Jednolity Rzeczowy wykaz akt

Jednolity Rzeczowy wykaz akt JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 2 w Gdyni Załącznik nr 2 do Zarządzenia Dyrektora nr 28 z dnia 31.12.2012 w sprawie wprowadzenia zasad kancelaryjnych w SOSW Nr 2 w Gdyni SYMBOLE KLASYFIKACYJNE Kategoria UWAGI II III IV HASŁA archiwalna I Stopnia Stopnia Stopnia KLASYFIKACYJNE (uszczegółowienie hasła Stopnia podziału podziału podziału klasyfikacyjnego) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 0 ZARZĄDZANIE 00 ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE OŚRODKA 000 DYREKTOR 0000 Zarządzenia Dyrektora księga zarządzeń 0001 Decyzje Dyrektora rejestr 0002 informacje, wnioski Dyrektora Nadzór nad związane z nadzorem nad działalnością Ośrodka działalnością Ośrodka 001 RADA PEDAGOGICZNA 0010 Organizacja pracy Rady regulamin, plany, sprawozdania, Pedagogicznej harmonogramy prac 0011 Posiedzenia Rady protokoły (księga protokołów), Pedagogicznej dokumentacja z posiedzeń 0012 Uchwały Rady Pedagogicznej rejestr 002 KOMISJE I ZESPOŁY (stałe i doraźne) 0020 Powoływanie komisji i zespołów 0021 Zespół kierowniczy dokumentacja z posiedzeń, prac, itp. 0022 Zespoły przedmiotowe dokumentacja z posiedzeń, prac, itp. 0023 Inne komisje i zespoły dokumentacja z posiedzeń, prac, itp. 0024 003 Narady RADA RODZICÓW pracownicze Organizacja pracy Rady 0030 Rodziców Posiedzenia Rady 0031 Rodziców własna dokumentacja regulamin, plany, sprawozdania, harmonogramy prac protokoły, uchwały

Rodziców 004 SAMORZĄD UCZNIOWSKI 0040 Organizacja pracy Samorządu Uczniowskiego 0041 Działalność Samorządu Uczniowskiego UDZIAŁ W OBCYCH 005 ORGANACH KOLEGIALNYCH 01 ORGANIZACJA ORGANIZACJA 010 ORGANÓW NADRZĘDNYCH 011 0100 0101 Organizacja organu prowadzącego Ośrodek Organizacja organu sprawującego nadzór pedagogiczny ORGANIZACJA OŚRODKA regulamin, plany, sprawozdania, harmonogramy prac, uchwały protokoły własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki, sprawozdania regulaminy, schematy organizacyjne, statuty (władz samorządowych), itp. regulaminy, schematy organizacyjne, statuty (Kuratorium Oświaty), itp. przepisy ogólnopaństwowe 012 0110 Podstawy prawne działania Ośrodka i samorządowe dot. działania Ośrodka, akt założycielski, nadanie nr NIP, REGON, uprawnienia, przekształcenia, likwidacja, łączenie 0111 Statut Ośrodka Regulaminy 0112 organizacyjne Ośrodka regulaminy, schematy organizacyjne, zakresy działania udzielone pełnomocnictwa, upoważnienia oraz bankowe karty Pełnomocnictwa i wzoru podpisu (okres 0113 upoważnienia przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia) Sprawy organizacyjne korespondencja, notatki, polecenia 0114 Ośrodka porządkowe, itp. ORGANIZACJA BIUROWOŚCI instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna (dot. organizacji 0120 Przepisy kancelaryjne i archiwalne i zakresu działania składnicy akt), inne instrukcje dot. postępowania z dokumentacją oraz korespondencją w tych sprawach 0121 Środki ewidencji i kontroli obiegu kontrolki wpływu i wysłanej korespondencji, dowody opłat

