Bezproblemowa obsługa łącz do danych zewnętrznych W trakcie korzystania ze skoroszytów zawierających odwołania do innych plików często spotykasz się z sytuacją, że łącza nie działają poprawnie przy zmianie lokalizacji pliku. Zwykle jest to duży problem, którego rozwiązanie zabiera sporo czasu. W tym tekście przeczytasz, w jaki sposób program Excel przechowuje łącza do plików znajdujących się na dyskach lokalnych, mapowanych lub w udziałach sieciowych. Pozwoli Ci to zrozumieć, dlaczego przy zmianie lokalizacji plików powstają błędy przy automatycznej aktualizacji łącza, a także będziesz wiedział, jak uniknąć takich sytuacji. Piotr Dynia specjalista ds. MS Office Spis treści Jak działa raport budżetu? 3 Jak Excel przechowuje odwołania do innych plików? 7 Łącza do plików w udziałach sieciowych i na dyskach mapowanych 8 Łącza działające zgodnie z Twoimi potrzebami 9 Praca z połączonymi plikami na wielu komputerach 12 Stosowanie ścieżek bezwzględnych 14
Jak działa raport budżetu? W pierwszej części hasła na przykładzie raportu budżetu przedstawimy Ci sposób przechowywania łączy do innych plików. Załóżmy, że pracujesz w dziale kontrolingu i sprawdzasz wykonanie budżetu poszczególnych działów w Twojej firmie. Każdy budżet (plan) lub jego wykonanie znajdują się w jednym pliku, a struktura folderów zawierających te pliki jest nieco skomplikowana. W folderze Budżety mieszczą się foldery z nazwą działu, a w nich znajdują się podfoldery z oznaczeniem roku, dla którego ustalany jest budżet. W każdym folderze z nazwą roku są podfoldery Plan i Wykonanie, a w nim odpowiednie pliki z planem budżetu lub jego wykonaniem danej komórki na konkretny rok. Struktura folderów z plikami budżetów Rys. 1 Wszystkie pliki z planem budżetu i jego wykonaniem mają ten sam układ, a struktura folderów dla każdego działu jest także taka sama. Przykład planu budżetu Rys. 2 Jako pracownik działu kontrolingu masz też plik raportu, w którym wykonanie budżetu porównujesz z planem budżetu. Mieści w sobie łącza do 2 skoroszytów: z planem budżetu dla danej komórki oraz roku, a także skoroszytu zawierającego informacje o wykonaniu tego budżetu. Plik raportu znajduje się w folderze z oznaczeniem roku, dla którego sprawdzane jest wykonanie budżetu. 3
Skoroszyt z raportem wykonania budżetu Rys. 3 Struktura folderów i sposób przechowywania łączy do plików przez program Excel pozwalają w prosty sposób sprawdzić wykonanie budżetu dla innego roku lub działu. Aby sprawdzić wykonanie budżetu dla innego roku czy działu: 1. W systemie Windows otwórz folder zawierający plik raportu. Okno folderu systemu Windows zawierające plik raportu Rys. 4 2. W oknie widoku folderu zaznacz plik raportu i wybierz polecenie Edycja/Wytnij. WSKAZÓWKA Jeśli chcesz zachować jednocześnie kopię pliku raportu w aktualnej lokalizacji, to wybierz polecenie Edycja/Kopiuj. Pamiętaj, że przy wybraniu polecenia Wytnij plik raportu musi być zamknięty. Jeżeli użyjesz polecenia Kopiuj, to plik może być otwarty. 3. W oknie widoku folderu przejdź do innego folderu z nazwą roku, np. znajdującego się w folderze innego działu, a następnie wybierz polecenie menu Edycja/Wklej. 4
Plik raportu wklejony do innego folderu z nazwą roku Rys. 5 Teraz możesz otworzyć plik raportu wklejony do innego folderu, a po otwarciu skoroszytu łącza do plików z planem budżetu i jego wykonaniem zostaną zmienione. Plik raportu po otwarciu w innej lokalizacji Rys. 6 Aby zaktualizować łącza w Excelu 2007, należy po otwarciu pliku kliknąć przycisk Opcje na pasku Ostrzeżenie o zabezpieczeniach, a następnie w oknie Opcje zabezpieczeń pakietu Microsoft Office wybrać opcję Włącz tę zawartość i nacisnąć OK. 5
