REGULAMIN udzielania zamówień do 14 000 euro na usługi, dostawy i roboty budowlane w Szprotawskich Wodociągach i Kanalizacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z dnia 01.06.2013 r. ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin określa: 1) zasady udzielania w przedsiębiorstwie Szprotawskie Wodociągi i Kanalizacja spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Szprotawie zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 14.000 euro; 2) obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 14.000 euro. 2. Użyte w regulaminie określenia oznaczają: 1) jednostka organizacyjna wydział, dział, komórka - samodzielne stanowisko; 2) kierownik jednostki organizacyjnej kierownik wydziału, działu, samodzielne stanowisko; 3) specjalista kierownik wydziału lub specjalista ds. techniczno - administracyjnych i zamówień publicznych w Wydziale Sprzedaży i Obsługi Klienta ROZDZIAŁ II Zasady udzielania zamówień 2 1. Zamówienia tego samego rodzaju, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 14.000 euro, mogą być dokonywane z pominięciem trybów i zasad postępowania określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia w sposób szczególny należy przestrzegać przepisów dotyczących zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy lub usługi jest wartość rynkowa zamówienia. 4. Obliczenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 14 dni przed wszczęciem procedury zakupu. 3 1. Przedmiotem dostaw, usług lub robót budowlanych, których wartość w skali roku nie przekroczy 14.000 euro, mogą być: 1) dostawy i usługi planowe, których przesłanki techniczne i organizacyjne powodują konieczność dokonywania sukcesywnego zamówienia, np. czasopisma, książki, materiały techniczne, hydrauliczne, elektryczne, malarskie i pozostałe; zamówienia na dostawy i usługi (remonty) dokonywane
są na podstawie zapotrzebowania złożonego przez kierownika jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa, zaakceptowanego przez Prezesa Zarządu; 2) dostawy interwencyjne i usługi awaryjne (np. naprawy, roboty budowlane, których nie można przewidzieć przy sporządzaniu planu finansowego na dany rok) na podstawie zapotrzebowania złożonego przez jednostkę organizacyjną, przedsiębiorstwa zaakceptowanego przez Prezesa Zarządu 3) Zamówienia udziela się w formie pisemnej na podstawie umów, zleceń w liczbie odpowiedniej dla ilości stron umowy, zlecenia i potrzeb zaewidencjonowania zamówienia. 4) Termin zapłaty nie powinien być krótszy niż 14 dni od daty wpływu na adres zamawiającego faktury, rachunku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość stosowania innych terminów płatności. 5) Zamówienia do kwoty 4 000 euro mogą odbywać się bez formy pisemnej i rozpoznania cenowego za zgodą Prezesa Zarządu. 4 1. Zamówienia, o których mowa w 3, muszą być dokonywane z zachowaniem wymogów racjonalnego gospodarowania, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów. 2. Na pracownikach sporządzających zapotrzebowanie i wnioski spoczywa obowiązek każdorazowego wykazania przeprowadzenia zakupu zgodnie z wysokością zaplanowanych wydatków w planie finansowo-rzeczowym. 3. Wydatkowanie środków z naruszeniem ustawy prawo zamówień publicznych stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. ROZDZIAŁ III Tryby udzielenia zamówienia 5 1. Ustala się następujące tryby udzielania zamówień: 1) dla zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 4 000 euro zgoda Prezesa Zarządu; 2) dla zamówień, których wartość szacunkowa netto w skali roku wynosi równowartość od 4 000 euro do 8 000 euro rozpoznanie cenowe; 3) dla zamówień, których wartość szacunkowa netto w skali roku wynosi powyżej 8 000 euro do kwoty nieprzekraczającej równowartości 14 000 euro zapytanie ofertowe; 4) dla zamówień o charakterze nieprzewidywalnym typu awarie o wartości powyżej równowartości 4 000 euro netto stosuje się zasady dotyczące trybu rozpoznania cenowego; 5) dopuszcza się udzielenie zamówienia w przetargu dwustopniowym wraz negocjacjami w przypadku zamówień o charakterze specjalistycznym.
