Manual ver. 1.0 1 Nowe systemy informatyczne DB Schenker Rail Polska
2 Słowo wstępu Szanowny Kliencie, DB Schenker Rail Polska jest jedynym dostawcą usług transportu kolejowego, który daje możliwość zaistnienia na rynkach zarówno krajowych jak i międzynarodowych. Będąc częścią wiodącego towarowego przewoźnika kolejowego w Europie DB Schenker Rail AG, łączącego spółki kolejowych przewozów towarowych, należące do Deutsche Bahn, DB Schenker Rail Polska wprowadza nowe rozwiązania informatyczne, których celem jest przybliżenie firmy do prostszego, szybszego i sprawniejszego świadczenia Państwu usług. Dzięki wdrażanym rozwiązaniom informatycznym otrzymujecie Państwo wszystko w jednym pakiecie: od A do Z, od momentu nadania przesyłki, aż po możliwość przeglądania danych fakturowych online. Za pomocą internetowego portalu klienta wykonacie wszystkie działania, związane z nadaniem przesyłki do przewozu, w sposób szybki i wygodny. W przypadku cyklicznych zleceń, logując się do portalu, będą mogli Państwo korzystać ze zdefiniowanych indywidualnych szablonów listów przewozowych, co znacząco przyspieszy ich tworzenie. W każdej chwili istnieje możliwość podglądu statusu realizacji zlecenia. Docelowo za pomocą portalu będą mogli Państwo śledzić położenie przesyłki w czasie rzeczywistym. Na końcu zlecona przez Państwa usługa zostanie automatycznie rozliczona poprzez wysłanie na wskazany adres elektronicznej faktury. Wierzymy, że podręcznik pozwoli Państwu przybliżyć wprowadzane informatyczne rozwiązania. Jeżeli będą Państwo mieli dodatkowe pytania prosimy o kontakt z Państwa opiekunem.
3 Spis treści Spis treści.3 Słownik.4 Proces od zamówienia do rozliczenia "Order to cash.....5 Krok 1 - Kontaktowanie system CPI.5 Krok 2- Tworzenie szablonu listu- RSO template..6 Krok 3 Nadawanie przesyłki do przewozu możliwości techniczne..7 3.1 Nadawanie przesyłki poprzez portal klienta RSO..8 3.2 Nadawanie przesyłki poprzez plik xls...9 3.3 Nadawanie przesyłki poprzez interfejs EDI.......10 3.4 Nadawanie przesyłki przez DB Schenker..111 Krok 4 Realizacja usługi..111 Krok 5 Rozliczenie usługi 111
4 Słownik Podstawowe pojęcia i skróty. CPI Contracts, pricing and invoices - system informatyczny służący do rozliczania wykonanych przewozów. DIUM EDI Międzynarodowe oznaczenie kodowe handlowych stacji kolejowych. Electronic Data Interchange - elektroniczny system wymiany informacji za pomocą, którego następuje transfer biznesowych informacji transakcyjnych z systemu informatycznego do innego systemu informatycznego z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatów. Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych między firmami uczestniczącymi w wymianie EPS European Production Fulfillment - system elektroniczny służący do prowadzenia ruchu pociągów towarowych HERMES Elektroniczny system wymiany informacji pomiędzy przewoźnikami kolejowymi, oparty na przekazywaniu informacji o pociągu, wagonach i informacji handlowej przekraczających granicę dwóch państw NHM ROP RSO RSO Templates Nomenclature Harmonisée Marchandises - zharmonizowany spis towarów, międzynarodowe oznaczenie kodowe ładunku nadawanego przez Klienta do przewozu Rollout Package - centralne systemy informatyczne DB Schenker, mające na celu zapewnienie prawidłowości funkcjonowania całego procesu, w skład którego wchodzą aplikacje RSO, EPS, CPI Rail Service Online internetowy portal klienta służący do nadawania przesyłek. System dostępny jest poprzez przeglądarkę www, w której Klient lub działający w jego imieniu nadawca wprowadza dane dotyczące nadawanych wagonów i ładunku. Szablon listu przewozowego zapisany w bazie danych portalu klienta, na podstawie którego Klient może nadać przesyłkę do przewozu. Taryfa Liczbowe (kodowe) oznaczenie w systemie CPI usługi przewozowej, dla której przewozowa przypisana jest określona cena. Order to cash proces Proces od zamówienia do rozliczenia.
