OGÓLNE PROCEDURY KONTROLI I-go STOPNIA przeprowadzanych przez stronę Polską dla Programu Współpracy Transgranicznej Litwa Polska 2007-2013 20 MARCA 2014r.
Spis treści I. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatku II. Wymagane dokumenty III. Wymagania dotyczące opisu dokumentów IV. Dokumenty potwierdzające wykonanie działań przewidzianych w projekcie V. Kontrola zamówień publicznych VI. Błędy występujące w składanych Sprawozdaniach z realizacji projektu
I. Ogólne zasady kwalifikowalności wydatku W celu uznania przez Kontrolera I-go stopnia danego wydatku za wydatek kwalifikowalny, Partner musi wykazać, Ŝe: wydatek był zaplanowany w projekcie - dlatego naleŝy wskazać, w której linii budŝetowej został on uwzględniony w projekcie, poniesienie wydatku było konieczne dla realizacji projektu tj. naleŝy wykazać, Ŝe wydatek jest bezpośrednio związany z celami i/lub działaniami projektu, przewidzianymi we wniosku o dofinansowanie - dlatego na fakturze/dokumencie o równowaŝnej wartości dowodowej naleŝy umieścić szczegółowy opis związku wydatku z projektem.
KaŜdy wydatek kwalifikowalny musi być naleŝycie uzasadniony i udokumentowany. Wszystkie dokumenty załączone do Sprawozdania z realizacji projektu powinny jednoznacznie potwierdzać, Ŝe: 1. zakup został dokonany, a towary/usługi zostały dostarczone zgodnie z zamówieniem Partnera, 2. wydatek został opłacony w całości, 3. wydatek został poniesiony w sposób efektywny i racjonalny.
II. Wymagane dokumenty Wraz ze Sprawozdaniem z realizacji projektu Partner musi dostarczyć Kontrolerowi I-go stopnia następujące dokumenty: 1. Kopie dokumentów potwierdzających dokonanie wydatku: kopie faktur/innych dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej, kopie list płac,
2. Kopie dokumentów potwierdzających wykonanie usługi/dostawy towarów zgodnie z zamówieniem Partnera: 2.1 w przypadku kosztów osobowych (wynagrodzeń) niezbędnymi dokumentami są: umowa o pracę pracownika zaangaŝowanego w realizację projektu wraz z jego zakresem czynności, polecenie oddelegowania pracownika do wykonywania zadań związanych z realizacją projektu, wydane przez kierownika instytucji partnerskiej, karta czasu pracy (dla pracownika, który wykonuje takŝe obowiązki inne niŝ związane z projektem), listy obecności, deklaracje ZUS (DRA), regulamin wynagradzania obowiązujący w danej jednostce,
2.2 w przypadku dostaw, usług i/lub robót budowlanych niezbędnymi dokumentami są: umowy z wykonawcami lub inne dokumenty potwierdzające złoŝenie przez Partnera zamówienia wykonania dostawy lub usługi wraz z załącznikami wynikającymi z zawartej umowy np. harmonogramem rzeczowo-finansowym robót, dokumenty potwierdzające wykonanie zamówienia tj. protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające dostarczenie towaru lub wykonanie usługi (stosowny zapis na fakturze). Przy zakupie środka trwałego dowód OT.
W przypadku zakończenia robót budowlanych, niezbędne jest dostarczenie protokołu końcowego odbioru robót oraz kopii pozwolenia na uŝytkowanie obiektu lub kopii wystąpienia do właściwego organu budowlanego z informacją o zakończeniu budowy.
2.3 w przypadku kosztów podróŝy słuŝbowych: kopie polecenia wyjazdu słuŝbowego (delegacji), kopie zakupionych biletów, kopie faktur za hotele. NaleŜy pamiętać, Ŝe wydatkiem kwalifikowalnym jest koszt noclegu w hotelu klasy średniej, a w przypadku podróŝy PKP bilet 2 klasy, w przypadku wykorzystania samochodu prywatnego do celów słuŝbowych: kopia umowy na uŝytkowanie samochodu oraz karty przebiegu pojazdu (jeŝeli jest wymagana przez pracodawcę), regulamin rozliczania podróŝy słuŝbowych obowiązujący w danej jednostce, o ile taki istnieje,
w przypadku podróŝy samochodem instytucji partnerskiej: kopia karty drogowej, kopia faktury na zakup paliwa zuŝytego do konkretnej podróŝy słuŝbowej, poniewaŝ wydatkiem kwalifikowalnym jest jedynie koszt zakupu paliwa do samochodu słuŝbowego, w przypadku podróŝy wynajętym środkiem transportu: kopia umowy i faktury najmu środka transportu. NaleŜy pamiętać, Ŝe co do zasady, do odbycia podróŝy słuŝbowej powinno się wykorzystać najbardziej ekonomiczne środki transportu.
