Poznań dn. 01.10.2013 r Załącznik nr 1 Specyfikacja przedmiotu zamówienia do zapytania ofertowego nr 02/POIG/8.2/188/12 na wybór dostawcy usług: Dostarczenie infrastruktury sprzętowej - technicznej, oprogramowania systemowego oraz instalacja i konfiguracja platformy ogólnego przeznaczenia do obsługi systemu B2B Dostarczenie i wdrożenie innowacyjnego systemu B2B automatyzującego współpracę Wnioskodawcy z partnerami w świadczeniu usług merchandisingowych i organizacji akcji promocyjnych Szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi systemu B2B I. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: a. Dostarczenie infrastruktury sprzętowo - technicznej, oprogramowania systemowego oraz instalacja i konfiguracja platformy ogólnego przeznaczenia do obsługi systemu B2B b. Dostarczenie i wdrożenie innowacyjnego systemu B2B automatyzującego współpracę Wnioskodawcy z partnerami w świadczeniu usług merchandisingowych i organizacji akcji promocyjnych c. Szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi systemu B2B 2. Specyfikacja techniczna: a. Infrastruktura sprzętowo techniczna, oprogramowanie systemowe oraz instalacja i konfiguracja platformy ogólnego przeznaczenia: Pierwszym przedmiotem zamówienia jest dostarczenie infrastruktury sprzętowej, oprogramowania systemowego oraz instalacja i konfiguracja platformy ogólnego przeznaczenia do obsługi systemu B2B. Zamówienie obejmuje zakup i dostawę: Serwer do obsługi systemu (baz danych i aplikacje) 2 szt. Mają to być serwery i identycznej sprzętowej i oprogramowania. Stanowią krytyczny element
działania systemu B2B zatem będą działały równolegle. W przypadku awarii jednego z nich, drugi przejmuje rolę pierwszego. Podczas sprzętu wykorzystana zostanie technologia wirtualizacji środowiska serwerów. Rozwiązanie takie polega na wykorzystaniu 2 serwerów fizycznych i spięciu ich w taki system, który pozwala na nich zainstalowanie własnego w pełni funkcjonalnego środowiska pracy dla każdego modułu. Lp. Minimalny element Minimalny parametr 1 Serwer 2 szt, każdy zgodnie z poniższymi wymaganiami: Procesor 2 szybckie procesory, częstotliwość min 2,4 GHz 2 Dysk minimum 4 bardzo szybkie dyski w technologii SAS lub SSD 3 Zasilacz redundantne wysokowydajne 2 szt 4 Karta sieciowa Gigabi Ethernet 5 Karta sieciowa karta sieciowa o wydajności iscsi lub wyższej (do podłączenia do macierzy) Biblioteka taśmowa 1 szt. - Ze względu na konieczność skrupulatnego archiwizowania backupu danych graficznych, które są bardzo obszerne, wykorzystana zostanie biblioteka taśmowa. Dane, które będzie można zarchiwizować zostaną przekopiowane z serwerów i z macierzy dyskowej na taśmę w bibliotece do backupu i po zakończonym procesie będą składowane jako archiwum w bezpiecznym miejscu. W przypadku wznowienia danego zlecenia będzie można skorzystać z zarchiwizowanych danych wkładając odpowiednią taśmę z danymi do urządzenia, które przywróci z archiwum wymagane pliki. Wykorzystanie bibliotek pozwoli przenosić na taśmy dane archiwizowane do których dostęp będzie możliwy po uprzednim przywróceniu ich z archiwum. Wraz z przyrostem danych wymienianych pomiędzy systemami Partnerów będzie rosło archiwum plików. Taśmy w bibliotece mają umożliwić zapisywanie kolejnych porcji danych do archiwum w sposób uporządkowany. Lp. Minimalnu element Minimalny parametr 1 Biblioteka biblioteka1 szt 2 Napęd napęd LTO5 3 Taśma czyszcząca taśma czyszcząca Ultrium 1 szt. 2
