Błędy w sprawozdaniach Najczęściej występujące błędy w sprawozdaniach z zakresu operacji finansowych Dr Marta Górka
Najczęstsze błędy w sprawozdaniach wykazywanie danych niezgodnych z ewidencją księgową sporządzanie niekompletnych sprawozdań nieskładanie sprawozdań negatywnych Rb-Z wykazywanie danych w złotych, a nie w złotych i groszach wykazywanie kwot należności/zobowiązań wraz z odsetkami
Najczęstsze błędy w sprawozdaniach ujmowanie należności/zobowiązań w niewłaściwej kategorii ujmowanie należności w niewłaściwej grupie dłużników ujmowanie zobowiązań w niewłaściwej grupie wierzycieli niewykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z zobowiązań wymagalnych wykazywanie przez jednostki, które są tylko płatnikami tego tytułu danych w wierszu N5.3.2 sprawozdania Rb-N, które nie powinny wystąpić w tym wierszu
Przykład W jednostce oświatowej na koniec okresu sprawozdawczego wystąpiły należności wymagalne w kwocie 3700,00 zł oraz odsetki w kwocie 170,00 zł. Jednostka w sporządzonym sprawozdaniu Rb-N powinna wykazać wartość nominalną należności, czyli bez odsetek (3700,00 zł). W sprawozdaniu Rb-N wykazujemy wartość nominalną należności.
Zasady sporządzania sprawozdania Rb-N wartość należności należności wykazuje się bez pomniejszania o odpis aktualizujący należy wykazać wartość brutto Przykład: Należność wynosi 300,00 zł, dokonano na niej odpis aktualizujący na kwotę 300,000 zł, w związku z tym do sprawozdania finansowego należności wynoszą 0 [należność minus odpis aktualizujący], natomiast w sprawozdaniu Rb-N wartość należności wyniesie 300,00 zł, ponieważ nie bierze się pod uwagę odpisu aktualizującego.
Zasady sporządzania sprawozdania Rb-N wykazywanie należności należności wykazuje się do momentu wykreślenia dłużnika z właściwego rejestru, chyba że dług został przejęty przez następcę prawnego, wówczas należności nadał powinny być wykazywane wartość należności dłużnika w upadłości nie wykazuje się należności od momentu wykreślenia dłużnika w upadłości z rejestru przedsiębiorców, wówczas należności nadal powinny być wykazywane środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie wykazuje się środków zfśs, dotyczy to należności funduszu jak i środków na rachunku bankowym funduszu oraz gotówki w kasie jednostki dotyczącej funduszu
Należności Należności wymagalne bezsporne należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały przedawnione ani umorzone. Są to należności wynikające głównie z: dostaw towarów i usług (np. nieuregulowane w terminie faktury za wynajem) prawomocnych orzeczeń sądu udzielonych poręczeń i gwarancji
Należności wymagalne W tej części nie należy wykazywać należności wymagalnych wynikających z tytułu: papierów wartościowych pożyczek i kredytów depozytów odsetek z opóźnienia od wymagalnych należności i innych należności ubocznych np. kosztów procesowych
Przykład Faktury za wynajem sali wystawionej z terminem zapłaty na 30 czerwca 2015 r. nie należy wykazywać jako należności wymagalne w sprawozdaniu za II kwartał, tylko jako pozostałe należności. Należność ta stanie się należnością wymagalną 1 lipca 2015 r.
Należności Pozostałe należności w tej kategorii wykazuje się wszystkie bezsporne należności niewymagalne z tytułu: dostaw towarów i usług podatków i składek na ubezpieczenia społeczne (!) innych niż wyżej wymienione (!) Należności z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne mogą wystąpić jedynie w jednostkach, dla których te tytuły stanowią źródła dochodów np. w gminie, ponieważ źródłem jej dochodów są podatki lokalne, natomiast nie mogą wystąpić dane w tym wierszu w szkole, ponieważ szkoła nie ma dochodów z tego tytułu. Wszystkie inne należności z podatków i składek na ZUS powstałe w skutek rozliczenia, w tym nadpłaty na rzecz jednostki, która jest jedynie ich płatnikiem, wykazuje się w wierszu dotyczącym innych należności niż wymienione.
Przykład W sprawozdaniu Rb-N jednostka budżetowa (zespół szkół) oprócz środków pieniężnych gromadzonych na rachunku bankowym powinna wykazać w wierszu N3.2 Depozyty na żądanie w kolumnie 10 Banki również odsetki naliczane przez bank na ostatni dzień miesiąca od środków: gromadzonych na rachunku podstawowym (odsetki zwracane są do organu nadrzędnego do 10-go każdego miesiąca), gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów (odsetki pozostają na rachunku szkoły), dotyczących programu Comenius, przechowywanych na odrębnym rachunku (odsetki zwracane do organu nadrzędnego do 10-go każdego miesiąca). W Rb-N w wierszu N3.2 w kolumnie 10 jednostka budżetowa powinna wykazać na koniec kwartału środki zgromadzone na wymienionych rachunkach wraz z odsetkami naliczonymi przez banki.
Przykład Przy szkole funkcjonuje wydzielony rachunek dochodów, na koniec kwartału wystąpiły należności wymagalne i niewymagalne, czy należy je wykazać w sprawozdaniu Rb-N? TAK, jeśli w szkole funkcjonuje wyodrębniony rachunek i na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych wystąpią należności dotyczące tego rachunku to należy je wykazać w sprawozdaniu. Do należności dotyczących działalności podstawowej szkoły należy dodać należności dotyczące wydzielonego rachunku dochodów, odpowiednio do należności wymagalnych lub niewymagalnych. Natomiast stan środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym wydzielonego rachunku należy wykazać w wierszu N3.2 Depozyty na żądanie.
