PS GW Katowice, dnia r. WYKONAWCY ubiegający się o udzielenie zamówienia

Transkrypt

1 PS GW Katowice, dnia r. WYKONAWCY ubiegający się o udzielenie zamówienia Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na windykację należności pochodzących z tytułu nałożonych opłat dodatkowych za jazdę bez ważnego biletu środkami komunikacji miejskiej KZK GOP (znak sprawy ZP/FW/1/PS/1/17). Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) Komunikacyjny Związek Komunalny Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego jako Zamawiający informuje, że w ww. postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). W związku z powyższym, Zamawiający przekazuje treść zapytań wraz z następującymi wyjaśnieniami: Pytanie 1: Proszę o stosowne wyjaśnienia lub wniesienie zapisu w umowie, który nie ograniczałby wysokości wynagrodzenia do kwoty wynikającej z oferty; ponieważ jeden z jej składników (wskaźnik ściągalności spraw) może, a nawet powinien zostać przekroczony. Proponuję zapis: W przypadku przekroczenia przez Wykonawcę w okresie obowiązywania umowy, wartości wynagrodzenia o której mowa w Par. 4 pkt 3 umowy, na skutek osiągnięcia wyższej ściągalności, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia prowizyjnego którym mowa w Par. 4 pkt 1 Umowy.. Zapis 4 ust. 3 wzoru umowy w żaden sposób nie ogranicza wysokości wynagrodzenia do kwoty wynikającej z oferty. Ponadto, we wzorze umowy nie ma zapisu, że wynagrodzenie Wykonawcy nie może przekroczyć wartości wskazanej w 4 ust. 3 i wynikającej z treści oferty. Tym samym Zamawiający nie widzi potrzeby zmiany wzoru umowy w zakresie proponowanym przez Wykonawcę. Pytanie 2: Ile spraw posiadają Państwo z okresu od 01 września do 31 grudnia 2014 r. (sprawy uległy przedawnieniu) - ilość oraz wartość. 1

2 W okresie od 1 września do 31 grudnia 2014 r. Zamawiający posiada około spraw o wartości ,00 zł. Struktura przekazanych opłat dodatkowych może ulec niewielkiej zmianie. Pytanie 3: Ile spraw posiadają Państwo z okresu od 01 stycznia do 31 grudnia 2015 r. (sprawy uległy przedawnieniu) - ilość oraz wartość. Struktura przekazanych opłat dodatkowych może ulec niewielkiej zmianie. W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. Zamawiający posiada około spraw o wartości ,00 zł. Struktura przekazanych opłat dodatkowych może ulec niewielkiej zmianie. Pytanie 4: Ile spraw posiadają Państwo z okresu od 01 stycznia do 30 czerwca 2016 r. (sprawy te w krótkim czasie od przekazania ulegną przedawnieniu) - ilość oraz wartość. W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2016 r. Zamawiający posiada około spraw o wartości ,00 zł. Struktura przekazanych opłat dodatkowych może ulec niewielkiej zmianie. Pytanie 5: Z jakiego dokumentu były spisywane dane (dowodu osobistego, legitymacji, ustnie)? Dane są spisywane w około 85% z dowodu osobistego, pozostałe około 15% stanowią: legitymacje szkolne i studenckie, poświadczenie danych przez osoby trzecie na podstawie dokumentu, prawa jazdy, książeczki wojskowe i inne dokumenty ze zdjęciem. Pytanie 6: W jakim % posiadają Państwo dane o Dłużniku: a) dane adresowe- zameldowania/zamieszkania-do jakiego % spraw posiadają Państwo te dane? b) Telefon kontaktowy- do jakiego % spraw posiadają Państwo te dane? c) PESEL - do jakiego % spraw posiadają Państwo te dane? d) Adres mailowy- do jakiego % spraw posiadają Państwo te dane? 2