Aktualizacja łączy w Excelu 2007 Rys. 7 Jeśli chcesz, aby program Excel nie wyświetlał takiej informacji przy otwieraniu skoroszytu, tylko automatycznie aktualizował łącza, to w oknie Opcje zabezpieczeń pakietu Office naciśnij przycisk Otwórz Centrum zaufania i w zakładce Zawartość zewnętrzna, w sekcji Ustawienia zabezpieczeń łączy skoroszytu zaznacz opcję Włącz automatyczną aktualizację wszystkich łączy skoroszytu (niezalecane), a następnie naciśnij OK. Ustawienie opcji automatycznej aktualizacji łączy przy otwieraniu skoroszytu Rys. 8 6
WSKAZÓWKA Centrum zaufania możesz także otworzyć w inny sposób. Kliknij Przycisk pakietu Office i wskaż Opcje programu Excel, następnie w zakładce Centrum zaufania naciśnij Ustawienia centrum zaufania. W taki sposób z wykorzystaniem jednego pliku możesz sprawdzić budżety wielu komórek w różnych latach, zmieniając jedynie lokalizację pliku. Nie używaj polecenia Zapisz jako do zapisywania pliku w innej lokalizacji. Zawsze przenoś lub kopiuj plik raportu z poziomu systemu Windows. Jak Excel przechowuje odwołania do innych plików? Aby wymusić na Excelu odpowiednie traktowanie odwołań do innych plików, powinieneś najpierw zrozumieć, w jaki sposób program przechowuje takie łącza. To, co jest widoczne na pasku formuły po zaznaczeniu komórki z odwołaniem do innego pliku, nie zawsze jest tym, co faktycznie jest przechowywane w komórce. To, w jaki sposób program Excel przechowuje łącza, zależy przede wszystkim od tego, jak są zlokalizowane względem siebie 2 pliki: plik z łączem, w którym znajduje się komórka z odwołaniem, i plik źródłowy, do którego odwołuje się ta komórka. W przypadku gdy nie mamy żadnych udziałów sieciowych ani dysków mapowanych, to można wyróżnić 4 sytuacje: I. Plik źródła i plik z łączem znajdują się na innych dyskach W takim przypadku Excel przechowuje całą ścieżkę łącznie z nazwą dysku, czyli po przeniesieniu lub skopiowaniu pliku z łączem będzie się odwoływało do starej lokalizacji pliku. II. Plik źródła i plik z łączem znajdują się w tym samym folderze W takiej sytuacji program przechowuje jedynie nazwę pliku, czyli po przeniesieniu lub skopiowaniu pliku z łączem będzie się odwoływało do folderu, w którym aktualnie znajduje się plik z łączem. W przypadku gdy w tym folderze nie ma pliku o takiej nazwie, wyświetlana będzie informacja o błędzie podczas aktualizacji łącza. Błąd aktualizacji łącza Rys. 9 7
III. Plik źródła znajduje się w folderze niżej (w podfolderze) w stosunku do lokalizacji pliku z łączem Tutaj Excel przechowuje ścieżkę rozpoczynającą się od folderu, w którym zlokalizowany jest plik z łączem (jeśli np. plik z łączem znajduje się w folderze: C:\Mój folder\plik1.xls, a plik źródła jest w folderze C:\Mój folder\inny folder\plik2.xls, to zapamiętywana zostaje ścieżka: Inny folder\plik2.xls). A zatem po przeniesieniu lub skopiowaniu pliku z łączem będzie się odwoływało do folderu, w którym znajduje się aktualnie plik z łączem, a plik źródła będzie poszukiwany w określonym podfolderze tego folderu. IV. Plik źródła znajduje się w folderze wyżej (folderze nadrzędnym) w stosunku do lokalizacji pliku z łączem lub w zupełnie innym folderze na tym samym dysku W takim przypadku program przechowuje całą ścieżkę, ale bez nazwy dysku (jeśli np. plik z łączem