Zamawiający: Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki 94 23 400 Biłgoraj ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA na świadczenie usług monitoringu i konserwacji instalacji alarmowych dla Starostwa Powiatowego w Biłgoraju w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego, poniżej kwoty 30.000 euro
I. Nazwa oraz adres zamawiającego Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki 94, 23-400 Biłgoraj tel. 48 846882000, fax 84 6882009 lub 84 6882058 strona internetowa zamawiającego www.spbilgoraj.bip.lubelskie.pl adres poczty elektronicznej zamawiającego zamowienia@bilgorajski.pl NIP 9181993847 Obsługę postępowania prowadzi Starostwo Powiatowe w Biłgoraju czas pracy od poniedziałku do piątku godz. od 7 30 do 15 30 II. Tryb udzielenia zamówienia: postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty 30.000 euro na podstawie art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się. III. Opis przedmiotu zamówienia Świadczenie usług monitoringu i konserwacji instalacji alarmowych dla Starostwa Powiatowego w Biłgoraju. Zakres zamówienia obejmuje: 1. Całodobową ochronę obiektów Starostwa Powiatowego w Biłgoraju w lokalizacjach: a) budynek przy ul. Tadeusza Kościuszki 94 w Biłgoraju wyposażony w system sygnalizacji włamania, system przeciwpożarowy oraz monitoring wizyjny, b) budynek przy ul. Tadeusza Kościuszki 87 w Biłgoraju wyposażony w system sygnalizacji włamania wraz z liniami sygnalizacji pożaru. 2. Podłączenie lokalnych systemów alarmowych chronionych obiektów do systemu dyskretnego ostrzegania. 3. Archiwizacja zdarzeń w systemie z możliwością wydruku historii z okresu co najmniej ostatnich 3 miesięcy. 4. Zapewnienie możliwości zdalnego załączania instalacji przez stację monitorowania w sytuacjach awaryjnych na żądanie użytkownika. 5. Całodobowe monitorowanie lokalnego systemu alarmowego w chronionych obiektach przez stałe, aktywne prowadzenie obserwacji sygnału odbieranego z obiektu, a w przypadku otrzymania sygnału o alarmie niezwłoczne zapewnienie interwencji oraz przekazanie informacji Policji, Państwowej Straży Pożarnej, osobom wskazanym przez Zamawiającego i grupie interwencyjnej. 6. Zapewnienie gotowości i interwencji załóg patrolowo interwencyjnych, które podejmą czynne działania ochronne natychmiast po uzyskaniu sygnału o alarmie i czynności na terenie obiektu objętego ochroną po dojechaniu załogi patrolowej. 7. Sprawowanie całodobowego nadzoru technicznego wraz z przeprowadzaniem kwartalnych konserwacji zgodnie z Polską Normą Systemów alarmowych: reagowanie na nietypowe sytuacje związane z funkcjonowaniem instalacji alarmowej, zgłaszanie uszkodzonych, wadliwych elementów instalacji alarmowej, sporządzanie protokołów z konserwacji, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości (usterek) zapewnienie 24 godzinnego serwisu naprawczego instalacji alarmowej. 8. Okresowa zmiana kodów uprawnień do instalacji alarmowej wraz z przeszkoleniem osób wskazanych przez Zamawiającego. 9. Zamawiający przekaże wykazy: 2
osób upoważnionych do obsługi systemu alarmowego wraz z poziomem dostępu, osób wskazanych przez Zamawiającego do bezpośredniego kontaktu w jego imieniu, osób mających dostęp do pomieszczeń po godzinach pracy Starostwa Powiatowego w Biłgoraju, wszelkie zmiany dotyczące wykazów ww. osób. 10. Zamawiający udostępni do wglądu pomieszczenia w celu oględzin i oceny instalacji alarmowej oraz udzieli niezbędnych wyjaśnień. 11. Zamawiający dopuszcza w trakcie trwania umowy możliwość montażu nowych urządzeń przez innych wykonawców. IV. Termin wykonania zamówienia: od dnia 1 lipca 2015 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. V. Warunki udziału w postepowaniu oraz dokumenty na potwierdzenie spełniania warunku O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2014 r. poz. 1099). W celu potwierdzenia spełniania warunku Zamawiający żąda załączenia do oferty aktualnej koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem zamówienia. VI. