Czynności w systemie Mdok

Lublin, 18 listopada 2014 r. Procedura zarządzania kartami informacyjnymi Czynności w systemie Mdok Podręcznik użytkownika Strona 1 z 25

Wprowadzenie Podręcznik skierowany jest do uczestników procedury zarządzania kartami informacyjnymi, tj. Autorów kart informacyjnych i Dyrektorów wydziałów lub biur. Przedstawione w nim zostały kolejno czynności opisane w Zarządzeniu nr 22/11/2014 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 18 listopada 2014 r. w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania kartami informacyjnymi. Celem opracowania jest wyjaśnienie sposobu wykonywania i standaryzacja wszystkich czynności związanych z obsługą kart informacyjnych w systemie Mdok. Dodatkowe informacje lub wyjaśnienia można uzyskać od Koordynatora kart informacyjnych, którego dane kontaktowe zostały opublikowane w INTRANECIE w zakładce Zarządzanie Jakością pod linkiem Zarządzanie kartami informacyjnymi. Przygotowania Czynności jakie należy wykonać przed rozpoczęciem procedury: poinformowanie Dyrektora wydziału lub biura o potrzebie wprowadzenia zmian w kartach informacyjnych (utworzenie, aktualizacja lub wycofanie i archiwizacja) merytoryczne przygotowanie treści karty informacyjnej zgodnie z przyjętym standardem** poinformowanie Koordynatora kart informacyjnych telefonicznie lub za pomocą poczty mailowej: koordynator.ki@lublin.eu o zamiarze rozpoczęcia procedury celem ustalenia terminu jej rozpoczęcia ** W związku z rejestrem wszystkich zmian w systemie Mdok i określonym czasem obsługi zgłoszenia, z a l e c a n y j e s t k o n t a k t z Koordynatorem kart informacyjnych przed uruchomieniem procedury! Strona 2 z 25

Kompetencje poszczególnych uczestników procedury zarządzania kartami informacyjnymi 1. Koordynator kart informacyjnych w zakresie: 1) ustalania standardów i zasad redagowania kart informacyjnych; 2) zatwierdzania i publikowania na stronie internetowej Urzędu Miasta Lublin kart informacyjnych spełniających ustalone standardy i zasady ich redagowania; 3) koordynacji zgodności zapisów opublikowanych w kartach informacyjnych i formularzach usług elektronicznych Urzędu Miasta Lublin dostępnych na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (epuap); 4) szkolenia Autorów kart informacyjnych z przebiegu procedury; 5) prowadzenia listy Autorów kart informacyjnych na podstawie zgłoszeń dokonywanych przez Dyrektorów wydziałów lub biur. 2. Dyrektor wydziału lub biura w zakresie: 1) nadzoru nad kompletnością i aktualnością kart informacyjnych; 2) wyznaczania Autorów kart informacyjnych oraz niezwłocznego Koordynatorowi kart informacyjnych dokonanych w tym zakresie zmian. zgłaszania 3. Autor kart informacyjnych w zakresie: 1) monitorowania kompletności i aktualności kart informacyjnych i wymaganych wniosków; 2) przygotowywania pod względem merytorycznym kart informacyjnych w wersji elektronicznej zgodnie z ustalonymi przez Koordynatora kart informacyjnych standardami i zasadami ich redagowania. Poniższy graf przedstawia optymalny przebieg procedury, bez wystąpienia czynników mających wpływ na jego wydłużenie, takich jak dokonywanie zmian w dokumencie czy eliminowanie błędów w procedurze (np. brak podpisu czy parafy). Strona 3 z 25

Krok 1: Utworzenie i przekazanie dokumentu do Dyrektora wydziału lub biura przez Autora kart informacyjnych Po zalogowaniu się do systemu Mdok, należy utworzyć nowy dokument, klikając operację Nowy dokument jak na poniższym przykładzie: Ścieżka 1 Start Dokumenty Operacje Nowy dokument Po wyświetleniu się okna Nowy dokument, należy uzupełnić tzw. pola obowiązkowe (oznaczone kółkiem), tj.: Rodzaj, Klasyfikacja, Nazwa i Typ źródła, który różnić się będzie w zależności od rodzaju wykonywanej czynności związanej z obsługą kart. W przypadku tworzenia nowej karty (U) lub jej aktualizacji (A), należy wybrać szablon Strona 4 z 25

