Technologie Informacyjne Laboratorium Ćwiczenie nr 1 Zaawansowana edycja tekstu w programie Word I. Zagadnienia: 1. Automatyczne formatowanie akapitów 2. Tworzenie automatycznego spisu treści 3. Dodawanie odwołań z bibliografii 4. Tworzenie równań 5. Automatyczna numeracja obiektów II. Program ćwiczenia: 1. Przygotowanie prawidłowo sformatowanego sprawozdania z przykładowych zajęć laboratoryjnych. W czasie wykonywania ćwiczeń przestrzegaj przepisów BHP! Wydział Elektroniki Mikrosystemów i Fotoniki 1
Spis treści 1. Wstęp... 3 1.1. Cel ćwiczenia... 3 1.2. Wiadomości wstępne... 3 1.2.1. Skróty klawiaturowe... 3 1.2.2. Symbole do równań... 3 1.2.3. Pojęcia... 4 1.3. Wiadomości praktyczne... 4 1.3.1. Stosowanie stylów... 4 1.3.2. Numeracja stron... 5 1.3.3. Automatyczny spis treści... 6 1.3.4. Cytowania i bibliografia... 6 1.3.5. Obrazki i tabele... 7 1.3.6. Wstawianie wzorów... 9 1.4. Uwagi ogólne... 10 2. Zadanie do wykonania... 10 2
1. Wstęp 1.1. Cel ćwiczenia Ćwiczenie ma zapoznać studentów z metodami edycji tekstu w programie Microsoft Word pod kątem redakcji sprawozdań, raportów z zajęć uczelnianych, a przede wszystkim profesjonalnego przygotowania pracy dyplomowej. Aby przystąpić do jego realizacji student powinien zapoznać się z informacjami podanymi na wykładzie oraz w poniższej instrukcji. Istnieje możliwość przygotowania części zadań z pktu 2. wcześniej w domu. Jednak dla zaliczenia ćwiczenia wymagane jest rozumienie wszystkich zastosowanych rozwiązań i umiejętność ich modyfikacji na życzenie prowadzącego zajęcia. 1.2. Wiadomości wstępne 1.2.1. Skróty klawiaturowe Ctrl + Shift + Spacja twarda spacja Shift + Enter miękki Enter Ctrl + Enter nowa strona Ctrl + Shift + < lub > zwiększanie/zmniejszanie wielkości czcionki Ctrl + Shift + E, L, R, J centrowanie, do Lewej, do prawej, Justowanie lewy Alt + = wstawianie równania Ctrl + I, U, B tekst pochyły, podkreślony, pogrubiony Shift + F3 Ctrl + A Shift + / / / Ctrl + / przełączanie DUŻE/małe litery zaznacz wszystko (cały dokument) zaznacz 1 znak/linię w lewo/prawo/górę/dół przeskocz o 1 wyraz w przód/tył (+Shift zaznacza wyraz) 1.2.2. Symbole do równań podkreślenie _ indeks dolny; R_A R A kareta ^ indeks górny; i^2 i 2 prawy ukośnik na Gdańsk / wstawianie ułamka; 2/3 2 3 lewy ukośnik na Szczecin \ wstawianie symbolu po nazwie: \bullet - znak mnożenia \approx - znak przybliżenia \partial - symbol różniczki cząstkowej \degree, \degc, - symbol stopnia (Celsjusza) \mu μ symbol mikro (greckie mi) \nu ν symbol częstotliwości fotonu (greckie ni) \pi π symbol liczby Pi (greckie pi) \Omega Ω symbol oma (grecka duża omega) \omega ω symbol częstości kołowej (grecka mała omega) \rho ρ symbol rezystywności (greckie ro) \Delta Δ symbol przyrostu (grecka duża delta) 3
\varepsilon * \sigma \alpha, \varphi, \vartheta* ε symbol przenikalności elektr. (grecki epsilon) σ symbol konduktywności (grecka sigma) α, φ, θ symbole kąta (grecka alfa, fi i teta) * \epsilon - symbol ε należenia do zbioru; var oznacza inny wariant symbolu podobnie dla \varphi i \vartheta 1.2.3. Pojęcia tzw. wstążka (ang. ribbon) w MS Office od wersji 2013 szeroki pasek menu z wszystkimi dostępnymi narzędziami i funkcjami, umieszczony w górnej części okna punkt (pt) w typografii jednostka wysokości znaku - nie mylić z pikselem (px) interlinia odległość między kolejnymi liniami tekstu, mierzona w krotności wysokości znaków (interlinia 1,5 przy czcionce 12 pt = 18 pt) akapit porcja tekstu zaczynająca się od wcięcia, oddzielona od innych akapitów