WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK-IV.431.22.2013 Łódź, 10 września 2013 r. Pan Jarosław Kozik Przewodniczący Rady Miejskiej w Kamieńsk Pan Bogdan Pawłowski Burmistrz Kamieńska WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 1, w dniu 5 lipca 2013 r. przeprowadzona została kontrola organów Gminy Kamieńsk, tj. Rady Miejskiej w Kamieńsku 2 oraz Burmistrza Kamieńska 3 z siedzibą przy ul. Wieluńskiej 50, 97-360 Kamieńsk, której zakresem było przyjmowanie oraz załatwianie 1 j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267; dalej zwanej Kpa. 2 dalej zwana Radą. 3 dalej zwanym Burmistrzem. 1
skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 28 czerwca 2013 r.: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 39/2013), 2) Witold Majda Inspektor w ww. Oddziale (upoważnienie Nr 40/2013). W okresie objętym kontrolą funkcję Przewodniczącego Rady pełni Pan Jarosław Kozik, 4 a Burmistrzem Kamieńska 5 jest Pan Bogdan Pawłowski. Wyjaśnień w toku kontroli udzielali: Przewodniczący (w zakresie spraw załatwianych przez Radę) oraz Pan Ryszard Kurman Sekretarz Gminy 6 (odnośnie spraw załatwianych przez Burmistrza). Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Przygotowanie organizacyjne. Gmina Kamieńsk jest przygotowana organizacyjnie do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Wewnętrzne kwestie objęte kontrolą zostały unormowane w Rozdziale XI Regulaminu Organizacyjnego 7 Urzędu Miejskiego w Kamieńsku. 8 Skargi i wnioski, które wpłynęły do Urzędu, ewidencjonowane są w kolejności wpływu w rejestrach prowadzonych odrębnie dla Burmistrza i Rady. Sekretarz przekazuje sprawę osobie wskazanej w dekretacji Burmistrza, która odpowiada za jej merytoryczne załatwienie. Po zbadaniu i wyjaśnieniu sprawy pracownik przedkłada zebrany materiał wraz z projektem odpowiedzi Sekretarzowi. Podpisywanie odpowiedzi na skargi i wnioski zastrzeżone jest do wyłącznej kompetencji Burmistrza. Regulamin określa również kwestie odpowiedzialności w kontrolowanym zakresie. Ogólny nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Burmistrz, a nadzór bezpośredni Sekretarz. Przytoczone powyżej zapisy Regulaminu znajdują odzwierciedlenie 4 dalej Przewodniczący 5 dalej Burmistrz. 6 dalej Sekretarz. 7 dalej Regulamin 8 dalej Urząd 2
w zakresie czynności Sekretarza. Z Regulaminu wynika również, że Sekretarz przygotowuje i przedstawia Burmistrzowi materiały do półrocznych analiz i ocen przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, zaś Burmistrz dokonuje oceny za poprzedni rok oraz przedkłada ją Radzie w terminie do końca I kwartału. Kontrolerzy ustalili, że w okresie objętym kontrolą oceny nie były sporządzane na piśmie, natomiast stanowiły przedmiot dyskusji podczas obrad Rady. W toku kontroli ustalono, że pracownicy Urzędu nie uczestniczyli w szkoleniach dotyczących przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Ponadto nie były prowadzone kontrole wewnętrzne w przedmiotowym zakresie. II. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz zamieszczanie wymaganych informacji. Zgodnie z wywieszoną w siedzibie jednostki informacją, interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują: Burmistrz w każdy wtorek tygodnia w godzinach od 16.00 do 17.00 kierownicy referatów codziennie w godzinach pracy urzędu, Przewodniczący Rady Miejskiej w środy od godz. 8.00 do godz. 11.00, co należy ocenić jako dobrą praktykę. Jeżeli dzień przyjęć przypada w dzień wolny od pracy, to interesanci przyjmowani są w pierwszym dniu następującym po dniu wolnym od pracy. Powyższe świadczy o zrealizowaniu wymogów określonych w art. 253 1 4 Kpa. Nie wywieszono natomiast informacji o wyznaczonej komórce organizacyjnej lub pracownikach rozpatrujących skargi i wnioski, wymaganej na podstawie 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. 9 Jak wynika jednak z 14 pkt 13 Regulaminu Organizacyjnego, do zadań wspólnych referatów i samodzielnych stanowisk należy rozpatrywanie i przygotowywanie projektów odpowiedzi na ( ) skargi i wnioski mieszkańców, wobec czego opisane odstępstwo zakwalifikowano jako uchybienie. 9 Dz. U. Nr 5, poz. 46. 3
