Poniedziałek 3 kwietnia 2017 r. Data Godziny Miejsca Działanie Operator logistyki Oprawa Uwagi Inne 3 kwietnia 2017 12.50 Lotnisko F.Chopina Salonik VIP Powitanie przedstawicieli ewaluacyjnej Rezerwacja saloniku VIP 13.15-13.45 Przejazd z lotniska do hotelu ***** Warszawa Transport Rezerwacja hotelu Rezerwacja busa 13.45-14.00 Zakwaterowanie w hotelu***** WarszPomoc przy zameldowaniu Pomoc przy zameldowaniu 14.00-15.00 Lunch i spotkanie organizacyjne w hotelu w formie bufetu Zapewnienie lunchu Dla 30 osób 15.00-15.15 Przejazd do Wilanowa przejazd Zapewnienie wejścia Zapewnienie przewodnika Dla 30 osób Przewodnik EN i FR 15.15-17.00 Zwiedzanie Pałac Wilanów zwiedzanie Zapewnienie wejścia Zapewnienie przewodnika 17.00-17.15 Przejazd do hotelu przejazd Transport VIP Dla 30 osób 17.15-17.45 Czas wolny w hotelu Zapewnienie możliwości spotkania wewnętrznego w hotelu - grupa do 20 osób Przerwa kawowa dla grupy 17.45-18.00 Przejazd na meiejsce spotkania Transport VIP Dla 30 osób 18.00-18.30 Spotkanie z przedstawicielem rządu Tłumaczenie symultaniczne PL, EN, FR oraz sprzęt 18.30-18.45 Konferencja Prasowa Oprawa konferencji - sprzęt: mikrofony, flagi PL, BIE, mównice; 18.45-19.00 Przejazd do miejsca kolacji Transport VIP Rezerwacja kolacji 19.00-21.00 Kolacja Do 20 osób 21.00-21.30 Przejazd do hotelu Transport VIP
08:00:00-09:00 Śniadanie w hotelu Wtorek 4 kwietnia 2017 r. 09:00:00-10.30 Prezentacja I Prezentacja Miejsce: hotel***** lub Biblioteka UW Zapewnienie przerwy rzutnik/ telewizor + (krzesła, stoły, mówica, przestrzeni); Do 40 osób zapewnienie moderatora 10.30-11.00 Przejazd na miejsce spotkania przejazd Transport VIP Dla 30 osób Spotkanie z przedstawicielami 11.00-11.30 parlamentu Tłumaczenie symultaniczne PL, EN, FR oraz sprzęt 12:00-12:30 Spotkanie z przedstawicielem rządu przejazd Transport VIP Dla 30 osób 12:45-14:15 Lunch Zapewnienie wyżywienia Do 20 osób 13.30-14.00 Przejazd do hotelu przejazd 14.00-14.30 Czas wolny w hotelu 4 kwietnia 2017 r. 14.30-16.00 Prezentacja II 16.30-17.00 Spotkanie oficjalne 17.00-17.30 przejazd do hotelu przejazd Prezentacja Miejsce: hotel***** lub Biblioteka UW Zapewnienie przerwy rzutnik/ telewizor + (krzesła, stoły, mówica, przestrzeni); Do 40 osób zapewnienie moderatora 16.00-16.30 Przejazd na spotkanie przejazd Transport VIP Dla 30 osób Zapewnienie sali, przerwy Do 40 osób 17.30-19.00 Spotkanie wew. Delegacji BIE hotel ***** Warszawa rezerwacja Sali wyposażonej w fotokopiarka, telefon, 8 laptopów z Word, Exel, PowerPoint, Photoshop, Adobe, Adobe Akrobat, papier, długopisy, podstawowe napoje (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana) Przerwa kawowa dla grupy
19.00-19.30 Przejazd na miejsce kolacji Transport VIP Dla 30 osób 19.30-21.00 Kolacja wydana przez przedstawiciela rządu z udziałem świata kultury i sztuki. W formie bufetu Catering Zapewnienie miejsca, oprawy artystycznej; Zarezerowanie Pałac na Wodzie zaaranżowanie przestrzeni (krzesła, stoły), kwiaty, przestrzeni;artysta, zespół, nagłośnienie, aranżacja sceny; (krzesła, stoły); zapewnienie moderatora, bileciki - identyfikatory dla grupy do 200 osób. każdego 10 uczestników
8.00-8:30 Śniadanie w hotelu Środa 5 kwietnia 2017 r. 9:00-10:30 Prezentacja III Muzeum Polin Zapewnienie przerwy Zarezerwowanie miejsca - Muzeum Polin, rzutnik/ telewizor + (krzesła, stoły, mówica, przestrzeni); Do 40 osób zapewnienie moderatora 10:30-11:00 Transport na Dworzec Zachodni przejazd Transport VIP Dla 30 osób 5 kwietnia 2017 r. 11:20-12:10 Przejazd pociągiem do Łodzi W trakcie przejazdu lunch. przejazd Rezerwacja pociągu ŁKA Catering w trakcie przejazdu. Branding pociagu, prezentacja multimedialna na ekranach w pociągu Oprawa konferencji - sprzęt: mikrofony, flagi PL, BIE, mównice; tłumacz ANG, FR, zapewnienie "ścianki" z logo EXPO, mównicy Pociąg dla 120 osób. Min. 10 tłumaczy PL/EN/FR. Catering w formie bufetu dla 30 osób i w formie podawanej dla 20 osób 12:10-13:00 Konferencja prasowa na Dworcu tłumaczenie PL/EN/FR Wizyta/Zwiedzanie na dworcu Łódź 13.00-13:30 Fabryczna Zapewnienie przewodnika Przewodnik EN i FR 13:45-15:00 Zwiedzanie EC1 Zapewnienie przewodnika Przewodnik EN i FR 15.00-16.30 prezentacja IV Sugerowane miejsce: EC1 Zapewnienie przerwy rzutnik/ telewizor + (krzesła, stoły, mówica, przestrzeni); Do 40 osób zapewnienie moderatora 16.30-17.00 Transfer do hotelu****łódź Transport VIP