Lp. Minimalnu element Minimalny parametr 4 Taśma taśma LTO-5 5 szt. Macierz dyskowa do przechowywania i zarządzania plikami 2 szt. - Macierz wraz z serwerami stanowić będzie krytyczny element dla działania systemu B2B, dlatego też uwzględniono zakup 2 takich urządzeń, które będą działały równolegle (w przypadku awarii jednego urządzenia jego rolę przejmuje drugi. Z racji olbrzymiej wielkości plików wykorzystywanych do grafik wielkoformatowych i produkcji poligraficznych wymagane jest by macierz dyskowa była bardzo pojemna i szybka. Macierz do zarządzania plikami, jest niezbędna do prawidłowego działania systemu. Na niej będą się znajdowały pliki graficzne oraz dokumenty, pliki związane z realizowanymi procesami biznesowymi, zwłaszcza zamówieniami). Macierz dyskowa to podstawowy komponent systemu pamięci masowych. Jest niezbędna by umożliwić przechowywanie i udostępnianie na bieżąco przetwarzanych danych. W macierzy będą przechowywane pliki, które będą potrzebne online do bieżącego wykorzystania. Lp. Minimalny element Minimalny parametr 1 Macierz 2 szt zgodnie z poniższmi wymaganiami Wpięcie do sieci Możliwość wpięcia do sieci Gigabit Ethernet i iscsi lub o wyższej przepustowości 2 Kontroler 3 Dysk Duża pojemność SSD lub SAS 15 tys. obrotów 8 szt. 4 Przełączniki 16 portowy FC 4Gb lub lepszy 5 Inne Wysoki współczynnik bezawaryjności Zasilacz awaryjny 1 szt. - Będzie miał za zadanie podtrzymać w sposób bezprzerwowy działanie pracy serwera w przypadku odcięcia prądu (zaniku napięcia sieciowego) praz zabezpieczenie serwera przede wszelkimi przepięciami. Dzięki jego zastosowaniu, w przypadku awarii zasilania zmniejszy się ryzyko utraty danych znajdujących się aktualnie na serwerach i macierzach dyskowych. Lp. Minimalny element Wymagany minimalny parametr 1 Moc wyjściowa Minimum 3000 VA 3
Platforma ogólnego przeznaczenia 1 szt. Ma stanowić fundament techniczny systemu. Stanowi kompletny zestaw środowiska programistycznego dla powyższych elementów sprzętowych. Platforma ma umożliwić zwirtualizowanie serwerów, zapewnienie wymaganych baz danych oraz podstawowych programów i środowisk programistycznych dla pozostałych zakupionych elementów. Instalacja i konfiguracja platformy ogólnego przeznaczenia 1 szt. To przygotowanie pozyskanych środków trwałych do pracy w ramach systemu. Wykonawca odpowiada za zainstalowanie i uruchomienie oprogramowania zakupionego, a następnie skonfigurowanie go, tak aby odpowiadał wymaganiom Zamawiającego. W zakres prac będą wchodzić instalacje na poszczególnych serwerach najpierw środowisk wirtualizacyjnych następnie wykreowanie wirtualnych już serwerów, na nich instalacje serwerowych systemów operacyjnych. Kolejnym elementem będzie konfiguracja macierzy dyskowej osobno w zakresie przechowywania plików baz danych, a osobno na potrzeby przechowywania samych plików graficznych i ogólnego przeznaczenia. Następny to połączenie serwerów z macierzami dyskowymi. Wówczas możliwe będzie zainstalowanie na serwerach wymaganych do projektu baz danych. Bazy danych umożliwiają efektywną wymianę danych między użytkownikami, a serwerem oraz między systemami partnerów, a systemem głównym, co jest niezbędne do właściwego wdrożenia systemu B2B. Efektem tych pracy będą działające już na tym etapie serwery dostępne z poziomu sieci komputerowej przedsiębiorstwa i przygotowane na dalsze prace programistyczne. Jednak ze względu na konieczność zachowania bezpieczeństwa i ochrony danych dodatkowo zostaną zainstalowane i skonfigurowane system backupu danych i system archiwizacji danych wraz z podłączeniem biblioteki taśmowej do backupu archiwizacji. Infrastruktura sprzętowa i oprogramowania misi zapewnić spełnienie minimalnych wymagań dla systemu teleinformatycznych określone w obowiązujących aktach prawnych i europejskich. Dostawca zapewni aby serwery w dostarczonej spełniały wymogi niezbędne do niezawodnego funkcjonowania systemu B2B. Sprzęt powinien być fabrycznie nowy. b. System B2B automatyzujący współpracę Wnioskodawcy z partnerami w świadczeniu usług merchandisingowych i organizacji akcji promocyjnych Celem projektu jest stworzenie systemu informatycznego, który poprzez połączenie autorskich rozwiązań informatycznych umożliwi stworzenie rozwiązania B2B, które zautomatyzuje proces przepływu informacji i realizację procesów biznesowych: obsługi zamówień, procesu zarządzania finansami i budżetem projektów oraz procesu elektronicznej wymiany danych. Procesy te wspomagają wymianę informacji pomiędzy firmą PMT Marketing System, a jej trzema partnerami w procesie świadczenia usług merchandisingowych i organizacji akcji promocyjnych. Zamówienie obejmuje dostarczenie i wdrożenie innowacyjnego systemu B2B w skład, którego wchodzą: 4
