TWOJE BIURO RACHUNKOWE Przewodnik po rozliczeniach firm PKPiR Pełne księgi

Transkrypt

1 maj 2014 nr 1 issn TWOJE BIURO RACHUNKOWE Przewodnik po rozliczeniach firm PKPiR Pełne księgi WAŻNA DATA Do końca maja przedsiębiorcy, którzy utworzyli zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, powinni wpłacić 75% rocznego odpisu na konto funduszu s. 24 WZORY PISM W umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych warto określić zakres odpowiedzialności biura. Może to pomóc przy ewentualnym sporze z klientem s. 33 UCHWAŁA NSA Odpłatne zbycie nieruchomości wykorzystywanych w prowadzonym biznesie, które nie były ujęte w ewidencji środków trwałych, nie jest przychodem z działalności s. 35 EKSPERCI ODPOWIADAJĄ Po okresie wypowiedzenia biuro nie ma obowiązku rozliczać byłego klienta 36 Pracownik nie musi mieć uprawnień do prowadzenia biura rachunkowego 36 Biuro rachunkowe nie może zatrzymać dokumentów klienta 38 Od 1 kwietnia możliwe jest odliczenie 50% VAT od kosztów eksploatacji 38 Umowy o pracę można rozwiązać bez wypowiedzenia, gdy kierowca straci prawo jazdy 39 TEMAT NUMERU: OD 1 KWIETNIA ODLICZENIE VAT ZALEŻY OD SPOSOBU WYKORZYSTANIA AUT Od początku kwietnia można odliczyć cały VAT tylko od pojazdów używanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Do pełnego odliczenia podatku od niektórych pojazdów konieczne będzie prowadzenie szczegółowej ewidencji WARTO OMÓWIĆ Z KLIENTEM SPOSÓB FINANSOWANIA IMPREZ I WYJAZDÓW INTEGRACYJNYCH Jeśli fi rma chce zorganizować imprezę lub wyjazd integracyjny, np. majówkę pracowniczą, warto doradzić jej, aby wydatki z tym związane sfi nansowała ze środków obrotowych. 17 UJAWNIENIE ISTOTNEGO BŁĘDU W BILANSIE WPŁYWA NA ROZLICZENIE PODATKU DOCHODOWEGO KLIENTA Jeśli zostanie ujawniony istotny błąd, to sprawozdania fi nansowego sporządzonego i zatwierdzonego w poprzednich okresach nie można uznać za poprawne i rzetelne. Biuro powinno w takiej sytuacji poprawić błąd, a skutki korekty odnieść na kapitał własny klienta. 22 PROWADZENIE BIURA: UBEZPIECZENIE MOŻE ZMNIEJSZYĆ STRATY Z TYTUŁU ODPOWIEDZIALNOŚCI Za nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg powierzonych biuru rachunkowemu grożą wysokie grzywny. Dodatkowo fi rmy, których rozliczenia ono prowadzi, mogą domagać się odszkodowania za poniesione szkody. 28

