ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 29.12.2017 r. I. Zamawiający Przedsiębiorstwo Wielobranżowe TELE-MAX P. Wasielewski, U. Wasielewska Sp.J. Ul. Krzywa Góra 28 87-800 Włocławek II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zapytania ofertowego, przeprowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności jest zamówienie usług związanych z udziałem firmy PW TELE-MAX P. Wasielewski, U. Wasielewska Sp.J., będącej członkiem Kujawsko-Pomorskiego Klastra Inteligentnych Specjalizacji, na międzynarodowych imprezach targowych, organizacja misji gospodarczych, poszukiwanie partnerów handlowych oraz opracowanie materiałów promocyjno-informacyjnych. Zamówienie w ramach realizacji projektu "Wsparcie procesu internacjonalizacji przedsiębiorstw będących członkami Kujawsko-Pomorskiego Klastra Inteligentnych Specjalizacji" w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, Poddziałanie 1.5.2 Wsparcie procesu umiędzynarodowienia przedsiębiorstw. Kody CPV zamówienia: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych 55100000-1 Usługi hotelarskie 60400000-2 Usługi transportu lotniczego 60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego 22100000-1 Drukowane książki, broszury, ulotki 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe 22460000-2 Handlowe materiały reklamowe, handlowe katalogi i przewodniki 79530000-8 Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych 92111200-4 - Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo Na zamówienie składają się następujące usługi: I. Organizacja wystąpienia firmy PW TELE-MAX P. Wasielewski, U. Wasielewska Sp.J. w charakterze zwiedzającego na Targach: ROK 2018 1. INTEC, LIPSK - marzec 2018 r. 1.1 Transport samochodowy dla 4 osób na i z targów oraz podczas targów, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłata za autostradę, winiety, itd.) 1.2 Ubezpieczenie 4 przedstawicieli firmy (NNW i KL). 1.3 Zakup noclegu dla 4 osób (3 noclegi) w terminie marzec 2018 r., pokoje dwu lub/i jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-gwiazdkowym, miejsce parkingowe, dogodne położenie względem targów. max czas dojazdu samochodem - 60 min. 1.4 Wyżywienie dla 4 osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 1.5 Bilety wstępu na targi. 2. STOM, KIELCE/POLSKA - kwiecień 2018 r. 2.1 Transport samochodowy dla 4 osób na i z targów oraz podczas targów, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłata za autostradę, itd.) 1
2.2 Ubezpieczenie 4 przedstawicieli firmy (NNW i KL). 2.3 Zakup noclegu dla 4 osób (2 noclegi) w terminie kwiecień 2018 r., pokoje dwu i/lub jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-gwiazdkowym, miejsce parkingowe, dogodne położenie względem targów. max czas dojazdu samochodem - 60 min. 2.4 Wyżywienie dla 4 osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 2.5 Bilety wstępu na targi. 3. AMB, STUTTGART/NIEMCY- wrzesień 2018 r. 3.1 Transport samochodowy dla 4 osób na i z targów oraz podczas targów, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłata za autostradę, winiety, itd.) 3.2 Ubezpieczenie 4 przedstawicieli firmy (NNW i KL). 3.3 Zakup noclegu dla 4 osób (3 noclegi) w terminie wrzesień 2018 r., pokoje dwu i/lub jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-gwiazdkowym, dogodne położenie względem targów. max czas dojazdu samochodem - 60 min. 3.4 Wyżywienie dla 4 osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 3.5 Bilety wstępu na targi, opłaty za udział w seminariach/konferencjach podczas targów. 4. EUROBLECH, Hannower/NIEMCY- październik 2018 r. 4.1 Transport samochodowy dla 4 osób na i z targów oraz podczas targów, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłata za autostradę, winiety, parkingi, itd.) 4.2 Ubezpieczenie 4 przedstawicieli firmy (NNW i KL). 