Aplikacja Administratora. będzie podstawowym modułem dostępowym do systemu B2B. Dla Administratorów moduł ten będzie narzędziem pozwalającym na sprawne zarządzanie i parametryzację systemu, uzupełnienie słowników danych, definiowanie interfejsów oraz modelowanie procesów objętych systemem. Kolejnym zadaniem modułu będzie zarządzanie uprawnieniami użytkowników ustalanie uprawnień dla grup użytkowników oraz podłączenie wybranych użytkowników do wybranych grup np. grupy koordynatorów po stronie PMT Marketing System, grupy product managerów po stronie 2 Partnerów, grupy dostawców usług księgowych po stronie 1 Partnera etc. Dzięki zastosowaniu różnych poziomów uprawnień do danych, pracownicy zajmujący dane stanowiska będą mieli dostęp wyłącznie do danych, do których będą mieli przyznane prawa. Moduł będzie odpowiedzialny za zarządzanie zasobami danych, informacji i wiedzy przechowywanej w systemie Wnioskodawcy z poziomu platformy, dzięki czemu zautomatyzuje się proces i utrzymania całości systemu. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji Administratora w ramach systemu B2B Wnioskodawca zaplanował następujące działania. elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Aplikację Administratora 1szt. o Nabycie usług informatycznych i technicznych związaną z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania Wdrożenie Aplikacji Administratora 1szt. o Nabycie usług informatycznych i technicznych związaną z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania Testowanie Aplikacji Administratora 1 szt. Platforma integracyjna - będzie to centralny element planowanego do wdrożenia systemu B2B. Będzie to system spinający wymianę danych pomiędzy wszystkimi systemami informatycznymi, z których korzysta Wnioskodawca z systemami informatycznymi partnerów. Pozwoli nie tylko na wyeliminowanie wersji papierowych dokumentów, ale przede wszystkim na szybkie kontrolowanie przepływu zamówień, faktur umożliwiając jednocześnie wymianę korespondencji związanej z dokumentami. Będzie umożliwiał kompleksowe przechowywanie i zarządzanie dokumentami elektronicznymi oraz innymi plikami. Zatem jego funkcjonalność obejmie centralne składowanie dokumentów i zarządzanie plikami, wersjonowane dokumentów oraz automatyczne rozsyłanie dokumentów. System będzie gwarantował wysoką niezawodność dokumentów oraz ochronę przed utratą danych oraz poufność wykonywanych czynności na dwóch poziomach na poziomie transmisji danych w komunikacji dwustronnej nadawca serwer oraz na poziomie przechowywania danych. Moduł umożliwi zarządzanie plikami i wymianę plików znajdujących się po każdej ze stron kontaktu w procesie B2B. E- archiwizacja zapewni pełne bezpieczeństwo przechowywania dokumentów. Wszystkie dokumenty będą przechowywane zgodnie z ustawą o rachunkowości przez okres pięciu pełnych lat od chwili powstania. Pełną dostępność zarchiwizowanych dokumentów oraz wysokie 5
bezpieczeństwo przechowywania zapewni wykonywania codziennie kopia zapasowa oraz wdrożona procedura disaster recovery eliminująca ryzyko utraty danych. Poprawne wykonanie modułu umożliwi integrację systemów informatycznych Wnioskodawcy i partnerów. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Platformy integracyjnej w ramach elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Platformę integracyjną - 1szt. o Nabycie usług informatycznych i technicznych związaną z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania Wdrożenie Platformy integracyjne 1 szt. o Nabycie usług informatycznych i technicznych związaną z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania Testowanie Platformy integracyjnej 1szt. Moduł obsługi zamówień moduł usprawni proces realizacji zamówień. Moduł będzie odpowiedzialny za pobieranie zamówień od partnerów oraz wprowadzanie zamówień do systemu wymiany danych. Moduł będzie musiał umożliwiać akceptowanie, przy wykorzystaniu systemu informatycznego, wszystkich zleceń. Jednocześnie będzie musiał wskazywać wszystkie nieprawidłowości. Partner będzie musiał mieć możliwość potwierdzenia zgodności zrealizowanych usług z zamówieniem. Ponadto będzie musiał być tworzony protokół zbieżności, który rozpocznie ewentualny proces reklamacyjny. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Modułu Obsługi zamówień w ramach elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Moduł Obsługi zamówień 1 szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania Wdrożenie Modułu Obsługi zamówień 1szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania Testowanie Modułu Obsługi zamówień 1szt. Moduł fakturowania - moduł usprawni proces fakturowania. Będzie to funkcjonalność automatycznego generowania faktu dla klientów Wnioskodawcy według parametrów rozliczenia usługi dla klienta i zarejestrowanych w systemie usług dodatkowych. Faktury będą zgodne z wymogami rozporządzenia ministra finansów z dnia 14 lipca 1005 roku w sprawie wystawiania praz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Dzięki wdrożeniu systemy PMT Marketing System będzie wysyłała faktury w formie elektronicznej, które będą procesowane na poziomie systemu i 6
następnie dostarczane do klientów. Dzięki integracji z systemem klienta wprowadzana raz informacja dotycząca rozliczenia usługi dla klienta zostanie automatycznie wykorzystywana do wygenerowania i dystrybucji online faktur dla klienta. Dodatkową korzyścią będzie eksport danych księgowych bezpośrednio do programu księgowego. Aplikacja będzie umożliwiała również automatyczne generowanie raportów z podsumowaniem procesu wystawiania faktur ilości wszystkich faktur wystawionych dla danego kontrahenta ze wskazanego okresu, ilości wystawionych faktur, ilości ewentualnych błędów. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Modułu Fakturowania w ramach elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Moduł Fakturowania 1 szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Wdrożenie Modułu Fakturowania 1szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Testowanie Modułu Fakturowania 1szt. Aplikacja użytkownika - będzie służyła do komunikacji pomiędzy partnerami a Wnioskodawcą. W aplikacji Wnioskodawca oraz partnerzy będą mieli dostęp do wszystkich danych na temat współpracy, dostęp do poszczególnych modułów, będą mieli możliwość składania zamówień, przeglądu i pobrania faktur, sprawdzenia stanu należności, podglądu stanu realizacji zamówień, wglądu w historię i stan reklamacji. Aplikacja użytkownika dane będzie pobierała z systemu wymiany danych. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji Użytkownika w ramach elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Aplikację Użytkownika 1 szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Wdrożenie Aplikacji Użytkownika 1szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Testowanie Aplikacji Użytkownika 1szt. Moduł kontroli budżetu - moduł usprawni proces zarządzania finansami i budżetem projektów. Będzie to mechanizm umożliwiający automatyczną kontrolę budżetu umów zleceniobiorców (merchandiserów, hostess) za stanem wystawionych faktur dla klientów. Aplikacja będzie automatycznie uruchamiana w tle podczas wystawiania umów dla pracowników. System nie pozwoli na wystawienie umów, których budżet przekroczy kwoty w danym miesiącu dla danego kontrahenta lub jeśli faktura nie 7