02 0121 kontroli obiegu dokumentacji 0122 0123 0124 Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania) Wzory odciskowe pieczęci 013 SKŁADNICA AKT 014 020 021 0130 0131 0132 0140 0141 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Udostępnianie dokumentacji OCHRONA I DOSTĘP DO INFORMACJI Ochrona danych osobowych B2 Ochrona informacji niejawnych AKTY NORMATYWNE. OBSŁUGA PRAWNA Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających Akty normatywne własne (wewnętrzne) 022 Opinie prawne 023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym korespondencji, dowody opłat i doręczeń pocztowych, rejestry opracowania wzorów ewidencja pieczęci urzędowych i stempli wraz z ich odciskami sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej do zniszczenia lub na makulaturę, protokoły zniszczenia dokumentacji zezwolenia, karty udostępniania akt instrukcje, ewidencja, upoważnienia dot. przetwarzania danych osobowych okres przechowywania liczy sie od daty utraty mocy prawnej aktu zarządzenia, polecenia służbowe, komunikaty, instrukcje, ogłoszenia; dla każdego rodzaju aktu normatywnego zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy; materiały źródłowe wraz z jednym egz. aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce założonej zgodnie z wykazem akt w komórce org., która akt przygotowała od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy

03 030 031 032 administracyjnym PLANY, SPRAWOZDANIA, STATYSTYKA, ANALIZY Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej) Programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych Programy, plany i sprawozdania własne orzeczenia lub umorzenia sprawy od momentu utraty mocy prawnej przepisu przesyłane do wiadomości lub wykorzystania własne plany (wieloletnie, roczne, okresowe: miesięczne, kwartalne, półroczne) oraz sprawozdania z ich wykonania (własne); przy czym jeżeli planom i sprawozdaniom okresowym odpowiada plan 033 Sprawozdania statystyczne Ośrodka na formularzach statystycznych Analizy działalności, 034 analizy ekonomiczne, inne analizy 04 INFORMATYZACJA PROJEKTOWANIE I WDRAŻANIE OPROGRAMOWANIA 040 I SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH i sprawozdanie roczne można plany i sprawozdania okresowe zakwalifikować do kategorii m,in,dla GUS, MEN, w tym System Informacji Oświatowej (SIO), przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety 041 0400 0401 0402 Dokumentacja techniczna oprogramowania Wdrażanie oprogramowania i systemów informatycznych Licencje na oprogramowanie EKSPLOATACJA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH dokumentacja techniczna oprogramowania oraz analizy i oceny umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru prac od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej I OPROGRAMOWANIA instrukcje eksploatacyjne

0410 Instrukcje eksploatacyjne instrukcje eksploatacyjne systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych, 0411 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów informatycznych i oprogramowania STRONY WWW, a także ewidencja stosowanych systemów i programów oraz zbiory danych na nośnikach (tzw. banki danych) dokumentacja organizacji prac eksploatacyjnych (umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany pracy, harmonogramy, protokoły odbioru prac, raporty, itp.) oraz dokumentacja ustalenia uprawnień dostępu do danych i systemów (okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień do dostępu) 042 0420 0421 BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ (BIP) Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych Bezpieczeństwo systemów informatycznych 0422 Obsługa merytoryczna BIP 0423 Udostępnianie informacji publicznej 05 SKARGI I WNIOSKI 050 Rozpatrywanie skarg i wniosków PROMOCJA, 06 INFORMACJA i POPULARYZACJA Wycinki prasowe o własnej działalności 060 oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat Ośrodka Informacje dla mass 061 mediów, wywiady, konferencje prasowe Udział w wystawach, poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej dot. spraw włamania lub wydruku do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu) w tym ewidencja dotyczące działalności Ośrodka na każde wydarzenie prowadzi się oddzielną teczkę; programy,

