Załącznk do uchwały nr 32/1276/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskego z dna 23 serpna 2016 r. INSTRUKCJA WYKONAWCZA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ W RAMACH INSTRUMENTU ZINTEGROWANE INWESTYCJE TERYTORIALNE REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO NA LATA 2014-2020 SIERPIEŃ 2016 1
SPIS TREŚCI WYKAZ SKRÓTÓW... 4 1. PODSTAWOWE DOKUMENTY I AKTY PRAWNE ZWIĄZANE Z WDRAŻANIEM ZIT RPO WK- P 2014-2020... 7 1.1 Wspólnotowe krajowe akty prawne... 7 1.2 Zarządzena Prezydenta Masta Bydgoszczy... 9 1.3 Porozumena... 10 2. STRUKTURA INSTYTUCJONALNA IP ZIT... 10 2.1 IP ZIT... 10 2.2 Proces decyzyjny w IP ZIT... 12 2.3 Struktura organzacyjna wyszczególnene funkcj IP ZIT... 19 2.4 System zastępstw... 25 3. SYSTEM ZARZĄDZANIA I KONTROLI... 25 3.1 Instrukcja Wykonawcza... 25 3.2 Aktualzacja IW IP ZIT... 27 3.3 Procedura dokumentowana przypadków odstępstw od zapsów IW IP ZIT... 28 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA RYZYKIEM... 31 4.1 Ops systemu... 31 4.2 Sporządzene aktualzacja rejestru ryzyka... 33 5. UDZIAŁ W PRACACH KM RPO WK-P... 34 5.1 Współtworzene kryterów wyboru projektów w ramach konkursów dla projektów pozakonkursowych dedykowanych ZIT wojewódzkemu.... 34 6. WSPÓŁTWORZENIE HARMONOGRAMU NABORU W ZAKRESIE KONKURSÓW DEDYKOWANYCH ZIT WOJEWÓDZKIEMU... 37 7. EKSPERCI KOP ZIT... 39 7.1 Nabór kandydatów na ekspertów... 39 7.2 Wybór ekspertów do oceny preselekcyjnej/ strategcznej... 42 7.3 Powołane KOP ZIT... 43 7.4 Organzacja pracy KOP ZIT... 45 8. KONKURSOWA PROCEDURA WYBORU PROJEKTÓW W RAMACH ZIT... 46 8.1 System oceny projektów w procedurze konkursowej z etapem preselekcj... 47 8.1.1 Ogłaszane konkursów z etapem preselekcj... 49 8.1.2 Nabór wnosków preselekcyjnych... 51 8.1.3 Ocena preselekcyjna... 53 2
8.1.4 Ocena strategczna... 56 8.2 Ocena projektów w procedurze konkursowej bez etapu preselekcj... 60 9. POZAKONKURSOWA PROCEDURA WYBORU PROJEKTÓW W RAMACH ZIT... 62 9.1 Ocena projektów w procedurze pozakonkursowej... 63 9.1.1 Ocena strategczna... 64 10. WERYFIKACJA WYNIKÓW DOKONANEJ OCENY - AUTOKONTROLA... 65 11. KONTROLA I AUDYT... 67 11.1 Kontrola systemowa prowadzona w IP ZIT przez IZ RPO WK-P... 68 11.2 Informowane IZ RPO WK-P o trudnoścach w realzacj powerzonych zadań... 71 11.3 Audyt systemu Roczne sprawozdane audytowe... 72 11.4 Analza montorng wynków pokontrolnych z kontrol audytów programu... 75 11.5 Przekazywane wynków kontrol audytów do IZ RPO WK-P... 78 11.6 Kontrole zarządcze... 79 12. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I MONITORING... 81 13. NIEPRAWIDŁOWOŚCI I NADUŻYCIA FINANSOWE... 83 13.1 Postępowane w przypadku podejrzena neprawdłowośc... 84 13.2 Postępowane w przypadku neprawdłowośc systemowej... 87 13.3 Samoocena ryzyka nadużyć fnansowych... 88 14. INFORMACJA I PROMOCJA... 91 15. ARCHIWIZACJA... 91 16. SYSTEM TELEINFORMATYCZNY... 92 16.1 Nadawane, zmana, wycofane czasowe wycofane uprawneń użytkownkom IP ZIT w GWD 93 16.2 Blokowane konta użytkownków GWD... 94 16.3 Awara GWD... 95 17. OPIS FUNKCJI I PROCEDUR (OFIP)... 95 17.1 Przygotowane aktualzacja OFP w zakrese IP ZIT... 96 18. POROZUMIENIE W SPRAWIE POWIERZENIA ZADAŃ IP ZIT W RAMACH INSTRUMENTU ZIT RPO WK-P 2014-2020... 97 18.1 Przygotowane zmana porozumena IZ RPO WK-P z IP ZIT... 97 19. STRATEGIA ZIT BTOF... 98 19.1 Przygotowane przedkładane Strateg ZIT do zaopnowana przez MR IZ RPO WK-P.. 99 20. ZAŁĄCZNIKI... 104 3
WYKAZ SKRÓTÓW AM IZ BTOF BIURO ZIT BTOF Admnstrator Merytoryczny Instytucj Zarządzającej Regonalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskego na lata 2014-2020 Bydgosko -Toruńsk Obszar Funkcjonalny Buro znajdujące sę w strukturach organzacyjnych Urzędu Masta Bydgoszczy Europejsk Fundusz Rozwoju Regonalnego EFRR EFS Europejsk Fundusz Społeczny DW EFRR Departament Wdrażana Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego Urzędu Marszałkowskego Województwa Kujawsko- Pomorskego DW EFS Departament Wdrażana Europejskego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskego Województwa Kujawsko-Pomorskego DRR Departament Rozwoju Regonalnego Urzędu Marszałkowskego Województwa Kujawsko-Pomorskego GWD Generator Wnosków o Dofnansowane IP ZIT Instytucja Pośredncząca Regonalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskego na lata 2014-2020 IZ RPO WK-P Instytucja Zarządzająca Regonalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskego na lata 2014-2020 IW IP ZIT Instrukcja Wykonawcza IP ZIT IA Instytucja Audytowa IC Instytucja Certyfkująca KE Komsja Europejska KM RPO WK-P Komtet Montorujący Województwa Kujawsko-Pomorskego na lata 2014-2020 KOP ZIT Komsja oceny projektów KPK Kodeks postępowana karnego KPO Krajowy Program Operacyjny MR Mnsterstwo Rozwoju OFP Ops Funkcj Procedur nstytucj realzujących Regonalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskego na lata 2014-2020 OP Oś Prorytetowa PI Prorytet Inwestycyjny POPT Program Operacyjny Pomoc Technczna na lata 2014-2020 POIŚ Program Operacyjny Infrastruktura Środowsko PZR Poltyka Procedura zarządzana ryzkem RPO WK-P 2014- Regonalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko- 2020 Pomorskego na lata 2014-2020 STRATEGIA ZIT Stratega Zntegrowanych Inwestycj Terytoralnych Bydgosko- Toruńskego Obszaru Funkcjonalnego SZR Samodzelne stanowsko ds. Zntegrowanego Systemu Zarządzana Kontrol Zarządczej ZIT Zntegrowane Inwestycje Terytoralne ZIT BTOF Strony Porozumena w sprawe realzacj ZIT dla BTOF ZIT WOJEWÓDZKI Zntegrowane Inwestycje Terytoralne na terene mast wojewódzkch Bydgoszczy Toruna oraz obszarów powązanych z nm funkcjonalne, służące rozwązywanu problemów 4
gospodarczych, środowskowych, klmatycznych, społecznych ZARZĄD ZIT BTOF Zarząd Zntegrowanych Inwestycj Terytoralnych Bydgosko Toruńskego Obszaru Funkcjonalnego KS ZIT BTOF Komtet Sterujący Zntegrowanych Inwestycj Terytoralnych Bydgosko Toruńskego Obszaru Funkcjonalnego ZARZĄD Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskego WOJEWÓDZTWA 5
DEFINICJE: ZARZĄD ZIT BTOF KS ZIT BTOF Wewnętrzna forma organzacyjna ZIT BTOF składająca sę z prezydentów Bydgoszczy Toruna oraz 4 członków wybranych przez KS ZIT BTOF Wewnętrzna forma organzacyjna ZIT BTOF składająca sę z prezydentów, wójtów, burmstrzów starostów jednostek samorządu terytoralnego wchodzących w skład ZIT BTOF oraz z przedstawcel IZ RPO WK-P, bez prawa głosu z funkcją opnodawczo-doradczą STRATEGIA ZIT Dokument o charakterze strategcznym, określający m.n. dagnozę obszaru realzacj ZIT wraz z analzą problemów rozwojowych, cele ZIT, oczekwane rezultaty, wskaźnk rezultatu produktu, propozycje kryterów wyboru projektów ZARZĄD WOJEWÓDZTWA PLAN KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ Organ wykonawczy samorządu województwa Dokument zawerający zasady poltyk nformacyjnej w ZIT BTOF 6
