Umowa o zarządzanie nieruchomością wspólną zawarta w dniu...2008 r. pomiędzy: Wspólnotą Mieszkaniową reprezentowaną przez Zarząd w składzie: 1.... 2.... 3.... zwaną w dalszej części umowy Zleceniodawcą a Spółką NOWY DOM SZCZECIN - Zarządzanie i Administrowanie Nieruchomościami Spółka z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Niemcewicza 15 F, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym w Szczecinie Wydział XI Gospodarczy pod numerem KRS 0000228113, reprezentowaną przez: Elżbietę Lachowską - Prezesa Spółki zwaną w dalszej części umowy Zleceniobiorcą. 1 Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje zarządzanie nieruchomością położoną w Szczecinie przy ulicy... Obejmującą... budynki o powierzchni... m2 oraz działkę gruntu nr... Obręb..., o powierzchni... m2 2 Do obowiązków Zleceniobiorcy należeć będzie wykonywanie czynności zwykłego zarządu zgodnie z zapisami Ustawy o własności lokali z dn. 24 czerwca 1994, w tym m.in.: 1) prowadzenie wykazu lokali, właścicieli lokali i nieruchomości na podstawie posiadanych dokumentów, 2) weryfikowanie stanu osób użytkujących lokale należące do wspólnoty - raz na pół roku, 1
3) dostarczanie wszelkiej korespondencji związanej z bieżącym utrzymaniem nieruchomości (w tym m.in.: zawiadomień o podjętych uchwałach, rozliczenia kosztów zużycia mediów, roczne rozliczenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną), 4) składanie okresowych, wymaganych przepisami prawa sprawozdań dotyczących nieruchomości wspólnej, 5) prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej wymaganej przez przepisy Prawa budowlanego, 6) zlecanie kontroli technicznych, okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami Prawa budowlanego, 7) zlecenie w porozumieniu z Zarządem i nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń budynku służących do wspólnego użytku właścicieli lokali, terenu nieruchomości określonego w 1 umowy, 8) bieżąca konserwacja nieruchomości wspólnej, a w szczególności dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania i zimnej wody, domofonu oraz z innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej - dokonywana zgodnie z planem przyjętym uchwałą właścicieli lokali na dany rok kalendarzowy, 9) zapewnienie usług kominiarskich, i innych usług związanych z funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej, 10) zlecanie w porozumieniu z Zarządem usuwania awarii i skutków awarii na nieruchomości wspólnej na warunkach określonych w 6, 11) wykonywanie remontów bieżących, zgodnie z planem przyjętym na dany rok kalendarzowy uchwałą właścicieli lokali, 12) kontrolowanie wykonania i rozliczanie zawartych przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej w imieniu wspólnoty umów o dostawę energii elektrycznej, wody, oraz zapewnienie usuwania z terenu nieruchomości nieczystości stałych i płynnych, 13) ubezpieczenie budynku, uiszczenie innych opłat publicznoprawnych przypadających do zapłaty od nieruchomości wspólnej, a nie pokrywanych bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali, 14) rozliczanie wody i kanalizacji w okresach 6-cio miesięcznych oraz odpadów bytowych w okresach 12-sto miesięcznych. Rozliczanie energii elektrycznej w garażach raz do roku, 15) rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów zarządu nieruchomością wspólną w ciągu roku w formie miesięcznych zaliczek określonych uchwałą właścicieli lokali, a po zbilansowaniu kosztów utrzymania nieruchomości i przyjęciu przez zebranie Wspólnoty sprawozdania finansowego w formie określonej ustawą o własności lokali; 16) dokonywanie rozliczeń i zapłaty za roboty lub usługi związane z nieruchomością wspólną i świadczone na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, 17) wnioskowanie do Zarządu zawarcia umów o dostawy, roboty bądź usługi, związane z realizacją zadań wymienionych w par. 2 umowy, kontrola prawidłowości wykonania tych umów oraz wnioskowanie o ich rozwiązanie w przypadkach gospodarczo uzasadnionych; 2
18) prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej, zgodnie z odrębną uchwałą właścicieli lokali określającą zakres i formę tej ewidencji, dostarczoną Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę, 19) Przejęcie od dotychczasowego zarządcy, na mocy pełnomocnictwa Zarządu Wspólnoty, dokumentacji związanej z nieruchomością. W tym m.in.: a. Teczki budynków wraz z książkami obiektów budowlanych, protokółami kontroli stanu technicznego oraz książki rewizji urządzeń technicznych stanowiących elementy tych budynków, dokumentację techniczną budynków. b. W przypadku braku części dokumentów, o których mowa w ustępie poprzedzającym, Zleceniobiorca jest zobowiązany przejąć protokolarnie istniejącą dokumentację dotyczącą zasobu, opisać jej stan i w oparciu o nią podejmować czynności, które zostały wykazane w zakresie czynności określonych w par. 2 umowy. c. Zleceniobiorca ponosi całkowitą odpowiedzialność za przyjęte dokumenty, a w razie ich utraty niezwłocznie własnym kosztem i staraniem spowoduje ich odtworzenie. d. Wszystkie dokumenty dotyczące obsługiwanego zasobu stanowią własność Zleceniodawcy. 20) przechowywanie i zabezpieczanie, a w stosownym czasie archiwizowanie dokumentów wspólnoty i dokumentacji dotyczącej nieruchomości, 21) wykonywanie, za wiedzą i zgodą Zleceniodawcy, innych czynności niezbędnych do prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną, w tym opracowywanie i przedkładanie Zleceniodawcy planów remontów i planów gospodarczych, jakie po akceptacji przez Zleceniodawcę miałyby być przedkładane właścicielom lokali do uchwalenia, 22) przedstawianie Zleceniodawcy, informacji o wykonaniu zadań objętych niniejszą umową, a raz na rok, w terminie do 10 marca każdego roku kalendarzowego, przedstawianie Zleceniodawcy do zaakceptowania sprawozdania z działalności merytorycznej i finansowego za ostatni rok, które stanowić będzie podstawę sporządzania sprawozdania przedkładanego przez Zleceniodawcę na corocznym zebraniu właścicieli lokali, 23) sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego najpóźniej na 15 dni przed terminem zebrania sprawozdawczego, 24) wykonywanie na polecenie Zleceniodawcy wszelkich czynności związanych ze zwoływaniem zebrań właścicieli lokali oraz powiadamianiem właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego zbierania głosów pod uchwałą przez Zleceniodawcę, a także czynności związanych z prowadzeniem korespondencji dotyczącej czynności dokonywanych przez Zleceniodawcę - łącznie z pokrywaniem kosztów tych czynności i tej korespondencji, 25) przygotowywanie informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz przychodach Wspólnoty Mieszkaniowej (jeżeli z żądaniem takim wystąpi Zarząd Wspólnoty), 26) informowanie Zarządu Wspólnoty o wszystkich obowiązkach ciążących na Wspólnocie Mieszkaniowej, 27) windykacji należności Wspólnoty polegającej na podejmowaniu działań pozasądowych i 3
sądowych zmierzających do wyegzekwowania istniejących i wymaganych wobec Wspólnoty zobowiązań płatniczych, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy, 28) podejmowanie kroków prawnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Wspólnoty, 29) zapewnienie obsługi prawnej w ramach wykonywania pkt. 27 i 28, 30) w przypadku kierowania spraw określonych w 2 pkt. 27 i 28 na drogę postępowania sądowego lub administracyjnego, każdy ze współwłaścicieli zobowiązany jest na zasadach określonych w 3 pkt. 1 do pokrywania opłat i kosztów sądowych lub administracyjnych z wyłączeniem kosztów zastępstwa procesowego adwokata lub radcy prawnego działającego na rzecz Wspólnoty, 31) zapewnienie obsługi Zleceniodawcy i członkom wspólnoty w zakresie objętym umową w biurze Zarządcy we wszystkie dni robocze w godzinach od 10.00 do 16.00, a także telefonicznie w dni robocze od 8.00 do 16.00. W godzinach od 16.00 do 8.00 oraz w soboty, niedziele i inne dni wolne od pracy zgłoszenia awarii będą przyjmowane przez Pogotowie Lokatorskie działające na podstawie umowy zawartej ze Zleceniodawcą. 