07 062 063 070 071 072 073 074 0700 0701 0710 0711 0740 0741 Udział w wystawach, targach i pokazach Materiały promocyjne Ośrodka, reklama szkoły emitowana i drukowana WSPÓŁDZIAŁANIE Z INNYMI INSTYTUCJAMI PROGRAMY I PROJEKTY ZEWNĘTRZNE Wnioskowanie o udział w zewnętrznych programach i projektach Realizacja programów i projektów zewnętrznych WSPÓŁPRACA Z INSTYTUCJAMI KRAJOWYMI Współdziałanie z organami administracji rządowej i organami samorządu terytorialnego 08 KONTROLE Współdziałanie z innymi urzędami, instytucjami, związkami, organizacjami WSPÓŁPRACA Z INSTYTUCJAMI ZAGRANICZNYMI REPREZENTACJA W ZAKRESIE B2 WSPÓŁPRACY ZJAZDY, KONFERENCJE, NARADY, SYMPOZJA, SESJE Zjazdy, konferencje, narady, sympozja, sesje organizowane przez Ośrodek Udział w obcych zjazdach, konferencjach, naradach, sympozjach, sesjach ZASADY I TRYB oddzielną teczkę; programy, projekty, scenariusze, teksty, plakaty, ulotki, nagrania, itp. własne akcje promocyjne i reklamowe m.in.ze środków Unii Europejskiej m.in. dokumenty dotyczące e-dziennika opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencja merytoryczna opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencja merytoryczna zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamowe własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki,sprawozdania planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03, nadzór pedagogiczny przy klasie 417

080 ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI 0800 Kontrole zewnętrzne 0801 Kontrole wewnętrzne 0802 Książka kontroli 081 KONTROLA ZARZĄDCZA 1 KADRY 10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA Zbiór przepisów 100 prawnych zewnętrznych dotyczących pracy, płac 101 oraz PRACA spraw i PŁACE osobowych 1010 Regulamin pracy 102 1011 Zasady wynagradzania 1012 Zasady premiowania 1013 Taryfikatory kwalifikacyjne EWIDENCJA OSOBOWA 1020 1021 Akta osobowe 0 Pomoce ewidencyjne do 0 akt osobowych 1022 Legitymacje służbowe 1023 Świadectwa pracy protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń, każda kontrola stanowi osobną sprawę dokumentacja kontroli zarządczej, szacowanie ryzyka Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej danego przepisu Siatki płac, dodatki do wynagrodzenia, regulaminy premiowania i nagród itp. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne Wnioski, rejestr wydanych legitymacji Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych pracownika 11 110 1024 1100 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZATRUDNIANIE i WYNAGRADZANIE PRACOWNIKÓW ZATRUDNIANIE i ZWALNIANIE PRACOWNIKÓW Zapotrzebowanie i nabór B2 - kategoria 0 ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy, oferty pracy

1100 1101 1102 1103 1104 Zapotrzebowanie i nabór B2 Zatrudnianie B2 pedagogicznych Zatrudnianie B2 niepedagogicznych Zwalnianie B2 pedagogicznych Zwalnianie B2 niepedagogicznych i korespondencja z kandydatami, testy kwalifikacyjne dokumenty dotyczące konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych - kategoria 0 dokumenty dotyczące konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych - kategoria 0 jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - kategoria 0 jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - kategoria 0 111 1105 Wojskowe sprawy WYKAZY ETATÓW, ROZMIESZCZENIE PRACOWNIKÓW zestawienia ilościowe, przeniesienia, zastępstwa, itp. 112 Prace zlecone Prace zlecone ze składką na 1120 ubezpieczenie społeczne Prace zlecone bez składki na 1121 ubezpieczenie społeczne WYNAGRADZANIE, NAGRADZANIE, 113 AWANSOWANIE i ODZNACZENIA PRACOWNIKÓW 0 zmiany wynagrodzeń zasadniczych, dodatki 1130 Wynagradzanie pedagogicznych B2 do wynagrodzeń; jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych pracownika - kategoria 0 zmiany wynagrodzeń zasadniczych, dodatki 1131 Wynagradzanie i premiowanie niepedagogicznych B2 do wynagrodzeń; jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych pracownika - kategoria 0 jeden egzemplarz odkłada się 1132 Nagrody jubileuszowe B2 do akt osobowych pracownika

