Jakie są najczęściej spotykane błędy w projektach HR?
Witaj! Nazywam się Mariusz Kapusta i jestem fanem idei przystępnego zarządzania projektami. W kwietniu 2008 roku uruchomiliśmy Leadership Center i od tego czasu pomogliśmy w ponad 1200 projektom, a wynikiem tej pracy jest podejście KISS PM i metoda 12 pytań. Jakiś czas temu odkryliśmy, że Zarządzanie Projektami w HR to ciekawy i niezbadany temat. Oprócz szkoleń chcemy dostarczyć rzetelnej wiedzy dla HR owców w zakresie projektów. Między innymi tak powstał raport w którym prezentujemy najczęściej spotykane błędy w projektach HR wskazane przez ekspertów z tej branży. Powiemy też co pomoże Ci unikać tych błędów Mariusz Kapusta Ekspert Zarządzania Projektami, Prezes Leadership Center
Co to jest myślenie projektowe? Samo nazwanie czegoś projektem nie wystarczy ;). Można prowadzić projekty intuicyjnie i do pewnego poziomu skomplikowania projektu i organizacji to działa dosyć skutecznie. W pewnym momencie okazuje się jednak, że: Zadania się opóźniają i nie wiadomo dlaczego nie kończą się na czas Potrzeba dużo więcej osób do realizacji niż to zakładaliśmy Pojawiają się zmiany, które wprowadzają zamieszanie Trudno zaangażować do pracy osoby, które zajmują się innymi zadaniami A narzędzia i procesy, które do tej pory działały przestają spełniać swoją rolę Myślenie projektowe to nauczenie wszystkich osób zaangażowanych w projekt nawyków, które pozwalają zapanować nad przedsięwzięciami, które stanowią wyzwanie dla organizacji. Jeżeli wszyscy w Twoim zespole wiedzą czym jest projekt, jak go ogarnąć i jaka jest ich rola w trakcie rozwiązuje się multum problemów z komunikacją. Żeby zapanować nad projektem potrzebujesz opanować 3 poziomy Lidera Wyznaczającego kierunek Zespołu Realizującego zadania Managera Zarządzającego realizacją Żeby to zrobić bez doktoryzowania się w zakresie zarządzania projektami stworzyliśmy metodę 12 pytań KISS PM. Odpowiadając na 12 pytań z pozoru prostych pytań krok po kroku układasz plan projektu i sposób na jego kontrolę w trakcie.
Pytanie: Dla kogo? Projekt robią ludzie a nie procedury! Przede wszystkim potrzebujesz zadać sobie pytanie dotyczące interesariuszy projektu, czyli wszystkich osób, które mają wpływ na projekt, albo, na które projekt będzie miał wpływ. Pamiętaj, że to nie tylko Twój szef. Każda z osób, która jakoś jest zaangażowana w projekt może na niego wpłynąć i nawet wymusić zmianę celu! Kogo warto wziąć pod uwagę: Prezesa, zarząd firmy: oni ostatecznie decydują o tym, czy projekt się potoczy dalej, czy nie. Klienta: osobę, która płaci za projekt i oczekuje korzyści dla siebie. Użytkownika: osobę, która będzie korzystać z tego, co powstanie w momencie stworzenia projektu. Zespół projektowy: wszyscy, którzy będą coś robić na rzecz projektu. Dostawcy: od nich zależy Twój projekt i warto ich uwzględnić. I ktokolwiek przyjdzie Ci do głowy.. W kolejnym kroku uporządkuj ich od najważniejszych do najmniej ważnych, bo to Ci kluczowi określą to, z czego będziesz rozliczany. Zadanie na teraz: 1. Zrób listę osób zaangażowanych w Twój projekt (może być tabelka w Excelu, post-it y, czy zwykła kartka papieru). 2. Posortuj ich od najważniejszej do najmniej ważnej osoby. I już wiesz, kogo słuchać bardziej;).