2 5 maja 2014 r. Należy złożyć: deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz imienne raporty ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA za jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze za kwiecień. 7 maja 2014 r. Należy złożyć: CIT-7 za kwiecień. Należy zapłacić: zryczałtowany podatek dochodowy od wypłaconych w kwietniu dochodów z tytułu dywidend, podatek od dochodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych za kwiecień, podatek dochodowy w formie karty podatkowej za kwiecień. 12 maja 2014 r. (termin to 10 maja sobota) Należy złożyć: deklarację rozliczeniową ZUS DRA za przedsiębiorcę za kwiecień, imienne raporty ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA za przedsiębiorcę za kwiecień, deklarację INTRASTAT przywóz, wywóz za kwiecień. Należy zapłacić: składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy za osoby fi zyczne prowadzące działalność gospodarczą opłacające składki wyłącznie za siebie za kwiecień. 15 maja 2014 r. Należy złożyć: deklarację rozliczeniową ZUS DRA za pracowników za kwiecień, imienne raporty ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA za pracowników za kwiecień, VAT-UE za kwiecień jeśli są składane w formie papierowej. Należy zapłacić: składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne za pracowników etatowych i zatrudnionych na podstawie umów zlecenia za kwiecień, składkę na FP oraz FGŚP, składkę na ubezpieczenie zdrowotne za członków rad nadzorczych, mających miejsce zamieszkania w Polsce, II ratę podatku rolnego od osób fi zycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, II ratę podatku od nieruchomości od osób fi zycznych, II ratę podatku leśnego od osób fi zycznych. 20 maja 2014 r. Należy zapłacić: zaliczki na podatek dochodowy ze stosunku pracy oraz umów zlecenia i o dzieło za kwiecień, zaliczkę na podatek od dochodu z działalności gospodarczej osób fi zycznych, opodatkowanego stawką liniową (19%) za kwiecień, zaliczkę na podatek dochodowy od dochodów osób prawnych za kwiecień, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych za kwiecień, składkę na PFRON i złożyć deklarację DEK-I-O, DEK-I-A lub DEK-I-B za kwiecień. 26 maja 2014 r. (termin to 25 maja niedziela) Należy zapłacić: VAT-7 za kwiecień, VAT-8 (tylko wewnątrzwspólnotowe nabycia) za kwiecień, VAT-9M dotyczy podatników nieskładających deklaracji okresowych za kwiecień, VAT-12 taxi ryczałt za kwiecień, AKC-4/AKC-4zo, AKC-4/A-AKC-4/F, AKC-4/H, AKC- -4/K, AKC-WW, AKC-EN, INF-A, INF-K za kwiecień. Należy złożyć VAT-UE za kwiecień jeśli składane są za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 2 Maj 2014

3 Spis treści W tym numerze AKTUALNOŚCI Certyfikaty na usługowe prowadzenie ksiąg zostaną zniesione... 4 TEMAT NUMERU Od 1 kwietnia odliczenie VAT od aut zależy od sposobu wykorzystania... 5 ROZWIĄZANIA PODATKOWE I KSIĘGOWE Sposób finansowania imprez i wyjazdów integracyjnych warto uwzględnić z klientem Ujawnienie istotnego błędu w sprawozdaniu wpływa na rozliczenie podatku dochodowego klienta Do końca maja przedsiębiorcy, którzy utworzyli ZFŚS, powinni wpłacić 75% rocznego odpisu PROWADZENIE BIURA Ubezpieczenie może zmniejszyć straty z tytułu odpowiedzialności biura WZORY PISM W umowie o usługowe prowadzenie ksiąg warto określić zakres odpowiedzialności biura wzór umowy zamieściliśmy na WAŻNE WYROKI Jeśli celem bankowozu jest przewóz pensji, przedsiębiorca nie może odliczyć od niego 100% VAT EKSPERCI ODPOWIADAJĄ Po okresie wypowiedzenia biuro nie ma obowiązku rozliczać byłego klienta Pracownik nie musi mieć uprawnień do prowadzenia biura rachunkowego Od 1 kwietnia możliwe jest odliczenie 50% VAT od kosztów eksploatacji Biuro rachunkowe nie może zatrzymać dokumentów klienta Umowy rozwiązuje się bez wypowiedzenia, gdy kierowca straci prawo jazdy LEGENDA Aby usprawnić posługiwanie się tekstami opublikowanymi w miesięczniku, fragmenty, które omawiają kwestie podatkowe, zaznaczyliśmy kwadracikami. W artykułach wydzielamy również część dotyczącą prowadzonych ewidencji, a w niej omówienia: w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zapisów w księgach rachunkowych jak również, rozliczania innych ewidencji, np. ryczałtu. W wyróżnionych punktach zamieszczamy najważniejsze orzeczenia i interpretacje dotyczące omawianych tematów oraz informacje, na które przy danym zagadnieniu warto zwrócić uwagę. 3 Maj 2014