1. PODSTAWOWE DOKUMENTY I AKTY PRAWNE ZWIĄZANE Z WDRAŻANIEM ZIT RPO WK-P 2014-2020 Fundusze strukturalne, tj. Europejsk Fundusz Rozwoju Regonalnego Europejsk Fundusz Społeczny oraz Fundusz Spójnośc są zasadnczym nstrumentam fnansującym poltykę spójnośc Un Europejskej, mającym na celu wsparce procesów restrukturyzacj modernzacj gospodarek państw członkowskch UE, poprzez nakłady w tych sektorach regonach, które wymagają nterwencj, aby sprostać globalnej konkurencj. 1.1 Wspólnotowe krajowe akty prawne Zagadnena zwązane z funkcjonowanem funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójnośc w okrese programowana 2014-2020 zostały określone w następujących wspólnotowych oraz krajowych regulacjach aktach prawnych: 1) Rozporządzene Parlamentu Europejskego Rady (UE) nr 1303/2013 z dna 17 grudna 2013 r. ustanawające wspólne przepsy dotyczące Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego, Europejskego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójnośc, Europejskego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wejskch oraz Europejskego Funduszu Morskego Rybackego oraz ustanawające przepsy ogólne dotyczące Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego, Europejskego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójnośc Europejskego Funduszu Morskego Rybackego oraz uchylające rozporządzene (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. UE L 347 z dna 20 grudna 2013 r., s. 320-469 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzenem ogólnym ; 2) Rozporządzene Parlamentu Europejskego Rady (UE) nr 1301/2013 z dna 17 grudna 2013 r. w sprawe Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego przepsów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu zatrudnena oraz w sprawe uchylena rozporządzena (WE) nr 1080/2006 (Dz. U. UE L 347 z dna 20 grudna 2013 r., s. 289-302), zwane dalej rozporządzenem EFRR ; 3) Rozporządzene Parlamentu Europejskego Rady (UE) nr 1304/2013 z dna 17 grudna 2013 r. w sprawe Europejskego Funduszu Społecznego uchylające rozporządzene (WE) nr 1081/2006 (Dz. U. UE L 347 z dna 20 grudna 2013 r., s. 470 486), zwane dalej rozporządzenem EFS ; 4) Rozporządzene delegowane komsj (UE) nr 480/2014 z dna 3 marca 2014 r. uzupełnające rozporządzene Parlamentu Europejskego Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawające wspólne przepsy dotyczące Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego, Europejskego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójnośc, Europejskego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wejskch oraz Europejskego Funduszu Morskego Rybackego oraz ustanawające przepsy ogólne dotyczące Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego, Europejskego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójnośc Europejskego Funduszu Morskego Rybackego (Dz. U. UE L 135 z dna 13 maja 2015 r., s. 5-44), zwane dalej rozporządzenem nr 480/2014 ; 5) Rozporządzene wykonawcze Komsj (UE) nr 1011/2014 z dna 22 wrześna 2014 r. ustanawające szczegółowe przepsy wykonawcze do rozporządzena Parlamentu Europejskego Rady (UE) nr 1303/2013 w odnesenu do wzorów służących do przekazywana Komsj określonych nformacj oraz szczegółowe przepsy dotyczące wymany nformacj mędzy benefcjentam a nstytucjam zarządzającym, certyfkującym, audytowym pośrednczącym, (Dz. U. UE L 286 z dna 30 wrześna 2014 r., s.1) zwane dalej rozporządzenem wykonawczym nr 1011/2014; 7
6) Ustawa z dna 11 lpca 2014 r. o zasadach realzacj programów w zakrese poltyk spójnośc fnansowanych w perspektywe fnansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2016 r. poz. 217), zwana dalej ustawą wdrożenową ; 7) Umowa Partnerstwa programowane perspektywy fnansowej 2014-2020, zatwerdzona przez Komsję Europejską w dnu 23 maja 2014 r.; 8) Regonalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskego na lata 2014-2020 przyjęty Decyzją Wykonawczą Komsj Europejskej C(2014) 10021 z dna 16 grudna 2014 r. Ponadto, poza wymenonym regulacjam, zgodne z art. 5 ustawy wdrożenowej mnster właścwy ds. rozwoju regonalnego wydaje wytyczne dotyczące programów operacyjnych, w celu zapewnena zgodnośc sposobu wdrażana RPO WK-P 2014-2020 z prawem Un Europejskej. Do najważnejszych zwązanych z powerzonym IP ZIT zadanam należą: Wytyczne mnstra właścwego ds. rozwoju regonalnego: 1) Wytyczne w zakrese komtetów montorujących na lata 2014-2020 z dna 21.01.2015 r.; 2) Wytyczne w zakrese szczegółowego opsu os prorytetowych krajowych regonalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020 z dna 30.01.2015 r.; 3) Wytyczne w zakrese realzacj projektów fnansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfnansowanych z Europejskego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020 z dna 30.01.2015 r.; 4) Wytyczne w zakrese procesu desygnacj na lata 2014-2020 z dna 19.02.2015 r.; 5) Wytyczne w zakrese wykorzystana środków pomocy techncznej na lata 2014-2020 z dna 24.02.2015 r.; 6) Wytyczne w zakrese warunków gromadzena przekazywana danych w postac elektroncznej na lata 2014-2020 z dna 03.03.2015 r.; 7) Wytyczne w zakrese zagadneń zwązanych z przygotowanem projektów nwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód projektów hybrydowych na lata 2014-2020 z dna 18.03.2015 r.; 8) Wytyczne w zakrese trybów wyboru projektów na lata 2014-2020 z dna 31.03.2015 r.; 9) Wytyczne w zakrese realzacj zasady partnerstwa na lata 2014-2020 z dna 31.03.2015 r.; 10) Wytyczne w zakrese warunków certyfkacj oraz przygotowana prognoz wnosków o płatność do Komsj Europejskej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020 z dna 31.03.2015 r.; 11) Wytyczne w zakrese realzacj przedsęwzęć z udzałem środków Europejskego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowana przedsęborców pracownków do zman na lata 2014-2020 z dna 28.06.2016 r.; 12) Wytyczne w zakrese kwalfkowalnośc wydatków w ramach Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego, Europejskego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójnośc na lata 2014-2020 z dna 10.04.2015 r.; 13) Wytyczne w zakrese montorowana postępu rzeczowego realzacj programów operacyjnych na lata 2014-2020 z dna 22.04.2015 r.; 14) Wytyczne w zakrese nformacj promocj programów operacyjnych poltyk spójnośc na lata 2014-2020 z dna 30.04.2015 r.; 15) Wytyczne w zakrese na lata 2014-2020 z dna 08.05.2015 r.; 16) Wytyczne w zakrese realzacj zasady równośc szans nedyskrymnacj, w tym dostępnośc dla osób z nepełnosprawnoścam oraz zasady równośc szans kobet mężczyzn w ramach funduszy unjnych na lata 2014-2020 z dna 08.05.2015 r.; 17) Wytyczne w zakrese kontrol realzacj programów operacyjnych na lata 2014-2020 z dna 28.05.2015 r.; 18) Wytyczne w zakrese realzacj przedsęwzęć z udzałem środków Europejskego Funduszu Społecznego w obszarze edukacj na lata 2014-2020 z dna 02.06.2015 r.; 8
