Wdrożenie systemu EZD w jednostce samorządu terytorialnego Danuta Descours Siemianowice Śląskie, 23.05.2014 r.
Kim jesteśmy? Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego (ŚCSI) - Wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna działająca w formie jednostki budżetowej powołana Uchwałą Nr II/36/5/2005 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 13 czerwca 2005 roku. ŚCSI jest odpowiedzią na wyzwania współczesności stojące przed rozwojem nowoczesnego społeczeństwa w województwie śląskim. Zatrudniamy 37 osób. 7 zespołów zadaniowych.
Jak przebiegał proces wdrożenia systemu EZD w ŚCSI?
Jakie były warunki wstępne wdrożenia EZD? Od 2008 r. w ŚCSI funkcjonuje elektroniczny system obiegu dokumentów. Od 01.07.2012 r. Zarządzeniem Dyrektora ŚCSI system EZD został wprowadzony jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nadzór Archiwum Państwowego w Katowicach. Składy chronologiczne (sekretariat ŚCSI).
Ile spraw prowadzimy w systemie EZD?
Wdrożenie pierwsze wątpliwości Pismo wpływające Postać pisma: Elektroniczna Tradycyjna Sprawa prowadzona: EZD Tradycyjnie EZD Tradycyjnie! Pracownik merytoryczny decyduje jaką sprawę założy! (EZD czy tradycyjnie) Wynik: na etapie kancelarii nie wiadomo czy pismo włożyć do składu czy przekazać do zespołu
Kolejne wątpliwości Pismo wychodzące Sprawa prowadzona: System EZD System tradycyjny Odbiór pisma (postać): Elektroniczna Tradycyjna Elektroniczna Tradycyjna Wynik: podpisujemy dwie postacie pisma elektroniczną i tradycyjną
Powołanie Zespołu ds. wdrożeń w ŚCSI W październiku 2012 r. powołany został Zespół ds. wdrożeń. Skład Zespołu: Koordynatorzy wdrożenia (2 pracowników), Administrator aplikacji (1 pracownik), Liderzy w zespołach (1 pracownik w każdym zespole), Doradcy merytoryczni (zapraszani do prac zespołu w zależności od potrzeb).
Jakie są zadania członków Zespołu ds. wdrożeń? Zapewnienie bieżącego wsparcia dla pracowników wewnątrz danego zespołu (m. in. przyjmowanie zgłoszeń/ uwag/ propozycji/ udogodnień dotyczących bieżącej pracy). Wsparcie merytoryczne pracowników w zakresie wdrożenia nowych instrukcji i rozwiązań. Doradzanie wewnątrz zespołu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją (wytwarzanie, przechowywanie, archiwizowanie). Udział w spotkaniach Zespołu.
Pierwszy dokument opracowany przez Zespół
Jak wygląda przykładowy schemat obiegu pisma?
Gdzie gromadzimy wytworzone przez Zespół dokumenty? Platforma zdalnego nauczania Instrukcje, scenariusze Filmy
Wątpliwości cd Archiwizacja dokumentów ze składu chronologicznego Dokumenty z różną kategorią archiwalną (A, B-5, B-10). Porządkowanie dokumentów według kategorii archiwalnej przy rejestracji? Porządkowanie dokumentów według kategorii archiwalnej przed oddaniem dokumentów do archiwum zakładowego?
Wątpliwości cd Przekazywanie otrzymanej dokumentacji Wykonawcy Do ŚCSI wpływa obszerna dokumentacja (np. pismo przewodnie oraz 10 segregatorów). Zostaje zarejestrowane pismo przewodnie w SOD (nie skanujemy załączników ze względu na objętość). Pracownik merytoryczny zakłada sprawę prowadzoną w systemie EZD. Musi przekazać całość dokumentacji: pismo + załączniki do Wykonawcy. Załączniki znajdują się w składzie chronologicznym (system EZD) niepełne odwzorowanie cyfrowe. Co pozostawiamy w składzie?
Jak na chwilę obecną wygląda komunikacja z administracją publiczną? Pismo Pismo Wniosek Wniosek
Liczba pism otrzymanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób otrzymania epuap 58 Osobiście 198 Sposób otrzymania pisma SEKAP 429 Poczta tradycyjna 431 e-mail 9567 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 10000
Liczba pism otrzymanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób otrzymania 0% 4% 4% 2% e-mail Poczta tradycyjna SEKAP Osobiście epuap 90%
Liczba pism wysłanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób wysłania
Liczba pism wysłanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób wysłania 1% 1% 3% 3% e-mail Poczta tradycyjna SEKAP Osobiście epuap 92%
Korzyści z wdrożenia EZD w ŚCSI
Magazyn wszystkich dokumentów wpływających i wychodzących z Urzędu (SOD)
Terminowość załatwiania spraw przez pracowników Urzędu (SOD)
Kontrola terminowości załatwianych spraw prowadzona przez Kierownika komórki organizacyjnej (SOD)
INDEKS - Ułatwienie identyfikacji / wyszukiwania odpowiedniego pisma/ sprawy
Historia pisma (SOD)
Rejestry szybki dostęp do informacji (SOD)
Raporty, wydruki (SOD)
Element e-administracji podpis elektroniczny
Element e-administracji Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
EZD jako sposób na realizację kontroli zarządzczej Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Źródło: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm. USTAWA z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych
Efekt skutecznego i efektywnego działania administracji publicznej Nowoczesna administracja publiczna Zadowolony klient
Miejsce załatwiania spraw w Urzędzie (PeUP SEKAP)
Komunikacja mieszkańca z Urzędem poprzez platformę SEKAP (PeUP)
Statystyki SEKAP
Mapa Partnerów SEKAP
Liczba wejść na platformę SEKAP w podziale na lata
Partnerzy SEKAP z największą liczbą wejść na stronę (okres: I kwartał 2014 r.)
Liczba pism wysłanych poprzez PeUP SEKAP z urzędu w komunikacji A2A, A2B, A2C 21000 20518 16000 11000 6000 7845 Komunikacja A2A Komunikacja A2B Komunikacja A2C 1000 1545 177 1068 1212 1343 574 420 2012 r. 2013 r. I kwartał 2014 r. -4000
Urzędy (Partnerzy SEKAP) z największą liczbą otrzymanych elektronicznych wniosków (okres: 25.04.2008 r. 20.05.2014 r.) Miasto Zabrze 1413 Miasto Jastrzębie-Zdrój 1601 Miasto Bielsko-Biała 1724 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1833 Miasto Katowice 1986 Powiat Wodzisławski 2710 0 500 1000 1500 2000 2500 3000
Integracja platformy SEKAP i ORSIP
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ! Danuta Descours Specjalista ds. projektów i rozwoju elektronicznych usług publicznych Telefon: +48 32 700 78 16 E-mail: scsi@e-slask.pl Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego www.e-slask.pl