Od początku kwietnia br. można odliczyć cały VAT tylko od pojazdów używanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Do pełnego odliczenia podatku od niektórych pojazdów konieczne będzie prowadzenie szczegółowej ewidencji. Zmieniły się również przepisy dotyczące możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację aut. CIT/PIT Ważna jest data rozpoczęcia eksploatacji auta W związku ze zmianą definicji samochodu osobowego biuro rachunkowe, ujmując zdarzenia w ewidencjach prowadzonych dla klienta, musi zwrócić uwagę, kiedy rozpoczęła się eksploatacja auta na potrzeby podatnika. Może to bowiem wpływać na możliwość zaliczenia nakładów do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli auta nie spełniają tych wymogów, będą uznawane za samochody osobowe, ze wszystkimi tego podatkowymi konsekwencjami. Specyfika użytkowania aut oraz pełnione funkcje powodują, że samochód osobowy służyć może równocześnie do osobistych potrzeb podatników, jak i celów biznesowych. Mając tego świadomość, ustawodawca wprowadził do celów podatkowych dwie możliwości kosztowego rozliczania wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej, a mianowicie: włączenie samochodu w zakres prowadzonej działalności jedynie w takim stopniu, w jakim jest on rzeczywiście wykorzystywany do celów związanych z tą działalnością, bądź też przypisanie go w całości do prowadzonej fi rmy. Przy pierwszej z wymienionych opcji wykluczone z kosztów uzyskania przychodu zostały wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do 2
ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu biuro rachunkowe prowadzące dokumentację dla klienta jest zobowiązane do prowadzenia ewidencji jego przebiegu. Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba go używająca. W razie braku ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Kosztem podatkowym mogą być faktycznie poniesione wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, które są poniesione w celu uzyskania przy-chodu oraz nie przekraczają wyznaczonego w odrębnych przepisach limitu. Druga opcja to uznanie samochodu za środek trwały i jego amortyzacja. Samochód po ustaleniu jego wartości początkowej wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a kosztem podatkowym są dokonywane odpisy amortyzacyjne. Koszty uzyskania przychodu stanowią zasadniczo również wydatki związane z eksploatacją takiego auta (przykładowo: koszty paliwa, olejów, opłat za przejazdy i parkowanie, wymiany opon), są one bowiem związane ze środkami trwałymi i tym samym ponoszone są w celu uzyskania przychodu. 3
Niemniej jednak w każdym indywidualnym przypadku należy pamiętać, że wydatki związane z eksploatacją samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych powinny być faktycznie poniesione oraz racjonalnie uzasadnione. Środki trwałe zaliczane są do kosztów przez odpisy amortyzacyjne Odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów można dokonywać jedynie od samochodów (osobowych i ciężarowych), które są zaliczone do środków trwałych w prowadzonej działalności gospodarczej firmy. Może nastąpić to na drodze nabycia auta bezpośrednio na potrzeby działalności albo w drodze przekazania wcześniej nabytego auta przez właścicieli wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jak podkreślają w interpretacjach organy podatkowe, użytkowanie auta i na potrzeby osobiste właściciela, i na potrzeby działalności gospodarczej wyklucza możliwość traktowania tego samocodu jako środka trwałego. Warto zwrócić uwagę, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. Odpisy stanowią koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem są jednak odpisy amortyzacyjne, w przypadku aut, których wartość początkowa przekracza 20.000 euro. Ograniczenie kwotowe odpisów amortyzacyjnych od samochodu osobowego wprowadza przepis art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, zgodnie z którymi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu 4
osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania. Ważnym aspektem jest również ustalenie wartości początkowej, którą zazwyczaj stanowi cena nabycia powiększona o nakłady niezbędne do dostosowania auta do użytkowania. Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług. Wyjątek stanowią przypadki, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje prawo obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony, bądź zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Podkreślić należy, że nawet jeśli cena nabycia została ustalona wcześniej niż bezpośrednio przed dniemwprowadzenia auta do ewidencji środków trwałych zastosowanie ma historyczna cena nabycia (nawet sprzed kilku lat). Potwierdził to ostatnio np. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2014 r., nr ITPB1/415-1164/13/AK. Organ podatkowy wskazał w niej, że wartość początkową samochodu należało ustalić w wysokości kwoty z faktury potwierdzającej zakup, mimo że nabycie na potrzeby osobiste nastąpiło w 2000 roku. Jeżeli (zgodnie z odrębnymi przepisami) podatek od towarów i usług wynikający z faktury 5