3.4 w przypadku kosztów ogólnych: zastosowana metodologia obliczania kosztów np. koszty rozmów telefonicznych, wyliczone na podstawie bilingów załączonych do faktur.
3. Kopie dokumentów potwierdzających opłacenie wydatku: 3.1 dla wydatków opłaconych przelewem kopie wyciągów bankowych/elektroniczne potwierdzenie dokonania przelewu (w przypadku przelewów do ZUS i US niezbędnym dokumentem jest oświadczenie Partnera o opłaceniu w całości składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy dla osób zaangaŝowanych w realizację projektu dot. wynagrodzeń pracowników oraz wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i umów o dzieło). Ponadto, do umów cywilno-prawnych, niezbędne jest przedłoŝenie oświadczenia wykonawcy umowy o jego ubezpieczeniu społecznym.
3.2 dla wydatków opłaconych gotówką na fakturze/innym dokumencie o równowaŝnej wartości dowodowej musi być jednoznaczny zapis, Ŝe zakup opłacono gotówką, nie ma obowiązku załączania raportów kasowych lecz na fakturze/innym dokumencie księgowym o równowaŝnej wartości dowodowej musi być umieszczony numer raportu kasowego, w którym wydatek został ujęty.
III. Wymagania dotyczące opisu dokumentów Dokumentacja potwierdzająca dokonanie wydatków musi spełniać wymogi formalne pod względem zgodności z przepisami krajowymi i wymogami Programu Współpracy Transgranicznej Litwa Polska 2007-2013. 1. Wszystkie kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Partnera lub osobę upowaŝnioną przez niego pisemnie. Podpis musi być opatrzony imienną pieczęcią osoby podpisującej dokumenty.
2. Na kaŝdym dokumencie księgowym muszą znaleźć się następujące zapisy: projekt jest współfinansowany z EFRR w ramach PWT Litwa-Polska 2007-2013, nazwa i numer projektu, numer umowy o dofinansowanie i data jej podpisania, opis związku wydatku z projektem oraz wskazanie linii budŝetowej przedstawionej we Wniosku aplikacyjnym, do której odnosi się wydatek ujęty na fakturze,
numer księgowy, a w przypadku opłacenia gotówką, numer raportu kasowego, informacja o sprawdzeniu wydatku pod względem poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, odniesienie do artykułu Prawa zamówień publicznych, na podstawie którego wydatek jest realizowany lub na podstawie którego Partner nie podlega przepisom Prawa zamówień publicznych, całkowita kwota wydatku kwalifikowalnego, wyraŝona w PLN i w EUR, zastosowany kurs wymiany PLN/EUR, kwota podatku VAT w EUR.
Dodatkowo, zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013, na pierwszej stronie kaŝdej faktury / dokumentu o równowaŝnej wartości dowodowej musi być umieszczony numer umowy o dofinansowanie.
Szczegółowy wykaz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków zawarty został w Rozdziale 9 Wytycznych w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Litwa 2007-2013 oraz w części V Wytycznych wypełniania skonsolidowanego sprawozdania/ sprawozdania z realizacji projektu dostępnych na stronie www.lietuva-polska.eu.
IV. Dokumenty potwierdzające wykonanie działań przewidzianych w projekcie: kopie programów wydarzeń, protokołów ze spotkań, list uczestników spotkań, wydruki stron internetowych, kopie artykułów prasowych z czytelną informacją o miejscu i dacie publikacji, zdjęcia z wydarzeń lub miejsc związanych z projektem, potwierdzające zrealizowanie działań (np. wybudowanych obiektów, zakupionego sprzętu), wyniki działań informacyjnych i promocyjnych przedstawione w formie papierowej i/lub elektronicznej; np. ulotki, broszury, plakaty, zdjęcia gadŝetów promocyjnych.
V. Kontrola zamówień publicznych 1. Kontrola ex-ante - przeprowadzana przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego, pozwala wyeliminować ewentualne błędy w przygotowywanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, które mogłyby skutkować zastosowaniem korekt finansowych wynikających z dokumentu Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE tzw. Taryfikatora.