znajduje się w folderze: C:\Mój folder\jakiś folder\plik1.xls, a plik źródła znajduje się w folderze C:\Mój folder\inny folder\plik2.xls, to zapamiętywana jest ścieżka \Mój folder\inny folder\plik2.xls). A zatem po przeniesieniu lub skopiowaniu pliku z łączem będzie się odwoływało do starej lokalizacji pliku, ale będzie on poszukiwany na dysku, na którym aktualnie znajduje się plik z łączem. Przedstawione informacje dotyczą Excela, począwszy od wersji 2000. W przypadku starszych edycji sposób przechowywania łączy może wyglądać nieco inaczej. Łącza do plików w udziałach sieciowych i na dyskach mapowanych W komputerach, na których oprócz dysków lokalnych znajdują się też inne dyski, przechowywanie łączy wygląda podobnie jak na dyskach lokalnych. W przypadku gdy pliki źródłowe i plik zawierający łącza zostały otwarte w ten sam sposób, tzn. wszystkie pliki zostały otwarte poprzez udział sieciowy lub wszystkie pliki były otwarte poprzez dysk mapowany, to zachowywana jest tylko względna ścieżka lub cała ścieżka bez litery dysku (tak samo jak w przypadku plików na dysku lokalnym). To, czy zachowywana jest cała ścieżka bez litery dysku, czy tylko ścieżka względna, zależy od lokalizacji plików względem siebie. Jeśli są w tym samym folderze lub pliki źródłowe znajdują się w podfolderach w stosunku do pliku z łączem, to zachowywana jest ścieżka względna. Po przeniesieniu lub skopiowaniu pliku zawierającego łącze na inny dysk zmieni się litera dysku, a w przypadku otwarcia tego pliku z udziału sieciowego, zamiast litery, zostanie wstawiona nazwa serwera i nazwa udziału w notacji UNC. WSKAZÓWKA Udział sieciowy najczęściej określany jest za pomocą ścieżki UNC (ang. Universal Naming Convention). Ścieżka taka zaczyna się od podwójnego ukośnika, następnie zawiera kolejno nazwę serwera, ukośnik, nazwę udziału, ukośnik i dalej nazwę pliku wraz z ewentualną ścieżką do tego pliku, np.: \\mój_serwer\dokumenty\budżety\budżet 2009.xls. W przypadku gdy plik źródłowy otwarto w inny sposób niż plik zawierający łącze, w momencie utworzenia łącza zachowywana jest cała ścieżka wraz z literą dysku mapowanego 8
lub nazwą serwera i udziału sieciowego. Po przeniesieniu pliku w inne miejsce łącze nadal będzie odwoływało się do pliku w starej lokalizacji. Załóżmy taką sytuację: przy tworzeniu łącza plik źródłowy był otwarty poprzez udział sieciowy, a plik zawierający łącza był otwarty w inny sposób i łącze zostało zapamiętane jako odwołanie bezwzględne wraz z nazwą serwera i udziału sieciowego. Następnie plik zawierający łącze został otwarty za pomocą udziału sieciowego i zapisany. W momencie zapisania takiego pliku została zmieniona informacja dotycząca przechowywania ścieżki łącza i od tej chwili takie łącze będzie zachowywało się dokładnie tak, jak na dysku lokalnym. Podobnie, gdy plik źródłowy został otwarty za pomocą dysku mapowanego, a plik zawierający łącza w inny sposób, a potem otwarto plik z łączami poprzez dysk mapowany i go zapisano. Łącza działające zgodnie z Twoimi potrzebami Jest kilka możliwości nakłonienia Excela, aby traktował łącza do innych skoroszytów zgodnie z Twoimi potrzebami. Pierwszym rozwiązaniem jest przemieszczenie pliku zawierające łącza do innego folderu, aby wymusić zmianę łączy. Opisane to zostało w pierwszej części hasła na przykładzie skoroszytu z raportem budżetu. Dla każdej komórki organizacyjnej i dla każdego roku są utworzone 2 pliki zawierające plan budżetu i jego wykonanie. Taki zestaw plików występuje na Twoim komputerze wielokrotnie. Masz także skoroszyt zawierający raport budżetu, który będzie zawierał łącza do komórek znajdujących się w zestawieniach cząstkowych i będzie wykorzystywać zawarte w nich dane. Chciałbyś, aby po przeniesieniu raportu w inne miejsce Excel sam dostosowywał ścieżkę łącza do tych plików w taki sposób, aby raport budżetu wyświetlał dane dotyczące innej jednostki organizacyjnej lub innego roku. Pokażemy Ci, jak to zrobić. Plik zawierający plan budżetu Rys. 10 9