4.3 Zakup noclegu dla 4 osób (3 noclegi) w terminie październik 2018 r., pokoje dwu i/lub jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-gwiazdkowym, dogodne położenie względem targów. max czas dojazdu samochodem - 60 min. 4.4 Wyżywienie dla 4 osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 4.5 Bilety wstępu na targi, opłaty za udział w seminariach/konferencjach podczas targów. II. Organizacja misji gospodarczych w 2018 r.: 5. Węgry - I kw. 2018 r. 5.1. Zakup noclegu (3 noclegi) dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-5.2 Ubezpieczenie 4 przedstawicieli firmy (NNW i KL). 5.3 Transport samochodowy dla 3 osób na i z misji oraz podczas misji, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłata za autostradę, winiety, parkingi, itd.) 5.4 Wynajem sali konferencyjnej (2 dni) wyposażonej w sprzęt multimedialnych dla ok. 30 osób 5.5 Organizacja spotkań z partnerami handlowymi. 5.6 Wyżywienie dla 3 osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 6. Hiszpania II kw. 2018 r. 6.1. Zakup noclegu (3 noclegi) dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-6.2 Transport 3 osób poprzez zakup 3 biletów lotniczych na trasie Polska-Hiszpania, lot bezpośredni. Usługa zawiera ubezpieczenie NNW i KL przedstawicieli firmy. 6.3 Transport samochodowy dla 3 osób podczas misji, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłaty za autostradę, parkingi, itd.) 6.4 Wynajem sali konferencyjnej (2 dni) wyposażonej w sprzęt multimedialnych dla ok. 30 osób 6.5 Organizacja spotkań z partnerami handlowymi. 6.6 Wyżywienie dla 3 osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 7. Kraje Benelux (Belgia) IV kw. 2018 r. 2
7.1. Zakup noclegu (3 noclegi) dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-7.2 Transport 3 osób poprzez zakup 3 biletów lotniczych na trasie Polska-Belgia, lot bezpośredni. Usługa zawiera ubezpieczenie NNW i KL przedstawicieli firmy. 7.3 Transport samochodowy dla 3 osób podczas misji, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłaty za autostradę, parkingi, itd.) 7.4 Wynajem sali konferencyjnej (2 dni) wyposażonej w sprzęt multimedialnych dla ok. 30 osób 7.5 Organizacja spotkań z partnerami handlowymi. 7.6 Wyżywienie dla trzech osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie 8. Kraje Benelux (Holandia) IV kw. 2018 r. 8.1. Zakup noclegu (3 noclegi) dla 3 osób, pokoje jednoosobowe, w hotelu w standardzie min 4-8.2 Transport 3 osób poprzez zakup 3 biletów lotniczych na trasie Polska-Holandia, lot bezpośredni. Usługa zawiera ubezpieczenie NNW i KL przedstawicieli firmy. 8.3 Transport samochodowy dla 3 osób podczas misji, w tym wszelkie opłaty związane z transportem (opłaty za autostradę, parkingi, itd.) 8.4 Wynajem sali konferencyjnej (2 dni) wyposażonej w sprzęt multimedialnych dla ok. 30 osób 8.5 Organizacja spotkań z partnerami handlowymi. 8.6 Wyżywienie dla trzech osób: 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja)/dziennie III. Wyszukiwanie i dobór partnerów handlowych 1. Kraj: Niemcy, rok 2018 1.1. Opracowanie grupy docelowej oraz przygotowanie baz danych zawierających potencjalnych partnerów handlowych min. 10 partnerów 1.2. Sprawdzenie wiarygodności potencjalnych partnerów handlowych, nawiązanie kontaktów handlowych- min. 3 partnerów 1.3. Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi zagraniczne wyjazdy służbowe min. 3 partnerów. 2. Kraj: Szwecja, rok 2018 1.1. Opracowanie grupy docelowej oraz przygotowanie baz danych zawierających potencjalnych partnerów handlowych min. 10 partnerów 1.2. Sprawdzenie wiarygodności potencjalnych partnerów handlowych, nawiązanie kontaktów handlowych min. 3 partnerów 1.3. Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi zagraniczne wyjazdy służbowe min. 3 partnerów IV. Opracowanie materiałów promocyjno-informacyjnych, tj.: 1. Foldery reklamowe o parametrach: format A4, ilość stron: 4 papier kreda mat, gramatura 300g, Uszlachetnienie, folia mat + lakier wybiórczy dwustronnie Technologia druku offsetowa, 4/4 CMYK (kolorowy) łączny nakład 1000 sztuk (w 5 wersjach językowych: j. polski, j. angielski, j. niemiecki, j.hiszpański, j.węgierski, j. francuski) eurozszywki 2. Roll-up materiał aluminium wymiary 100x200cm podstawa -115x22,7cm 3
