Zarządzenie Nr R-27/2008 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 28 kwietnia 2008 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr R-27/2008 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 28 kwietnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj ,00 euro Na podstawie 66 ust. 2 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.) oraz w związku 3 ust. 1 Zarządzenia Nr R-33/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Politechnice Lubelskiej z a r z ą d z a m, co następuje: 1. Wprowadzam Regulamin wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj ,00 euro, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję kierowników pionów i jednostek organizacyjnych Uczelni do ścisłego przestrzegania postanowień zawartych w niniejszym zarządzeniu oraz zapoznania z jego treścią podległych pracowników. 3. Nadzór nad realizacją postanowień niniejszego zarządzenia powierzam Prorektorowi ds. Ogólnych. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 maja 2008 roku. R e k t o r Prof. dr hab. inż. Józef Kuczmaszewski

2 Załącznik do Zarządzenia Nr R-27/2008 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 28 kwietnia 2008 r. Regulamin wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj ,00 euro Regulamin dotyczy dostaw, usług i robót budowlanych realizowanych dla Politechniki Lubelskiej w roku kalendarzowym, do których nie stosuje się zgodnie z art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 164, poz. 1163, z późn. zm.) tj ,00 euro, zwanych dalej zamówieniami. 2. Przeliczenie wartości zamówienia na euro dokonuje się na podstawie aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. (Dz. U. z dnia 27 grudnia 2007 r. Nr 241, poz. 1763) z w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 wyżej wymienionej ustawy. Zgodnie z powyższym rozporządzeniem aktualny średni kurs złotego w stosunku do euro wynosi 3, Przy udzielaniu zamówień, o których mowa w pkt 1 należy przestrzegać art. 35 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.). Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wydatkowanie środków publicznych winno być racjonalne i najkorzystniejsze, celem terminowego zrealizowania zadań, z zachowaniem zasady jawności i uczciwej konkurencji. 4. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia w sposób szczególny należy przestrzegać przepisów dotyczących zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasad niniejszego regulaminu. 5. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o Zarządzeniu należy przez to rozumieć Zarządzenie Nr R-33/2007 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Politechnice Lubelskiej. 6. Wartością zamówienia jest wartość szacunkowa (bez podatku VAT), która powinna być określona z należytą starannością i tak w przypadku:

3 a) dostaw przez jednostkę zamawiającą na podstawie cen rynkowych, wpisana na druku zapotrzebowania (druk nr 1 do załącznika nr 1 Zarządzenia); b) usług przez jednostkę zamawiającą lub jednostkę wymienioną w rozdziale II pkt 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia, w zależności od charakteru usługi na podstawie cen rynkowych na druku zapotrzebowania; c) robót budowlanych zlecanych wykonawcy zewnętrznemu przez jednostkę wymienioną w rozdziale II pkt 2 ppkt 1 i 3 załącznika nr 1 do Zarządzenia, na podstawie kosztorysu inwestorskiego (szacunkowego) na druku zlecenia (druk nr 2 do załącznika nr 1 do Zarządzenia). Kosztorys inwestorski winien być elementem projektu technicznego wykonanego na zlecenie jednostek wymienionych w rozdziale II pkt 2 ppkt 1 i 3 załącznika nr 1 do Zarządzenia lub dostarczonego przez jednostkę zlecającą roboty budowlane. 7. Do realizacji zamówień do kwoty ,00 euro, określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, wyznaczone są jednostki organizacyjne Uczelni wymienione w załączniku nr 1 do Zarządzenia, które zapewniają realizację zamówienia wspólnego w przedstawionym zakresie tematycznym według określonych standardów i asortymentów. 8. Jednostki organizacyjne Uczelni, podane w załączniku do Zarządzenia, prowadzą ewidencję (rejestr zamówień) postępowań o wartości do ,00 euro określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, niepodlegających rejestracji w Centralnym Rejestrze Zamówień Publicznych Podstawą rozpoczęcia procedury jest złożenie zapotrzebowania lub zlecenia zgodnego z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia, ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia i uzasadnieniem wniosku. 2. Uzasadnienie powinno obejmować: wskazanie producenta, typu lub modelu urządzenia, z podaniem jego istotnych parametrów w przypadku dostaw, charakteru usługi w przypadku usług oraz charakteru prac w przypadku robót budowlanych; wskazanie dostawcy zamówienia. Jeżeli dostawca lub producent jest jedynym na rynku, wymagane jest dołączenie poświadczenia tego faktu przez dostawcę.