1132 Nagrody jubileuszowe B2 do akt osobowych pracownika 12 13 1133 1134 1135 1136 Nagrody Dyrektora, Kuratora itp. Oceny pracy pedagogicznych Oceny pracy niepedagogicznych Awans zawodowy nauczycieli B2 - kategoria 0 kopię odkłada się do akt osobowych pracownika - kategoria 0 jak przy klasie 1132 jak przy klasie 1132 1137 Odznaczenia państwowe i resortowe wnioski SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW 120 Przepisy dot. szkolenia i regulamin przyznawania doskonalenia dofinansowania 121 FORMY I METODY SZKOLENIA Plany i programy 1210 szkolenia i ich realizacja 1211 Dofinansowanie skierowania, umowy, wnioski, doskonalenia i decyzje dokształcania Szkolenia 1212 organizowane przez własną jednostkę DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY Przepisy prawne dot. 130 dyscypliny pracy, urlopów, karania 131 DYSCYPLINA PRACY 1310 Listy obecności B3 1311 Absencja chorobowa 1312 Książki wyjść poza zakład pracy B3 1313 Delegacje służbowe 132 1314 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej 1315 Ewidencja czasu pracy karty ewidencji 1316 Kary URLOPY od następnego roku po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu

14 15 132 URLOPY PRACOWNICZE 1320 Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych 1321 Urlopy okolicznościowe jeden egzemplarz odkłada się 1322 Urlopy macierzyńskie do akt osobowych jeden egzemplarz odkłada się 1323 Urlopy wychowawcze do akt osobowych 1324 Urlopy bezpłatne jak w klasie 1322 1325 Urlopy dla poratowania zdrowia jak w klasie 1322 1326 Urlopy szkoleniowe jak w klasie 1322 SPRAWY SOCJALNO- BYTOWE regulamin ZFŚS, Przepisy dot. spraw 140 socjalno-bytowych regulamin pomocy zdrowotnej dla nauczycieli ZAKŁADOWY 141 FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH 1410 Plany, preliminarze, w tym również wykaz protokoły uprawnionych 1411 Pożyczki mieszkaniowe podania, umowy 1412 Sprawy dot. emerytów i rencistów B3 1413 Realizacja spraw socjalno-bytowych 142 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli wnioski, decyzje Zasiłki na 143 zagospodarowanie dla nauczycieli EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA Przepisy prawne 150 emerytalno-rentowe i od momentu utraty mocy prawnej ubezpieczeniowe aktu 151 EMERYTURY I RENTY 1510 Wnioski o emerytury i renty Ewidencja emerytów i 1511 rencistów 152 UBEZPIECZENIA 1520 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne B3 od daty przyznania renty lub emerytury lub prawomocnego orzeczenia o odmowie zgłoszenia do ubezpieczenia

1520 1521 społeczne i zdrowotne Legitymacje ubezpieczeniowe zgłoszenia do ubezpieczenia rejestr wydanych legitymacji lub duplikatów polisy, deklaracje przystąpienia 1522 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych do ubezpieczenia, wykazy, korespondencja itp.; 16 160 161 162 1610 1611 1612 1613 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Przepisy dot. bezpieczeństwa i higieny pracy STAN BEZPIECZEŃSTWA i HIGIENY PRACY oraz NAUKI Przeglądy i kontrole stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w szkole Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy Ocena ryzyka zawodowego Odzież ochronna i robocza, sprzęt ochrony osobistej WYPADKI PRZY PRACY, ZDROWIE, CHOROBY ZAWODOWE 1620 Wypadki przy pracy od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowe karty ewidencyjne wyposażenia protokoły, zawiadomienia, rejestry wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowany jest do kategorii protokoły, zawiadomienia, rejestry 1621 Wypadki w drodze do pracy i z pracy wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowany jest