została jeszcze wystawiona. Rozwiązanie będzie służyło również do dynamicznego monitorowania i raportowania kluczowych wskaźników dotyczących realizowanych procesów biznesowych, przekształcenie danych w użyteczną wiedzę biznesową zarówno dla Wnioskodawcy, jak i partnerów. Zapewni projektowanie raportów oraz automatyczne dostarczenie ich okresowo w postaci wielowymiarowych tabeli lub kostek zgromadzonych danych użytkownika lub grupy użytkowników pracujących na tym samym projekcie edukacyjnym. Dzięki wdrożeniu rozwiązania podstawowe procesy B2B, takie jak kontrola wyników finansowych i rentowności realizowanych projektów uproszczone i zyskają większą przejrzystość. Istotnie informacje będą reprezentowane za pomocą różnych obrazów graficznych, dobranych właściwie do prezentowanej informacji. Ponadto zastosowane zostanie alertowe rozwiązanie, ostrzegające o możliwościach zaistnienia niepożądanych informacji związanych z realizowanymi projektami. Wnioskodawca i jego partnerzy biznesowi uzyskają dostęp do możliwości generowania zaawansowanych raportów, statystyk i analiza, które będą miały na celu usprawnienie i udoskonalenie realizacji projektów. Dzięki możliwości przeprowadzenia wielowymiarowych analiz business inteligence system będzie pozwalał na bieżąco monitorować poziom współpracy, rentowność i skuteczność realizowanych działań. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Moduł Kontroli Budżetu w ramach elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Moduł Kontroli Budżetu 1 szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Wdrożenie Moduł Kontroli Budżetu 1szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Testowanie Moduł Kontroli Budżetu 1szt. Moduł kontroli należności - moduł usprawni proces zarządzania finansami i budżetem projektów. Będzie to moduł monitorujący dane na temat płatność za zamówienia, z systemu sprzedażowego Wnioskodawcy, monitorujący terminy płatności oraz automatycznie wysyłający informacje pomiędzy partnerami na temat przekroczonych terminów płatności. Moduł będzie umożliwiał ustanowienie reguł dotyczących windykacji takich jak terminy wysyłania wezwań do zapłaty czy blokowanie możliwości składania zamówień po przekroczeniu założonego terminu płatności. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Moduł Kontroli Należności w ramach elektronicznego biznesu typu B2B licencja na Moduł Kontroli Należności 1 szt. 8
infrastruktury technicznej i oprogramowania- Wdrożenie Moduł Kontroli Należności 1szt. infrastruktury technicznej i oprogramowania- Testowanie Moduł Kontroli Należności 1szt. c. Szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi systemu B2B Ostatnim elementem działań zaplanowanych w ramach projektu będzie przeszkolenie użytkowników pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi wdrożonego systemu B2B. Szkolenie ma na celu przygotowanie Zamawiającego do eksploatacji systemu. Użytkownicy uzyskają kompetencje pozwalające obsługiwać samodzielnie nowy system. Wiedza użytkownika w zakresie funkcjonowania modułów systemu zminimalizuje ryzyko związane z wykorzystywaniem technologii informatycznych, a w potencjalnej sytuacji awaryjnej pozwoli na szybsze rozwiązanie problemu. Bezpośredni kontakt uczestników szkolenia z praktykami wdrożeniowymi jest okazją do wymiany doświadczeń i zdobycia użytecznej wiedzy. Odpowiednio przygotowany personel jest niezbędny, by osiągnąć korzyści związane z wdrożeniem systemu. Szkolenie obejmuje swoim zakresem informacje na temat wszystkich podstawowych funkcjonalności systemu niezbędnych pracownikowi do podstawowego korzystania z oprogramowania m. in. zapoznanie z instrukcjami stanowiskowymi. Po zakończeniu szkolenia wszyscy pracownicy będą posiadać wiedzę na temat budowy, sposobu funkcjonowania oraz architektury podstawowych procesów biznesowych Szkolenie będzie obejmowało: Podstawowe szkolenie architektury systemu, Podstawowe szkolenia z zakresu obsługi bazy danych, Administracje grupami, użytkownikami, uprawnieniami w systemie, Szkolenia z zakresu funkcjonalności poszczególnych osób, Budowania raportów, analiz Przewiduje się 2 dni szkoleń dla 10 użytkowników. 9