (raport wypełniany jest na bieżąco w trakcie pracy). Każda kontrola otrzymuje w raporcie kolejny numer i szczegółowy opis (Załącznik Nr 2 7 pkt. 2). Zgodnie z 7 umowy Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji, która jest podstawą do sporządzanego przez Wykonawcę zestawienia, stanowiącego załącznik do składanych faktur za dany okres rozliczeniowy. 4) Zgodnie z 3 ust. 7 zdanie drugie Umowy: W okresie wakacyjnym (lipiec i sierpień), z uwagi na zmniejszony zakres świadczonych usług przewozowych liczba wystawionych Wezwań do zapłaty nie może być mniejsza niż 4 200. Postanowienie jest jednoznaczne, prosimy jednak o potwierdzenie, że liczba 4 200 odnosi się do całego okresu wakacyjnego, a nie do poszczególnych miesięcy z tego okresu. Odpowiedź 4: Podane wymagania dotyczące liczby wystawionych wezwań do zapłaty dotyczą jednego miesiąca: w miesiącach I-VI i IX XII liczba wezwań nie może być mniejsza niż 6 000 miesięcznie, a w miesiącach VII-VIII nie może być mniejsza niż 4200 miesięcznie. 5) 3 ust. 7 Umowy statuuje wymogi w zakresie ilości wystawionych wezwań do zapłaty. Kiedy wezwanie uznaje się za wystawione? Czy wystarczające jest jego sporządzenie? Czy też wymagane jest również wysłanie do adresata? Czy może również jego doręczenie adresatowi? Data której czynności jest kluczowa dla określenia kiedy wezwanie zostało wystawione? Odpowiedź 5: W sytuacji, gdy zajdą przesłanki określone w 3 ust. 1 Załącznika nr 2 do umowy kontroler podejmuje decyzję, w wyniku której powstaje obowiązek uiszczenia przez pasażera opłaty dodatkowej i właściwej należności za przewóz. Do liczby wystawionych wezwań będzie wliczana każda taka decyzja, niezależnie od tego czy pasażer ureguluje zobowiązanie na miejscu (otrzymując potwierdzenie zapłaty) czy następuje wystawienie druku wezwania, w którym określony jest termin uregulowania zobowiązania. 6) 3 ust. 7 Umowy statuuje wymogi w zakresie ilości wystawionych wezwań do zapłaty. Co powinien zrobić Wykonawca jeżeli w danym miesiącu łączna liczba tzw. przejazdów na gapę będzie niższa od wymaganej Umową (co siłą rzeczy uczyniłoby spełnienie tego wymogu umownego niemożliwym)? W jaki sposób Wykonawca powinien wówczas udokumentować brak możliwości spełnienia wymogu umownego? Odpowiedź 6: Zamawiający nie przewiduje możliwości uznania, że spełnienie wymogu dotyczącego liczby wystawionych wezwań nie było możliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. 7) Czy w sytuacji kiedy pasażer natychmiast uiszcza należną opłatę dodatkową Wykonawca również jest zobowiązany do wystawienia wezwania do zapłaty? Odpowiedź 7: Wyjaśnienie w tym zakresie zawiera odpowiedź na pytanie nr 5 niniejszego pisma. 8) 3 ust. 11 Umowy ustanawia wymóg przeprowadzenia egzaminu kwalifikacyjnego. Czy gdziekolwiek określone są treść oraz kryteria oceny takiego egzaminu? Czy też będą one swobodnie ustalone przez Wykonawcę? Odpowiedź 8: W 3 ust. 1 i 3 umowy Zamawiający określił przepisy prawne, warunki umowne i inne informacje, których znajomość jest konieczna dla prawidłowego prowadzenia kontroli
biletowych. Przygotowanie treści pytań i testów oraz kryteriów oceny udzielonych odpowiedzi przygotuje Wykonawca i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji. 9) Zgodnie z 3 ust. 15 Umowy: Każdorazowo po zwolnieniu kontrolera Wykonawca zobowiązany jest do rozliczenia się z Zarządem z wydanego temu kontrolerowi identyfikatora. Z postanowienia wynika, że obowiązek istnieje jedynie gdy kontroler zostanie zwolniony, lecz już nie znajduje zastosowania gdy np. kontroler sam rozwiąże umowę z Wykonawcą. Prosimy jednak o potwierdzenie, iż takie rozumienie tego postanowienia jest prawidłowe. Odpowiedź 9: Należy przyjąć, że konieczność rozliczenia się z Zarządem dotyczy także przypadku gdy kontroler rozwiąże umowę z Wykonawcą. 10) Zgodnie z 3 ust. 15 Umowy: Każdorazowo po zwolnieniu kontrolera Wykonawca zobowiązany jest do rozliczenia się z Zarządem z wydanego temu kontrolerowi identyfikatora. Jak należy rozumieć użyte w tym postanowieniu pojęcie rozliczenia się? Czy identyfikator powinien zostać oddany do Zamawiającego? Odpowiedź 10: Tak, na wniosek Wykonawcy nadane upoważnienie do prowadzenia kontroli zostanie wygaszone, co zostanie odnotowane w ewidencji osób upoważnionych do kontroli. 11) 7 ust. 2 Umowy ustanawia obowiązek sporządzania raportów. Czy w razie np. pojawienia się w raporcie omyłki pisarskiej bądź rachunkowej istnieć będzie możliwość jej korekty? Jeśli tak to w jaki sposób i w jakim trybie? Odpowiedź 11: Wykonawca przesyła raport skorygowany i w przypadku wystąpienia takiej konieczności wystawia fakturę korygującą. 12) W myśl 8 ust. 7 Umowy: Zarząd zastrzega sobie prawo zmiany wymaganych od Wykonawcy dokumentów i informacji związanych z realizacją i rozliczeniem usługi. Na czy mogą polegać zmiany, o których mowa w tym postanowieniu? Odpowiedź 12: Zamawiający nie jest w stanie obecnie określić jaką szczegółową formę i zakres mogą przyjąć ewentualne zmiany dokumentów i informacji związanych z realizacją i rozliczeniem usługi, jednakże w przypadku gdyby wiązały się one z koniecznością zmiany sposobu prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości, to zgodnie z 8 ust 4, warunkiem jest wyrażenie zgody przez Wykonawcę. 13) Zgodnie z 7 ust. 3 Umowy: Osobom wyznaczonym przez Zarząd do wglądu w rejestr Wykonawca nada stosowne uprawnienia oraz złoży w tym zakresie informację właściwym organom, ustawowo powołanym do spraw ochrony danych osobowych Czy oznacza to, że Wykonawca będzie Administratorem Danych Osobowych i czy jest to zgodne z przepisami prawa? Odpowiedź 13: Administratorem zbioru danych osobowych pasażerów, którym wystawiono wezwanie do zapłaty opłaty dodatkowej i należności przewozowej (o którym mowa w 7 ust. 1 powyżej) będzie Zamawiający (Zarząd), który odrębną umową powierzy Wykonawcy przetwarzanie tych danych.