32) prowadzenie korespondencji dotyczącej próśb, zażaleń i wniosków składanych przez członków wspólnoty zgodnie z kompetencjami wynikającymi z umowy, 33) przygotowywanie dla Wspólnoty merytoryczne opinie w sprawach skarg i wniosków użytkowników lokali w zakresie objętym umową, 34) przechowywanie oryginałów wszelkich dokumentów wytworzonych w trakcie realizacji umowy, 35) dochodzenie w imieniu wspólnoty praw właścicieli lokali wynikających z udzielonej przez inwestora gwarancji dla nieruchomości i urządzeń technicznych, po przelaniu tych praw przez właścicieli na wspólnotę - w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez wspólnotę 3 1. Każdy z właścicieli zobowiązany jest uczestniczyć w realnie poniesionych kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w częściach odpowiadających ich udziałowi we współwłasności nieruchomości wspólnej lub proporcjonalnie do powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego (użytkowego) i garażu przysługującego do wyłącznego użytkowania danemu współwłaścicielowi. Na poczet tych kosztów zobowiązany jest do 10 dnia każdego miesiąca wpłacać zaliczki w wysokości określonej uchwałą właścicieli lokali. 2. Oprócz kosztów wymienionych w ust. l właściciele ponoszą wydatki związane z utrzymaniem i używaniem ich lokali, a w szczególności z tytułu zużycia wody, odprowadzenia ścieków, wywozu śmieci - w ryczałtowej, wynikającej z zawartych umów wysokości. Kwoty na pokrycie tych wydatków właściciele lokali zobowiązani są odprowadzać na konto Wspólnoty Mieszkaniowej, z którego Zleceniobiorca upoważniony jest dokonywać odpowiedniej zapłaty dostawcom. 4 1. Zleceniobiorca wykonuje czynności za wynagrodzeniem wynoszącym netto: 1) W okresie pierwszego miesiąca wykonywania umowy w wysokości: 0,01 zł/m2 p.u (słownie: 4
jeden grosz). 2) Od dnia...2008r. w wysokości...zł/m2 p.u. (słownie:...). 2. Przez powierzchnię użytkową rozumie się powierzchnię mieszkań i lokali użytkowych. 3. Wynagrodzenie będzie płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Kwota wynagrodzenia zostanie powiększona o podatek VAT jeżeli obowiązujące przepisy tak będą stanowić. 4. Zleceniobiorca nie może czerpać korzyści z zarządzania nieruchomością innych niż pobieranie wynagrodzenia. 5 1. Strony ustalają, że opłaty wnoszone przez właścicieli lokali składają się z: A. Zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, w skład której wchodzą w szczególności: 1) wydatki na bieżące naprawy i konserwację, 2) opłaty za dostawę energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody i kanalizacji w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, 3) ubezpieczenia i podatki oraz inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli lokali, 4) wydatki na utrzymanie czystości i porządku, 5) wynagrodzenie Zarządcy, 6) koszty eksploatacji, konserwacji i bieżących napraw urządzeń w nieruchomości wspólnej stanowiących współwłasność właścicieli lokali, 7) pozostałe wydatki związane z działalnością Wspólnoty w tym: opłaty za prowadzenie rachunków bankowych i ich obsługę, itp. Koszty te rozlicza się w stosunku do wielkości powierzchni użytkowej lokali. B. Wpłaty na Wyodrębniony Fundusz Remontowy Wspólnoty Mieszkaniowej, z którego pokrywane będą koszty remontów bieżących i kapitalnych oraz modernizacji nieruchomości wspólnej. Koszty te rozlicza się w stosunku do powierzchni użytkowej lokali. 2. W przypadku podwyższenia przez dostawców cen za usługi, takie jak dostawy wody, prądu elektrycznego, wywóz nieczystości, odprowadzenie ścieków itp., Zleceniobiorca zobowiązany jest powiadomić właścicieli lokali o konieczności zwiększenia zaliczek oraz przygotować i przedstawić Zleceniodawcy odpowiedni projekt uchwały właścicieli lokali w sprawie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. W przypadku wystąpienia niedoboru środków na rachunku wspólnoty mieszkaniowej, a tym samym wystąpienia trudności w opłaceniu kosztów zarządu nieruchomością wspólną Zleceniobiorca niezwłocznie powiadamia o tym Zleceniodawcę, podając przyczynę wystąpienia niedoboru. 3. Jeśli niedobór powstał z innych, a nie zawinionych przez Zleceniobiorcę przyczyn, Zleceniodawca zobowiązany jest przedstawić właścicielom lokali projekt odpowiedniej uchwały o podwyższeniu kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a Zleceniobiorca zobowiązany jest dokonać na rzecz wierzycieli wspólnoty zapłaty po dokonaniu odpowiednich wpłat przez właścicieli lokali. 5
