System KS ZSA Instrukcja Ekportu danych finansowych do systemu Optima firmy Comarch 1/13
I. WSTĘP i LOKALIZACJA W module ZESTAWIENIA w ostatniej zakładce "Eksport danych" dodano możliwość generowania danych księgowych (według specyfikacji) do zewnetrznego systemu księgowego "Optima" firmy Comarch. Raport zapisywany jest w określonej przez użytkownika ścieżce zapisu lub w automatycznie stworzonym i dedykowanym do tego celu podkatalogu OPTIMA. Wygenerowany raport przekazywany jest w postaci pliku XML. II. WYMAGANIA W celu skorzystania z eksportu danych użytkownik systemu KS ZSA powinien posiadać odpowiednio dedykowaną licencje na : MODUŁ RAPORTY DLA SYSTEMÓW ZEWNĘTRZNYCH. Dopiero w momencie podmiany licencji można zacząć pracować z modułem 51. Zestawienia i Eksportem danych. 2/13
III. EKSPORT DANYCH PODSTAWOWE USTAWIENIA W SYSTEMIE Po wybraniu z menu opcji Wykonaj eksport wyświetli się poniższe okno Wygeneruj dane dla systemu "Optima" z podstawowymi ustawieniami danych do raportu: Zanim raport zostanie wygenerowany należy okreslić według jakich parametrów ma zostać stworzony: Numer NIP - wybór określonego nr NIP wyświetla wszytkie podlegające pod niego firmy Zakres danych - ręczny wybór okresu czasu, z którego mają zostać wygenerowane dane finansowe (maksymalny zakres danych to 3 pełne miesiące) Ustaw datę - możliwość automatycznego wyboru okresu czasu, z którego mają zostać wygenerowane dane finansowe 3/13
Do wyboru mamy następujące okresy: - Ubiegły kwartał - Ubiegły miesiąc - Ubiegły tydzień - Ubiegły dzień - Bieżący dzień 4/13
Niezależnie od wyboru okresu czasu wstecz system zawsze bierze pod uwagę tylko datę bieżacą i według niej dokonuje wyliczeń. Na przykładzie: jeżeli w połowie maja wybrana zostanie opcja za Ubiegły miesiąc wyświetlony zostanie okres raportu od 1.04.2017 -> 31.04.2017. Dane - opcja umożliwia zdefiniowanie jakiego rodzaju dokumenty finansowe będą brane pod uwagę podczas generowania raportu. Do wyboru mamy następujące dokumenty: - Faktury VAT - sprzedaż - Faktury VAT - Zakup - Dokumenty inne - przychód - Dokumenty inne - rozchód - Raporty dobowe Dodatkowo w przypadku wyboru dla raportu Faktury VAT - sprzedaży system umożliwia zaznaczenie checkboxu w funkcją: "Dla dokumentów rozchodu przekazuj tylko faktury dla odbiorców": 5/13
Zaznaczenie tej opcji spowoduje przekazywanie w Raporcie faktur Vat sprzedazy tylko dla tych odbiorców (podmiotów), którzy posiadają numer NIP. Natomiast jeżeli opcja pozostanie pusta, wówczas faktury będą przekazywane dla wszystkich odbiorców. Ustawienia identyfikacji dostawców -możliwe jest ustawienie według jakich reguł pobierane będą dane dostawców: - ID Dostawcy - NIP - system identyfikuje Dostawce po numerze NIP - ID Dostawcy - ID z bazy danych - system identyfikuje dostawce po ID z bazy Nazwa pliku -powstaje automatycznie i zawiera w sobie nr NIP, zakres zdefiniowanych w raporcie dat oraz numer stworzonego dokumentu. Ścieżka -raporty automatycznie zapisywane są w lokalizacji: KS/KS-FN/RAPORTY/OPTIMA, która zostaje automatycznie stworzona. Natomiast uzytkownik przy kazdorazowym generowaniu raportu ma mozliwość samodzielnego wybrania innej ścieżki zapisu plików. Wybór aptek - w sytuacji, gdy pod jednym nr NIP znajduje się kilka aptek użytkownik ma możliwość wyboru, dla których aptek będzie generowny raport (zaznaczenie lub odznaczenie checkboxa) IV GENEROWANIE RAPORTU Po ustawieniu wszystkich wymaganych parametrów (opisanych w poprzedniej części rozdziału) można przejść do tworzenia raportu. W tym celu należy wybrać klawisz [F2] Generuj. Po zakończonej pracy, system wyświetli komunikat informujący o tym za jaki okres czasu zostal wygenerowany raport oraz w jakiej lokalizacji został zapisany: 6/13
Raport zostaje zapisany w wybranej lokalizacji ( wybranej przez użytkownika lub automatycznie stworzonej przez system ) w postaci pliku XML: 7/13