4 Aktualności Certyfikaty na usługowe prowadzenie ksiąg zostaną zniesione W wyniku planowanych przez ustawodawcę zmian księgami podatkowymi będą mogły zajmować się osoba bez wpisu na listę doradców podatkowych, a do prowadzenia rachunkowości w firmie nie będzie wymagane kilkuletnie doświadczenie zawodowe. Nowe regulacje mają ułatwić dostęp do zawodów oraz wpłynąć na niższe bezrobocie, zmniejszenie obciążeń administracyjnych, wzrost konkurencyjności na rynku, a przez to podniesienie jakości i spadek cen usług. Powinny zdaniem ustawodawcy doprowadzić również do spadku kosztów stałych dla przedsiębiorców, którzy teraz ponoszą opłaty za obowiązkowe kursy, czy szkolenia. Na połączonym posiedzeniu senackich Komisji Budżetu i Finansów Publicznych oraz Komisji Gospodarki Narodowej do tzw. II transzy deregulacyjnej biuro legislacyjne przedstawiło w sumie 51 uwag. Ostatecznie Senat przyjął ustawę z 62 poprawkami, które w większości mają charakter doprecyzowujący i eliminują wątpliwości interpretacyjne. W odniesieniu do biegłych rewidentów zmieniono termin wejścia w życie przepisów nowelizujących. Tak więc los certyfikatów księgowych jest już przesądzony wkrótce zostaną zniesione. Do tego, aby zająć się rachunkowością w firmie, nie będzie wymagana już kilkuletnia praktyka w księgowości czy też odpowiednie wykształcenie. Wystarczy, że osoba, która zdecyduje się prowadzić księgi rachunkowe, ubezpieczy się od odpowiedzialności cywilnej. Konieczne też będzie posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych. Nie można też być karanym za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości. W odniesieniu do doradców podatkowych ustawa uwalnia większość czynności doradztwa podatkowego. W konsekwencji prowadzenie ksiąg podatkowych czy sporządzanie deklaracji będą mogły wykonywać nie tylko osoby wpisane na listę doradców, ale także podmioty nieposiadające takich kwalifikacji. Natomiast udzielanie opinii podatkowych będzie zarezerwowane wyłącznie dla doradców podatkowych oraz adwokatów i radców prawnych. Krótsza będzie ponadto praktyka zawodowa wymagana do wpisu na listę doradców podatkowych (6 miesięcy zamiast 2 lat). Z kolei doświadczenie będzie można zdobyć u doradcy podatkowego lub w spółkach doradztwa, a nie jak obecnie w organach podatkowych. Osoby ubiegające się o tytuł biegłego rewidenta mogą natomiast liczyć na ułatwienia w postępowaniu kwalifikacyjnym. Oznacza to, że kandydat, który ukończył studia prawnicze, będzie miał zaliczone poszczególne egzaminy teoretyczne z danego obszaru. Nastąpią też uproszczenia w zakresie odbywania praktyki i aplikacji. Przykładowo osoba z co najmniej 15-letnim doświadczeniem w zakresie rachunkowości, prawa i finansów, która zda pozytywnie wymagane egzaminy, zostanie zwolniona z wymogu odbywania praktyki i aplikacji. Etap legislacyjny: w dniu przekazania miesięcznika do druku projekt z poprawkami został przyjęty przez Senat. Sylwia Maliszewska ekspert podatkowy SPRAWDŹ NA WWW Więcej informacji na temat zmian w prawie zamieściliśmy na stronie 4 Maj 2014

