Zarządzenie wewnętrzne nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 12 maja 2014r.

Transkrypt

1 Zarządzenie wewnętrzne nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 12 maja 2014r. w sprawie zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby Urzędu Gminy i Gminy Dubicze Cerkiewne o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty EURO Stosując przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r.,poz. 907 z późn. zm.) i wykonując obowiązek zawarty w art.44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 1692) zarządzam, co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania regulamin określający sposób i tryb dokonywania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej EURO, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Regulamin stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 3. Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu odpowiedzialnym za dokonywanie zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane. 4. Traci moc obowiązującą Zarządzenie Wewnętrzne Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne Nr z dnia 1 lipca 2011r. w sprawie zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby Urzędu Gminy i Gminy Dubicze Cerkiewne o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty EURO 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik do Zarządzenia Wewnętrzne Nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 12 maja 2014r. REGULAMIN Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień o wartości szacunkowej zamówienia do EURO. 2. Zamówienia o wartości do kwoty EURO, wyrażonej w złotych, zgodnie z art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą PZP, zwolnione są z obowiązku stosowania przepisów tej ustawy, jednakże do tych zamówień należy stosować ramowe zasady określone w niniejszym regulaminie. Rozdział 2 ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 2. Zasady ogólne: 1. Zamówień dokonuje się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej oraz z zachowaniem zasad: a) celowości - co oznacza, że zamówienie w danym czasie jest niezbędne, b) gospodarności - co oznacza, że zamówienie zostało dokonane w sposób oszczędny, racjonalny z zapewnieniem uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów, c) legalności - co oznacza, że udzielenie zamówienia nie jest sprzeczne z przepisami prawa, d) wyboru najkorzystniejszej oferty - należy przez to rozumieć wybór oferty, która zapewnia najtańsze wykonanie przedmiotu zamówienia po zsumowaniu ceny oraz innych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np. koszt transportu, eksploatacji w okresie użytkowania itp. 2. Zasady określone w 4 i 5 regulaminu nie mają zastosowania do udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych, zamówień udzielanych w związku z zaistnieniem przesłanek niemożliwych do przewidzenia, zamówień udzielanych bezpośrednio przez kierownika Zamawiającego. 3. Postępowanie w sprawie wyłonienia Wykonawcy zamówienia prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia na podstawie ustnego polecenia służbowego. 4. Pracowników merytorycznych obowiązuje staranne, obiektywne i zgodne z prawem przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia do euro. 5. Pracowników merytorycznych przygotowujących postępowania o udzielenie zamówienia do euro zobowiązuje się każdorazowo zgłosić potrzebę nadania kolejnego numeru zamówienia w Rejestrze Zamówień prowadzonym przez Referat Organizacyjny Urzędu Gminy Dubicze Cerkiewne.

3 3. Ustalenie wartości zamówienia 1. Przystępując do udzielenia zamówienia, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację ma obowiązek ustalenia jego wartości z należytą starannością ze szczególnym uwzględnieniem czy nie narusza art. 32 ust. 2 ustawy PZP, dotyczącego zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, należy dokonać analizy kilku przesłanek, do których poza wartością zamówienia należy zaliczyć: rodzaj zamówienia, powtarzalność w skali roku budżetowego, inne okoliczności warunkujące zasadność kwalifikacji wydatku jako zamówienia o wartości do euro. 3.Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić na podstawie telefonicznego rozeznania cen rynkowych, wykorzystując katalogi, foldery Wykonawców lub informacje pozyskane ze stron internetowych wydane lub zamieszczone( dot. strony internetowej) nie wcześniej niż 3 m-ce przed wszczęciem postępowania. 4.Rozeznanie cenowe sporządza pracownik merytoryczny wg wzoru jak w załączniku nr 1 do regulaminu zgodnie z ust Do określenia wartości szacunkowej zamówienia można także stosować przepisy art. 33 i 34 ustawy PZP 4. Udzielanie Zamówień, których wartość nie przekracza EURO 1. Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej EURO prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację na podstawie ustnego polecenia służbowego, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie. 2. Wybór Wykonawcy może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych stosując jedną z form rozeznania cen określonych w 3 ust.3 regulaminu( telefonicznie, foldery, cenniki, katalogi) 3. Pracownik merytoryczny dokumentuje czynności w postępowaniu na druku stanowiącym załącznik nr 4 do Regulaminu. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamówienie może zostać udzielone bez rozeznania cenowego, o którym mowa w ust.2. W takim przypadku wymagane jest uzasadnienie na druku stanowiącym załącznik nr 4 do Regulaminu. 5. Decyzję o udzieleniu zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje Wójt Gminy po przeprowadzeniu postępowania przez pracownika merytorycznego zgodnie z ustaleniami niniejszego paragrafu. 6. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do euro oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić również w oparciu o zasady określone w Zamówienie o wartości do 5 000,00zł. netto (włącznie), może być realizowane z pominięciem niniejszego regulaminu, pod warunkiem,że jego udzielenie nie prowadzi do podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania niniejszego regulaminu lub ustawy PZP 5. Zamówienia, których wartość przekracza EURO 1. W przypadku zamówień o wartości powyżej EURO pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację wszczyna postępowanie, zapraszając do złożenia lub przedstawienia ofert Wykonawców prowadzących działalność stanowiącą