W celu przeprowadzenia kontroli ex-ante Partner składa do Kontrolera I-go stopnia następujące dokumenty: projekt ogłoszenia o zamówieniu, projekt Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), projekt zaproszenia do negocjacji, składania ofert (w przypadku wyboru innego trybu udzielania zamówienia publicznego niŝ przetarg nieograniczony), kopię dokumentu określającego szacunkową wartość zamówienia oraz podstawę jego ustalenia.
2. Kontrola ex-post dokonywana jest w trakcie kontroli administracyjnej Sprawozdania z realizacji projektu, w którym po raz pierwszy został przedstawiony wydatek objęty tym postępowaniem. W celu przeprowadzenia kontroli ex-post Kontrolerowi I-go stopnia naleŝy przedłoŝyć kopie następujących dokumentów: Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), ogłoszenia o zamówieniu/zmianie ogłoszenia, ewentualnego zapytania do treści SIWZ, wyjaśnienia zamawiającego do treści SIWZ wraz z dowodami ich zamieszczenia na stronie internetowej, ewentualnego wezwania do uzupełnienia dokumentów,
wybranej oferty, protokołu z postępowania (druk ZP właściwy dla zastosowanego trybu) z dokumentami dotyczącymi oferty odrzuconej, wykluczenia wykonawcy itp. oświadczeń na drukach ZP1, umowy o udzielenie zamówienia, ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
3. Kontroler I-go stopnia weryfikuje złoŝoną dokumentację pod względem: przestrzegania zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zamówienia z zakresem określonym w projekcie, prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia, prawidłowości wyboru trybu udzielenia zamówienia i kryteriów oceny ofert, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.
NaleŜy pamiętać, Ŝe w przypadku, gdy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego obejmuje swoim zakresem roboty budowlane, przed jego wszczęciem trzeba dokonać weryfikacji dokumentacji technicznej oraz przedmiaru robót, ze szczególnym uwzględnieniem poprawności opisu przedmiotu zamówienia. Ustawa P.z.p. zakazuje dokonywania opisu przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub ich pochodzenia. Przepis art. 29 ust. 3 ustawy dopuszcza moŝliwość posłuŝenia się wskazaniem znaku towarowego, patentu lub pochodzenia jedynie w sytuacjach wyjątkowych, uzasadnionych specyfiką przedmiotu zmówienia, przy jednoczesnym braku moŝliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. Wskazaniu takiemu muszą towarzyszyć wyrazy lub równowaŝne, a zamawiający musi określić zakres tej równowaŝności.
4. W trakcie kontroli procedury zamówienia Kontroler I-go stopnia zwraca szczególną uwagę na moŝliwość zaistnienia następujące błędów: nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie procedur przyspieszonych (powołując się na termin zakończenia projektu lub koniec roku budŝetowego); nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa; wprowadzanie warunku, aby kaŝdy członek konsorcjum spełniał warunki udziału w postępowaniu oddzielnie; nieuprawnione dzielenie zamówienia na części (zamawiający wszczyna kilka postępowań, które są toŝsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie moŝe być wykonane przez jednego wykonawcę);
zamawiający Ŝąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niŝ wymienione w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów jakich moŝe Ŝądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane; zamawiający Ŝąda wykazu dostaw, usług lub robót nie odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom, usługom lub robotom stanowiącym przedmiot zamówienia; zamawiający wymaga posiadania przez wykonawcę potencjału technicznego juŝ na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
zamawiający Ŝąda, aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych współfinansowanych ze środków UE i/lub z funduszy krajowych (fakt współfinansowania ze środków nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy w zakresie wykonania zamówienia); zamawiający Ŝąda, aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych wykonywanych w Polsce; zamawiający uwzględnia jedynie doświadczenie zdobyte po uzyskaniu przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych, zamawiający zamierza, w sposób niezgodny z przepisami udzielić zamówień dodatkowych;
w przypadku usług priorytetowych zamawiający stosuje kryteria oceny ofert dotyczące właściwości wykonawcy; w przypadku opisania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia zamawiający nie dopuszcza zaoferowania produktu równowaŝnego lub dopuszcza produkt równowaŝny bez określenia zakresu tej równowaŝności, po zmianie treści SIWZ wpływającej na zmianę ogłoszenia o zamówieniu zamawiający nie zamieszcza właściwych sprostowań w Dzienniku Urzędowym UE lub Biuletynie Zamówień Publicznych; zamawiający odrzuca ofertę zamiast dokonać poprawy oczywistej omyłki pisarskiej/rachunkowej; nieuprawniona zmiana podpisanej umowy w sprawie zamówienia publicznego; brak zasadności wykluczenia wykonawców i odrzucenia ofert.