III. Załatwianie skarg i wniosków. W okresie objętym kontrolą do Urzędu wpłynęło 19 pism - 4 odnotowane zostały w rejestrze skarg i wniosków Burmistrza (zbadano 2 sprawy), natomiast 15 w rejestrze Rady (kontroli poddano 5 spraw). Łącznie skontrolowano 7 pozycji, co stanowi 36,84% wszystkich spraw. 1. Zasada pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego lub innego postępowania przed skargowym. W sprawie 2/2012 z rejestru Burmistrza udzielono odpowiedzi w trybie skargowym, mimo że wniesione pismo dotyczyło sposobu realizacji umowy cywilnoprawnej, czym naruszono przepisy o właściwości. W myśl art. 240 Kpa, gdy skarga dotyczy sprawy, która nie podlega rozpatrzeniu według przepisów kodeksu albo nie należy do właściwości organów administracji publicznej, przepisy art. 233-239 stosuje się odpowiednio, z zastrzeżeniem, że w miejsce pozostałych przepisów kodeksu stosuje się przepisy postępowania właściwego dla danej sprawy. W odniesieniu do sprawy 4/2012 z rejestry Rady należy zauważyć, iż skargi i wnioski wniesione, we własnym imieniu, przez radnych stanowią w istocie jeden ze środków wykonywania mandatu radnego. Zatem nie powinny być one załatwiane w trybie określonym w Dziale VIII Kpa, lecz podczas sesji jako interpelacja, zapytanie lub wniosek. 2. Terminowość rozpatrywania skarg i wniosków. W sprawie 1/2011 załatwianej przez Radę oraz w sprawie 2/2012 rozpatrywanej przez Burmistrza został naruszony termin wskazany w art. 237 1 Kpa. Zwłoka w udzieleniu skarżącym odpowiedzi wyniosła odpowiednio 1 dzień oraz ponad 5 miesięcy. W związku z art. 237 4 Kpa 10 o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 237 1 Kpa organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Powyższe nieterminowe działanie wskazanych organów stanowi nieprawidłowość. Z wyjaśnień Przewodniczącego oraz Sekretarza wynika, że przyczyną po stronie Rady były 10 w kwestiach terminowości rozpatrywania skarg i wniosków w art. 237 4 Kpa znajduje się odesłanie do art. 36-38 Kpa. 4
niepodlegające zmianie terminy planowanych posiedzeń Komisji i sesji Rady, natomiast w przypadku Burmistrza uznanie za wystarczające ustnego udzielenia odpowiedzi na skargę w trakcie spotkania skarżącego z Burmistrzem. Sprawie 1/2013 z rejestru Burmistrza nie nadano w ogóle biegu. Sekretarz Gminy wyjaśnił, że zarzuty dotyczyły braku odpowiedzi na wcześniej złożone skargi, wobec czego udzielono odpowiedzi na wcześniejsze pisma i omawianą skargę pozostawiono bez rozpatrzenia z powodu jej bezprzedmiotowości. Opisane działanie stanowi nieprawidłowość, ponieważ skarga dotyczyła działalności Burmistrza, zgodnie z art. 231 Kpa, winna zostać przekazana w terminie 7 dni organowi właściwemu, to jest Radzie. 3. Wymogi formalne sporządzanych dokumentów. Kontrolerzy stwierdzili, że nie wszystkie odpowiedzi na skargi rozpatrywane przez Radę były poprawne pod względem formalnym. W sprawie 1/2013 odpowiedzi na skargę udzielił pismem Przewodniczący, który wyjaśnił, że decyzję o rozpatrzeniu skargi podjął na podstawie opinii radcy prawnego oraz ustnej rozmowy ze skarżącym. Brak podjęcia uchwały o rozpatrzeniu skargi przez Radę należy uznać za nieprawidłowość. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie sądowym w przypadkach, w których ustawodawca przyznał radzie gminy możliwość wypowiedzenia się powinno to mieć miejsce w formie uchwały (wyrok II SA/Bd 930/07). W 2 sprawach (1/2011 i 1/2013) odmowne odpowiedzi na skargi nie zawierały pouczeń o treści art. 239 Kpa. Ponadto w 1 sprawie (1/2013) zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi nie zawierało uzasadnienia prawnego. Powyższe narusza art. 238 1 Kpa i stanowi nieprawidłowość. Przewodniczący wyjaśnił, że opisane zaniechania wynikały ze znacznego obciążenia pracą. 4. Rejestr skarg i wniosków. Ustalono, że rejestry były prowadzone starannie i rzetelnie. Sprawy były przechowywane w sposób uporządkowany, co ułatwiło dokonanie kontroli. Kontrolerzy stwierdzili uchybienie polegające na odnotowywaniu w wykazie spraw oznaczonym symbolem klasyfikacyjnym 1511 Skargi i wnioski przekazane według właściwości, pism dotyczących badania zgodności z prawem uchwał organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego (wezwań do usunięcia naruszenia prawa oraz skarg do sądów administracyjnych). Sekretarz wyjaśnił, że powyższe wynikało z wstępnej błędnej interpretacji pisma. 5
W związku z powyższym Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) przestrzeganie wewnętrznych regulacji, dotyczących przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków; 2) wywieszenie w siedzibie Urzędu informacji o wyznaczonej komórce organizacyjnej lub pracownikach rozpatrujących skargi i wnioski; 3) niezwłoczne nadanie biegu skardze 1/2013 z rejestru Burmistrza; 4) poprawne klasyfikowanie wpływających pism; 5) przestrzeganie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego lub innego postępowania przed skargowym; 6) terminowe rozpatrywanie skarg i wniosków; 7) wzmożenie nadzoru w zakresie formalnej poprawności pism kierowanych w sprawach skarg i wniosków. Pouczenie: Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze ( 48 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi). Kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie informuje zarządzającego kontrolę o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości ( 49 ust. 1 Regulaminu Kontroli). Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 49 ust. 2 Regulaminu Kontroli). Wobec powyższego uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 6