LSZ 4100-02-01/2013 P/13/084 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

LSZ 4100-02-01/2013 P/13/084 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Jednostka kontrolowana P/13/084 - Wykonanie budŝetu państwa w 2012 r., cz. 29 Obrona narodowa oraz wykonanie planu finansowego Funduszu Modernizacji Sił Zbrojnych, w zakresie kwot dochodów i wydatków ujętych w planie finansowym 15 Wojskowego Oddziału Gospodarczego w Szczecinie. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie 1. Tadeusz Jaworski, główny specjalista kontroli państwowej, upowaŝnienie do kontroli nr 85184 z dnia 11 stycznia 2013 r. 2. Artur Matejko, starszy inspektor kontroli państwowej, upowaŝnienie do kontroli nr 85200 z dnia 29 stycznia 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 1-4) 15 Wojskowy Oddział Gospodarczy w Szczecinie Kierownik jednostki kontrolowanej płk Ryszard Konefał, Komendant (dowód: akta kontroli str. 5) Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej II. Ocena kontrolowanej działalności NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1, realizację przez 15 Wojskowy Oddział Gospodarczy w Szczecinie (15 WOG) planu finansowego w ramach wykonania w 2012 r. budŝetu państwa w części 29 Obrona narodowa oraz wykonanie planu finansowego Funduszu Modernizacji Sił Zbrojnych. Wykonane przez 15 WOG w 2012 r. dochody w kwocie 815 tys. zł stanowiły 129,5% kwoty planowanej. Wydatki 15 WOG zostały w sposób celowy zrealizowane w wysokości 345.109,9 tys. zł. Ocena została sformułowana po zbadaniu 5,5% wydatków poniesionych w 2012 r. oraz na podstawie badania analitycznego ksiąg rachunkowych. NajwyŜsza Izba Kontroli 2 negatywnie ocenia wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do rocznych sprawozdań budŝetowych i negatywnie w odniesieniu do bieŝących sprawozdań w zakresie operacji finansowych i gospodarczych. Ocena ta wynika z nieprawidłowo prowadzonej ewidencji finansowo-księgowej, w której w sposób niewiarygodny odzwierciedlono zdarzenia gospodarcze, co miało wpływ na sprawozdawczość bieŝącą i roczną. Skutkiem nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, polegającego głównie na nieujmowaniu dowodów księgowych we właściwych okresach sprawozdawczych, było zaniŝenie zobowiązań niewymagalnych w sprawozdaniu rocznym Rb-28 za 2012 r. na kwotę 2.247.779,58 zł oraz wykazanie w sprawozdaniu Rb-27 naleŝności na kwotę 529.561,40 zł, których nie wykazano w ewidencji księgowej. Stwierdzone nieprawidłowości wskazują na celowość poprawy skuteczności nadzoru oraz doskonalenia przyjętych procedur kontroli zarządczej zapewniających prawidłowe prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej. 1 NajwyŜsza Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 dalej NIK. 2

Opis stanu Ocena cząstkowa Opis stanu Ustalone nieprawidłowości III. Opis ustalonego stanu 1. Dochody budŝetowe Zgodnie z załoŝeniami przyjętymi do kontroli wykonania w 2012 r. budŝetu państwa, kontrola dochodów budŝetowych w 15 WOG została ograniczona do przeprowadzenia analizy porównawczej danych ujętych w rocznym sprawozdaniu budŝetowym Rb-27 z wykonania planu dochodów budŝetowych. W 2012 r. 15 WOG zrealizował dochody na kwotę 815,0 tys. zł, stanowiącą 129,5% kwoty planowanej (629,5 tys. zł). Najwięcej dochodów (78,4%) uzyskano w 097-Wpływy z róŝnych dochodów (dział 752-Obrona Narodowa, rozdział 75220-Zabezpieczenie Wojsk), głównie z tytułu odpłatnego wyŝywienia Ŝołnierzy w Punkcie śywienia Kadry, wyegzekwowania od kontrahentów kar umownych za niewłaściwą realizację zawartych umów oraz spłatę wierzytelności z tytułu szkód w mieniu wojska. (dowód: akta kontroli str. 7, 49-52) Na koniec 2012 r. naleŝności pozostałe do zapłaty wynosiły 529,5 tys. zł, w tym zaległości 416,9 tys. zł (tj. 78,7% osiągniętych w 2012 r. dochodów). W porównaniu do 2011 r. naleŝności ogółem były wyŝsze o 29,9 tys. zł, a zaległości niŝsze o 32,2 tys. zł. Zaległości netto obejmujące 122 pozycje dotyczyły głównie wpływów z usług (107,9 tys. zł), wpływów z róŝnych dochodów (241,1 tys. zł), grzywien, mandatów i innych kar pienięŝnych od osób fizycznych (68 tys. zł). Wobec zaległości wszczęto i prowadzono postępowania windykacyjne. (dowód: akta kontroli str. 8, 9, 32-40, 49, 52) NajwyŜsza Izba Kontroli, zgodnie z przyjętymi załoŝeniami, nie dokonywała oceny prawidłowości planowania i realizacji dochodów budŝetowych. 