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Adres email zamawiającego zamowienia@bilgorajski.pl, nr faksu 84 6882009 lub 84 6882058. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Do kontaktów z wykonawcami uprawnieni są: Andrzej Grabias tel. 846882010 VII. Teresa Sprysak, Anna Kulik tel 84 6882006 Termin związania ofertą wynosi 30 dni Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VIII. Opis sposobu przygotowywania ofert 1. Zgłoszenie do udziału w postępowaniu należy złożyć w języku polskim zgodnie z wzorem określonym formularzem załączonym do dokumentacji postępowania stanowiącym załącznik nr 1 oraz podpisaną przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy na zewnątrz, przy czym podpis lub podpisy powinny być czytelne lub opisane pieczątkami imiennymi. 2. Do zgłoszenia należy dołączyć dokumenty określone w pkt V. 3. Załączniki do formularza ofertowego, będące częścią oferty muszą być również podpisane przez ww. osoby. 3
4. W przypadku ustanowienia pełnomocnika Wykonawca składa pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii. 5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 6. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 7. Zaleca się aby wszystkie zapisane strony oferty były ponumerowane oraz zaparafowane przez osobę podpisującą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 8. Wykonawca czyniąc zastrzeżenie, że pewne dokumenty nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania wskazuje podstawę prawną wyłączenia jawności danego dokumentu. Informacje te powinny być załączone do oferty w osobnym opakowaniu z napisem Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. 9. Oferty należy składać w zamkniętym opakowaniu oznaczonym pieczęcią wykonawcy na adres: Starostwo Powiatowe w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki 94 23 400 Biłgoraj z dopiskiem Oferta Monitoring IX. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert. 1. Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego w pok. nr. 106 (Sekretariat Starosty) lub przesłać na adres zamawiającego w terminie do dnia 8 czerwca 2015r. do godz. 11 00. 2. Przy przesyłce pocztowej decyduje data i godzina dostarczenia oferty do pok. 106 Sekretariat Starosty. 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 8 czerwca 2015r. o godz. 11 30 w pok. 110 w siedzibie zamawiającego ul. Tadeusza Kościuszki 94 w pok. 110. Otwarcie ofert jest jawne. X. Istotne dla stron postanowienia które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy. Projekt umowy stanowi załącznik nr 2 do IWZ. XI. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków postępowania. XII. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji. XIII. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Załączniki: 1. formularz oferty - załącznik nr 1 2. wzór umowy - załącznik nr 3 4
... (pieczęć wykonawcy) O F E R T A Załącznik nr 1 do IWZ... imię i nazwisko, nazwa i adres wykonawcy składającego ofertę/ imiona i nazwiska, nazwy Wykonawców w przypadku oferty wspólnej... tel... fax... email... województwo W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty na świadczenie usług monitoringu i konserwacji instalacji alarmowych dla Starostwa Powiatowego w Biłgoraju oferujemy realizację zamówienia za kwotę:... zł. brutto (słownie:...) w tym: 1. Monitoring (cena za 1-mc) -... zł. brutto (słownie:...) 2. Konserwacja (cena za 1 kwartał) -... zł. brutto (słownie:...) Czas przyjazdu grupy interwencyjnej do Zamawiającego... Oświadczamy, że: 1. Posiadamy koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób o mienia (Dz. U. z 2014 r. poz. 1099). 2. Zapoznaliśmy się z istotnymi warunkami zamówienia i nie wnosimy żadnych uwag i zastrzeżeń do jej treści i że jest ona wystarczająca do sformułowania oferty. 3. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w warunkach uczestnictwa w postępowaniu Data...... (podpis osoby uprawnionej do złożenia oferty) Załączniki: 5