4 3. Zamówienia dzielimy według wartości szacunkowej na: do 500,00 euro netto; od 500,00 do ,00 euro netto. 4. Zamówienia do 500,00 euro mogą być realizowane samodzielnie przez jednostki organizacyjne Uczelni po złożeniu zapotrzebowania lub zlecenia i uzgodnieniu ich z jednostką organizacyjną odpowiedzialną za tematyczny rejestr zamówień (rozdział II pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do Zarządzenia). Faktura za zrealizowane zamówienie powinna być niezwłocznie dostarczona do jednostki organizacyjnej prowadzącej temat objęty zamówieniem. Zamówienia te powinny być poprzedzone badaniem rynku, ale nie wymagają udokumentowania w postaci złożonych ofert. W szczególnych przypadkach (np. pobyt pracownika poza siedzibą Uczelni) uzgodnienie, o którym mowa wyżej, może być dokonane telefonicznie. 5. Zamówienia o wartości szacunkowej od 500,00 do ,00 euro są realizowane przez jednostki organizacyjne Politechniki Lubelskiej wymienione w rozdziale II pkt 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia, do których po otrzymaniu zapotrzebowania lub zlecenia należy: rozesłanie do ewentualnych wykonawców zamówienia prośby o przysłanie oferty; zebranie możliwie największej liczby ofert (minimum dwóch) z wyjątkiem 2 pkt 2; wybór najkorzystniejszej oferty; przygotowanie tekstu zamówienia lub umowy do podpisu przez Kanclerza i Kwestor Politechniki Lubelskiej. Wszystkie czynności, o których mowa w pkt 5 postępowania muszą mieć formę pisemną (fax, , list polecony przy prowadzonych negocjacjach), a przedstawione oferty muszą być w formie oryginału. 6. W uzasadnionych przypadkach zaoferowana najniższa cena nie musi być jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty. W takich przypadkach osoba prowadząca sprawę zobowiązana jest wykazać, że rozpatrywana oferta jest najkorzystniejsza z innych ważnych powodów dotyczących np. terminu realizacji zamówienia lub innych rozwiązań wskazujących na to, że warunki realizacji zamówienia są bardzo korzystne dla zamawiającego. Uzasadnienie takiego właśnie wyboru powinno znaleźć się w protokóle. 7. Pracownik komórki organizacyjnej realizujący zamówienie wymienione w pkt 5 wypełnia i podpisuje protokół z udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej do ,00 euro, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. Protokół ten musi być dodatkowo zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej lub innego upoważnionego

5 przez Rektora dysponenta środków publicznych. Załącznikami do protokółu są: zapytania ofertowe wraz z przedłożonymi ofertami cenowymi, foldery, katalogi lub inne dokumenty potwierdzające zastosowanie właściwej procedury. 8. Dopuszcza się, aby postępowanie wymienione w 2 pkt 5 było przeprowadzone przez jednostkę inną niż wymieniona w rozdziale II pkt 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia (jednostkę zamawiającą), pod warunkiem zachowania obowiązującej procedury. W takim wypadku niezbędne jest uzyskanie akceptacji jednostki organizacyjnej prowadzącej temat zamówienia oraz niezwłoczne dostarczenie faktury do tej jednostki. 9. Kierownik jednostki organizacyjnej lub inny upoważniony przez Rektora dysponent środków publicznych zatwierdzający protokół, odpowiedzialny jest za prawidłowość realizacji zamówienia z opisanymi w niniejszym rozdziale procedurami, a w szczególności potwierdza, że: wartość zamówienia nie przekracza netto równowartości kwoty ,00 euro; zamówienia dokonano w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem należytej staranności dla wyboru najkorzystniejszej oferty. 10. Wszystkie jednostki organizacyjne realizujące zamówienia o wartości do ,00 euro są zobowiązane do prowadzenia ich rejestru oraz przechowywania dokumentacji postępowania (zapytania, oferty, protokóły wraz z załącznikami) przez okres wskazany w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. 11. Faktury przekazywane do Kwestury, dotyczące zamówień do wartości ,00 euro, realizowane są zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, muszą zawierać następującą informację: POLITECHNIKA LUBELSKA... (nazwa komórki organizacyjnej ) zamówienie o wartości do 500* / * euro wyłączone ze stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych art. 4 pkt 8 * niepotrzebne skreślić Lublin, dn Kierownik

6 Załącznik do Regulamin wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj ,00 euro Protokół udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej od 500,00 do ,00 euro 1. Jednostka organizacyjna prowadząca sprawę Nazwa zamówienia... (opis przedmiotu zamówienia) 3. Branża Wykaz dostawców/wykonawców składających oferty: Nr oferty Nazwa i adres dostawcy/wykonawcy Zaoferowana cena netto/brutto w zł Porównanie ofert cenowych nastąpiło w dniu... o godz Wybrany dostawca/wykonawca... Najniższa wartość zamówienia (brutto)... Uzasadnienie wyboru... Imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę: (data i podpis) Zatwierdzający: (data i podpis z imienną pieczątką) Uwagi: 1. Oferta wybranego dostawcy/wykonawcy nie musi być najtańsza, jeżeli osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia wykaże, że jest ona najkorzystniejsza np. poprzez korzystne inne elementy oferty. 2. Pkt 4 pozostaje niewypełniony, jeżeli zamówienie może być wykonane tylko przez jednego dostawcę/wykonawcę. 3. Do protokółu należy dołączyć zapytania ofertowe, oferty, foldery, katalogi lub inne dokumenty potwierdzające zastosowanie właściwej procedury przy realizacji zamówienia o wartości od 500 do euro. * Zatwierdzającym jest kierownik jednostki organizacyjnej lub inny upoważniony przez Rektora dysponent środków publicznych, zatwierdzający wydatek pod względem merytorycznym.