4 przedmiot zamówienia. 2. Zaproszenie do składania ofert (tzw. zapytanie ofertowe) pracownik merytoryczny kieruje telefonicznie lub na piśmie, drogą pocztową, pocztą elektroniczną, za pomocą faksu lub w drodze bezpośredniego doręczenia. Sposób złożenia zaproszenia należy odnotować na formularzu zaproszenia. Ponadto ogłoszenie o możliwości składania ofert na wykonanie zamówienia należy umieścić na stronie internetowej Urzędu Gminy oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy z uwzględnieniem terminu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty. 3. Zaproszenie do złożenia ofert pracownik przesyła wraz z formularzem oferty na druku stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu. 4. Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej. Za zachowanie formy pisemnej uważa się również przesłanie oferty faksem lub drogą mailową pod warunkiem dokładnego określenia osoby składającej ofertę. 5. Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny oferty. 6. Jeżeli zamówienie dotyczy dostaw lub jednorazowo świadczonej usługi zaleca się zachowanie formy pisemnej zamówienia. Podstawą udokumentowania takiego zamówienia będzie faktura opisana przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia. 7. Jeżeli zamówienie dotyczy dostaw lub usług powtarzających się okresowo w skali roku zalecane jest pisemne zlecenie lub umowa na czas realizacji zamówienia. 8. Jeżeli zamówienie dotyczy robót budowlanych, podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia jest umowa zawarta pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. 9. Wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje się na podstawie porównania ceny oferty brutto za całość zamówienia lub na podstawie porównania cen jednostkowych w przypadku dostaw wieloasortymentowych od co najmniej dwóch Wykonawców. 10. Decyzję o udzieleniu zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje Wójt Gminy po przeprowadzeniu postępowania zgodnie z ustaleniami niniejszego paragrafu przez pracownika merytorycznego. Przed udzieleniem zamówienia wymagana jest kontrasygnata Skarbnika Gminy. 11. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona jedna oferta to decyzję o jej wyborze podejmuje Wójt Gminy Dubicze Cerkiewne. 12. Pracownik merytoryczny dokumentuje czynności w postępowaniu na druku stanowiącym załącznik nr 4 do Regulaminu. 13. Za prawidłowość przeprowadzenia postępowania odpowiada pracownik merytoryczny. 6. Dopuszcza się możliwość odstąpienia zgodą Wójta Gminy od zasad opisanych w 4 i 5 i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (krótki termin realizacji zamówienia, zadania o specjalistycznym charakterze, ograniczona liczba wykonawców etc.). 7. W sprawach dotyczących unieważnienia postępowania udzielonego na podstawie niniejszego zarządzenia mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych( Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm.)

5 ROZPOZNANIE CENOWE W POSTĘPOWANIU Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień do kwoty euro w sprawie dokonania zamówienia do kwoty euro, z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. ( Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.) 1. Opis przedmiotu zamówienia (ilościowo jakościowy) Podstawa ustalenia wartości szacunkowej zamówienia L.p Dat sporządzenia Nazwa i adres Wykonawcy Wartość( netto) Źródło pozyskania informacji ocenie Uwagi 3. Wartość szacunkowa zamówienia:( obliczenia) Wartość zamówienia ustalił: Zatwierdzam:...

