PROCEDURA NR 6.1 TYTUŁ: REALIZACJA USŁUG Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Sekretarz Gminy 28.02.2013 r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy 28.02.2013 r. Obowiązuje od: 01.03.2013 r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Strona: 2 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 1 01.03.2013 r. 2 Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami 2 01.03.2013 r. 3 Kierownik Referatu Finansowego 3 01.03.2013 r. 4 Kierownik Referatu Podatkowego 4 01.03.2013 r. 5 Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów 5 01.03.2013 r. 6 stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i OC 6 01.03.2013 r. 7 7 8 8. 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15
Strona: 3 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Rejestrowanie usług, przegląd wymagań 4.3. Realizacja usługi 4.4. Własność klienta 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW
Strona: 4 1. Cel procedury Celem opisanego w niniejszej procedurze postępowania jest zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji usług we wszystkich wydziałach oraz ustalenie jednolitego sposobu postępowania przy określaniu wymagań, nadzorowaniu, kontroli usług administracyjnych dla Klienta świadczonych przez Urząd Gminy. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. 1 2 Osoba odpowiedzialna Kierownicy poszczególnych referatów Pracownik merytoryczny Zadanie Zatwierdza wzory wniosków wraz z załącznikami (1 egzemplarz) Aktualizuje wzory wniosków, a następnie rejestruje i przechowuje w Rejestrze wzorów druków Przeprowadza kontrolę realizacji usługi Dokonuje przeglądu kompletności i poprawności złożonych dokumentów Analizuje sprawę w oparciu o złożone przez Klienta dokumenty i właściwe przepisy prawa Przygotowuje projekt aktu administracyjnego lub innego pisma urzędowego 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne a) Usługi administracyjne realizowane są zgodnie z przepisami prawa materialnego, Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA) oraz w sprawach podatkowych zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa. b) W Gminie stosowane są druki wniosków zgodnie z wzorami wynikającymi z przepisów zewnętrznych lub opracowane w poszczególnych referatach/stanowiskach na podstawie obowiązujących przepisów zewnętrznych i wewnętrznych. Obowiązujące wzory wniosków wraz z załącznikami (1 egzemplarz) są zatwierdzane jako obowiązujące przez Kierowników poszczególnych referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy, którzy są również odpowiedzialni za ich aktualizację, a następnie rejestrowane i przechowywane w Rejestrze wzorów druków, formularz F1 w danym referacie/stanowisku Urzędu. c) Wzory wniosków i formularzy są udostępniane dla Klienta: w wersji elektronicznej na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu, w wersji papierowej we właściwych merytorycznie referatach/stanowiskach. d) Informacje o usługach Urzędu są dostępne dla Klienta na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu lub we właściwym referacie/stanowisku, gdzie Klient uzyskuje informacje o wymaganiach dotyczących zgłoszonej sprawy i ewentualnie otrzymuje druk wniosku. e) Sposób publikowania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy został określony w procedurze P3.2 Komunikacja z klientem. 4.2. Rejestrowanie usług, przegląd wymagań a) Klient dostarcza podanie, pismo lub wniosek bezpośrednio do sekretariatu Urzędu. Wszystkie ww. podania, pisma i wnioski podlegają rejestracji przez sekretariat, a następnie przekazywane są Wójtowi Gminy lub Sekretarzowi Gminy celem dokonania dekretacji na właściwy merytorycznie referat/stanowisko. Możliwe jest również przesłanie podania, pisma lub wniosku w formie elektronicznej zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 29. września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z 2005 roku Nr 200 poz. 1651 z późn. zm.). b) Pracownik realizujący usługę wpisuje podanie/wniosek/pismo rozpoczynające sprawę do spisu spraw założonego zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej. Pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za dany zakres usług, dokonuje przeglądu kompletności i poprawności złożonych dokumentów. Jeżeli wniosek/podanie/pismo nie spełnia wymagań