Pytanie: Po czym poznasz? W projektach zasady wygranej wyznaczają oczekiwania kluczowych osób. To one na koniec zadecydują, czy osiągnąłeś sukces, czy też nie. Czy wiesz, w jaki sposób będzie obiektywnie oceniana Twoja praca? Czy godzisz się na działanie licząc na dobry humor innych? Jeżeli chcesz poznać zasady gry w projekcie to: Ustal kluczowe osoby (powinieneś to zrobić w poprzednim kroku) Ustal, co jest dla nich ważne (zysk, koszty, czas, a może coś innego) Jakie są ich priorytety (czy ważniejsze jest dostarczenie na czas, czy utrzymanie budżetu, a może odwrotnie) Jak będą mierzyć sukces (konkretne miary: zysk, koszt, etc.) Pamiętaj przede wszystkim o: Sponsorze Kliencie Odbiorcach końcowych Kluczowych osobach z Twojej organizacji Dobrą praktyką jest udokumentowanie wymagań i oczekiwań w formie tabeli kryteriów sukcesu. To ćwiczenie to klucz do Twojego sukcesu. Będziesz wiedzieć dokładnie, na czym się skupić i na co patrzą inni. Nie będzie to widzi mi się. Znając zasady będziesz wiedział jak grać, żeby wygrać.
Pytanie: Dlaczego? Dlaczego rozpocząłeś ten projekt? To pytanie dotyczy tego, co przyczyniło się do zaangażowania Ciebie i innych zasobów na najbliższe tygodnie lub miesiące. Najczęstszymi przyczynami rozpoczynania projektów są: Zapotrzebowanie rynkowe Potrzeby organizacji Zapytanie klienta Postęp technologiczny Wymogi prawne Wpływ ekologii Potrzeba społeczna Jeżeli nie jesteś w stanie przypisać przyczyny działania nad projektem do jednej z tych kategorii to możliwe, że organizacja zaczęła pracować nad projektem typu nagłe natchnienie prezesa. Dlatego na początek zadaj sobie pytanie: Dlaczego my to właściwie robimy? Co nas do tego skłoniło? I koniecznie je zapisz! Odpowiedź przelana na papier pozwala krytyczniej na nią spojrzeć. Zacznij od swojego projektu lub projektów, które teraz prowadzisz. I pamiętaj o tym, żeby zadawać to pytanie dla każdego nowego projektu, który będziesz zaczynać.
Pytanie: Po co? Pytanie, które pozwala zastopować projekty, które nie mają sensu na etapie, na którym nie narażą organizacji na straty. Jednocześnie dla tych, które mają sens pozwoli na uzyskanie skupienia, motywacji i konkretnych rezultatów. Pytanie Po co? jest pytaniem o cel. Jeśli zapisujesz cel w taki sposób Stworzyć system informatyczny raportujący sprzedaż to schemat jest : Zrobić coś, co coś robi;) Nie odpowiada to na pytanie Po co?. Samo robienie staje się celem samym w sobie. Zapisuj cel w następujący sposób: 1. Stworzyć system informatyczny raportujący sprzedaż W taki sposób, żeby: Obsługiwał 100 kluczowych produktów Obsługiwał do 10 tys. użytkowników jednocześnie itd. Aby w efekcie: Zwiększyć obroty firmy o 15% Zmniejszyć koszty działań sprzedażowych o 5% Taki sposób pokazuje nie tylko cel projektu (system), ale też kryteria sukcesu (w taki sposób, żeby) oraz cele biznesowe (aby w efekcie). Przeformułuj swój cel upewniając się, że znasz cele biznesowe. P.S. Zrób ćwiczenie z ludźmi, z którymi pracujesz nad projektem od kilku tygodni lub miesięcy. Poproś, aby każdy napisał na kartce, bez porozumiewania się z innymi odpowiedź na pytanie, Jaki jest cel projektu, który realizujemy?. Później porównaj odpowiedzi i wyciągnij wnioski;)
Pytanie: Kto tego dopilnuje? Podziel pracę pomiędzy dwie osoby, a każda zrobi po 45%. Nie wiem jak to wygląda u Ciebie, natomiast wiem, że jeżeli jasno nie podzieli się odpowiedzialności za konkretne zadania to otwiera się prosta droga do problemów, konfliktu odpowiedzialności, zapominania o detalach. Po co to komu? Jeżeli wiesz już, co ma być zrobione w projekcie to każda z tych rzeczy musi mieć właściciela. I obowiązuje tutaj jedna, prosta, kluczowa zasada: ZA JEDEN ELEMENT ZAKRESU ODPOWIEDZIALNA JEST TYLKO JEDNA OSOBA Wszelakie przydzielanie odpowiedzialności na zasadzie: Wy się tym zajmijcie Zrobi to dział X Oni będą o tym pamiętać Oznacza wtopę. Robiąc tak sam prosisz się o kłopoty. Dlaczego? Co się stanie w projekcie, gdy pojawi się jakikolwiek problem? Ile znasz osób, które powiedzą to była moja odpowiedzialność, nie dopilnowałem, biorę wszystko na siebie, jeżeli zadanie nie było do nich jasno przypisane?