odstępami, składająca się z kilku kilkudziesięciu linijek tekstu justowanie wyrównanie tekstu równo od lewego do prawego marginesu miękki Enter enter, który nie rozpoczyna nowego akapitu, tylko kolejną linię twarda spacja spacja, która nigdy nie zostanie rozdzielona na końcu linii warto wyrobić sobie nawyk wstawiania jej po każdym jednoliterowym wyrazie (a, i, o, u, w, z) ze względu na polską ortografię nie zostawiamy pojedynczej litery na końcu linii lorem ipsum łaciński tekst Cycerona stosowany od XV w. do demonstracji kroju pisma 1.3. Wiadomości praktyczne 1.3.1. Stosowanie stylów Tzw. styl definiuje szereg ustawień wyglądu tekstu i pozwala szybko i łatwo nimi zarządzać. Stosuje się je do nagłówków, treści akapitu, podpisów, komentarzy, itp., jak również dla pojedynczych wyrazów (np. gdy podajemy link do strony lub nazwę pliku). Gdy mamy już przygotowany dokument i chcemy np. pogrubić wszystkie nagłówki, albo zmienić kolor wszystkich linków, wystarczy edytować styl, a wszystkie nagłówki oznaczone tym stylem zostaną zmienione automatycznie. Przy redagowaniu obszernych tekstów jest to duże ułatwienie, bowiem nie trzeba ręcznie szukać i modyfikować każdego wystąpienia danego fragmentu w dokumencie. W programie Word style dostępne są wśród Narzędzi głównych na wstążce. Rys. 1. Wstążka programu Word z zaznaczoną sekcją Style. Zaznaczony przycisk pozwala rozwinąć pełną listę. 4
Rys. 2. Pełna lista stylów z zaznaczonym stylem zastosowanym w miejscu postawienia kursora. Aby zastosować wybrany styl, należy zaznaczyć tekst i kliknąć jego ikonę na liście stylów. Oprócz tych dostępnych domyślnie w programie, można definiować własne style. Modyfikacje można wprowadzać na dwa sposoby. Pierwszy: klikając PPM (Prawy Przycisk Myszki) na jego ikonie i wybierając Modyfikuj... Pojawia się wtedy okno, w którym zmienić można krój pisma, jego wielkość, interlinię, wcięcia, automatyczne numerowanie (dot. nagłówków) i wiele innych opcji. Drugi sposób: ręcznie zmienić wygląd tekstu tradycyjną metodą, zaznaczyć tekst, a następnie kliknąć PPM na ikonie stylu i wybrać Aktualizuj styl X zgodnie z zaznaczeniem. Jeden i drugi sposób spowoduje automatyczną zmianę wyglądu wszystkich fragmentów, które tym stylem zostały oznaczone. Jeśli nie wybrano inaczej, domyślnym stylem dla wpisywanego tekstu jest Normalny. Najważniejszym zastosowaniem stylów jest formatowanie nagłówków. Dzięki nim możemy automatycznie je numerować. Jest to przydatne, gdy chcemy np. zmienić kolejność rozdziałów nie trzeba wtedy ręcznie przenumerowywać podrozdziałów, jak również generować automatyczny spis treści, który nadąża za zmianami wprowadzanymi w dokumencie. Edytując nagłówek danego (pod-)rozdziału, najlepiej wpisać jego treść, zaznaczyć ją, a następnie z listy wybrać styl, który odpowiada poziomowi nagłówka. Ważne jest również zdefiniowanie wcięć dla każdego stylu. Można to zrobić przy pomocy suwaków na linijce u góry strony. Dolny suwak służy do ustawiania wcięcia dla całego akapitu, górny wyjątkowo pozwala ustawić inne wcięcie dla pierwszego wiersza. Linijka z suwakami może być niewidoczna należy ją włączyć w menu Widok na wstążce. 1.3.2. Numeracja stron Aby wejść w tryb edycji stopki lub nagłówka strony, należy podwójnym kliknięciem myszy wprowadzić kursor w obszar stopki lub nagłówka dowolnej strony dokumentu. Program Word pozwala zastosować inne stopki na stronie pierwszej, jak również osobne dla stron nieparzystych i osobne dla parzystych. W tym celu należy na dodatkowej zakładce Narzędzia nagłówków i stopek zaznaczyć odpowiednie Opcje. W poniższej instrukcji zadaniem jest ustawienie numeracji stron tak jak w książkach: na stronie tytułowej brak numeru, na nieparzystej stronie po prawej, na parzystej po lewej. Wprowadzając kursor w obszarze stopki strony nieparzystej należy na wstążce z zakładki Narzędzia nagłówków i stopek wybrać odpowiedni typ Numeru strony i powtórzyć operację przenosząc kursor do 5