wypadków kwalifikowany jest 1622 Choroby zawodowe 0 do rejestr, kategorii dokumentacja 1623 Profilaktyczne badania lekarskie 1624 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli 1625 Szkolenie bhp wstępne ogólne, stanowiskowe i okresowe 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 NIERUCHOMOŚCI 200 201 2010 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami ADMINISTROWANIE NIERUCHOMOŚCIĄ Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń własnych skierowania na badania; jeden egzemplarz skierowania i zaświadczenie dołącza się do akt osobowych pracownika od daty utraty mocy prawnej danego przepisu; własne ustalenia zalicza się do kat. dla każdego obiektu zakłada się odrębne teczki; 2011 Księgi obiektów 21 202 210 2012 2013 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom Najem lokali i pomieszczeń od innych na potrzeby własne OCHRONA OBIEKTÓW i MIENIA od daty zaprzestania eksploatacji obiektu umowy, korespondencja; od daty wygaśnięcia umowy umowy, korespondencja; od daty wygaśnięcia umowy. 2020 Ochrona p/pożarowa instrukcje, protokoły kontroli 2021 wewnętrznych, opinie, wnioski Ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, sprawy majątkowe odszkodowań 2022 Ochrona mienia własnej przepustki, karty magnetyczne, jednostki upoważnienia GOSPODARKA MATERIAŁOWA ORGANIZACJA GOSPODARKI ŚRODKAMI TRWAŁYMI I NIETRWAŁYMI

22 I NIETRWAŁYMI 2100 Przepisy dotyczące gospodarki środkami trwałymi i nietrwałymi Ewidencja środków 2101 trwałych i przedmiotów nietrwałych Użytkowanie środków 2102 ruchomych odpowiedzialności materialne 2103 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) Konserwacja i remonty 2104 bieżące środków trwałych i nietrwałych 2105 Likwidacja środków trwałych, przekazanie 211 ZAOPATRZENIE 2110 Źródła zaopatrzenia, dostawcy Bc Zaopatrzenie w pomoce 2111 naukowe, wyposażenie, meble Dokumentacja techniczna i 2112 eksploatacyjna maszyn, urządzeń oraz pomocy naukowych, certyfikaty 2113 Zaopatrzenie żywnościowe 2114 Zaopatrzenie w środki czystości 212 INWENTARYZACJA 2120 Wycena i przecena Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, 2121 sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne INWESTYCJE I REMONTY własne ustalenia księgi inwentarzowe składy komisji, protokoły likwidacji, protokoły przekazania oferty, katalogi, itp. zapotrzebowania zamówienia dokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, opisy techniczne, gwarancje rejestr itp. rejestr itp. spisy i protokoły 220 221 Plany inwestycji i remontów kapitalnych Dokumentacja prawna i techniczna zlecenia, umowy, kosztorysy, harmonogramy robót, nadzór, protokoły odbioru; 222 Wykonawstwo oraz odbiór inwestycji i od momentu rozliczenia inwestycji;

222 odbiór inwestycji i remontów kapitalnych od momentu rozliczenia inwestycji; dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę; ewidencję inwestycji zalicza się 3 30 224 Remonty bieżące 2240 Dokumentacja ogólna dotycząca remontów bieżących 2241 Wykonawstwo remontów bieżących BUDŻET, RACHUNKOWOŚĆ PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty 300 prawne dot. zagadnień do kat umowy, zlecenia, protokoły odbioru z zakresu planowania i realizacji budżetu 301 BUDŻET Opracowania i materiały 3010 dot. projektowania budżetu 3011 Budżet, jego zmiany i realizacja 3012 Dochody budżetowe 302 SPRAWOZDAWCZOŚĆ BUDŻETOWA jeżeli sprawozdania cząstkowe 3020 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej kwalifikuje się 31 3021 Sprawozdanie roczne, bilans RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, do kategorii 310 OBSŁUGA KASOWA Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi przepisy zewnętrzne; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu

32 księgowości i obsługi kasowej 311 KSIĘGOWOŚĆ 3110 Dokumentacja księgowa księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki itp. 3111 Ewidencja analityczna i zestawienia obrotów i sald, syntetyczna analityka kont 3112 Rozliczenia z dostawcami, pracownikami, instytucjami, itp. 3113 Uzgadnianie sald korespondencja 312 WINDYKACJA wezwania do uregulowania NALEŻNOŚCI należności 313 ROZLICZENIE PŁAC i WYNAGRODZEŃ listy premii i nagród, wykazy 3130 Dokumentacja służąca godzin nadliczbowych, umowy sporządzaniu list płac o pracę i zmiany wynagrodzeń 3131 Dokumentacja potrąceń zajęcia sądowe, komornicze, kary, z płac podatki, składki, pożyczki itp. 3132 Listy płac 0 3133 Kartoteki wynagrodzeń 0 3134 Deklaracje podatkowe 3135 Rozliczenia z ZUS deklaracje, raporty 3136 Rozliczenia z PFRON raporty kasowe, 314 OBSŁUGA KASOWA dowody kasowe (kopie) 315 Bieżący nadzór głównego księgowego nad rachunkowością, dokumentacją i obsługą kasową ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty 320 prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych 321 Dokumentacja zamówień publicznych wnioski, ogłoszenia, specyfikacje, oferty, zapytania o cenę, protokoły komisji,odwołania,korespondencja; dla każdego zamówienia 33 322 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych DYSCYPLINA FINANSOWA Orzecznictwo w prowadzi się osobną teczkę. od daty wygaśnięcia umowy obejmuje również decyzje władz

4 40 41 330 Orzecznictwo w sprawach naruszania dyscypliny finansowej 331 Rewizja finansowa 410 411 412 NAUCZANIE I WYCHOWANIE Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dotyczących nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej Ośrodka ORGANIZACJA PRACY obejmuje również decyzje władz nadrzędnych analizy, protokoły, sprawozdania, wnioski itp. DYDAKTYCZNO - WYCHOWAWCZEJ ORGANIZACJA PRACY w Ośrodku 4100 Arkusze organizacyjne arkusze organizacyjne, aneksy, 4101 Plany i programy plany, programy nauczania, nauczania wychowania, itp. ORGANIZACJA ROKU SZKOLNEGO 4110 Tygodniowe rozkłady zajęć 4111 Księgi zastępstw NAUCZANIE INDYWIDUALNE UCZNIÓW tygodniowe rozkłady zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych 42 413 414 4120 Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna 4121 Indywidualny tok nauki 4130 4131 NADZÓR PEDAGOGICZNY Nadzór pedagogiczny organów zewnętrznych Nadzór pedagogiczny dyrektora Ośrodka Innowacje i eksperymenty pedagogiczne, dydaktyczno - wychowawcze, programowe i organizacyjne w Ośrodku REALIZACJA PRACY DYDAKTYCZNO - WYCHOWAWCZEJ wnioski, orzeczenia i opinie Poradni psychologicznopedagogicznych wnioski, orzeczenia i opinie Poradni psychologicznopedagogicznych

420 421 422 423 4200 4201 4202 4203 WYCHOWAWCZEJ EGZAMINY ZEWNĘTRZNE Organizacja egzaminów maturalnych Dokumentacja egzaminów maturalnych 0 Organizacja egzaminów zawodowych Dokumentacja egzaminów 0 zawodowych EGZAMINY WEWNĘTRZNE 4210 Egzaminy poprawkowe 4211 Egzaminy klasyfikacyjne 4212 Egzaminy zawodowe 4213 Wyrównywanie różnic programowych ANALIZA WYNIKÓW EGZAMINÓW, PROMOWANIA i KLASYFIKACJI DOKUMENTACJA PRZEBIEGU NAUCZANIA i WYCHOWANIA 4230 Księga uczniów i wychowanków 0 4231 Księgi arkuszy ocen 0 4232 Dzienniki lekcyjne, zajęć pozalekcyjnych, nauczania indywidualnego, dokumentacja i organizacja egzaminów dokumentacja i organizacja egzaminów dokumentacja i organizacja egzaminów dokumentacja i organizacja egzaminów w tym oceny wyników i sprawozdania rewalidacji i internatu Odpisy dokumentacji 4233 przebiegu nauczania i wychowania 424 ŚWIADECTWA 425 4240 Wydawanie świadectw 4241 Duplikaty świadectw PRAKTYKI UCZNIÓW lub STUDENTÓW ZAJĘCIA korespondencja w sprawie odpisów dokumentacji (np. odpisów arkuszy ocen) zapotrzebowania na świadectwa, potwierdzenia odbioru, ewidencje wydanych świadectw wnioski o wydanie duplikatów, ewidencje wydanych duplikatów świadectw skierowania, korespondencja, itp.; praktyki studentów i innych osób z zewnątrz na terenie szkoły