5 Od 1 kwietnia odliczenie VAT od aut zależy od sposobu wykorzystania NOWE PRAWO Od początku kwietnia br. można odliczyć cały VAT tylko od pojazdów używanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Do pełnego odliczenia podatku od niektórych pojazdów konieczne będzie prowadzenie szczegółowej ewidencji. Zmieniły się również przepisy dotyczące możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację aut. Metody amortyzacji aut firmowych Rozliczanie kosztów eksploatacji pojazdów Zmienione zasady odliczenia VAT od samochodów Dodatkowe obowiązki ewidencyjne Zapisy w księgach rachunkowych i księdze podatkowej PIT/CIT Ważna jest data rozpoczęcia eksploatacji auta W związku ze zmianą definicji samochodu osobowego biuro rachunkowe, ujmując zdarzenia w ewidencjach prowadzonych dla klienta, musi zwrócić uwagę, kiedy rozpoczęła się eksploatacja auta na potrzeby podatnika. Może to bowiem wpływać na możliwość zaliczenia nakładów do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli auta nie spełniają tych wymogów, będą uznawane za samochody osobowe, ze wszystkimi tego podatkowymi konsekwencjami. Specyfika użytkowania aut oraz pełnione funkcje powodują, że samochód osobowy służyć może równocześnie do osobistych potrzeb podatników, jak i celów biznesowych. Mając tego świadomość, ustawodawca wprowadził do celów podatkowych dwie możliwości kosztowego rozliczania wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej, a mianowicie: włączenie samochodu w zakres prowadzonej działalności jedynie w takim stopniu, w jakim jest on rzeczywiście wykorzystywany do celów związanych z tą działalnością, bądź też przypisanie go w całości do prowadzonej firmy. Przy pierwszej z wymienionych opcji wykluczone z kosztów uzyskania przychodu zostały wydatki z ty- tułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu biuro rachunkowe prowadzące dokumentację dla klienta jest zobowiązane do prowadzenia ewidencji jego przebiegu. Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba go używająca. WAŻNE W razie braku ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Kosztem podatkowym mogą być faktycznie poniesione wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, które są poniesione w celu uzyskania przy- 5 Maj 2014

6 Samochód osobowy, którego eksploatację rozpoczęto przed 1 kwietnia 2014 r. Pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem pojazdu samochodowego: a) mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfi kowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków, b) który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń (agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy), d) określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług. Samochód osobowy, którego eksploatację rozpoczęto od 1 kwietnia 2014 r. Pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem pojazdu samochodowego: a) mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfi kowanego na podstawie przepisów Prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van, b) mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufi tem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, c) który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, d) który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków, jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, e) będącego pojazdem specjalnym jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami Prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy o VAT, wynika, że jest to pojazd specjalny, f) innego niż wymieniony w lit. a e, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi: 1 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg, 2 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg, 3 lub więcej jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg. 6 Maj 2014

7 Samochód osobowy, którego eksploatację rozpoczęto przed 1 kwietnia 2014 r. Aby pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełniający wymagania określone w art. 5a pkt 19a lit. a i b ustawy o PIT i art. 4a pkt 9a lit. a i b ustawy o CIT był niezaliczony do samochodów osobowych, musi posiadać potwierdzone zaświadczenie z okręgowej stacji kontroli pojazdów oraz adnotację w dowodzie rejestracyjnym pojazdu o spełnieniu tych wymagań. Zaświadczenie wydawane jest na podstawie uprzedniego dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez tę stację. W przypadku pojazdów, o których mowa w art. 5a pkt 19a lit. c ustawy o PIT oraz art. 4a pkt 9a lit. c ustawy o CIT, spełnienie tych wymagań musi być określone na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami Prawa o ruchu drogowym. Samochód osobowy, którego eksploatację rozpoczęto od 1 kwietnia 2014 r. Spełnienie musi być również potwierdzone w odpowiedni sposób albo dodatkowym badaniem technicznym przeprowadzonym przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonym zaświadczeniem wydanym przez tę stację, albo dowodem rejestracyjnym pojazdu, zawierającym właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań, a w przypadku liczby siedzeń i wymaganej ładowności na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami Prawa o ruchu drogowym. chodu oraz nie przekraczają wyznaczonego w odrębnych przepisach limitu. Druga opcja to uznanie samochodu za środek trwały i jego amortyzacja. Samochód po ustaleniu jego wartości początkowej wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a kosztem podatkowym są dokonywane odpisy amortyzacyjne. Koszty uzyskania przychodu stanowią zasadniczo również wydatki związane z eksploatacją takiego auta (przykładowo: koszty paliwa, olejów, opłat za przejazdy i parkowanie, wymiany opon), są one bowiem związane ze środkami trwałymi i tym samym ponoszone są w celu uzyskania przychodu. Niemniej jednak w każdym indywidualnym przypadku należy pamiętać, że wydatki związane z eksploatacją samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych powinny być faktycznie poniesione oraz racjonalnie uzasadnione. Środki trwałe zaliczane są do kosztów przez odpisy amortyzacyjne Odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów można dokonywać jedynie od samochodów (osobowych i ciężarowych), które są zaliczone do środków trwałych w prowadzonej działalności gospodarczej firmy. Może nastąpić to na drodze nabycia auta bezpośrednio na potrzeby działalności albo w drodze przekazania wcześniej nabytego auta przez właścicieli wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jak podkreślają w interpretacjach organy podatkowe, użytkowanie auta i na potrzeby osobiste właściciela, i na potrzeby działalności gospodarczej wyklucza możliwość traktowania tego samocodu jako środka trwałego. Warto zwrócić uwagę, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. Odpisy stanowią koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem są jednak odpisy amortyzacyjne, w przypadku aut, których wartość początkowa przekracza euro. Ograniczenie kwotowe odpisów amortyzacyj- 7 Maj 2014