obszaru stopki strony parzystej. Wyjście z trybu edycji stopki jest możliwe m.in. przez wprowadzenie kursora w dowolnym miejscu w treści dokumentu przez podwójne kliknięcie. 1.3.3. Automatyczny spis treści Aby wstawić spis treści należy przygotować na niego miejsce (najlepiej zarezerwować całą pustą stronę, poprzez wstawienie znaku nowej strony (Ctrl+Enter) przed i za ), a następnie wybrać odpowiednią opcję ze wstążki z zakładki Odwołania. Menu Spis treści pozwala zastosować gotowe szablony, bądź zdefiniować niestandardowy spis treści. Pod kątem niniejszego ćwiczenia warto wybrać tę drugą opcję. Rys. 3. Okno wstawiania niestandardowego spisu treści. Na rysunku 3 zaznaczono najistotniejsze opcje do ustawienia. Obok znaków wiodących tabulacji (domyślnie kropki), należy ustawić, ile poziomów nagłówków ma obejmować spis treści. W podanym przykładzie nagłówki trzeciego (np. 1.3.4) i niższych poziomów zostaną pominięte. Jest to przydatne zwłaszcza w przypadku bardzo obszernego dokumentu, gdy nie chcemy, aby spis treści był zbyt szczegółowy i zajmował kilka stron. Po wstawieniu należy go aktualizować w miarę modyfikowania treści dokumentu. Można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy: kliknąć na nagłówek spisu treści pojawi się ramka wokół całego spisu z menu wybrać Aktualizuj spis Program zapyta czy zmienić tylko numery stron, czy też aktualizować cały spis, łącznie z nowymi/usuniętymi nagłówkami. Drugi: zaznaczyć cały spis treści, kliknąć PPM i wybrać opcję Aktualizuj pole. Tu również program zapyta, czy aktualizować całość, czy tylko numery stron. Ten sposób można stosować do aktualizacji wszystkich automatycznych elementów obiektu (numeracji rozdziałów, rysunków, tabel, wzorów, cytowań, odwołań itp.) 1.3.4. Cytowania i bibliografia W przypadku uczelnianych przedmiotów, prowadzący rzadko wymagają podawania źródeł z literatury w treści sprawozdań, projektów, natomiast w wypadku pracy dyplomowej jest to już niezbędne. Przyjętym w Polsce standardem jest umieszczanie odwołań w tekście w postaci liczby w kwadratowym nawiasie (np. [5] ), odpowiadającej pozycji danego źródła 6
literaturowego w bibliografii, którą to należy dołączyć na końcu dokumentu. W programie Word odpowiada mu standard IEEE (czyt. z ang. i-triple-e) amerykańskiego Instytutu Inżynierów Elektryków i Elektroników. Aby automatycznie zarządzać tą numeracją i samą bibliografią, należy skorzystać z narzędzi dostępnych w programie w zakładce Odwołania. Pierwszym krokiem jest stworzenie bazy pozycji literaturowych. Wybieramy ze wstążki Odwołania > Zarządzaj źródłami. W otwartym oknie (rys. 5) należy wprowadzić potrzebne źródła do bazy oraz wybrać, które z nich mają się znaleźć w bibliografii w bieżącym dokumencie (prawa strona okna - program Word pamięta źródła wprowadzone do bazy przy okazji edycji poprzednich dokumentów). Gdy lista jest gotowa (w każdej chwili można ją edytować) wracamy do tworzenia dokumentu. Na jego ostatniej stronie wstawiamy automatyczną listę bibliografii, wybierając ze wstążki Odwołania > Bibliografia > Bibliografia. Może być konieczne ręczne ustawienie