U m o w a Załącznik nr 1 do IWZ zawarta w dniu w Biłgoraju pomiędzy Powiatem Biłgorajskim reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju w imieniu, którego działa przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Pana Grzegorza Płecha NIP 918-19-93-847 zwanym w treści umowy Zamawiającym a zwanym dalej Wykonawcą poprzedzona postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty 30.000 euro w którym zgodnie z art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się, o treści następującej: 1 1. Zamawiający zamawia a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług polegających na monitorowaniu i konserwacji instalacji alarmowej w budynkach Starostwa Powiatowego w Biłgoraju przy ul. Tadeusza Kościuszki 94 i ul. Tadeusza Kościuszki 87. 2. Zakres zamówienia obejmuje: a) Całodobową ochronę obiektów Starostwa Powiatowego w Biłgoraju w lokalizacjach: budynek przy ul. Tadeusza Kościuszki 94 w Biłgoraju wyposażony w system sygnalizacji włamania, system przeciwpożarowy oraz monitoring wizyjny, budynek przy ul. Tadeusza Kościuszki 87 w Biłgoraju wyposażony w system sygnalizacji włamania wraz z liniami sygnalizacji pożaru. b) Podłączenie lokalnych systemów alarmowych chronionych obiektów do systemu dyskretnego ostrzegania. c) Archiwizacja zdarzeń w systemie z możliwością wydruku historii z okresu co najmniej ostatnich 3 miesięcy. d) Zapewnienie możliwości zdalnego załączania instalacji przez stację monitorowania w sytuacjach awaryjnych na żądanie użytkownika. e) Całodobowe monitorowanie lokalnego systemu alarmowego w chronionych obiektach przez stałe, aktywne prowadzenie obserwacji sygnału odbieranego z obiektu, a w przypadku otrzymania sygnału o alarmie niezwłoczne zapewnienie interwencji oraz przekazanie informacji Policji, Państwowej Straży Pożarnej, osobom wskazanym przez Zamawiającego i grupie interwencyjnej. f) Zapewnienie gotowości i interwencji załóg patrolowo interwencyjnych, które podejmą czynne działania ochronne natychmiast po uzyskaniu sygnału o alarmie i czynności na terenie obiektu objętego ochroną po dojechaniu załogi patrolowej. 6
g) Sprawowanie całodobowego nadzoru technicznego wraz z przeprowadzaniem kwartalnych konserwacji zgodnie z Polską Normą Systemów alarmowych: reagowanie na nietypowe sytuacje związane z funkcjonowaniem instalacji alarmowej, zgłaszanie uszkodzonych, wadliwych elementów instalacji alarmowej, sporządzanie protokołów z konserwacji, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości (usterek) zapewnienie 24 godzinnego serwisu naprawczego instalacji alarmowej. h) Okresowa zmiana kodów uprawnień do instalacji alarmowej wraz z przeszkoleniem osób wskazanych przez Zamawiającego. i) Zamawiający przekaże wykazy: osób upoważnionych do obsługi systemu alarmowego wraz z poziomem dostępu, osób wskazanych przez Zamawiającego do bezpośredniego kontaktu w jego imieniu, osób mających dostęp do pomieszczeń po godzinach pracy Starostwa Powiatowego w Biłgoraju, wszelkie zmiany dotyczące wykazów ww. osób. j) Zamawiający udostępni do wglądu pomieszczenia w celu oględzin i oceny instalacji alarmowej oraz udzieli niezbędnych wyjaśnień. k) Zamawiający dopuszcza w trakcie trwania umowy możliwość montażu nowych urządzeń przez innych wykonawców. 2 Umowa realizowana będzie w terminie od dnia 1 lipca 2015 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. 3 1. Wykonawca oświadcza, że posiada koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2014 r. poz. 1099). 2. Wykonawca oświadcza, że jego działalność związana z realizacją niniejszej umowy jest objęta ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej i zobowiązuje się do kontynuowania takiego ubezpieczenia przez okres obowiązywania umowy. Dowód zawarcia umowy ubezpieczenia przedstawi na żądanie Zamawiającego. 4 1. Całkowita wartość usług świadczonych przez Wykonawcę w okresie wskazanym w 2 wynosi.. zł. (słownie złotych:..). 2. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy: a) miesięczny abonament za monitoring instalacji alarmowej w wysokości:.. zł. (słownie złotych: ) płatne przelewem w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury VAT. b) kwartalna konserwacja instalacji alarmowej w wysokości:.. zł. brutto (słownie złotych:.). płatne po wykonaniu czynności konserwacyjnych w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT. 5 Wykonawca oświadcza, że jego działalność związana z realizacją niniejszej umowy jest objęta ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej i zobowiązuje się do kontynuowania 7
