INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA WNIOSKU ON-LINE W AKCJI Projekty Wolontariatu Seniorów 1. Logowanie się do systemu możliwe jest po uprzednim założeniu konta w Systemie Dokumentów OnLine FRSE: http://online.frse.org.pl. (patrz: FRSE OnLine_Instrukcja rejestracji_beneficjent.pdf) 2. Po zalogowaniu się należy wybrać program Grundtvig klikając na pole Wybieram. 3. Należy przejść do zakładki Wnioski. 4. Należy wybrać formularz. Wniosek o dofinansowanie klikając na pole Wypełnij. Istnieje możliwość wypełnienia wniosku jednorazowo lub etapami. Każdorazowo należy kliknąć, w przeciwnym wypadku wpisany dotychczas tekst i dane nie zostaną zapisane. W przypadku wypełniania wniosku etapami, po ponownym zalogowaniu do systemu w celu kontynuowania wypełniania wniosku należy wejść w zakładkę Moje dokumenty. Zapisane szkice można przed wysłaniem: - wielokrotnie edytować - wydrukować wersję roboczą Szkic można również usunąć. UWAGA!: Ta operacja jest nieodwracalna! UWAGA!: Wniosek, który nie został jeszcze wysłany on-line ma napis w poprzek strony SZKIC.
Wniosek składa się z wielu sekcji: Należy wypełnić wszystkie wymagane pola (podświetlone na czerwono) w każdej sekcji. Jeżeli któreś z wymaganych pól nie zostanie wypełnione lub zostanie wypełnione niepoprawnie (np. niewłaściwy format adresu e-mail, kodu pocztowego etc.), nie będzie możliwe złożenie wniosku. Wtedy na górze strony pojawi się odpowiedni komunikat, a niepoprawnie wypełnione pola zostaną zaznaczone kolorem czerwonym. Należy wówczas uzupełnić brakujące pola lub skorygować błędny wpis. Wielkość pól tekstowych we wnioskach jest ograniczona liczbą znaków. Każdorazowo taka informacja jest podana przy polu zawierającym powyższe ograniczenie. UWAGA: Treść wniosków składanych przez obydwie organizację, polską i organizację zagraniczną, musi być identyczna. Proszę się upewnić, iż wniosek on-line zawiera treść identyczną jak we wniosku opracowanym wspólnie z organizacją zagraniczną.
5. Wybrane wskazówki dotyczące wypełnienia wniosku: 5.1. W zakładce Description, pkt 5.4 Topics, wstawiamy jedynie numer wybrany z Tabeli F, opis pojawi się automatycznie. 5.2 W zakładce Description, pkt 5.7 Number of., tabela obejmuje dane dla obydwu organizacji uczestniczących w projekcie. Liczba pracowników zaangażowanych w projekt, jest dowolna w każdej organizacji. Poniżej przykładowe wypełnienie tabeli.
5.3 W zakładce Description, pkt 5.8 Provisional dates of. liczba wysyłanych wolontariuszy musi odpowiadać pkt 5.7. Pobyt wolontariusza jest liczony na minimum 3 tygodnie. Z założeniem iż tydzień = 7 dni. Przykład: 21 dni = 3 tygodnie, 27 dni = 3 tygodnie, 28 dni = 4 tygodnie. System automatycznie liczy tygodnie, po wstawieniu dat. daty wyjazdów i przyjazdów wolontariuszy muszę się zwierać w terminie 1.08.2012 31.07.2014 Poniżej tylko przykładowe wypełnienie tabeli. Organizacja polska wysyła 6 wolontariuszy, oraz gości 4 wolontariuszy. Wolontariusze wyjeżdżają grupami po dwie osoby w trakcie dwóch lat trwania projektu. Po kliknięciu na ołówek mamy możliwość edytowania każdego wiersza osobno. Kliknięcie ikonki X umożliwia usunięcie wiersza.
5.4 W zakładce Requested eu funding, liczba wysyłanych/goszczonych wolontariuszy oraz długość pobytu musi odpowiadać pkt 5.7 oraz pkt 5.8. Poniżej przykładowe wypełnienie, dla jednej organizacji w projekcie, przy założeniach : - organizacja wysyła 6 wolontariuszy, na podróż każdego wolontariusza ubiega się o 400EUR; - organizacja przyjmuje 4 wolontariuszy na 3 tygodnie (stawka 1397EUR obowiązuje tylko w Polsce); - ubiega się o dofinansowanie na przygotowanie każdego wolontariusza do wyjazdu na wolontariat w kwocie 800EUR/osobę (stawka obowiązująca w Polsce); - ubiega się o dofinansowanie na przygotowanie każdego wolontariusza przyjeżdżającego do Polski w kwocie 300EUR/osobę (stawka obowiązująca w Polsce). Dla każdej organizacji w projekcie należy wypełnić oddzielną część budżetową.
6. Po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych rubryk należy kliknąć na pole. 7. Opcję wysyłania dokumentu należy potwierdzić klikając na pole Tak, wyślij dokument - wniosek zostanie przesłany on-line. Wówczas zniknie na wydruku napis szkic. 8. W celu wydrukowania dokumentu należy kliknąć na. Ostateczna wersja wniosku, przesłana elektronicznie, otrzymuje unikalny kod kreskowy (widoczny w prawym dolnym rogu każdej strony wydruku), znika również napis SZKIC. Dopiero taki dokument należy przesłać pocztą jako ostateczną wersję wypełnionego formularza wniosku. 9. Wydrukowany wniosek musi zostać podpisany w części 4 Declaration of honour przez prawnego reprezentanta/ów organizacji wnioskującej, którego dane znajdują się we wniosku, oraz widnieją na załączonych do wniosku dokumentach. W tej części powinna się również znaleźć pieczęć organizacji wnioskującej. 10. Do oryginału podpisanego wniosku oraz jego dwóch kopii należy dołączyć dodatkowe wymagane dokumenty, opisane na stronie internetowej http://www.grundtvig.org.pl/projektywolontariatu/wnioskowanie-krok-po-kroku. 11. Pełną dokumentację należy przesłać do dnia 30 marca 2012 (decyduje data stempla pocztowego) listem poleconym do polskiej Narodowej Agencji na adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu "Uczenie się przez całe życie" - Grundtvig ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa z dopiskiem: Projekty Wolontariatu Seniorów UWAGA!: Złożenie wniosku on-line nie jest wystarczające! Obowiązkowo należy przesłać wersję papierową podpisaną i opieczętowaną, najpóźniej ostatniego dnia składania wniosków (30 marca 2012 - decyduje data stempla pocztowego). Po wydrukowaniu wniosku, a przed jego podpisaniem, zaleca się sprawdzenie czy wszystkie dane i informacje są poprawne. Po złożenie wniosku on-line nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian we wniosku. Szkic zostanie przekształcony w dokument, zostanie zablokowana jego edycja. Chcąc dokonać zmian Wnioskodawca będzie musiał wypełnić nowy wniosek. Zawsze w takiej sytuacji prosimy o kontakt z programem Grundtvig.