VAT potwierdzającej nabycie przedmiotowego samochodu nie stanowił dla podatnika VAT naliczonego albo nie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony bądź też zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, wówczas ceny nabycia środka trwałego nie pomniejsza się o ten podatek. W takiej sytuacji ceną nabycia będzie (jak wskazano we wniosku) wartość brutto zakupionego środka trwałego, wykazana w fakturze dokumentującej ten zakup. Cenę nabycia należy podwyższyć o nakłady poniesione na dostosowanie auta do potrzeb podatnika. W sytuacji opisanej w interpretacji indywidualnej wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 grudnia 2013 r., nr ILPB1/415-997/13-2/IM, podkreślono, że nabywanie części do remontu nowo nabytego (niewprowadzonego do ewidencji) auta na giełdach nie stanowi przeszkody w ustaleniu wartości tych nakładów. Jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych, wartość początkową środków trwałych przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. Jednak taka sytuacja bardzo rzadko dotyczy aut. Ustalając wartość początkową podlegającą amortyzacji, pamiętać też należy, że w razie gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wartość początkową tego składnika ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie. 6
W przypadku aut używanych przez podatników do działalności gospodarczej, a będących współwłasnością małżonków warto mieć oświadczenie podatnika, że auto służy wyłącznie do działalności gospodarczej WSPÓŁWŁASNOŚĆ MAŁŻONKÓW Nie trzeba stosować proporcji do udziału we współwłasności jeżeli żona nie wykorzystuje auta w działalności prowadzonej odrębnie. Interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 11 lutego 2014 r., nr ITPB1/415- -1164/13/AK Do aut można stosować różne stawki amortyzacyjne Biura rachunkowe zazwyczaj do amortyzacji aut wybierają stawkę wynikającą z wykazu stawek amortyzacyjnych, która wynosi 20% rocznie. Jednak możliwe w określonych sytuacjach jest jej podwyższenie lub obniżenie. Można także zastosować stawkę indywidualną, jeśli samochód jest używany lub ulepszony przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych. Koszty eksploatacji amortyzowanego auta można wliczyć w koszty podatkowe Poza amortyzacją do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można wydatki o charakterze eksploatacyjnym. Typowymi wydatkami związanymi ze zwykłym używaniem samochodu są np.: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia, opłaty za przejazd i parkowanie. Datą ujęcia tych nakładów, jako kosztu uzyskania przychodu, jest data zarachowania ich w księgach rachunkowych jako koszty są to bowiem koszty pośrednie, które ujmuje się w rozliczeniach podatkowych w dacie ich poniesienia, czyli ujęcia w rachunkowości na podstawie faktury lub rachunku. Takie stanowisko 7
potwierdzają od wielu lat organy podatkowe (por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 października 2011 r., nr IBPBI/1/415-745/11/ESZ, czy interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 grudnia 2009 r., nr ILPB1/415-977/09-5/IM). Stawka amortyzacyjna samochodu Podatnik wprowadził do ewidencji środków trwałych w marcu 2014 roku samochód osobowy. Rok produkcji auta to 2010 rok. Jego wartość początkową ustalono na 99.000 zł, a kurs średni NBP z dnia przekazania auta do użytkowania wynosił 4,1 zł/euro. Skutki zastosowania tych stawek dodatkowo będą pokazane przy założeniu, że w lipcu 2015 roku auto zostanie sprzedane (czyli po 16 miesiącach użytkowania). Ustalenie wartości 20.000 euro 4,1 zł/euro = 82.000 zł. Nadwyżka powyżej 20.000 euro to 17.000 zł. WARIANT 1 STAWKA Z WYKAZU Podatnik założył amortyzację według Wykazu stawek amortyzacyjnych 20% rocznie. Amortyzacja roczna 99.000 20% = 19.800 zł, w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów 82.000 20% = 16.400 zł. Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to 17.000 20% = 3.400 zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą się one kształtowały następująco: 8
Tytuł 2014 2015 Amortyzacja KUP 16.400 zł 9/12 = 12.300 zł Amortyzacja NKUP 3.400 zł 9/12 = Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta 2.550 zł 16.400 zł 7/12 = 9.566,67 zł 3.400 zł 7/12 = 1.983,33 zł 99.000 zł 12.300 zł 2.550 zł 9.566,67 zł 1.983,33 zł = 72.600 zł WARIANT 2 STAWKA OBNIŻONA Podatnik obniżył amortyzację wg Wykazu stawek amortyzacyjnych do 2% rocznie zgodnie z art. 22i ust. 5 ustawy o PIT i art. 16i ust. 5 ustawy o CIT. Amortyzacja roczna 99.000 zł 2% = 1.980 zł. w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów 82.000 zł 2% = 1.640 zł Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów 17.000 zł 2% = 340 zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą one kształtowały się następująco: Tytuł 2014 2015 Amortyzacja KUP 1.640 zł 9/12= 1.230 zł 1.640 zł 7/12 = 956,67 zł Amortyzacja NKUP 340 zł 9/12 = 255 zł 340 zł 7/12 = 198,33 Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta zł 99.000 zł 1230 zł 255 zł 956,67 zł 198,33 zł = 96.360 zł W tym wypadku roczne koszty uzyskania przychodów są niższe, ale zdecydowanie większą kwotę podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w chwili sprzedaży auta. Nie ma uwarunkowań, które ograniczyłyby możliwość obniżenia wysokości stawek amortyzacyjnych. Nie 9