Plik wykonania budżetu Rys. 11 W tym celu: 1. Utwórz osobne foldery dla każdej komórki organizacyjnej i dla każdego roku, np. w ten sposób, że w jednym (centralnym) folderze znajdować się będą foldery z nazwami poszczególnych działów, a w nich podfoldery z latami. 2. Wewnątrz każdego folderu oznaczonego rokiem utwórz 2 foldery o nazwach: Plan oraz Wykonanie i do każdego z tych folderów przenieś skoroszyty odpowiednio z planem i wykonaniem budżetu. WSKAZÓWKA Nie musisz robić tego dokładnie w przedstawiony sposób. Równie dobrze możesz np. umieścić oba pliki w tym samym folderze albo, zamiast tworzyć podfoldery w centralnym folderze, umieścić foldery z nazwami działów i lat. Ważne jest to, aby wszystkie foldery miały taką samą strukturę i to samo umiejscowienie plików z planem i wykonaniem budżetu, a pliki powinny znajdować się w jednym folderze lub podfolderach jednego folderu. Struktura folderów z plikami budżetów Rys. 12 10
3. Jeśli pliki zawierające plan budżetu mają różne nazwy, to zmień je wszystkie na: Plan.xls. Arkusze zawierające dane w tych plikach również nazwij jednakowo, np. Budżet. Podobnie zrób z plikami zawierającymi wykonanie budżetów. Nazwij je Wykonanie.xls, a arkusze: Wykonanie. Pamiętaj, że wszystkie pliki zawierające plan budżetu muszą mieć taki sam układ danych. Podobnie musi to wyglądać z plikami zawierającymi dane o wykonaniu poszczególnych budżetów. 4. Plik raportu budżetu niezawierający jeszcze łączy umieść w jednym z folderów z nazwą roku i go otwórz. Otwórz również skoroszyty zawierające plan i wykonanie znajdujące się w podfolderach tego folderu. Raport budżetu Rys. 13 5. W skoroszycie Plan.xls zaznacz komórki z danymi dla stycznia (B3:B19) i wybierz polecenie menu Edycja/Kopiuj (w Excelu 2007: na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek wybierz Kopiuj). 6. W skoroszycie raportu zaznacz komórki z danymi dla stycznia: B4:B20 i wybierz polecenie menu Edycja/Wklej specjalnie. W oknie, które się pojawi, naciśnij przycisk Wklej łącze (w Excelu 2007: na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek wybierz Wklej/Wklej łącze). 7. W skoroszycie Wykonanie.xls skopiuj komórki z danymi dla stycznia: B3:B19 i wklej je jako łącza w taki sam sposób, jak poprzednio do skoroszytu raportu budżetu, do komórek C4:C20. 8. W podobny sposób skopiuj komórki i wklej łącza dla innych miesięcy. 9. Z pliku Plan.xls skopiuj komórkę B1 i wklej ją jako łącze do komórki scalonej B1 w pliku raportu, aby zawsze był aktualizowany rok wyświetlany w tej komórce. Podobnie z tego samego pliku skopiuj komórkę A1 i wklej jako łącze do komórki scalonej A1 w pliku raportu, aby w raporcie wyświetlany był właściwy symbol działu. 10. Zapisz i zamknij skoroszyt raportu. Teraz po przeniesieniu do innego folderu z nazwą roku i ponownym otwarciu pojawią się dane dotyczące innego roku i innego działu. 11