19) Wytyczne w zakrese realzacj przedsęwzęć w obszarze włączena społecznego zwalczana ubóstwa z wykorzystanem środków Europejskego Funduszu Społecznego Europejskego Funduszu Rozwoju Regonalnego na lata 2014-2020 z dna 03.03.2016 r.; 20) Wytyczne w zakrese rewtalzacj w programach operacyjnych na lata 2014-2020 z dna 03.07.2015 r.; 21) Wytyczne w zakrese ewaluacj poltyk spójnośc na lata 2014-2020 z dna 22.09.2015 r.; 22) Wytyczne w zakrese realzacj przedsęwzęć z udzałem środków Europejskego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020 z dna 22.07.2015 r.; 23) Wytyczne w zakrese sposobu korygowana odzyskwana neprawdłowych wydatków oraz raportowana neprawdłowośc w ramach programów operacyjnych poltyk spójnośc na lata 2014-2020 z dna 20.07.2015 r.; 24) Wytyczne w zakrese reguł dofnansowana z programów operacyjnych podmotów realzujących obowązek śwadczena usług w ogólnym nterese gospodarczym w ramach zadań własnych samorządu gmny w gospodarce odpadam komunalnym z dna 22.09.2015 r.; 25) Wytyczne w zakrese dofnansowana z programów operacyjnych podmotów realzujących obowązek śwadczena usług publcznych w transporce zborowym z dna 19.10.2015 r.; 26) Wytyczne w zakrese dokumentowana postępowana w sprawe oceny oddzaływana na środowsko dla przedsęwzęć współfnansowanych z krajowych lub regonalnych programów operacyjnych z dna 19.10.2015 r.; 27) Wytyczne w zakrese realzacj przedsęwzęć z udzałem środków Europejskego Funduszu Społecznego w obszarze zdrowa na lata 2014-2020 z dna 23.12.2015 r. 1.2 Zarządzena Prezydenta Masta Bydgoszczy 1) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 351/2016 z dna 8 lpca 2016 r. zmenające zarządzene w sprawe nadana regulamnu organzacyjnego Urzędu Masta Bydgoszczy. 2) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy 462/2015 z dna 1 wrześna 2015 r. zmenające zarządzene w sprawe nadana regulamnu organzacyjnego Urzędu Masta Bydgoszczy. 3) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy 404/2015 z dna 14 lpca 2015 r. zmenające zarządzene sprawe nadana regulamnów wewnętrznych Wydzałom Urzędu Masta Bydgoszczy. 4) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 441/2011 z dna 26 maja 2011 r. w sprawe wprowadzena zasad kontrol zarządczej w Meśce Bydgoszczy. 5) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 466/2011 z dna 7 czerwca 2011 r. w sprawe powołana Zespołu ds. zarządzana ryzykem oraz wprowadzena poltyk procedury zarządzana ryzykem w Urzędze Masta Bydgoszczy. 6) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 198/2011 z dna 11 marca 2011 r. zmenające zarządzene w sprawe wprowadzena wewnętrznej poltyk antymobngowej w Urzędze Masta Bydgoszczy. 7) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 440/09 z dna 16 czerwca 2009 r. w sprawe wprowadzena Regulamnu Pracy Urzędu Masta Bydgoszczy. 8) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 651/09 z dna 30 wrześna 2008 r. w sprawe wprowadzena wewnętrznej poltyk antymobngowej w Urzędze Masta Bydgoszczy. 9) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 113/09 z dna 6 lutego 2009 r. w sprawe zakazu wykonywana przez pracownków Urzędu Masta Bydgoszczy zatrudnonych na stanowskach urzędnczych, w tym kerownczych stanowskach urzędnczych, zajęć pozostających w sprzecznośc z obowązkam pracownka samorządowego. 10) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 114/09 z dna 6 lutego 2009 r. w sprawe wprowadzena Kodeksu Etyk pracownków samorządowych w Urzędze Masta Bydgoszczy. 9
11) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 293/2011 z dna 5 kwetna 2011 r. w sprawe obegu dokumentów akt w Urzędze Masta Bydgoszczy. 12) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 661/2013 z dna 21 lstopada 2013 r. zmenając zarządzene w sprawe wprowadzena Regulamnu naboru na wolne stanowska urzędncze w Urzędze Masta Bydgoszczy. 13) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 643/10 z dna 15 paźdzernka 2010 r. w sprawe ustanowena poltyk celów Zntegrowanego Systemu Zarządzana Urzędu Masta Bydgoszczy. 14) Zarządzene Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 378/09 z dna 22 maja 2009 r. w sprawe dokonywana okresowych ocen pracownków samorządowych zatrudnonych w Urzędze Masta Bydgoszczy. 1.3 Porozumena 1) Porozumene w sprawe realzacj Zntegrowanych Inwestycj Terytoralnych dla Bydgosko-Toruńskego Obszaru Funkcjonalnego z dna 8 kwetna 2014 r., tekst jednolty z dna 31 maja 2016 r., zwane dalej Porozumenem ZIT ; 2) Porozumene nr RR-VII-7.041.13.2015 w sprawe powerzena zadań Instytucj Pośrednczącej w ramach nstrumentu Zntegrowane Inwestycje Terytoralne Regonalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskego nalata 2014-2020 z dna 29 czerwca 2015 r., tekst jednolty z dna 14 czerwca 2016 r., zwane dalej Porozumenem IZ RPO WK-P - IP ZIT. 2. STRUKTURA INSTYTUCJONALNA IP ZIT 2.1 IP ZIT Na podstawe art. 36 ust. 1 art. 123 ust. 6 7 rozporządzena ogólnego oraz art. 10 ust. 1 ustawy wdrożenowej IZ RPO WK-P powerzyła IP ZIT - Mastu Bydgoszcz, reprezentowanym przez Prezydenta Masta Bydgoszczy realzację zadań zwązanych z nstrumentem ZIT w zakrese następujących Dzałań/poddzałań Szczegółowego Opsu Os Prorytetowych: 1) Dzałane 3.5 Efektywność energetyczna gospodarka nskoemsyjna w ramach: a) Poddzałane 3.5.1 Efektywność energetyczna w sektorze publcznym meszkanowym w ramach ZIT, b) Poddzałane 3.5.2 Zrównoważona moblność mejska promowane strateg nskoemsyjnych w regone; 2) Dzałane 4.6 Ochrona środowska naturalnego zasobów kulturowych na obszarze ZIT: a) Poddzałane 4.6.1 Wsparce gospodark wodno-ścekowej w ramach ZIT, b) Poddzałane 4.6.2 Wsparce ochrony zasobów kultury w ramach ZIT, c) Poddzałane 4.6.3 Wsparce ochrony zasobów przyrodnczych w ramach ZIT; 3) Dzałane 6.4 Rewtalzacja oraz nwestycje w nfrastrukturę edukacyjną w ramach ZIT: a) Poddzałane 6.4.1 Rewtalzacja obszarów mejskch obszarów funkcjonalnych w ramach ZIT, b) Poddzałane 6.4.2 Inwestycje w nfrastrukturę przedszkolną w ramach ZIT, c) Poddzałane 6.4.3 Inwestycje w nfrastrukturę kształcena zawodowego w ramach ZIT; 4) Dzałane 8.4 Godzene życa zawodowego rodznnego: a) Poddzałane 8.4.3 Rozwój usług opek nad dzećm w weku do lat 3 w ramach ZIT; 5) Dzałane 9.1 Włączene społeczne rozwój usług opekuńczych w ramach ZIT: a) Poddzałane 9.1.1 Aktywne włączene społeczne w ramach ZIT, 10
