Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Barbara Gancarz-Wójcicka Projekt okładki: Jan Paluch Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: onepress@onepress.pl WWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://onepress.pl/user/opinie/zaexan Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip ISBN: 978-83-246-3128-5 Copyright Helion 2012 Printed in Poland. Kup książkę Poleć książkę Oceń książkę Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność
SPIS TRE CI WST P 9 1. BUD ET FIRMY HANDLOWEJ USTALANIE WARUNKÓW BONUSÓW DLA KLIENTÓW 11 1.1. Opis zagadnienia 11 1.2. Model sprzeda y i wyników bud etu 12 1.3. Zadanie analityka 13 1.4. Tabela danych jako narz dzie analizy symulacji 14 2. MIESI CZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCÓW 21 2.1. Opis zagadnienia 21 2.2. Microsoft Query pobieranie danych zewn trznych 23 2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej element obliczeniowy 30 2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementów obliczeniowych oraz wy wietlanie listy utworzonych elementów 33 2.5. Od wie anie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy w Microsoft Query 33 3. STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZY DU YCH ZBIORÓW DANYCH SPRZEDA OWYCH 35 3.1. Opis zagadnienia 35 3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej 36 3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pól 37 3.4. Modyfikacja pól tabeli przestawnej 39 3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej 43 3.6. Wy wietlanie stron filtru raportu jako arkuszy 45
4 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y 4. TYGODNIOWY RAPORT MAR Y BRUTTO NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) TABELE 47 4.1. Opis zagadnienia 47 4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeda y 48 4.3. Przypisanie produktom kosztu materia owego 50 4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazuj cej sprzedan ilo poszczególnych produktów w ka dym tygodniu 51 4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej pole obliczeniowe 52 5. TYGODNIOWY RAPORT MAR Y BRUTTO NA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) GRAFICZNA PREZENTACJA 59 5.1. Opis zagadnienia 59 5.2. Sprawdzanie poprawno ci danych lista rozwijalna 60 5.3. Funkcja WE DANETABELI 63 5.4. Wykres ko owy struktura sprzeda y (ilo ci) w wybranym przez u ytkownika tygodniu 68 5.5. Wykres skumulowany kolumnowy porównanie wybranej wielko ci z czterech tygodni dla ka dego z produktów 70 6. KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCH FORECASTÓW SPRZEDA Y 73 6.1. Opis zagadnienia 73 6.2. Pliki do planowania sprzeda y 73 6.3. Konsolidacja danych 74 6.4. Konsolidacja bez czy ze ród em danych 79 6.5. Zamiana plików z danymi ród owymi 80 6.6. Edycja czy w zestawieniu podsumowuj cym 80 7. WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 83 7.1. Opis zagadnienia 83 7.2. Przygotowywanie zestawienia 84 7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO 86 7.4. Wiekowanie przy u yciu tabeli przestawnej 89
SPIS TRE CI 5 8. LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA 93 8.1. Opis zagadnienia 93 8.2. Baza klientów i szablon pisma 93 8.3. Podpi cie bazy do szablonu i drukowanie listów 95 8.4. Drukowanie kopert 100 9. ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDA Y SEZONOWEJ 105 9.1. Opis zagadnienia 105 9.2. Budowa modelu 106 9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX 107 10. PRZYSZ E WP YWY I WYDATKI 115 10.1. Opis zagadnienia 115 10.2. Miesi c p atno ci funkcja MIESI C 117 10.3. Tydzie p atno ci funkcja WEEKNUM 118 10.4. Rodzaj wp ywów funkcja JE ELI 118 10.5. Przysz e wp ywy tabela przestawna 121 11. MACIERZ KOSZTÓW TRANSPORTU PRZEWO NIK KLIENT 125 11.1. Opis zagadnienia 125 11.2. Budowa macierzy tabela przestawna 126 11.3. Funkcja JE ELI.B D 129 11.4. Wyró nienie warto ci formatowanie warunkowe 130 12. GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDA Y WED UG WOJEWÓDZTW 133 12.1. Opis zagadnienia 133 12.2. Dane sprzeda owe tabela przestawna 134 12.3. Wybór miesi ca lista rozwijalna 134 12.4. Pobieranie danych z tabeli funkcja WE DANETABELI 139 12.5. Graficzna prezentacja 140 13. GRAFICZNA PREZENTACJA SK ADOWYCH WYNIKU BRUTTO NA SPRZEDA Y 145 13.1. Opis zagadnienia 145 13.2. Okre lenie granic kolumn 146