5 Proces od zamówienia do rozliczenia Order to cash Proces ten może się wydawać złożonym, ale tak naprawdę jest on realizowany wielokrotnie każdego dnia. Poniższy opis ma tylko przybliżyć zagadnienia techniczne związane z jego przebiegiem. Na proces od zamówienia do rozliczenia składają się poszczególne etapy i systemy informatyczne mające za zadanie jego zautomatyzowanie. Efektem kończącym całość jest rozliczenie usługi poprzez wystawienie faktury. Dla lepszego zobrazowania przebiegu zadań poniżej przedstawiono schemat procesu z wyszczególnieniem poszczególnych jego etapów. Klient / Nadawca! Aby proces zadziałał prawidłowo, a faktura została wystawiona bezbłędnie wszystkie elementy z systemów CPI, RSO i EPS muszą zostać przeprowadzone zgodnie z założeniami. Krok 1 - Kontraktowanie system CPI Wszystko zaczyna się od uzgodnień handlowych, a pierwszym etapem jest proces kontraktowania transportów. Realizacja usług przewozowych odbywa się na zasadzie zawartej umowy przewozowej bądź przedstawionej oferty. Po podpisaniu umowy, a w przypadku oferty jej akceptacji, następuje zakodowanie informacji w systemie CPI. System stanowi źródło danych o zawartych kontraktach i ofertach na podstawie, których realizowana i rozliczana jest usługa transportowa. System CPI został zbudowany specjalnie dla usług transportowych i posiada duże możliwości sparametryzowania warunków kontraktu. Jednakże dla prawidłowego działania w systemie potrzebne jest zdefiniowanie kluczowych parametrów takich jak: ładunek (NHM), droga przewozu tj. stacje nadania (DIUM), stacje odbioru (DIUM), przejścia graniczne, a także typ czy własność wagonów oraz cena usługi. Jeżeli te wszystkie elementy zostaną spełnione, każda relacja przewozowa zostanie zakodowana w systemie i przypisana zostanie tzw. taryfa przewozowa (Contract Number).
6 Taryfa przewozowa to oznaczenie kodowe danej usługi, z uwzględnieniem wszystkich elementów składowych umowy / oferty. Numer ten wykorzystywany jest na dalszych etapach, a jego prawidłowość jest kluczowa dla procesu wystawienia prawidłowej faktury.! Celem zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu realizacji zamówienia niezbędne jest aby warunki handlowe danej usługi znalazły się w systemie przed przystąpieniem do realizacji transportu. W przeciwnym wypadku może nastąpić brak możliwości nadania przesyłki do przewozu, a tym samym realizacji transportu. Krok 2- Tworzenie szablonu listu- RSO template Jeżeli kontrakt jest już wprowadzony do systemu, następnym krokiem jest utworzenie szablonu listu przewozowego. Krok ten ma zastąpić proces przekazywania instrukcji przewozowej, a jego celem jest przygotowanie gotowego wzorca listu, z którego będzie można korzystać jako przy nadawaniu przesyłek. Ma on również zabezpieczyć, prawidłowe rozliczenie przesyłki zgodnie z zawartą umową / ofertą. RSO template jest szablonem listu przewozowego zapisanym w portalu klienta RSO, a informacje w nim zawarte powinny odpowiadać danym z papierowego listu, a więc zawierać między innymi nadawcę, odbiorcę przesyłki, ładunek, ect. Aby nadać przesyłkę do przewozu potrzebne jest wcześniejsze stworzenie w systemie RSO szablonu i powiązanie go z warunkami handlowymi zapisanymi w systemie rozliczeniowym CPI. Dokonuje się tego poprzez wprowadzenie do szablonu listu numeru taryfy przewozowej. Szablon listu przewozowego tworzony jest przez DB Schenker Rail na podstawie danych dostarczonych przez Klienta. Każdy szablon zostaje zapisany w systemie i otrzymuje swoje oznaczenie kodowe.