3 e) Data urodzenia - do jakiego % spraw posiadają Państwo te dane? f) Numer dowodu osobistego- do jakiego % spraw posiadają Państwo te dane? ad a) Około 97% spraw. ad b) Zamawiający nie posiada takich danych. ad c) Około 97% spraw. ad d) Zamawiający nie posiada takich danych. ad e) Około 97% spraw. ad f) Około 85% spraw. Pytanie 7: Jakie działania były dotychczas prowadzone: a) windykacja zewnętrzna przez firmę windykacyjną, czy wewnętrzna przez komórkę wewnętrzną Zamawiającego? b) jakie czynności windykacyjne były prowadzone na sprawach i w jakiej ilości (prośba o opis dotychczasowego procesu obsługi dla spraw, które zostaną przekazane): - pisma- ile średnio było wysłanych pism?( wiem, że nie mniej niż 2 sztuki) - telefony- czy były wykonywane, w jakiej ilości, jakiej częstotliwości? - Sms- czy były wykonywane, w jakiej ilości, jakiej częstotliwości? - Maile- czy były wykonywane, w jakiej ilości, jakiej częstotliwości? ad a) Działania windykacyjne prowadzone były wyłącznie przez Zamawiającego. ad. b) - pisma - Zamawiający wysłał co najmniej dwa wezwania do zapłaty dotyczące każdej przekazanej sprawy, - telefony Zamawiający nie wykonywał telefonów do dłużników, - sms - Zamawiający nie wykonywał sms-ów do dłużników, - maile - Zamawiający nie wysyłał maili do dłużników. Pytanie 8: Jaką skuteczność osiągali Państwo dotychczas? Pytanie nie jest wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ. Pytanie 9: Jaki jest oczekiwany przez Państwa pozom skuteczności? Pytanie nie jest wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ. 3

4 Pytanie 10: W umowie w pkt. 10 wskazują Państwo na nawiązanie dwóch udokumentowanych kontaktów. Bardzo proszę o potwierdzenie, że warunek zostanie spełniony jeśli będą to wezwania do zapłaty/wysyłka SMS. Zamawiający oczekuje wysłania minimum 1 wezwania do zapłaty na przekazany adres dłużnika, pozostałe kontakty mogą być dokonane poprzez kontakt telefoniczny, sms-owy lub poprzez pocztę elektroniczną. Pytanie 11: Czy możemy złożyć ofertę także na postepowanie sądowo-egzekucyjne? Pytanie nie jest wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ. Pytanie 12: Czy w wykazie lista osób i długów w każdym przypadku będzie przekazany adres do korespondencji z dłużnikiem? Tak, w przypadku ich braku Zamawiający uzupełni niezbędne dane. Pytanie 13: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem nawiązanie dwóch udokumentowanych kontaktów i czy można byłoby rozszerzyć to stwierdzenie o zapis w umowie nawiązanie dwóch udokumentowanych kontaktów o ile to będzie możliwe lub przeprowadzenia udokumentowanych działań zmierzających do nawiązania skutecznego kontaktu? Zamawiający oczekuje wysłania minimum 1 wezwania do zapłaty na przekazany adres dłużnika, pozostałe kontakty mogą być dokonane poprzez kontakt telefoniczny, sms-owy lub poprzez pocztę elektroniczną. Pytanie 14: Ilu dłużników wielokrotnych, posiadających 2 i więcej wezwań wchodzi w skład 270 tys. sztuk wezwań? 4

5 Zamawiający nie dysponuje danymi dotyczącymi wskaźnika pokrywania się nałożonych opłat dodatkowych w stosunku do liczby dłużników. Pytanie 15: Czy wezwania będące przedmiotem umowy zostały sporządzone przez kontrolerów Zamawiającego czy przez inną firmę kontrolerską. Wszystkie opłaty dodatkowe będące przedmiotem umowy zostały wystawione przez kontrolerów zatrudnionych przez Zamawiającego, zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia. Pytanie 16: Czy lista osób do zwindykowania będzie zawierać datę przejazdu, nr dokumentu tożsamości, informację o podpisie wezwania? Lista osób będzie zawierać tylko dane wg Załącznika nr 1 do umowy. Pytanie 17: Czy wykonawca otrzyma adresy i godziny funkcjonowania kas Zamawiającego? Tak, na pisemny wniosek Wykonawcy, któremu zostanie udzielone zamówienie. Pytanie 18: Czym jest udokumentowany kontakt? Jaki rodzaj kontaktu Zamawiający ma na myśli? Zamawiający oczekuje wysłania minimum 1 wezwania do zapłaty na przekazany adres dłużnika. Pozostałe kontakty mogą być dokonane poprzez kontakt telefoniczny, sms-owy lub poprzez pocztę elektroniczną. Pytanie 19: O jakich konsekwencjach braku zapłaty informowano do tej pory dłużników? Czy Wykonawca otrzyma wzory pism, które były wysłane? Dłużnicy byli informowani o: - możliwym przekazaniu sprawy do zewnętrznej firmy windykacyjnej, - możliwym postępowaniu sądowym, 5

