Opracowała Irena Herba METODY WYCENY MAGAZYNOWEGO ROZCHODU RZECZOWYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKU OBROTOWEGO ROZLICZENIE ZAKUPU TOWARÓW I MATERIAŁÓW Wycena zakupionych materiałów i towarów zawarta jest w fakturach otrzymanych od dostawców. Dostawa zakupionych materiałów i towarów jest dokonywana zgodnie z zawartą z kontrahentem umową na podstawie zamówienia złożonego przez odbiorcę tych zapasów, w którym określa się ilość, gatunki lub techniczne parametry poszczególnych rodzajów materiałów lub towarów, terminy ich dostawy itp. Warunki. Dostarczone towary lub materiały powinny być poddane kontroli ilościowej i jakościowej, która to kontrola przeprowadzana najczęściej przez magazyniera zakończona jest zwykle sporządzeniem odpowiedniej dokumentacji magazynowej (np. PZ przyjęcie z zewnątrz). Z zewnętrznymi dostawami materiałów i towarów wiążą się dwa podstawowe dokumenty: faktura dostawców i wewnętrzne dokumenty stwierdzające przyjęcie dostawy do magazynu jednostki gospodarczej. Faktury dostawców są podstawą rejestracji zobowiązań jednostki gospodarczej wobec dostawców materiałów oraz towarów, podczas gdy przychód tych rzeczowych składników majątku obrotowego do magazynu ujmowany jest w ewidencji na podstawie odpowiednich dowodów wewnętrznych. Często zdarza się, że dostawa towaru i faktura są rozbieżne w czasie, jak również i kwoty wykazane w fakturze dostawców, nie zawsze zgadzają się z wewnętrzną wyceną dostaw, dokonaną w przedsiębiorstwie, ponieważ: - wystąpiła różnica między ilością lub jakością zafakturowanych a przyjętych do magazynu towarów i materiałów, - ustalone w umowie kupna-sprzedaży ceny zakupu lub ceny nabycia materiałów i towarów różnią się od ich cen figurujących w fakturze dostawcy, - w fakturach dostawce umieszczone są obok cen zakupu towarów lub materiałów dodatkowe pozycje, takie jak np. wartość opakowań, wyłożone za odbiorcę koszty załadowania, transportu itp., - występują inne różnice np. błędy i omyłki rachunkowe. Występowanie takich różnic między fakturami i dowodami przyjęcia dostawy materiałów lub towarów przez jednostkę gospodarczą powoduje, że konieczne jest ewidencyjne rozliczanie zakupu materiałów lub towarów. Rozliczenie zakupu materiałów lub towarów polega na porównaniu faktury z dokumentami przyjęcia materiałów, w celu stwierdzenia ich zgodności lub ustalenia różnic między nimi. Rozliczenie takie jest niezależne od tego, czy momenty nadejścia faktury i dostawy są równoczesne, czy też rozbieżne w czasie. Zakup materiałów lub towarów jest rozliczany wtedy, gdy faktura dostawcy i dowód przyjęcia zapasów opisanych w tej fakturze znajdują się w jednostce gospodarczej. Fakt ten nie wpływa jednak na bieżącą organizację ewidencji zakupu materiałów lub towarów. Przez utworzenie konta rozliczeniowo- technicznego o nazwie Rozliczenie zakupu możliwe jest niezależne księgowanie równocześnie otrzymanych faktur i dostaw materiałów, czy towarów. Konto to umożliwia także konfrontację dostawy z jej fakturą, kontrolę ilościową i jakościową otrzymanej dostawy oraz ustalenie sald końcowych.