8 nych od samochodu osobowego wprowadza przepis art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, zgodnie z którymi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania. Ważnym aspektem jest również ustalenie wartości początkowej, którą zazwyczaj stanowi cena nabycia powiększona o nakłady niezbędne do dostosowania auta do użytkowania. Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług. Wyjątek stanowią przypadki, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje prawo obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony, bądź zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Podkreślić należy, że nawet jeśli cena nabycia została ustalona wcześniej niż bezpośrednio przed dniem AUTO JAKO ŚRODEK TRWAŁY Samochód osobowy wykorzystywany do celów prowadzonej działalności, jak i do celów prywatnych, nie jest środkiem trwałym. Interpretacja dyrektora IS w Łodzi z 30 września 2013 r., nr IPTPB1/ /13-3/KO wprowadzenia auta do ewidencji środków trwałych zastosowanie ma historyczna cena nabycia (nawet sprzed kilku lat). Potwierdził to ostatnio np. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 11 lutego 2014 r., nr ITPB1/ /13/AK. Organ podatkowy wskazał w niej, że wartość początkową samochodu należało ustalić w wysokości kwoty z faktury potwierdzającej zakup, mimo że nabycie na potrzeby osobiste nastąpiło w 2000 roku. Jeżeli (zgodnie z odrębnymi przepisami) podatek od towarów i usług wynikający z faktury VAT potwierdzającej nabycie przedmiotowego samochodu nie stanowił dla podatnika VAT naliczonego albo nie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony bądź też zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, wówczas ceny nabycia środka trwałego nie pomniejsza się o ten podatek. W takiej sytuacji ceną nabycia będzie (jak wskazano we wniosku) wartość brutto zakupionego środka trwałego, wykazana w fakturze dokumentującej ten zakup. Cenę nabycia należy podwyższyć o nakłady poniesione na dostosowanie auta do potrzeb podatnika. W sytuacji opisanej w interpretacji indywidualnej wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 grudnia 2013 r., nr ILPB1/ /13-2/IM, podkreślono, że nabywanie części do remontu nowo nabytego (niewprowadzonego do ewidencji) auta na giełdach nie stanowi przeszkody w ustaleniu wartości tych nakładów. Jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych, wartość początkową środków trwałych przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. Jednak taka sytuacja bardzo rzadko dotyczy aut. Ustalając wartość początkową podlegającą amortyzacji, pamiętać też należy, że w razie gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wartość początkową tego składnika ustala się w takiej proporcji 8 Maj 2014