Praca z połączonymi plikami na wielu komputerach Sposób 1 Sposób 2 Raport budżetu po wstawieniu łączy Rys. 14 Masz plik, który zawiera łącza do innych skoroszytów. Wykorzystujesz go także na innych komputerach, gdzie występuje taki sam układ folderów. Sposób zaprezentowany w poprzednim rozdziale można zastosować tylko wówczas, gdy pliki zawierające dane źródłowe znajdują się w tym samym folderze, co plik zawierający łącza lub w jednym z jego podfolderów. Czasami jednak masz taki układ danych, że odwołujesz się do innej lokalizacji w ramach tego samego dysku, a układu plików i folderów nie możesz zmieniać. Pokażemy Ci dwa sposoby postępowania w takiej sytuacji. Pierwszy polega na tym, aby na obu komputerach ujednolicić ścieżki do plików źródłowych i lokalizację. W przypadku gdy plik zawierający łącza znajduje się na tym samym dysku, co pliki źródłowe, numer litery dysku nie będzie miał znaczenia. Pamiętaj, że w tym przypadku pliki źródłowe nie mogą znajdować się w tym samym folderze, co plik zawierający łącza, ani w jego podfolderach. Po otwarciu takiego pliku, zapisaniu zmian i przeniesieniu do innej lokalizacji pojawi się bowiem błąd aktualizacji łączy. Drugim sposobem jest zmapowanie folderu, jako dysku, na obydwu komputerach i skopiowanie komórek, jako łącza, poprzez otwarcie pliku źródłowego w zmapowanym dysku. Ważne jest, aby obsługa pliku zawierającego łącza odbywała się lokalnie lub przez udział sieciowy, a nie poprzez dysk mapowany. 12
Aby to zrobić: 1. Zaznacz folder zawierający plik lub pliki źródła danych i w systemie Windows wybierz polecenie menu Plik/Udostępnianie i zabezpieczanie. 2. W oknie udostępniania, w zakładce Udostępnianie zaznacz opcję Udostępnij ten folder, w polu Nazwa udziału wpisz nazwę, pod jaką chcesz udostępnić ten folder, i naciśnij przycisk OK. WSKAZÓWKA Dodatkowo możesz nacisnąć przycisk Uprawnienia, aby nadać odpowiednie uprawnienia do folderu. Udostępnianie folderu Rys. 15 3. Następnie w oknie eksploratora systemu Windows wybierz polecenie menu Narzędzia/Mapuj dysk sieciowy. 4. W oknie Mapowanie dysku sieciowego naciśnij przycisk Przeglądaj i w oknie przeglądarki folderów udostępnionych wybierz wcześniej udostępniony folder, naciśnij OK, a następnie przycisk Zakończ. W różnych wersjach systemu Windows lub przy innych konfiguracjach systemu sposób udostępniania folderu i mapowania dysku może się nieco różnić. 13
Mapowanie dysku sieciowego Rys. 16 5. W oknie Mój komputer pojawi się dodatkowy dysk. Poprzez ten dodatkowy dysk otwórz pliki, do których będą odwoływały się łącza, a następnie poprzez dysk lokalny lub udział sieciowy otwórz plik, który będzie zawierał łącza. 6. Wstaw łącza poprzez kopiowanie i wklejanie komórek jako łączy, a następnie zamknij i zapisz plik zawierający łącza. 7. Na drugim komputerze również udostępnij folder i zmapuj ten udostępniony folder jako dysk. Dla innych komputerów również zmapuj taki folder w przedstawiony sposób. Pamiętaj, że litera dysku mapowanego musi być taka sama na wszystkich komputerach. Teraz po przeniesieniu pliku na inny komputer, który ma podobnie zmapowany folder z plikami źródłowymi, łącza będą nadal funkcjonować poprawnie na podstawie danych znajdujących się na tym komputerze. W przedstawionym przypadku nie musisz mapować dysku. Wystarczy utworzyć tylko udział sieciowy i, zamiast otwierać pliki źródłowe poprzez dysk mapowany, uruchamiać je za pośrednictwem udziału sieciowego. Musisz jednak pamiętać o tym, aby ten sposób otwierania plików stosować tylko przy tworzeniu lub modyfikacji łączy, ponieważ otwarcie pliku zawierającego