b) Poddzałane 9.1.2 Rozwój usług opekuńczych w ramach ZIT; 6) Dzałane 10.1 Kształcene ogólne zawodowe w ramach ZIT: a) Poddzałane 10.1.1 Wychowane przedszkolne w ramach ZIT, b) Poddzałane 10.1.2 Kształcene ogólne w ramach ZIT, c) Poddzałane 10.1.3 Kształcene zawodowe w ramach ZIT. Zakres zadań odpowedzalnośc oraz wzajemne relacje pomędzy IZ RPO WK-P a IP ZIT regulowane są na podstawe Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT. Zakres zadań powerzonych zawarty w 5 Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT przedstawa sę następująco: 1) udzał w pracach Grupy roboczej ds. ZIT przy KM RPO WK-P, w zakrese współtworzena kryterów wyboru projektów w ramach konkursów dla projektów pozakonkursowych dedykowanych ZIT wojewódzkemu, które podlegają akceptacj IZ RPO WK-P, a następne zatwerdzenu przez KM RPO WK-P; 2) zatwerdzane kryterów konkursowych, o których mowa w pkt. 1 w ramach prac KM RPO WK-P 1 ; 3) współtworzene harmonogramu konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu 2 ; 4) ogłaszane naborów dla konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu na strone nternetowej IP ZIT, 5) w przypadku trybu konkursowego z zastosowanem preselekcj 3 : a) na I-szym etape oceny -przeprowadzene naboru wnosków preselekcyjnych wraz z ch oceną na podstawe kryterów przyjętych przez KM RPO WK-P, b) na III-cm etape oceny - dokonane oceny strategcznej na podstawe kryterów zatwerdzonych przez KM RPO WK-P (ocena m.n. zgodnośc ze Strategą ZIT), c) po III -cm etape oceny - przygotowane zatwerdzene lsty ocenonych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożenowej (w tym lsty rankngowej), d) przekazane lsty ocenonych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożenowej (w tym lsty rankngowej) do IZ RPO WK-P, e) dokonane wyboru projektów do dofnansowana poprzez zatwerdzene przygotowanej przez KOP ZIT lsty ocenonych projektów przekazane jej do zatwerdzena przez IZ RPO WK-P 6) w przypadku trybu konkursowego bez zastosowana preselekcj 4 : a) na II-gm etape oceny - dokonane oceny strategcznej na podstawe kryterów zatwerdzonych przez KM RPO WK-P (ocena m.n. zgodnośc ze Strategą ZIT), b) po II -gm etape oceny - przygotowane zatwerdzene lsty ocenonych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożenowej (w tym lsty rankngowej), c) przekazane lsty ocenonych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożenowej (w tym lsty rankngowej) do IZ RPO WK-P, d) dokonane wyboru projektów do dofnansowana poprzez zatwerdzene przygotowanej przez KOP ZIT lsty ocenonych projektów przekazane jej do zatwerdzena przez IZ RPO WK-P 7) w przypadku trybu pozakonkursowego dokonane oceny strategcznej 5 : 1 Zatwerdzane kryterów konkursowych, o których mowa w pkt. 1 ust 1 5 w ramach prac KM RPO WK-P, oznacza udzał przedstawcela Zarządu ZIT wojewódzkego (członka KM RPO WK-P lub jego stałego zastępcy) w głosowanu nad zatwerdzanem kryterów konkursowych w forme uchwały KM RPO WK-P. 2 Przyjęty przez Zarząd wwojewództwa projekt harmonogramu konkursów dedykowanych ZIT będze przesyłany IP ZIT, która będze mała 14 dn na wnesene uwag sugest. 3 Zgodne z Załącznkem nr 1 do Porozumena IZ RPO WK-P IP ZIT w trybe konkursowym z zastosowanem preselekcj przewduje sę trzy etapy oceny: I etap oceny ocena preselekcyjna, II etap oceny ocena formalno-merytoryczna, III etap oceny ocena strategczna. 4 Zgodne z Załącznkem nr 1 do Porozumena IŻ RPO WK-P IP ZIT w trybe konkursowym bez zastosowana preselekcj przewduje sę dwa etapy oceny: I etap oceny - ocena formalno-merytoryczna, II etap oceny - ocena strategczna. 5 Zgodne z Załącznkem nr 1 do Porozumena IŻ RPO WK-P IP ZIT w trybe pozakonkursowym przewduje sę dwa etapy oceny: I etap oceny - ocena formalno-merytoryczna, II etap oceny - ocena strategczna. 11
a) na II-gm etape oceny na podstawe kryterów zatwerdzonych przez KM RPO WK-P (ocena m.n. zgodnośc ze Strategą ZIT), b) przygotowane załącznka do projektu uchwały Zarządu WK-P w sprawe zatwerdzena projektu pozakonkursowego wybranego do dofnansowana, zawerającego nformacje o projekce wybranym do dofnansowana. Funkcję IP ZIT pełn Masto Bydgoszcz. Zadana IP ZIT realzowane są przez organ wykonawczy - Prezydenta Masta Bydgoszczy, wyznaczonego na podstawe Porozumena ZIT. Prezydent Masta Bydgoszczy umocowany jest przez ZIT BTOF do reprezentowana ch, w tym składana ośwadczeń wol w ch menu w procese negocjacj, ustanawana realzacj ZIT wobec MR, IZ RPO WK-P oraz nnych podmotów w zakrese zadań powerzonych przez IZ RPO WK-P, jak równeż nnych wynkających ze współpracy z IZ RPO WK-P 2.2 Proces decyzyjny w IP ZIT W realzację powerzonych zadań IP ZIT, w tym w podejmowane decyzj, zaangażowane są wewnętrzne formy organzacyjne ZIT BTOF powołane na potrzeby realzacj Porozumena ZIT, take jak KS ZIT BTOF Zarząd ZIT BTOF. Pełną one funkcje opnodawczo-doradcze w stosunku do decyzj podejmowanych przez IP ZIT. Ostateczną decyzję w sprawach, co do których KS ZIT BTOF Zarząd ZIT BTOF wyrazł swoją opnę w forme uchwał lub stanowsk, podejmuje IP ZIT. 1. Do zadań KS ZIT BTOF należy: 1) opnowane: a) strateg ZIT wraz z lstą projektów stanowącą ntegralną część Strateg oraz jej aktualzacj, b) lsty ocenonych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożenowej (w tym lsty rankngowej), c) załącznka do projektu uchwały Zarządu województwa w sprawe zatwerdzena projektu pozakonkursowego wybranego do dofnansowana, zawerającego nformacje o projekce wybranym do dofnansowana, d) projektu porozumena w sprawe powerzena zadań IP ZIT dotyczących realzacj ZIT, 2) uchwalane: a) budżetu Bura ZIT BTOF, b) regulamnów pracy KS Zarządu ZIT BTOF, 3) wyberane odwoływane członków Zarządu ZIT BTOF, z wyłączenem Przewodnczącego Wceprzewodnczącego Zarządu ZIT BTOF, 4) udzał przedstawcela każdego z członków KS ZIT BTOF w pracach nad współtworzenem: a) kryterów wyboru projektów w ramach konkursów dla projektów pozakonkursowych dedykowanych ZIT wojewódzkemu zatwerdzanych przez KM RPO WK-P, b) harmonogramu konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu, 5) w przypadku wspólnego posedzena wszystkch członków Podkomsj w ramach KOP ZIT udzał przedstawcela KS ZIT BTOF w tym posedzenu jako obserwatora. 2. Do zadań Zarządu ZIT BTOF należy: 1) przygotowane przedkładane KS ZIT BTOF projektów uchwał zwązanych z wykonywanem zadań KS, 2) realzacja uchwał podjętych przez KS ZIT BTOF, 3) organzacja prac KS ZIT BTOF, w tym ustalane zakresu jego prac, 4) wybór ekspertów do KOP ZIT, 5) opracowane Planu Komunkacj Wewnętrznej, 6) opnowane: 12
a) zakresu tematycznego wnosków o dofnansowane ze środków POPT, zwązanych z zadanam realzowanym przez ZIT BTOF, b) kryterów wyboru projektów w ramach konkursów dla projektów pozakonkursowych dedykowanych ZIT wojewódzkemu zatwerdzanych przez KM RPO WK-P, c) harmonogramu konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu, d) lsty projektów zakwalfkowanych do II etapu oceny (w konkursach z etapem preselekcj), 7) realzacja nnych zadań zwązanych z wdrożenem Strateg ZIT. IP ZIT podejmuje decyzje po uzyskanu opn Zarządu KS ZIT BTOF. W perwszej kolejnośc odbywają sę posedzena Zarządu ZIT BTOF, którego opna w zakrese spraw będących przedmotem obrad KS ZIT BTOF pozwala na zorganzowane posedzena KS ZIT BTOF podjęce stosownych uchwał. Za przygotowane przedkładane projektów uchwał pod obrady KS ZIT BTOF, jak równeż za organzację prac KS ZIT BTOF oraz za realzację jego decyzj, odpowedzalny jest Zarząd ZIT BTOF Obsługą admnstracyjną Zarządu ZIT BTOF zajmuje sę Buro ZIT BTOF. SCHEMAT AKCEPTACJI DECYZJI PRZEZ IP ZIT 2.2.1 Zwołane posedzena Zarządu ZIT BTOF SCHEMAT ZWOŁANIA POSIEDZENIA ZARZĄDU ZIT BTOF Zgodne z Regulamnem prac Zarządu ZIT BTOF, posedzena zwołuje Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF z własnej ncjatywy w termne regulamnowym lub nnym, wyznaczonym przez Przewodnczącego lub na psemny wnosek mnmum 3 członków Zarządu ZIT BTOF w termne regulamnowym. W przypadku zwołana posedzena w nnym termne czynnośc procedury opsanej ponżej pozostają nezmenne. Zmane ulegają termny zwołana posedzena dostarczena materałów będących przedmotem obrad. Instrukcja zwołana posedzena Zarządu ZIT BTOF- Etap Czynność Stanowsko 1. Decyzja o zwołanu posedzena Zarządu ZIT BTOF. O zakrese merytorycznym posedzena decyduje Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF po uprzednm przedstawenu propozycj przez Dyrektora Bura ZIT Przewodnczący ZIT BTOF Zarządu 13
