ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OR Zamawiający: Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki Biłgoraj ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA na opracowanie i wydanie albumu Natura Powiatu Biłgorajskiego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego, poniżej kwoty euro Dnia: Zatwierdził: STAROSTA Marian Tokarski

2 I. Nazwa oraz adres zamawiającego Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki 94, Biłgoraj tel , fax lub strona internetowa zamawiającego adres poczty elektronicznej zamawiającego zamowienia@bilgorajski.pl NIP Obsługę postępowania prowadzi Starostwo Powiatowe w Biłgoraju czas pracy od poniedziałku do piątku godz. od 7 30 do II. Tryb udzielenia zamówienia: postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty euro na podstawie art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się. Istotne warunki zamówienia zwane dalej IWZ II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Opracowanie i wydanie albumu Natura Powiatu Biłgorajskiego. format A4, pełny kolor, układ pionowy, okładka - twarda oprawa, szyta, folia UV, pełny kolor, ilość fotografii (z podpisami) ok. 370+/-10, papier kreda 150g/m2, objętość ok. 220 stron, nakład 1500 egzemplarzy, wersja językowa polsko angielska, objętość tekstu stron A4, wersja elektroniczna albumu (w formacie PDF oraz Word lub alternatywnym umożliwiającym edycję), położenie Powiatu Biłgorajskiego zaznaczone na schematycznej mapie Polski, mapa powiatu z zaznaczonymi szlakami turystycznymi, wyszczególnione ciekawostki przyrodniczo kulturowe (udostępnia Zamawiający), wykaz szlaków turystycznych powiatu (udostępnia Zamawiający), wykaz bazy noclegowej powiatu i gospodarstw agroturystycznych, zamawiany album powinien przedstawiać promocyjny wizerunek powiatu polegający na wyeksponowaniu wybranych, najważniejszych wartości edukacyjnych, krajoznawczych, kulturowych RPN, parków krajobrazowych, rezerwatów, pomników przyrody, obszarów natura 2000, punktów widokowych, zróżnicowania krajobrazowego powiatu, rzek, siedlisk leśnych, przedmiot zamówienia Wykonawca wykona z materiałów własnych i przekazanych przez zamawiającego. 2. Zamawiający przekaże Wykonawcy 30% zdjęć do zamieszczenia w albumie 3. Prezentacja i uzyskanie akceptacji projektu albumu ze strony Zamawiającego. 4. Dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego. 2

3 III. IV. Termin wykonania zamówienia: do dnia r. Opis procedury postępowania - negocjacje I etap negocjacji kwalifikacja wykonawców pod względem doświadczenia oraz złożenie oferty wstępnej. Wykonawcy nie spełniający warunku udziału w postępowaniu nie zostaną zaproszeni do II etapu negocjacji Ceny ofert wstępnych będą ujawniane na wniosek wykonawców po zakończeniu etapu IV negocjacji tj. złożenia ofert ostatecznych. II etap negocjacji negocjacje dotyczące sposobu wykonania zamówienia oraz warunków umowy, doprecyzowanie opisu jakości zdjęć publikowanych w albumie oraz technicznej realizacji umowy. Po zakończeniu negocjacji Zamawiający doprecyzuje warunki zamówienia. III etap negocjacji zaproszenie do składania ofert ostatecznych. Do złożenia ofert ostatecznych zaproszeni zostaną Wykonawcy, którzy brali udział w negocjacjach IV etap negocjacji złożenie ofert ostatecznych przez wykonawców Zamawiający wybierze ofertę ostateczną z najniższą ceną zamówienia przy dobrym poziomie jakościowym. V. Warunki udziału w postepowaniu oraz dokumenty na potwierdzenie spełniania warunku 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykażą, że wykonali z należytą starannością w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie minimum 3 zamówienia dotyczące wykonania albumu formatu A4, okładka - twarda oprawa, szyta z minimum 100 zdjęciami o tematyce przyrodniczej, o wartości minimum ,- zł. każde zamówienie. 2. W celu potwierdzenia wykonania z należytą starannością albumów o których mowa w pkt. 1 zamawiający żąda: wykazu wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 Do wykazu należy załączyć dowody czy albumy zostały wykonane należycie (np. referencje.), minimum 3 egzemplarze wykonanych albumów, które potwierdzają spełnienie warunków udziału w postepowaniu (wskazane w wykazie) Zamawiający zwróci załączone albumy po zakończeniu postępowania VI. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami 3