9 jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie. W przypadku aut używanych przez podatników do działalności gospodarczej, a będących współwłasnością małżonków warto mieć oświadczenie podatnika, że auto służy wyłącznie do działalności gospodarczej. WSPÓŁWŁASNOŚĆ MAŁŻONKÓW Nie trzeba stosować proporcji do udziału we współwłasności jeżeli żona nie wykorzystuje auta w działalności prowadzonej odrębnie. Interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 11 lutego 2014 r., nr ITPB1/ /13/AK Do aut można stosować różne stawki amortyzacyjne Biura rachunkowe zazwyczaj do amortyzacji aut wybierają stawkę wynikającą z wykazu stawek amortyzacyjnych, która wynosi 20% rocznie. Jednak możliwe w określonych sytuacjach jest jej podwyższenie lub obniżenie. Można także zastosować stawkę indywidualną, jeśli samochód jest używany lub ulepszony przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych. Koszty eksploatacji amortyzowanego auta można wliczyć w koszty podatkowe Poza amortyzacją do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można wydatki o charakterze eksploatacyjnym. Typowymi wydatkami związanymi ze zwykłym używaniem samochodu są np.: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia, opłaty za przejazd i parkowanie. Datą ujęcia tych nakładów, jako kosztu uzyskania przychodu, jest data zarachowania ich w księgach rachunkowych jako koszty są to bowiem koszty pośrednie, które ujmuje się PRZYKŁ AD Stawka amortyzacyjna samochodu Podatnik wprowadził do ewidencji środków trwałych w marcu 2014 roku samochód osobowy. Rok produkcji auta to 2010 rok. Jego wartość początkową ustalono na zł, a kurs średni NBP z dnia przekazania auta do użytkowania wynosił 4,1 zł/euro. Skutki zastosowania tych stawek dodatkowo będą pokazane przy założeniu, że w lipcu 2015 roku auto zostanie sprzedane (czyli po 16 miesiącach użytkowania). Ustalenie wartości euro 4,1 zł/euro = zł. Nadwyżka powyżej euro to zł. WARIANT 1 STAWKA Z WYKAZU Podatnik założył amortyzację według Wykazu stawek amortyzacyjnych 20% rocznie. Amortyzacja roczna % = zł, w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów % = zł. Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to % = zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą się one kształtowały następująco: 9 Maj 2014

10 PRZYKŁ AD Tytuł Amortyzacja KUP zł 9/12 = zł zł 7/12 = 9.566,67 zł Amortyzacja NKUP zł 9/12 = zł zł 7/12 = 1.983,33 zł Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta zł zł zł 9.566,67 zł 1.983,33 zł = zł WARIANT 2 STAWKA OBNIŻONA Podatnik obniżył amortyzację wg Wykazu stawek amortyzacyjnych do 2% rocznie zgodnie z art. 22i ust. 5 ustawy o PIT i art. 16i ust. 5 ustawy o CIT. Amortyzacja roczna zł 2% = zł. w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów zł 2% = zł Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zł 2% = 340 zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą one kształtowały się następująco: Tytuł Amortyzacja KUP zł 9/12= zł zł 7/12 = 956,67 zł Amortyzacja NKUP 340 zł 9/12 = 255 zł 340 zł 7/12 = 198,33 zł Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta zł 1230 zł 255 zł 956,67 zł 198,33 zł = zł W tym wypadku roczne koszty uzyskania przychodów są niższe, ale zdecydowanie większą kwotę podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w chwili sprzedaży auta. Nie ma uwarunkowań, które ograniczyłyby możliwość obniżenia wysokości stawek amortyzacyjnych. Nie można ich jedynie obniżyć do poziomu 0%, ponieważ spowodowałoby to niedokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Obniżenie stawki jest możliwe od początku użytkowania auta, ale można tego dokonać także od początku każdego roku podatkowego. Od początku kolejnego roku podatkowego można podwyższyć uprzednio obniżoną stawkę ważne, by nie była ona wtedy wyższa niż 20% rocznie. WARIANT 3 STAWKA PODWYŻSZONA Podatnik ze względu na ponadprzeciętnie intensywne użytkowanie auta skorzystał z możliwości podwyższenia amortyzacji o współczynnik nie wyższy niż 1,4. Auto przez cały okres użytkowania jest wykorzystywane intensywniej niż inne auta. 10 Maj 2014