2. Wydatki budŝetowe 2.1. Planowanie wydatków budŝetowych 15 WOG nie uczestniczył w procesie planowania wydatków na 2012 r. poniewaŝ sformowany został w 2011 r. i w dniu 1.07.2011 r. rozpoczął działalność finansową. Proces planowania wydatków na 2012 r. realizowany był przez jednostki i instytucje wojskowe do wysokości limitów otrzymanych z Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych w Bydgoszczy 3. W II półroczu 2011 r. 15 WOG przejmował sukcesywnie instytucje i jednostki wojskowe łącznie z ich projektami planów finansowych. Zaplanowane kwoty wydatków na 2012 r. w wysokości 352.903,3 tys. zł, w trakcie roku zostały zmniejszone do 346.109,9 tys. zł (o 1,9%). Zmniejszenia planowanej pierwotnie kwoty wydatków (per saldo) o 6.793,4 tys. zł dokonał 53 decyzjami Szef Inspektoratu Wsp. SZ (dysponent drugiego stopnia). Komendant 15 WOG 59 decyzjami dokonał zmian w planie finansowym wydatków, dokonując przeniesień między poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budŝetowej, zgodnie z otrzymanymi upowaŝnieniami. W 2012 r. planowana kwota wydatków w 4170-Wynagrodzenia bezosobowe, w wyniku decyzji Szefa Inspektoratu Wsp. SZ uległa zmniejszeniu z kwoty 728,2 tys. zł do 559,5 tys. zł, tj. o 168,7 tys. zł. (o 23,2%). Komendant 15 WOG nie dokonywał zmiany w planie wydatków ustalonych w 4170. Zmiany w planie wydatków 15 WOG w 2012 r. były celowe i wynikały z potrzeb jednostki. (dowód: akta kontroli str. 19-27, 42-46, 53) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 3 zwanego dalej Inspektoratem Wsp. SZ 3

Opis stanu 2.2. Realizacja wydatków budŝetowych Zrealizowane przez 15 WOG wydatki wyniosły 345.019,9 tys. zł, tj. 99,7% planu po zmianach. NajwyŜsze wydatki wystąpiły w dziale 752-Obrona Narodowa (stanowiły 99,2% wydatków ogółem) i wyniosły 342.378,1 tys. zł (99,7% planu po zmianach), Wydatki na wynagrodzenia i pochodne od tych wynagrodzeń na kwotę 254.309,3 tys. zł stanowiły 73,7% wydatków ogółem, z tego na wynagrodzenia bezosobowe wydatkowano 552,5 tys. zł (0,16% wydatków ogółem). Na zakupy materiałów i usług wydatkowano 53.435 tys. zł (15,5% wydatków), na wypłatę świadczeń na rzecz osób fizycznych 19.349,7 tys. zł (5,6% wydatków) oraz na wydatki majątkowe 599,1 tys. zł (0,2% wydatków ogółem). (dowód: akta kontroli str. 19-28/1) Badaniem objęto wydatki na łączna kwotę 18.804,1 tys. zł, tj. 5,5% wydatków 15 WOG zrealizowanych w 2012 r. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli, 15 WOG dokonywał wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami. Środki publiczne zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, tj. na funkcjonowanie 15 WOG oraz jednostek i instytucji wojskowych zaopatrywanych przez 15 WOG.. (dowód: akta kontroli str. 235-270) Kontrolą objęto 5 postępowań o zamówienie publiczne na kwotę 6.443,8 tys. zł, z czego 3 w trybie przetargu nieograniczonego (w tym 2 o wartości pow. 130 tys. euro) i 2 w trybie zamówienia z wolnej ręki. Na realizację umów zawartych w wyniku prowadzonych postępowań do 31.12.2012 r. wydatkowano łącznie 2.996,3 tys. zł (46,5% łącznej kwoty wynikającej z zawartych umów). W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej wymienionych zamówień stwierdzono, Ŝe zostały one przeprowadzone zgodnie z przepisami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 4. Rzetelnie prowadzono dokumentację postępowań. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych w 2012 r. sporządzono zgodnie z dokumentacją źródłową i przesłano Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych przed upływem terminu określonego w art. 98 ust. 2 ustawy pzp. (dowód: akta kontroli str. 54-119) 15 WOG nie prowadził rachunków: wydatków niewygasających, dla dotacji podlegających zwrotowi do budŝetu państwa, dla sum na zlecenie, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 5 a-d) i 16 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budŝetu państwa w zakresie krajowych środków finansowych oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach 5. (dowód: akta kontroli str. 138,139) Sprawdzono stan zatrudnienia i realizację wydatków na wynagrodzenia. Przeciętne zatrudnienie 6 w 2012 r. w 15 WOG wyniosło 5.822 osoby i wzrosło