- kredytowych( dostawy niezafakturowane), - debetowych ( dostawy w drodze). Dostawy niezafakturowane występują wtedy, gdy na przyjęte towary lub materiału nie otrzymano jeszcze odpowiadającej im faktury dostawcy. Saldo to jest wykazywane w pasywach bilansu i traktowane jako nieudokumentowane w danym okresie zobowiązanie wobec dostawcy tych zapasów. Debetowe saldo konta Rozliczenie zakupu określa dostawy w drodze dotyczące otrzymanych już faktur z nimi związanych. Saldo to wykazuje aktywa obrotowe jednostki gospodarczej znajdujące się poza siedzibą zakładu i wykazywane jest w aktywach bilansu tej jednostki gospodarczej. Schemat Nr 1.Zapisy księgowe związane z ustaleniem dostaw niezafakturowanych i dostaw w drodze Rozrachunki Rozliczenie zakupu Materiały z dostawcami materiałów (towarów) (Towary) 1 2 Sk. dostaw Sk. Dostaw Niefakturo- w drodze Wanych xx xx ============================= Objaśnienia: 1. Otrzymane i akceptowane faktury dostawców za zakupione materiały (towary). 2. - Przyjęcie zakupionych materiałów (towarów) na podstawie dokumentacji wewnętrznej Możliwość zaistnienia powyższych różnic między fakturami dostawców i dowodami przyjęcia materiałów (towarów) związanych nie tylko z pomyłkami dostawcy i błędami formalnymi wymagają szczegółowego rozliczenia każdego zakupu. Rozliczenie to ma miejsce wtedy, gdy oba dokumenty znajdują się w posiadaniu kupującego i dotyczą: - księgowego ustalenia różnic ilościowych i jakościowych związanych z dostawą materiałów (towarów), - wyksięgowania zawartych ewentualnie w fakturze kosztów zakupu materiałów (towarów, - wyksięgowania zawartego w fakturze podatku od towarów i usług (tzw. Podatku naliczonego) Dodatkowe księgowania wynikają z porównania danej faktury dostawcy z odpowiadającą jej dokumentacją wewnętrzną opisującą przyjęcie materiałów (towarów) i pozwalają zbilansować obroty konta Rozliczenie zakupu - rozliczyć zakup danej partii materiałów (towarów).
Schemat Nr 2 Typowe księgowania zakupu materiałów (towarów) Rozrachunki Rozliczenie zakupu Materiały Z dostawcami materiałów (towarów) ( Towary) 1 4 2 3 Rozliczenia międzyokresowe Kosztów koszty zakupu 6 Koszty działalności 7 8 Rozrachunki publicznoprawne 9 Rozliczenie niedoborów I nadwyżek Ewidencja pozabilansowa 10 Obce materiały (Towary) 5
Objaśnienia: 1.- Otrzymane i akceptowane faktury dostawców dotyczące zakupionych materiałów (towarów) lub odrębne faktury dotyczące kosztów zakupu materiałów. 2. Sprostowanie wynikające z omyłek i błędów w fakturze dostawy, zwiększające stan zobowiązań nabywcy materiałów lub towarów. 3. - Sprostowanie wynikające z omyłek i błędów w fakturze dostawcy, zmniejszające stan zoboązań nabywcy materiałów lub towarów. 4. - Rzeczywista cena zakupu materiałów (towarów) przyjętych do magazynu 5. - Wartość materiałów (towarów) mylnie skierowanych (nie zamawianych) do nabywcy. 6. - Przeniesienie zafakturowanych kosztów zakupu dotyczących przyjęcia w danym okresie materiałów (towarów), do rozliczenia w czasie. 7. - Przeniesienie zafakturowanych kosztów zakupu nie rozliczanych w czasie dotyczących dostaw danego okresu.. 8. - Zafakturowany przez dostawce podatek VAT dotyczący zakupów w danym okresie. 9. Ujawnione w transporcie niedobory zakupionych materiałów (towarów) w rzeczywistej cenie zakupu. 10. - Ujawnione w transporcie nadwyżki zakupionych materiałów (towarów) w rzeczywistej cenie zakupu. Przedstawiona ewidencja księgowa zakupu materiałów zakłada magazynowy obrót materiałów i towarów ( księgowe odzwierciedlenie fizycznych przychodów i rozchodów zapasów). W praktyce jest to jedyne do przyjęcia rozwiązanie ewidencyjne, mając na uwadze wysoki poziom i różnorodność kupowanych i zużywanych lub sprzedawanych materiałów, czy towarów, co gwarantuje ich kontrolę oraz chroni przed ewentualnymi nadużyciami, czy też szkodami, jest dokładniejsza i wiernie odzwierciedla fizyczne ruchy zapasów. W praktyce stosowana jest także ewidencja uproszczona, która polega na ujmowaniu zakupu materiałów i towarów w ciężar kosztów wliczaniu w koszty działalności operacyjnej całości bieżących zakupów materiałów i towarów. Zasada ta stosowana jest także w zakresie wytworzenia w danym okresie wyrobów gotowych.