górna listwa zaciskowa dół taśma samoprzylepna 3-M Torba w komplecie druk na materiale ferrari (matowy nie przepuszcza światła) ilość: 1 szt. 3. Gadżety promocyjno-informacyjne: Mysz komputerowa z logo 20 szt. Torby na laptopa 10 szt. Nauszniki ochronne (ochronniki słuchu ) z logo 50 szt. Zestaw kluczy imbusowych w etui 20 szt. Zestaw kluczy płaskooczkowych w etui 20 szt. Suwmiarki elektroniczne w etui L 150 mm 50 szt. Miara stalowa zwijana 5m 50 szt. 4. Opracowanie strony internetowej firmy Tele-Max wraz z domeną regionalną w językach: angielskim, niemieckim, hiszpańskim, węgierskim, francuskim 5. Film promocyjno-reklamowy Przygotowanie profesjonalnego filmu reklamowego przedstawiającego firmę i jej ofertę. Produkcja max pięciominutowego filmu przedstawiającego ofertę firmy Tele-Max w wersjach językowych: j. polski, j. angielski, j. niemiecki, j. hiszpański, j.węgierski Film będzie prezentowany podczas organizowanych prezentacji na misjach gospodarczych. Zakres prac obejmuje: 5.1. Opracowanie scenariusza filmu długość do 5 min. Scenariusz powinien uwzględniać: zdjęcia w biurze, plenerze, innych pomieszczeniach zamkniętych, nawiązywać do wartości firmy, takich jak partnerstwo, zaufanie, profesjonalizm, itp 5.2. Organizację planu filmowego (lokalizacje, oświetlenie, dźwięk i aktorów (charakteryzacja, make-up). 5.3. Realizację zdjęć filmowych. 5.4. Montaż video i postprodukcję. 5.5. Oprawę muzyczną i lektorską. 5.6.Umieszczenie Informacji o współfinansowaniu zakupu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, 5.7. Przekazanie filmu w postaci pliku.mp4,.mov lub.avi. W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do materiału promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji bez ograniczenia czasowego i terytorialnego. Wykonawca zorganizuje kolaudację, podczas której przedstawi Zamawiającemu do akceptacji zmontowany materiał promocyjny najpóźniej na 7 dni przed terminem zakończenia umowy. W terminie 2 dni roboczych od przedstawienia zmontowanego materiału promocyjnego Zamawiającemu przysługuje prawo do zgłoszenia uwag, a Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić zgłoszone uwagi w terminie zgodnym z zawartą umową. Wyżej wskazane materiały Wykonawca zobowiązany będzie oznaczyć logo firmy Zamawiającego, znakiem Unii Europejskiej, znakiem Funduszy Europejskich oraz logo województwa kujawsko-pomorskiego, zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020. III. Termin realizacji usług 4
Terminy realizacji usług dot. Targów i misji zgodnie z opisem charakterystyki danej usługi, określonych w pkt. II. Opis przedmiotu zamówienia. Szczegółowe terminy, tj. dzienne i miesięczne daty usług będą uzgadniane na bieżąco z Zamawiającym dla każdej imprezy indywidualnie. Terminy wykonania i dostawy materiałów promocyjno-informacyjnych: - foldery reklamowe - gadżety: do końca II kwartału 2018 r. - film: do końca III kwartału 2018 r. - roll-up: do końca I kwartału 2018 r. IV. Warunki udziału w postępowaniu 1. Do udziału w postępowaniu będą dopuszczeni Wykonawcy, którzy: 1.1 Nie podlegają wykluczeniu w związku z kapitałowym lub osobowym powiązaniem z Zamawiającym. 1.2 Dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do wykonania zamówienia. Warunek ten spełnią Wykonawcy, którzy będą w stanie wykazać, iż w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowali usługę/usługi w zakresie wystąpienia podmiotu na międzynarodowym targach i/lub w zakresie organizacji misji/spotkań gospodarczych, oraz zrealizowali usługę/usługi obejmujące swoim zakresem opracowanie materiałów promocyjno-informacyjnych. Udokumentowanie tego faktu nastąpi poprzez przedłożenie referencji lub protokołu wykonania usługi i/lub wszelkich innych materiałów świadczących na korzyść oferenta. 