w porównaniu do 2011 r. o 4.982,7 osób. Wydatki na wynagrodzenia 7 wyniosły w 2012 r. 245.152,3 tys. zł. i wzrosły w porównaniu do 2011 r. o 212.022,2 tys. zł. Wzrost zatrudnienia i wynagrodzeń w 2012 r., w porównaniu do 2011 r., był związany z sukcesywnym przejmowaniem przez 15 WOG instytucji i jednostek wojskowych, w tym grup zawodowych. Według danych wykazanych w rocznym sprawozdaniu budŝetowym Rb-28 z wykonania planu wydatków, w 15 WOG nie zostały przekroczone planowane wydatki na wynagrodzenia. Przeciętne wynagrodzenie w 2012 r. wynosiło 3.509,0 zł i w porównaniu z przeciętnym wynagrodzeniem w 2011 r. było wyŝsze o 219,5 zł, tj. o 6,7%. (dowód akta kontroli str. 120-123) W 2012 r. Komendant 15 WOG zawarł 62 umowy zlecenia/o dzieło o wartości 361,3 tys. zł (w ramach 4170 Wynagrodzenia bezosobowe wydatkowano 295,8 tys. zł), z czego 4 Dz.U z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm., zwana dalej ustawą pzp. 5 Dz.U. Nr 249, poz. 1667 ze zm. 6 w przeliczeniu na pełne etaty. 7 wykazane w sprawozdaniu Rb-70 4

z osobami fizycznymi będącymi pracownikami jednostki i jednostek przejmowanych przez 15 WOG zawarto 36 umów, a z osobami niebędącymi pracownikami WOG - 26. W wyniku analizy (20 umów o największej wartości) obejmującej: rodzaj zadań zleconych do wykonania w kontekście zadań z zakresu działania kontrolowanej jednostki, zakresu zadań realizowanych przez pracowników 15 WOG w ramach zawartych umów o pracę oraz przestrzegania warunków określonych w art. 22 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy 8 nie stwierdzono nieprawidłowości, z wyjątkiem dotyczącym wydatków na obsługę koleŝeńskich kas oszczędnościowo-poŝyczkowych w wojsku (KKOP). (dowód akta kontroli str. 124-131) Świadczenia na rzecz osób fizycznych wyniosły 19.349,7 tys. zł, tj. 99,9% planu po zmianach. NajwyŜsze wydatki poniesiono na: gratyfikacje urlopowe Ŝołnierzy ( 307-007) - 9.548,7 tys. zł, zasiłki na zagospodarowanie i zasiłki osiedleniowe ( 307-009) - 3.787,2 tys. zł, naleŝności wypłacane Ŝołnierzom wyznaczonym do pełnienia słuŝby poza granicami kraju ( 307-004) 2.165,0 tys. zł, naleŝności za słuŝby i zwrot za okulary ( 307-014) 2.879,5 tys. zł. (dowód akta kontroli str. 28/1, 162, 163) Wydatki na zakupy inwestycyjne ( 6060) zrealizowano w wysokości 599,1 tys. zł, tj. 100% planu po zmianach. Wydatki na zakupy inwestycyjne w 2012 r. dotyczyły m.in. sprzętu warsztatowego na wyposaŝenie warsztatów samochodowych i stacji diagnostycznych w jednostkach wojskowych (539,1 tys. zł) oraz instrumentów muzycznych dla orkiestry wojskowej (60,0 tys. zł). Poza wymienionymi wydatkami inwestycyjnymi, 15 WOG nie ponosił wydatków majątkowych. Zakupy były zgodne z zakresem rzeczowym planu wydatków na 2012 r. i uzasadnione z punktu widzenia realizowanych zadań. (dowód akta kontroli str. 28/1, 163) Na koniec 2012 r. 15 WOG wykazał w Rb-28-rocznym sprawozdaniu z wykonania planu wydatków od początku roku do 31.12.2012 r. zobowiązania niewymagalne w wys. 18.601,1 tys. zł, które były wyŝsze niŝ kwota zobowiązań na koniec 2011 r. o 2.134,4 tys. zł i dotyczyły zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego i pochodnych od tego wynagrodzenia, które w porównaniu z rokiem 2011 wzrosło o 12,9%. Na wzrost zobowiązań wpływ miał wzrost zatrudnienia związanego z przejmowaniem przez 15 WOG w II półroczu 2011 r. jednostek wojskowych. Zobowiązania wymagalne na koniec 2012 r. nie wystąpiły. (dowód akta kontroli str. 29/1-29/3, 30, 31, 155, 156, 170-174) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: Komendant 15 WOG, zawarł 7 umów zlecenia na obsługę KKOP w jednostkach wojskowych na łączną kwotę 45.000 zł. Sfinansowanie obsługi KKOP nastąpiło w ramach planu finansowego 15 WOG. Tym samych ze środków budŝetowych sfinansowano zdarzenia nie mające związku z realizacją statutowych zadań i celów 15 WOG, czym naruszono przepisy art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 9. Komendant 15 WOG wyjaśnił, Ŝe działał na podstawie decyzji Ministra Obrony Narodowej, z dnia 27.08.1998 r. w sprawie koleŝeńskich kas oszczędnościowopoŝyczkowych w wojsku, w której ustalono m.in., Ŝe pracodawca świadczy pomoc na rzecz KKOP w zakresie wynikającym z rozporządzenia (Rady Ministrów z 9 lipca 1996 r.), w tym równieŝ zapewnia prowadzenie księgowości. W ocenie NIK nie oznacza to, Ŝe prowadzenie obsługi księgowej tej Kasy moŝe być finansowane ze środków budŝetowych. (dowód akta kontroli str. 124, 132, 134, 136, 137) 8 Dz.U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm. 9 Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm. 5

Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa Opis stanu Opis stanu Ustalone nieprawidłowości Opis stanu W postępowaniu o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego na remont budynku nr 17 na terenie Jednostki Wojskowej 1749 przy ul. Dąbrowszczaków w Choszcznie zgłosił się jeden oferent, który zaproponował cenę wyŝszą o 75.505,97 zł od kwoty, jaką zamierzano przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (tj. o 12,3%). Komendant 15 WOG zwiększył kwotę na sfinansowanie zamówienia. W ocenie NIK małe zainteresowanie ofertą mogło mieć związek z niezamieszczeniem w lokalnej prasie lub ogólnopolskich czasopismach ogłoszeń o postępowaniu o zamówienie publiczne 10. To mogło ograniczać krąg oferentów i nie zapewniać konkurencji, co w konsekwencji mogło prowadzić do cen ofertowych wyŝszych od kwot, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. (dowód: akta kontroli str. 106-119) NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, wydatkowanie środków budŝetowych 15 WOG w 2012 r. 3. Realizacja wydatków budŝetu środków europejskich W 2012 r. 15 WOG nie realizował projektów z udziałem środków europejskich i nie ponosił w związku z tym Ŝadnych wydatków. (dowód: akta kontroli str. 232) 4. Prawidłowość i rzetelność rocznych sprawozdań budŝetowych oraz kwartalnych sprawozdań w zakresie operacji finansowych 4.1. Mechanizmy zapewniające kontrolę prawidłowości sporządzania sprawozdań Komendant 15 WOG w Instrukcji kontroli wewnętrznej wprowadzonej do uŝytku wewnętrznego w październiku 2011 r. zawarł obowiązek weryfikacji sprawozdawczości finansowej (budŝetowej) oraz sporządzania informacji uzupełniającej, w szczególności o: zapłaconych karach i odsetkach, zaciągniętych zobowiązaniach, o posiadanych naleŝnościach budŝetowych z wyszczególnieniem tytułu powstania naleŝności i terminu zapłaty, zrealizowanych dochodach w ramach 097 ze szczegółowym wyliczeniem i podaniem kwot, z jakiego tytułu je zrealizowano w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budŝetowej. Obowiązek kontroli i weryfikacji sprawozdań finansowych określony był w zakresach czynności kierowników pionu głównego księgowego. (dowód: akta kontroli str. 164) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 4.2. Rzetelność rocznych sprawozdań budŝetowych oraz kwartalnych sprawozdań w zakresie operacji finansowych Badaniem objęto prawidłowość sporządzenia jednostkowych, rocznych sprawozdań budŝetowych za rok 2012 (dysponenta trzeciego stopnia): - z wykonania planu dochodów budŝetowych (Rb-27), - z wykonania planu wydatków budŝetu państwa (Rb-28), - o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budŝetowych (Rb - 23), 10 Podkreślić jednak naleŝy, Ŝe nie było obowiązku zamieszczenia ogłoszenia o postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia w prasie 6

- sprawozdania finansowe za IV kwartał 2012 r. o stanie: a) naleŝności oraz wybranych aktywów finansowych (Rb-N), b) zobowiązań według tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji (Rb-Z). Sprawozdania zostały sporządzone prawidłowo pod względem formalnym w terminach określonych w rozporządzeniach Ministra Finansów z dnia: 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 11 i 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych 12. (dowód: akta kontroli str. 166, 169, 175-176, 179, 184) Wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb-23 dochody wykonane i przekazane na rachunek bieŝący budŝetu państwa wyniosły 815.070,81 zł i były zgodne z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-27. Wydatki wykazane (w Rb-23) w kwocie 345.019.970,01 zł były równe kwocie ujętej w sprawozdaniu Rb-28. Wykazany w sprawozdaniu Rb-23 zerowy stan środków na rachunku bieŝącym został potwierdzony przez Oddział Okręgowy NBP w Szczecinie w dniu 13.01.2013 r. (dowód: akta kontroli str. 165, 166) Przedstawiona w rocznym sprawozdaniu Rb-27 kwota dochodów wykonanych była zgodna z ewidencją księgową, tj. z zapisami