BTOF. 2. Przygotowane projektu zaproszena do udzału w posedzenu Zarządu ZIT BTOF. 3. Przygotowane projektów uchwał będących przedmotem obrad, projektu psma do Zespołu Prawnego w sprawe weryfkacj uchwał pod względem formalno-prawnym. O przedmoce merytorycznym uchwał decyduje Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF. Propozycję zakresu merytorycznego uchwał przedstawa Dyrektor Bura ZIT BTOF. 4. Weryfkacja zatwerdzene projektu zaproszena, projektów uchwał oraz projektu psma do Zespołu Prawnego. Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych Dyrektor Bura ZIT BTOF W przypadku uwag od pkt. 2. W przypadku braku uwag do projektu psma do Zespołu Prawnego od pkt 5. W przypadku braku uwag do zaproszena od pkt 8. 5. Przekazane psma wraz z projektam uchwał do Zespołu Prawnego. 6. Weryfkacja uchwał przez Zespól Prawny wydane opn formalno-prawnej lub zatwerdzene uchwał. 7. Analza opn formalno-prawnej do projektów uchwał otrzymanych od Zespołu Prawnego. Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Zespół Prawny Stanowsko ds. Admnstracyjno-prawnych W przypadku konecznośc zmany projektów uchwał od pkt 3. W przypadku braku uwag od pkt 9. 8. Podpsane zaproszena do udzału w posedzenu Zarządu ZIT BTOF. 9. Wysłane zaproszena wraz z materałam do członków Zarządu ZIT BTOF. Członkowe Zarządu ZIT BTOF mogą zgłosć dodatkowy punkt do porządku obrad. W przypadku braku zgłoszena- od pkt 13. 10. Zgłoszene dodatkowych punktów do porządku obrad. 11. Weryfkacja zgłoszonych dodatkowych punktów do porządku obrad przedstawene Przewodnczącemu Zarządu ZIT BTOF. 12. Akceptacja zgłoszonych dodatkowych punktów do porządku obrad. Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Członkowe Zarządu ZIT BTOF Dyrektor Bura ZIT BTOF Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF 14
13. Przygotowane kompletu materałów dla wszystkch członków Zarządu ZIT BTOF nnych uczestnków. Stanowsko ds. Obsług 14. Posedzene Zarządu ZIT BTOF. Zarząd ZIT BTOF 15. Podjęce uchwał-objętych porządkem posedzena Zarząd ZIT BTOF wydane opn Zarządu ZIT BTOF. 16. Podpsane uchwał Zarządu ZIT BTOF. Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF 17. Publkacja uchwał Zarządu ZIT BTOF na strone nternetowej IP ZIT. 18. Sporządzene protokołu z posedzena Zarządu ZIT BTOF. 19. Weryfkacja protokołu z posedzena Zarządu ZIT BTOF. W przypadku uwag od pkt 18. Stanowsko ds. Obsług Stanowsko ds. Obsług Dyrektor Bura ZIT BTOF W przypadku braku uwag od pkt 20. 20. Przekazane protokołu do członków Zarządu ZIT BTOF. W przypadku braku uwag od pkt 24. Stanowsko ds. Obsług W przypadku uwag od pkt 21. 21. Nanesene zgłoszonych uwag do protokołu. Stanowsko ds. Obsług 22. Weryfkacja zgłoszonych uwag. Dyrektor Bura ZIT BTOF 23. Ponowne wysłane protokołu do członków Zarządu Stanowsko ds. Obsług ZIT BTOF. Brak uwag oznacza akceptację protokołu. 24. Podpsane protokołu Przewodnczący Zarządu ZIT BTOF 25. Publkacja protokołu na strone nternetowej IP ZIT. Stanowsko ds. Obsług 26. Archwzacja dokumentacj z posedzena. Stanowsko ds. Obsług TERMINY: 1. Informacja o posedzenu wraz z projektem porządku obrad 5 dn roboczych przed planowanym posedzenem Zarządu ZIT BTOF. 2. Przekazane materałów 3 dn robocze przez planowanym posedzenem Zarządu ZIT BTOF. 15
3. Zwołane posedzena Zarządu ZIT BTOF na psemny wnosek mn. 3 członków Zarządu 7 dn roboczych od daty wpływu wnosku do Przewodnczącego Zarządu ZIT BTOF. 4. Zgłoszene dodatkowego punktu do porządku obrad 3 dn robocze przed termnem posedzena. 5. Sporządzene protokołu z posedzena 10 dn roboczych. 6. Zgłoszene uwag do treśc protokołu 5 dn roboczych. 7. Ponowne przesłane uwag do treśc protokołu 2 dn robocze. ARCHIWIZACJA 040.1 - Posedzena Zarządu ZIT BTOF JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA: Stanowsko ds. Obsług 2.2.2 Zwołane posedzena KS ZIT BTOF SCHEMAT ZWOŁANIA POSIEDZENIA KS ZIT BTOF Zgodne z Regulamnem prac KS ZIT BTOF, posedzena zwołują wspólne Współprzewodnczący KS ZIT BTOF z własnej ncjatywy w termne regulamnowym lub nnym wyznaczonym przez Współprzewodnczących. W przypadku zwołana posedzena w nnym termne trybe, czynnośc procedury opsanej ponżej pozostają nezmenne. Zmane ulegają termny zwołana posedzena dostarczena materałów będących przedmotem obrad. Instrukcja zwołana posedzena KS ZIT BTOF Etap Czynność Stanowsko 1. Decyzja o zwołanu posedzena KS ZIT BTOF. O zakrese merytorycznym posedzena, w tym o zakrese merytorycznym uchwał decydują obaj Współprzewodnczący. Propozycja zakresu merytorycznego przedstawana jest przez Dyrektora Bura ZIT BTOF. 2. Przygotowane projektu zaproszena do udzału w posedzenu KS ZIT BTOF 3. Przygotowane projektu uchwał będących przedmotem obrad KS ZIT BTOF, projektu psma do Zespołu Prawnego w sprawe weryfkacj uchwał pod względem formalno-prawnym. O zakrese merytorycznym uchwał decydują Współprzewodnczący, po uprzednm zgłoszenu Współprzewodnczący KS ZIT BTOF- Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych 16
propozycj przez Dyrektora Bura ZIT BTOF. 4. Weryfkacja zatwerdzene projektu zaproszena na KS ZIT BTOF, projektu uchwał oraz projektu psma do Zespołu Prawnego. Dyrektor Bura ZIT BTOF W przypadku uwag od pkt. 2. W przypadku braku uwag do projektu psma do Zespołu Prawnego od pkt 5. W przypadku braku uwag do zaproszena - od pkt. -8. 5. Przekazane psma wraz z projektem uchwał do Zespołu Prawnego. 6. Weryfkacja uchwał przez Zespól Prawny wydane opn formalno-prawnej lub zatwerdzene uchwał. 7. Analza opn formalno-prawnej do projektów uchwał otrzymanej od Zespołu Prawnego. Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Zespół Prawny Stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych W przypadku konecznośc zmany projektów uchwał od pkt 3. W przypadku braku uwag od pkt 11. 8. Podpsane zaproszena do udzału w posedzenu KS ZIT BTOF. 9. Wysłane scanu zaproszena podpsanego przez Współprzewodnczącego Prezydenta Bydgoszczy do zatwerdzena podpsana przez Współprzewodnczącego Prezydenta M. Toruna. 10. Podpsane zaproszena przez Współprzewodnczącego Prezydenta Toruna zwrot drogą malową do Bura ZIT BTOF. 11. Wysłane zaproszena wraz z materałam do członków KS ZIT BTOF. Członkowe KS ZIT BTOF mogą zgłosć dodatkowy punkt do porządku obrad. W przypadku braku zgłoszena od pkt 16. 12. Zgłoszene dodatkowych punktów do porządku obrad. 13. Weryfkacja zgłoszonych dodatkowych punktów do porządku obrad przedstawene Współprzewodnczącym KS ZIT BTOF. 14. Akceptacja zgłoszonych dodatkowych punktów do porządku obrad przez Współprzewodnczących. W przypadku Współprzewodnczącego Prezydenta Toruna zgoda uzyskwana jest drogą malową. 15. Przygotowane kompletu materałów dla wszystkch członków KS ZIT BTOF nnych uczestnków. Współprzewodnczący KS ZIT BTOF Prezydent Masta Bydgoszczy Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Współprzewodnczący KS ZIT BTOF Prezydent Masta Toruna Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Członkowe KS ZIT BTOF Dyrektor Bura ZIT BTOF Współprzewodnczący ZIT BTOF KS Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego 17
