Forum Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji ul. Nowogrodzka 31, pok. 204 00-511 Warszawa Tel. (022) 628 2260, 628 2406 Fax (022) 628 5536 biuro@piit.org.pl, dg@piit.org.pl
e-urząd Częstochowa studium przypadku Kajetan Wojsyk Urząd Miasta Częstochowy Akademia im. Jana Długosza w Częstochowie
Jednostka Samorządu Terytorialnego Misja wynika z ustawy o samorządzie terytorialnym Realizowane zadania własne i zlecone Zadania realizowane są za pomocą różnych narzędzi zależnie od specyfiki owych zadań (sprawy meldunkowe, edukacja, ochrona środowiska, ochrona ludności, ochrona zdrowia, budowa i utrzymanie dróg, ściąganie podatków...)
Uwarunkowania Historia (zaufanie do określonych technologii zapisu i przekazywania informacji, trudność odejścia od tradycyjnych narzędzi) Prawo (dopuszczalność stosowania określonych narzędzi) Dostępna technologia zapisu i przetwarzania informacji Organizacja funkcjonowania danej JST
Różnorodność zadań / Jednolitość narzędzi Jakich narzędzi używamy? Aplikacje do realizacji prac zleconych (dowody osobiste, prawa jazdy itp.) Aplikacje dziedzinowe firm A...Z (np. dodatki mieszkaniowe, kadry-płace itp.) Intranet Internet Elektroniczny obieg dokumentów
Jaki gazda, taka jazda czyli nie tylko technikalia... Największy opór stawia kierownictwo komórek organizacyjnych Pracownicy ZAWSZE dostosowują się do wymagań i stylu pracy szefa... Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów bez odważnego i zdeterminowanego kierownika jednostki jest niemożliwe!
Strach przed kontrolą, która żąda papieru... Wmawianie, że nas na to nie stać (rysunek zaczerpnięty z reklamówki firmy Logotec Engineering; warto zwrócić uwagę na ceny i pojemności nośników dzisiaj!)
Chaos i niewyobrażalne marnotrawstwo! US Min UWoj UStat ZUS RIO UMarsz Podm. gosp Arch UM
Problemy na starcie Instrukcja kancelaryjna (b. dobra dla papieru - nośnika informacji o zupełnie innej naturze, niż nośnik elektroniczny, ale nie nadająca się do zastosowania w pełni...) powinien decydować rachunek ekonomiczny oraz funkcja celu, dla którego instrukcję stworzono Brak wehikułu czasu (brak możliwości antydatowania) Zniewalający strach przed kłopotami ze zwierzchnikiem czy kontrolą I wiele innych...
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga: Sprawnej sieci teleinformatycznej Porządku organizacyjnego (ISO 9001) Komputerów osobistych w odpowiedniej liczbie Szkoleń w zakresie pełnego wykorzystywania dostarczonych aplikacji W miarę jednolitego oprogramowania biurowego (MS Office/OpenOffice) Systematycznego udoskonalania istniejących rozwiązań komunikacyjnych
Ivona
Patykiem / laserem pisane Bariery mentalne kojarzenie wartości z materią (pieniądz) kojarzenie wiarygodności z materią nośnikiem, pieczątką i bazgrołem na jakiej podstawie im ufamy? Nowy dowód osobisty/prawo jazdy nie ma na nich ręcznie przyłożonej pieczęci ani odręcznego podpisu są to kopie... dziedziczenie wiarygodności
Społeczeństwo Informacyjne Klient Urząd Komunikacja werbalna Komunikacja listowa Komunikacja elektroniczna Powszechna edukacja Narzędzia Wspólna warstwa pojęciowa
Komunikacja Dowody osobiste Podatki Informacyjny obszar jednostki administracji samorządowej Informacyjny obszar jednostki administracji rządowej Prawa jazdy
Czym dysponujemy? Elektronicznymi zasobami bazodanowymi Infrastrukturą teleinformatyczną Kadrami Aplikacjami dziedzinowymi Prawem dostosowanym do potrzeb SI (?) Wolą zmiany na lepsze...
Czego nam potrzeba? Partnerów do współdziałania Społecznego zapotrzebowania (istnieje deklaratywnie) Sposobów transferu wiedzy i umiejętności Infrastruktury dostępu publicznego do zasobów informacyjnych
Komputery do obsługi ludzi nie odwrotnie! Przerzucanie pracy nużącej i dającej się opisać algorytmami na maszyny, używane jednak przez wykwalifikowanych pracowników, którym nie zabrania się myślenia!