11 PRZYKŁ AD Amortyzacja roczna zł 20% 1,4 = zł, w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów zł 20% = zł. Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zł 20% = zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą one kształtowały się następująco: Tytuł Amortyzacja KUP zł 9/12= zł zł 7/12= ,33 zł Amortyzacja NKUP zł 9/12= zł zł 7/12 = 2.776,67 zł Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta zł zł zł ,33 zł 2.776,67 zł = = ,00 zł WARIANT 4 STAWKA INDYWIDUALNA Podatnik ze względu na fakt, że przed nabyciem auto było już użytkowane, skorzystał z możliwości, jaką dają art. 22j ust. 1 ustawy o PIT i art. 16j ust. 1 ustawy o CIT, czyli zastosował indywidualną stawkę amortyzacyjną. Auta, które przed nabyciem przez podatnika były używane przez co najmniej 6 miesięcy albo w przypadku których nakłady poniesione na ich ulepszenie przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych wyniosły co najmniej 20% wartości początkowej, mogą być amortyzowane przez okres nie krótszy niż 30 miesięcy. Amortyzacja miesięczna zł : 30 miesięcy = zł, w tym odpis roczny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów zł/30 = 2.733,33 zł. Odpis roczny, który nie będzie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zł/30 = 566,67 zł. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty muszą być proporcjonalne do czasu użytkowania, w trakcie roku będą one kształtowały się następująco: Tytuł Amortyzacja KUP 2.733,33 zł 9 = ,97 zł 2.733,33 zł 7 = ,31 zł Amortyzacja NKUP 566,67 zł 9 = 5.100,03 zł 566,67 zł 7 = 1.866,69 zł Niezamortyzowana wartość auta zaliczona do KUP w miesiącu sprzedaży auta zł ,97 zł 5.100,03 zł ,31 zł 1.866,69 zł = zł W tym wypadku koszty uzyskania są najwyższe, najszybciej dokonujemy amortyzacji auta. Z drugiej jednak strony ta metoda powoduje, że najwyższa kwota nigdy nie będzie zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Tę metodę warto stosować, gdy jednostka ma znaczne przychody podatkowe, od których można odliczyć koszty; i tylko w odniesieniu do aut, których wartość początkowa jest niższa niż euro. 11 Maj 2014

12 w rozliczeniach podatkowych w dacie ich poniesienia, czyli ujęcia w rachunkowości na podstawie faktury lub rachunku. Takie stanowisko potwierdzają od wielu lat organy podatkowe (por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 października 2011 r., nr IBPBI/1/ /11/ESZ, czy interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 grudnia 2009 r., nr ILPB1/ /09-5/IM). VAT Dla celów VAT potrzebna specjalna ewidencja Z punktu widzenia podatku dochodowego nie ma konieczności prowadzenia żadnych dodatkowych ewidencji. Jednak od 1 kwietnia 2014 r. prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne, aby móc odliczyć całość VAT. Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a zatem istnieje możliwość odliczenia w 100% VAT naliczonego, jeżeli: sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, która została potwierdzona złożeniem do urzędu skarbowego informacji VAT-26 w terminie 7 dni od dnia, w którym zostanie po- niesiony pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Do pojazdów samochodowych, których konstrukcja wyklucza użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, należą: Pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków) konieczne jest potwierdzenie tego faktu dodatkowym badaniem technicznym i adnotacją w dowodzie rejestracyjnym. Pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu konieczne jest potwierdzenie tego faktu dodatkowym badaniem technicznym i adnotacją w dowodzie rejestracyjnym. Pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla przeznaczeń takich jak agregat elektryczny/spawalniczy, PRZYKŁ AD Stawka amortyzacyjna samochodu ujęcie wariantu 4 Odpis miesięczny w księgach będzie ujęty następująco: Wn Amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodów 2.733,33 zł Amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów 566,67 zł Ma Umorzenie środków trwałych samochody 3.300,00 zł W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych za 1 miesiąc musi być wskazana kwota zł (2.733,33 zł + 566,67 zł), a za cały rok zł W przypadku prowadzenia w imieniu klienta PKPiR Odpis miesięczny stanowiący koszty uzyskania przychodu będzie ujęty w kolumnie Pozostałe wydatki w kwocie 2.733,33 zł, natomiast w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za 1 miesiąc musi być wskazana kwota zł (2.733,33 zł + 566,67 zł), a za cały rok zł 12 Maj 2014