6 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y 13.3. Wykres skumulowany kolumnowy 148 13.4. Dodanie warto ci poszczególnych kolumn wykresu pola tekstowe 151 14. MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTU PRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTU MAR Y ZAMÓWIENIA 153 14.1. Opis zagadnienia 153 14.2. Model 153 14.3. Szukaj wyniku 157 15. TWORZENIE W ASNYCH FUNKCJI EXCELA 163 15.1. Opis zagadnienia 163 15.2. Tworzenie niestandardowych funkcji 163 15.3. Argumenty opcjonalne 165 15.4. Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii 166 15.5. Tworzenie dodatku z funkcjami 167
Rozdzia 7. WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA CEL: STWORZENIE NARZ DZIA S U CEGO DO WIEKOWANIA NALE NO CI. NARZ DZIA: 1. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO 2. TABELA PRZESTAWNA 7.1. OPIS ZAGADNIENIA Przewa nie systemy finansowo-ksi gowe, z których korzysta firma, posiadaj narz dzie s u ce do wiekowania nale no ci i zobowi za w okre lonych przez u ytkownika przedzia ach czasu. Osoba tworz ca raport w systemie podaje jedynie dzie, na który ma by przyj ty stan nale no ci lub zobowi za, oraz interwa y czasowe przeterminowanych nale no ci (zobowi za ), w jakich ma zosta przedstawione zestawienie. Dodatkowo zestawienie tworzone jest w podziale na odbiorc w przypadku nale no ci oraz na dostawc w przypadku zobowi za. Co jednak, je eli analityk pracuje na systemie, w którym nie ma takiego narz dzia, a co poniedzia ek z samego rana musi tworzy wiekowanie nale no ci? W jaki sposób ma sobie zautomatyzowa prac, tak aby nie traci niepotrzebnie cennego czasu, a powtarzaj c si cz pracy zast pi automatycznym narz dziem? Dodatkowo gotowe raporty w systemie pokazuj cz sto jedynie kwoty nale no ci poszczególnych klientów. Pojawia si problem, je eli chcemy wiedzie, jakie dokumenty sk adaj si na dan kwot. Nale y wtedy szuka odpowiednich pozycji w kartotekach odbiorców czy te na kontach analitycznych nale no ci. W tym rozdziale przedstawi sposób tworzenia narz dzia dla naszego analityka, które umo liwi mu usprawnienie i przyspieszenie tworzenia raportu wiekowania nale no ci, jak równie pozwoli na sprawne dotarcie do poszczególnych dokumentów sk adaj cych si na interesuj c go kwot. Zak adamy, i nasz pracownik dzia u analiz nie posiada narz dzia systemowego do tworzenia raportu wiekowania nale no ci. Jedyne, co mo e otrzyma z systemu, to zestawienie faktur niezap aconych przez klientów (rysunek 7.1). Takie zestawienie zawiera nast puj ce informacje: nr faktury, nazw kontrahenta, dat dokumentu, termin p atno ci oraz niezap acon kwot. Tak niewiele
84 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Rysunek 7.1. Zestawienie niezap aconych faktur informacji wyci gni tych z systemu pozwoli naszemu analitykowi na stworzenie zestawienia pokazuj cego wiekowanie nale no ci w podziale na danego odbiorc z dok adno ci co do dokumentu. Wykorzystamy do tego celu tabele przestawne oraz funkcj WYSZUKAJ.PIONOWO. 