takiego ubezpieczenia przez okres obowiązywania niniejszej umowy. Dowód zawarcia umowy ubezpieczenia przedstawi na żądanie Zamawiającego. 6 Zobowiązania Wykonawcy: 1. Wykonawca we własnym zakresie zapewni łączność lokalnego systemu alarmowego w chronionych obiektach do systemu dyskretnego ostrzegania. 2. Wykonawca zapewni przeszkolenie osób wyznaczonych przez Zamawiającego do obsługi instalacji alarmowej. 3. Wykonawca zapewni przeszkolenie osób wyznaczonych przez Zamawiającego w zakresie działań, które należy podjąć w przypadku zaistnienia alarmu. 4. W przypadku stwierdzenia zagrożenia usiłowania lub dokonania przestępstw przeciwko życiu, zdrowiu lub mieniu w chronionym obiekcie (na przykład: kradzieży, rozboju, włamania) Wykonawca podejmie czynności ochronne, w szczególności powiadomi Policję, a także zabezpieczy chronione obiekty, 5. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonywanie przedmiotu umowy. 7 Warunki realizacji umowy: 1. Wykonawca w toku realizacji umowy zobowiązuje się postępować z należytą starannością. 2. Dane dotyczące sposobów i środków zabezpieczenia technicznego obiektu oraz inne niezbędne informacje umieszczone w dokumentacji monitorowanych obiektów, która stanowi integralną część umowy objęte są ochroną tajemnicy służbowej i nie będą udostępniane osobom nieuprawnionym. 3. Prawidłowe włączenie i wyłączenie lokalnego systemu alarmowego bez wywołania alarmu, uznawane jest za operację dokonaną przez osobę upoważnioną. 4. Na czas przeprowadzania remontu budowlanego Wykonawca udzieli pomocy we właściwym zabezpieczeniu systemu alarmowego na podstawie odrębnego zlecenia. 8 Procedura usuwania przeszkód w realizacji umowy 1. W przypadku stwierdzenia braku możliwości monitorowania lokalnego systemu alarmowego, w szczególności na skutek uszkodzenia urządzeń, uszkodzenia lokalnego systemu alarmowego, Wykonawca niezwłocznie wyśle do chronionego obiektu załogę patrolowo interwencyjną, która będzie prowadziła ochronę fizyczną i powiadomi telefonicznie o tym Zamawiającego Dalsze decyzje w sprawie ochrony podejmuje Zamawiający. 2. Każda uzasadniona ingerencja w urządzenia, bądź z nim związaną sieć zasilającą powinna być wykonana w obecności technika dyżurnego Wykonawcy 3. W razie czasowego uszkodzenia linii przekazu sygnału alarmowego niezależnej od Wykonawcy i zabezpieczeniu obiektu chronionego ochroną fizyczną przez Wykonawcę, strony dodatkowo uzgodnią dalszy sposób ochrony. 9 1. W wypadku poniesienia szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Wykonawca ponosi odpowiedzialności materialną do wysokości poniesionych strat. 8
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. 10 Wykonawca nie może powierzyć wykonywania usług określonych w niniejszej umowie innej osobie bez zgody Zamawiającego. 11 Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. 12 Dopuszcza się rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez Zamawiającego w przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę. 13 Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 14 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 15 Mogące wyniknąć ze stosunku objętego umową spory, strony poddają pod rozstrzygnięcie Sadu właściwego miejscowo i rzeczowo dla Zamawiającego. 16 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dwa dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający 9