Narzędzia adekwatne (?!) do potrzeb Podmiot A Podmiot B Podmiot C Interesant Stosowane narzędzia są dla moich potrzeb wystarczające... Komunikacja między uczestnikami procesów zależy między innymi od uświadomienia sobie potrzeb. Pytanie: kto określa potrzeby? Administracja, czy jej klienci? Interesant nie powinien być białkowym transporterem informacji i dokumentów pomiędzy różnymi podmiotami.
Komunikacja między podmiotami Podmiot A Podmiot B Podmiot C Interesant Informacja wymieniana między podmiotami czy między systemami musi być wiarygodna Narzędzia stosowane do realizacji zadań publicznych zawsze dają pewien produkt dokument: decyzję, zawiadomienie, zaświadczenie itp. Komu i do czego te produkty służą?
Komunikacja pomiędzy podmiotami Podmiot A Podmiot B Podmiot C Interesant Korzystanie z usług podmiotów realizujących zadania publiczne powinno być proste, wykonywalne w różny sposób zależnie od preferencji interesanta, który w końcu współfinansuje realizację tych zadań. Wymaga to stworzenia właściwego interfejsu pomiędzy interesantem a podmiotem, lecz także pomiędzy podmiotami.
Kontakt interesanta z administracją powinien być odmiejscowiony NIP REGON PESEL... Urząd Skarbowy Zakład Ubezpieczeń Społecznych Urząd Statystyczny Urząd Gminy Zasoby współdzielone Interesant Interesant powinien móc pozwolić się zidentyfikować; administracja z kolei musi mieć możliwość zgodnego z prawem wykorzystywania danych gromadzonych przez siebie...
Umożliwienie zdalnego sprawdzenia stanu sprawy bez udziału pracownika urzędu wymagane jest powiązanie z elektronicznym obiegiem dokumentów!
Jak uzyskać dostęp do informacji w dowolnym czasie? Trzeba uniezależnić mechanizmy udostępniania informacji od godzin otwarcia urzędu poprzez wyposażenie BIP w możliwość zadawania pytań do bazy elektronicznego obiegu dokumentów... Od zewnątrz BIP Pytanie Odpowiedź Obieg Do wewnątrz dokumentów
Informacje o obsłudze pisma Lokalizacja Wydział Komunikacji Społecznej/Referat Informatyzacji Status Zakończono obsługę Referent pisma Piotr Drzazga Nr kancelaryjny pisma 56361/2004 Nr pisma w sprawie KOS.I.0300-57-1/04 Termin załatwienia 2004-06-30 Sposób załatwienia Przyjęto do wiadomości -------------------------------------------------------------------------------- Lokalizacja Wydział Komunikacji Społecznej/0 Status Zarejestrowane w kom. org. i zadekretowane Nr kancelaryjny pisma 56361/2004 Termin załatwienia 2004-06-30 -------------------------------------------------------------------------------- Lokalizacja Wydział Komunikacji Społecznej/Referat Informatyzacji Status Zakończono obsługę Referent pisma Kajetan Wojsyk Nr kancelaryjny pisma 56361/2004 Nr pisma w sprawie KOS.I.0114-23-1/04 Termin załatwienia 2004-06-30 Sposób załatwienia Przyjęto do wiadomości --------------------------------------------------------------------------------
Przestrzeń informacyjna Administracja Interesant (osoba fizyczna) Internet Internet Interesant (osoba fizyczna) Przedsiębiorca (osoba prawna) Przedsiębiorca (osoba prawna) Administracja
Narzędzie, umożliwiające realizację wszelkich działań na dokumentach i ich zbiorach...
Tradycja!
Dokumenty elektroniczne czy dowolne pliki?
Metadane...
Sprawy, teczki, pisma...
Dokument elektroniczny jaki? Dokument elektroniczny wyłącznie dane zaopatrzone w znaczniki pozbawiony kontekstu
Niekompletnie wypełniony formularz autorstwa firmy ebstream
Wypełniony formularz autorstwa firmy ebstream
Błędnie podane imię i nazwisko, lecz dokument został przyjęty...
Dziękuję za uwagę... kwojsyk@czestochowa.um.gov.pl
Pytania: Przesyłać dane w postaci plików XML (a sposób wizualizacji uzgodnić odrębnie (UM/KRS)? Przesyłać kompletne dane z wizualizacją (UM/ebStream)? Podpis elektroniczny czy rzeczywiście jest potrzebny (podpisywanie zwykłe czy notarialne)? Czy jest ważne, co w sprawie podpisu elektronicznego ma do powiedzenia interesant? Obieg elektroniczny... czego właściwie? Archiwa pamięć narodów. Co do nich i w jakiej formie - należy przekazywać?