SZKOLENIE dla KOMENDANTÓW i KWATERMISTRZÓW OBOZÓW KRAKÓW, 20 kwietnia 2013 roku MATERIAŁY SZKOLENIOWE Strona 1
I. Wytyczne dla organizatorów HAL i NAL 2013. Wszystkie szczegóły dotyczące organizacji form wypoczynkowych w czasie akcji letniej 2013 znajdują się w załączeniu oraz na stronie www.krakowska.zhp.pl w zakładce: WYPOCZYNEK. Dodatkowo zachęcamy do odwiedzania strony www.haliz.zhp.pl, w której znajdują się wszystkie aktualne przepisy wewnętrzne (instrukcja organizacyjna i finansowa obozów), przepisy państwowe i poradniki. II. Prawidłowe dokumentowanie zdarzeń gospodarczych dokumenty wymagane przez Komendę Chorągwi przy rozliczeniu wypoczynku. A. Za terminowe składanie dokumentacji finansowej wypoczynku ponoszą odpowiedzialność służbową i materialną komendanci i kwatermistrzowie wypoczynku. Dokumentacja powinna być kompletna. B. Prawidłowa nazwa oraz adres, który powinien znaleźć się na każdej FV, rachunku to: Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Krakowska ul. Karmelicka 31 31-131 Kraków NIP 676-234-15-99 jeśli jest miejsce to należy dopisać nazwę Hufca. C. Dowody księgowe powinny być czytelne, kompletne, wolne od wymazań i przeróbek. D. Rozliczenie finansowe wypoczynku powinno zawierać następujące elementy: książka kasowa, książka bankowa, sprawozdanie finansowe (tabela z podsumowaniem), faktury kosztowe należy zwrócić uwagę na opisy faktur, które są finansowane z dotacji, aby w dniu rozliczania wypoczynku były dobrze opisane, a sprawozdanie zawierało dodatkowy wykaz faktur, które są finansowane z dotacji. rejestr sprzedaży, lista odpłatności, Strona 2
lista obecności, umowy wolontariackiej, jeśli była dotacja, zestawienie sprzętu MP. E. KSIĄŻKA KASOWA jest raportem dziennym, nie dopuszczalne jest wprowadzanie wszystkich operacji pod jedną datą. Dokumenty w książce kasowej powinny być wprowadzane chronologicznie, ponumerowane oraz poukładane według pozycji w książce kasowej. Podjęcie gotówki z banku powinno być wprowadzone do kasy na podstawie dokumentu KP (oryginał KP pod kasą, kopia pod bankiem). Przyjęcie wpłaty gotówkowej od uczestników musi być udokumentowane fakturą VAT. Należy dokonać wyzerowania salda kasowego wypoczynku poprzez wpłacenie pozostałości gotówki do kasy głównej lub do banku. F. KSIĄŻKA BANKOWA Najczęstsze błędy to brak kopii KP na podjecie gotówki do kasy, brak not księgowych między Hufcami (zapłacono np. za obóz a nie dołączono noty). Dokumenty w książce bankowej powinny być wprowadzane chronologicznie, ponumerowane oraz poukładane według pozycji w książce bankowej. G. REJESTR SPRZEDAŻY Rejestr powinien być podsumowany i rozliczany miesięcznie (łącznie z wystawionymi fakturami). W rejestrze muszą się znaleźć wszystkie faktury VAT wystawiane w danym miesiącu. Rejestr sprzedaży za dany miesiąc wraz z wystawionymi fakturami VAT musi być dostarczony do Wydziału Finansowego ZHP Chorągwi Krakowskiej najpóźniej do dnia 5 każdego następnego miesiąca. W przypadku dokumentów wysyłanych pocztą decyduje data stempla pocztowego.! Kserokopia wyciągu bankowego za dany miesiąc musi być dostarczony do Wydziału Finansowego ZHP Chorągwi Krakowskiej wraz z rejestrem sprzedaży. Niedopuszczalne jest wprowadzanie faktur VAT do rejestru sprzedaży w formie zestawień. H. FAKTURY KOSZTOWE Wszystkie faktury powinny być CZYTELNIE opisane, opieczętowane i podpisane. Należy zwrócić szczególną uwagę na adres nabywcy. Prawidłowy opis faktury kosztowej musi przede wszystkim zawierać cel zakupu, czyli np. artykuły papiernicze zostały zakupione na zajęcia o tematyce. Ważną informacją jest też czy dany zakup dotyczy działalności pożytku odpłatnej czy nieodpłatnej. W przypadku obozów zawsze jest to działalność odpłatna. W przypadku działalności Strona 3