na koncie 130-Rachunek dochodów budŝetowych i wynosiła 815.070,81 zł. Analityczna ewidencja zrealizowanych dochodów budŝetowych, prowadzona w systemie finansowo-księgowym do konta 130, uwzględniała podziałki klasyfikacji budŝetowej (dział, rozdział, paragraf). Wykazany stan naleŝności 15 WOG w sprawozdaniu budŝetowym Rb-27 za 2012 r., w wysokości 529.561,40 zł nie wynikał z ewidencji księgowej. (dowód: akta kontroli str. 167-169) Kwota wydatków ogółem za 2012 r. wykazana w rocznym sprawozdaniu Rb-28 wyniosła 345.019.970,01 tys. zł i była zgodna z zapisami na koncie 130 po stronie Ma i kwotą środków otrzymanych w 2012 r. z Inspektoratu Wsp. SZ. Analityczna ewidencja zrealizowanych wydatków budŝetowych, prowadzona do konta 130, uwzględniała podziałki klasyfikacji budŝetowej (dział, rozdział, paragraf). Kwota zobowiązań 15 WOG, wykazana w sprawozdaniu Rb-28 za 2012 r. w wysokości 2.247.779,58 zł, była zgodna z ewidencją księgową, ale niezgodna ze stanem faktycznym (co zostało omówione w pkt 5 wystąpienia pokontrolnego). (dowód: akta kontroli, str. 170-174,175-176) Dane za IV kwartał 2012 r. wykazane w kwartalnym sprawozdaniu o stanie naleŝności oraz wybranych aktywów finansowych Rb-N i kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań według tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową. (dowód: akta kontroli str. 177-179, 184, 195-196) Do okresów sprawozdawczych roku 2012 miały zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej w układzie zadaniowym 13. Zgodnie z załoŝeniami przyjętymi do kontroli wykonania budŝetu państwa w 2012 r. badanie rocznego sprawozdania z wykonania wydatków budŝetu państwa oraz budŝetu środków europejskich w układzie zadaniowym (Rb-BZ1) zostało ograniczone do sprawdzenia zgodności kwot wydatków ujętych w tych sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz terminowości ich sporządzania. Stwierdzono, Ŝe kwoty wydatków wykazane w rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budŝetu państwa oraz budŝetu środków europejskich w układzie zadaniowym (Rb-BZ1) były zgodne z zapisami po stronie Ct konta 990 Plan finansowy wydatków budŝetowych w układzie zadaniowym. Sprawozdanie zostało sporządzone w terminie określonym w ww. rozporządzeniu. (dowód: akta kontroli str. 185-193, 194) 11 Dz.U. Nr 20, poz. 103. 12 Dz.U. Nr 43, poz. 247 ze zm. 13 Dz.U. Nr 298, poz. 1766. 7

Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Wartość naleŝności (529.561,40 zł) ujęta w kol. 7 sprawozdania Rb-27 za 2012 r. nie wynikała z ewidencji księgowej. Kwota naleŝności wynikała z rachunku matematycznego kwot wykazywanych w sprawozdaniu w drodze bilansowania sprawozdania Rb-27 (przypis minus wykonanie równa się naleŝności). Było to niezgodne z przepisami 15 ust. 1 pkt. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 14, w myśl których zakładowy plan kont powinien zapewniać moŝliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budŝetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Główny księgowy 15 WOG wyjaśnił, Ŝe w obowiązującym systemie SI Średnia-K(rab) nie ma moŝliwości wyeksportowania danych z ewidencji finansowo-księgowej do kol. 7. sprawozdania Rb-27 (w ocenie wyjaśniającego jest to błąd systemowy). (dowód: akta kontroli str. 169, 199-202) 2. Kwota zobowiązań ogółem za 2012 r. wykazana w rocznym sprawozdaniu Rb-28 w wysokości 18.601.129,97 zł była zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, jednak ewidencja ta nie odzwierciedlała prawdziwego obrazu zobowiązań, gdyŝ nie ujęto w niej 61 dowodów księgowych dokumentujących operacje gospodarcze z grudnia 2012 r. (m.in. za sprzątanie, ochronę, dostawę mediów, wywóz śmieci) na łączną kwotę 2.247.779,58 zł, co było niezgodne z przepisami art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 15 (uor). Dowody te, mimo wpływu do 15.01.2013 r., nie zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły, tj. grudnia 2012 r., co zostało omówione w pkt 5 wystąpienia pokontrolnego. (dowód: akta kontroli str. 154, 157-158, 261-265) Ocena cząstkowa Opis stanu NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, roczne sprawozdania budŝetowe i kwartalne sprawozdania w zakresie operacji finansowych oraz pozytywnie zgodność kwot wydatków ujętych w sprawozdaniu z wykonania wydatków budŝetu państwa w układzie zadaniowym z ewidencją księgową. 