Nie chodzi tutaj o piętnowanie kogoś za to, że czegoś nie zrobił. Chodzi o jasność zasad i przejrzystość sytuacji. Dzisiaj wszyscy mają na talerzu tyle rzeczy do zrobienia, że bez jasnego przydzielenia im zadania nie wrzucą sobie więcej. Nawet, jeżeli bardzo chcą to doba ma 24 godziny i wbrew obiegowej opinii kładzenie się spać wcześniej wcale jej nie wydłuża ;). Co daje przypisanie odpowiedzialności: 1. Osoba odpowiedzialna zaczyna czuć się właścicielem. 2. Zaczynają się pojawiać konkretne pytania odnośnie oczekiwań. 3. Pojawia się mechanizm to moje, trzeba coś z tym zrobić. 4. Pojawia się stres rozliczą mnie z tego. Nie oznacza to, że z automatu masz zaangażowanego członka zespołu. To nie tak działa :). Ale masz dobry początek. Praca jest rozdzielona i można pociągać do odpowiedzialności tych wymigujących się. Temat budowania zaangażowania zasługuje na osobny kurs. Tutaj skupimy się tylko na narzędziach.
Jak uniknąć błędów? Pobierz e-book 12 pytań KISS PM z www.leadership-center.pl/ebook12pytan Zapisz się na darmowy kurs 12 pytań na www.12pytan.pl Kup książkę Zarządzanie projektami krok po kroku na www.leadershipcenter.pl/ksiazka Czytaj naszego bloga 12pytan.pl na którym rozwiązujemy problemy z zarządzania projektami Skontaktuj się ze mną 515 33 11 44
Jakie problemy rozwiązujemy? Wszystkie - z jakimi pracownicy Twojej firmy muszą się mierzyć podczas realizacji projektów. Wbrew pozorom problemy, które spotyka się w procesie zarządzania projektami są powtarzalne. Powtarzalne i podobne do siebie mimo ogromnej różnorodności i specyfiki firm, w których te problemy występują. Przeciągające się w nieskończoność projekty Koszty wyższe niż zakładane Firma stanęła w miejscu Pracownicy, którzy dużo pracują, ale efektów brak Brak komunikacji i zaangażowania Realizacja projektu przekładana na kolejny tydzień, miesiąc, rok Zapowiadał się bardzo rentowny projekt, w rezultacie przez ciągle rosnące koszty zysk jest znikomy lub żaden. Po okresie dynamicznego wzrostu firma utknęła w martwym punkcie. Ciągłe spotkania, tony raportów, setki maili, które w żaden sposób nie przekładają się na wyniki. ludzie unikają odpowiedzialności i angażowania się w realizację projektów, zarząd zamiast myśleć o strategii zajmuje się rozwiązywaniem małych problemów. To bardzo częste problemy, które rozwiązujemy
Jak zmieniamy świat? Przyspieszamy wprowadzenie produktu na rynek Jaki obrót osiągasz w ciągu tygodnia, za mały prawda? Pomyśl, że możesz swoje produkty wprowadzić szybciej na rynek. Szybciej o 4,8,12,26 tygodni Zwiększamy zyski Może tego nie wiesz, ale jesteś w stanie robić co najmniej 20% więcej niż teraz, ile to będzie więcej kasy? :) Zwiększamy samodzielność pracowników Uczymy Twoich pracowników myślenia projektowego, które oznacza większe zrozumienie dla pracy firmy oraz dużo, dużo mniej błędów Przywracamy kontrolę Dzięki temu, że Twój zespół dostarczy Ci potrzebnych informacji, Ty będziesz podejmował lepsze decyzje Motywujemy Nie będziemy zmuszać ludzi do pracy, zrobimy tak, żeby sami chcieli pracować :) Pokażemy jak ułożyć projekt, żeby praca dawała satysfakcję a nie kojarzyła się z przykrym obowiązkiem i uchylaniem się od odpowiedzialności
HRNEWS to nie tylko portal informacyjno edukacyjny, to kompleksowe narzędzie wspierające pracę HR-owców każdego szczebla i pozwalające oderwać się od merytorycznego mainstreamu. Top News, Osobowość HR, Dobre Praktyki HR to tylko niektóre sekcje, które warto śledzić podczas codziennej prasówki. A najważniejsze informacje tygodnia kompilowane są w postaci newslettera wysyłanego w każdy wtorek. Zapraszamy do lektury: www.hrnews.pl