formularza, zaś przy wycofywaniu i archiwizacji (W) pusty dokument (szczegółowy opis poniżej). Nazwa dokumentu tworzona jest według wzoru: KI_s.cz_nr.k_data Przykład: KI_U_OM-001_2014-01-22 gdzie: s.cz - oznacza symbol czynności i ma wartość: U - dla utworzenia karty informacyjnej, A - dla aktualizacji karty informacyjnej, W - dla wycofania i archiwizacji karty informacyjnej nr.k - jest numerem karty informacyjnej składającym się z symbolu komórki organizacyjnej, myślnika i trzycyfrowego numeru karty w danej komórce organizacyjnej Urzędu Miasta Lublin, w przypadku utworzenia nowej karty informacyjnej jest to kolejny wolny numer w tej komórce organizacyjnej, data - jest datą utworzenia dokumentu w formacie rrrr-mm-dd Strona 5 z 25

Aktualizacja lub utworzenie nowej karty informacyjnej Rodzaj dokumentu: Wewnętrzny Klasyfikacja: KI_Karta Informacyjna Typ źródła dokumentu: Szablon formularza Szablon formularza: KI_Formularz obsługi KI Po wypełnieniu wszystkich pól należy kliknąć na przycisk Utwórz Strona 6 z 25

Otworzy się Formularz obsługi KI, w którym należy wypełnić wszystkie pola w przypadku nowej karty lub wymagane dla jej aktualizacji. Sposób uzupełnienia formularza został podany w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. Strona 7 z 25

Formularz obsługi KI Strona 8 z 25

Po uzupełnieniu formularza należy zapisać zmiany wybierając przycisk Zapisz lub Zapisz i powrót. a następnie wybrać operację Zakończ edycję W oknie Zwróć dokument należy w jednym zdaniu napisać komentarz. Przykład: utworzenie nowej karty informacyjnej lub aktualizacja karty informacyjnej ze względu na.. (zmianę przepisów prawa, lokalizacji lub godzin pracy komórki, regulaminu itp.) Powyższy komentarz będzie widoczny w zakładce Historia. Strona 9 z 25

Wszelkie uwagi dotyczące zakresu zmian można dodawać również po wybraniu zakładki Komentarze. Pole to jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy wystąpi potrzeba wpisania dłuższego wyjaśnienia lub gdy nie został dodany komentarz podczas zwracania dokumentu. Dodatkowo w polu tym Koordynator kart informacyjnych umieszcza ewentualne uwagi lub informacje dotyczące zakresu wprowadzonych przez niego zmian w dokumencie. Strona 10 z 25

Dodawanie załączników (wnioski) Jeżeli istnieje taka potrzeba, należy załączyć wymagane wnioski jako pliki do dokumentu. Można to zrobić klikając w zakładce Załączniki na ikonkę przedstawiającą dyskietkę z plusem. W oknie Nowy załącznik należy kliknąć na pole Przeglądaj, a następnie wybrać z dysku te pliki** które chcemy dołączyć. Strona 11 z 25

** Nazwa plików powinna być krótka, dlatego w tym celu należy użyć jedynie numeru wniosku. Pliki powinny być zapisane w formacie.odt, dodatkowo można eksportować je do pdf. Po dodaniu załącznika, należy uzupełnić pole Opis, w którym podajemy numer wniosku oraz jego pełną nazwę***, a następnie klikamy na przycisk Utwórz. Jednorazowo dodajemy tylko jeden plik. W przypadku konieczności dołączenia większej liczby załączników opisane wyżej czynności należy powtórzyć. *** Numery wniosków tworzymy dodając kolejno liczby w systemie zero-jedynkowym (01) do numeru karty np. OM-001-01 Nazwa powinna być adekwatna do oferowanej usługi, np. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej nieudostępnionej w Biuletynie Informacji Publicznej. Cd. procedury: Parafowanie dokumentu od str. 15. Strona 12 z 25

Wycofanie i archiwizacja karty informacyjnej W przypadku wycofania i archiwizacji karty informacyjnej należy wykonać kroki opisane na stronach 4 i 5, a okno Nowy dokument uzupełnić w następujący sposób: Rodzaj dokumentu: Wewnętrzny Klasyfikacja: KI_Karta Informacyjna Typ źródła dokumentu: Pusty dokument Dodatkowo w polu Opis należy wpisać: Numer karty informacyjnej oraz prośbę o wycofanie i archiwizację karty wraz załącznikami. Nazwa dokumentu tworzona jest zgodnie z zasadą opisaną na str. 5. Strona 13 z 25

