XI WW 4191-18/12 S p r a w o z d a n i e z kontroli funkcjonowania sekretariatu I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju, przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości sądowej Ewę Kanczok w dniach 18-20, 23-24, 26, 30-31 lipca 2012r., zakończonej w dniach 28-29 sierpnia 2012r. zgodnie z delegacją Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach: nr 1530-553/12 z dnia 13 lipca 2012r. Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2012, w oparciu o przepisy 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U. Nr 187 z 2002r. poz.1564 z późn. zm.). Objęła ona działalność sekretariatu w okresie lipca 2009r. do lipca 2012r. (w zakresie ruchu spraw okres od 1 stycznia 2009r. do 30 czerwca 2012r.), w szczególności zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w: zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) zwanym dalej zarządzeniem M.S., rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249) zwanym dalej regulaminem sądowym, ustawie o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. Nr 162 z 1998 poz.1125 z późn. zm.). Zakres czasowy i tematyczny kontroli 1. Sprawy organizacyjne, obsada sekretariatu 2. Ruch spraw w wydziale ogólnie w okresie od 1.01.2009r. do 30.06.2012r. oraz w rozbiciu na poszczególne repertoria/wykazy; średnie obciążenie pracowników 3. Urządzenia ewidencyjne w wydziale stan i sposób ich prowadzenia (tradycyjne oraz prowadzone w systemie informatycznym) 4. Sposób wykonywania czynności sekretarskich oraz prowadzenia akt sądowych 5. Terminowość wykonywania czynności sekretarskich 6. Podsumowanie wyników kontroli 1
Podsumowanie wyników kontroli Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu mimo stwierdzonych uchybień można ocenić pozytywnie. Zastosowano się do większości zaleceń zawartych w sprawozdaniu z poprzedniej kontroli funkcjonowania sekretariatu (przeprowadzonej w lipcu 2009r.), dotyczących w szczególności usunięcia nieprawidłowości przy prowadzeniu urządzeń ewidencyjnych jak i w zakresie prowadzenia akt sądowych. W sprawozdaniu tym zwracano również uwagę na konieczność podjęcia bezzwłocznych działań zmierzających do usprawnienia pracy sekretariatu i wyeliminowania stwierdzonych opóźnień zwłaszcza w zakresie przesyłania odpisów nakazu zapłaty (również zaopatrzonych w klauzule wykonalności) jak i postanowień w przedmiocie nadania klauzuli wykonalności bankowym tytułom egzekucyjnym, jak również sugerowano wprowadzenie zmian w zakresach czynności pracowników, które miały doprowadzić do równomiernego rozłożenia obowiązków wynikających ze zwiększonego wpływu na wszystkich pracowników. Od sierpnia 2009 został w sekretariacie zatrudniony dodatkowy pracownik, któremu powierzono załatwianie spraw dotyczących nadania klauzuli bankowym tytułom egzekucyjnym. Z uwagi jednak na przejęcie od 1 stycznia 2010 przez wydział cywilny spraw należących dotychczas do właściwości wydziału grodzkiego, wpływ spraw Nc wzrósł na tyle, iż niemożliwym było wykonywanie wszystkich zarządzeń w tych sprawach przez jedną osobę. Trzeba również pamiętać, że oprócz zwiększonego wpływu, zachodziła konieczność podjęcia różnych czynności w setkach już statystycznie zakończonych spraw przejętych ze zniesionego wydziału grodzkiego. Czynności te nie znajdują żadnego odzwierciedlenia w statystykach dotyczących pracy wydziału cywilnego. Opóźnienia w wykonywaniu w/w czynności na przestrzeni roku 2010 stawały się coraz większe (również z uwagi na wielomiesięczne zwolnienia lekarskie pracowników sekretariatu), przy ciągle rosnącym wpływie tych spraw pod koniec roku zaległość dotyczyła już kilku tysięcy spraw. Mimo wielokrotnie i często zmienianych zakresów czynności, sprawdzania w celu znalezienia optymalnych dla sekretariatu rozwiązań różnych