W związku z powyższym Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy pzp dokonuje modyfikacji 7 Umowy będącej załącznikiem nr 2 do SIWZ w następujący sposób: 7 ust.3. otrzymuje brzmienie: 3. Administratorem zbioru danych osobowych pasażerów, którym w związku ze stwierdzonym brakiem ważnego dokumentu przewozu wystawiono wezwanie do zapłaty opłaty dodatkowej i należności przewozowej jest Zarząd. Na okres realizacji niniejszej umowy Zarząd odrębną umową powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zawartych w ww. zbiorze. 14) 11 pkt 1 Umowy: Wykonawca zapłaci Zarządowi kary umowne w wysokości równej opłacie dodatkowej podstawowej (określonej w uchwale Rady Miasta Krakowa wymienionej w 1 ust. 3 pkt 5) Zał. Nr 1 do uchwały punkt IV L.p. 1) za każde naruszenie przepisów, o których mowa w 3 ust. 1 umowy, za każdą uznaną skargę na sposób przeprowadzania czynności kontrolnych, za każde nieuzasadnione nałożenie opłaty dodatkowej, potwierdzone pozytywnie rozpatrzonym odwołaniem, za każde wykonywanie czynności kontrolnych bez umieszczonego w widocznym miejscu identyfikatora oraz za każde udokumentowane przez Zarząd niewykonywanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy. Jak rozumieć zapis oraz za każde udokumentowane przez Zarząd niewykonanie obowiązków wynikających z niniejszej umowy? Ponieważ powyższy zapis jest bardzo ogólny proszę o wyjaśnienie czy kara może dotyczyć np.: zaprzestania windykacji wezwania nie rokującego zapłaty na etapie przedsądowym w przypadku gdy osiągnięto wymaganą ściągalność na poziomie 50%? Powyższa informacja ma znaczenie dla oszacowania rzeczywistych kosztów ponoszonych przez wykonawcę. Odpowiedź 14: Wykonawca zobowiązany jest prowadzić działania na wszystkich etapach procedury windykacyjnej bez zbędnej zwłoki dbając o to, aby nie doszło do przedawnienia należności Gminy Miejskiej Kraków. Uzasadnieniem podjęcia decyzji o zaprzestaniu windykacji wezwania nie rokującego zapłaty na etapie przedsądowym nie może być osiągnięcie wymaganej ściągalności na poziomie 50%. 15) Zgodnie z punktem 1 b) części III. SIWZ Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób i windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł w skali jednego roku Czy Zamawiający wymaga, aby oba rodzaje czynności (kontrole biletowe i windykacja należności), były zrealizowane w ramach jednej usługi? Odpowiedź 15: Nie. 16) Zgodnie z punktem 1 b) części III. SIWZ Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób i windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł w skali jednego roku Czy w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie Zamawiający dopuszcza, by jeden z uczestników dysponował doświadczeniem w ramach kontroli biletowej, a inny w ramach windykacji należności? Odpowiedź 16: Tak.
17) Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy kierowania wszystkich spraw do windykacji we wszystkich pięciu wskazanych etapach? Odpowiedź 17: Tak. 18) Czy Zamawiający przewiduje zwrot kosztów sadowych i egzekucyjnych? Odpowiedź 18: Nie. Zgodnie z zapisami 8 ust. 3 umowy, określone w umowie wynagrodzenie w całości pokrywa poniesione przez Wykonawcę wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, w tym koszty windykacji nałożonych opłat dodatkowych i przewozowych oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty. 19) Czy Zamawiający przewiduje możliwość zawarcia umowy licencyjnej dotyczącej oprogramowania? (nie wszystkie kwestie wynikające, m.in. z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zostały uregulowane we wzorze umowy). Odpowiedź 19: Zgodnie z zapisem punktu 2.1. podpunkt 3 w Załączniku Nr 3 do umowy, Wykonawca zakupi na rzecz Zamawiającego licencję na użytkowanie oprogramowania na pierwsze stanowisko programu oraz na dodatkowe 11 stanowisk programu. 20) Czy zabezpieczenie należytego wykonania usługi w wysokości 2% może być potrącane z faktur wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia w wysokości 10% do uzyskania 2% ceny ofertowej? Odpowiedź 20: Zgodnie z art. 150 ustawy Pzp: ( ) 3. Jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie, za zgodą zamawiającego, może być tworzone przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w dniu zawarcia umowy wykonawca jest obowiązany wnieść co najmniej 30 % kwoty zabezpieczenia. 5. Zamawiający wpłaca kwoty potrącane na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktury. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później niż do połowy okresu, na który została zawarta umowa. 21) W jakim systemie informatycznym są skatalogowane i zapisywane dane dotyczące nie zapłaconych mandatów, którymi ma zająć się firma, która wygra przetarg, a mandaty te zostały nałożone przez aktualnie wykonujące kontrolę? Odpowiedź 21: Zgodnie z zapisami 6, ust 7 Zamawiający dopiero po upływie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usług kontroli i windykacji, na warunkach określonych odrębną umową, przekaże Wykonawcy dokumentacje spraw, których windykacja nie została zakończona przez poprzedniego Wykonawcę. Forma zostanie uzgodniona przez Zamawiającego z poprzednim Wykonawcą i Wykonawcą, który wygra przetarg (np. jako pliki tekstowe). Aktualny Wykonawca sprawy, które nie zostały zapłacone, ma zapisane w systemie Unix. 22) Celem wyjaśnienia wątpliwości w zakresie warunku udziału w postępowaniu opisanego w części 2 SIWZ ust 1 lit b proszę o odpowiedź czy aby spełnić w wyżej opisany warunek
należy wykazać, iż została zawarta co najmniej jedna umowa której przedmiotem jest: równocześnie prowadzenie kontroli biletów w przewozach osób oraz windykacji należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000 zł. W szczególności prosimy o potwierdzenie, iż owego warunku nie spełniłby wykonawca, który co prawda zawarł by umowę (lub umowy) o wartości co najmniej 3 500 000 zł w skali jednego roku jednakże takie umowy nie dotyczyły by jednocześnie kontroli biletów i windykacji należności lecz wyłącznie kontroli biletów lub wyłącznie windykacji należności. Odpowiedź 22: Zamawiający nie wymaga wykazania, iż została zawarta umowa, której przedmiotem jest równoczesne prowadzenie kontroli biletów w przewozach osób oraz windykacji należności. Załącznik Nr 3 do umowy: Dostawa i wdrożenie oprogramowania wspomagającego prowadzenie egzekucji należności za nieopłacone przejazdy w Komunikacji Miejskiej w Krakowie (KMK). 