odpowiedniego stylu (Nagłówek 1) dla napisu Bibliografia na początku wygenerowanej listy powinna ona być ostatnim rozdziałem dokumentu. Rys. 5. Okno edycji bibliografii dodawanie nowej pozycji. Mając przygotowaną i wstawioną bibliografię, można wstawiać odwołania w treści dokumentu. Zazwyczaj powinny one znaleźć się pod koniec zdania, fragmentu, który ma być opatrzony odwołaniem do materiału źródłowego. Według przyjętego standardu powinno się też oznaczać obrazki, wykresy i zdjęcia zaczerpnięte ze źródeł innych niż własne (w tym z Internetu). Aby wstawić w danym miejscu znacznik, należy postawić kursor i wybrać ze wstążki Odwołania > Wstaw cytat > i z listy wybrać właściwe źródło. Aktualizację wszystkich cytowań i źródeł można w prosty przeprowadzić (podobnie jak innych obiektów numerowanych) zaznaczając cały dokument (Ctrl + A) i klikając PPM wybrać Aktualizuj pole. 1.3.5. Obrazki i tabele Wstawianie obrazków jest bardzo prostą operacją wystarczy przeciągnąć plik grafiki w obszar dokumentu, bądź znaną i lubianą kombinacją kopiuj-wklej. Program Word 7
potraktuje ją jako część normalnego tekstu, więc najlepiej przygotować dedykowany styl akapitu (np. bez wcięcia z lewej, wyśrodkowane, z odstępem nad, ale bez poniżej akapitu) i ustawić go na obrazku. Obrazki (zdjęcia, wykresy) najlepiej wyglądają wyśrodkowane, z podpisem bezpośrednio pod nim. W tworzonym tekście często odwołujemy się do rysunków, dlatego warto wstawiać automatyczne podpisy. W tym celu klikamy na wybrany obrazek i ze wstążki wybieramy Odwołania > Wstaw podpis. Rys. 6. Okno wstawiania podpisu po obrazkiem. Najczęściej używaną etykietą jest Rys. lecz nie jest ona dostępna na liście domyślnych etykiet, więc należy ją dodać ręcznie. Jeśli przykładowy podpis wygląda tak, jak na Rys. 6, można kliknąć OK i wstawić etykietę. Należy ją uzupełnić o kropkę po numerze i wpisać treść podpisu obrazka. Teraz przechodzimy do wstawiania odwołań w treści dokumentu. Takie automatyczne odwołanie zostało użyte w tej instrukcji 4 linijki wyżej. Uzyskuje się je przez wybranie ze wstążki Odwołania > Odsyłacz. Z listy Typ odsyłacza należy wybrać etykietę, do jakiej się chcemy odwołać tu: Rys. i wybieramy obok Wstaw odsyłacz do: Tylko etykieta i numer. Na liście zaznaczamy interesujący nas obrazek i klikamy Wstaw. Rys. 7. Okno wstawiania odwołania do rysunku. 8
Na tej samej zasadzie można opatrywać w opisy tabele. Z tą różnicą, że opis tabeli umieszcza się nad nią, wyrównując tekst do lewej. Zalecana etykieta to Tabela. 1.3.6. Wstawianie wzorów Wstawienie wzoru wymaga nieco kombinacji. Dobrą praktyką jest bowiem wstawianie ich w pozycji wyśrodkowanej względem marginesów strony oraz opatrywanie numeracją, wyrównaną do prawej, dodatkowo w nawiasach okrągłych. Rys. 8. Przykład prawidłowo sformatowanego wzoru z legendą (widoczna ramka edycji równania). Ponieważ jednej linijki tekstu nie można jednocześnie wyśrodkować i wyrównać do prawej, stosuje się sztuczkę w postaci 3-kolumnowej tabeli bez widocznych obramowań, w której skrajne komórki mają np. po 1 cm szerokości, a tabela jest rozciągnięta od lewej do prawej. Tabelę wstawia się przez wybranie odpowiedniej liczby komórek z menu Wstawianie > Tabela. Ustawienie na sztywno szerokości skrajnych komórek należy wykonać przez zaznaczenie ich i wybranie z dodatkowej zakładki wstążki Narzędzia tabel > Układ > Rozmiar komórki. Dodatkowo należy ustawić wyśrodkowanie zawartości komórek w pionie i poziomie Narzędzia tabel > Układ > Wyrównanie >. Do tak przygotowanej tabelki do