Zarządu ZIT BTOF 16. Posedzene KS ZIT BTOF. Członkowe KS ZIT BTOF 17. Podjęce uchwał-objętych porządkem posedzena - wydane opn KS ZIT BTOF. KS ZIT BTOF 18. Podpsane uchwał KS ZIT BTOF przez Współprzewodnczący KS Współprzewodnczących. ZIT BTOF 19. Publkacja uchwał KS ZIT BTOF na strone Stanowsko ds. Obsług nternetowej www.zt.btof.pl. 20. Sporządzene protokołu z posedzena KS ZIT BTOF. 21. Weryfkacja protokołu z posedzena KS ZIT BTOF. W przypadku uwag od pkt 20. Stanowsko ds. Obsług Dyrektor Bura ZIT BTOF W przypadku braku uwag od pkt 22. 22. Wysłane protokołu do członków KS ZIT BTOF droga elektronczną. Członkowe KS ZIT BTOF W przypadku zgłoszena uwag od pkt 23. W przypadku braku uwag od pkt 26. 23. Nanesene zgłoszonych uwag do protokołu. Stanowsko ds. Obsług 24. Weryfkacja protokołu po nanesenu uwag jego Dyrektor Bura ZIT BTOF akceptacja. 25. Ponowne wysłane protokołu po nanesenu uwag Stanowsko ds. Obsług do członków KS ZIT BTOF celem jego akceptacj. 26. Podpsane protokołu przez Współprzewodnczącego Prezydenta Bydgoszczy. 27. Wysłane protokołu do Współprzewodnczącego Prezydenta Toruna. Współprzewodnczący KS ZIT BTOF Prezydent Masta Bydgoszczy Stanowsko ds. Obsług 28. Zwrot podpsanego protokołu. Stanowsko ds. Obsług 29. Publkacja protokołu na strone nternetowej www.zt.btof.pl. Stanowsko ds. Obsług 30. Archwzacja dokumentacj z posedzena. Stanowsko ds. Obsług 18
TERMINY: 1. Informacja o posedzenu wraz z projektem porządku obrad 6 dn roboczych przez planowanym posedzenem KS ZIT BTOF. 2. Przekazane materałów 3 dn robocze przez planowanym posedzenem KS ZIT BTOF. 3. Zgłoszene dodatkowego punktu do porządku obrad przez każdego z członków KS ZIT BTOF. 4 dn robocze przed termnem posedzena. 4. Sporządzene protokołu 10 dn roboczych. 5. Wnesene uwag do protokołu 5 dn roboczych. 6. Ponowne nanesene uwag do protokołu lub jego akceptacja 2 dn robocze. ARCHIWIZACJA 040.2.- posedzene BTOF JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA: Stanowsko ds. Obsług 2.3 Struktura organzacyjna wyszczególnene funkcj IP ZIT W celu sprawnej obsług procesu wdrażana RPO WK-P 2014-2020, Buro ZIT BTOF, znajdujące sę w strukturach organzacyjnych Urzędu Masta Bydgoszczy, zapewna obsługę wykonywanych przez Prezydenta Masta Bydgoszczy, pełnącego funkcję IP ZIT, zadana powerzone przez IZ RPO WK-P na podstawe Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT. Buro ZIT BTOF zostało utworzone na mocy Zarządzena Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 403/2015 z dna 14 lpca 2015 r. zmenającego zarządzene w sprawe nadana regulamnu organzacyjnego Urzędu Masta Bydgoszczy, a zakres jego dzałana został określony w Zarządzenu Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 404/2015 z dna 14 lpca 2015 r. zmenającego zarządzene w sprawe nadana regulamnów wewnętrznych wydzałom Urzędu Masta Bydgoszczy. Bezpośredn nadzór nad Burem ZIT BTOF sprawuje Prezydent Masta Bydgoszczy. Nadzór ten został ustanowony na mocy Zarządzena Prezydenta Masta Bydgoszczy nr 464/2015 z dna 1 wrześna 2015 r. zmenającego zarządzene w sprawe nadana regulamnu organzacyjnego Urzędu Masta Bydgoszcz. Zadana poszczególnych stanowsk w Burze ZIT BTOF dostosowane są do wykonywana zadań zwązanych z obsługą procesu wdrażana RPO WK-P 2014-2020. Zakres zadań osób zatrudnonych w Burze ZIT BTOF określają Karty stanowska pracy, sporządzone dla każdego pracownka ndywdualne. Do zadań Bura ZIT BTOF należy w szczególnośc: 1. obsługa Porozumena ZIT w zakrese zadań wykonywanych przez KS, Zarząd ZIT BTOF IP ZIT. 2. obsługa Prezydenta Masta Bydgoszczy, pełnącego funkcję IP ZIT w zakrese wykonywanych przez nego zadań powerzonych przez IZ RPO WK-P na podstawe Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT. W Burze ZIT BTOF zaangażowanych w realzację RPO WK-P 2014-2020 jest 10 osób, w tym: 19
1. Dyrektor (1 etat -100% POPT), 2. stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych (1 etat - 100% POPT), 3. weloosobowe stanowsko montorngu (6 etatów - 100% POPT), 4. stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF/sekretarat (1 etat - 100% POPT), 5. stanowsko ds. organzacyjno-techncznych promocj (1 etat - 100% POPT). Szczegółowy zakres zadań poszczególnych stanowsk pracy w Burze ZIT BTOF. Dyrektor Bura ZIT BTOF: 1. kerowane pracą Bura ZIT BTOF w celu zapewnena skutecznośc sprawnośc jego dzałana, 2. nadzór nad prawdłowym wykonywanem zadań Bura ZIT BTOF oraz podległych pracownków, 3. nadzór nad przygotowanem projektu Strateg ZIT BTOF, jej wdrażanem beżącą aktualzacją, 4. nadzór nad realzacją zadań zwązanych z obsługą wykonywanych przez Prezydenta Masta Bydgoszczy, pełnącego funkcję IP ZIT, zadań powerzonych przez IZ, w tym m.n.: 1) przygotowane projektów kryterów wyboru projektów w ramach konkursów dla projektów pozakonkursowych dedykowanych ZIT wojewódzkemu; 2) przygotowywane projektów harmonogramu konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu; 3) opracowane aktualzacja dokumentacj nezbędnej do ogłoszena naboru wewnętrznego, przeprowadzana naboru oceny projektów w ramach powerzonych zadań w zakrese dzałań / poddzałań SZOOP; 4) obsługa procesu naboru wewnętrznego oceny projektów składanych w ramach powerzonych zadań w zakrese dzałań / poddzałań SZOOP oraz w zakrese dokonywana ponownej oceny projektów w wynku rozstrzygnęca wnosku o ponowne rozpatrzene sprawy; 5) współuczestnctwo w opracowywanu dokumentacj dla naborów ogłaszanych przez IZ; 6) udzał w przygotowywanu naborów na ekspertów do wykonywana oceny projektów w trybe konkursowym pozakonkursowym; 7) sporządzane sprawozdań z montorowana ewaluacj RPO w zakrese realzacj zadań IP/ZIT; 8) realzacja dzałań nformacyjnych skerowanych do benefcjentów potencjalnych benefcjentów Prorytetów oraz w raze potrzeby uczestnków potencjalnych uczestnków projektów, w zakrese ogłaszanych planowanych konkursów, sposobu przygotowywana dokumentacj projektowej, wytycznych nnych przepsów obowązujących w trakce ogłoszonych planowanych konkursów; 9) beżąca współpraca z IZ, MR oraz nnym podmotam w zakrese realzacj zadań; 10) archwzacja dokumentacj zwązanej z wykonywanym zadanam; 5. nadzór nad beżącym montorngem postępu przygotowana projektów z lsty ZIT do realzacj oraz sprawozdawczość z wdrażana ZIT, 6. nadzór nad prowadzenem analzy ryzyka oraz koordynacją procesu zarządzana ryzykem na potrzeby realzacj zadań Bura ZIT BTOF, 20