5. Księgi rachunkowe 15 WOG posiadał opracowaną i zatwierdzoną do stosowania politykę rachunkowości opisującą przyjęte zasady rachunkowości wraz z planem kont i zasadami ochrony danych, wprowadzoną do uŝytku słuŝbowego rozkazem Komendanta 15 WOG z 27.10.2011 r. 16. Dokumentacja ta nie spełniała wszystkich wymogów określonych w uor. Procedury kontroli finansowo-księgowej dokumentów księgowych określone były w Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych, wprowadzonej do uŝytku słuŝbowego rozkazem Komendanta z 10.01.2012 r. 17, jednakŝe nie określono w niej zasad rejestracji wpływu dokumentów księgowych do jednostki. (dowód: akta kontroli str. 204-208) W 15 WOG od 2011 r. funkcjonował, zatwierdzony do stosowania przez Komendanta 15 WOG system księgowości komputerowej pn. SI Średnia K(RAB) 18. Zasady ochrony danych, w tym metody zabezpieczenia dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania określone zostały w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. System księgowości komputerowej spełniał wymagania określone w uor, tj. zapewniał: ciągłość numeracji zapisów w dzienniku (lub dziennikach częściowych) oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14 ust. 2 i 4 uor), 14 W sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej Dz.U. z 2013 r. poz. 289. 15 Dz.U. z 2013 r., poz. 330 j.t. 16 ze zmianami wprowadzonymi aneksem nr 1 z 18.05.2012 r. z mocą obowiązująca od 1.01.2012 r. 17 Zmiana Instrukcji wprowadzona do uŝytku słuŝbowego rozkazem Komendanta 15 WOG z dnia 30.05.2012 r. 18 wersja programu wg stanu na dzień 26.02.2013 r. 1.18 zatwierdzona do stosowania rozkazem dziennym Komendanta 15 WOG z 17.01.2013 r. 8

trwałość zapisów i brak moŝliwości ich modyfikacji (art. 23 ust. 1 uor). (dowód: akta kontroli str. 203, 204-208, 210, 211) Badanie przeprowadzono w 15 WOG w zakresie poprawności formalnej dowodów i zapisów księgowych (testy kontroli) oraz wiarygodności zapisów księgowych pod kątem prawidłowości wartości transakcji (zgodność z fakturą oraz zgodność faktury z umową, zamówieniem), okresu księgowania, ujęcia na kontach syntetycznych i analitycznych (a w konsekwencji ujęcia w sprawozdaniach budŝetowych). Próbę do badania wyznaczono ze zbioru dowodów księgowych będących fakturami lub dokumentami równowaŝnymi fakturom i stanowiących podstawę płatności w 2012 r. oraz odpowiadających tym dokumentom zapisów księgowych. W celu wyznaczenia tego zbioru dokonano analizy, przedstawionych do kontroli w formie elektronicznej, wszystkich pozycji operacji księgowych wykazanych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. (wg daty księgowania) na kontach zespołu 4. Spośród ww. pozycji operacji wyeliminowano zapisy dotyczące: wynagrodzeń osobowych i ich pochodnych - ze względu na niskie ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, transakcji o niewielkiej wartości (poniŝej 50 zł), zapisów objętych badaniem celowym (poza MUS), tj. 100% dokumentów księgowych dotyczących inwestycji (grupa paragrafowa 6) na kwotę 599,2 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 232, 233) Z określonego w powyŝszy sposób zbioru dokonano losowania próby 148 dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych statystyczną metodą monetarną 19 na kwotę 16.048.5 tys. zł. Wartość obszaru podlegającego ocenie (PO) 20 wynosiła 91.379,1 tys. zł. Z wylosowanej próby 148 dowodów zostało wyłączonych 6 dowodów na kwotę ogółem 879,5 tys. zł (które objęto badaniem celowym). Ponadto badaniu poddano 119 dowodów księgowych dobranych w sposób celowy na łączną kwotę 3.635.1 tys. zł, w tym: zakupy majątkowe ( 6060) na kwotę 599,2 tys. zł (10 dowodów), realizację 5 umów zawartych w trybie ustawy pzp na kwotę 2.852 tys. zł (25 faktur) oraz realizację 16 umów zleceń/o dzieło na kwotę 183,9 tys. zł (84 rachunki). Ogółem zbadano, w zakresie spełnienia wymogów formalnych dotyczących poprawności dowodu, kontroli bieŝącej i dekretacji dowodu oraz poprawności zapisu dowodu w księgach rachunkowych 261 dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych o wartości 18.804,1 tys. zł. Wydatki objęte badaniem stanowiły 5,5% wydatków zrealizowanych przez 15 WOG w 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 