Po wypełnieniu wszystkich pól należy kliknąć na przycisk Utwórz Uzasadnienie dotyczące Wycofania i archiwizacji karty informacyjnej należy wpisać po utworzeniu dokumentu w komentarzu do dokumentu. W tym celu należy otworzyć zakładkę Komentarze i kliknąć na plusa. Po utworzeniu komentarza w oknie pojawi się jego treść oraz informacje o tym kto i kiedy go utworzył. Strona 14 z 25

Parafowanie dokumentu UWAGA! Każdy nowo utworzony dokument należy zaparafować przed przekazaniem do dekretacji. Po zakończeniu edycji formularza obsługi KI lub utworzeniu pustego dokumentu należy plik podpisać wykorzystując z podręcznego menu polecenie Parafuj. Aby zaparafować plik, należy wybrać z pola wyboru: Parafa autora KI (w grupie PODPISY ) i wpisać hasło do certyfikatu. Jeżeli do dokumentu zostały dołączone załączniki, to dodatkowo trzeba pamiętać o zaznaczeniu pola Razem z załącznikami a następnie kliknąć na przycisk Podpisz. Pole komentarza można pozostawić puste. Strona 15 z 25

Dekretowanie do Dyrektora wydziału lub biura Dokument zadekretować należy dopiero po jego zaparafowaniu. O poprawnym wykonaniu operacji parafowania informuje pojawiający się na górze ekranu komunikat dotyczący liczby podpisanych dokumentów oraz okno Podpisy, w którym powinien znajdować się niebieski znaczek. Aby zadekretować dokument do Dyrektora wydziału lub biura należy wybrać z podręcznego menu polecenie Przekaż dalej. Jeśli pojawi się komunikat ostrzegawczy, należy go zatwierdzić klikając Run Strona 16 z 25

W oknie Dekretacji należy wypełnić pola: Adresaci**: wybrać z listy osobę Dyrektora wydziału lub biura Przedrostek: DA - Do akceptacji Komentarz: Proszę o akceptację następnie należy kliknąć na przycisk Dekretuj celem przekazania dokumentu. ** Klikając na ikonkę pojawia się okno z wyborem adresatów. Po znalezieniu danych właściwego Dyrektora należy dodać je do znajdującej się obok listy poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy, a następnie kliknąć na przycisk Wybierz. Po poprawnym wykonaniu operacji na górze ekranu pokaże się komunikat o liczbie zadekretowanych wątków dokumentów. Etap pierwszy został zakończony Strona 17 z 25

Krok 2: Weryfikacja treści i przekazanie dokumentu do Autora kart informacyjnych przez Dyrektora wydziału lub biura Po zalogowaniu się do systemu Mdok liczba nowych dokumentów powinna być pogrubiona i oznaczona kolorem. Alternatywnie, aby otworzyć przesłany przez Autora kart informacyjnych dokument można skorzystać zakładki Obieg a następnie kliknąć na Odebrane. Przy dużej liczbie nowych dokumentów można skorzystać z wyszukiwarki, wpisując np. skrót "KI_" lub wybierając odpowiednią datę. Strona 18 z 25

Aby otworzyć otrzymany dokument należy kliknąć na ikonkę znajdującą się w drugiej kolumnie tabelki. Zadaniem Dyrektora jest: zweryfikować treści karty informacyjnej i wymaganych wniosków lub zasadność ich wycofania i archiwizacji, wykonać operacje związane z ich zatwierdzeniem lub odrzuceniem, a następnie zwrócić Autorowi kart informacyjnych z poleceniem przekazania do Koordynatora kart informacyjnych. Dokument dotyczący wycofania i archiwizacji karty informacyjnej Informacja dotycząca zasadności wycofania karty informacyjnej zawarta jest w Komentarzu do dokumentu i powinna być widoczna bezpośrednio po jego otworzeniu. Dokument dotyczący utworzenia lub aktualizacji karty informacyjnej Zawartość dokumentu można otworzyć klikając na Formularz w okienku Dokument lub w oknie poniżej. Jeżeli istnieje potrzeba dokument wraz z załącznikami można zedytować, klikając na operację Edytuj treść w menu podręcznym. Należy jednak pamiętać, by przed wyjściem zapisać zmiany i zakończyć edycję. Strona 19 z 25