7. koordynowane wykonana obowązków wynkających z ustaw, nnych przepsów prawnych oraz uchwał, 8. nadzór nad prowadzenem dzałań promocyjnych nformacyjnych zwązanych z wdrażanem ZIT, 9. nadzór nad realzacją projektu PO PT, w ramach którego dofnansowane jest funkcjonowane Bura ZIT. Stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych: 1. obsługa admnstracyjno-prawna zadań prowadzonych przez Buro ZIT BTOF, 2. przygotowane dokumentacj formalno-prawnej zwązanej z wykonywanem prowadzonych zadań przez Buro ZIT BTOF, w tym sporządzane projektów psm, uchwał, decyzj, umów, porozumeń oraz nnych dokumentów wywołujących skutk prawne oraz ch aktualzacja, 3. przygotowane dokumentacj formalno-prawnej zwązanej z powerzenem zadań IP ZIT przez IZ RPO WK-P, w tym m.n.: 1) współpraca z IZ RPO WK-P nad wypracowanem projektu Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT jego aneksu/ów, 2) opracowane projektu Instrukcj Wykonawczej IP ZIT oraz zarządzane jego zmanam, 3) współpraca z IZ RPO WK-P w zakrese opracowana projektu Opsu Funkcj Procedur Instytucj realzujących RPO WK-P 2014-2020 oraz zarządzane jego zmanam, 4. nadzór nad wykonywanem zadań czynnośc w zakrese merytorycznego przygotowywana przeprowadzana postępowań o udzelene zamóweń publcznych, 5. przygotowywane wzorów umów o zamówene publczne, 6. udzał w pracach komsj przetargowej, 7. sporządzane opn dotyczących zamóweń publcznych dla Bura ZIT BTOF, 8. współpraca z nnym komórkam organzacyjnym UM Bydgoszczy oraz nstytucjam zewnętrznym w zakrese pracy Bura ZIT BTOF, 9. wykonywane nnych czynnośc zleconych przez Dyrektora Bura ZIT BTOF. Weloosobowe stanowsko montorngu : 1. realzacja zadań zwązanych z wdrażanem Strateg ZIT, w tym: 1) opracowane projektu Strateg ZIT, 2) aktualzacja lsty projektów stanowących ntegralną część Strateg ZIT, 3) przygotowane regulamnów dokumentów nezbędnych dla realzacj Strateg ZIT, 4) montorng sprawozdawczość dot. wdrażana Strateg ZIT oraz nnych dokumentów wytworzonych przez KS ZIT BTOF, Zarząd ZIT BTOF Buro ZIT BTOF, 5) przygotowane projektów raportów na temat wdrażana Strateg ZIT, 6) przygotowane aktualzację dokumentów operacyjnych regulujących funkcjonowane ZIT BTOF, 7) gromadzene udostępnane nformacj w zakrese dzałalnośc ZIT BTOF, 8) współpracę z koordynatoram gmnnym w zakrese określonym zadanam ZIT BTOF, 9) organzację spotkań nformacyjnych szkoleń z zakresu wdrażana ZIT, 2. obsługa wykonywanych przez Prezydenta Masta Bydgoszczy, pełnącego funkcję IP ZIT zadań powerzonych przez IZ RPO WK-P, w tym m.n.: 1) przygotowywane projektów kryterów wyboru projektów w ramach konkursów dla projektów pozakonkursowych dedykowanych ZIT wojewódzkemu, 21
2) przygotowywane projektów harmonogramu konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu, 3) udzał w przygotowanu naborów na ekspertów do dokonywana oceny projektów w trybe konkursowym pozakonkursowym, 4) sporządzane sprawozdań z montorowana ewaluacj RPO WK-P 2014-2020 w zakrese realzacj zadań IP ZIT, 5) realzacja dzałań nformacyjnych skerowanych do benefcjentów potencjalnych benefcjentów Prorytetów oraz w raze potrzeby uczestnków potencjalnych uczestnków projektów, w zakrese ogłaszanych planowanych konkursów, sposobu przygotowana dokumentacj projektowej, wytycznych nnych przepsów obowązujących w trakce ogłoszonych planowanych konkursów, 6) beżąca współpraca z IZ RPO WK-P oraz MR oraz nnym podmotam w zakrese realzacj zadań, 7) archwzację dokumentacj zwązanej z wykonywanym zadanam, 8) ogłaszane przeprowadzane naborów dla konkursów dedykowanych ZIT wojewódzkemu, 9) uczestnczene w pracach Komsj Oceny Projektów. Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF/sekretarat: 1. Obsługa admnstracyjna KS ZIT : 1) opracowane planów pracy KS Zarządu ZIT BTOF porządków posedzeń, 2) zawadamane Członków KS Zarządu ZIT BTOF o mejscu termne posedzeń, 3) koordynacja przygotowana oraz dostarczene materałów projektów dokumentów przeznaczonych do rozpatrzena, oceny lub zatwerdzena przez Zarząd KS ZIT BTOF, 4) przygotowywane obsługa posedzeń KS Zarządu ZIT BTOF, 5) sporządzane protokołów z posedzeń, gromadzene przechowywane dokumentacj zwązanej z posedzenam Zarządu KS ZIT BTOF, 6) koordynacja przygotowana spotkań nformacyjnych oraz konsultacj społecznych, nezbędnych dla realzacj dzałań przez KS Zarząd ZIT BTOF, 2. prowadzene sekretaratu Bura ZIT BTOF, 1) prowadzene rejestru spraw wpływających do Bura ZIT BTOF przekazywane odpowednm pracownkom Wydzału zgodne z dekretacją (w tym obsługa aplkacj SIDAS Elektronczne Zarządzane Dokumentacją (pełne uprawnena wraz z możlwoścą rejestracj psm-kancelara)) 2) zaopatrzene Bura ZIT BTOF w nezbędne materały burowe eksploatacyjne, 3) prowadzene spraw kadrowych (w tym obsługa aplkacj RCP Rejestr Czasu Pracy (uprawnena sekretaratu), NND Integrum Formularz szkolenowy (uprawnena sekretaratu), system Ratusz: Kadry, 4) obsługa nnych aplkacj nezbędnych do realzacj powerzonych zadań (w tym m.n. system Ratusz: RISS, system TRIDION dostęp do BIP ZIT, 3. prowadzene strony nternetowej www.zt.btof.pl, 4. dokonywane nnych czynnośc zleconych przez Dyrektora Bura ZIT BTOF, Stanowsko ds. organzacyjno-techncznych promocj: 1. obsługa fnansowo ksęgowa Bura ZIT BTOF, 2. koordynacja projektu POPT, w ramach którego dofnansowane jest funkcjonowane Bura ZIT BTOF, w tym: 1) realzacja wydatków zgodne z przyjętym budżetem POPT, 2) składane wnosków o płatność, 3) prowadzene beżącego montorngu projektu, 4) obsługa not ksęgowych wystawanych przez gmny, 5) zarządzane projektem zgodne z przyjętym harmonogramem rzeczowo-fnansowym, umową o dofnansowane projektu oraz przepsam krajowym wytycznym MR, 22
