Podatek Kontraktowy [RCT]: kwestie dotyczące certyfikowanych podwykonawców - posiadaczy C2 W ostatnim paragrafie dotyczącym projektu branży budowlanej opracowanym przez Urząd Skarbowy [Revenue] omówione zostały niektóre z często popełnianych błędów przez zleceniodawców. Częściowo paragraf ten dotyczył podwykonawców, zwłaszcza w odniesieniu do rejestracji innego rodzaju podatków. W niniejszym paragrafie omówione zostały konkretne kwestie dotyczące podwykonawców certyfikowanych, tj. posiadających ważne C2 (włącznie ze zleceniodawcami, którzy są podwykonawcami przy realizacji niektórych umów). Kolejne wydanie skupiać się będzie na podwykonawcach niecertyfikowanych, tj. nie posiadających ważnego C2. Formularz RCT 1 Gdy podwykonawca, certyfikowany lub niecertyfikowany, zawiera odpowiednią umowę z głównym wykonawcą, musi najpierw upewnić się, że takowa odpowiednia umowa istnieje. Jeśli umowa ta jest umową o pracę, podwykonawca staje się pracownikiem, a z jego zarobków zostaną potrącone składki na ubezpieczenie socjalne (PRSI) i podatek od dochodu (PAYE). Główny wykonawca i podwykonawca powinni sprawdzić kryteria określające, czy wykonawca jest pracownikiem, czy też podlega samo-zatrudnieniu. Jeśli wspólnie ustalą, że umowa zawarta nie jest umową o pracę, powinni razem wypełnić formularz RCT 1. Kryteria, które należy wziąć pod uwagę znajdują się na odwrotnej stronie formularza. Zleceniodawca zatrzymuje formularz RCT 1, a w razie konieczności zobowiązany jest udostępnić go Urzędowi Skarbowemu, np. podczas kontroli w terenie lub audytów, aby upewnić się, że robotnicy zatrudnieni w danym sektorze zostali odpowiednio zaklasyfikowani. Przepisy prawne przewidują kary dla zleceniodawców i podwykonawców, którzy dopuścili się nie wypełnienia formularza RCT 1. Podania o C2 C2 pozwala głównemu wykonawcy na wystąpienie do Urzędu Skarbowego o zezwolenie na dokonanie wypłaty brutto dla podwykonawcy. Samo C2 nie zezwala zleceniodawcy na dokonanie wypłaty brutto, wymagany jest również formularz RCT 47.
C2 jest zezwoleniem wydanym przez urząd podatkowy podwykonawcy (osobie, spółce lub firmie), który się o takowe zezwolenie ubiegał i który się kwalifikuje do jego otrzymania. Jest to indywidualna karta, podobna do karty kredytowej. Znajduje się na niej zdjęcie i podpis podwykonawcy lub wyznaczonego użytkownika, tj. osoby upoważnionej przez spółkę / firmę. Warunki, które należy spełnić zanim wydane zostanie zezwolenie C2 określone zostały przepisami prawnymi, a Urząd Skarbowy wyda C2, jeśli warunki te zostaną spełnione. C2 jest cennym dokumentem. Urząd Skarbowy zobowiązany jest, aby się upewnić, iż zezwolenie C2 nie zostanie wydane osobą, które mogłyby go nadużyć, lub użyć niezgodnie z przeznaczeniem. Podwykonawcy składają podanie o C2 używając do tego formularza RCT 5. Podstawowe wskazówki dla ubiegających się o C2 Należy odpowiednio wcześnie złożyć podanie podając możliwie najwięcej wymaganych informacji. Przeprowadzanych jest kilka kontroli mających na celu określenie, czy ubiegający się o zezwolenie kwalifikuje się do otrzymania C2; kontrole te mogą być czasochłonne. Co więcej, zezwolenie C2 zawiera cyfrowy nadruk fotografii i podpisu, których wykonanie również wymaga czasu. Ubiegający się o C2 powinni być już wcześniej zarejestrowani w odniesieniu do podatku dochodowego [Income Tax] i podatku dochodowego firmy [Corporation Tax]. Ubiegający się o C2 powinien być zarejestrowany w odniesieniu do VAT lub, odpowiednio, jako pracodawca. Oczekuje się, że większość ubiegających się o C2 posiadać będzie obroty kwalifikujące ich do wejścia w zakres VAT, tzn. ponad 27.500. Ubiegający się musi być (lub ma stać się) podwykonawcą na podstawie odpowiedniej umowy. Należy przedłożyć kopie odpowiedniej aktualnej umowy. W przypadku braku umowy na piśmie, zleceniodawca powinien dostarczyć list, w którym określone zostały warunki umowy. List taki powinien być przedstawiony na papierze firmowym oraz zawierać numer rejestracji podatkowej zleceniodawcy. Przypadki, w których nie możliwe jest przedłożenie pisemnej umowy lub listu będą rozpatrywane indywidualnie. To do ubiegającego się o C2 należy obowiązek zapewnienia Urzędu Skarbowego o tym, że ma się on stać podwykonawcą na podstawie odpowiedniej umowy. Zakres kontroli będzie różny, w zależności od konkretnego przypadku. Ubiegający się o C2 musi prowadzić działalność ze stałego miejsca, przy pomocy odpowiedniego sprzętu, materiałów i innych środków. Należy dostarczyć jak najwięcej dowodów na to, że jest się w stanie zrealizować umowę.