1. Ogólne warunki realizacji przedmiotu zamówienia 1.1 Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu oprogramowanie wspomagające egzekucję należności za nieopłacone przejazdy środkami KMK (egzekucja cywilno prawna), ujawnione w trakcie prowadzonych kontroli biletowych. System powinien zawierać wszystkie funkcjonalności umożliwiające prowadzenie masowej windykacji w stosunku do osób fizycznych, wspomagające czynności windykacyjne oraz zdalny dostęp do wszystkich istotnych i aktualnych informacji związanych z procesem. 23) Co rozumiane jest pod pojęciem zdalny dostęp do wszystkich istotnych i aktualnych informacji - proszę o wyszczególnienie wszystkich istotnych informacji. Odpowiedź 23: Zamawiający chce mieć pełny dostęp do programu windykacyjnego, którego będzie właścicielem w celu nadzorowania pracy Wykonawcy. Dostęp ma być ograniczony do przeglądu danych, bez możliwości edycji, dodawania i usuwania. 1.2. System powinien umożliwiać elektroniczną współpracę z programami zewnętrznymi (urządzeniami mobilnymi kontrolerskimi, firmami windykacyjnymi, KRD, EPU, systemami płatności elektronicznych wpłaty do kasy lub określone konto w banku i innymi podmiotami, z którymi odbywa się współpraca, (np. urząd pocztowy, firma kurierska, itp.). 24) Jaka jest pełna lista podmiotów z którymi system ma wymieniać dane? Odpowiedź 24: Zamawiający wymaga współpracy systemu co najmniej z EPU, dwoma biurami informacji gospodarczej, urzędem pocztowym (firmą kurierską) oraz bankiem, w którym Wykonawca posiadał będzie rachunek. 25) Jakie banki? Odpowiedź 25: Chodzi o bank, który będzie obsługiwał rachunek Wykonawcy. 26) Czy dane o wpłatach bankowych mają być pobierane bezpośrednio z systemu bankowego czy za pomocą plików wyciągów bankowych? Odpowiedź 26:
Zamawiający nie narzuca tu konkretnego rozwiązania. Obsługa płatności zależeć będzie od wybranego przez Wykonawcę banku. Chodzi tylko aby wyciągi bankowe były zaczytywane do systemu windykacyjnego w celu szybszego przetwarzania danych. 27) Kiedy zostanie udostępniona dokumentacja techniczna co do wzajemnej wymiany danych między programami zewnętrznymi? Odpowiedź 27: Dokumentacja techniczna z systemami zewnętrznymi tj. EPU, KRD, Biuro Informacji Gospodarczej czy Poczta Polska jest udostępniane bezpośrednio przez te firmy. Do Wykonawcy należy zapewnienie pełnego wsparcia dla tej wymiany danych. 28) Cała wymiana danych między systemami ma być już na starcie programu, czy jest harmonogram wdrażania poszczególnych wymian? Odpowiedź 28: Zamawiający wymaga aby system windykacyjny posiadał na dzień instalacji pełną funkcjonalność. 29) Co jest najważniejsze, a które programy zewnętrzne mogą być w terminie późniejszym obsłużone? Odpowiedź 29: Zamawiający wymaga, aby cały proces windykacji mógł być w pełni obsługiwany od dnia instalacji. 1.3. Wdrożenie systemu ma umożliwić pełną automatyzację przepływu informacji na każdym etapie procesu windykacji oraz wzmacniać system kontroli i ściągania opłat dodatkowych. Przyjęte rozwiązania informatyczne, powinny być optymalne i gwarantować możliwość rozwoju. 30) Rozwój dotyczy większej liczby stanowisk czy rozbudowę programu o nowe dalsze funkcje? Odpowiedź 30: Zwiększenie liczby stanowisk wyposażonych w oprogramowanie wymagać będzie jedynie zakupu licencji na dodatkowe stanowiska. Zamawiającemu chodzi o otwartość systemu na rozszerzenie funkcjonalności, gdyby zaszła taka potrzeba. 31) Kto ponosi koszt dalszego rozwoju systemu? Odpowiedź 31: Jeżeli potrzebę rozwoju systemu wnioskuje w okresie wykonywania umowy Wykonawca, w celu usprawnienia realizacji zadań, to Wykonawca ponosi koszty rozwoju systemu. 1.5. System wykonany w architekturze Klient-Serwer, w oparciu o technologię SQL. Wymagane jest zastosowanie w pełni funkcjonalnego serwera baz danych, który zapewni stabilność, pełne bezpieczeństwo danych oraz wysoką wydajność wielostanowiskowej pracy systemu. Wymaga się zastosowania serwera baz danych opartego o technologię SQL w oparciu o darmową i otwartą licencję na użytkowanie komercyjne, umożliwiającego tworzenie dowolnej wielkości baz danych na zwykłych komputerach stacjonarnych. Ma współpracować z relacyjnymi bazami danych InterBase 6.0 lub FireBird 2.0, pozwalającymi na niezawodną pracę na dużej ilości danych. Charakteryzować się ma
szerokim zakresem raportowania, umożliwiającym właściwą ocenę efektywności i skuteczności windykacji. 32) Czy w grę wchodzą bazy danych Postresql lub MySQL w wersjach niekomercyjnych? Odpowiedź 32: Zamawiający chce aby była to w pełni relacyjna baza danych, udostępniana na zasadach typu open source z możliwością instalacji na minimum dwóch platformach serwerowych Windows i Linux. 33) Czy FireBird tylko w wersji 2.0 czy może być w 2.5 i nowszych? Odpowiedź 33: Zamawiający dopuszcza Firebird w wersji 2.0 jak i nowszej. 34) Czy istnieje możliwość dostarczenia programu opartego o bazę danych inną niż powyższe (np. Oracle Express Edition, MsSQL Express)? Czy może zostać taka baza czy trzeba będzie adaptować program do wymaganego silnika baz danych w określonym czasie? Odpowiedź 34: Zamawiający chce aby była to w pełni relacyjna baza danych, udostępniana na zasadach typu open source z możliwością instalacji, na minimum dwóch platformach serwerowych Windows i Linux. 35) Proszę o podanie szacunkowej liczby rekordów w skali roku na podstawie danych historycznych (liczba osób, mandatów, wezwań, postępowań sądowych i komorniczych). Odpowiedź 35: Wg danych historycznych w skali roku przeprowadzano ok. 200 tys. kontroli, w wyniku których wobec ok. 100 tys. pasażerów podjęto decyzję o obowiązku uiszczenia opłaty dodatkowej. Z tej liczby ok. 13 tys. osób uregulowało zobowiązanie na miejscu (otrzymując potwierdzenie zapłaty) a dla ok. 82 tys. wystawiono druk wezwania do zapłaty, w którym określony jest termin uregulowania zobowiązania. 1.6. System ma generować alarmy tj. komunikaty sygnalizujące potencjalne problemy w pracy programu oraz wyniki procesów działających w tle systemu. Automatycznie ma wysyłać zawiadomienia od odpowiednich osób przez wewnętrzny system poczty w postaci e-mail. 36) Czy każdy błąd w programie ma być wysyłany do administratorów czy tylko ma mieć możliwość podglądu tych błędów w postaci logów? Odpowiedź 36: Zamawiający wymaga, aby system był nadzorowany przez Wykonawcę lub twórcę oprogramowania i w celu wczesnej eliminacji błędów miał odpowiednią funkcjonalność, która będzie sygnalizowała problemy w pracy systemu windykacyjnego. Zamawiający dopuszcza zapis błędów do postaci logów. 37) Jakie dokładnie typy błędów i wyniki procesów działających w tle mają powodować alarm w postaci wysyłki e-mail? Odpowiedź 37: Zamawiający wymaga, aby błędy uniemożliwiające proces windykacji były sygnalizowane w postaci logów czy komunikatów e-mail w celu wczesnego wykrycia problemu i jak najszybszej eliminacji błędu.