Przykład Jak wykazać należności z tytułu opłat za przedszkole nieuregulowanych w terminie, czy wykazywać również odsetki od tych należności? Należności z tytułu opłat za przedszkole należy wykazać w wierszu N4.2 Pozostałe w kolumnie 13 Gospodarstwa domowe, wykazujemy je w wartości nominalnej, czyli z wyłączeniem odsetek za opóźnienie.
Przykład Na 31 marca 2015 r. w szkole wystąpiły: 1) środki na rachunku bankowym podstawowym 304,50 zł zfśs 210,11 zł 2) środki pieniężne (gotówka) w kasie 45,15 zł (wpłata za czynsz) Rozwiązanie Środki pieniężne znajdujące się na rachunku bankowym należy wykazać w sprawozdaniu Rb-N w kol. 10 Banki, w wierszu N3.2 304,50 zł, natomiast gotówkę w kasie w kol.7 Grupa III, wiersz N3.1 45,15 zł. Stan środków znajdujących się na rachunku bankowym zfśs nie wykazuje się w sprawozdaniu Rb-N.
Przykład 3) należności wymagalne 1164,50 zł, które dotyczą: Czynszu za pomieszczenia od stowarzyszenia 124, 00 zł Czynszu za pomieszczenia na punkt kasowy od banku 710,00 zł Wynajmu sali gimnastycznej spółce 120,00 zł Wpłaty rodziców za żywienie 210,50 zł
Rozwiązanie Kwota należności wymagalnych powinna być wykazana w sprawozdaniu w następujący sposób: Dłużnicy Grupa (kolumna, wiersz) Kwota Stowarzyszenia Instytucja niekomercyjna, działająca na rzecz gospodarstw domowych (kol.14, wiersz N4.1) 124,00 zł Bank Banki (kol. 10 wiersz N4.1) 720,00 zł Spółka Rodzice osoba fizyczna Przedsiębiorstwa niefinansowe (kol.12, wiersz N4.1) Gospodarstwa domowe (kol. 13, wiersz N4.1) 120,00 zł 210,50 zł
Przykład 4) Należności niewymagalne 1774,00 zł, które dotyczą: Wpłaty od rodziców na żywienie Czynsz za pomieszczenia od stowarzyszenia Czynsz za pomieszczenia za punkt kasowy od banku Wynajem sali gimnastycznej spółce Wynajem sali gimnastycznej komendzie policji 450,00 zł 124,00 zł 720,00 zł 50,00 zł 130,00 zł Udzielonej zaliczki pracownikowi na podróż służbową w celu szkolenia 300,00 zł
Rozwiązanie Kwoty należności niewymagalnych powinny być wykazane w sprawozdaniu w następujący sposób: Dłużnicy Grupa (kolumna, wiersz) Kwota Rodzice (osoby fizyczne) Stowarzyszenia Gospodarstwo domowe (kol.13, wiersz N5.1) Instytucja niekomercyjna (kol. 14, wiersz N5.1) 450,00 zł 124,00 zł Bank Banki (kol. 10, wiersz N5.1) 720,00 zł Spółka Przedsiębiorstwa niefinansowe (kol. 12, wiersz N5.1) 50,00 zł Komenda policji Grupa I (kol. 5, wiersz N5.1) 130,00 zł Pracownik Gospodarstwo domowe (kol. 13, wiersz N5.3) 300,00 zł
Zasady sporządzania sprawozdania Rb-Z w sprawozdaniu wykazuje się wartość nominalną zobowiązań zobowiązania wymagalne, to bezsporne zobowiązania, których termin płatności minął, nie są przedawnione ani umorzone, wynikają głownie z dostaw towarów i usług (np. niezapłacone w terminie faktury), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji szkoła nigdy nie wykazuje zobowiązań w pozycji E3 Przyjęte depozyty, jest to pozycja, która dotyczy tylko j.s.t. jeśli na koniec IV kwartału wystąpiły w szkole zobowiązania to musi ona wypełnić także sprawozdanie Rb-UZ Roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych część B sekcja B4
Przykład W szkole na dzień 31 grudnia 2014 r. wystąpiły zobowiązania wymagalne w łącznej kwocie 1845,80 zł, z tytułu: niezapłaconej faktury za energie elektryczną 1650,50 zł z terminem płatności do 25 grudnia 2015 r. niezapłaconej składki ZUS za listopad 2014 r. 42,10 z terminem płatności do 5 grudnia 2014 r. niezapłacone wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia dla pracownika za wykonaną usługę 153,20 zł z terminem płatności do 30 grudnia 2014 r.
Rozwiązanie W sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za IV kwartał 2014 r. szkoła powinna wykazać zobowiązania w następujący sposób: Wierzyciele Grupa (kolumn, wiersz) Kwota Zakład energetyczny (spółka) faktura za energię ZUS składki na ubezpieczenie Pracownik wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia Przedsiębiorstwa niefinansowe (kol 12, wiersz E4.1) Grupa IV (kol. 8, wiersz E4.2) Gospodarstwa domowe (kol.13, wiersz E4.2) 1650,50 zł 42,10 zł 153,20 zł
Dziękuję za uwagę