6 1. Zleceniobiorca jest uprawniony do zlecania przeprowadzenia remontu lub modernizacji budynku wyłącznie na podstawie planu gospodarczego zatwierdzonego uchwałą właścicieli lokali. Postanowienie to nie dotyczy stanów wyższej konieczności (awarii). 2. W przypadku niespodziewanej awarii przekraczającej zakres bieżących konserwacji Zleceniobiorca może samodzielnie z posiadanych środków (ze środków Funduszu remontowego) usunąć awarię i jej skutki z jednoczesnym powiadomieniem Zarządu Wspólnoty. 3. Zleceniobiorca będzie dysponował środkami Funduszu Remontowego Wspólnoty Mieszkaniowej wyłącznie na podstawie uchwał właścicieli lokali. W skład kosztów Funduszu Remontowego, poza kosztami uchwalonych napraw i remontów wchodzić będą opłaty za utrzymanie i obsługę konta bankowego Funduszu Remontowego. 4. Na zmiany zakresu i wartości robót finansowanych z Funduszu Remontowego wymagane są odrębne uchwały właścicieli lokali. 7 Zleceniobiorca uprawniony jest do dochodzenia w imieniu Zleceniodawcy na drodze postępowania sądowego zapłaty należnej części kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej od poszczególnych właścicieli lokali, a także do dochodzenia od wierzycieli wspólnoty przypadających z powierzchni wspólnej przychodów i pożytków. 8 1. Zleceniodawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Zleceniobiorcy o wszelkich zmianach dotyczących poszczególnych lokali oraz dotyczących sposobu użytkowania i użytkowników nieruchomości wspólnej lub jej części. 2. Zleceniodawca zobowiązany jest także do przekazywania Zleceniobiorcy niezbędnych do realizacji niniejszej umowy dokumentów lub ich kopii. 3. Wszelkie dokumenty przekazywane Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę związane z wykonywaniem niniejszej umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy po zakończeniu realizacji umowy. 9 Zleceniobiorca nie ma prawa w odniesieniu do zarządzanej nieruchomości podejmować samodzielnie jakichkolwiek czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. W sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu do podjęcia przez Zleceniobiorcę jakichkolwiek czynności wymagana jest zgoda właścicieli lokali wyrażona w uchwale oraz zgoda Zleceniodawcy, a w sprawach z zakresu zwykłego zarządu, a nie wymienionych w tej umowie, do podjęcia przez Zleceniobiorcę jakichkolwiek czynności wymagana jest zgoda Zleceniodawcy. 10 Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony i wiąże strony od dnia...2008r. 11 1. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy na trzy miesiące naprzód na koniec 6
miesiąca kalendarzowego lub za porozumieniem stron. 2. W przypadku rozwiązania umowy Zleceniodawca zachowuje roszczenie o zwrot kwot wydatkowanych przez siebie na pokrycie tej części kosztów zarządu nieruchomością wspólną, które nie znalazły pokrycia w uiszczonych przez właścicieli lokali wpłatach na pokrycie kosztów zarządu wspólną nieruchomością. 12 1. Zleceniodawca może odstąpić od umowy jeżeli Zleceniobiorca nie rozpoczął wykonywania umowy w ciągu 7 dni od daty ustalonej w 10. 2. Zleceniodawca ma prawo do rozwiązania umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia, o którym mowa w 11, jeżeli: 1) Zleceniobiorca bez uzasadnienia przerwał wykonywanie umowy na okres dłuższy niż 7 dni; 2) Zleceniobiorca dopuścił się udokumentowanych nadużyć finansowych na szkodę Wspólnoty Mieszkaniowej; 3) Zleceniobiorca dopuścił się udokumentowanych zaniechań lub zaniedbań w realizacji przedmiotu umowy (w szczególności jeżeli nastąpiło zagrożenie dla życia bądź zdrowia ludzi lub środowiska naturalnego); 4) Zleceniobiorca zostanie postawiony w stan likwidacji. 3. Rozwiązanie umowy przez Zleceniodawcę z przyczyn określonych w ust.2 nie pozbawia go prawa do dochodzenia kar umownych oraz roszczeń, w tym dochodzenia odszkodowania z tytułu poniesionych strat. 4. Zleceniobiorcy nie przysługuje odszkodowanie z tytułu wyrównania strat lub utraty korzyści jakie poniósł na skutek rozwiązania umowy z przyczyn określonych w ust.2. 5. Rozwiązując umowę w trybie, o którym mowa w ustępie 2 Zleceniodawca wskaże datę rozwiązania Umowy. 13 1. W razie powstania sporu na tle wykonywania niniejszej umowy strony zobowiązane są wyczerpać drogę postępowania reklamacyjnego. 2. Reklamacje wykonuje się poprzez skierowanie pisemnego roszczenia do jednej ze stron umowy. 