WZÓR UMOWY DZI-271-113/17 Ostateczna treść umowy może ulec zmianie w zakresie nie zmieniającym istotnych postanowień wzoru umowy i wymagań ofertowych DZI-271-113/17 zawarta w dniu......2017 r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Fizyki Jądrowej Polskiej Akademii Nauk im. H. Niewodniczańskiego z siedzibą w Krakowie (31-342) przy ul. Radzikowskiego 152, wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych pod nr RIN-III-61/04, NIP 6750000444, REGON 000326983, w imieniu którego działają: 1. prof. dr hab. Marek Jeżabek - Dyrektor przy udziale 2. mgr inż. Małgorzaty Jasiówki - Głównego Księgowego zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym a., reprezentowaną(ym) przez:. zwaną(ym) dalej Wykonawcą Umowę niniejszą zawarto w wyniku przeprowadzonego przez Zamawiającego konkursu, na podstawie zebranych ofert, nie objętego ustawą Prawo zamówień publicznych (na podstawie art. 4 pkt 8 PZP) oraz zgodnie z Regulaminem postępowania konkursowego oraz zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie, nie objęte ustawą Prawo zamówień publicznych wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora IFJ PAN nr 17/2017 z dnia 24 maja 2017 r. 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest dzierżawa 3 nowych monochromatycznych urządzeń wielofunkcyjnych wraz z odpowiednimi licencjami i suportem do używanego i będącego własnością Zamawiającego systemu SafeQ w wersji SUITE, wdrożenie wsparcia systemu oraz serwis urządzeń przez okres 36 miesięcy. 2. Szczegółowa specyfikacja techniczna urządzeń, będących przedmiotem niniejszej umowy określona jest w ofercie Wykonawcy z dnia.., która stanowi integralną część niniejszej umowy (załącznik nr 1). 3. Dzierżawa w szczególności obejmuje: a) Dostarczenie urządzeń do miejsc wskazanych przez Zamawiającego w siedzibie b) Instalację i uruchomienie urządzeń w pomieszczeniach wskazanych przez Zamawiającego w sposób umożliwiający monitorowanie stanów liczników poszczególnych urządzeń. c) Przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników z zakresu obsługi dostarczonych urządzeń i oprogramowania. 1 S t r o n a
d) Wdrożenie oprogramowania na serwerze wyznaczonym przez Zamawiającego, o wymaganych parametrach określonych przez Wykonawcę. e) Dostarczenie niezbędnych licencji z wyjątkiem licencji na system operacyjny serwera, który dostarcza Zamawiający. f) Przeszkolenie co najmniej 3 pracowników Zamawiającego w zakresie administrowania systemem. g) Do każdego sprzętu dostarczenie niezbędnych sterowników oraz oprogramowania. Sterowniki do sprzętu mają być dostosowane do pracy z polską wersją systemu operacyjnego w wersjach 32 i 64 bitowych bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. h) Dostarczenie instrukcji obsługi urządzeń w języku polskim do każdego urządzenia. i) Obsługę serwisową urządzeń, w szczególności: j) zapewnienie pełnej obsługi konserwacyjno-serwisowej, tak by urządzenia wielofunkcyjne, działały zgodnie ze specyfikacją funkcjonalną, k) obsługa konserwacyjno - serwisowa, która obejmować będzie niezbędne do prawidłowej pracy urządzeń: przeglądy, czyszczenie z zewnątrz oraz wewnątrz urządzeń, regulacje, naprawy, wymianę uszkodzonych części i podzespołów, l) wykonanie okresowego przeglądu i konserwacji każdego urządzenia z częstotliwością zgodną z zaleceniami producenta, jednak nie rzadziej niż raz na pół roku, niezależnie od ilości wykonanych na tym urządzeniu kopii/wydruków, m) okresowy przegląd urządzeń, który winien być wykonywany w godzinach pracy Zamawiającego tj. w dni robocze, w godzinach 8.00 15.00, n) okresowe sprawdzanie jakości kopii z wykorzystaniem karty testowej producenta danego urządzenia - Zamawiający ma prawo do weryfikacji jakości kopii i reklamacji ich jakości - reklamacja taka będzie traktowana jako zgłoszenie naprawy urządzenia, o) dostawę i montaż tonerów oraz innych materiałów eksploatacyjnych, w terminach zapewniających ciągłość pracy urządzeń, oraz w ilości wynikającej z rzeczywistego miesięcznego nakładu kopii/wydruków, z wyjątkiem dostawy papieru, utylizację zużytych pojemników po materiałach eksploatacyjnych i zużytych części zamiennych zgodnie z obowiązującymi przepisami, p) w przypadku oprogramowania - aktualizacje wersji oprogramowania na urządzeniach drukujących oraz w systemie drukującym i zliczająco-monitorującym, q) wymiana części i materiałów eksploatacyjnych urządzeń muszą być wykonywane w miejscu ich eksploatacji oraz w godzinach pracy Zamawiającego tj. w dni robocze od 8 do 15.00, r) zapewnienie możliwości zgłaszania awarii i uszkodzeń w godzinach pracy Zamawiającego tj. w dni robocze od 8 do 15.00 na wskazany numer telefonu, faksowy lub mailowy, s) przywrócenie pełnej funkcjonalności urządzenia w ciągu 48 godzin od momentu zgłoszenia awarii, t) dostarczenie urządzenia o parametrach nie gorszych od oferowanego/dzierżawionego urządzenia w przypadku braku możliwości naprawy urządzenia w wyżej wymienionym terminie, 2 S t r o n a