426 427 428 ZAJĘCIA POZALEKCYJNE i DODATKOWE 4260 Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w Ośrodku 4261 Udział w obcych imprezach i zajęciach poza Ośrodkiem 4262 Imprezy i zajęcia obce na terenie Ośrodka TURYSTYKA i WYPOCZYNEK 4270 Wycieczki, wyjazdy, rajdy i obozy szkolne 4271 Zielone szkoły Organizacja i 4272 przyjmowanie wycieczek z zewnątrz OLIMPIADY, KONKURSY, ZAWODY Olimpiady i konkursy przedmiotowe oraz tematyczne, zawody sportowe Olimpiady i konkursy 4280 przedmiotowe oraz tematyczne 4281 Zawody i rozgrywki sportowe DZIAŁALNOŚĆ STOWARZYSZEŃ i 429 ORGANIZACJI SPOŁECZNYCH na TERENIE SZKOŁY 43 UCZNIOWIE REALIZACJA 430 OBOWIĄZKU NAUKI m,in, widowiska, sztuki teatralne, przedstawienia, pogadanki, itp. w tym rejestry dokumentacja dot. udziału uczniów w olimpiadach i konkursach dokumentacja dot. udziału uczniów w zawodach i rozgrywkach sportowych wnioski i decyzje przepisy wydane przez Ośrodek 4300 Przepisy dotyczące realizacji obowiązku nauki - kategoria ; opracowania zewnętrzne - kategoria ; 4301 4302 Zwolnienia i odroczenia z obowiązku nauki Postępowanie egzekucyjne w zakresie spełniania obowiązku nauki od momentu utraty mocy prawnej aktu wnioski i decyzje, w tym dot. zwolnień z w.f. i innych przedmiotów

431 nauki NABÓR UCZNIÓW i WYCHOWANKÓW i ICH POBYT 4310 w OŚRODKU Przepisy dotyczące naboru i pobytu uczniów i wychowanków przepisy wydane przez Ośrodek - kategoria ; opracowania zewnętrzne - kategoria ; okres przechowywania liczy się 432 w OŚRODKU 4311 Rekrutacja do Ośrodka 4312 4313 4314 4315 4316 4317 4318 4319 4320 Teczki osobowe uczniów i wychowanków Ośrodka Opinie o uczniach, informacje dotyczące uczniów i wychowanków ich pobytu w Ośrodku Przeniesienia uczniów w obrębie szkoły Skreślenia z listy uczniów i wychowanków0 Ośrodka Legitymacje szkolne (w tym duplikaty) Karty rowerowe i motorowerowe uczniów Zaświadczenia dla uczniów i wychowanków Ośrodka Sprawy wojskowe uczniów WSPIERANIE UCZNIÓW (SPRAWY SOCJALNO BYTOWE) Przepisy dotyczące spraw socjalno - bytowych 4321 Stypendia, zasiłki i pomoc materialna 433 OPIEKA ZDROWOTNA 4330 Zwolnienia lekarskie uczniów 4331 Dokumentacja zbiorcza gabinetu B20 od momentu utraty mocy prawnej aktu dokumentacja ucznia składana w momencie rekrutacji i zwracana po zakończeniu pobytu w Ośrodku w tym meldunek wychowanka w Ośrodku i korespondencja dot. uczniów i wychowanków Ośrodka ewidencja wydanych legitymacji, wnioski o duplikaty ewidencja wydanych kart rejestr wydanych zaświadczeń wykazy uczniów objętych rejestracją przepisy wydane przez Ośrodek - kategoria ; opracowania zewnętrzne - kategoria ; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu decyzje, wnioski, itp. dokumentacja prowadzona przez pielęgniarkę Ośrodka