ZASADY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ WYNIKU FINANSOWEGO Mając na uwadze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i kontynuacja swojej działalności w nie zmniejszonym istotnym zakresie w dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niejeden rok od ostatniego dnia bilansowego, wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego jednostki dokonywana jest w oparciu o: - czynności związane z weryfikacją rzeczywistego stanu aktywów ii pasywów; - W znowelizowanej treści ustawy o rachunkowości, do wyceny aktywów i pasywów stosuje się następujące kategorie cen (wartości): - cenę nabycia - koszt wytworzenia - cenę sprzedaży netto - wartość godziwą - trwałą utratę wartości - kwotę wymagającą zapłaty - wartość nominalną. Cena nabycia to rzeczywista cena zakupu, która uwzględnia kwotę należna sprzedającemu, bez naliczonego podatku VAT oraz akcyzy do odliczenia. W przypadku importu do ceny zakupu ( przeliczonej z waluty obcej na złote po kursie zastosowanym w dokumencie SAD) dolicza się cło i ewentualną akcyzę. Cenę zakupu powiększają bezpośrednie koszty związane zarówno z zakupem, jak i przystosowaniem składnika aktywów do użytkowania względnie wprowadzenia go do obrotu., jak przykładowo koszty transportu, za- i wyładunku, przeładunku, sortowania, ubezpieczenia i opłat, jak również i koszty przerobu surowców i materiałów, paczkowanie artykułów spożywczych i towarów. W przypadku środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych do ceny nabycia wlicza się również koszty montażu, instalacji, dokonywania wstępnych, prób i uruchomień, koszty ulepszenia, jak również nie podlegający odliczeniu podatek VAT. Do ceny nabycia nie zalicza się pośrednich kosztów związanych z zakupem i przystosowaniem do używania, jak np. kosztów zaopatrzenia składowania i magazynowania. Koszty te zalicza się do kosztów ogólnego zarządu. Wyjątek mogą tu stanowić koszty pośrednie procesów doprowadzania składników aktywów do używania, zgodnie z ich przeznaczeniem. Są to, między innymi koszty dojrzewania mas i innych procesów dostosowawczych. Cena zakupu obniżana jest o udzielone przez dostawcę rabaty, opusty, akonta itp. Ulgi oraz inne korzyści (np. odzyski). Koszt wytworzenia składnika majątkowego (produktu gotowego lub niezakończonego) przeznaczonego do obrotu lub wytworzonego na własne potrzeby (np. środki trwałe, materiały, urządzenia itp.) obejmuja: - koszty pozostające w bezpośrednim związku z wytwarzanym produktem w postaci zużycia materiałów bezpośrednich, płac bezpośrednich, oraz pozostałych kosztów bezpośrednich, (np. energii technologicznej, kosztów przygotowania nowej produkcji, kosztów narzędzi specjalnych, oprzyrządowania i dokumentacji itp.), oraz - uzasadnioną część kosztów pośrednich związanych z produkcją, stanowiącą koszty zmienne oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych.
- cenę sprzedaży netto - wartość godziwą wykształcił aktywny rynek pieniężno-towarowy. - trwałą utratę wartości - kwotę wymagającą zapłaty - wartość nominalną.