38) Jakie procesy działające w tle Państwo przewidują? Odpowiedź 38: Zamawiający ma na myśli funkcje monitorujące pracę bazy danych np. aktualizowanie statystyk w celu uzyskania optymalnej wydajności. 1.7. System ma być wyposażony w bogaty zestaw szablonów sprawozdawczych z elastycznym i otwartym interfejsem do filtrowania danych. 39) Jakie są wymagane sprawozdania? proszę podać listę wymaganych sprawozdań jakie ma zawierać oprogramowanie. Odpowiedź 39: Program musi umożliwiać generowanie zestawień z każdego etapu windykacji. Zamawiający ma na myśli taką funkcjonalność systemu, która umożliwi mu poprzez kreator szablonów stworzyć własne zestawienie bez angażowania producenta oprogramowania. 1.8. Program ma pracować w środowisku MS Windows (XP/win7/win8/win8.1) wykorzystując ergonomiczne interfejsy graficzne użytkownika oraz funkcje gwarantujące łatwość obsługi. Dane udostępniane przez program mają być przetwarzane również przez inne programy np. MS Excel i MS Word. 40) Jakie formaty danych i jakie dane mają być przetwarzane przez Excel i Word? Proszę podać listę danych wymaganych do przekazywania do w/w programów. Odpowiedź 40: Program powinien posiadać możliwość wyeksportowania każdego wydruku do pliku MS Excel w wersji min. 97-2003, MS Word w wersji min. 97-2003 oraz PDF. 1.9. System ma być zainstalowany w siedzibie Zamawiającego jako organizatora KMK. Do obowiązków Zamawiającego należy przygotowanie środowiska informatycznego umożliwiającego instalację oprogramowania. 41) Na jakich konfiguracjach sprzętowych Zamawiający będzie instalował system? proszę podać parametry techniczne urządzeń, na których ma być zainstalowany system. Odpowiedź 41: Zamawiający dysponuje środowiskiem serwerowym w następującej konfiguracji: Serwer HP DL380 G8 E5-2630 (2 x CPU E5-2630v2, 64GB RAM, storage HDD 5 x 600GB SAS 10k w RAID5, Windows 2012 R2 Server std). Jeżeli dostawca systemu wymaga innej konfiguracji niż przedstawiona powyżej, do złożonej oferty powinien dołączyć wymagania sprzętowe do instalacji systemu, jakie Zamawiający musi spełnić, aby system działał wydajnie przez okres 5 lat od dnia instalacji. 2. Podstawowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia 2.1. W terminie uzgodnionym z Wykonawcą w dniu podpisania umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności nie później niż do 15-stego dniu roboczego przed rozpoczęciem świadczenia usług kontrolerskich i windykacyjnych Wykonawca: 1) dokona instalacji, wdrożenia i uruchomienia na serwerze Zamawiającego oraz na 12 (słownie: dwunastu) stanowiskach komputerowych w pełni funkcjonalnego oprogramowania wraz z niezbędnym dostosowaniem do potrzeb Zamawiającego, potwierdzone podpisaniem przez Zamawiającego Protokołu Odbioru,
2) zapewni szkolenie pracowników Zamawiającego i Wykonawcy w zakresie niezbędnym do prawidłowej obsługi w pełni funkcjonalnego oprogramowania, potwierdzone podpisaniem przez Zamawiającego Protokołu Odbioru. Liczba pracowników Zamawiającego i Wykonawcy przeznaczonych do szkolenia - 12 osób. Koszt szkolenia, który ponosi Wykonawca - musi obejmować wszystkie koszty dodatkowe, w tym koszty ewentualnych materiałów pomocniczych, 3) dostarczy instrukcję obsługi oferowanego oprogramowania w formie elektronicznej, w języku polskim w terminie przeprowadzenia szkolenia. 4) zakupi na rzecz Zamawiającego licencję na użytkowanie oprogramowania na pierwsze stanowisko programu oraz na dodatkowe 11 stanowisk programu. 2.2. Do zakresu zamówienia należy także świadczenie w okresie obowiązywania umowy usługi wsparcia konsultacyjno serwisowego na rzecz Zamawiającego i Wykonawcy w zakresie dostarczonego oprogramowania na poniżej określonych warunkach: 1) wsparcie konsultacyjno-serwisowe może być realizowane poprzez telefon i/lub zdalny pulpit. W przypadku braku możliwości usunięcia usterki zdalnie- podmiot świadczący usługę zobowiązany jest do jej wykonania w siedzibie zgłaszającego. Każdorazowy koszt dojazdu do miejsca wykonania usługi ponosi Wykonawca. 42) Kto zgłasza awarie, usterki, zapytania? Odpowiedź 42: Wszyscy użytkownicy systemu muszą mieć możliwość zgłaszania awarii, usterek systemu. Wszyscy użytkownicy systemu muszą mieć możliwość zadawania pytań w zakresie funkcjonalności systemu. 2) minimalne parametry obsługi konsultacyjno-serwisowej: a) przyjmowanie zgłoszeń dotyczących awarii - telefonicznie (numery telefonów Wykonawca poda do wiadomości Zamawiającemu w terminie odbioru oprogramowania, określonym w punkcie 2.1) we wszystkie dni robocze, 43)W jakich godzinach ma być dostępna "linia awaryjna"? Odpowiedź 43: Zamawiający wymaga, aby linia telefoniczna była czynna w godzinach od 8 do 18. b) usunięcie zgłoszonej awarii w ciągu maksymalnie 6 (słownie: sześciu) godzin od momentu dokonania zgłoszenia. 44) Co jest rozumiane pod pojęciem "awaria"? Odpowiedź 44: Awaria - każde zdarzenie, które jest zakłóceniem normalnego działania Programu, które powoduje lub może powodować przerwę w dostarczaniu usługi, względnie obniżenie jej jakości. Awaria spowodowana jest błędnym działaniem Programu. 45) Czy ewentualny przyjazd do siedziby też jest wliczony w czas tych 6 godzin? Odpowiedź 45: Jest to czas wliczony do wymaganego czasu usunięcia awarii.