można ich jedynie obniżyć do poziomu 0%, ponieważ spowodowałoby to niedokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Obniżenie stawki jest możliwe od początku użytkowania auta, ale można tego dokonać także od początku każdego roku podatkowego. Od początku kolejnego roku podatkowego można podwyższyć uprzednio obniżoną stawkę ważne, by nie była ona wtedy wyższa niż 20% rocznie. WARIANT 3 STAWKA PODWYŻSZONA Podatnik ze względu na ponadprzeciętnie intensywne użytkowanie auta skorzystał z możliwości podwyższenia amortyzacji o współczynnik nie wyższy niż 1,4. Auto przez cały okres użytkowania jest wykorzystywane intensywniej niż inne auta. Amortyzacja roczna 99.000 zł 20% 1,4 = 27.720 zł, w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów 82.000 zł 20% = 22.960 zł. Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów 17.000 zł 20% = 4.760 zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą one kształtowały się następująco: Tytuł 2014 2015 Amortyzacja KUP 22.960 zł 9/12= 17.220 zł Amortyzacja NKUP 4.760 zł 9/12= 3.570 Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta zł 22.960 zł 7/12= 13.939,33 zł 4.760 zł 7/12 = 2.776,67 zł 99.000 zł 17.200 zł 3.570 zł 13.939,33 zł 2.776,67 zł = = 61.494,00 zł 10
WARIANT 4 STAWKA INDYWIDUALNA Podatnik ze względu na fakt, że przed nabyciem auto było już użytkowane, skorzystał z możliwości, jaką dają art. 22j ust. 1 ustawy o PIT i art. 16j ust. 1 ustawy o CIT, czyli zastosował indywidualną stawkę amortyzacyjną. Auta, które przed nabyciem przez podatnika były używane przez co najmniej 6 miesięcy albo w przypadku których nakłady poniesione na ich ulepszenie przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych wyniosły co najmniej 20% wartości początkowej, mogą być amortyzowane przez okres nie krótszy niż 30 miesięcy. Amortyzacja miesięczna 99.000 zł : 30 miesięcy = 3.300 zł, w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów 82.000 zł/30 = 2.733,33 zł. Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów 17.000 zł/30 = 566,67 zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą one kształtowały się następująco: Tytuł 2014 2015 Amortyzacja KUP 2.733,33 zł 9 = 24.599,97 zł Amortyzacja NKUP 566,67 zł 9 = Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta 5.100,03 zł 2.733,33 zł 7 = 19.133,31 zł 566,67 zł 7 = 1.866,69 zł 99.000 zł 24.599,97 zł 5.100,03 zł 19.133,31 zł 1.866,69 zł = 48.300 zł 11
W tym wypadku koszty uzyskania są najwyższe, najszybciej dokonujemy amortyzacji auta. Z drugiej jednak strony ta metoda powoduje, że najwyższa kwota nigdy nie będzie zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Tę metodę warto stosować, gdy jednostka ma znaczne przychody podatkowe, od których można odliczyć koszty; i tylko w odniesieniu do aut, których wartość początkowa jest niższa niż 20.000 euro. VAT Dla celów VAT potrzebna specjalna ewidencja Z punktu widzenia podatku dochodowego nie ma konieczności prowadzenia żadnych dodatkowych ewidencji. Jednak od 1 kwietnia 2014 r. prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne, aby móc odliczyć całość VAT. Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a zatem istnieje możliwość odliczenia w 100% VAT naliczonego, jeżeli: sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, która została potwierdzona złożeniem do urzędu skarbowego informacji VAT-26 w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie po niesiony pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. 12
Do pojazdów samochodowych, których konstrukcja wyklucza użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, należą: Pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (klasyfi kowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków) konieczne jest potwierdzenie tego faktu dodatkowym badaniem technicznym i adnotacją w dowodzie rejestracyjnym. Pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu konieczne jest potwierdzenie tego faktu dodatkowym badaniem technicznym i adnotacją w dowodzie rejestracyjnym. Pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla przeznaczeń takich jak agregat elektryczny/spawalniczy, podnośnik do prac konserwacyjnomontażowych, żuraw samochodowy jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i zostało to potwierdzone na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. Dodatkowe badanie techniczne, o którym mowa, powinno być przeprowadzone w terminie najbliższego obowiązkowego okresowego badania technicznego, nie później jednak niż 30 czerwca 2014 r. Natomiast w przypadku pozostałych aut zgodnie z warunkiem zapisanym w art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) przysługuje prawo do odliczenia jedynie 50% podatku naliczonego. VAT niepodlegający odliczeniu podatnicy mają prawo zaliczyć do kosztów 13
uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT. Stawka amortyzacyjna samochodu ujęcie wariantu 4 Odpis miesięczny w księgach będzie ujęty następująco: Wn Amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodów 2.733,33 zł Amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów 566,67 zł Ma Umorzenie środków trwałych samochody 3.300,00 zł W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych za 1 miesiąc musi być wskazana kwota 3.300 zł (2.733,33 zł + 566,67 zł), a za cały rok 39.600 zł W przypadku prowadzenia w imieniu klienta PKPiR Odpis miesięczny stanowiący koszty uzyskania przychodu będzie ujęty w kolumnie Pozostałe wydatki w kwocie 2.733,33 zł, natomiast w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za 1 miesiąc musi być wskazana kwota 3.300 zł (2.733,33 zł + 566,67 zł), a za cały rok 39.600 zł Wydatki eksploatacyjne na niektóre auta są limitowane Za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na potrzeby działalności gospodarczej podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu 14
potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zaznaczyć także należy, że podatnik zobowiązany jest posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków związanych z używaniem tych samochodów (stwierdzające ich wysokość). KLIENT MUSI POTWIERDZIĆ EWIDENCJĘ POJAZDU Biuro rachunkowe, zanim ujmie wydatki eksploatacji jako koszty uzyskania przychodów, musi mieć potwierdzoną przez podatnika miesięczną ewidencję przebiegu pojazdu. Od 1 kwietnia także dla tych samochodów będą miały zastosowanie zasady wynikające ze znowelizowanej ustawy o VAT w zakresie możliwości odliczenia całości lub 50% VAT naliczonego w związku z wydatkami eksploatacyjnymi. Podkreślić należy, że ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby VAT dodatkowo musi zawierać informacje o stanie licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, a także liczbę przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. Pozostałe elementy są takie same jak w przypadku wymogów podatku dochodowego, czyli: numer rejestracyjny pojazdu samochodowego; dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji; wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący kolejny numer wpisu, datę i 15
cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem; liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Ewidencja musi być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem. Biuro powinno pamiętać o tym elemencie Niezbędna jest poprawna ewidencja W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych koszty amortyzacji biuro ujmuje na koncie Amortyzacja i Umorzenie środków trwałych zapisami: Wn Amortyzacja, Ma Umorzenie środków trwałych. W przypadku gdy część amortyzacji nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, najwygodniej jest prowadzić ewidencję analityczną do konta Amortyzacja : Amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodów, Amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów. W przypadku gdy samochód jest środkiem trwałym przedsiębiorcy, wydatki eksploatacyjne ujmuje się na koncie właściwym ze względu na rodzaj ponoszonego kosztu: Paliwo, smary, wycieraczki i części zamienne ujmuje się na koncie Zużycie materiałów, Koszty napraw, przeglądów ujmuje się na koncie Usługi obce, Koszty parkowania czy przejazdów autostradami na koncie Pozostałe koszty rodzajowe, VAT niepodlegający odliczeniu na koncie Podatki i opłaty, jeśli nie jest ujmowany jako element ceny nabycia na koncie Zużycie materiałów lub Usługi obce. 16
W przypadku gdy część kosztów nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, najwygodniej jest prowadzić ewidencję analityczną do właściwych kont: Zużycie materiałów stanowiące koszty uzyskania przychodów, Zużycie materiałów niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. W przypadku gdy auto nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych, wydatki eksploatacyjne ujmuje się na koncie właściwym ze względu na rodzaj ponoszonego kosztu: Paliwo, smary, wycieraczki i części zamienne ujmuje się na koncie Zużycie materiałów, Koszty napraw, przeglądów ujmuje się na koncie Usługi obce, Opłaty za najem i leasing ujmuje się na koncie Usługi obce, VAT niepodlegający odliczeniu na koncie Podatki i opłaty, jeśli nie jest ujmowany jako element ceny nabycia na koncie Zużycie materiałów lub Usługi obce, Koszty parkowania czy przejazdów autostradami na koncie Pozostałe koszty rodzajowe. W przypadku gdy część kosztów nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, najwygodniej jest prowadzić ewidencję analityczną do właściwych kont np.: Zużycie materiałów stanowiące koszty uzyskania przychodów, Zużycie materiałów niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) można jedynie wpisać koszty klienta, które stanowią koszty uzyskania przychodów. 17