17.00-19.00 Czas wolny i spotkanie wew. Delegacji BIE Kolacja delegacji BIE z przedstawicielami biznesu w formie 19.00-21.00 bufetu 21.00-21.30 Przejazd do hotelu Hotel **** Łódź rezerwacja Sali wyposażonej w fotokopiarka, telefon, 8 laptopów z Word, Exel, PowerPoint, Photoshop, Adobe, Adobe Akrobat, papier, długopisy, podstawowe napoje (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana) Zapewnienie wyżywienia Zapewnienie miejsca - Pałac Herbsta, oprawy artystycznej, oprawy artystycznej - artysta, zespół, nagłośnienie, aranżacja sceny; oprawa estetyczna - kwiaty, przestrzeni Przerwa kawowa dla grupy dla grupy do 100-150osób. każdego 10 uczestników
8.00-8.45 Śniadanie w hotelu Przejazd na spotkanie z władzami 8.45-9.00 samorządowymi Czwartek 6 kwietnia 2017, Zapewnienie oprawy 9.00-10.00 Spotkanie z przedstawicielami organu administracji rządowej i samorządowej Zapewnienie sali, przerwy zaaranżowanie przestrzeni (krzesła, stoły), kwiaty, przestrzeni; pełna obsługa multimedialna (m.in. koputer, mikrofony, tłumacz ) + (krzesła, stoły); Do 20-60 osób 10.00-10.15 Przejazd/Przejście na tereny EXPO Transport VIP Dla 30 osób 10.15-12.30 Zwiedzanie terenów EXPO Zapewnienie przewodnika, sali, przerwy rezerwacja miejsca EC1, projekcja na żywo terenu EXPO za pośrednictwem drona, wyświetlana na Do 60 osób ekranie, 6 kwietnia 2017 12.30-12.45 Przejazd na miejsce lunchu Transport VIP Dla 30 osób zarezerowanie przestrzeni na PŁ, zapewnienie oprawy - 12.45-14.30 Lunch z przedstawicielami nauki i uczelni wyższych w formie bufetu Zapewnienie miejsca, wyżywienia zaaranżowanie przestrzeni (krzesła, stoły), kwiaty, przestrzeni; dla grupy do 100 osób. każdego 20 uczestników 14.30-15.00 Przejazd/Przejście do miejsca prezentacji Transport VIP Dla 30 osób 15.00-16.30 prezentacja V, tłumacz symultaniczny/bileciki - identyfikatory) + (krzesła, stoły); Do 50 osób zapewnienie moderatora 16.30-17.00 Przejazd do hotelu Transport VIP - BUs z wi-fi Dla 30 osób
17.00-18.30 spotkanie wewnętrzne delegacji BIE hotel **** Łódź rezerwacja Sali wyposażonej w fotokopiarka, telefon, 8 laptopów z Word, Exel, PowerPoint, Photoshop, Adobe, Adobe Akrobat, papier, długopisy, podstawowe napoje (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana) Przerwa kawowa dla grupy 18.30-19.00 Przejazd na miejsce kolacji Transport VIP - bus z wi-fi Dla 30 osób Zapewnienie miejsca - Pałac Poznańskiego, oprawy artystycznej - artysta, zespół, 19.00-20.00 Kolacja, gospodarz władza samorządowa Miejsce: do ustalenia zapewnienie wyżywinia nagłośnienie, aranżacja sceny; oprawa estetyczna - kwiatybileciki identyfikatory dla grupy do 200 osób. każdego 10 uczestników
08.00-09.00 Śniadanie w hotelu Piątek 7 kwietnia 2017 7 kwietnia 2017 9.00-10.00 Spotkanie z organizacjami pozarządowymi ANG, FR, zapewnienie cateringu w formie bufetu Zapewnienie oprawy, Zarezerowanie Art._Inkubatora, zaaranżowanie przestrzeni (krzesła, stoły), kwiaty; pełna obsługa multimedialna (m.in. koputer, mikrofony) + organizacja przestrzeni (krzesła, stoły); zapewnienie moderatora Do 50-70 osób 10.00-12.00 Przejazd do Warszawy Transport VIP - Bus z wi-fi Dla 30 osób 12.00-13.00 lunch Zapewnienie miejsca, wyżywienia dla grupy do 40 osób. każdego 20 uczestników 13.15-13.45 Konferencja prasowa Oprawa konferencji - sprzętłumaczenie PL/EN/FR 14.00-14.30 Spotkanie z przedstawicielem polskich władz Tłumaczenie symultaniczne PL, EN, FR oraz sprzęt 14.30-15.00 Przejazd na lotnisko Transport VIP Dla 30 osób 15.00-16.25 Pożegnanie w saloniku VIP Rezerwacja saloniku VIP 16.25 - Odlot z Warszawy