46) Czy czas 6 godzin jest czasem na podjęcie naprawy awarii czy to całkowity maksymalny czas na jej usunięcie? Odpowiedź 46: Usunięcie zgłoszonej awarii powinno nastąpić w ciągu maksymalnie 6 godzin od momentu dokonania zgłoszenia. W przypadkach uzasadnionych całkowity czas usunięcia awarii nie może przekroczyć 24 godzin. 47) Jak liczony jest czas 6 godzin? Czy są to godziny liczone w godzinach pracy Urzędu? czy od 8 do 16? czy przez 24h/d? dla przykładu awaria zgłoszona o godz. 14 ma być usunięta do godziny 20 czy może 10 dnia następnego (przy założenie dnia pracy 8-16)? Odpowiedź 47: Zamawiający określa, czas pracy w godzinach od 8 do 18. W tym czasie będą liczone godziny podjęcia usunięcia awarii. Dla awarii zgłoszonej o 16.00, podjęcie usunięcia musi nastąpić do 12.00 następnego dnia. 48) Co w przypadku przekroczenia czasu naprawy awarii? Odpowiedź 48: Brak terminowego usunięcia zgłoszonej awarii Zamawiający będzie traktował jako niewykonanie obowiązków wynikających z umowy, co skutkować będzie naliczeniem kary umownej, zgodnie z 11 ust. 1 pkt. 1) umowy. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy zaszły obiektywne przyczyny, które uniemożliwiły usunięcie tej awarii (np. awaria zasilania, sprzętu itp.) 3) Miesięczna liczba godzin obsługi wynosi, z zastrzeżeniem, że Zarząd może nie wykorzystać ich w pełnym wymiarze. 49) Niewykorzystane godziny przepadają? Odpowiedź 49: Nie. Przechodzą, na kolejne miesiące, aż do końca trwania kontraktu, umowy. 50) Co jest wliczane do tych godzin obsługi? Pomoc telefoniczna, pomoc zdalna, usuwanie awarii? Odpowiedź 50: W zakres tych godzin wliczona jest również pomoc zdalna. Pomoc telefoniczna oraz usuwanie awarii nie jest objęta limitem godzin. 3. Parametry techniczno-użytkowe oferowanego oprogramowania bezwzględnie wymagane przez Zamawiającego: 3.1. Oprogramowanie musi spełniać wymagania GIODO dotyczące zabezpieczeń danych osobowych na najwyższym poziomie szczegółowo opisanych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 3.2 Oprogramowanie musi być zgodne z: ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.),
Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. Nr 171,poz. 1433), Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), ustawą z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych wymianie danych gospodarczych (Dz. U. nr 81, poz. 530 z późn. zm.). kodeksem postepowania cywilnego. 3.3. Oprogramowanie musi umożliwiać dostęp do wszelkich zmian dokonanych na wezwaniu ze wskazaniem zakresu zmiany, operatora oraz daty i godziny. 51) To ma być log operacji w programie z uwzględnieniem wszystkich zmian? Odpowiedź 51: Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych system ma ewidencjonować każdą zmianę danych osobowych. 52) Czy zapis zmian na dokumentach wezwań wraz z elektronicznym obrazem dokumentu w postaci pdf przed i po zmianie? czy tylko informacja o zmianach na wezwaniu - w formie tabeli z możliwością ich przejrzenia? Odpowiedź 52: Wystarczy informacja w formie tabeli. 3.4. Oprogramowanie musi umożliwiać elastyczne nadawanie uprawnień każdemu użytkownikowi z osobna; Klasy uprawnień: - dostęp do wszystkich funkcji (administrator), - zarządzanie użytkownikami systemu, - zarządzanie bazą kontrolerów biletów, - wydawanie wezwań kontrolerom, - anulowanie wezwań błędnie wypisanych przez kontrolerów, - zawieszanie i odwieszanie windykacji, - przeglądanie wezwań (bez prawa zapisu), - edycja treści wezwań, - generowanie wezwań przedsądowych, posądowych i przedegzekucyjnych, - generowanie pozwów, - generowanie wniosków do komornika, - obsługa współpracy z biurami informacji gospodarczej 53) Z jakimi biurami jest aktualnie współpraca, jakie szablony wymiany danych? Odpowiedź 53: Zamawiający ma zamiar podjąć współpracę. Format danych zostanie przekazany dopiero po podpisaniu stosownych umów z biurami. - rejestracja i modyfikacja wpłat, - naliczanie prowizji dla kontrahentów, - anulowanie i unieważnianie wezwań, - umarzanie postępowań sądowych i komorniczych, - modyfikacja słowników.
3.5. Program powinien obsługiwać podstawowe elementy procesu windykacji, w szczególności zawierać następujące moduły: Wezwania - Moduł obsługi wezwań ma umożliwić zarządzanie danymi o nieopłaconych przewozach, dodawanie nowych danych, przegląd oraz analizę zgromadzonych informacji. Wprowadzając wezwania można dokładnie określić zarówno kwoty za przejazd jak i kwoty dodatkowe. Wezwania mają być rozgraniczone na gotówkowe i kredytowe. Te z kolei mogą zostać rozdzielone na typy wezwań ustalone przez samego użytkownika. Elastyczność systemu ma umożliwić użytkownikowi precyzyjne określenie sposobu nadawania numeracji, kontroli poprawności edycji itp.. Program musi być wyposażony w rozbudowany system słowników dzięki któremu zostanie zapewniona poprawność i jednolitość ewidencji danych. 54) Jakie sposoby numeracji? Odpowiedź 54: Numeracja roczna z rokiem albo ciągła z serią. 55) Czy numeracja w obrębie typu, roku, miesiąca? proszę podać przykładowe formaty numeracji wezwań którą będą chcieli Państwo wykorzystać Odpowiedź 55: Np. Seria/numer/rok 56) Jaki jest wykaz wymaganych słowników do spójności danych dla wezwań? Odpowiedź 56: Linie, numeracja pojazdów, numeracja kontrolerów, ulice, miejsca zdarzeń, typy wykroczeń, kwoty opłat dodatkowych, kwoty opłat za przejazd, rodzaje dokumentów na podstawie których odbyło się spisanie pasażera. 57) Co zawiera wezwanie? jakie są wymagane elementy wezwania? 58) Jakie są szablony wszystkich wezwań stosowanych aktualnie i które mają być w systemie? Odpowiedź 57 i 58: Wzór druków aktualnie stosowanych można znaleźć na stronie http://kmkrakow.pl/bilety/kontrola-biletow.html. Szczegółowe wzory druków (Wezwanie do zapłaty opłaty dodatkowej i należności przewozowej za przejazd bez ważnego biletu lub dokumentu uprawniającego do przejazdu ulgowego lub bezpłatnego, Wezwanie do zapłaty opłaty dodatkowej za naruszenie warunków przewozu rzeczy i zwierząt oraz Potwierdzenie zapłaty) zostaną uzgodnione z Wykonawcą po podpisaniu umowy (zgodnie z Zał. Nr 1 pkt. 1 ppkt. 1.4). Wezwania powtórne (upomnienia) - Moduł musi posiadać automatyczny generator powtórnych wezwań z wezwań pierwotnych. Ma służyć drukowaniu wezwań, książek nadawczych z podziałem na firmy zajmujące się doręczaniem, odnotowaniu doręczeń, wezwań nie doręczonych (zwrotów) oraz tworzeniu ewidencji wysłanych upomnień. 59) Jaki format numeracji? zgodny z formatem wezwań? Odpowiedź 59: Najczęściej jest to numeracja albo roczna z rokiem lub ciągła z serią. 60) Na jakiej podstawie automat ma wybierać wezwania do wezwań powtórnych (jakie zdarzenia mają zaistnieć aby wezwanie trafiło do wezwania powtórnego?)