3. Strona, do której skierowano reklamację zobowiązana jest do pisemnego ustosunkowania się do zgłoszonej reklamacji w ciągu 10 dni roboczych od daty jej otrzymania. 4. Jeżeli Zleceniobiorca, do którego skierowano reklamację odmówi jej uznania lub nie udzieli odpowiedzi w terminie określonym w pkt. 3 niniejszego paragrafu, Zleceniodawca może wstrzymać wypłatę 25% wynagrodzenia miesięcznego ustalonego w 4 umowy do czasu wyjaśnienia reklamacji lub wywiązania się Zleceniobiorcy z obowiązków, których wykonanie stanowiło podstawę wszczęcia postępowania reklamacyjnego. 5. W przypadku powtarzającego się naruszania obowiązków przez Zleceniobiorcę lub nieuzasadnionego braku reakcji na roszczenia, Zleceniodawcy przysługuje prawo zatrzymania wstrzymanej części wynagrodzenia, określonej w pkt. 4 oraz prawo odstąpienia od umowy bez 7
zachowania okresu wypowiedzenia. 14 Strony ustalają odpowiedzialność odszkodowawczą w formie kar umownych z następujących tytułów i w podanych poniżej wysokościach: 1. Zleceniodawca może dochodzić odszkodowania z tytułu nienależytego wykonania umowy przez Zleceniobiorcę na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Cywilnego. 2. Niezależnie od treści ustępu poprzedzającego Zleceniobiorca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej, z zastrzeżeniem że Zleceniodawca obowiązany jest wykazać szkodę, z następujących tytułów i w następującej wysokości: a) nie przystąpienia do wykonywania niniejszej umowy, w terminie o którym mowa w 10 - w wysokości pełnego miesięcznego wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust.1; b) zawinionego wyłącznie przez Zleceniobiorcę przekroczenia ustalonych w formie pisemnej przez Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę terminów realizacji przedsięwzięć wynikających z zaakceptowanych pisemnie przez Zleceniodawcę umów, planów i harmonogramów w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia netto Zleceniobiorcy z tytułu zarządzania nieruchomością, z którą związana jest zwłoka, po bezskutecznym upływie wyznaczonego Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę dodatkowego co najmniej 30-dniowego terminu na podjęcie czynności zmierzających do zachowania terminów realizacji przedsięwzięcia ; 3. Niezależnie od treści ustępów poprzedzających Zleceniobiorca jest zobowiązany do zawarcia w odpowiednich umowach zawieranych z wykonawcami usług dla Zleceniodawcy postanowień o karach umownych, których od tych wykonawców usług będzie mógł dochodzić Zleceniodawca, z tytułu: a) braku utrzymania porządku i czystości lub niedopełnieniu obowiązków w zakresie czynności konserwacyjnych na zarządzanej nieruchomości - w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia netto dotyczącego danej nieruchomości określonego w umowie z wykonawcą; b) zawinionego opóźnienia w organizowaniu zabezpieczenia lub usuwania przyczyn awarii - w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia netto dotyczącego danej nieruchomości określonego w umowie z wykonawcą. 4. Zleceniodawca ma obowiązek niezwłocznie poinformować Zleceniobiorcę o zaistnieniu przesłanek uzasadniających wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie bądź zapłatę kary umownej. 5. Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną z tytułu odstąpienia od umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia z przyczyn niezależnych od Zleceniodawcy w wysokości 100% wartości całkowitego miesięcznego wynagrodzenia ustalonego w 4 ust. 1 niniejszej umowy. 15 W razie sporu związanego z wykonywaniem niniejszej umowy strony poddadzą się jego rozpoznaniu przez sąd właściwy ze względu na położenie nieruchomości wspólnej. 8
16 1. Zleceniobiorca oświadcza, iż posiada uprawnienia w zakresie zarządzania nieruchomościami określone w art. 184 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami oraz posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania. 2. Zleceniobiorca oświadcza, że zobowiązuje się wykonywać Umowę pracownikami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje. 17 Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 18 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy o własności lokali i przepisy Kodeksu cywilnego. 19 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zleceniobiorca Zleceniodawca 9