Ubiegający się o C2 musi prowadzić odpowiedni i dokładny rejestr. Jeśli w przeszłości wystąpiły z tym problemy, należy podkreślić i szczegółowo przedstawić sposoby, w jaki zostały one rozwiązane. Ubiegający się o C2 musi mieć zadowalającą historię podatkową w okresie kwalifikacji, tj. przez trzy poprzednie lata i w okresie od 1 stycznia do dnia złożenia podania. Jeśli ubiegającym się jest spółka, kontroli poddawana jest historia podatkowa spółki, jak również każdego współudziałowca z osobna; w przypadku firmy, kontroli poddawany jest każdy dyrektor / jak i osoba związana z firmą. Ubiegający się o C2 oraz osoby związane muszą spełniać wszystkie wymogi w całym okresie kwalifikacyjnym, a nie tylko w pełni poddawać się opodatkowaniu w czasie ubiegania się o zezwolenie. Ubiegający się o C2 powinni się upewnić, że spełniają wszystkie bieżące wymagania, a gdy zajdzie potrzeba podczas okresu kwalifikacyjnego przedstawić odpowiednie wyjaśnienia. Agenci lub klienci zarejestrowani w systemie ROS (system elektroniczny do obsługi zeznań podatkowych) mogą sprawdzić za pomocą Internetu czy ich obecna sytuacja jest zgodna z wymogami. W przypadku, gdy ubiegający się o zezwolenie decyduje się na opcję nominated bank account [wybrany rachunek bankowy], należy przedstawić dowód posiadania rachunku bankowego w postaci oryginalnych, bieżących wyciągów z konta. Karta ze zdjęciem i podpis Kartę ze zdjęciem należy wypełnić i przedłożyć wraz z Formularzem RCT 5. Karta ze zdjęciem (PC5) powinna być zaopatrzona w odpowiednich miejscach w zdjęcie i podpis podwykonawcy/wyznaczonego użytkownika. Ubiegający się o zezwolenie często zapominają podpisać się na formularzu lub dołączają zdjęcie, które nie odpowiada wymogom Urzędu Skarbowego. Urząd Skarbowy dokłada wszelkich starań, aby rozpatrzyć podania w możliwie najkrótszym czasie, jednak w niektórych sytuacjach konieczne będzie ponowne skontaktowanie się z agentem czy płatnikiem. Wyznaczeni użytkownicy Firmy i spółki mogą wyznaczać osoby, które mogą zawierać umowy w ich imieniu. W przypadku firmy, osobą wyznaczoną musi być dyrektor lub właściciel firmy, a w przypadku spółki, osobą wyznaczoną musi być jeden z partnerów spółki. W przypadku, gdy Urząd Skarbowy uzna, iż niewykonalne byłoby dla ubiegającego się przedstawienie C2 indywidualnie dla każdego zleceniodawcy, ubiegający się może wyznaczyć pracownika pełnoetatowego. W tej sytuacji C2 będzie wydane ze zdjęciem i odpisem osoby wyznaczonej, ale z numerem C2 firmy. Odbiór osobiście Ubiegający się muszą odbierać C2 osobiście i podpisać potwierdzenie odbioru. Podwykonawcy spoza kraju W przypadku ubiegających się o C2, kryteria kwalifikacyjne dotyczą w tym samym zakresie podwykonawców miejscowych, jaki i tych spoza kraju. W przypadku ubiegającego się, który przebywał na stałe poza Krajem w czasie przypadającym na okres kwalifikacji, ubiegający się musi spełniać wszystkie podobne zobowiązania
narzucone prawnie w kraju, w którym przebywał na stałe. Przedsiębiorcy spoza kraju powinni składać swoje podania pod adresem: Revenue Commissioners, RCT/VAT Section, City Centre District, 9/10 Upper O Connell Street, Dublin 1. Telefon: 01-865 5000 Wszyscy ubiegający się o C2 spoza kraju muszą wypełnić dodatkowy kwestionariusz. Dostępny jest on pod powyższym adresem oraz na stronie internetowej www.revenue.ie/revguide/const_non_res.htm Warunki odwołania W przypadku, gdy Urząd Skarbowy odmówi wydania zezwolenia C2, ubiegający się zostanie poinformowany o tym fakcie na piśmie. Podwykonawca może odwołać się od tej decyzji w przeciągu 30 dni od trzymania zawiadomienia. Podczas przeprowadzanych audytów, wizyt w terenie i kontroli mających na celu upewnienie się o dostosowaniu się do wymogów, Urząd Skarbowy sprawdza funkcjonowanie RCT w odniesieniu do posiadaczy