4 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Adres poczty elektronicznej zamawiającego zamowienia@bilgorajski.pl Nr faksu lub W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Do kontaktów z wykonawcami uprawnieni są Zofia Siek Z-ca kierownika Wydziału Edukacji, Promocji, Zdrowia, Kultury, Sportu i Turystyki tel. (84) Teresa Sprysak, Anna Kulik Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich tel. (84) VII. Termin związania ofertą wynosi 30 dni Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert ostatecznych. VIII. Opis sposobu przygotowywania ofert 1. Ofertę należy złożyć w języku polskim zgodnie z wzorem określonym formularzem ofertowym załączonym do dokumentacji postępowania stanowiącym załącznik nr 1 oraz podpisaną przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy na zewnątrz, przy czym podpis lub podpisy powinny być czytelne lub opisane pieczątkami imiennymi. 2. Załączniki do formularza ofertowego, będące częścią oferty muszą być również podpisane przez ww. osoby. 3. W przypadku ustanowienia pełnomocnika Wykonawca składa pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 5. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 6. Zaleca się aby wszystkie zapisane strony oferty były ponumerowane oraz zaparafowane przez osobę podpisującą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 7. Wykonawca czyniąc zastrzeżenie, że pewne dokumenty nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania wskazuje podstawę prawną wyłączenia jawności danego dokumentu. Informacje te powinny być załączone do oferty w osobnym opakowaniu z napisem Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. 8. Ofertę wstępną należy składać w zamkniętym opakowaniu oznaczonym pieczęcią wykonawcy na adres: Starostwo Powiatowe w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki Biłgoraj z dopiskiem - OFERTA opracowanie i wydanie albumu Natura Powiatu Biłgorajskiego 4

5 IX. Miejsce oraz termin składania ofert wstępnych 1. Oferty wstępne należy składać w siedzibie zamawiającego w pok. nr. 106 (Sekretariat Starosty) lub przesłać na adres zamawiającego w terminie do dnia 6 marca 2015r. do godz Przy przesyłce pocztowej decyduje data i godzina dostarczenia oferty do pok. 106 Sekretariat Starosty. 3. Ceny ofert wstępnych będą ujawniane wykonawcom po zakończeniu etapu IV negocjacji tj. złożenia ofert ostatecznych. 4. Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z pełną realizacją zamówienia Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 9 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług, ceną jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. Przez cenę rozumie się również stawkę taryfową. X. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty ostatecznej Zamawiający zawiadamia niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty ostateczne, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty ostateczne. 2. W przypadku wyboru oferty Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych wykonawców.. XI. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy Projekt umowy stanowi załącznik nr 3 do IWZ. Projekt umowy zostanie doprecyzowany po przeprowadzonych negocjacjach XXII. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Załączniki: 1. formularz oferty - załącznik nr 1 2. wzór wykazu wykonanych usług załącznik nr 2 3. wzór umowy - załącznik nr 3 5

6 ... (pieczęć wykonawcy) Załącznik nr 1 do I.W.Z. OFERTA WSTĘPNA... imię i nazwisko, nazwa i adres wykonawcy składającego ofertę/ imiona i nazwiska, nazwy Wykonawców w przypadku oferty wspólnej... tel.... fax województwo.. W odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu na opracowanie i wydanie albumu Natura Powiatu Biłgorajskiego, składamy ofertę wstępną za kwotę: cena brutto... zł (słownie...) W celu potwierdzenia warunków udziału w postepowaniu do oferty załączamy: 1. Data (podpis osoby/osób uprawnionej/ych do złożenia oferty ) 6

7 załącznik nr 2 do I.W.Z.... (pieczęć wykonawcy) WYKAZ WYKONANYCH USŁUG Potwierdzających wykonanie z należytą starannością w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie minimum 3 zamówień dotyczących wykonania albumu formatu A4, okładka - twarda oprawa, szyta z minimum 100 zdjęciami o tematyce przyrodniczej, o wartości minimum ,- zł. każde zamówienie. Lp. Przedmiot zamówienia Wartość zamówienia Data wykonania Odbiorca zamówienia data (podpis upoważnionego przedstawiciela) 7

8 OR Projekt umowy załącznik nr 3 do IWZ Zawarta w dniu r. w Biłgoraju pomiędzy Powiatem Biłgorajskim reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju w imieniu którego działają przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu NIP zwanym dalej Zamawiającym a... zwanym dalej Wykonawcą poprzedzona postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty euro w którym zgodnie z art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się, o treści następującej: 1 1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie polegające na opracowanie i wydanie albumu p.n. Natura Powiatu Biłgorajskiego. format A4, pełny kolor, układ pionowy, okładka - twarda oprawa, szyta, folia UV, pełny kolor, ilość fotografii (z podpisami) ok. 370+/-10, papier kreda 150g/m2, objętość ok. 220 stron, nakład 1500 egzemplarzy, wersja językowa polsko angielska, objętość tekstu stron A4, wersja elektroniczna albumu (w formacie PDF oraz Word lub alternatywnym umożliwiającym edycję), położenie Powiatu Biłgorajskiego zaznaczone na schematycznej mapie Polski, mapa powiatu z zaznaczonymi szlakami turystycznymi, wyszczególnione ciekawostki przyrodniczo kulturowe (udostępnia Zamawiający), wykaz szlaków turystycznych powiatu (udostępnia Zamawiający), wykaz bazy noclegowej powiatu i gospodarstw agroturystycznych, zamawiany album powinien przedstawiać promocyjny wizerunek powiatu polegający na wyeksponowaniu wybranych, najważniejszych wartości edukacyjnych, krajoznawczych, kulturowych RPN, parków krajobrazowych, rezerwatów, pomników przyrody, obszarów natura 2000, 8