możliwości podziału prac, pod koniec 2010 roku było już wiadomym, iż przy ówczesnej obsadzie sekretariatu nie jest realnym bieżące wykonywanie wszystkich czynności należących do zadań sekretariatu i usunięcie występującej zaległości. W kwietniu 2011r. przeprowadzona została na polecenie Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach kompleksowa kontrola sekretariatów wszystkich wydziałów merytorycznych Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju mająca na celu ocenę organizacji pracy jak i obciążenia czynnościami pracowników w poszczególnych sekretariatach. Kontrola ta jednoznacznie potwierdziła, iż pracownicy sekretariatu I Wydziału Cywilnego są bardzo mocno obciążeni obowiązkami służbowymi i że jest to jedyny wydział, w którym występują tak znaczne zaległości w wykonywaniu zarządzeń (dotyczące wówczas kilku tysięcy spraw). Większość tych zaległości nie była w zasadzie do zaobserwowania na podstawie danych widniejących w sprawozdaniach statystycznych. Sprawy w których występowały bowiem największe zaległości, to sprawy które statystycznie były załatwione (wykreślone w repertoriach). Więcej czynności w tych sprawach było jednakże do zrobienia dopiero po zakreśleniu ich w repertoriach (dot. spraw Nc w których wydano nakazy zapłaty, oraz spraw Co o symbolu 104 i 104b). Z uwagi na podejmowane przez pracowników próby niwelowania zaległości w tych kategoriach zarządzeń, zaczęły również występować opóźnienia przy wykonywaniu innych czynności. 2
W celu zniwelowania powstałych zaległości, do pracy na tym odcinku zatrudniono z końcem 2010r. dodatkowo 2 osoby na ułamkowe części etatu (łącznie 0,75 etatu). Zatrudnione zostały również osoby na umowę zlecenia na określony okres czasu. Zatrudnienie powyższych osób powodowało co prawda zmniejszanie się zaległości na tych odcinkach, następowało to jednak w bardzo wolnym tempie i był to proces trwający wiele miesięcy. Dopiero po kontroli z kwietnia 2011 roku wprowadzono udogodnienia techniczne ułatwiające w znaczny sposób pracę osób zatrudnionych w sekretariacie: przydzielono do dyspozycji wydziału drugie urządzenie kserujące, pozyskano wagę do ważenia korespondencji przeznaczoną wyłącznie do dyspozycji Wydziału Cywilnego, zaopatrzono pracownika sekretariatu sporządzającego listę nadawanych przez wydział przesyłek w czytnik umożliwiający poprzez zczytanie kodu zamieszczonego na przesyłce (który jest przez stosowany w wydziale system informatyczny drukowany na przesyłce) automatyczne zamieszczanie na przedmiotowej liście informacji odnośnie sygnatury akt jak i adresata przesyłki (we wcześniejszym okresie dane te bowiem trzeba było każdorazowo wpisywać ręcznie lub przy użyciu klawiatury komputera). Znacznie pracę sekretariatu uprościło również wyposażenie sekretariatu w 2 drukarki umożliwiające drukowanie obwolut akt. Zwłaszcza w sprawach Co i Nc, gdzie rejestruje się dziennie całe serie wpływających wniosków czy pozwów rozwiązanie to przyniosło najbardziej wymierne oszczędności czasu. Również zainstalowanie jednolitego oprogramowania na wszystkich będących w dyspozycji sekretariatu komputerach jak i stworzenie połączeń sieciowych sekretariatu z salami rozpraw, z osobami orzekającymi, z Biurem Podawczym oraz Punktem Obsługi Interesanta znacznie przyśpieszyło i ułatwiło pracownikom wykonywanie powierzonych zadań. Na przestrzeni marca czerwca 2011 roku wydane zostały przez Prezesa Sądu Zarządzenia umożliwiające Wydziałowi zaniechanie dwutorowego prowadzenia urządzeń ewidencyjnych i prowadzenie ich jedynie w wersji elektronicznej. Pod koniec roku 2011r. zwiększono obsadę sekretariatu. Ponadto w okresie od listopada 2011 do marca 2012 (kiedy to w sekretariacie nie pracowały już żadne osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, czy też stażyści