2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 2.1 określonych w punkcie 1.1 Wykonawca wypełni formularz zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego - oświadczenie wykonawcy, które załączy do oferty 2.2 określonych w punkcie 1.2 Wykonawca załączy do oferty listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi i/lub wszelkie inne materiały świadczące na korzyść oferenta. V. Kryteria wyboru ofert oraz sposób oceny ofert Zamawiający dokona oceny ofert, które spełniają warunki udziału w postępowaniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert l.p. Kryterium Waga kryterium (%) Max.liczba punktów 1. Cena (C) 80% 80 2. Zaproponowana ciekawa forma realizacji 20% 20 filmu (A) Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: - LP = C+A, gdzie: - LP - łączna ilość punktów przyznanych ofercie, - C - liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Cena, - A - liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium Zaproponowana ciekawa forma realizacji filmu Kryterium nr 1: Liczba punktów w kryterium Cena obliczona zostanie wg wzoru: - C = C min /C bad x80 pkt., gdzie: - C - liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium cena, - C min - cena brutto oferty o najniższej oferowanej cenie, - C bad - cena brutto oferty badanej. 5
Kryterium nr 2: Liczba punktów w kryterium zaproponowana ciekawa forma realizacji filmu maks. 20 pkt (20%): Komisja oceniająca projekt może przyznać do 20 pkt. za zaproponowaną formę realizacji filmu, która stanowi załącznik do oferty, w którym ocena będzie przyznawana wg zasad: - 0 pkt - ocena produktu minimalna, zadowalająca (spełniająca wymogi w minimalnym zakresie), - 10 pkt - ocena produktu dobra, z drobnymi uwagami, - 20 pkt - ocena produktu bardzo dobra, VI. Miejsce, termin oraz forma składania ofert 1. Ofertę należy: 1.1 przygotować wyłącznie na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania 1.2 podpisać przez osoby upoważnione do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy i wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami dostarczyć do dnia 06.01.2018 r. drogą elektroniczną na adres:przemyslaw.wasielewski@tele-max.pl osobiście lub drogą pocztową na adres: ul. Krzywa Góra 28, 87-800 Włocławek. W przypadku wysłania oferty drogą pocztową za dochowanie terminu uznaje się wpływ oferty do siedziby Zamawiającego. 2. Oferty złożone i nie sporządzone na formularzu ofertowym, niewypełnione w całości, nie zawierające podpisów osób uprawnionych do reprezentowania oferenta, złożone po ww. terminie lub bez wymaganych załączników nie będą rozpatrywane. VII. Możliwość składania ofert częściowych Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. VIII. Czas związania ofertą Wykonawca związany jest przedłożoną ofertą przez okres 30 dni od upływu ostatniego dnia terminu wyznaczonego na składanie ofert. IX. Wymagane dokumenty 1. Oferta na wykonanie usługi, zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego - Wzór formularza ofertowego 2. Oświadczenie w zakresie braku powiązań osobowych i kapitałowych zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego. 3. Listy referencyjne lub protokoły odbioru wykonania usługi podpisanymi przez odbiorcę usługi, i/lub wszelkie inne materiały świadczące na korzyść oferenta zgodnie z pkt. IV 1.2 oraz 2.2 4. Propozycja realizacji filmu promocyjnego. X. Osoby do kontaktu Osobą do kontaktu jest: p. Przemysław Wasielewski, email: przemyslaw.wasielewski@tele-max.pl, tel.: 501 324 144 XI. Inne informacje dotyczące postępowania i umowy 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 6
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, w szczególności jeśli złożone oferty przekraczają wartość przewidzianą w budżecie projektu na wykonanie przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie udało sie przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu organizacji imprezy targowej/misji gospodarczej oraz zmianę imprezy targowej/misji gospodarczej na inną przy zachowaniu branży zmienionej imprezy, w sytuacji gdy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego udział Zamawiającego w danych tragach/organizacja misji nie będzie możliwy/a. XII. Załączniki 1. Załącznik nr 1 - Wzór formularza ofertowego, 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie w zakresie braku powiązań 7