łącza w taki sposób i zapisanie go spowoduje, że w pliku nie zostanie zapamiętana cała ścieżka do pliku źródłowego. Stosowanie ścieżek bezwzględnych Czasami chciałbyś mieć możliwość stosowania zawsze ścieżek bezwzględnych, np. w sytuacji gdy często przenosisz plik zawierający łącza, a pliki źródłowe nie zmieniają nigdy lokalizacji. Jeśli pliku zawierającego łącza nigdy nie przenosisz na inny dysk lub do jednego z folderów nadrzędnych w stosunku do folderów, w których znajdują się pliki źródłowe, to nie musisz się specjalnie martwić. Program Excel zawsze będzie zapamiętywał całą ścież- 14
kę. Jeśli jednak przypadkowo umieścisz plik w jednym z takich folderów, to po zapisaniu pliku program Excel zapamięta tylko część ścieżki i po ponownym otwarciu pliku w innej lokalizacji wyświetli się błąd aktualizacji łączy. Podobnie będzie, jeśli przeniesiesz plik pomiędzy dyskami. Jeżeli przeniesiesz skoroszyt zawierający łącza na dysk, w którym znajdują się pliki źródłowe, to po otwarciu takiego pliku i zapisaniu zmian Excel zapamięta ścieżkę bez litery dysku. Po ponownym otwarciu pliku na innym dysku program będzie szukał plików na dysku, na którym znajduje się plik zawierający łącza. Możesz przenosić plik pomiędzy różnymi dyskami, ale z wyjątkiem tych, w których znajdują się dane źródłowe. Równie dobrze możesz trzymać pliki źródłowe i plik z łączami na jednym dysku i przy przenosinach pliku zawierającego łącza nie opuszczać tego dysku. W takich sytuacjach nie powinno być problemu z aktualizacją łączy. Rozwiązaniem tego problemu jest utworzenie folderu udostępnionego i ewentualne mapowanie tego folderu jako dysk (przedstawione w poprzednim rozdziale). Warto zapamiętać! To, co wyświetlane jest na pasku formuły, po zaznaczeniu komórki zawierającej łącza, nie zawsze odpowiada temu, co faktycznie przechowywane jest w pliku. W przypadku gdy plik źródłowy został zlokalizowany w tym samym folderze, co plik zawierający łącze, lub w podfolderze tego folderu, to przechowywana jest tylko nazwa pliku lub ścieżka względna do pliku. W razie gdy plik źródłowy i plik zawierający łącze znajdują się na tym samym dysku, to przechowywana jest cała ścieżka do pliku źródłowego, ale bez litery dysku. W przypadku gdy plik źródłowy i plik zawierający łącze znajdują się na tym samym dysku, to przechowywana jest cała ścieżka do pliku źródłowego, ale bez litery dysku. Przy innych dyskach zachowywana jest także litera dysku. Dyski mapowane i udziały sieciowe przy zapamiętywaniu ścieżek łączy traktowane są jak inne dyski lokalne. 15
Redaktor BBP 740 Piotr Gromulski Wydawca Marcin Mrówczyński Koordynator produkcji Mariusz Jezierski ISBN 978-83-7677-915-7 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2010 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10 Skład i łamanie: INFO DATA CONSULTING Zbigniew Korzański Fryderyka Chopina 5, 05-074 Halinów, tel.: 22 648 96 96, e-mail: dtp@idc.pl E-book został opracowany we współpracy z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec. E-book jest chroniony prawem autorskim. Przedruk materiałów w nim opublikowanych bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. E-book Bezproblemowa obsługa łącz do danych zewnętrznych został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia autorów i konsultantów. Zaproponowane w nim wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności za zastosowanie zawartych w e-booku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 16