z PUP) określone czynności na rzecz sekretariatu I Wydziału Cywilnego wykonywali na Zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju (Nr Adm. 0181/31/11 oraz Adm. 0181/32/11 z dnia 2 listopada 2011r.) pracownicy sądu zatrudnieni w innych wydziałach. Wszystkie wyżej wymienione posunięcia jak również wytężona praca wszystkich pracowników Wydziału I Cywilnego, przyczyniły się do zniwelowania występującej zaległości. Aktualnie (na dzień zakończenia kontroli) zarządzenia we wszystkich kategoriach rozpoznawanych przez Wydział spraw, wykonywane były na bieżąco. Nie mniej należy zastanowić się nad dalszymi, innymi jeszcze rozwiązaniami, które usprawniłyby funkcjonowanie sekretariatu, zapobiegłyby powstawaniu w przyszłości zaległości na jakimkolwiek odcinku pracy sekretariatu. Niewątpliwie jednym z takich rozwiązań jest wyposażenie sekretariatu w komputer z dostępem do internetu co przy znacznej ilości rozpoznawanych przez Wydział spraw przekazanych z e-sądu, pozwoliłoby na zaoszczędzenie czasu przeznaczonego obecnie na przechodzenie do wydziału gdzie taki komputer jest, ustalanie czy w danej chwili można z niego 3
skorzystać. Z pewnością wymierne i odczuwalne oszczędności czasu przyniosłoby również sporządzanie wszystkich orzeczeń wydawanych na posiedzeniach niejawnych bezpośrednio w systemie informatycznym. W trakcie przeprowadzanej kontroli oprócz opóźnień w wykonywaniu czynności sekretarskich stwierdzono jednakże również pewne uchybienia i niedokładności dotyczące zarówno sposobu prowadzenia urządzeń ewidencyjnych jak i wykonywania czynności sekretarskich. Szczegółowo opisane zostały one w poszczególnych częściach protokołu. W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na: obowiązek stosowania w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru w pełnym zakresie przepisów Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach Nr Adm. 0181-42/12 z dnia 10 maja 2012r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i jednostkach podległych, konieczność rzetelniejszego prowadzenia wykazu akt postępowania egzekucyjnego komorników sądowych pozostających w dyspozycji wydziału poprzez rejestrowanie w wykazie tym wszystkich wpływających akt komorniczych (bez względu na siedzibę Kancelarii Komorniczej), konieczność rzetelniejszego prowadzenia kontrolki nieprawomocnych grzywien poprzez bezzwłoczne rejestrowanie w niej wszystkich nałożonych grzywien jak również regularną kontrolę pozycji niezakreślonych, obowiązek prowadzenia kontrolki Wab przy stosowaniu w pełnym zakresie właściwych przepisów zarządzenia M.S. ( 123) jak również dokonywanie wpisów w tym urządzeniu niezwłocznie po zaistnieniu podstaw do ich zamieszczenia. Zobowiązano kierownika sekretariatu do usunięcia wszystkich stwierdzonych w zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych nieprawidłowości i ich wyeliminowania na przyszłość. Odnośnie systemu informatycznego Sawa Spółki Currenda, z którego korzysta wydział, stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu i przeznaczenia dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle wykazuje on jeszcze wiele nieprawidłowości. Błędy te występują nadal mimo instalowania dostępnych aktualizacji. Występujące błędy często leżą po stronie samego systemu, na przykład ze złej konstrukcji urządzeń w systemie, z nieprawidłowego pobierania i przetwarzania wprowadzonych danych. Zwrócono uwagę, iż skoro stosowany system informatyczny zastępuje tradycyjne urządzenia ewidencyjne, nie wolno zapominać o podstawowych (wynikających z treści przepisu 51 ust. 3 zarządzenia M.S.) zadaniach urządzeń ewidencyjnych: służą one do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Mają również odzwierciedlać tok postępowania, na podstawie zapisów w nich czynionych musi być możliwe ustalenie bez potrzeby sięgania do akt, w jakim stadium załatwienia jest dana sprawa i co jest przyczyną nieukończenia postępowania. 4