7 Powyżej przykładowy list przewozowy wygenerowany na podstawie RSO template. Na czerwono zaznaczono miejsce z oznaczeniem kodowym numeru taryfy przewozowej. Krok 3 Nadawanie przesyłki do przewozu - możliwości techniczne Mamy już zakodowaną naszą umowę / ofertę oraz stworzyliśmy szablon listu przewozowego. Jesteśmy więc gotowi, aby nadać naszą przesyłkę do przewozu. Przygotowane rozwiązania i systemy powodują, że nadanie jednego wagonu, grupy wagonowej czy też całego składu następuje w ten sam sposób. Przesyłkę można nadać na kilka sposobów, od automatycznej wymiany danych po całkowicie manualne wprowadzanie informacji.
8! Musimy pamiętać, że niezależnie od wyboru rozwiązania, informacje o przesyłce powinny znaleźć się w systemach informatycznych DB Schenker najpóźniej na dwie godziny przed odjazdem pociągu. 3.1 Nadawanie przesyłki poprzez portal klienta (RSO) Podstawowym sposobem nadania przesyłki do przewozu jest nadanie poprzez portal klienta RSO (Rail Service Online). Jest to aplikacja dostępna przez przeglądarkę www, a do zalogowania się niezbędne jest uzyskanie loginu i hasła. Dostęp do systemu możliwy jest po podpisaniu umowy z DB Schenker, w treści której zapisuje się dane osoby otrzymującej uprawnienia do korzystania z systemu. Po zalogowaniu się do aplikacji użytkownik ma możliwość nadania przesyłki spośród zdefiniowanych dla niego wcześniej szablonów (RSO template). Jedyne co musi zrobić to wybrać odpowiedni szablon odpowiadający relacji przewozowej, w jakiej chce nadać przesyłkę, a następnie wprowadzić dane dotyczące numerów wagonów i tonaży nadanych do przewozu. System automatycznie zaczyta i przyporządkuje taryfę przewozową odpowiadającą danej usłudze.! Może się zdarzyć, że w danej relacji przewozowej występują dwie aktywne umowy lub oferty zapisane w systemie CPI. W takim przypadku, aby upewnić się, że korzystamy z odpowiadającej nam taryfy przewozowej wystarczy, że po wybraniu szablonu i przejściu do zakładki Dane handlowe, sprawdzimy czy to jest taryfa, z której aktualnie chcemy skorzystać.
9 Po wybraniu odpowiedniego szablonu użytkownik uzupełnia informacje o przesyłce w postaci numerów wagonów i tonaży w każdym wagonie. Informacje o ładunku / towarze zostały już zapisane przy tworzeniu szablonu listu, więc na tym etapie zostają one zaczytane automatycznie. Po wprowadzeniu pełnej informacji o przesyłce, aplikacja sprawdza kompletność danych i poprawność numeryczną wagonów. Jeżeli wszystko się zgadza system wygeneruje siedemnastocyfrowy numer zamówienia pod jakim przesyłka została przyjęta do przewozu. Numer ten będzie pomocny w sytuacji, kiedy chcemy sprawdzić fakturę za usługę.! W chwili obecnej wprowadzanie danych do systemu odbywa się tylko manualnie z pozycji aplikacji na stronie www. Program nie ma możliwości zaczytania danych z zewnętrznych źródeł danych takich jak pliki MS Excel czy pdf. 3.2 Nadanie przesyłki poprzez plik xls Drugim możliwym sposobem nadania przesyłki jest przesłanie wiadomości e-mail z wcześniej zdefiniowanym plikiem w formacie MS Excel, w którym znajdą się również dane dotyczące przesyłki. Rozwiązanie takie należy wcześniej aktywować w ramach umowy z DB Schenker, określając z których adresów e-mail będą wysyłane informacje o nadaniu. W chwili obecnej w systemie dla każdego Klienta istnieje możliwość przypisania czterech