6 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień do kwoty euro Dubicze Cerkiewne dn.... Zapytanie ofertowe 1.Gmina Dubicze Cerkiewne zaprasza do złożenia oferty cenowej pn:... ( nazwa zamówienia) 2. Przewidywany zakres robót budowlanych/usług/dostawy* 1)... 2)... na realizację zamówienia publicznego 3) W podanej cenie ryczałtowej należy uwzględnić wszystkie koszty związane realizacją zamówienia. 4. Przed złożeniem oferty należy dokonać wizji lokalnej na obiekcie budowlanym.( dot. robót budowlanych) 5. Okres związania ofertą-... dni od dnia składania ofert. 6.Termin realizacji zadania do dnia Wykonawca musi spełniać warunki zawarte w art.22.ust.1 i nie podleganiu wykluczeniu na podstawie art. 24 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych 8. Wykaz dokumentów wymaganych do potwierdzenia nie podlegania wykluczeniu na podstawie art. 24.ust.1 i 2 oraz spełnienie warunków art. 22 ust.1 ustawy PZP 1) Oświadczenie o spełnieniu warunków wynikających z art. 22 ust1. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. -Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.)- załącznik Nr 2 2) Oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu na podstawie art,24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. -Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.)- załacznik nr 3 3) Wypełniony formularz oferty- załącznika Nr 1 4) Ofertę można złożyć w terminie do dnia... do godz w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne, Dubicze Cerkiewne, ul. Główna 65, pokój nr 6. Załączniki: Oświadczenie o spełnieniu warunków z art. 22 ust.1 4. Oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu na podst. art. 24 ust.1 i 2 Sprawę prowadził: ZATWIERDZIŁ:... Otrzymują:

7 Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień do kwoty euro... dn.... Gmina Dubicze Cerkiewne (nazwisko i imię wykonawcy, adres) Dubicze Cerkiewne ul. Główna 65 FORMULARZ - oferta Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na "składam następującą ofertę: Załączniki: ( nazwa -tytuł zadania) l. Oferuję wykonanie zamówienia za kwotę...z\ brutto( słownie...) w tym podatek VAT( 23%) tj....zł. 2.Oświadczamy, że zapoznałem się z warunkami Zamawiającego określonymi w zapytaniu ofertowym i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń. 3.Oferuję wykonanie przedmioty zamówienia w terminie do Uważam się za związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni. 5. W przypadku wyboru mojej oferty zobowiązuję się do podpisania umowy na warunkach określonych przez Zamawiającego 6. Oświadczam,że spełniam warunki wynikające z art.22.ust.l nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. l i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych( Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm) ('podpis Wykonawcy)

8 Załącznik nr 4 do Regulaminu udzielania zamówień do kwoty euro... dn... ( pieczęć adresowa Zamawiającego) FORMULARZ DOKUMENTUJĄCY UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI DO EURO 1. Przedmiotem jest zamówienie publiczne pn (nazwa zamówienia) 2. Wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty euro. Zamówienie zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - prawo zamówień publicznych ( Dz. U z 2013r. poz. 907 z późn. zm.) nie podlega przepisom ustawy. 3. W dniu...r. zwróciłem się na piśmie / telefonicznie/ z zapytaniem ofertowym/ skorzystałem z informacji cenowych zawartych w katalogach,folderach, stronie internetowej *na realizację w/w zamówienia publicznego do następujących Wykonawców: 1)... 2)... 3) Uzyskałem następujące oferty cenowe: 1) zapytanie Nr ) zapytanie nr ) zapytanie nr W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie zapytania ofertowego proponuje się udzielić zamówienia polegającego na realizacji zamówienia publicznego pn" ( nazwa Wykonawcy) 1. Cena oferty -... brutto ( słownie:......) 2. Termin realizacji zamówienia do Postępowanie prowadził:... ( nazwisko i imię) * niepotrzebne skreślić Zatwierdził:... ( data, podpis wójta) Kontrasygnata... ( dat, podpis Skarbnika Gminy)