9 punktów widokowych, zróżnicowania krajobrazowego powiatu, rzek, siedlisk leśnych, przedmiot zamówienia Wykonawca wykona z materiałów własnych i przekazanych przez zamawiającego. 2. Zamawiający przekaże Wykonawcy 30% zdjęć do zamieszczenia w albumie 2 1. Przedmiot umowy określony w 1 niniejszej umowy zostanie wykonany do dnia 30 września 2015r. 2. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu stan zaawansowania prac raz w miesiącu oraz dodatkowo na każde żądanie zamawiającego. 3. Końcowy projekt opracowania publikacji Wykonawca przedłoży do akceptacji Zamawiającego w terminie do dnia 31 sierpnia 2015r. 4. W razie nie uzyskania akceptacji projektu Wykonawca w terminie 7 dni przedstawi Zamawiającemu poprawiony projekt, uwzględniający złożone zastrzeżenia. 3 Nadzór nad realizacją oraz odbiorem umowy ze strony Zamawiającego pełnić będzie Pani Zofia Siek Zastępca Kierownika Wydziału Edukacji Kultury Sportu i Turystyki Wykonawca dostarczy przedmiot umowy we własnym zakresie oraz na własny koszt do siedziby Zamawiającego. 2. O gotowości przedmiotu umowy do odbioru Wykonawca powiadomi Zamawiającego pisemnie, za pośrednictwem faksu na następujący nr (84) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zsiek@bilgorajski.pl. 3. Zamawiający wyznaczy termin odbioru przedmiotu zamówienia w ciągu 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia gotowości do odbioru. 4. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. 5. Brak uczestnictwa Wykonawcy w czynnościach odbioru upoważnia Zamawiającego do dokonania czynności odbioru bez udziału Wykonawcy. 6. Miejscem przekazania zamówienia jest Wydział Edukacji Kultury Sportu i Turystyki Starostwa Powiatowego w Biłgoraju, ul. Tadeusza Kościuszki Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości:,- zł. brutto (słownie złotych:..). 2. Cena określona w ust. 1 zawiera wszystkie koszty związane z realizacja przedmiotu umowy i nie może ulec podwyższeniu. 3. Zapłata za odebrany przedmiot zamówienia nastąpi w terminie 14 dni od daty odbioru oraz przedłożenia faktury VAT Wykonawca oświadcza, że przysługujące mu prawa autorskie do albumu będącego przedmiotem umowy nie są w żaden sposób ograniczone lub obciążone prawami osób trzecich. 2. Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do albumu będącego przedmiotem umowy na wszystkich polach eksploatacji, a w szczególności: a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania albumu, b) w zakresie rozpowszechniania. 3. Wykonawca udziela Zamawiającemu zezwoleń do dokonywania wszelkich zmian w albumie. 7 9

10 1. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach: a) za każdy dzień zwłoki w oddaniu określonego w umowie zamówienia karę w wysokości 100 zł (słownie sto złotych), licząc od upływu terminu o którym mowa w 2 ust. 1, b) w przypadku stwierdzenia przy odbiorze zamówienia, że Wykonawca nie wprowadził zmian oraz nie usunął błędów zgłoszonych przez Zamawiającego, karę w wysokości 200 zł. za każdą nie wprowadzoną zmianę lub wskazany błąd, c) za odstąpienie od wykonania umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy karę w wysokości 20% ceny brutto zamówienia. 2. Naliczone przez Zamawiającego kary umowne mogą być potrącone z należnego Wykonawcy wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. 8 Oprócz przypadków przewidzianych w Kodeksie cywilnym, Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez zapłaty kar umownych z jego strony w następujących sytuacjach: a) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, odstąpienie od umowy w tym wypadku może nastąpić w terminie miesiąca od podjęcia wiadomości o powyższych okolicznościach, b) Wykonawca nie przedstawił końcowego projektu opracowania publikacji w terminie określonym w 2 ust. 3 umowy, odstąpienie od umowy w tych przypadkach może nastąpić w terminie 14 dni od upływu terminu określonego odpowiednio w 2 ust. 3 umowy. Przepis 7 ust. 1 lit. c) stosuje się odpowiednio c) wykonawca pozostaje w zwłoce w wykonaniu przedmiotu umowy przekraczającej 14 dni licząc od dnia zakończenia wykonania przedmiotu umowy przewidzianego w 2 ust. 1. Przepis 7 ust. 1 lit. c) stosuje się odpowiednio. Odstąpienie od umowy w tym przypadku nastąpi w terminie 14 dni od upływu wskazanego w tym przypadku terminu zwłoki. 9 Mogące wyniknąć ze stosunku objętego umową spory, strony poddają pod rozstrzygnięcie Sądu właściwego miejscowo i rzeczowo dla Zamawiającego. 10 W sprawach nieuregulowanych niniejsza umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 11 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający 10