10 adresów, z których będą wysyłane wiadomości oraz jeden adres, na który będzie przychodziła informacja zwrotna o poprawności zaczytania danych. Podobnie jak przy rozwiązaniu z portalem klienta RSO, załącznik wiadomości w postaci pliku MS Excel musi zostać wcześniej zaprogramowany danymi o Kliencie, nadawcy i kodem szablonu RSO template, który ma zostać wykorzystany przy tworzeniu listu przewozowego. Klient lub nadawca uzupełnia w pliku informację o numerach wagonów i tonażu pamiętając jednocześnie, że aby proces zadziałał poprawnie, układ kolumn i wierszy w pliku nie może być zmieniany. Plik taki zostaje przesłany przez Klienta na specjalny adres e-mail comgate@, gdzie następuje zaczytanie danych z pliku do systemów informatycznych DB Schenker i przyjęcie przesyłki do przewozu. System generuje numer zamówienia i przesyła go na zdefiniowany wcześniej adres e-mail. 3.3 Nadanie przesyłki poprzez interfejs EDI Jeżeli Klient / Nadawca posiada swoje oprogramowanie, w którym zapisane są dane niezbędne do nadania przesyłki, istnieje możliwość nadawania przesyłki w sposób całkowicie automatyczny pomiędzy programem Klienta, a systemem DB Schenker. W chwili obecnej, system DB Schenker pracuje w oparciu o standardy komunikacji EDI (Electronic Data Interchange) i aby możliwa była synergia obu programów, niezbędne jest uzgodnienie standardu wymiany informacji z Klientem. W większości przypadków wiąże się to
11 z dodatkowym przeprogramowaniem wewnętrznych systemów Klienta, a tym samym dodatkowymi kosztami, dlatego też rozwiązanie to stosuje się w przypadku dużych przedsiębiorstw, nadających znaczną ilość przesyłek. 3.4 Nadawanie przesyłki przez DB Schenker Ostatnim sposobem nadania przesyłki jest jego ręczne wprowadzenie przez pracowników Biura Obsługi Klienta DB Schenker Rail Polska. W takim przypadku niezbędne jest aby Klient / nadawca przesłał do DB Schenker wystawiony list przewozowy. List może być dostarczony faksem na określony numer telefonu, bądź też na wyszczególniony adres mailowy. Na podstawie danych z listu pracownicy wprowadzą dane o przesyłce do systemów DB Schenker i nastąpi nadanie przesyłki do przewozu.! W tym przypadku ważne jest aby list wpłynął do DB Schenker zgodnie z wytycznymi tj. co najmniej dwie godziny przed realizacją transportu. Krok 4 Realizacja usługi Przesyłka zostaje nadana i następuje proces realizacji transportu. Realizację usługi wspiera system informatyczny EPS. Poprzez zaznaczenie numeryczne wagonów przez pracowników DB Schenker, które znajdują się w odjeżdżającym pociągu, system łączy dane handlowe dotyczące przesyłki wprowadzone do systemów DB Schenker z danymi produkcyjnymi znajdującymi się w systemach produkcyjnych. Dzięki założeniu, że każdy wagon jest osobną przesyłką w jednym pociągu istnieje możliwość realizacji kilku niezależnych przesyłek. Po dostarczeniu wagonu do stacji przeznaczenia informacja ta trafia do systemów DB Schenker i następuje etap rozliczenia transportu. Krok 5 Rozliczenie usługi Przesyłka dotarła na miejsce i można rozliczyć się za wykonaną usługę. Proces rozliczeniowy przebiega automatycznie.
12 Informacja o zrealizowaniu usługi trafia z powrotem do systemu CPI, gdzie następuje połączenie danych z wszystkich systemów. Znając numer wagonu system łączy go z naszym listem przewozowym i poprzez taryfę przewozową wie o warunkach handlowych. Jeżeli wszystkie parametry będą zgodne z warunkami kontraktu zapisanymi, w samym systemie CPI nastąpi automatyczne wystawienie faktury. W przypadku kiedy dane nie będą zgadzały się z warunkami kontraktu lub też nie nastąpi sparowanie informacji między systemami, zlecenie sprzedaży trafi do zespołu zajmującego się rozliczaniem tzw. Service Correction. Moduł ten zakłada ręczną korektę niezgadzających się parametrów celem wystawienia faktury. Na koniec system wygeneruje fakturę według posiadanego w DB Schenker wzoru, która następnie zostanie przesłana do Klienta.