7.2. PRZYGOTOWYWANIE ZESTAWIENIA Pierwszym krokiem b dzie okre lenie dla ka dego z dokumentów liczby dni od podanej przez analityka daty oraz terminu p atno ci. Ujemna liczba b dzie oznacza a, e dana faktura jest bie ca, natomiast dodatnia liczba e dana kwota z dokumentu jest przeterminowan nale no ci. W komórce I1 wpiszmy dat 2011-08-01 b dzie to dzie, na który wykonane zostanie wiekowanie nale no ci. Kolumn F nazwijmy liczba dni. Nast pnie przyciskiem F2 wstawmy formu, która b dzie od podanej w I1 daty odejmowa a termin p atno ci dla ka dego z dokumentów (rysunek 7.2). Uwaga: nale y pami ta o zablokowaniu komórki zawieraj cej podan dat. Formu nale y skopiowa do samego ko ca zestawienia. Kolejnym krokiem jest okre lenie przedzia ów czasowych wyra onych w dniach, wed ug których b d klasyfikowane nale no ci. W naszym przypadku b d to nale no ci bie ce oraz przeterminowane w przedzia ach: 1 14, 15 30, 31 45, 46 60, 61 90, 91 180 i powy ej 180 dni. W zestawieniu budujemy dodatkow tablic z przedzia ami, jak na rysunku 7.3.
WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 85 Rysunek 7.2. Formu a wyliczaj ca liczb dni przeterminowania ka dego z dokumentów Rysunek 7.3. Tablica z przedzia ami Tablica sk ada si z dwóch kolumn. W pierwszej wstawiona jest dolna granica danego zakresu, a w drugiej opis zakresu. Dla przedzia u o nazwie bie ce wstawiona jest bardzo du a liczba ujemna, eby ka da liczba dni poni ej 0 uznawana by a za nale no bie c. Do naszego zbioru danych dla wiekowania nale no ci dodajemy kolejn kolumn o nazwie przedzia y (rysunek 7.4). W nowo dodanej kolumnie dla ka dego z dokumentów zostanie okre lony przedzia na podstawie wyliczonej liczby dni. To zadanie zostanie wykonane przy u yciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Rysunek 7.4. Dodanie kolumny przedzia y
86 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y 7.3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO s u y do wyszukiwania i dopasowywania do siebie danych znajduj cych si w dwóch osobnych tabelach. Idealnie nada si do naszego zadania, czyli przyporz dkowania ka demu z dokumentów na podstawie warto ci w dniach odpowiedniego przedzia u wiekowania. Sk adnia funkcji to: = WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_warto ;tablica;nr_kolumny;kolumna) Argumenty funkcji to: szukana_warto warto (lub odwo anie), która ma zosta odszukana w pierwszej kolumnie tablicy. Krótko mówi c, ten argument okre la, czego szukamy. tablica wskazuje, gdzie szukamy interesuj cych nas danych. W pierwszej kolumnie tabeli musz znajdowa si warto ci, po których wyszukujemy, czyli takie same jak w argumencie szukana_warto. nr_kolumny numer kolumny, z której ma zosta zwrócona warto z tabeli przeszukiwanej. kolumna warto logiczna (0 lub 1), która okre la, czy funkcja ma znale dopasowanie dok adne (0), czy przybli one (1). W kolumnie przedzia y dla pierwszej faktury wstawiamy nasz funkcj, przechodz c na wst k Formu y/biblioteka funkcji/wyszuk.i odwo./wyszukaj. PIONOWO (rysunek 7.5). Nast pnie poszczególne argumenty funkcji wype niamy tak jak na rysunku 7.6. 1. Argument Szukana_warto wskazujemy liczb dni dla pierwszego dokumentu. 2. Argument Tabela_tablica wskazujemy nasz tabel z przedzia ami. Nale y zablokowa jej adres, aby nie zmienia a si ona przy kopiowaniu formu y na reszt pozycji. 3. Argument Nr_indeksu_kolumny wpisujemy cyfr 2, czyli dla danych w dniach pobierzemy dan nazw przedzia u. 4. Argument Przeszukiwany_zakres podajemy 1 (warto logiczn PRA- WDA), tak aby w przypadku nieznalezienia dok adnej szukanej warto ci
WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 87 Rysunek 7.5. Lokalizacja funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO Rysunek 7.6. Argumenty funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO zwróci nam przybli ony wynik z tabeli z przedzia ami. Je eli podaliby my 0 (warto logiczn FA SZ), funkcja dla nieznalezionych warto ci zwróci aby b d #N/D. Wynikiem dzia ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO dla pierwszej liczby dni równej 386 (komórka F2) b dzie przedzia o nazwie przeterminowane powy ej 180 (rysunek 7.7). Funkcj kopiujemy do ko ca naszego zestawienia.