434 4331 gabinetu BEZPIECZEŃSTWO i UBEZPIECZENIE UCZNIÓW B20 pielęgniarkę Ośrodka przepisy wydane przez Ośrodek 4340 Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ubezpieczeń uczniów - kategoria ; opracowania zewnętrzne - kategoria ; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu przy czym wypadki zbiorowe 435 4341 Wypadki uczniowskie 4342 Ubezpieczenia uczniów PRZECIWDZIAŁANIE PRZESTĘPCZOŚCI UCZNIÓW i śmiertelne oraz powodujące inwalidztwo, a także rejestr wypadków kwalifikuje się do kategorii od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 4350 4351 i PROFILAKTYKA Profilaktyka w sprawach przestępczości uczniów i wychowanków Ośrodka, profilaktyka uzależnień, pomoc w zwalczaniu tych zjawisk Przestępczość uczniów i wychowanków Ośrodka i resocjalizacja działania profilaktyczne w Ośrodku, współpraca w tym zakresie z odpowiednimi instytucjami sprawy karne uczniów, wychowanków współpraca z organami ścigania i sądami dokumentacja dot. kontaktów 4352 Opieka nad uczniami i wychowankami Ośrodka z rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi, domami dziecka, pogotowiem opiekuńczym, dot, opieki nad uczniami z rodzin zaniedbanych, itp. 436 LOSY ABSOLWENTÓW 4360 Sprawy związane z absolwentami Ośrodka pisma, korespondencja, notatki PORADNICTWO 44 (PEDAGOG / PSYCHOLOG SZKOLNY) Dokumentacja

440 Dokumentacja psychologiczno pedagogiczna uczniów 5 6 i wychowanków Ośrodka 441 Dzienniki zajęć psychologia i pedagoga 442 Poradnictwo zawodowo - wychowawcze ŚRODKI NAUCZANIA. BAZA DYDAKTYCZNO - WYCHOWAWCZA 50 POMOCE NAUKOWE 51 BIBLIOTEKA SZKOLNA 61 62 63 510 511 512 513 514 515 Przepisy dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki szkolnej przepisy wydane przez szkołę - kategoria ; opracowania zewnętrzne - kategoria ; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu Ewidencja zbiorów księgi inwentarzowe, katalogi, 0 bibliotecznych bazy danych Gromadzenie zbiorów zakupy zbiorów, prenumeraty, bibliotecznych dary, wymiany, import Udostępnianie własnych B2 karty czytelników, baza danych zbiorów bibliotecznych Profilaktyka i konserwacja zbiorów bibliotecznych Dzienniki zajęć bibliotecznych 516 Dzienniki biblioteki AKCJE, IMPREZY, UROCZYSTOŚCI AKCJE I IMPREZY UCZNIOWSKIE 610 Organizacja imprez przez uczniów 611 Nadzór nad inicjatywami uczniów UROCZYSTOŚCI SZKOLNE I ROCZNICOWE Organizacja 620 uroczystości szkolnych i rocznicowych Ośrodka KRONIKI I MONOGRAFIE OŚRODKA 630 Kronika Ośrodka Monografie, biuletyny, okresowe meldunki i raporty statystyczne; plany i sprawozdania roczne i jednorazowe klasyfikuje się przy klasie 03 do kategorii zalicza się programy imprez; pozostała dokumentacja kategoria

631 Monografie, biuletyny, wydania okolicznościowe Rejestr zmian Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni Odpowiedzialny za treść: Iwona Krumholc Wprowadził informację: Ewa Sadecka Ostatnio zmodyfikował: Ewa Sadecka Data wytworzenia informacji: 01.01.2013 Data udostępnienia informacji: 01.01.2013 Ostatnia aktualizacja: 02.01.2013 Źródło: http://gdynia.pl/bip/status-i-organizacja,1452/jednolity-rzeczowy-wykaz-akt,370926