finansowej szczepów i drużyn jak najbardziej jest prawidłowe przybijanie pieczątki środowiska, to umożliwia szczegółowa identyfikację kosztu. Jeśli na fakturze jest dużo pozycji zakupowych i każda będzie zużyta do innego zadania to należy to opisać. Dodatkowo opis faktury powinien zawierać informację dotyczącą finansowania z dotacji i w jakiej kwocie (jeżeli dotyczy). Jeśli kupujemy elementy umundurowania np. bluzy, spodnie, to musimy je przeznaczyć dla konkretnych osób (podpisana lista). I. POZOSTAŁE UWAGI 1. Dokumenty (faktury, rachunki, polisa) powinny być opieczętowane w następujący sposób: Sprawdzono pod względem merytorycznym podpis... Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym ZATWIERDZONO DO WYPŁATY...... Kwatermistrz Komendant Obozu pieczątka Hufca lub szczepu; pieczątka działalność pożytku publicznego odpłatna /nieodpłatna. Jeżeli zakup na fakturze kosztowej jest przeznaczony na nagrody to należy dołączyć imienną listę z potwierdzeniami odbioru nagród. Jeżeli wartość nagrody dla jednej osoby z jednej faktury przekroczy kwotę 200,00 zł brutto to należy zapłacić podatek dochodowy w wysokości 10% wartości nagrody. Nie ma obowiązku załączania listy potwierdzającej odbiór nagrody, jeśli jednostkowa jej cena (bez VAT) nie przekroczy 10,00 zł. III. VAT faktury sprzedażowe, zaliczkowe, zakupowe, formy płatności za faktury. 1. Faktury zakupowe A. Dopuszczalne formy zapłaty: kasa obozu, przelew z konta obozu, karta z konta obozu. Strona 4
Nie jest dopuszczalna zapłata przelewem z prywatnego konta lub prywatną kartą. B. Faktury "Pro Forma" W przypadku faktur "pro forma" bardzo ważne jest dopilnowanie, aby po zapłacie dotarła do hufca właściwa faktura, którą koniecznie trzeba dostarczyć do Komendy Chorągwi ponieważ tylko właściwa faktura może być zaksięgowana jako koszt. C. Poprawianie błędów na fakturach zakupowych W przypadku faktur błędy w nich zawarte może poprawić wystawca faktury i jej odbiorca. W pierwszym przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej, w drugim noty korygującej. Prawo wystawiania faktury korygującej przysługuje wyłącznie sprzedawcy. Pomyłki w określeniu nabywcy, np. błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym, itp. korygujemy poprzez wystawienie noty korygującej. Nie można natomiast poprzez wystawienie noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży. Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury oraz odsyła do odbiorcy faktury. 2. Faktury sprzedaży A. Rodzaje faktur w działalności ZHP: faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury zwykłe. Faktury wystawiamy na osobę lub firmę, która dokonała wpłaty bądź na rachunek bankowy bądź do kasy. B. Poprawianie błędów na fakturach sprzedażowych Fakturę korygującą wystawia się, gdy zmieniono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Kolejność wystawienia faktur sprzedażowych musi mieć logiczne odniesienie do daty wpływu za nie i do daty ich wystawienia. Prawo wystawiania faktury korygującej przysługuje wyłącznie sprzedawcy. Strona 5
Faktura korygująca, wraz z kopią jest wysyłana do jej odbiorcy. Jeżeli odbiorca faktury korygującej akceptuje jej treść, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do odbioru faktury lub faktury korygującej i odsyła do wystawcy. C. Stawki VAT na fakturach sprzedażowych: W przypadku osób będących członkami ZHP stosuje się stawkę VAT zwolnioną (zw.) z obowiązkową adnotacją: Zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 21 ustawy o VAT (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). W przypadku opieki nad dziećmi i młodzieżą z poza ZHP, w formie organizacji kolonii, półkolonii, zimowisk i obozowisk, stosuje się stawkę VAT zwolnioną (zw.) z obowiązkową adnotacją: Zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 24 lit a) ustawy o VAT (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). W przypadku pozostałych osób należy zastosować stawkę VAT 8% z obowiązkową adnotacją: zakwaterowanie PKWiU 55.20.19.0; wyżywienie 56.10.19.0. 