u) unowocześnianie systemu drukującego i monitorująco-zliczającego mające na celu podążanie za zmieniającą się technologią, v) obsługę serwisową systemu drukującego i zliczająco-monitorującego wydruk. w) Demontaż i odbiór urządzeń po zakończeniu okresu dzierżawy. 4. Dostarczone urządzenia muszą być nowe, kompletne i po zamontowaniu gotowe do użytkowania bez konieczności jakichkolwiek dodatkowych zakupów ze strony 5. Czas przywrócenia pełnej funkcjonalności systemu po zgłoszeniu awarii maksymalnie 48 godzin. 6. Po przekroczeniu czasu określonego w pkt. 3 dostarczone zostaną urządzenia zamienne. 2 1. Umowa zostaje zawarta na okres 36 miesięcy licząc od daty dostarczenia urządzeń do Zamawiającego, tj. do dnia lub do wyczerpania środków, o których mowa w 3 pkt. 1. 2. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć, zainstalować i uruchomić urządzenia oraz przeszkolić pracowników Zamawiającego w zakresie prawidłowego użytkowania w terminie do 14 dni od daty zawarcia umowy, ale nie później niż do dnia do Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie, ul. Radzikowskiego 152. 3. Wydanie przedmiotu umowy Zamawiającemu winno nastąpić w miejscu wskazanym w 2 ust. 2 w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym. 4. Termin dostarczenia przedmiotu zamówienia uznaje się za dotrzymany, jeżeli przed jego upływem Wykonawca dostarczy urządzenia na miejsce przeznaczenia w stanie kompletnym, zainstaluje i uruchomi je oraz przeszkoli pracowników Zamawiającego w zakresie prawidłowego użytkowania w miejscu wskazanym w 2 pkt. 2 5. Jeżeli w trakcie trwania umowy nie zostanie wyczerpana wartość określona w 3 pkt. 1, to Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia względem 3 1. Strony ustaliły maksymalną wartość zamówienia za przedmiot umowy określony w 1 na kwotę brutto: słownie: / / * 2. Maksymalna wartość zamówienia netto wynosi... zł, stawka podatku VAT... %, wartość podatku VAT... zł. W przypadku podmiotów zagranicznych treść 3 pkt. 1 i 2 brzmi: Strony ustalają maksymalną wartość zamówienia netto za przedmiot umowy szczegółowo określony w 1 na kwotę PLN (słownie: ). Do powyższej kwoty Zamawiający doliczy należny podatek VAT i odprowadzi go we własnym zakresie.* 3. Z tytułu realizacji przedmiotowej umowy Wykonawcy przysługiwać będzie następujące wynagrodzenie: a. stała opłata miesięczna w wysokości... zł netto + podatek VAT za urządzenie nr 1 o numerze seryjnym ; b. stała opłata miesięczna w wysokości... zł netto + podatek VAT za urządzenie nr 2 o numerze seryjnym ; 3 S t r o n a
c. stała opłata miesięczna w wysokości... zł netto + podatek VAT za urządzenie nr 3 o numerze seryjnym ; d. opłata za każde dodatkowe wydruki/kopie nie objęte opłatą stałą - cena za 1 kopię A4 w wysokości... zł netto + podatek VAT; opłata płatna w cyklach miesięcznych która obliczana będzie na podstawie liczby faktycznie wykonanych w danym miesiącu kopii/wydruków formatu A4 (kopie/wydruki formatu A3 liczone są jako 2 kopie formatu A4 a kopie/wydruki formatu A5 jako ½ kopii A4) oraz wartości jednego wydruku/kopii na danym urządzeniu, zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą. 4. Wykonawca oświadcza, że stałe opłaty wymienione w 3 pkt. 3 lit. a, b i c oraz opłata za dodatkowe wydruki/kopie, wymieniona w 3 pkt. 3 lit. d, stanowią całkowity koszt eksploatacji dzierżawionych urządzeń, w szczególności opłaty stałe obejmują: zakup, dostarczenie i montaż tonerów, części oraz pozostałe usługi serwisowe, 8.000 szt. wydruków/kopii dla urządzenia nr 1 o numerze seryjnym ; 5.000 szt. wydruków/kopii dla urządzenia nr 2 o numerze seryjnym ; i 4.000 szt. wydruków/kopii dla urządzenia nr 3 o numerze seryjnym ; z wyłączeniem kosztów papieru oraz usługi serwisowe systemu drukującego i zliczająco-monitorującego. 5. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy informacji o liczbie wykonanych w danym miesiącu kopii/wydruków w terminie do końca ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca (pocztą elektroniczną, lub faksem, lub telefonicznie). Jeżeli ostatni dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy przedmiotową informację Zamawiający przekaże jeden dzień wcześniej. 4 1. Wynagrodzenie należne Wykonawcy będzie płatne miesięcznie z dołu na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę na podstawie otrzymanych informacji, o których mowa w 3 pkt. 5, obejmującą opłatę stałą miesięczną oraz opłatę dodatkową miesięczną jeżeli taka będzie przysługiwać. 