5. W przypadku wydatków o wartości równej lub niŝszej niŝ 14 000 EURO (w najbliŝszej perspektywie próg ten będzie wynosił 30 000 EURO) naleŝy przedłoŝyć: dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku (kopie zapytań ofertowych, kopie złoŝonych ofert wystosowanych do potencjalnych wykonawców) oraz kopię regulaminu udzielania zamówień poniŝej w/w wartości (jeŝeli taki regulamin Partner posiada).
VI. Błędy występujące w składanych Sprawozdaniach z realizacji projektu 1. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ (Application for payment) podanie wartości wydatków kwalifikowalnych całego projektu w Sprawozdaniu z realizacji projektu składanym przez Partnera projektu (pkt. 1.3.5), wskazanie niezgodnych z Wnioskiem aplikacyjnym, danych kontaktowych Partnera oraz numeru konta bankowego innego niŝ wskazanego w Porozumieniu partnerskim lub Umowie o dofinansowanie (pkt 1.5.4),
2. CZĘŚĆ RZECZOWA (Activity part) opis działań planowanych do wykonania zawarty w pkt 2.1 i w pkt. 2.3 niezgodny z Wnioskiem aplikacyjnym, w pkt. 2.2 brak informacji o odstępstwach od Planu działań (Action plan), brak informacji o przyczynach przekroczeń linii budŝetowych, niewłaściwa tj. niezgodna z Planem działania (Action plan) numeracja opisywanych działań, w opisach działań zrealizowanych w okresie sprawozdawczym brak danych dotyczących miejsca, czasu i liczby uczestników oraz brak informacji o załączonych do Sprawozdania dokumentach potwierdzających wykonanie tych działań, brak wskazania daty i miejsca dokonania publikacji prasowej.
3. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU (Project implementation indicators) dane zawarte w części 3 niespójne z opisami działań zawartymi w części 2 Sprawozdania z realizacji projektu. Wartości wskaźników ujęte w kolumnie Nr 6 WdroŜone w okresie sprawozdawczym powinny wynikać z zapisów zawartych w pkt. 2.2, a wartości wskaźników ujęte w kolumnie Nr 9 Wartość, która zostanie osiągnięta w następnym okresie sprawozdawczym powinny być spójne z zapisami zawartymi w pkt. 2.3.
4. PODSUMOWANIE FINANSOWE (Financial summary) niewłaściwe wartości wykazywane w kolumnie Bilans / Balance nie ujęcie wydatku poniesionego w danym okresie sprawozdawczym w kolumnie Obszar główny / Main territory, nie uwzględnienie, wprowadzonych w trakcie realizacji projektu, zmian w budŝecie projektu.
5. SZCZEGÓŁY PŁATNOŚCI (Payment details) w kolumnie Kategoria wydatku / Category of expenditure: a) niejasny i mało szczegółowy opis poniesionego wydatku. Często opis ten ogranicza się tylko do nazwy wydatku, a zgodnie z Wytycznymi wypełniania skonsolidowanego sprawozdania/sprawozdanie z realizacji projektu powinien być na tyle jasny i szczegółowy, aby moŝliwe było sprawdzenie, w jaki sposób wydatek ten jest powiązany z działaniami w ramach projektu i planowanymi płatnościami np. jeśli jednostką wynagrodzenia dla koordynatorów projektu jest dzień, opis wydatku powinien zawierać informację kto, za jaki miesiąc i za ile dni otrzymał wynagrodzenie natomiast jeśli opublikowano artykuł, naleŝy opisać, w jakiej gazecie i w jakim dniu został on opublikowany.
b) brak numeru działania, do którego odnosi się dany wydatek, w kolumnie Data opłacenia dokumentu / Date when the document was paid - niewłaściwa lub niepełna informacja dotycząca daty opłacenia wydatku, wartość wydatku kwalifikowalnego wskazana w kolumnie Całkowita kwota kwalifikowalna /Total eligible amount niezgodna z kwotą wydatku kwalifikowalnego wykazanego na fakturze.
W celu prawidłowego sporządzenia Sprawozdania z realizacji projektu wystarczy stosować się do bardzo szczegółowych zapisów Wytycznych wypełniania skonsolidowanego sprawozdania/sprawozdania z realizacji projektu
Dziękujemy za uwagę! Warmińsko Mazurski Urząd Wojewódzki Wydział Certyfikacji i Funduszy Europejskich 10-575 Olsztyn Al. Marsz. J. Piłsudskiego 7/9 tel. sekretariat: (089) 5232 642