3. Noty księgowe Dotyczy rozliczeń między hufcami w ramach Chorągwi Krakowskiej. Aby nota księgowa była prawidłowo wystawiona musi zawierać: nabywcę, odbiorcę, datę wystawienia, numer chronologiczny, kwotę, formę płatności (przy przelewie nr konta) oraz szczegółowy tytuł (jeśli to jest możliwe to z podaniem numeru uchwały, numeru umowy), podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty. W przypadku not księgowych z tytułu wynajmu bazy, czy organizacji kursu pod notę muszą być dołączone załączniki w postaci kserokopii szczegółowej umowy z kalkulacją. Jeśli nie ma zawartej umowy, w której jest zamieszczona szczegółowa kalkulacja ceny i adnotacja, że obie strony umowy zgadzają się na tą cenę (czyli podpisy zgodne ze statutem oraz udzielonymi pełnomocnictwami), to pod takie noty również należy załączyć kserokopie faktur, na podstawie których dana jednostka poniosła koszt i "domaga się" od drugiej jednostki jej zwrotu. Kopia noty zostaje u wystawcy a oryginał u odbiorcy. IV. Umowy cywilnoprawne zlecenie, o dzieło. Podatek dochodowy od osób fizycznych obowiązkowy dla wszystkich zleceniobiorców art.9 ust.1 i 2, art. 10 ust.1 pkt.2 oraz art. 13 ustawy o podatku dochodowy od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodów obowiązkowo w każdej umowie zlecenie i o dzieło: art. 22 ust.9 pkt. 4 20% koszty uzyskania przychodów, art. 22 ust.9 pkt.3 50% koszty uzyskania przychód. Strona 6
Potrącenia w zależności od zatrudnienia: 1. Umowa ze studentem do lat 26 umowa zlecenie i umowa o dzieło z podatkiem 18% oraz koszty uzyskania przychodów 20% (dołączyć ksero legitymacji studenckiej). 2. Umowa z osobą pracującą w innej firmie na etacie umowa zlecenie z podatkiem 18%, koszty uzyskania przychodów 20%, ubezpieczenie zdrowotne 9%. 3. Umowa z osobą niepracującą umowa zlecenie z podatkiem 18%, koszty uzyskania przychodów 20%, osoba ta podlega także ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu a zleceniodawca dodatkowo płaci emerytalne, rentowe, wypadkowe i fundusz pracy. 4. Umowa z własnym pracownikiem potrącenia jw., zarówno umowa zlecenie jak i umowa o dzieło. Umowa o dzieło nie stanowi tytułu do podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, poza jednym wyjątkiem umowa o dzieło zawarta z własnym pracownikiem. Umowy zlecenia i o dzieło oraz rachunki do nich można przygotować w hufcu we własnym zakresie lub po zgłoszeniu do księgowości KCH odebrać przygotowaną umowę wraz z rachunkiem. Jeżeli hufce przygotowują umowy same to po ich podpisaniu należy niezwłocznie dostarczyć je do KCH wraz z oświadczeniem. V. Środki transportu ewidencja, dokumenty, upoważnienia, sprawy bieżące. Rozliczanie podróży służbowych. 1. Od dnia 29 marca 2011 roku obowiązuje regulamin używania samochodów służbowych w ZHP Chorągwi Krakowskiej dokument w załączeniu. Jest on uzupełnieniem obowiązującej w ZHP Instrukcji Gospodarowania Środkami Transportowymi. 2. Rozliczanie samochodów niebędących pojazdami służbowymi: umowa bezpłatnego użyczenia, ewidencja przebiegu pojazdu, faktury za paliwo (z danymi Chorągwi i numerem rejestracyjnym samochodu użyczonego), rozliczenie takiej umowy następuje na podstawie porównania sumy faktur za paliwo z ewidencją przebiegu pojazdu, wypłacamy kwotę mniejszą wynikającą z tego porównania, delegacja liczba faktycznie przejechanych kilometry x stawka za jeden kilometr przebiegu w roku 2012 stawka za jeden kilometr przebiegu dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł. 3. Wskaźniki diety 2012: Należność z tytułu diet oblicza się od momentu wyjazdu w podróż do momentu przyjazdu po wykonaniu zadania: jeśli podróż trwa krócej niż 8 godzin dieta nie przysługuje, Strona 7
jeśli podroż trwa od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, jeśli podróż trwa ponad 12 godzin przysługuje cała dieta, jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin połowa diety, ponad 8 godzin cała dieta. Pełna dieta wynosi 30,00 zł. VI. Kontakty. 1. hm. Paweł Grabka Komendant Chorągwi, tel. 693913343, komendant@krakowska.zhp.pl 4. hm. Rafał Wąsik Skarbnik Chorągwi, tel. 503072069, skarbnik@krakowska.zhp.pl 5. hm. Marek Rumian Pełnomocnik ds. wypoczynku i imprez masowych, tel. 660499188, m.rumian@krakowska.zhp.pl 6. dh Renata Dobrogowska-Azymi Księgowa, tel. 693913346, ksiegowosc@krakowska.zhp.pl 7. hm. Katarzyna Okapa Księgowa, tel. 660432632, k.okapa@krakowska.zhp.pl Przydatne druki i załączniki: Wytyczne dla organizatorów HAL i NAL 2013. Faktura VAT. Rejestr sprzedaży VAT. Faktura VAT korygująca. Nota korygująca. Wniosek o zaliczkę. Rozliczenie zaliczki pobranej. Rachunek do umowy o dzieło z 20% kosztami. Rachunek do umowy o dzieło z 50% kosztami. Rachunek do umowy zlecenia. Oświadczenie zleceniobiorcy do umowy o dzieło/zlecenia. Wzór umowy użyczenia. Ewidencja przebiegu pojazdu. Strona 8