6) utrzymywane stałych kontaktów z opekunem projektu, nformowane na beżąco o wszystkch problemach w realzacj projektu, termnowe przesyłane wszystkch wymaganych dokumentów, 7) kontrola wydatków, montorng fnansowy nformowane zespołu o pojawających sę zagrożenach, 8) realzacja termnowego zgodnego z budżetem projektu wydatkowana środków oraz termnowe dokonywane nezbędnych zman w budżece, 9) kompleksowe utrzymywane dokumentacj projektu w gotowośc do kontrol prowadzonej przez organy wewnętrzne oraz nstytucje zewnętrzne uprawnone do prowadzena czynnośc kontrolnych realzowanego projektu, 10) współpraca z begłym rewdentem, 3. obsługa ksęgowa budżetowa Bura ZIT BTOF poprzez obsługę aplkacj: 1) OTAGO: GRU (Generalny Rejestr Umów), 2) WYBUD (Obsługa Wydatków Budżetowych) 3) PLZ (Plan Budżetu Zadanowego) 4. prowadzene budżetu Bura ZIT BTOF w tym równeż budżetu zadanowego, 5. prowadzene ewdencj wydatków kosztów funkcjonowana Bura ZIT BTOF, 6. prowadzene budżetowej Bura ZIT BTOF, 7. prowadzene postępowań ponżej 30 000 euro. 8. przygotowane wnosku do uruchomena postępowana przetargowego 9. współpraca z nnym komórkam organzacyjnym UM Bydgoszczy oraz nstytucjam zewnętrznym w zakrese pracy Bura ZIT BTOF, 10. współpraca z koordynatoram gmnnym, 11. wykonywane nnych czynnośc zleconych przez Dyrektora Bura ZIT BTOF, 12. współpraca w zakrese realzacj zadań zwązanych z obsługą przez Buro ZIT BTOF wykonywanych przez Prezydenta Masta Bydgoszczy pełnącego funkcję IP ZIT zadań powerzonych przez IZ RPO WK-P na podstawe Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT. Każda zmana organzacyjna powoduje zmanę regulamnu wewnętrznego organzacyjnego, których projekty należy przekazać do Wydzału Organzacyjno--Admnstracyjnego Urzędu Masta Bydgoszczy wraz z aktualnym regulamnem wewnętrznym, z beżącym Kartam stanowsk pracy. W zakrese wykonywana swoch zadań, Buro ZIT BTOF korzysta z pomocy wydzałów merytorycznych wchodzących w skład struktury organzacyjnej Urzędu Masta Bydgoszczy, w tym: Zespół Prawny, Wydzał Informatyk, Wydzał Zamóweń Publcznych, Wydzał Ksęgowośc, Wydzał Organzacyjno--Admnstracyjny, Zespół Kontrol Audytu, Buro Obsług Medów Komunkacj Społecznej, Wydzał Zarządzana Budżetem Masta. Z powyższych wydzałów zostal wskazan menne pracowncy do pomocy przy realzacj zadań Bura ZIT BTOF. W Karce stanowsk pracy tych osób uwzględnono zadana zwązane z realzacją ZIT. 23
Schemat organzacyjny IP ZIT URZĄD MIASTA BYDGOSZCZ IP ZIT-MIASTO BYDGOSZCZ Prezydent Masta Bydgoszczy Wewnętrzne formy organzacyjne ZIT BTOF pełnące funkcje opnodawczo-doradczą BIURO ZIT BTOF - Dyrektor Zarząd ZIT BTOF Komtet Sterujący ZIT BTOF Stanowsko ds. admnstracyjoprawnych Wydzały pomocncze Urzędu Masta Bydgoszczy Stanowsko ds. obsług wyboru projektów, montorngu Zespół prawny Stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF Wydzał Informatyk Wydzał Zamóweń Publcznych Stanowsko ds. organzacyjnotechncznych promocj Wydzał Ksęgowośc Zespół Kontrol Audytu Wydzał Organzacyjno- Admnstracyjny Buro Obsług Medów Komunkacj Społecznej Wydzał Zarządzana Budżetem Masta Stanowska pracy fnansowane ze środków POPT 2014-2020 24
2.4 System zastępstw W Burze ZIT BTOF obowązuje system zastępstw, zgodne z którym obowązk przypsane poszczególnym pracownkom w przypadku neobecnośc jednego z nch wypełna osoba go zastępująca, bądź w przypadku jej neobecnośc osoba wyznaczona przez bezpośrednego przełożonego. System zastępstw ujęty jest w Karce stanowska pracy, która sporządzana jest dla każdego pracownka ndywdualne. Karta stanowska pracy określa szczegółowo mejsce w strukturze organzacyjnej, zakres obowązków, odpowedzalność pracownka oraz wedzę nezbędną do pracy na danym stanowsku. System zastępstw jest także podstawą do opracowana planu urlopów w danym roku. Każdorazowo po przyjęcu nowego pracownka plan jest aktualzowany. System zastępstw przedstawa sę następująco: stanowsko Dyrektor Bura ZIT BTOF stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych weloosobowe stanowsko ds. wyboru projektów, montorngu stanowsko ds. obsług Komtetu Sterującego Zarządu ZIT BTOF/sekretarat stanowsko ds. organzacyjno-techncznych promocj zastępstwo stanowsko ds. admnstracyjno-prawnych Dyrektor Bura ZIT BTOF weloosobowe stanowsko ds. wyboru projektów, montorngu weloosobowe stanowsko ds. wyboru projektów, montorngu weloosobowe stanowsko ds. wyboru projektów, montorngu 3. SYSTEM ZARZĄDZANIA I KONTROLI 3.1 Instrukcja Wykonawcza W celu efektywnego wdrożena ZIT sprostana wszystkm wymogom wynkającym przede wszystkm z zapsów rozporządzena ogólnego IP ZIT opracowuje dokumenty, pozwalające na skuteczną realzację jej zadań. Zgodne z 6 ust. 1 pkt 11 Porozumena IZ RPO WK-P-IP ZIT, IP ZIT zobowązana jest do opracowana IW IP ZIT w termne wskazanym przez IZ RPO WK-P oraz do jej beżącej aktualzacj w zakrese powerzonych zadań. IW IP ZIT jest dokumentem opsującym podstawowe procesy zachodzące podczas realzacj zadań powerzonych w ramach RPO WK-P 2014-2020, jednostk odpowedzalne za dane procesy, termny oraz zbory, których dokumenty procesu są archwzowane. IW IP ZIT jej aktualzacja wymaga akceptacj zatwerdzena przez IZ RPO WK-P w forme uchwały Zarządu Województwa. Projekt IW IP ZIT opracowywany jest przez pracownka na stanowsku ds. admnstracyjnoprawnym. 25
SCHEMAT ZATWIERDZANIA IW IP ZIT Zmany w IW IP ZIT dokonywane są każdorazowo według potrzeb. Zmany uzupełnena IW IP ZIT mogą być wprowadzane na wnosek IP ZIT oraz IZ RPO WK-P lub w przypadku welokrotnego uzasadnonego odstępstwa od procedur. Rejestr odstępstw prowadzony jest w Burze ZIT BTOF. IW IP ZIT wraz z kolejnym zmanam dostępna jest w wersj paperowej w Burze ZIT BTOF. Wersja elektronczna wraz ze zmanam dostępna jest na nośnkach elektroncznych u pracownka na stanowsku admnstracyjno-prawnym. Pozostal pracowncy Bura ZIT BTOF mają stały dostęp do dokumentu w wersj elektroncznej edytowalnej. Każdy pracownk Bura ZIT BTOF zaangażowany we wdrażane RPO WK-P 2014-2020, jest zoblgowany do zapoznana sę z obowązującą IW IP ZIT oraz do stosowana jej zapsów. Fakt zapoznana sę z IW IP ZIT mus zostać potwerdzony poprzez złożene podpsu pod Ośwadczenem o zapoznanu sę z IW/ ze zmanam w IW. IW IP ZIT jest podstawowym narzędzem służącym analze elmnacj ryzyka. Ryzyko poszczególnych procesów analzowane jest na beżąco zarówno na szczeblu pracownków bezpośredno wykonujących procedury, jak Dyrektora Bura ZIT BTOF. Kweste ryzyk są omawane podczas spotkań Dyrektora z pracownkam, których efektem jest ustalane mechanzmów kontrolnych, czyl odpowednch procedur w IW IP ZIT służących mnmalzacj ryzyka. W przypadku stwerdzena konecznośc poprawy procedur lub dostrzeżena dodatkowych możlwośc ch udoskonalena w celu zmnmalzowana ryzyka, nezwłoczne są zgłaszane propozycje odpowednch zman, zgodne z procedurą aktualzacj IW IP ZIT. Zmany procedur pozwalają na skuteczne montorowane ryzyk. IP ZIT stosuje rozwązana mechanzmy mnmalzujące ryzyka w systeme wdrażana RPO WK-P 2014-2020: 1) przegląd procedur dokonywany jest przez wyznaczonych pracownków ne rzadzej nż raz na pół roku, 2) pod uwagę brane są w szczególnośc czynnk take jak: a. zmana przepsów lub wytycznych, b. wynk kontrol audytów, w wynku których stwerdzono koneczność zmany bądź doprecyzowana procedur, zmany systemowe lub organzacyjne, c. usprawnene funkcjonujących procedur będące wynkem analzy ryzyka. Każda zmana zapsów IW IP ZIT oblguje pracownków zaangażowanych w realzację RPO WK-P 2014-2020 do ponownego zapoznana sę z jego treścą podpsana Ośwadczena o zapoznanu sę z IW/ze zmanam w IW. Pracownk na stanowsku ds. admnstracyjnoprawnych odpowedzalny jest za wypełnene tego obowązku przez wszystkch pracownków Bura ZIT BTOF. 26