środkowej komórki należy wstawić równanie (lewy Alt + znak równości). Pojawi się specjalna ramka, a wpisywany w nią tekst formatowany jest specjalną czcionką (Cambria Math). Również na wstążce pojawi się dodatkowa zakładka Narzędzia równań. Znajdziemy tam wszelkie potrzebne opcje, ułatwiające wstawienie profesjonalnie wyglądającego równania. Rys. 9. Wstążka z aktywną zakładką Narzędzia równań. Jednak do większości zastosowań wystarczą specjalne komendy wpisywane ręcznie. Program Word rozpoznaje je i automatycznie zamienia na odpowiednią strukturę wzoru. Wykaz najbardziej przydatnych komend zamieszczono na początku tej instrukcji. Po wpisaniu jej, należy wcisnąć spację, aby program automatycznie przekształcił ją na symbol. Aby poruszać się po strukturze równania, lub też opuścić tryb wpisywania w ramce i wrócić do edycji zwykłego tekstu, należy używać klawiszy strzałek na klawiaturze. Po wpisaniu i sformatowaniu wzoru, należy w kolejnym akapicie wpisać legendę (stworzyć 9
nowy styl wyśrodkowany, nieco mniejsza czcionka, pochylona). Wstawiając symbole wielkości występujących w równaniu najlepiej jest używać ramki równania (l. Alt + =), jednak myślnik i następujące po nim wyjaśnienie znaczenia symbolu należy już wpisać zwykłym tekstem (rys. 8). Mając przygotowany wzór, należy opatrzyć go numeracją. W tym celu zaznaczyć wzór wzór i, tak jak w przypadku obrazków i tabel, wybrać ze wstążki Odwołania > Wstaw a jako etykietę dodać nową Wzór. Zaznaczyć, aby podpis pozbawiony był etykiety, a następnie wejść w dodatkowe opcje numerowania. Warto do numeru wzoru dodać numer rozdziału i rozdzielić je kropką. Upewnić się, że ustawienia są zgodne z tymi na Rys. 10 i wstawić podpis. Rys. 10. Dodawanie etykiety podpisu dla wzorów. Niestety, podpis zostanie dodany poza tabelą należy go wyciąć i przenieść do odpowiedniej kolumny tabeli; dodać brakujące nawiasy ręcznie. Po zakończeniu edycji tabeli można wyłączyć widoczność jej obramowań zaznaczyć wszystkie 3 komórki i ze wstążki wybrać Narzędzia tabel > Projektowanie > Obramowania > Brak krawędzi. Wstawianie odwołań do wzoru odbywa się na podobnej zasadzie, co w przypadku obrazków i tabel. Jedyną różnicą jest konieczność zmiany 2 opcji: Typ odsyłacza: Wzór oraz Wstaw odsyłacz do: Cały podpis (tak aby odwołanie zawierało również nawiasy, a nie tylko numer wzoru). 1.4. Uwagi ogólne Wszystkie odwołania w tekście można łatwo aktualizować poprzez zaznaczenie całego dokumentu i wybranie opcji Aktualizuj pole W dokumencie, który jest do wykonania, należy zadbać, aby rozdział 3. zawsze rozpoczynał się od nowej strony. Cały dokument przygotować przy użyciu czcionki Times New Roman 2. Zadanie do wykonania Należy przygotować identycznie wyglądający dokument jak na poniższych zrzutach ekranu, zredagowany z zastosowaniem się do wszystkich naniesionych adnotacji. Do wypełnienia dokumentu można użyć fragmentu lorem ipsum skopiowanego z Internetu (np. z lipsum.pl). Pozostałą treść należy przepisać ręcznie. Wykresy, schematy można 10
skopiować z instrukcji, lub pobrać inne z Internetu. Najlepiej zacząć od zaliczenia ćwiczenia na 3.0. Wykonanie zadania będzie oceniane wg. poniższej listy: na 3.0 : treść dokumentu, style, spis treści, bibliografia i odwołania do niej na 4.0 : j.w. + podpisy obrazków i odwołania do nich na 5.0 : j.w. + wzory i odwołania do nich Prowadzący może poprosić o taką modyfikację dokumentu, aby sprawdzić, czy wprowadzone automatyczne formatowanie i numeracje są przygotowane i działają prawidłowo. 11
12
13
. 14
... 15
16