235-270) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wszystkich wymogów określonych w art. 10 ust. 1 uor, tj.: - do Zakładowego planu kont nie wprowadzono zmian określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r. 21, dotyczących określenia kont: pozabilansowego 976-Wzajemne rozliczenia między jednostkami oraz bilansowych: 080- Środki trwałe w budowie (inwestycje) oraz 245-Wpływy do wyjaśnienia. Zmiany te ujęto w Zakładowym planie kont rozkazem Komendanta z 13.02.2013 r. (tj. w czasie kontroli NIK), po wymaganym terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w Ŝycie tego rozporządzenia (16.02.2012 r.), 19 Metoda statystyczna uwzględniająca prawdopodobieństwo wyboru proporcjonalnie do wartości transakcji (MUS). 20 PO stanowiły wydatki poniesione przez 15 WOG w 2012 r. z wyłączeniem wynagrodzeń osobowych wynikających ze stosunku pracy i pochodnych od wynagrodzeń 21 zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2012 r. poz. 121). 9

- w polityce rachunkowości nie określono zasad klasyfikacji operacji gospodarczych do okresu sprawozdawczego bieŝącego i rocznego. Zasady te ujęto w zmianach do polityki rachunkowości wyŝej wymienionym rozkazem Komendanta. W 15 WOG funkcjonowały zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych pomiędzy poszczególnymi komórkami, w których nie określono procedury rejestracji wpływu dokumentów księgowych do jednostki. Procedurę tę Komendant określił aneksem nr 2 do Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych, wprowadzonym do stosowania rozkazem z 5.03.2013 r. (dowód: akta kontroli str. 204-209) 2. W wyniku przeglądu analitycznego, na podstawie wyeksportowanych danych księgi głównej stwierdzono, Ŝe dla dokumentów księgowych podawana jest data księgowania, dokumentu i operacji gospodarczej w oparciu o datę wyciągu bankowego z programu VideoTel (data dokumentu=data operacji gospodarczej=data księgowania). Kontroler NIK przy uŝyciu metody przeglądu analitycznego nie mógł ustalić daty powstania zobowiązania oraz czy zostało one właściwie ujęte w księdze głównej (tj. do odpowiedniego okresu sprawozdawczego). Z uwagi na przyjęte powyŝsze rozwiązanie systemowe (uwarunkowania programu księgowości komputerowej), przegląd analityczny w wielu obszarach miał charakter ograniczony. Ponadto w księdze głównej stwierdzono 36 zapisów księgowych na kwotę ogółem 147.662,82 zł po stronie Wn i 312.421,85 zł po stronie Ma o błędnej dacie operacji gospodarczej oraz 64 zapisy księgowe na kwotę ogółem 119.123,80 zł (Wn) i 132.865,04 zł (Ma) o błędnej dacie dokumentu. PowyŜsze błędy spowodowane były omyłką operatora i nie skutkowały przypisaniem dokumentu do niewłaściwego okresu sprawozdawczego. (dowód: akta kontroli str. 210-214) 3. Badanie próby 261 dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych o wartości 18.804,1 tys. zł w zakresie spełnienia wymogów formalnych dotyczących poprawności dowodu, kontroli bieŝącej i dekretacji dowodu oraz poprawności zapisu dowodu w księgach rachunkowych wykazało m.in., Ŝe: - 83 dowody księgowe (spośród wylosowanych w próbie statystycznej i doboru celowego) o łącznej wartości 10.970.163,64 zł nie zostały ujęte we właściwym okresie sprawozdawczym, przez co nie wykazano ich jako zobowiązania w sprawozdaniach miesięcznych, a 4 dowody księgowe na łączną kwotę 360.579,62 zł - w sprawozdaniu rocznym Rb-28 za 2012 r. Powodem nieprawidłowego ujęcia ww. dowodów księgowych w okresach sprawozdawczych było niestosowanie wymogu zamieszczania na dowodach księgowych wskazania miesiąca księgowania, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, - 17 rachunków wystawionych przez osoby fizyczne na łączną kwotę 43.400 zł - wbrew przepisom art. 21 ust. 1 pkt 4 uor - nie posiadało daty operacji i daty sporządzenia dowodu, a 57 rachunków na kwotę 84.039 zł nie zostało zaakceptowanych pod względem formalnorachunkowym (niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor). Rachunki te, dotyczące rozliczeń umów zleceń/o dzieło, ujmowano w księgach rachunkowych w ujęciu kasowym - pod datą wypłaty (przelewu), a nie z uwzględnieniem daty operacji gospodarczej, tj. w ujęciu memoriałowym. (dowód: akta kontroli str. 255-270) 4. W wyniku przeglądu dowodów księgowych (faktur) zaewidencjonowanych w styczniu 2013 r. stwierdzono zapisy dotyczące zdarzeń gospodarczych z grudnia 2012 r (dotyczących: dostawy mediów, sprzątania, ochrony, wywozu śmieci itp. usług). Ustalono, Ŝe do 15.01.2013 r., tj. przed terminem sporządzenia rocznego sprawozdania Rb-28 za 2012 r., wpłynęło 57 faktur na łączną kwotę 1.887.199,96 zł. Zobowiązania te nie zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego którego dotyczyły (tj. grudnia 2012 r.) zgodnie z zasadą memoriałową, a zobowiązania (niewymagalne na dzień 31.12.2012 r.) nie zostały wykazane w sprawozdaniu budŝetowym Rb-28 za 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 154, 157, 158) 10