61) Automatyczny mechanizm tworzy sam wezwania, czy użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami uruchamia go do utworzenia wezwań powtórnych dla wybranych spraw? Odpowiedź 60 i 61: Automat pomaga tworzyć dokumenty natomiast użytkownik wskazuje zakres i ilość tworzonych dokumentów. 62) Jaka jest lista firm doręczających? czy każda ma swój własny oddzielny szablon książki nadawczej? proszę udostępnić te szablony. Odpowiedź 62: Wykonawca musi sam zapewnić sobie szablon w zależności, z którą firmą podpisze umowę. 63) Jak wygląda ewidencja zwrotów, czy zwroty są tworzone na podstawie plików wymiany danych z podmiotami dostarczającymi korespondencję czy na zasadzie skanu korespondencji przychodzącej? Odpowiedź 63: Zwrot musi być odnotowany w systemie. Zamawiający nie wskazuje konkretnego sposobu odnotowania tego faktu. 64) Szablony wszystkich wezwań powtórnych stosowanych aktualnie i które mają być w systemie Odpowiedź 64: Wykonawca uzgodni szablon z Zamawiającym przed pierwszym wysłaniem korespondencji do zobowiązanego. Wezwania przesądowe - Moduł musi posiadać automatyczny generator wezwań przesądowych z wezwań pierwotnych. Ma służyć do drukowania wezwań przesądowych, książek nadawczych z podziałem na firmy zajmujące się doręczaniem, odnotowaniu doręczeń, wezwań nie doręczonych (zwrotów) oraz tworzeniu ewidencji wysłanych wezwań przesądowych. Ma dawać możliwość przeglądu wygenerowanych wezwań przesądowych. 65) Jaki format numeracji? Odpowiedź 65: Najczęściej jest to numeracja albo roczna z rokiem lub ciągła z serią. 66) Jakie muszą zaistnieć zdarzenia aby automat wygenerował wezwanie przedsądowe? Odpowiedź 66: Przede wszystkim musi minąć określony czas od wystawienia wezwania do zapłaty. Zamawiający nie precyzuje terminów uruchamiania poszczególnych etapów windykacji. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić działania na wszystkich etapach procedury windykacyjnej bez zbędnej zwłoki dbając o to, aby nie doszło do przedawnienia należności Gminy Miejskiej Kraków. 67) Automatyczny mechanizm tworzy sam wezwania przedsądowe, czy użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami uruchamia go do utworzenia wezwań dla wybranych spraw? Odpowiedź 67: Zamawiający nie precyzuje sposobu realizacji tego wymagania.
68) Szablony wszystkich wezwań przedsądowych stosowanych aktualnie i które mają być w systemie. Odpowiedź 68: Opracowanie wzorów szablonów należy do Wykonawcy. Sprawy Sądowe - Moduł ma umożliwiać generowanie pozwów o wydanie nakazów zapłaty z nieopłaconych wezwań przesądowych, drukowanie pozwów oraz tworzenie ewidencji pozwów. 69) Sprawy sądowe mają być grupowane do osoby bez względu na liczbę mandatów czy jedna sprawa do jednego mandatu? Odpowiedź 69: System ma umożliwiać obydwie opcje. 70) Jakie muszą zaistnieć zdarzenia aby można było wygenerować pozwy? Odpowiedź 70: Musi być prawidłowo wystawione wezwanie podczas kontroli oraz muszą być dostępne pełne dane pasażera (w EPU również PESEL, jak i pełny adres zamieszkania). 71) Pozwy generuje zbiorczo użytkownik dla wybranej listy spraw/osób czy ma to robić automat? Odpowiedź 71: Zamawiający nie precyzuje sposobu realizacji tego wymagania. EPU Elektroniczne Postępowanie Upominawcze - Moduł ma automatyzować generowanie pozwów i składać je w Sądzie Rejonowym w Krakowie. Ma zapewnić współpracę z portalem http://www.e-sad.gov.pl/ w elektronicznym postępowaniu upominawczym. 72) Jako sąd właściwy w pozwie ma być określony Sąd Rejonowy w Krakowie czy dotyczy to innego zagadnienia? Odpowiedź 72: W przypadku EPU jest to Sąd w Lublinie, a w przypadku innych spraw może to być inny wybrany sąd. Nie ma rejonizacji. 73) Wymagane jest od systemu składanie paczek pozwów bezpośrednio w EPU czy tworzenie plików paczek do importu ich na stronie EPU? Odpowiedź 73: Tworzenie plików paczek. Droga procesowa - ma obejmować następujące etapy po złożeniu pozwu w sądzie. (w kolejności występowania): - ewidencja nakazu zapłaty, - wezwania przedkomornicze (opcja), 74) Czy wyrażenie (opcja) dotyczy, że dany etap może, ale nie musi wystąpić w drodze procesowej czy też, że system opcjonalnie może być wyposażony w tego typu wezwania? Odpowiedź 74: System ma być wyposażony w zadaną funkcjonalność ale niektóre działania mogą być pominięte w procesie windykacji. - ewidencja sprzeciwu wobec nakazów zapłaty,
- wnioski o nadanie klauzuli wykonalności, - uprawomocnienie nakazów zapłaty, - wnioski do komornika Wykroczenia generowanie zawiadomień o osobach wielokrotnie nie uiszczających opłat. Moduł ma umożliwiać generowanie zawiadomień o popełnieniu wykroczenia w stosunku do osób wielokrotnie nie uiszczających opłaty za przejazd. Zawiadomienia o wykroczeniach mogą być tworzone na każdym etapie prowadzenia egzekucji. Moduł ma umożliwiać drukowanie zawiadomień o popełnieniu wykroczenia, tworzenia ich ewidencji i zestawień. 75) Numeracja zawiadomień o wykroczenie - jaki format? Odpowiedź 75: Numeracja roczna z rokiem lub ciągła z serią. 76) Czy wstrzymuje windykację? Odpowiedź 76: Pytanie niejasno sformułowane (co wstrzymuje?). 77) Jakie warunki muszą być spełnione aby wygenerować zawiadomienie o wykroczeniu? wartość nieuiszczonych opłat? zakres dat niespłaconych zobowiązań? Odpowiedź 77: Określenie tych warunków należy do Wykonawcy, który ma doprowadzić do odpowiedniej ściągalności. 78) Zawiadomienie generowane będzie przez użytkownika do wybranych spraw czy jakimś automatem? Odpowiedź 78: Automat ma wskazać sprawy spełniające kryteria wymagane do generacji kolejnego etapu a użytkownik na ich podstawie dokonuje generacji. 79) Czy mandaty przekazane do windykacji, sądu, itp mogą występować na zawiadomieniu o wykroczenie? Odpowiedź 79: Tak. Windykacja elektroniczne przekazywanie wezwań do zewnętrznych firm windykacyjnych. Funkcjonalność tego modułu ma być dostosowana do specyfiki takich przedsiębiorstw, które przekazują część wezwań do firm windykacyjnych. Gdy wezwanie przesądowe zostanie uznane za doręczone i po okresie zdefiniowanej liczby dni od daty doręczenia należności nie wpłynęła na konto podmiotu, istnieje możliwość wygenerowania ewidencji wezwań, które eksportowane mają być w formie elektronicznej do firmy windykacyjnej, gdzie proces egzekucji należności ma być kontynuowany. Jeśli firma z jakichś względów nie była w stanie wyegzekwować należności, wezwania wracają do podmiotu prowadzącego egzekucję z odpowiednią adnotacją. Jeśli proces może być kontynuowany, istnieje możliwość wygenerowania pozwu sądowego. 80) Do wezwania każdego musi być przypisana firma windykacyjna? Odpowiedź 80: Nie. 81) Czy będzie współpraca z wieloma firmami windykacyjnymi?