6 - możliwym wpisie do KRD. Wykonawca nie otrzyma wzorów pism. Pytanie 20: Czy zwrot przesyłki powoduje wstrzymania wysyłki dalszych pism? Czy zwroty przesyłek należy archiwizować? Czy zwroty przesyłek należy przekazać Zamawiającemu po zakończeniu umowy? Zwrot przesyłki z adnotacją adresat nieznany bądź nie mieszka powoduje wstrzymanie wysyłki dalszych pism. Zwroty przesyłek nie należy archiwizować oraz nie należy przekazywać Zamawiającemu po zakończeniu umowy. Pytanie 21: Jakie dalsze kroki windykacyjne, po zakończeniu umowy, przewiduje Zamawiający, których można użyć w celu wywarcia presji na dłużnikach? (postępowanie sądowe, egzekucja komornicza, wpis do BIG) Wpis do KRD. Pytanie 22: Czy raport o wpłatach może być przekazywany drogą ową? Tak. Pytanie 23: W jakiej formie możliwe jest przekazywanie faktury? Czy dopuszczalna jest forma elektroniczna w postaci przesyłanego drogą mailową pliku PDF? Wymagane jest, aby faktura przekazana była za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca lub osobiście. Pytanie 24: Co kwalifikuje wezwanie jako zasadne do umorzenia? 6

7 Udokumentowana kradzież dokumentu, na podstawie którego została wystawiona opłata dodatkowa, lub udokumentowany zgon dłużnika. Pytanie 25: Czy wszystkie przekazane Wykonawcy wezwania będą posiadały kompletne dane adresowe? Tak, w przypadku ich braku Zamawiający uzupełni niezbędne dane. Pytanie 26: W jaki sposób Wykonawca będzie mógł pozyskiwać aktualne dane adresowe dłużników? Czy KZK GOP upoważni wykonawcę do składania w jego imieniu wniosków do Urzędów Miast i Gmin? W dowolny sposób, jednakże zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Zamawiający nie upoważni Wykonawcy do składania w jego imieniu wniosków do Urzędów Miast i Gmin. Pytanie 27: Czy dłużnicy zostali przekazani do jakiegokolwiek rejestru BIG? Tak. Pytanie 28: Czy KZK GOP współpracuje z jakimkolwiek rejestrem BIG i w zakresie umowy upoważni Wykonawcę do kierowania dłużników do rejestru w jego imieniu? Zamawiający współpracuje z KRD BIG SA. Zamawiający nie upoważni Wykonawcy do kierowania dłużników do rejestru w jego imieniu. Pytanie 29: Czy w skład wezwań udostępnionych Wykonawcy wchodzą wezwania zapłacone częściowo? Jeśli tak to czy załącznik nr 1 do umowy będzie posiadał dane dotyczące daty wpłat oraz kwot uregulowanych? 7

8 W skład wezwań udostępnionych Wykonawcy nie wchodzą wezwania zapłacone częściowo. Pytanie 30: Czy wykonawcy zostaną udostępnione skany wezwań? Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach. Pytanie 31: W jaki sposób Zamawiający udostępni Wykonawcy wyciągi bankowe oraz informacje o wpłatach dokonywanych w kasach Zamawiającego? Zgodnie z zapisami wzoru umowy. Pytanie 32: Czy Zamawiający udostępni Wykonawcy numery telefonów do dłużników, adresy do korespondencji oraz adresy celem przeprowadzenia działań windykacyjnych? Wszystkie dane udostępnione Wykonawcy zawiera Załącznik nr 1 do wzoru umowy. Pytanie 33: Czy Wykonawca zostanie upoważniony przez Zamawiającego do rozkładania zadłużenia na raty? Jeśli tak to na jakich zasadach? W okresie realizacji zamówienia Wykonawca decyduje o sposobie spłaty zadłużenia. Z-ca Przewodniczącego Zarządu (-) Marek Kopel 8