Amortyzację auta wpisujemy do kolumny Pozostałe wydatki. Jeśli część odpisu nie może stanowić kosztu podatkowego, to do PKPiR ujmujemy tylko tę kwotę, która będzie kosztem uzyskania przychodów. Natomiast dodatkowo w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych musi być wskazana kwota amortyzacji w całości. Bieżące koszty eksploatacji auta wpisujemy do kolumny Pozostałe wydatki. Jeśli część odpisu nie może stanowić kosztu podatkowego, to do PKPiR ujmujemy tylko tę kwotę, która będzie kosztem uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku aut niebędących środkiem trwałym ujęcie kosztów nie może przekraczać limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Część, która przekracza limit, nie będzie wpisywana do PKPiR. Limitowaniu nie podlegają oczywiście koszty związane z najmem. W przypadku aut użytkowanych na podstawie umów leasingu operacyjnego nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i tym samym wszystkie wydatki eksploatacyjne spełniające kryterium uznania ich za koszty uzyskania przychodów podlegają ujęciu w kolumnie Pozostałe wydatki. Podatek podlegający odliczeniu ujmuje się w rejestrze VAT. Kosztem natomiast ujmowanym w kolumnie Pozostałe wydatki będzie VAT w sytuacji korzystania przez podatnika ze zwolnienia podmiotowego albo prowadzenia działalności zwolnionej z VAT albo braku prawa do odliczenia VAT od aut osobowych nieużytkowanych wyłącznie do działalności gospodarczej. 18
Samochód osobowy, którego eksploatację rozpoczęto przed 1 kwietnia 2014 r. Pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem pojazdu samochodowego: a) mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfi kowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków, b) który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest Samochód osobowy, którego eksploatację rozpoczęto od 1 kwietnia 2014 r. Pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem pojazdu samochodowego: a) mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfi kowanego na podstawie przepisów Prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van, b) mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufi tem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; 19
pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń (agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparkospycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy), d) określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług. Aby pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełniający wymagania określone w art. 5a pkt 19a lit. a i b ustawy o PIT i art. 4a pkt 9a lit. a i b ustawy o CIT był niezaliczony do samochodów osobowych, musi posiadać potwierdzone zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz adnotację w dowodzie rejestracyjnym pojazdu o spełnieniu tych wymagań. Zaświadczenie wydawane jest na podstawie uprzedniego dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez tę stację. dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, c) który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, d) który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, e) będącego pojazdem specjalnym jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami Prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy o VAT, wynika, że jest to pojazd specjalny, f) innego niż wymieniony w lit. a e, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi: 1 jeżeli dopuszczalna ładowność 20
W przypadku pojazdów, o których mowa w art. 5a pkt 19a lit. c ustawy o PIT oraz art. 4a pkt 9a lit. c ustawy o CIT, spełnienie tych wymagań musi być określone na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami Prawa o ruchu drogowym. jest równa lub większa niż 425 kg, 2 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg, 3 lub więcej jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg. 21
Kierownik centrum wydawniczego: Ewa Marmurska - Karpińska Wydawca: Norbert Pawlikowski Autor: Praca zbiorowa Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN 978-83-269-3456-8 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: pk@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Rozliczenie firmowego auta wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w Rozliczenie firmowego auta oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Rozliczenie firmowego auta została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Rozliczenie firmowego auta oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Rozliczenie firmowego auta lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Centrum Obsługi Klienta: Tel: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl 22