Odrzucenie treści W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w treści karty informacyjnej lub przebiegu procedury, należy zwrócić dokument Autorowi kart informacyjnych do naniesienia poprawek. W tym celu należy wybrać z podręcznego menu operację Odrzuć. Jeśli pojawi się komunikat ostrzegawczy, należy go zatwierdzić klikając Run W oknie Dekretacji pole Adresaci jest wypełnione automatycznie. Należy wypełnić pozostałe pola wybierając Przedrostek: ODR - Odrzucam, a w Komentarzu podać powód odrzucenia, np.: Proszę parafować dokument, następnie kliknąć na przycisk Dekretuj celem przekazania dokumentu. Strona 20 z 25

Akceptacja treści Sprawdzony i zatwierdzony dokument należy podpisać, wybierając z podręcznego menu polecenie Akceptuj, a następnie uzupełniając odpowiednie pola w okienku Podpisywanie. Aby podpisać plik, należy wybrać z pola wyboru: Podpis Dyrektora: (w grupie PODPISY) i wpisać hasło do certyfikatu, a następnie kliknąć na przycisk Podpisz. Pole komentarza można pozostawić puste. Należy dodatkowo pamiętać o zaznaczeniu pola Razem z załącznikami, jeżeli zostały one dołączone do dokumentu. Po poprawnym wykonaniu operacji na górze ekranu pokaże się komunikat o liczbie podpisanych dokumentów, a w okienku Podpisy drugi znaczek. Strona 21 z 25

Dekretowanie dokumentu do Autora kart informacyjnych UWAGA! Sprawdzony dokument przed przekazaniem do Autora należy podpisać (opisano tą czynność na poprzedniej stronie niniejszego podręcznika). Aby zadekretować dokument należy wybrać z podręcznego menu polecenie Odpowiedz. Jeśli pojawi się komunikat ostrzegawczy, należy go zatwierdzić klikając Run W oknie Dekretacji pole Adresaci jest wypełnione automatycznie. Należy wybrać Przedrostek: AKC - Akceptuję, a w Komentarzu wpisać: Proszę przekazać do Koordynatora kart informacyjnych i kliknąć na przycisk Dekretuj. Etap drugi został zakończony Strona 22 z 25

Krok 3: Przekazanie dokumentu przez Autora kart informacyjnych do Koordynatora kart informacyjnych Po zalogowaniu się do portalu Mdok należy otworzyć folder Dokumenty Odebrane. UWAGA! Autor kart informacyjnych nie ma prawa edytować dokumentu podpisanego przez Dyrektora wydziału lub biura. Otrzymany od Dyrektora wydziału lub biura dokument wraz ze wszystkimi niezbędnymi podpisami, należy niezwłocznie przekazać do Koordynatora kart informacyjnych. W tym celu należy wybrać odpowiednią opcje z podręcznego menu. W oknie Dekretacji należy wypełnić pola: Adresaci: wybrać z listy osobę Koordynatora kart informacyjnych Przedrostek: PRZ - Przekazuję Komentarz: Przekazuję do Koordynatora kart informacyjnych następnie należy kliknąć na przycisk Dekretuj celem przekazania dokumentu. Etap trzeci został zakończony Strona 23 z 25

Dziennik zmian Wszystkie czynności wykonywane w systemie Mdok są rejestrowane od momentu utworzenia dokumentu w Dzienniku zmian. Po kliknięciu na ikonkę dziennika zmian, Informacje dotyczące przebiegu obsługi dokumentu zostaną wyświetlone w nowym oknie. Strona 24 z 25

Spis treści Wprowadzenie...2 Przygotowania...2 Krok 1: Utworzenie i przekazanie dokumentu do Dyrektora wydziału lub biura przez Autora kart informacyjnych...4 Aktualizacja lub utworzenie nowej karty informacyjnej...6 Wycofanie i archiwizacja karty informacyjnej...13 Parafowanie dokumentu...15 Dekretowanie do Dyrektora wydziału lub biura...16 Krok 2: Weryfikacja treści i przekazanie dokumentu do Autora kart informacyjnych przez Dyrektora wydziału lub biura...18 Odrzucenie treści...20 Akceptacja treści...21 Dekretowanie dokumentu do Autora kart informacyjnych...22 Krok 3: Przekazanie dokumentu przez Autora kart informacyjnych do Koordynatora kart informacyjnych...23 Dziennik zmian...24 Strona 25 z 25