Strona: 5 ustalonych w przepisach prawa wzywa Klienta do usunięcia braków w określonym przepisami terminie z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku/podania/pisma bez rozpoznania. Wezwania, o których wyżej mowa sporządzane są w formie pisemnej, a ich kopie wraz z potwierdzeniem odbioru przez Klienta przechowywane są w aktach sprawy. Po uzupełnieniu braków wniosek podlega ponownemu sprawdzeniu. c) Zmiana wymagań dotyczących usługi wymaga formy pisemnej i dołączenia do akt sprawy. 4.3. Realizacja usługi a) Pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za dany zakres usług, analizuje sprawę w oparciu o złożone przez Klienta dokumenty i właściwe przepisy prawa, a następnie przygotowuje projekt aktu administracyjnego lub innego pisma urzędowego, które wraz z aktami sprawy przedkłada do weryfikacji Kierownikowi referatu lub Sekretarzowi. W uzasadnionych przypadkach wymienione projekty konsultuje i uzgadnia z radcą prawnym. Po ustaleniu ich ostatecznej wersji sporządza odpowiednią liczbę egzemplarzy, zależną od ilości stron postępowania w danej sprawie. Egzemplarz, który pozostaje w aktach sprawy, przed podpisaniem przez Wójta lub z upoważnione przez niego osoby, jest parafowany przez pracownika realizującego usługę. b) W przypadku nie załatwienia sprawy w terminie określonym w Kodeksie Postępowania Administracyjnego lub w innych przepisach prawa pracownik odpowiedzialny przygotowuje pismo zawiadamiające Klienta o przyczynach zwłoki i wskazuje nowy termin załatwienia sprawy. Pismo przedkładane jest do podpisu upoważnionym osobom. c) Postępowanie w przypadku odwołań złożonych przez Klienta po zrealizowaniu usługi regulują przepisy KPA. d) Akt administracyjny lub inne pismo urzędowe doręczone jest Klientowi zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie Postępowania Administracyjnego. Dowód doręczenia (pokwitowania) znajduje się w aktach sprawy. e) Kierownicy referatów/stanowiska przeprowadzają kontrolę realizacji usługi na określonym jej etapie. Sprawdzają prawidłowość przebiegu postępowania, poprawność projektu rozstrzygnięcia sprawy, terminowość realizacji usługi. 4.4. Własność klienta a) Własność klienta jest odpowiednio identyfikowana, weryfikowana i zabezpieczana. b) Dane osobowe zabezpieczone są zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. c) W przypadku gdy istnieje potrzeba dostarczenia przez klienta dokumentów będących jego własnością w celu poprawnej realizacji usługi, właściwy pracownik sprawuje nad nią nadzór. d) Przedmioty znalezione, będące własnością klienta są rejestrowane, składowane w wydzielonym odpowiednio wydzielonym miejscu oraz nadzorowane przez pracownika wyznaczonego przez Wójta. W przypadku identyfikacji właściciela jest on powiadamiany o możliwości odbioru przedmiotu. W pozostałych przypadkach dalszy tryb postępowania ustala Wójt. 4.5. Nadzór nad sprzętem kontrolno pomiarowym a) W Urzędzie używany jest jeden przyrząd pomiarowy dalmierz laserowy produkcji firmy Bosch typu DLE50 o numerze seryjnym 7921133955, nadzór nad nim prowadzi stanowisko ds. wymiaru podatków, b) Przyrząd ten podlega sprawdzaniu i testowaniu przez pracownika wykonującego czynności pomiarowe, c) W Urzędzie nadzorowany jest również przyrząd do pomiaru temperatury i wilgotności w Archiwum zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 5. Wykaz załączników. - F1 Rejestr wzorów druków - Z1 Wykaz zadań i aktów prawnych dla Referatu/samodzielnego stanowiska.
Formularz F1 do P6.1 REJESTR WZORÓW DRUKÓW. (nazwa wydziału/biura) Lp. Oznaczenie druku Nazwa druku Zatwierdzono (data i podpis)
Formularz Z1 do P6.1 WYKAZ ZADAŃ I AKTÓW PRAWNYCH DLA. (nazwa referatu/samodzielnego stanowiska) Lp. Zadania (wyszczególnienie) Uwagi Lp. Nazwa aktu prawnego Uwagi