Zgodnie z art. 4. ust. 2 uor zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Ewidencjonując dowody naleŝy przestrzegać zasady memoriału określonej w art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz w przepisach art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 uor. Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa Wnioski pokontrolne W ocenie NIK główną przyczyną nieprawidłowości stwierdzonych w toku badania dowodów księgowych i zapisów w księgach rachunkowych było niedostosowywanie procedur wewnętrznych 15 WOG do obowiązujących przepisów w zakresie rachunkowości, takich jak: określenie w polityce rachunkowości wymogu oraz zasad klasyfikacji operacji gospodarczych do właściwego okresu sprawozdawczego (bieŝącego i rocznego), określenie procedury rejestracji wpływu dokumentów księgowych do jednostki, jak równieŝ nieprzestrzeganie mechanizmów kontroli funkcjonalnej na etapie zatwierdzania dowodów księgowych i wprowadzania ich do urządzeń księgowych. Główny Księgowy 15 WOG wskazał w swoich wyjaśnieniach m.in., Ŝe w polityce rachunkowości nie sprecyzowano wymogu i terminów ujmowania operacji gospodarczych do właściwych okresów sprawozdawczych, jak równieŝ nie określono procedury rejestracji wpływu dokumentów księgowych do jednostki. W wyniku kontroli NIK w polityce rachunkowości określono ustawowy wymóg kwalifikowania dowodów do właściwego miesiąca; postanowiono, Ŝe dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych poprzedniego miesiąca wpływające do 15 WOG winny być kwalifikowane do okresu wynikającego z daty operacji gospodarczej w terminie do 5 dni przed terminem złoŝenia sprawozdania, a wszystkie dowody księgowe podlegają zarejestrowaniu z chwilą ich wpływu do 15 WOG. (dowód: akta kontroli str. 132, 134, 272, 274) NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia negatywnie wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do rocznych sprawozdań budŝetowych i w odniesieniu do bieŝących sprawozdań w zakresie operacji finansowych. Natomiast ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, zgodność ksiąg rachunkowych z zasadami rachunkowości i skuteczność funkcjonowania systemu rachunkowości, a takŝe mechanizmów kontroli zarządczej, dotyczących operacji finansowych i gospodarczych. IV. Uwagi i wnioski Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 22, wnosi o: 1. Prowadzenie ewidencji księgowej w ujęciu memoriałowym w tym dokumentowanie na dowodach księgowych dat ich wpływu do jednostki. 2. Wprowadzenie do ewidencji księgowej 2012 r. błędnie zaksięgowanych w styczniu 2013 r. zobowiązań niewymagalnych wynikających z 61 dowodów księgowych na łączną kwotę 2.247.779,58 zł, dokumentujących operacje gospodarcze dokonane w grudniu 2012 r. 3. Skorygowanie sprawozdania rocznego Rb-28 za 2012 r. w części dotyczącej zobowiązań niewymagalnych powstałych w grudniu 2012 r. 4. Dostosowanie zakładowego planu kont, w celu zapewnienia moŝliwości ustalenia w sposób bezpośredni z ewidencji księgowej wysokości naleŝności, wykazywanych w sprawozdaniu budŝetowym Rb-27. 22 Dz.U. z 2012 r., poz. 82 j.t. 11

Prawo zgłoszenia zastrzeŝeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ust. 1 i ust. 2 stawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. ZastrzeŜenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie NajwyŜszej Izby Kontroli, w terminie 20 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeŝeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Szczecin, dnia marca 2013 r. Kontroler Tadeusz Jaworski Główny specjalista kontroli państwowej NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie...... podpis podpis 12