Odpowiedź 81: Może być prowadzona taka współpraca. 82) Jaki format wymiany danych? czy narzucony format przez system? Odpowiedź 82: Zamawiający wymaga, aby dostarczony system miał możliwość definiowania dowolnego formatu wymiany danych tj. musi mieć możliwość przygotowania eksportu/importu dowolnego formatu danych w celu wymiany z innymi systemami informatycznymi. 83) Jaka jest ścieżka mandatu? jakie kroki po kolei? 84) Czy poniższy schemat jest prawidłowy w przypadku braku spłaty? "mandat->wezwanie->wezwanie powtórne->wezwanie przedsądowe->firma windykacyjna->zwrot z firmy windykacyjnej->sąd->nakaz->klauzula->egzekucja komornicza" Odpowiedź 83 i 84: Etapy windykacji określono w zał. Nr 1 do umowy. Dodatkowo równolegle można zgłosić wykroczenie na policję oraz przesłać dane do biura informacji gospodarczej. KRD Krajowy Rejestr Długów - W przypadku osób notorycznie zalegających ze spłatą wyskocz należności wobec należności wobec podmiotu prowadzącego egzekucji należy umieścić informacje o tych osobach w Krajowym rejestrze Długów. Tak jak w przypadku innych dokumentów program musi wygenerować ewidencję zobowiązanych a następnie w formie elektronicznej wyeksportować dane do KRD. 85) Kto tworzy taką listę czy ręcznie użytkownik, czy system ma generować automatycznie? Odpowiedź 85: System musi umożliwiać automatyczne generowanie danych. Krytyczne jest tu wykreślenie pasażera po spłacie zadłużenia. 86) Jakie warunki muszą być spełnione aby osoba trafiła do KRD - czy ogólne warunki KRD o wysokości zobowiązania czy jeszcze jakieś inne? Jakie? Odpowiedź 86: Min 200 zł w przypadku zgłoszenia osoby bez prawomocnego wyroku lub prawomocny wyrok i tu kwota nie gra już roli. Kartoteka zobowiązanego - Program ma udostępniać użytkownikowi wgląd w pełną historię pasażera (zobowiązanego). Podczas ewidencji wezwania danej osoby zakładana ma być kartoteka, która jest rozwijana w momencie wprowadzania nowych wezwań czy też operacji wykonywanych na istniejących mandatach. W module kartoteki użytkownik ma otrzymywać zaprezentowany w formie wykresu drzewa podgląd wszystkich dokumentów (mandatów, wezwań itd.) danego zobowiązanego. Poza tym ma być podgląd bieżących płatności oraz zewnętrznych dokumentów dotyczących danej osoby. Kartoteka ta ma w użyteczny sposób przedstawiać nie tylko hierarchiczny układ dokumentów ale również informacje o operacjach, zmianach statusów dotyczących tych dokumentów. 87) Proszę o przedstawienie jak to drzewo dokumentów ma wyglądać, jakie dane mają na nim być widoczne? Odpowiedź 87: Ma przedstawiać listę spraw i kolejne etapy ich windykacji.
88) Czy każdy dokument na drzewie ma być na tym samym poziomie czy mają być podrzędne w stosunku do etapów? Odpowiedź 88: Ma być podrzędnie do etapu sprawy. Anulowania / Umorzenia - Moduł ma umożliwiać wprowadzenie uwzględnionej anulacji lub umorzenia postępowania (całkowitego lub częściowego). Opierać ma się na słowniku przyczyn, co pozwoli później na prowadzenie szczegółowych statystyk. Dodatkowo może być wydzielona funkcja umorzeń socjalnych. 89) Czy umorzenie socjalne może być jednym z typów/rodzajów umorzenia lub może być traktowane jako przyczyna umorzenia? Odpowiedź 89: Funkcja umorzeń socjalnych ma być dodatkowo wydzielona. 90) Czy typ umorzenia określa co może być umorzone? np. tylko odsetki, tylko należność główna, itp? Odpowiedź 90: Tak. Księgowanie wpłat - Moduł ten umożliwia wprowadzanie wpłat dokonanych przez pasażerów na każdym z etapów procesu dochodzenia należności za nieopłacone przewozy. Zapewnia również drukowanie dokumentów KP i KW oraz tworzenie raportów kasowych o wpłatach. Podczas przyjmowania wpłat ma być możliwe naliczanie odsetek od zaległości. 91) Czy pełny raport kasowy? Odpowiedź 91: Tak. 92) Jaka numeracja? roczna, miesięczna? Odpowiedź 92: Numeracja roczna z rokiem lub ciągła z serią 93) Czy ma być możliwość anulowania KP i KW czy będą korygowane innymi dokumentami? Odpowiedź 93: Mogą być anulowane poprzez inny dokument np. storno lub operację przeciwną. 94) Czy wpłata idzie z założenia na mandat a odsetki wyliczamy od nieterminowych wpłat? co z odsetkami? dochodzimy ich od osoby? Odpowiedź 94: Tak. Zazwyczaj opłata dodatkowa jest opłacana jako ostatnia bo od niej można naliczać odsetki. 95) Czy kontrolerzy mają możliwość przyjmowania opłaty od pasażerów? Odpowiedź 95: Pytanie zaskakujące, wziąwszy pod uwagę, że zgodnie z SIWZ Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób podstawowe zasady prowadzenia kontroli reguluje Art. 33a ustawy Prawo przewozowe.