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r, w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Jedynie w przypadku, gdy system informatyczny nie daje możliwości sprostowania wymogom konkretnego przepisu w/w aktu prawnego (np. nakazującego odnotowanie uzupełniającej informacji na marginesie urządzenia ewidencyjnego, uczynienie adnotacji czerwonym kolorem) należy wymagane dane wprowadzić do zakładki Uwagi chyba, że system stworzył możliwość zamieszczenia danej informacji w specjalnie do tego celu stworzonym elemencie wyboru na stronie danej sprawy. Jeżeli mimo dokładnego zapoznania się z instrukcjami użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu dostarczonymi przez Spółkę Currenda i jednoznacznego stwierdzenia, że przyczyną występujących w funkcjonowaniu systemu nieprawidłowości nie jest błędne wprowadzanie danych do systemu jak również w sytuacji, gdy brak jest możliwości uzyskania prawidłowego wydruku, niewątpliwie należy (i należało) zgłaszać stwierdzone nieprawidłowości wyznaczonemu do współpracy ze Spółką Currenda informatykowi. Przewiduje to zresztą również przepis 5 ustęp 2 pkt 9 Zarządzenia M.S., który stanowi, iż do obowiązków kierownika sekretariatu należy: w przypadku, gdy w wydziale działa system informatyczny informowanie przewodniczącego wydziału o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego funkcjonowaniem. Stwierdzone nieprawidłowości należy zgłaszać na bieżąco, bezzwłocznie po ich stwierdzeniu. W przypadku braku usunięcia nieprawidłowości lub jedynie ich częściowego usunięcia, zgłoszenie należy ponowić. Należy również zgłaszać występujące ewentualne przeszkody i utrudnienia techniczne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie jak i wykorzystywanie systemu. W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono natomiast uwagę na: obowiązek czynienia adnotacji o wykonaniu przy wszelkiego rodzaju zarządzeniach sędziów/referendarzy i opatrywania adnotacji tych czytelnym podpisem, bądź skróconych podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego zgodnie z wymogiem przepisu 16 ust. 2 oraz 3 zarządzenia M.S., obowiązek pozostawiania w aktach podpisanej (przez uprawnioną osobę) kopii wysyłanego przez sąd pisma, na której należy umieścić adnotację o dacie wysłania zgodnie z treścią przepisu 20 zarządzenia M.S., obowiązek stosowania w przypadku zmiany numeracji kart w pełnym zakresie wymogów określonych treścią przepisu 30 ust. 3 zarządzenia M.S., poprzez czynienie wzmianki z podaniem przyczyny na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart na pierwszej z nich, obowiązek każdorazowo bezzwłocznego dołączania do akt poszczególnych spraw zwrotnych poświadczeń odbioru zgodnie z treścią przepisu 18 zarządzenia M.S. Kierownikowi sekretariatu zwrócono ponadto uwagę, iż winien w pełniejszym i dokładniejszym zakresie wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie nadzoru nad terminowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu. Faktem jednakże jest, iż przy ilości akt, na których wydział pracował w latach 2010-2011, występujących 5
w tym okresie trudnościach kadrowych jak i występujących jeszcze wówczas brakach technicznych, bieżące wykonywanie czynności nie było wtedy niemożliwe. Obecnie jednakże z uwagi na zmienione warunki pracy terminowość wykonywania zarządzeń powinna ulegać wyraźnej i systematycznej poprawie. Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono instruktażu co sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju oraz Panią Przewodniczącą I Wydziału Cywilnego. Gliwice, dnia 27 września 2012r. Starszy inspektor ds. biurowości sądowej /-/ Ewa Kanczok 6