C2, aby z kolei upewnić się, że główni wykonawcy działają we właściwy sposób, a podwykonawcy nie nadużywają, ani nie używają w niewłaściwy sposób zezwolenia C2. W przypadku udowodnienia: o Oświadczenia nieprawdy lub przedstawienia fałszywych dokumentów i materiałów pomocnych podczas ubiegania się o zezwolenie C2, o Faktu, iż osoba pomagała w uzyskaniu zezwolenia C2 poprzez złożenie nieprawdziwego oświadczenia, o Faktu, iż osoba korzystała z zezwolenia C2 wydanego innej osobie, o Faktu, iż osoba przedstawiła zleceniodawcy fałszywe zezwolenie C2 Przepisy prawne przewidują karę w wysokości 1.265 lub 6 miesięcy więzienia, lub obie jednocześnie. Kwestie dotyczące posiadaczy C2 Po przyznaniu zezwolenia C2, Urząd Skarbowy przeprowadzi kontrole mające na celu upewnienie się, że posiadacz zezwolenia nadal spełnia swoje zobowiązania. Kontrole te mogą obejmować kontaktowanie się ze zleceniodawcą lub wizyty w terenie, jednak w wielu przypadkach polegać one będą na przeprowadzaniu kontroli wewnętrznej sprawdzającej dostosowanie się podwykonawcy do określonych wymogów. Posiadacz C2 powinien przechowywać zezwolenie w bezpiecznym miejscu i nigdy nie powinien zezwalać innym osobom na jego wykorzystywanie. W momencie zawarcia odpowiedniej umowy, posiadacz zezwolenia C2 musi:
przedstawić C2 zleceniodawcy osobiście. Od wymogu tego można odstąpić w przypadku, gdy posiadacz C2 powiadomił Urząd Skarbowy o wyznaczonym rachunku bankowym, a zleceniodawca zgadza się na dokonywanie wszelkich należnych płatności wynikających z umowy na ten rachunek. W tej sytuacji podwykonawca musi jedynie przedstawić zleceniodawcy dane bankowe oraz numer C2, które znajdują się na formularzu RCT 46 (patrz poniżej); wspólnie z głównym wykonawcą wypełnić formularz RCT 1. W każdym przypadku należy postępować zgodnie z obowiązującymi procedurami RCT 1. Należy mieć na uwadze to, iż posiadacz C2 może być uważany za pracownika, w zależności od warunków danej umowy; oraz wspólnie ze zleceniodawcą wypełnić formularz RCT 46. To pozwoli zleceniodawcy ubiegać się o zezwolenie na dokonywanie płatności brutto dla posiadacza C2. W odpowiednich przypadkach, szczegóły dotyczące wyznaczonego rachunku bankowego umieszczone zostaną na RCT 46. Ważne jest, aby formularz ten był dostarczony do Urzędu Skarbowego z odpowiednim wyprzedzeniem, przed dokonaniem pierwszej należnej zapłaty określonej umową. Podczas przetwarzania tego formularza, Urząd Skarbowy przeprowadza wewnętrzne kontrole, podczas których może sprawdzać bieżące dostosowanie się podwykonawcy do wymogów. W określonych przypadkach, formularz RCT 47 jest wydawany zleceniodawcy. Nie należy przyjmować za pewnik faktu, iż niniejsze zezwolenie na dokonywanie zapłaty brutto (formularz RCT 47) jest przyznawane we wszystkich przypadkach. Jeśli formularz RCT47 nie zostanie wydany, zleceniodawca jest zobowiązany odliczyć podatek w wysokości 35% od wszystkich wypłat dla podwykonawcy. [Patrz kolejne wydanie artykułu dotyczącego planu karty odliczenia podatkowego RCT]. Jako część procesu monitoringu, Urząd Skarbowy może uwzględnić umowny limit na kartę płatności zleceniodawcy. Wszelkie dokonane płatności przewyższające limit muszą być poddane opodatkowaniu przez zleceniodawcę. Limit stosuje się oddzielnie dla każdego kontraktu. Przy określaniu czy konieczny jest limit, Urząd Skarbowy będzie brał pod uwagę wielkość kontraktu i zdolność podwykonawcy do jego realizacji, oraz możliwość rozszerzenia działalności podwykonawcy. W przypadku, gdy podwykonawca uzna, iż limit ten nie jest wystarczający dla jego działalności, może zwrócić się do Urzędu Skarbowego o jego zwiększenie lub zniesienie. Podwykonawca może odwołać się od każdej decyzji Urzędu Skarbowego dotyczącej zwiększenia lub zniesienia limitu. Przepisy prawne przewidują kary w przypadku nie wypełnienia formularza RCT 1. W przypadku, gdy główny wykonawca dokonuje wpłaty bez odliczenia podatku, bez formularza RCT47, zobowiązany jest on do zapłacenia podatku, który powinien był odliczyć na rzecz Urzędu Skarbowego. Unieważnianie zezwoleń C2: W przypadku, gdy Urząd Skarbowy:
o uzyska informacje, które, jeśli byłyby dostępne w momencie wydania, spowodowałyby odrzucenie podania o C2; lub, o uzyska informacje, że zezwolenie C2 zostało wydane na podstawie fałszywych lub mylnych informacji; lub, o uzyska informacje, że posiadacz zezwolenia C2 zezwolił na jego niewłaściwe użycie; lub, o uzyska informacje, że w przypadku firmy, doszło do zmiany w nadzorze firmy; lub, o uzyska informacje, że posiadacz C2 nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań; lub, o uzyska informacje, że posiadacz C2 zaprzestał działalności, Urząd Skarbowy anuluje C2 oraz zawiadomi wszystkich zleceniodawców, którzy posiadają RCT 47 dla tego podwykonawcy. Pisemnie zawiadomi o tym również podwykonawcę, żądając zwrotu C2. Podwykonawca może odwołać się od tej decyzji w przeciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia. C2 pozostanie unieważnione do momentu uzyskania decyzji Komisji Apelacyjnej. W przypadku nie zwrócenia C2,lub dalszego korzystania z C2, po tym jak zostało ono anulowane, grozi kara pieniężna w wysokości 1.265, lub 6 miesięcy więzienia, lub obie.
Lista kontrolna podwykonawcy Czy zarejestrowany jesteś w odniesieniu do wszystkich odpowiednich podatków, np. Income Tax (podatek dochodowy), Corporation Tax (podatek dochodowy firmy), Value Added Tax (podatek od wartości dodanej) lub odprowadzanych przez pracodawcę PAYE (podatek uzależniony od wielkości dochodów) / PRSI (składka na ubezpieczenie społeczne)? Czy przed zawarciem umowy ze zleceniodawcą sprawdziłeś wytyczne znajdujące się na odwrotnej stronie formularza RCT 1 i prawidłowo określiłeś swój status jako pracownika lub wykonawcy samo-zatrudnionego? W przypadku, gdy nie jesteś pracownikiem, czy wraz z głównym wykonawcą wypełniliście formularz RCT 1? W przypadku, gdy jesteś niecertyfikowanym podwykonawcą, czy otrzymałeś wraz z każdą wypłatą formularz RCTDC? W przypadku, gdy jesteś niecertyfikowanym podwykonawcą, czy w wyliczeniach Income Tax (podatku dochodowego) / Corporation Tax (podatku dochodowego firmy) bierzesz pod uwagę zapłatę brutto? W przypadku, gdy jesteś niecertyfikowanym podwykonawcą, czy w wyznaczonym terminie złożyłeś w Urzędzie Skarbowym formularze RCTDC? W przypadku, gdy jesteś niecertyfikowanym podwykonawcą spoza kraju, czy wypełniłeś i złożyłeś formularz IC 1/IC 3 oraz odpowiedni kwestionariusz? W przypadku, gdy ubiegasz się o C2, czy wypełniłeś formularz RCT 5 i dostarczyłeś na czas wszelkie odpowiednie dokumenty? A w szczególności, czy twoje sprawy podatkowe są zaktualizowane? W przypadku, gdy ubiegasz się o C2, czy złożyłeś podpis i zdjęcie w odpowiednim formacie? W przypadku, gdy ubiegasz się o C2 i chcesz skorzystać z opcji wyznaczonego rachunku bankowego, czy dostarczyłeś do Urzędu Skarbowego dokument będący dowodem na posiadanie wyznaczonego rachunku bankowego? Jako posiadacz C2, czy przed rozpoczęciem realizacji kontraktu dopełniłeś wymogów procedury dotyczącej formularza RCT 1? Jako posiadacz C2, który nie jest pracownikiem, czy wypełniłeś formularz RCT 46 na czas, przed dokonaniem pierwszej wypłaty? Jako posiadacz C2, czy dbasz o to, aby twoje sprawy podatkowe były aktualizowane? Czy jako pracodawca stosujesz PAYE/PRSI w odniesieniu do wszystkich płatności dokonywanych dla pracowników, z wyjątkiem zatwierdzonych umów dotyczących Country Money (rekompensata dla pracowników kosztów związanych z podróżą z i do miejsca pracy placu budowy)? Czy jako pracodawca stosujesz we właściwy sposób zatwierdzony plan Country Money?