ROZDZIAŁ IV Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej od 4 000 euro do 8 000 euro netto rozpoznanie cenowe. 6 1. Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót stanowi wniosek specjalisty sporządzony na podstawie pisemnego zgłoszenia zapotrzebowania przez kierownika jednostki organizacyjnej właściwą ze względu na przedmiot zamówienia lub na podstawie rocznego planu rzeczowego zadań do wykonania. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Wypełniony wniosek zaakceptowany przez Prezesa Zarządu lub osobę przez niego upoważnioną jest podstawą do przeprowadzenia rozpoznania cenowego w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego, np. fax, e-mail oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji np. aktualnych katalogów cenowych. 3. Z rozpoznania cenowego w wybranej formie specjalista sporządza notatkę służbową. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 4. Cała dokumentacja z podjętych czynności tj. wniosek wraz z notatką służbową oraz projektem zlecenia lub umowy zaparafowanej przez specjalistę oraz kierownika Wydziału Sprzedaży i Obsługi Klienta zostaje przekazany Prezesowi Zarządu lub osobie przez niego upoważnionej celem udzielenia zamówienia. 5. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w Wydziale Sprzedaży i Obsługi Klienta, który odpowiedzialny jest za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. ROZDZIAŁ V Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej powyżej kwoty 8 000 euro netto do kwoty nie przekraczającej równowartości 14 000 euro netto zapytanie ofertowe. 7 1. Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót stanowi wniosek sporządzony na podstawie pisemnego zgłoszenia zapotrzebowania przez kierownika jednostki organizacyjnej właściwej ze względu na przedmiot zamówienia lub na podstawie rocznego planu rzeczowego zadań do wykonania. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Wypełniony wniosek zaakceptowany przez Prezesa Zarządu lub osobę przez niego upoważnioną jest podstawą do przeprowadzenia zapytania ofertowego. 3. Wyłonienie wykonawców w trybie zapytania ofertowego polega na skierowaniu przez specjalistę zaproszenia do składania ofert do wybranych wykonawców. 4. Udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego następuje poprzez zaproszenie do składania ofert takiej liczby wykonawców, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednakże nie mniejszej niż do trzech. Wraz z zaproszeniem do składania ofert wykonawcom przesyła się szczegółowe wymagania ofertowe. Wzór oferty stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 5. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. 6. Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę i spełnił warunki określone w zaproszeniu do składania ofert oraz szczegółowych wymaganiach ofertowych. 7. Z zapytania ofertowego specjalista sporządza protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
8. W przypadku udzielenia zamówienia stosuje się odpowiednio postanowienia 6 ust. 4 i 5 niniejszego Regulaminu. ROZDZIAŁ VI Procedura udzielenia zamówienia w przetargu dwustopniowym wraz z negocjacjami 8 Dopuszcza się udzielenie zamówienia w przetargu dwustopniowym wraz z negocjacjami w przypadku zakupów, dostaw i usług oraz wykonania robót o charakterze specjalistycznym, gdzie niezmiernie trudno jest określić specyfikację zamówienia, wartość rynkową, porównać walory, określić przyszłe efekty i korzyści, niezawodność produktu lub wykonanej usługi. 9 Postępowanie w przetargu dwustopniowym będzie polegało na powołaniu Komisji z pracowników przedsiębiorstwa i zaproszeniu do złożenia ofert przez potencjalnych wykonawców zamówienia (minimum 3 oferty jeśli jest to możliwe). 10 Praca komisji będzie polegała na ocenie wiarygodności potencjalnych wykonawców oraz szczegółowym sprecyzowaniu zamówienia w wyniku przeprowadzonych rozmów, oględzin, pokazów, informacji oraz oceny w kontekście potrzeb i planów przedsiębiorstwa zdeterminowanych możliwościami finansowymi przedsiębiorstwa. 11 Po sprecyzowaniu specyfikacji zamówienia Komisja przy wyborze wykonawcy będzie się kierowała racjonalnością, nowoczesnością produktów, potrzebami bieżącymi i przyszłymi przedsiębiorstwa, gdzie cena nie będzie jedynym kryterium wyboru wykonawcy zamówienia. 12 Udzielenie zamówienia nastąpi po zatwierdzeniu wniosku Komisji przez Prezesa Zarządu. ROZDZIAŁ VII Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia 13 1. Zakończenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia następuje z dniem: 1) zawarcia odpowiedniej umowy; 2) podjęcia przez Prezesa Zarządu decyzji w sprawie zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert; 3) podjęcia przez Prezesa Zarządu na wniosek specjalisty decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli: a) nie złożono żadnej ważnej oferty; b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; c) podjęcia przez Prezesa Zarządu decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny.
ROZDZIAŁ VIII Postanowienia końcowe 14 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o kwotach podanych w euro należy przez to rozumieć kurs euro według aktualnego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych. 3. Wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa z tytułu powierzonych im obowiązków merytorycznych winni zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu i przestrzegać jego postanowień. 4. Fakt zapoznania się z Regulaminem winien być potwierdzony w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu. 5. Zmiany do Regulaminu wprowadzane są w trybie właściwym dla jego wprowadzenia. 6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.06.2013 r.