2. Wykonawca zapewni możliwość wystawiania faktur zbiorczych za urządzenia 2 i 3 (kwoty określone w 3 pkt. 3 lit. b i c), natomiast za urządzenie 1 (kwota określona w 3 pkt. 3 lit. a) faktury należy wystawiać odrębnie. 3. Termin płatności: przelewem w ciągu 30 dni od daty otrzymania faktur przez 4. Strony uzgodniły, że zapłata należności będzie dokonana w formie przelewu na konto Wykonawcy w Banku 5. Strony postanawiają, że zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego 6. Cesja wierzytelności wynikających z niniejszej umowy możliwa jest jedynie po pisemnej zgodzie 5 1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w formie kar umownych. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 4 S t r o n a
a) za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 50 zł brutto za każdy dzień opóźnienia, po ustalonym terminie dostawy/ serwisu/ naprawy awarii/dostawy urządzenia zastępczego; b) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn występujących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% ceny określonej w 3 pkt. 1. 3. Jeżeli kary umowne nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach określonych w K.C. do wysokości poniesionej szkody. 4. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia należnych kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy. 5. Kary umowne płatne będą w terminie 7 dni od daty wystawienia właściwego dokumentu księgowego. 6 Za przypadki siły wyższej, które uwalniają strony od wypełnienia zobowiązań umownych na czas trwania siły wyższej, uznaje się nieprzewidziane wydarzenia, które wystąpią niezależnie od woli stron i po zawarciu niniejszej umowy, a którym strona nie będzie mogła zapobiec, przy zastosowaniu należytej staranności, udaremniając całkowicie lub częściowo wykonanie zobowiązań umownych, jak np.: pożar, powódź, trzęsienie ziemi, strajk, wojna, mobilizacja, działania wojenne wroga, rekwizycja, embargo lub zarządzenia władz. Nie uznaje się za siłę wyższą braku siły roboczej, materiałów i surowców chyba, że jest to spowodowane siłą wyższą. 7 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie IFJ PAN, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. 2. Ewentualne roszczenia odszkodowawcze Wykonawcy z tytułu odstąpienia od umowy rozpatrywane będą w trybie negocjacji z Zamawiającym. 3. W przypadku przekroczenia terminu dostawy o okres 1 miesiąca od daty określonej w 2 pkt. 2 Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy naliczając kary określone w 5 pkt. 2 lit. b. 8 1. Osobą odpowiedzialną ze strony Zamawiającego do kontaktów i realizacji przedmiotu umowy, jest:.... 2. Osobą upoważnioną przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym jest:.... 3. Zmiana osób, numerów telefonów lub adresów e-mail określonych w pkt. 1 i 2 może nastąpić na podstawie przekazanej drugiej Stronie informacji i nie wymaga formy aneksu. 5 S t r o n a
9 DZI-271-113/17 Zamawiający stworzy niezbędne warunki organizacyjne umożliwiające: dostęp pracownikom Wykonawcy do sprzętu i personelu Zamawiającego - w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej umowy. 10 1. Strony oświadczają, że umowa nie przenosi prawa własności dzierżawionych urządzeń. 2. Zamawiający zobowiązuje się używać dzierżawione urządzenia zgodnie z ich gospodarczym przeznaczeniem uwzględniając informacje przekazane przez Wykonawcę. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o konieczności wykonania odpowiednich napraw i konserwacji. 3. Zamawiający bez zgody Wykonawcy nie może zmieniać przeznaczenia i miejsca użytkowania dzierżawionych urządzeń ani dokonywać przeróbek i adaptacji. 4. Zamawiający nie może bez pisemnej zgody Wykonawcy udostępniać dostarczonych przez Wykonawcę urządzeń do bezpłatnego użytkowania osobie trzeciej ani ich poddzierżawić. 5. Za wszelkie szkody powstałe na osobach oraz w mieniu Zamawiającego i osób trzecich przez wady urządzeń i ich wadliwe działanie bądź niewłaściwą obsługę serwisową, jeżeli szkoda powstała bez winy Zamawiającego, odpowiada Wykonawca. 6. Wykonawca oświadcza, że dostarczony sprzęt jest ubezpieczony od kradzieży oraz nieszczęśliwych wypadków. Zamawiający przy podpisywaniu umowy może żądać okazania opłaconej polisy a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie dostarczonego sprzętu. 11 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami umowy mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 3. Spory powstałe na tle wykonania umowy rozstrzygać będzie Sąd właściwy dla siedziby 12 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. Wykonawca Zamawiający 6 S t r o n a