88 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Rysunek 7.7. Wynik dzia ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO W ten oto sposób otrzymali my ko cowe zestawienie faktur wraz z niezb dnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania nale no ci (rysunek 7.8). Rysunek 7.8. Ko cowe zestawienie do wiekowania nale no ci
WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 89 7.4. WIEKOWANIE PRZY U YCIU TABELI PRZESTAWNEJ Najszybszym sposobem stworzenia zestawienia wiekowania z otrzymanego zbioru danych dotycz cych nale no ci b dzie u ycie tabeli przestawnej. Struktura tabeli przestawnej wygl da nast puj co (rysunek 7.9): 1. Etykiety kolumn pole przedzia y. 2. Etykiety wierszy pole kontrahent. 3. Warto ci pole kwota (format liczbowy z separatorem tysi ca, bez miejsc po przecinku). Rysunek 7.9. Struktura tabeli przestawnej Po tych wszystkich operacjach nasz analityk otrzyma zestawienie wiekowania nale no ci wed ug kontrahentów w podziale na okre lone przedzia y, które mo e dowolnie zmienia (rysunek 7.10). Dodatkowo widniej w zestawieniu sumy kwot zaleg ych nale no ci wed ug kontrahentów (suma wiersza) i wed ug przedzia ów (suma kolumny).
90 Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda y Rysunek 7.10. Gotowe zestawienie wiekowania nale no ci Je eli chcemy wiedzie, jakie dokumenty sk adaj si na dan kwot, wystarczy j dwukrotnie klikn i w nowym arkuszu zostan wyfiltrowane wszystkie dokumenty sk adaj ce si na ni (rysunek 7.11). Rysunek 7.11. Pozycje wybranej kwoty Drugim rozwi zaniem na pokazanie dokumentów sk adowych kwot jest dodanie do obszaru Etykiety wierszy tabeli przestawnej pola faktura. Dzi ki temu otrzymamy zestawienie bardziej szczegó owe w podziale nale no ci wed ug kontrahenta/faktury w poszczególnych przedzia ach. Do ka dej pozycji kontrahenta zostanie dodana podsuma (rysunek 7.12). Po pobraniu nowych danych zadaniem naszego analityka b dzie jedynie wklejenie nowego zestawu faktur, zmiana daty, na któr ma zosta wykonane wiekowanie, sprawdzenie, czy funkcje w kolumnach przedzia y i liczba dni
WIEKOWANIE NALE NO CI I ZOBOWI ZA 91 Rysunek 7.12. Dodanie pola faktura do Etykiety wierszy obejmuj ca y zestaw danych, oraz od wie enie tabeli przestawnej. W taki sam sposób analityk mo e wykona wiekowanie zobowi za. Jak wida, stworzone narz dzie mo e s u y do wiekowania zarówno nale no ci, jak i zobowi za. Jest elastyczne, poniewa umo liwia zmian przedzia ów oraz daty wiekowania. Co najwa niejsze, zaoszcz dza te du o czasu u ytkownikowi i usprawnia jego prac. Taki raport jest równie przejrzysty dla osoby czytaj cej go i zawiera wszelkie potrzebne informacje na temat nale no ci od poszczególnych kontrahentów z poziomem szczegó owo ci do dokumentu.