Kontrolerzy / Inspektorzy - Ma być to zdecentralizowany moduł obejmujący m.in. zestawienia efektywności pracy kontrolerów z podziałem na linie, godziny wystawiania itp. 96) Jak wygląda karta pracy kontrolera, jakie zawiera informacje? Odpowiedź 96: Pytanie zaskakujące wziąwszy pod uwagę, że zgodnie z SIWZ Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób odpowiedź w Zał. Nr 2 do umowy. 97) Jak liczona jest efektywność kontrolera? Odpowiedź 97: Określenie metody liczenia efektywności kontrolera nie należy do Zamawiającego, kontroler będzie zatrudniony przez Wykonawcę. 98) Co ma zawierać słownik linii komunikacji? Odpowiedź 98: Aktualny wykaz linii komunikacyjnych, organizowanych i nadzorowanych przez Zamawiającego. 99) Kto zarządza pracą kontrolerów, kto decyduje które trasy będą kontrolować? Odpowiedź 99: Wykonawca, uwzględniając warunki określone w umowie, w szczególności w Zał. Nr 1 do umowy, pkt. 1.2. 100) Czy istnieje oddzielny system do tworzenia harmonogramów pracy kontrolerów czy takie zarządzanie ma się odbywać w systemie? Odpowiedź 100: Zamawiający nie dysponuje oddzielnym systemem do tworzenia harmonogramów pracy kontrolerów. 101) Skąd ma być pobrana lista kontrolerów, przystanków, linii komunikacji i innych niezbędnych danych do kontroli pracy? Odpowiedź 101: Wymagania Zamawiającego w zakresie znajomości przepisów prawnych i innych warunków koniecznych do prawidłowej pracy kontrolerów określone zostały w 3 umowy ust. 1-3. Pozyskiwanie i gromadzenie potrzebnych informacji i innych danych, a także bieżące szkolenie kontrolerów należy do Wykonawcy. Reklamacje / Wstrzymania - Moduł ma umożliwiać poprowadzenie ewidencji (wraz z dostępem do historii) reklamacji czyli faktycznego zawieszenia sprawy do czasu jej wyjaśnienia lub zawieszenia na stałe. Ma też pozwalać na pełną kontrolę rozpatrywania wniosków wraz z odpowiedziami. 102) Reklamacja może być składana w formie pisma osobiście lub korespondencyjnie? Odpowiedź 102: Obowiązuje forma pisemna, sposób dostarczenia pisma jest dowolny. 103) Jaki jest czas na zgłoszenie reklamacji w zależności od sposobu jej zgłoszenia? Odpowiedź 103:
Reklamacje (tylko pisemne) w sprawie trybu i zasadności nałożenia opłaty dodatkowej można składać nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wystawienia wezwania do zapłaty. 104) Odpowiedzi w formie pism czy e-mail, czy jedno i drugie? Odpowiedź 104: Odpowiedzi na reklamację należy udzielić w formie pisemnej. 105) Czas na rozpatrzenie reklamacji? Odpowiedź 105: Zgodnie z KPA. 106) Reklamacja zawiesza wszystkie możliwe operacje na mandacie do czasu jej rozpatrzenia? Odpowiedź 106: Nie zawiesza. 107) Czy przedłuża/wstrzymuje termin płatności o czas rozpatrzenia reklamacji? Odpowiedź 107: Wstrzymuje egzekucję. Magazyn numerów wezwań - Moduł ma wspierać zarządzanie dokumentami ścisłego zarachowania (mandatami) oraz kontrolę ich wykorzystania czyli rozdysponowania dla kontrolerów. Użytkownik ma otrzymywać pełną kontrolę nad ciągłością ewidencji numerów oraz ich przyporządkowania. 108) Co z mandatami niewykorzystanymi z powodów niezależnych, np. zniszczenie druku przed jego wykorzystaniem? Odpowiedź 108: Procedura postępowania ze zniszczonymi wezwaniami do zapłaty zostanie określona po podpisaniu umowy. Administrator uprawnień - Moduł ma upoważniać do prowadzenia ewidencji użytkowników i haseł, przydziały uprawnień dla użytkowników do każdego z modułów z dokładną charakterystyką (możliwość dodawania, przeglądania, usuwania, edytowania) pełną archiwizację danych itp. Administrator systemu ma mieć możliwość określenia siły hasła, historię ilości zapamiętanych haseł oraz ważności haseł. Moduł ma posiadać funkcję definiowania grup uprawnień, które ułatwiają zarządzanie większą ilością pracowników. Prowizje - Moduł ma pozwalać na grupowanie kontrolerów i przydzielaniu im indywidualnych rodzajów prowizji. Umożliwia również naliczenie prowizji od każdej wpłaty lub w momencie zapłacenia mandatu. 109) Jakie rodzaje prowizji? procentowy czy kwotowy? 110) Jakie stawki? 111) Czy stwierdzenie " naliczenie prowizji od każdej wpłaty" oznacza, że kontroler otrzymuje również prowizję w przypadku spłaty np. opłaty sądowej? 112) Który model będzie wykorzystywany w rzeczywistości z dwóch podanych? 113) Proszę o podanie aktualnego mechanizmy prowizji kontrolerów lub takiego, który ma być wykorzystywany w nowym systemie.
114) Czy kontroler ma prowizję od wypisanego mandatu czy dopiero od wpłat, czy od tego i tego? 115) Kiedy następuje rozliczenie prowizji? w jakich okresach? Odpowiedź 109-115: Sposób wynagradzania kontrolerów zależy do Wykonawcy. Opisany wyżej moduł Prowizje (wymagany w zakresie funkcjonalności systemu) może być pomocniczy w okresie obowiązywania umowy przy wyliczaniu wynagrodzeń przez Wykonawcę. Automat generujący - W modelu tym dostępne jest narzędzie automatycznego generowania i wykonywania operacji wg ustalonego harmonogramu. Poza takimi generatorami dokumentów jak np. generowanie wezwań przesądowych możliwa jest automatyczna obsługa przedawnień, niespłaconych systemów ratalnych i reklamacji. 116) Proszę o przedstawienie listy zadań, które mają być wykonywane automatycznie wraz z opisem czego dotyczą i jaki efekt końcowy mają generować. W przypadku gdy wynikiem ma być lista/zestawienie danych proszę precyzyjnie opisać co takie zestawienie ma zawierać, jakie dane. Odpowiedź 116: Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu oprogramowanie wspomagające egzekucję należności za nieopłacone przejazdy środkami Komunikacji Miejskiej w Krakowie (egzekucja cywilno prawna), ujawnione w trakcie prowadzonych kontroli biletowych. System powinien zawierać wszystkie opisane funkcjonalności umożliwiające prowadzenie masowej windykacji w stosunku do osób fizycznych, wspomagające czynności windykacyjne (automatyzacja zadań) oraz zdalny dostęp do wszystkich istotnych i aktualnych informacji związanych z procesem. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca posiada znajomość procesu windykacji należności powstałych z tytułu wystawionych wezwań do zapłaty opłat dodatkowych i należności przewozowych w publicznym transporcie zbiorowym. I tak m. in. system powinien generować gotowe do wysłania dokumenty wezwań powtórnych, wezwań przedsądowych, pozwów sądowych, wniosków do komornika itp. 117) Jak mają być obsługiwane przedawnienia? Odpowiedź 117: Zgodnie z ustawą i regulaminami. 118) Co niespłąconymi - punkt ten jest zbyt ogólny Odpowiedź 118: System powinien zawierać wszystkie opisane funkcjonalności umożliwiające prowadzenie masowej windykacji w stosunku do osób fizycznych, wspomagające czynności windykacyjne (automatyzacja zadań). Zamawiający oczekuje, że Wykonawca posiada znajomość procesu windykacji należności powstałych z tytułu wystawionych wezwań do zapłaty opłat dodatkowych i należności przewozowych w publicznym transporcie zbiorowym. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania Uchwały nr CIV/1404/10 Rady Miasta Krakowa z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Miejskiej Kraków oraz miejskim jednostkom organizacyjnym, a także wskazania organów do tego uprawnionych. Jedną z dopuszczalnych form udzielania ulg jest rozłożenie spłaty należności na raty.